Ogólnie zasady obiegu dokumentów dla Faktur Zaliczkowych można przedstawić w następujący sposób:

Klient składa zamówienie lub podpisuje umowę na towary i usługi.
Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy w Comarch ERP Optima jest Faktura Pro Forma. Dokument ten wystawiamy z poziomu menu Handel/Faktury Pro Forma.

Klient wpłaca zaliczkę.

Na podstawie wpłacanych zaliczek, które dotyczą zamówionych towarów lub usług, zleceniobiorca wystawia fakturę zaliczkową (nie później niż 7 dni od daty wpłynięcia zaliczki).
Zaliczek związanych z danym zamówieniem może być więcej. Do każdej z nich musi być wystawiona oddzielna Faktura Zaliczkowa.

Warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej w programie Comarch ERP Optima jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma. Faktury Zaliczkowe są zawsze wystawiane w powiązaniu z konkretną Fakturą Pro Forma
Żeby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić kursor na liście na Fakturze Pro Forma, do której wystawiamy zaliczkę. Następnie rozwinąć strzałkę obok przycisku „FS” i wybrać opcję „Faktura Zaliczkowa”

Do jednej faktury Pro Forma można wystawić kilka Faktur Zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.

W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości) do Faktury Zaliczkowej. W tym celu należy odnaleźć Fakturę Zaliczkową na liście Faktur Sprzedaży i skorygować wartość.

Generujemy Fakturę Sprzedaży
Po dostarczeniu towarów lub po wykonaniu usług, na podstawie jednego lub większej ilości zamówień (umów) może być wygenerowana Faktura Sprzedaży.
Faktura Finalna jest tworzona poprzez przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży. Na utworzonej Fakturze Sprzedaży wykazywane są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma, jednak wartość końcowa faktury (w tabeli VAT) jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Wartości netto, brutto i VAT na Fakturze Finalnej są pomniejszane o sumę wartości netto, brutto i VAT-u z wystawionych do tej pory Faktur Zaliczkowych.

Na zakładce Płatności na Fakturze Sprzedaży widoczna jest lista Faktur Zaliczkowych. Użytkownik może zdecydować, którą zaliczkę chce rozliczyć na Fakturze Sprzedaży (pole Użyj: Tak/Nie) i w jakiej wysokości.

Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić wiele Faktur Sprzedaży. Na kolejne Faktury Sprzedaży zostaną przeniesione pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.

Na Fakturach Sprzedaży można modyfikować pozycje przeniesione z Faktury Pro Forma (usuwać, dodawać, zmieniać ceny).

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego, pokazującego jak zaewidencjonować zaliczki od kontrahenta. Film znajduje się na Indywidualnych Stronach Klientów http://www.erp.comarch.pl/klienci w obszarze Comarch ERP Optima/ Dokumentacja/Filmy instruktażowe w gałęzi Handel / Faktury zaliczkowe lub bezpośrednio na stronie http://www.erp.comarch.pl/filmy oraz z poziomu programu Comarch ERP Optima (Pomoc/ Filmy instruktażowe w sekcji Handel)

Należy otworzyć fakturę na liście Faktur Sprzedaży, a następnie wybrać wydruk Duplikat:

Na podstawie Ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym z dnia 8 stycznia 1993 roku oraz rozporządzenia MF z 22 grudnia 1999 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów w/w ustawy, dopuszczone jest wystawianie dwóch rodzajów faktur VAT:

Faktury VAT – algorytm „od netto”
Podstawą do obliczeń jest cena jednostkowa netto towaru. Podatek VAT obliczany jest od sumy wartości netto towarów w poszczególnych stawkach. Wszystkie obliczenia odbywają się więc w tabeli podsumowującej fakturę wg kolejnych stawek podatku. Całkowita wartość brutto faktury liczona jest jako suma wartości brutto uzyskanych w poszczególnych stawkach. Na fakturze umieszczana jest cena jednostkowa towaru netto (bez podatku VAT), wartość netto każdej sprzedawanej pozycji oraz stawka podatku VAT. Nie jest wymagane umieszczenie kwoty podatku VAT oraz wartości brutto wyliczonych na pozycji faktury. Taki sposób liczenia (oraz pominięcie na wydruku faktury kwot podatku wyliczonych na pozycjach) pozwala na uniknięcie niezgodności wynikających z zaokrągleń naliczonych kwot.

Faktury VAT – algorytm „od brutto”
Jeśli sprzedawca stosuje jako ceny sprzedaży ceny brutto, może wystawiać faktury, na których podstawą wszelkich obliczeń jest cena jednostkowa brutto towaru.
Na takich fakturach podatek VAT liczony jest od sumy wartości brutto w poszczególnych stawkach, wg wzoru:
KP = (WB x SP)/(100 + SP),
gdzie: KP – kwota podatku, WB – wartość brutto w danej stawce, a SP to stawka podatku.

I tutaj więc obliczenia podatku odbywają się w tabeli zawierającej podsumowanie faktury wg poszczególnych stawek.
Wystawianie faktur „liczonych od brutto” pozwala uniknąć sytuacji, w których klient końcowy kupując ten sam towar „w detalu” (w cenach detalicznych) i na podstawie faktury liczonej algorytmem „od netto” zapłaciłby różne kwoty.

Jak ustalić domyślny algorytm liczenia podatku na fakturze?

Domyślny algorytm definiuje się na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe pod opcją Dokument liczony od, dokonując wyboru pomiędzy netto i brutto. Jeśli natomiast na karcie kontrahenta (zakładka Handlowe) określimy dwa warunki:

wówczas algorytm ustawi się od brutto. Po jego ustawieniu, ręczna zmiana na karcie kontrahenta jego rodzaju (podmiot gospodarczy/ osoba fizyczna) lub typu ceny nie wpłynie na zmianę algorytmu.

O możliwości zmiany algorytmu na dokumentach handlowo-magazynowych decyduje fakt, czy dokument, na którym zmieniany jest kontrahent, posiada pozycje czy nie:

Konieczne jest zaznaczenie parametru Korekty ilościowe na plus w menu System/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Po zaznaczeniu parametru, na dokumencie korygującym będzie możliwość skorygowania ilości “na plus”.

Korekty dostępne na liście dokumentów są pod prawym przyciskiem myszy oraz pod przyciskiem:

1. Aby możliwe było wystawianie dokumentów z towarami objętymi odwrotnym obciążeniem należy w konfiguracji Firma/ Handel/ Parametry (obszar Inne) zaznaczyć parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru.

2. Na karcie towaru pojawi się wówczas możliwość ustawienia, czy towar podlega odwrotnemu obciążeniu, poprzez wybranie z listy opcji:

3. Stawki VAT sprzedaży i zakupu powinny być ustawione jak dla transakcji nie objętej mechanizmem odwrotnego obciążenia.

4. Na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe należy wybrać status Podatnikiem jest nabywca oraz zaznaczyć parametr Podatnik VAT czynny.

5. Na Fakturze Sprzedaży dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca z zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny towary, które na swojej karcie mają ustawione odwrotne obciążenie na Tak, otrzymają automatycznie stawkę NP.

6. Towary, które zostaną objęte odwrotnym obciążeniem powyżej limitu, trafią na dokument ze stawką, jaka została ustawiona na ich karcie. Dopiero, kiedy sprzedaż na dokumencie dla tych towarów przekroczy kwotę 20 000 PLN, ich stawka zostanie automatycznie zmieniona na NP.

7. Jeżeli w ramach jednolitej gospodarczo transakcji wystawianych jest więcej faktur, Użytkownik może sprawdzić ich sumę klikając na przycisk pioruna, który znajduje się w obszarze Odwrotne obciążenie – limit na Fakturze Sprzedaży.

8. Jeżeli wartość towarów objętych limitem na aktualnie wystawianym dokumencie nie przekroczyła kwoty 20 000 PLN, a towary w ramach jednolitej gospodarczo transakcji powinny zostać objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia, wówczas należy ręcznie zaznaczyć parametr NP na formularzu Faktury.

9. Na wydruku faktury pojawi się informacja o procedurze odwrotnego obciążenia.

Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej nie zarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.

Wystawianie korekty do dokumentu nieistniejącego w programie Comarch ERP Optima na przykładzie Faktury Sprzedaży.

Z poziomu listy faktur dodajemy „dokument pierwotny”. Należy rozwinąć menu obok przycisku zielonego plusa i wybrać dokument pierwotny.

Podniesie się formularz dokumentu pierwotnego. Na zakładce Ogólne uzupełniamy Nr pierwotny (opcja jest dostępna w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument). Nr pierwotny to numer dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę. Numer ten musi być uzupełniony w przeciwnym wypadku na wydruku korekty nie będzie odwołania do dokumentu, który korygujemy.

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych zostały szeroko opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Handel.

Kiedy dokument pierwotny został już zatwierdzony na stałe (jest w kolorze czarnym na liście) można do niego wystawić korektę, która może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.
Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie. Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego, aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

1. Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument Przyjęcia Wewnętrznego (menu Handel/Inne(Magazyn)) i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
2. Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy – wystawić dokument Rozchodu Wewnętrznego zdejmujący towar z magazynu lub wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
3. W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.

Nie ma możliwości powiązania Faktury Sprzedaży z wystawionym ręcznie dokumentem WZ. W tej sytuacji można wykonać jedną z następujących operacji:

1. Anulować Fakturę Sprzedaży (opcja została dokładniej opisana w pytaniu: Kiedy można anulować dokument?), przekształcić wystawiony ręcznie dokument WZ do FA. W tym celu należy podświetlić dokument WZ na liście i nacisnąć przycisk FS (lub z menu pod prawym klawiszem myszy wybrać Przekształcenie do FA). Jak wyświetli się formularz FA można zmienić datę dokumentu i wpisać numer faktury anulowanej np. 100 (zobacz pytanie: Czy można wykorzystać numer dokumentu anulowanego?). Wszystkie dane faktury powinny być zgodne z dokumentem, który otrzymał klient.
2. Anulować dokument WZ (pod prawym klawiszem myszy), przekształcić wystawioną FA nr 100 do dokumentu WZ. W tym celu na liście Faktur Sprzedaży należy podświetlić dokument, a następnie nacisnąć przycisk WZ (lub z menu pod prawym klawiszem myszy wybrać Przekształcenie do WZ). Wygenerowany dokument WZ jest zapisywany na stałe i utworzony z datą systemową (datę tą można ustawić w menu Narzędzia/ Data bieżąca przed przekształceniem do WZ).

W menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr: Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane po jego zaznaczeniu podczas generowania WZ do Faktury Sprzedaży data wydania na WZ będzie zgodna z datą sprzedaży na FA. Analogicznie w przypadku generowania FA do WZ daty sprzedaży i wydania będą zgodne.