Obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (bez stosowania rocznego ograniczenia), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie. Przy czym jeżeli ubezpieczony podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z więcej niż jednego tytułu, to obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje z każdego z tych tytułów wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeśli oskładkowane zarobki pracownika są niższe niż minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie płaci tej składki. Ubezpieczony jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli sam opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001; z późn. zm.). W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania składki na Fundusz Pracy. Decyduje o tym parametr ’Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’ znajdujący się na formularzu danych kadrowych – zakładka Inne informacje. Jeżeli parametr jest: 

Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). Z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku (np.: 2000 zł w 2017 r.). Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr ‘Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).

Program posiada tzw. logi systemowe, za pomocą, których można przeanalizować wyliczony u pracownika zasiłek chorobowy, urlop lub ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Warunkiem generowania się w programie podstaw obliczeniowych jest zaznaczenie odpowiednich logów z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Parametry. Następnie naliczamy wypłatę, w której rozliczony jest np. urlop wypoczynkowy, zapisujemy ją i ponownie edytujemy. Na Formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty pojawi się ‘Wynagrodzenie za czas urlopu’. Należy go edytować przy pomocy przycisku  Następnie chcąc zobaczyć podstawę obliczeniową, należy z poziomu Formularza elementu wypłaty (po wejściu do 'Wynagrodzenia za czas urlopu’) wybrać przycisk ’Podstawa obliczeniowa’ .

Formularz podstawy obliczeniowej jest nieedytowalny/wyszarzony, zawiera informacje na temat nazwy wypłaconego elementu, okresu oraz wyliczonej kwoty. Formularz podstawy dla urlopu podaje wartość stawki za godzinę urlopu oraz poszczególne wyliczenia stawki za godzinę urlopu ze składników stałych oraz składników zmiennych.

Aby zobaczyć i wydrukować podstawę naliczania urlopu, w której możemy przeanalizować jakie składniki i w jakich wartościach zostały uwzględnione do naliczania podstawy urlopu, z poziomu otwartego formularza podstawy obliczeniowej wybieramy przycisk drukarki .

Z menu wydruków wybieramy opcję ‘Naliczenie podstawy urlopu’ oraz rodzaj wydruku: uproszczony lub szczegółowy. Uproszczony wydruk pokazuje w formie tabeli sumę składników wliczonych do podstawy z wypłat za poprzednie miesiące i z miesiąca bieżącego, oraz czas pracy za te okresy. Na wydruku szczegółowym widzimy listy płac w rozbiciu na poszczególne składniki wliczane do podstawy urlopu, ich wartość i czas pracy, za które są one należne.

W podobny sposób możemy przeanalizować podstawy do chorobowego i ekwiwalentu za urlop oraz każdego dodatku zdefiniowanego algorytmem 9. Naliczenie podstawy zasiłku / wynagrodzenia za czas urlopu / ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można również sprawdzić z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – wybierając z menu przycisk ’Podstawy obliczeniowe’. Przy czym z tego poziomu widoczne są wszystkie postawy.

Warunkiem wygenerowania właściwego wydruku ze szczegółami wyliczenia każdej podstawy jest naliczenie i zapisanie wypłaty!

Wydruk podstawy obliczeniowej zasiłku chorobowego/wynagrodzenia za czas choroby można uzyskać tylko po wejściu do wypłaty w której podstawa zasiłku chorobowego została ustalona po raz pierwszy.

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy pracownikowi odnotować na formularzu danych kadrowych. Na zakładce Ubezpieczenie cd w sekcji „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych” należy wybrać, kto przekazał tą informację (brak – domyślne ustawienie, Ubezpieczony, Płatnik, ZUS), wypełnić miesiąc i rok (jest to miesiąc i rok deklaracji, zgodny z datą wypłaty) w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek i wpisać kwotę przekroczenia.

Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym drugim przypadku program sam wyliczy, w którym miesiącu ma ograniczyć podstawę składek emerytalno – rentowych.

Wydruk podsumowania zaznaczonych list jest dostępny z poziomu Płace i Kadry / Listy płac / Podsumowanie list płac / Dla zaznaczonych. Dla poprawnego działania tego wydruku wymagane jest zaznaczenie przez Użytkownika co najmniej jednej listy płac.

Wygląd wydruku jest wzorowany na wydruku Podsumowanie list płac wg miesiąca deklaracji/okresu.

Należy sprawdzić czy nie występują rozbieżności w danych wprowadzonych na Planie pracy u pracownika i w jego rzeczywistym harmonogramie. Przykładowo: pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Pracuje po 8 godzin w poniedziałek i wtorek, 4 godziny we środę. Jeśli nie zostało to wprowadzone na Planie pracy (np. Operator wprowadził takie modyfikacje z poziomu Czasu pracy), to domyślnym ustawieniem jest praca po 4 godziny przez 5 dni w tygodniu. Zatem za poniedziałki i wtorki policzone zostaną nadgodziny i wynagrodzenie powyżej normy, a za czwartki i piątki wynagrodzenie poniżej normy. W takim przypadku należy odpowiednio zmodyfikować ustawienia na Planiepracy.

W programie Comarch ERP Optima jest dostępna funkcja pozwalająca na przeliczenie składki wypadkowej w już naliczonych wypłatach, bez konieczności ich usuwania i ponownego wyliczania. Aby dokonać korekty należy wejść z poziomu zakładki Narzędzia / Korekty danych / ‘Korekta składki wypadkowej’. Po wskazaniu miesiąca deklaracji dla którego chcemy wykonać korektę, wystarczy wcisnąć przycisk 'piorunka’. Program przelicza składkę wypadkową zgodnie z aktualnym na wskazany miesiąc procentem składki wprowadzonym z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Składki ZUS.

Aby składki właściciela były uwzględnione na deklaracjach rozliczeniowych, należy w pierwszej kolejności poprawnie uzupełnić informacje na formularzu danych kadrowych właściciela (Kadry / Lista pracowników – Właściciele) – czyli wprowadzić dane personalne, identyfikacyjne (zakładka Ogólne), informacje dotyczące ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat)) oraz zatrudnienia – rozpoczęcia działalności (zakładka Etat – data zatrudnienia, stawka, ‘rodzaj zatrudnienia’: właściciel/osoba współpracująca, itp.)

Dla właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od minimalnej podstawy wymiaru (60% przeciętnego wynagrodzenia), na zakładce Etat należy zaznaczyć parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu ‘Stawka’ pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, wpisana z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.

Jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty lub w przypadku prowadzących działalność gospodarczą nie dłużej niż 24 miesiące (nowe firmy) opłacających składki od obniżonej podstawy – 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia – parametr ‘Dochód deklarowany’ powinien być pusty, a kwotę podstawy należy wówczas wpisać w polu ‘Stawka’.

Dodatkowo należy podać w jaki sposób właściciel rozlicza się z ZUS – łącznie z pracownikami czy na odrębnej deklaracji. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. W tym celu należy na formularzu danych kadrowych właściciela – zakładka Ubezpieczenie (etat) zaznaczyć parametr ‘Indywidualna DRA’.

Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac o rodzaju ‘Właściciel’ i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie natomiast wykazany właściwy kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

Ostatnim etapem jest utworzenie deklaracji rozliczeniowej ZUS. Jeżeli dla właściciela tworzona jest indywidualna deklaracja, w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’ wciskamy przycisk ‘Właściciel’ i wybieramy z listy nazwisko właściciela. Po ustawieniu pozostałych parametrów, tj. wskazaniu pliku KEDU, podaniu miesiąca uruchamiamy przeliczenie deklaracji. Jeżeli właściciel rozlicza się wspólnie z pracownikami, nie wskazujemy właściciela – w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’, w wyszarzonym wierszu powinien być widoczny opis ‘pracownicy’.