Wysyłanie wiadomości SMS

Na wstążce programu (w górnym menu ikon) z poziomu poszczególnych list i formularzy znajduje się przycisk Wyślij SMS:

Po naciśnięciu przycisku otwiera się okno do wpisania wiadomości SMS:

jeśli z poziomu danego formularza/ listy ustalono szablon domyślny, jest on automatycznie wyświetlany w oknie wiadomości. Operator może go zmienić wybierając inny w polu Szablon,
jeśli nie ustalono domyślnego szablonu pole z treścią wiadomości jest puste i operator może wskazać szablon wybierając go bezpośrednio na wiadomości.

Naciśnięcie strzałki pod przyciskiem Wyślij SMS pozwala wybrać zdefiniowany wcześniej szablon. W takim przypadku wskazany szablon jest od razu podstawiany na wiadomość sms.

Na formularzu wiadomości sms dostępne są dwie zakładki [Ogólne] i [Dokumenty].

Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola:

Szablon – możliwość wybrania szablonu zdefiniowanego uprzednio w Konfiguracji szablonów,

Podmiot – rozwijana lista z wyborem odbiorcy wiadomości sms. Lista zawiera kod, nazwę podmiotu i numer telefonu dla SMS. Po naciśnięciu przycisku Podmiot widoczna jest książka adresowa, z której również można poprzez przycisk wskazać podmiot, do którego ma zostać wysłany SMS. Wybór podmiotu jest możliwy spośród Kontrahentów, Pracowników (w tym Właścicieli), Urzędów i Banków. Dla każdego kontrahenta dostępna jest lista jego aktywnych przedstawicieli wraz z ich numerami telefonów SMS.

Książka adresowa – wybór odbiorców wiadomości sms

Numer telefonu – pole do wpisania numeru telefonu, na jaki ma zostać wysłana wiadomość SMS. Przy wysyłaniu wiadomości program sprawdza poprawność wpisanego numeru.

po wybraniu podmiotu, nr telefonu jest automatycznie uzupełniany zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej dla niego nr telefonu sms na karcie słownikowej (jeśli ten numer nie został uzupełniony, pole pozostaje puste).
jeśli ręcznie wprowadzono numer telefonu, następnie wybrano podmiot, numer ten nie ulega zmianie (nie jest pobierany telefon SMS ustalony dla Podmiotu).
Jeśli na formularzu SMS następuje zmiana z jednego podmiotu na inny, telefon jest zmieniany automatycznie, zgodnie z wybranym podmiotem.

Do czasu wysłania wiadomości sms numer telefonu oraz treść podlegają edycji.

Na zakładce [Ogólne] formularza wiadomości SMS dostępne są przyciski:

Wyślij wiadomość SMS – przycisk dostęny tylko na dodawanej i roboczej wiadomości SMS, służy do wysłania wiadomości.

Zapisz zmiany <Ctrl+Enter> – przycisk służy do zapisania wiadomości, nie skutkuje wysłaniem SMS. W przypadku wiadomosci jeszcze nie wysłanych, SMS zostaje zapisany jako roboczy. Taki SMS jest widoczny na liście w kolorze zielonym, do czasu wysłania podlega edycji.

Anuluj zmiany.

W dolnej części okna jest dostępna informacja, ile znaków pozostało do wykorzystania na przygotowywanym SMS. Jeden SMS zawiera 160 znaków, przy czym liczba ta jest mniejsza w przypaku wysyłania wiadomości z polskimi znakami. Po przekroczeniu liczby znaków dopuszczalnych w jednym smsie pojawi się dodatkowa informacja o ilości SMS, w których zostanie wysłany wpisany tekst. W takim przypadku w programie na liście będzie widoczna jedna wiadomość, natomiast podczs wysyłania zostanie podzielona na kolejne SMSy.

Poniżej znajduje się informacja odnośnie dostępnej ilości SMS na koncie użytkownika.

Na zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty skojarzone, z poziomu których był wysyłany SMS.

Użytkownik może poprzez ikonę wiązać SMSa z dokumentami wystawionymi w programie:

Z poziomu zakładki [Dokumenty] można również tworzyć i wiązać z SMSem kontakty i zadania CRM oraz dokumenty w module Obieg Dokumentów. Zakładka [Dokumenty] jest aktywna również dla już wysłanych SMSów.

Wysyłanie SMS z poziomu formularza w programie:

Jeśli na formularzu można wybrać podmiot, zostanie on automatycznie uzupełniony w oknie dodawanej wiadomości SMS wraz z numerem telefonu. Przykładowo przy wysyłaniu SMS z poziomu Faktury Sprzedaży, w oknie sms podpowie się kontrahent wybrany na FA wraz z numerem telefonu SMS ustalonym uprzednio na jego karcie (menu Ogólne/ Kontrahenci).

Przed wysłaniem wiadomości SMS dokument zostaje automatycznie zapisany! Dlatego nie można wysłać wiadomości SMS z poziomu formularza dokumentu, którego nie można zapisać. W takim przypadku użytkownik otrzyma stosowny komunikat: Wydruk niemożliwy. Nie można zapisać formularza.

Wysyłanie SMS z poziomu listy:

Wysyłanie SMS z poziomu listy działa w trybie wysyłania seryjnego. W miarę możliwości do SMSów od razu przypisywany jest podmiot. Oznacza to, że:

jeśli na liście nie ma możliwości ustalenia podmiotu (na przykład lista deklaracji, Cennik itp.) podnoszony jest pusty formularz SMS. Wysyłana jest jedna wiadomość na numer wprowadzony przez operatora.
jeśli na liście jest możliwość ustalenia podmiotu (na przykład lista faktur, lista kontrahentów itp.), ale nie zaznaczono żadnych pozycji na liście, na formularz SMS jest przenoszony podmiot wraz z numerem telefonu w oparciu o podświetloną pozycję listy,
jeśli na liście można ustalić podmiot i zaznaczono kilka pozycji, smsy zostaną wysłane seryjnie (jeden SMS dla każdej zaznaczonej pozycji). W oknie SMS, który widzi operator, zamiast podmiotu i numeru telefonu będą widoczne makra {podmiot}, {telefon}. W momencie zapisu/ wysyłki na każdy SMS pod te makra zostaną podstawione odpowiednio kod podmiotu i jego numer telefonu sms.

Zakup SMS

Obsługa SMS przebiega na zasadzie pre-paid. Użytkownik najpierw musi wykupić pakiet SMS, a dopiero potem może wysyłać wiadomości z poziomu programu. Po zakupie pakietu zostaje zwiększona pula jego SMS, z której może korzystać. Ilość smsów, jaka jeszcze pozostała do wykorzystania, jest widoczna na formularzu sms.

Uwaga

Pula SMS jest przydzielona dla użytkownika wg jego ID, niezależnie od wykorzystywanej nazwy nadawcy. Nawet, jeśli uzytkownik będzie miał zdefiniowanych wiele nazw nadawcy, wszyscy będą korzystac z tej samej puli dostepnych SMS.

W menu CRM w sekcji w sekcji SMS jest dostępny przycisk umożliwiający zakup pakietów SMS:

Zamawiana ilość – należy podać, ilość pakietów sms jaką użytkownik chce zamówić. Jeden pakiet umożliwia wysłanie 300 wiadomości.

Cena brutto – cena jednego pakietu zawierającego 300 smsów.

Wartość zamówienia – wyliczona w oparciu o cenę pakietu i wskazaną ilość.

Płatność za zamówienie jest realizowana przez serwis płatności on-line DotPay. Jeśli zakup się powiedzie, użytkownik może rozpocząć wysyłanie smsów.

Konfiguracja szablonów SMS

Użytkownik może definiować szablony wiadomości SMS, które później można wykorzystywać przy wysyłaniu SMS. Dzięki temu nie musi każdorazowo przy wysyłaniu SMS ręcznie wpisywać powtarzających się treści.

Wysłanie SMS w programie jest możliwe prawie z każdej listy i formularza. Użytkownik może tworzyć odrębne szablony dla poszczególnych miejsc w programie.

Na wstążce (w górnym menu ikon) dostępny jest przycisk Wyślij SMS:

Po wciśnięciu strzałki na przycisku Wyślij SMS dostępna jest Konfiguracja szablonów SMS oraz lista już zdefiniowanych szablonów SMS:

Z poziomu konfiguracji użytkownik może dodawać i modyfikować szablony.

Przyciski dostępne w panelu konfiguracji szablonów SMS:

Dodaj szablon

Edytuj szablon

Usuń szablon

Podłącz szablon do procedury – można podpiąć szablon zdefiniowany dla innej procedury. Będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.

Odłącz szablon od procedury – po odłączeniu szablon nie będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.

Znajdź szablon

Obsługa wiadomości SMS

Poprzez Comarch ERP Optima można wysyłać wiadomości sms, dzięki czemu użytkownicy mogą automatycznie informować swoich Klientów o nieuregulowanych płatnościach, informować ich o stanie realizacji ich zamówień, itp.

W menu CRM na wstążce znajduje się grupa SMS:

Aby możliwe było wysyłanie wiadomości sms należy przeprowadzić konfigurację oraz wykupić pakiet.

Uwaga

Wysyłka sms jest realizowana przez serwisy zewnętrzne. Identyfikują one użytkownika w oparciu o jego numer identyfikacyjny (ID). W przypadku wysyłania sms z poziomu Comarch ERP Optima ID klienta jest ustalane na podstawie numeru klucza zabezpieczającego.

Konfiguracja SMS opisana jest szczegółowo w artykule o konfiguracji SMS.

Formularz szablonu

W szablonie SMS zdefiniuje się wzorcową treść wiadomości, którą można wykorzystać przy wysyłaniu sms. Użytkownik może zdefiniować dowolną ilość szablonów dla każdej listy i formularza. Jeden z nich można określić jako Domyślny. Szablon domyślny podpowie się automatycznie po wybraniu opcji wysłania sms (bezpośrednio na formularzu operator może wybrać inny).

W treści sms można wykorzystać makra widoczne na rysunku poniżej (opcja jest dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Wprowadzanie makr w treści szablonu jest uzasadnione tylko w przypadku smsów wysyłanych z poziomu formularza konkretnego podmiotu/ dokumentu. Wtedy podczas wysyłania wiadomości pod makra zostaną podstawione dane, np. w przypadku makra Numer dokumentu w wiadomości sms wysyłanej z poziomu Faktury Sprzedaży będzie widoczny numer tej Faktury. W przypadku smsów, gdzie nie jest możliwe powiązanie wiadomości z konkretnym dokumentem (na przykład smsy wysyłane z poziomu list), makra nie zostaną wypełnione danymi.

Pod treścią sms znajduje się licznik już wykorzystanych znaków: Szablon zawiera .. znaków. Jest to liczba orientacyjna, podczas wysyłania sms po podstawieniu pod makra właściwych wartości ilość znaków może ulec zmianie.

Raporty

W menu CRM, w sekcji SMS dostępny jest Raport wysłanych z programu smsów. Raport jest pobierany z serwisu obsługującego wysyłanie smsów – obejmuje ostatnich siedem dni. Lista składa się z kolumn:

Status – status wysłania wiadomości:
- Dostarczona do odbiorcy,
- Wysłana z Comarch ERP Optima do serwisu obsługującego wysyłanie wiadomości sms, ale nie doręczona do odbiorcy,
- Oczekująca na przesłanie do serwisu obsługującego wysyłanie sms.
- Niedostarczona, w przypadku kiedy nie powiodło się dostarczenie wiadomości z serwisu pośredniczącego do odbiorcy.
Telefon – numer telefonu, na który został wysłany sms.
Treść – treść wysłanej wiadomości.
Data wysłania z ERP Optima – data wysłania sms z Comarch ERP Optima do serwisu zajmującego się przesyłaniem wiadomości do odbiorcy.
Data wysłania – data wysłania sms z serwisu do odbiorcy.
Data dostarczenia – data dostarczenia wiadomości do odbiorcy.
Błąd – błędy, jakie pojawiły się przy wysyłaniu wiadomości przez serwis.

Lista SMS

Lista tworzonych w programie wiadomości SMS jest dostępna w menu CRM/ SMS:

Lista zawiera kolumny:

Data – dla wiadomości wysłanych jest to data wysłania sms z programu, dla wiadomości roboczych jest to data zapisu sms.
Podmiot – kod podmiotu, z którym skojarzony jest sms.
Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, z którym skojarzony jest sms.
Numer telefonu – numer telefonu, na który została wysłana wiadomość.
Treść – treść wysłanej wiadomości. W przypadku dłuższych smsów całość jest widoczna po ustawieniu kursora myszy w komórce z treścią.
Nazwa nadawcy (jako kolumna dodatkowa).

Filtrowanie:

Status (wysłane/ robocze/ wszystkie) – wiadomości robocze/niewysłane widoczne są na liście w kolorze zielonym. Są to wiadomości przygotowane do wysłania. Smsy wysłane widoczne są w kolorze czarnym.

Kontrahent – możliwy jest wybór kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku czy urzędu. Lista zostanie zawężona do wybranego podmiotu. W oknie nowej wiadomości sms widoczny jest podmiot wybrany na liście smsów (z możliwością zmiany).

Przyciski dostępne na liście wiadomości SMS:

Wyślij wiadomość SMS – seryjne wysłanie zaznaczonych, roboczych wiadomości SMS. Jeśli nie zaznaczono kilku wiadomości, przycisk wysyła SMS dla pozycji podświetlonej na liście. Opcja wysłania SMS jest również dostępnadla wiadomości roboczej w menu kontekstowym wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy.

Dodaj wiadomość.

Edytuj wiadomość.

Usuń wiadomość.

W przypadku kopiowania wiadomości SMS, jeśli szablon wybrany na kopiowanej wiadomości nie jest podpięty pod procedurę Formularz wiadomości sms, na kopiowaną wiadomość przeniesie się treść, ale pole szablon będzie puste.