W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskaza
Kod – dowolny 50-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający urządzenie;
Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia. W pole to można wpisać 250 znaków;
Rodzaj – z listy rozwijalnej można wybrać rodzaj zdefiniowany na Liście Rodzajów urządzeń. Jeżeli na formularzu wskazanego rodzaju urządzenia zdefiniowane są atrybuty, to zostaną one przeniesione na formularz urządzenia, na zakładkę [Atrybuty].
Cennik – pole to umożliwia przypisanie karty cennikowej do danego urządzenia. Wybranie przycisku Cennik otwiera listę cennikową towarów. Urządzenie można powiązać tylko z towarem.
Kontrahent – do karty urządzenia można przypisać wybrany podmiot, domyślnie jest to Kontrahent. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika albo Urząd. Podmiot z tego pola jest przenoszony jako płatnik na dokumenty FA/PA/WZ. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.
Odbiorca – na formularzu istnieje możliwość przypisania odbiorcy innego niż powyżej wskazany Kontrahent. W polu automatycznie pojawia się domyślny Odbiorca wskazany na karcie Kontrahenta wybranego w sekcji powyżej. Jeżeli Kontrahent nie posiada zdefiniowanego odbiorcy, w pole to wprowadzane są dane identyczne z powyższymi. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd albo Odbiorcę. Jeżeli wybrana zostanie opcja ostatnia, wyświetlona zostanie lista odbiorców podmiotu z pola Kontrahent. Opcję wprowadzenia innego odbiorcy niż wskazany kontrahent można wykorzystać w przypadku kilku lokalizacji/oddziałów firmy. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.
W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskazani na tym zleceniu są automatycznie przenoszeni na formularz dodawanego urządzenia.
Zlecenia serwisowe – panel ten umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie ustawień domyślnych dotyczących fakturowania czynności i części na Zleceniach serwisowych, na których wybrano dane urządzenie. Panel pojawia się pod warunkiem, że w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry, w obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu zaznaczono opcję: Urządzenia.
Opis – pole tekstowe przeznaczone na wprowadzenie dodatkowych informacji o urządzeniu.
Lista urządzeń
Lista urządzeń jest dostępna w menu Handel/ Urządzenia.
Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
Kod – kod urządzenia,
Nazwa – nazwa urządzenia,
Kontrahent – pełna nazwa Kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia,
Odbiorca – pełna nazwa Odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia,
Rodzaj – kod rodzaju wskazanego na formularzu urządzenia.
Ponadto korzystając z opcji Wybór kolumn (dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn) można wyświetlić na liście kolumny odpowiadające wybranym atrybutom urządzenia.
Na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie rodzajów urządzeń: Filtruj , Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.
Listę urządzeń serwisowych można przeszukiwać korzystając z parametru Dla kontrahenta uwzględniającego pola Kontrahent i Odbiorca:
Zaznaczenie opcji Dla kontrahenta powoduje automatyczne włączenie parametrów Kontrahent, Odbiorca – lista urządzeń jest filtrowana zgodnie ze wskazanym Kontrahentem i Odbiorcą.
Odznaczenie opcji Dla kontrahenta powoduje automatyczne wyłączenie parametrów Kontrahent, Odbiorca – wyświetlana jest lista wszystkich zdefiniowanych w programie urządzeń.
Odznaczenie parametru Odbiorca skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Kontrahenta przypisanego do urządzenia.
Odznaczenie parametru Kontrahent skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Odbiorcy przypisanego do urządzenia.
W przypadku filtrowania listy urządzeń wywoływanej z poziomu zlecenia – parametr Dla kontrahenta jest automatycznie włączony, informacje o Kontrahencie i Odbiorcy uwzględnianych przy filtrowaniu listy są pobierane z formularza zlecenia.
Listę urządzeń można również filtrować wykorzystując pole Cennik. Przykładowo wybór w polu Cennik karty towarowej Drukarki spowoduje, że na liście wyświetlone będą tylko te urządzenia, które są powiązane z kartą cennikową Drukarki.
W dolnej części okna dostępne są przyciski szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:
– Dodaj,
– Zmień,
– Usuń
oraz przyciski:
– Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego – po wybraniu funkcji zostanie wygenerowany Wzorzec zlecenia cyklicznego dla zaznaczonego na liście urządzenia. Do pola Kod wzorca i Nazwa zostanie skopiowany Kod urządzenia. Dodatkowo na wzorzec zlecenia cyklicznego przeniesione zostaną dane takie jak: Urządzenie oraz Kontrahent i Odbiorca. Szczegółowe informacje na temat Zleceń cyklicznych zamieszczono w artykule Zlecenia cykliczne.
– Dodaj nowe zlecenie serwisowe – po wybraniu funkcji dla zaznaczonego na liście urządzenia zostanie wygenerowane nowe Zlecenie serwisowe. Na powstałe zlecenie przeniesione zostaną dane Urządzenia wraz z atrybutami oraz Kontrahent i Odbiorca przypisany do urządzenia. Szczegółowe informacje na temat Zleceń serwisowych zamieszczono w artykule Zlecenia serwisowe.
Z poziomu listy istnieje możliwość eksportu i importu urządzeń oraz ich rodzajów za pośrednictwem arkusza MS Excel.
Eksport Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno, na którym należy wskazać lokalizację (dysk lokalny lub IBARD) i nazwę pliku. Plik będzie się składał z czterech arkuszy i zostaną do niego przeniesione następujące dane:
Urządzenia – kod i nazwa urządzenia, kod kontrahenta i odbiorcy, rodzaj urządzenia, powiązany towar, opis, informacja o fakturowaniu czynności i części,
Atrybuty urządzeń – kod urządzenia, kod i wartość atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy,
Rodzaje – kod i nazwa rodzaju urządzenia,
Atrybuty rodzajów – kod rodzaju, kod atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy.
Import
Pod przyciskiem dostępny jest Z arkusza MS Excel importowane są analogiczne dane, jak w przypadku eksportu, przy czym należy pamiętać, że podczas importu do urządzeń i ich rodzajów dopisywane są wyłącznie atrybuty istniejące w bazie. Import nie powoduje dodania nowych atrybutów towaru oraz nowych wartości atrybutów (dla atrybutu typu lista) do programu.
Jeżeli do rodzaju urządzenia są przypisane atrybuty i rodzaj ten został powiązany w arkuszu z urządzeniem, podczas importu urządzenia do programu zostaną do niego dodane również atrybuty rodzaju.
Okno Atrybut urządzenia
Okno wywoływane jest przy wyborze dodania lub edycji atrybutu z listy na zakładce [2. Atrybuty]. Kolejne pola znajdujące się w oknie atrybutu urządzenia to:
Atrybut – Kod i nazwa atrybutu.
Format – format danej zapisywanej jako atrybut, przeniesiony z definicji atrybutu zapisanej w Ogólne/ Atrybuty towaru. Dostępne są typy: tekst, liczba, data, binaria.
Parametr obowiązkowy – zaznaczenie parametru obowiązkowy spowoduje, że program nie pozwoli usunąć atrybutu z listy atrybutów urządzenia edytowanej z poziomu zlecenia serwisowego. Przy próbie skasowania takiej pozycji pojawi się komunikat: Wybrany do skasowania atrybut jest obowiązkowy dla urządzenia i nie może być usunięty!. Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez wpisania wartości tych atrybutów.
Wartość – w pole można od razu wprowadzić wartość atrybutu, zgodnie ze zdefiniowanym formatem. Jeżeli wartość będzie uzupełniona, przeniesie się ona na zlecenie serwisowe i nie będzie konieczności każdorazowego jej uzupełniania. Jeśli zaś pole pozostanie puste, przy zapisie zlecenia program kontroluje, czy wszystkie atrybuty obowiązkowe są uzupełnione i nie pozwoli na zapis bez ich wprowadzenia. Jeśli więc wartość atrybutu jest zmieniana na zleceniach i Operator powinien każdorazowo ją uzupełnić – wtedy lepiej pozostawić pole na karcie niewypełnione aby program wymagał wprowadzenia aktualnej wartości na zleceniu serwisowym.
W oknie atrybutu urządzenia dostępne są standardowe przyciski:
– Zapisz zmiany,
– Anuluj zmiany.
Uwaga
Wprowadzanie atrybutów typu binaria powoduje zwiększenie obszaru pamięci dyskowej zajmowanej przez bazę danych Comarch ERP Optima.
Lista rodzajów urządzeń
Lista rodzajów urządzeń jest dostępna w menu Serwis/ Rodzaje urządzeń.
Na liście znajdują się kolumny:
Kod – kod rodzaju,
Nazwa – pełna nazwa rodzaju urządzenia.
Dostępne są przyciski, które szczegółowo zostały opisane tutaj
– Dodaj,
– Zmień,
– Usuń.
Uwaga
Nie można usunąć z listy Rodzaju urządzenia przypisanego do karty urządzenia.
Na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie rodzajów urządzeń: Filtruj, Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.
Formularz – Rodzaj urządzenia
Formularz rodzaju urządzenia służy do rejestracji typu urządzeń oraz związanych z nim atrybutów. Na formularzu dostępne są pola:
Kod – to dowolny 20-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający rodzaj urządzenia;
Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia. W pole to można wpisać 50 znaków.
Dostępna jest także tabela zawierająca dane atrybutów. Składa się ona z kolumn:
Atrybut – Lista Atrybutów jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
Obowiązkowy (Tak/Nie) – Jeżeli na karcie atrybutu zaznaczono parametr Obowiązkowy, w kolumnie pojawi się wartość Tak.
Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski opisane szczegółowo tutaj.
– Zapisz zmiany,
– Anuluj zmiany.
Po wybraniu opcji dodania lub edycji atrybutu podnoszony jest formularz Atrybut dla rodzaju urządzenia. W oknie tym można wskazać Atrybut zdefiniowany na liście Ogólne/ Atrybuty. Wybierając przycisk można edytować listę Atrybutów towaru. Z tego poziomu można też dodawać nowe atrybuty.
Zaznaczenie parametru obowiązkowy spowoduje, że program nie pozwoli usunąć atrybutu z formularza urządzenia o takim rodzaju. Przy próbie skasowania takiej pozycji z formularza urządzenia, z zakładki [2. Atrybuty] pojawi się komunikat: Wybrany do skasowania atrybut jest obowiązkowy dla urządzenia i nie może być usunięty!
Tworzenie urządzeń podczas sprzedaży
Firmy serwisujące urządzenia często zajmują się także ich sprzedażą. Dlatego użytkownicy modułu Comarch ERP Optima Serwis współpracującego z modułem Comarch ERP Optima Handel mają możliwość tworzenia urządzeń w serwisie jeszcze na etapie realizacji procesu sprzedaży.
Na dokumencie sprzedażowym (Faktura sprzedaży lub Paragon), na formularzu pozycji dokumentu dostępna jest ikona – Tworzenie urządzenia w Serwisie.
Po wybraniu funkcji Tworzenie urządzenia w Serwisie zostanie otwarty formularz urządzenia serwisowego. Na formularz ten dane zostaną przeniesione następująco :
do pola Kod oraz Nazwa – kopiowane są odpowiednio kod i nazwa towaru z pozycji dokumentu,
do pola Cennik – przekazywany jest kod towaru z pozycji dokumentu,
do pól Kontrahent i Odbiorca – przenoszony jest odpowiednio kod kontrahenta oraz kod odbiorcy z dokumentu.
Ponadto jeżeli na pozycji dokumentu, na podstawie której jest tworzone urządzenie występowały atrybuty to po wciśnięciu przycisku pojawi się pytanie: „Dla tej pozycji faktury dodano atrybuty.Czy przenieść atrybuty na kartę tworzonego urządzenia?”. Jeżeli użytkownik wybierze opcję: Tak – atrybuty z pozycji zostaną przeniesione wraz z ich wartościami na formularz utworzonego Urządzenia.
Uwaga
Ikona Tworzenie urządzenia w Serwisie na formularzu pozycji dokumentu dostępna jest tylko, w przypadku gdy pobrano licencję na moduł Comarch ERP OptimaSerwis i jednocześnie podniesiony formularz pozycji dotyczy indeksu o typie towar.