Formularz kontaktu/zadania – zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele: Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.

Dokumenty skojarzone

W programie istnieje możliwość kojarzenia kontaktów zadań z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP Optima: sprzedaży, zakupu, dokumentami magazynowymi, księgowymi, kasy/ banku, ankietami zleceniami serwisowymi oraz zleceniami nadania paczki.

Kojarzenie dokumentów jest możliwe z poziomu zakładki [Dokumenty], tabela Dokumenty skojarzone.

Lista dokumentów skojarzonych z kontaktem jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – po wciśnięciu przycisku Dodaj wyświetlana jest lista Faktur Sprzedaży, z poziomu której można dokonać wyboru dokumentu skojarzonego (przyciskiem ). Po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku Dodaj wyświetlana jest lista dokumentów skojarzonych, pogrupowana wg rodzaju dokumentu (Sprzedaż, Zakup, Kasa/ Bank, Księgowość itd.). W skład danego rodzaju wchodzą poszczególne typy dokumentów.

Usuń – pozwala na usunięcie aktualnie podświetlonej na liście pozycji z listy dokumentów skojarzonych.

Zmień – umożliwia podgląd dokumentu skojarzonego. W przypadku, gdy dokument jest zapisany na trwałe możliwy jest jedynie jego podgląd. Natomiast jeśli istnieje możliwość wprowadzania zmian na dokumencie (np. faktura w buforze) – również po otwarciu dokumentu z poziomu kontaktu istnieje możliwość jego edycji.

Podczas kojarzenia kontaktu z innym dokumentem zarejestrowanym w systemie Comarch ERP Optima wyświetlana lista dokumentów jest zawężana do dokumentów związanych z kontrahentem wpisanym na kontakcie. Funkcja może być przydatna w sytuacji, gdy dane zadanie/ kontakt jest bezpośrednio związane z określonym dokumentem już zarejestrowanym w systemie. Wtedy użytkownik ma możliwość podglądnięcia takiego dokumentu z poziomu formularza kontaktu/ zadania, bez konieczności jego wyszukiwania na innych listach.

Kojarzenie kontaktów i zadań od strony innych dokumentów

Na zakładce [Dokumenty] znajdują się dwie tabele: Obieg dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. W poszczególnych tabelach jest możliwość kojarzenia kontaktu i zadania z dokumentami z Biblioteki dokumentów oraz z innymi kontaktami i zadaniami w module CRM – umożliwia to tworzenie całych „łańcuchów” powiązanych ze sobą dokumentów (np. zadanie do wykonania może być powiązane z wcześniej zarejestrowaną w module CRM rozmową telefoniczną z klientem).

Warto przy tym pamiętać, że powiązane ze sobą dokumenty nie muszą dotyczyć tego samego kontrahenta ‑ użytkownik ma pełną dowolność w doborze dokumentów. Dodatkowo możliwy jest równoczesny wybór kilku dokumentów skojarzonych.

Uwaga

W przypadku kopiowania kontaktów na tworzony dokument nie są kopiowane numery dokumentów skojarzonych. Program jednak automatycznie wpisuje na listę numer zadania/ kontaktu, na podstawie którego powstał (dokument kopiowany).

Uwaga

W przypadku kiedy operator ma zakaz na magazyn, a modyfikuje zadanie/kontakt, który ma powiązany dokument z takiego magazynu wówczas nie ma możliwości podglądu dokumentu, pojawi się stosowny komunikat.

Dodatkowo kontakt i zadanie można powiązać od strony większości dokumentów handlowo – magazynowych, księgowych, kasowych itd. Na tych dokumentach znajduje się tabela Zadania i Kontakty CRM, czyli inaczej mówiąc kojarzenie kontaktów może się odbywać w obu kierunkach. Przykładowo, kontakt można powiązać z poziomu formularza Faktury Sprzedaży w module Handel i będzie on widoczny na formularzu kontaktu w module CRM i odwrotnie powiązanie może nastąpić z poziomu formularza kontaktu w module CRM i będzie on widoczny w tabeli Zadania i Kontakty CRM na formularzu Faktury sprzedaży w module Handel.

Uwaga

W tabeli znajdują się kolumny:

numer – numer kontaktu lub zadania
rodzaj – w zależności od rodzaju dokumentu, będzie się wyświetlać K – kontakt lub Z – zadanie
data – data rozpoczęcia kontaktu lub zadania
kontrahent – kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu
temat – temat kontaktu lub zadania

Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski:

– możliwość dodania nowego kontaktu i zadania lub powiązanie z istniejącym. Wybierając drugą opcję Dodaj istniejący – lista kontaktów i zadań zawężona będzie do kontrahenta jaki jest wybrany na dokumencie. Możliwość dodania kontaktu powiązanego, przy czym należy pamiętać, że opcja jest aktywna tylko wtedy, kiedy na liście znajduje się jakiś kontakt i zadanie.

Podgląd – podgląd/ edycja kontaktu i zadania

Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego kontaktu i zadania. Opcja jest niedostępna na dokumentach zapisanych na trwałe. Należy pamiętać, że nie jest usuwany kontakt a jedynie powiązanie.

Kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami

Na formularzu kontaktu i zadania na zakładce [Dokumenty] możliwe jest kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami. W tabeli Zadania i kontakty CRM wyświetlane są powiązania e-maila z dokumentem, jeśli wydruk kontaktu/ zdania został wysłany e-mailem. Użytkownik może również wysłać e-maila, który jest powiązany ale nie zawiera wydruku. Dodatkowo jeśli proces obsługi zaczyna się od wystawienia kontaktu lub zadania, jest możliwość wskazania powiązanego e-maila z poziomu formularza wystawianego kontaktu lub zadania.
Widoczne są tutaj również wygenerowane automatycznie wiadomości sms i e-mail z przypomnieniami dla Klientów o zbliżającym się terminie zadania.

W tabeli znajdują się kolumny:

numer – numer e-maila
rodzaj – wyświetla się E (e-mail)
data – data wysłania e-maila
kontrahent – nazwa podmiotu z wiadomości e-mail
temat – temat e-maila

Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski:

Podgląd – podgląd/ edycja e-maila

Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego e-maila. Jeśli kontakt/ zadanie jest zrealizowany ikona jest nieaktywna.

– możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym e‑mailem. Wybierając opcję Dodaj istniejący e-mail – lista wiadomości e-mail zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.

– możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym smsem. Wybierając opcję Dodaj istniejący SMS – lista wiadomości sms zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.

Całkowity czas kontaktu

Całkowity czas zadania/ kontaktu składa się z trzech elementów:

czas przygotowania – czas przygotowania się do wykonania zadania (np. przygotowania oferty handlowej czy prezentacji)
czas kontaktu – czas poświęcony na przedstawienie klientowi przygotowanego materiału (czas spotkania handlowego czy prezentacji). W przypadku kontaktu jest to czas trwania np. rozmowy telefonicznej.
czas opracowania – czas poświęcony na opracowanie materiałów (wniosków) czy napisanie sprawozdania po wykonaniu zadania.

Czas poświęcony na poszczególne etapy można uzupełnić na formularzu dostępnym po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu na formularzu zadania/ kontaktu (zakładka [Ogólne]):

W pierwszej kolumnie Poprzednio widoczny jest czas już poświęcony na wykonanie danego etapu.

Dodatkowo w Konfiguracji na karcie operatora (Konfiguracja/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu.

Jeśli parametr będzie odznaczony – na formularzu Całkowity czas kontaktu, czas w kolumnie Poprzednio będzie wyszarzany bez możliwości edycji.

Jeśli parametr będzie zaznaczony – operator będzie miał możliwość zmiany czasu trwania zadania/ kontaktu.

W drugiej kolumnie Obecnie należy wpisać czas, jaki zajęło nam zadanie np. W danym dniu. W przypadku kontaktu można tam wpisać czas trwania np. rozmowy telefonicznej. Kolumna jest edytowalna dla użytkownika.

Po zatwierdzeniu formularza wpisana tutaj wartość zostanie doliczona do pierwszej kolumny.

W trzeciej kolumnie Łącznie widoczna jest suma pierwszej i drugiej wartości.

Na formularzu znajduje się również podsumowanie poszczególnych kolumn, które daje informacje o łącznym czasie realizacji zadania/ kontaktu.

Dodatkowo jeśli kontakt/ zadanie posiada kontakty i zadania powiązane, na oknie wyświetlają się informacje:

Czas trwania zadań powiązanych a więc suma czasów z zadań powiązanych,
Razem czas trwania zadania i zadań powiązanych a więc suma z zadania głównego i zadań powiązanych.

Na formularzu zadania/ kontaktu znajduje się przycisk obok w polu wyświetlany jest łączny czas trwania zadania/ kontaktu, związany z obsługą czasu trwania. Czas trwania zadania/ kontaktu jest widoczny bezpośrednio na formularzu zadania, bez konieczności wywoływania okna Całkowity czas kontaktu. Poniżej wyświetlany jest Czas bieżący. Może on być uzupełniony przez użytkownika ręcznie lub odliczany automatycznie po uprzednim wciśnięciu przycisku odliczania . Po uzupełnieniu czasu bieżącego jest on doliczany do całkowitego czasu trwania kontaktu. Przy czym należy zwrócić uwagę, że format wyświetlanego czasu kontaktu wyświetla godziny i minuty, natomiast format czasu bieżącego wyświetla godziny, minuty i sekundy.

Jeśli uruchomiona jest automatyczna rejestracja czasu przez program – nie ma możliwości „ręcznego” uzupełniania czasów. Aby zarówno pole Czas kontaktu jak i formularz pod przyciskiem były aktywne – należy wyłączyć automatyczną rejestrację.

Jeśli na formularzu Całkowity czas kontaktu uzupełnimy wartość w kolumnie Obecnie w wierszu Czas kontaktu – wartość ta będzie widoczna na zakładce [Ogólne] kontaktu.
Po zatwierdzeniu formularza kontaktu wartości wpisane w kolumnie Obecnie są dopisywane do wartości w pierwszej kolumnie, a wartości w polach edytowalnych są zerowane.
Informacje o łącznym czasie (przygotowania, kontaktu i opracowania) otrzymamy w polu obok przycisku Czas kontaktu oraz na liście kontaktów w kolumnie Czas łączny.
Jeśli zadanie/ kontakt jest zamknięty – nie ma możliwości edycji informacji na formularzu Całkowity czas kontaktu.

Przykład

Całkowity czas kontaktu

Zadanie: przygotowanie oferty handlowej dla klienta.

Otwieramy nowe zadanie: Oferta dla klienta

Przygotowanie oferty zajęło nam 3 godz. – otwieramy formularz i po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu w pole dostępne w kolumnie Czas przygotowania wpisujemy 03:00. Po zatwierdzeniu formularza wartość ta zostanie przepisana do pierwszej kolumny, a dostępne pole zostanie wyzerowane.

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 00:00 03:00 03:00

Czas kontaktu 00:00 00:00 00:00

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 00:00 03:00 00:00

Dzwonimy do klienta i wstępnie przedstawiamy naszą ofertę – otwieramy formularz i na czas trwania rozmowy telefonicznej włączamy automatyczne rejestrowanie czasu. Rozmowa telefoniczna trwa 15 min. Po zatwierdzeniu formularza czas ten jest przepisywany jako czas kontaktu (pole na formularzu jest zerowane).

Po zatwierdzeniu formularza tabela przedstawia się następująco:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:00 00:00 03:00

Czas kontaktu 00:15 00:00 00:15

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 03:15 00:00 03:15

Uzupełniamy jeszcze ofertę. Zajęło nam to dodatkowe 20 minut, w związku z czym uzupełniamy czas przygotowania:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:00 00:20 03:20

Czas kontaktu 00:15 00:00 00:15

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 03:15 00:20 03:35

Spotykamy się z klientem i przedstawiamy mu ofertę – spotkanie trwało 60 minut, które wpisujemy w tabelę:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:20 00:00 03:20

Czas kontaktu 00:15 01:00 01:15

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 03:35 01:00 04:35

Następnie piszemy krótkie sprawozdanie z przebiegu rozmowy – zajmuje to kolejne 25 minut, które wpisujemy jako czas opracowania:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:20 00:00 03:20

Czas kontaktu 01:15 00:00 01:15

Czas opracowania 00:00 00:25 00:25

Czas całkowity 04:35 00:25 05:00

Zamykamy kontakt – oferta została przygotowana i przedstawiona klientowi. Kolejne spotkania związane ze sprzedażą rejestrujemy już jako odrębne zadania. Tabela czasu przedstawia się na zatwierdzonym formularzu następująco:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:20 00:00 03:20

Czas kontaktu 01:15 00:00 01:15

Czas opracowania 00:25 00:00 00:25

Czas całkowity 05:00 00:00 05:00

Formularz kontaktu/zadania – zakładka Atrybuty i pliki

Z poziomu zakładki [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania Atrybutu dokumentu do kontaktu i zadania oraz kojarzenia z plikami zewnętrznymi.

Przypisywanie atrybutów do kontaktu i zadania

Na zakładce [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania atrybutu dokumentu do zadania/ kontaktu. Dodając atrybut wyświetlana jest lista atrybutów dokumentu do wyboru, z możliwością wpisania jego wartości. Podczas dodawania atrybutu użytkownik może wybrać atrybut dokumentu lub kontrahenta.

Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr Przenoś atrybuty kontrahenta na kontakty/zadania, to atrybuty (z zaznaczoną opcją Przenoś na transakcje) skojarzone z kontrahentem zostaną dodane automatycznie do kontaktu/ zadania.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest kolumna Kod atrybutu i wartość. Do momentu, kiedy zadania/ kontakt mają status Do realizacji, atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zapisie zadania/ kontaktu na trwałe atrybuty są tylko do podglądu.

Zakładka [Atrybuty] obsługiwana jest przez następujące przyciski:

Dodaj– po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z listy

Zmień– możliwość zmiany/ edycji atrybutu

Usuń- pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów

Zapisz – zapisuje i zamyka formularz

Anuluj Zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Formularz kontaktu – zakładka Atrybuty i Pliki

Przy dodawaniu zadania powiązanego, atrybuty dokumentu są kopiowane z zadania nadrzędnego na nowo tworzone z możliwością pełnej ich edycji.

Kojarzenie kontaktu/ zadania z plikami zewnętrznymi

Zadania/ kontakty można kojarzyć z plikami zewnętrznymi (tabela Pliki). Kojarzenie z plikami zewnętrznymi polega na zapamiętaniu w programie ścieżki dostępu do wskazanego pliku.

Lista jest obsługiwana przez przyciski:

Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Wybierz plik, z poziomu którego można wybrać dokument, z którym kojarzymy kontakt/ zadanie. Podczas wyboru pliku, który kojarzony jest z kontaktem/ zadaniem istnieje możliwość zawężenia listy do wybranego typu plików (*.doc, *.xls itp.). Program zapamiętuje ostatnio wybrany typ pliku.

Inny sposób dodania plików to przeciągnięcie za pomocą myszki. W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników.

Usuń – pozwala na usunięcie zapamiętanej ścieżki dostępu do skojarzonego pliku. Oczywiście nie powoduje to usunięcia pliku z dysku.

Zmień – pozwala na zmianę zapamiętanej ścieżki dostępu, bez konieczności ponownego korzystania z okna Wybierz plik.

Otwórz plik – pozwala na podgląd zapisanego dokumentu. Dotyczy to standardowych dokumentów (typu *.doc, *.xls, *.ppt, *.bmp). Na podstawie rozszerzenia rozpoznawany jest program, który powinien być wykorzystany do otwarcia pliku.

Lista kontaktów/ zadań

Lista kontaktów i zadań jest dostępna w menu CRM/ Kontakty i zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny):

Numer dokumentu – numer zadania/ kontaktu zgodny z przyjętym schematem numeracji, dodatkową ikoną oznaczone są zadania cykliczne

Data i godzina – data i godzina rozpoczęcia

Opiekun – osoba odpowiedzialna za zadanie/ kontakt

R (rodzaj) – określa rodzaj zapisu: Z – oznacza zadanie, K – oznacza kontakt

Kontrahent – pierwsza linia nazwy kontrahenta

Termin od – data określona jako Termin od, czyli data i godzina, kiedy realizacja zadania powinna być rozpoczęta (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych – to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie.

Termin do – data określona jako Termin do, czyli data i godzina kiedy realizacja zadania powinna być zakończona (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych – to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie.

Priorytet – priorytet określony dla zadania. W przypadku kontaktu kolumna jest pusta.

Temat – temat zadania lub kontaktu.

Czas łączny – całkowity czas jaki poświęcono dla zrealizowania zadania (czas przygotowania, trwania i opracowania)

Ponadto w zależności od ustawień w Konfiguracji wyświetlana jest kolumna:

Procent realizacji – procentowy stopień realizacji zadania bądź Etapy realizacji – zdefiniowany etap realizacji zadania.

Osoba do kontaktów – osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania

Na liście kontaktów i zadań, ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście.

Lista ta składa się z następujących kolumn:

Adres dodatkowy – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] z pola Dodatkowe

Kod kontrahenta – kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu

Miasto – miasto kontrahenta przenoszone z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Opis – opis kontaktu lub zadania

Telefon – telefon kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Ulica – ulica kontrahenta przenoszona z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Automat – może ona przyjmować dwie wartości: Tak (dla zadań, które mają na zakładce [Automatyczne przypomnienia] zaznaczony parametr: Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów) i Nie (dla kontaktów oraz zadań, które nie mają zaznaczonego tego parametru na formularzu zadania).

Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do kontaktu/ zadania na zakładce [Atrybuty].

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia otwarcie nowego formularza zadania/ kontaktu, strzałka obok plusa umożliwia dodanie zadania głównego lub powiązanego

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego formularza

Usuń – umożliwia usunięcie pozycji z listy. Usunięcie jest możliwe tylko, jeśli zadanie/ kontakt nie został jeszcze zamknięty.

Uwaga

Usunięcie z listy zadania cyklicznego spowoduje usunięcie również wszystkich pojedynczych wystąpień.

Kontakt zamknięty można jedynie anulować. Funkcja dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Kontaktu anulowanego również nie można usunąć z listy – będzie na niej widoczny w kolorze czerwonym.

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane Tutaj).

Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego

Wydruk danych

Wydruki listy kontaktów/zadań oraz formularzy, zostały wprowadzone za pomocą Generatora Raportów, który jest zintegrowanym narzędziem pozwalającym na stworzenie, modyfikację i dostosowanie wydruków do własnych potrzeb.

Podgląd wydruku – przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku

Wyślij – wysyłanie wydruku do maila

Analizy. Dzięki temu użytkownik ma możliwość podpinania własnych analiz dotyczących modułu CRM.

Funkcje dodatkowe

Historia kontrahenta

Lista zbudowana jest z zakładek:

[Wg numeru] – zadania/ kontakty są uporządkowane wg nadanych ich numerów zgodnie w ramach poszczególnych schematów numeracji.

[Wg wątków] – lista zadań/ kontaktów wg poszczególnych wątków, zakładka ma postać drzewa.

Zakładka [Wg wątków] ma postać drzewa i wyświetlane są na niej zadania oraz kontakty wg poszczególnych wątków. Pierwszy poziom to zadania główne. Drugi poziom to zadania powiązane.

Filtrowanie dotyczy tylko zadań/ kontaktów głównych. Zasady filtrowania są podobne jak na pozostałych zakładkach. Należy jednak pamiętać, że zadania powiązane są wyświetlane zawsze, niezależnie od tego czy spełniają kryteria filtrowania.

Uwaga

Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w Oknie Informacji Bieżących. Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w OIB należy odznaczyć na jego karcie na zakładce [Informacje] parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro pozostawić tylko zadania operatora.

Przykładowo parametr Za okres od/ do – filtruje po datach zadań głównych czyli jeśli zadanie główne posiada zadania powiązane, których daty są poza ustawionym terminem to te zadania powiązane również zostaną wyświetlone.

Inaczej rzecz się ma, jeśli zawęzimy zadania/ kontakty dla poszczególnego Kontrahenta – wybrany kontrahent będzie się odnosił tylko do zadań głównych, czyli jeśli zadanie główne będzie na kontrahenta A i będzie ono miało zadania powiązane z kontrahentem B to zadania z kontrahentem B nie będą wyświetlane.

Uwaga

Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów – zakładka [Wg wątków] nie jest wyświetlana.

[Wg atrybutów] – lista zadań/ kontaktów, które mają przypisany atrybut dokumentu.

Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie kontaktów i zadań, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:

Jeśli wpisana zostanie wartość poszczególnego atrybutu – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z podaną wartością.
Jeśli wartość poszczególnego atrybutu pozostanie pusta – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z wartością i bez.
W przypadku atrybutów liczbowych dodanych do kontaktu/ zadania możliwe jest sumowanie ich wartości na liście.

W zależności od stanu zadania/ kontaktu na liście zaznaczone są kolorami:

zielony – oznacza kontakt jeszcze niezamknięty,
czarny – oznacza kontakt zamknięty (zadanie wykonane),
czerwony – oznacza kontakt anulowany.

Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zadań/ kontaktów wg kryteriów:

Filtr oraz Konstruktor filtra – pola umożliwiające filtrowanie kontaktów zgodnie z wpisanym w pole filtr ciągiem znaków (tzw. filtr prosty) lub też na podstawie bardziej skomplikowanych wyrażeń filtrujących zdefiniowanych przez użytkownika (filtry zaawansowane). Zasady filtrowania list są opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Obsługa: przed sprzedażą/ po sprzedaży/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od zaznaczenia na formularzu czy dany kontakt dotyczy obsługi przed– czy po sprzedaży.

Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zadań/ kontaktów ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla klasy kontakty w Konfiguracji firmy/ CRM/ Kontakt, dostępnej po wciśnięciu przycisku strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list należy wybrać z listy pozycję pustą.

Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zadań/ kontaktów, do których powinna być zawężona lista.

Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nieaktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji.

Kontrahent – filtruje kontakty lub zadania dotyczące konkretnego podmiotu. Kod podmiotu określamy w widocznym polu. Domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, właściciel, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku obok pola Kontrahent . Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.

Dodatkowo jest możliwość filtrowania kontaktów/ zadań po osobie kontaktowej – osobę kontaktową można wpisać tylko po uprzednim wybraniu kontrahenta.

Uwaga

Możliwość filtrowania tylko wg przedstawicieli wpisanych na karcie kontrahenta.

Kontakty: moje/ operatora/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od osoby uczestniczącej w zadaniu/ odpowiedzialnej za kontakt.

Kontakty moje – to wszystkie kontakty, gdzie jako osoba odpowiedzialna, wpisany został operator aktualnie pracujący w programie. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których aktualnie zalogowany operator został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy].
Kontakty operatora – to wszystkie kontakty operatora/ pracownika. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których wybrany operator/ pracownik został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać wciskając przycisk .
Kontakty wszystkie – wszystkie kontakty/ zadania niezależnie od osoby odpowiedzialnej.

Wykonanie – w zależności od tego jaka opcja zostanie zaznaczona w Konfiguracji czy Etapy realizacji czy Procent realizacji:

Procent realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość określenia procentowego stopnia jego realizacji. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania w zależności od stopnia realizacji (od – do).

Etapy realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji a następnie wykorzystania ich na zadaniach/ kontaktach. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania po poszczególnym etapie.

Czas łączny – umożliwia filtrowanie kontaktów i zadań wg określonego przedziału czasowego. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.

Termin od… do… – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od terminu ich wykonania. Obok pola znajduje się pole wyboru – jego zaznaczenie powoduje, że program filtruje listę w zależności od wskazanego terminu od i do. Pole z terminem staje się aktywne dopiero po zaznaczeniu. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy.

Godzina od / do – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Pola są dostępne dopiero po zaznaczeniu widocznego obok parametru.

Uwaga

Jeśli parametry dotyczące terminu i godziny są zaznaczone równocześnie – działają na zasadzie filtrowania wg terminu i wg godziny. Wyfiltrowane zostaną wszystkie zadania z terminem w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin każdego dnia.

Za okres od… do… – podany zakres dat dotyczy wpisanej na formularzu daty rozpoczęcia.

Godzina od / do – umożliwia filtrowanie kontaktów/zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli parametr jest zaznaczony filtrowanie odbywa się zarówno wg dat jak i wg godzin. Wyfiltrowane zostaną wówczas wszystkie kontakty/zadania z datą rozpoczęcia w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin.

Rodzaj: kontakty/ zadania/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od tego czy wpisana pozycja została zdefiniowana jako zadanie czy też nie (kontakty).

Realizacja: zamknięte/ niezamknięte/anulowane/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od stanu realizacji zadania.

Zadania: przeterminowane/ dzisiejsze/ jutrzejsze/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od terminu zadania. Szerszą możliwość filtrowania zadania dają parametry dotyczące terminu i godziny, dlatego jeśli zaznaczony jest parametr termin – ta grupa parametrów nie jest dostępna.

Uwaga

Parametry dotyczące terminu, godziny, są dostępne tylko jeśli jako rodzaj zostały wybrane zadania (są to parametry określane wyłącznie dla zadań).

Dodatkowo użytkownik może ograniczyć dostęp do zadań wystawionych przez innych operatorów jak również odblokowania zrealizowanych kontaktów/ zadań.

Dostęp do zadań innych operatorów.

Ograniczenie dostępu do zadań uzależnione jest od ustawień parametrów na karcie operatora w konfiguracji programu: Dostęp do zadań innych operatorów, tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań), Prawo uczestnika do modyfikacji zadań.

Zasady działania parametrów:

Odznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

Na liście kontaktów/ zadań operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora
Ukrywana jest zakładka [Wg wątków]
Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest odznaczony – operator może modyfikować tylko zadania, na których jest prowadzącym.
Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest zaznaczony – operator może modyfikować zadania, na których jest prowadzącym lub uczestnikiem.

Zaznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

Operator widzi wszystkie zadania
W Terminarzu ma możliwość zmiany operatora
Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi wszystkie zadania
Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest odznaczony – operator może modyfikować zadania innych operatorów/ pracowników.
Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest zaznaczony i jednocześnie odznaczony parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik (również tych, na których jest uczestnikiem).
Jeśli parametry tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) i Prawo uczestnika do modyfikacji zadań są zaznaczone – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik ale może modyfikować te zadania, na których jest uczestnikiem (niezależnie od operatora prowadzącego).

Uwaga

Parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) widoczny jest przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Parametr prawo uczestnika do modyfikacji zadań widoczny jest przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów.

Uwaga

Niezależnie od ustawionych uprawnień operator zawsze ma możliwość wystawiania zadań na innych operatorów/ pracowników. W zależności od powyższych ustawień parametrów, zadania po zapisaniu mogą nie być widoczne na liście (dla tego operatora) lub być zablokowane do modyfikacji przez niego.

Uwaga

Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w Oknie Informacji Bieżących. Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w OIB należy odznaczyć na jego karcie na zakładce Informacje parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro pozostawić tylko zadania operatora.

Odblokowanie kontaktu/zadania.

Odblokowanie kontaktu/ zadania jest możliwe po zaznaczeniu w konfiguracji parametru: Prawo odblokowania kontaktu.

Zasady działania parametru:

Po zaznaczeniu parametru na karcie operatora odblokowanie kontaktu możliwe jest z poziomu menu kontekstowego.
Odblokowany kontakt otrzymuje status W realizacji.
Przy próbie odblokowania kontaktów/ zadań podrzędnych program sprawdza czy zadanie nadrzędne jest zamknięte. Jeśli tak pojawi się odpowiedni komunikat. Należy najpierw odblokować zadanie nadrzędne a następnie zadanie powiązane.

Kontrola podczas próby odblokowania zadania powiązanego

Formularz kontaktu/zadania – zakładka Kontrahent

Rodzaj podmiotu należy wybrać z poziomu zakładki [Ogólne]. Tam również można skorzystać z listy kontrahentów (banków, urzędów, pracowników lub właścicieli) dostępnej po wciśnięciu przycisku. Kiedy podmiot zostanie wybrany – na zakładce [Kontrahent] uzupełniane są jego dane.

Dane podmiotu pobierane są z jego karty ewidencyjnej i nie są edytowalne (tzn. nie można ich zmieniać). Wszelkie uwagi odnośnie podmiotu można wtedy rejestrować w polu Opis na zakładce [Ogólne].

Uwaga

Na formularzu zadania/ kontaktu nie są pamiętane szczegółowe dane o kontrahencie – są one pobierane z karty ewidencyjnej podmiotu w chwili edycji (podglądu) formularza. Oznacza to, że jeśli na karcie zostaną zmienione informacje o kontrahencie – będą one widoczne na wszystkich wcześniej wprowadzonych kontaktach.

Uwaga

Z poziomu zakładki [Kontrahent] możliwa jest jedynie aktualizacja już istniejących danych, a nie dopisanie nowego kontrahenta. Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza kontaktu w module CRM należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów).

Na nowym formularzu pole dotyczące kodu podmiotu jest puste. Dopóki nie zostanie ono wypełnione – żadne pole na zakładce [Kontrahent] nie jest edytowalne.

Z kolei po wpisaniu kodu podmiotu – na zakładce [Kontrahent] informacje są wypełniane zgodnie z zawartością karty ewidencyjnej.

Uwaga

Nie jest możliwe zatwierdzenie formularza zadania/ kontaktu bez wcześniejszego określenia kontrahenta.

Na zakładce [Kontrahent] znajdują się pola dotyczące adresu e-mail oraz strony internetowej podmiotu. Jeśli pole jest wypełnione – przyciski umożliwiające wysłanie wiadomości oraz otwarcie strony WWW są aktywne (niezależnie od tego czy dane kontrahenta są edytowalne czy też nie). Jeśli pole nie jest wypełnione – przyciski nie są aktywne.

Dla potrzeb CRM jest stworzony dodatkowy rodzaj kontrahenta – Klient Potencjalny. Parametr ten znajduje się na karcie kontrahenta. Kontrahent oznaczony jako klient potencjalny nie wyświetla się na liście kontrahentów widocznych z poziomu dokumentów. Z poziomu CRM lista kontrahentów podnoszona jest z ustawieniem na rodzaj Wszyscy.

Lista przedstawicieli

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się również lista przedstawicieli. Lista jest pobierana z karty kontrahenta (menu Ogólne).

Na liście jest możliwość poglądu jak również znajduje się przycisk , który umożliwia wysłanie wiadomości e‑mail do wybranego przedstawiciela. Po wciśnięciu przycisku otwierany jest formularz nowej wiadomości z wpisanym adresem (jeśli został prawidłowo podany na karcie przedstawiciela).

Natomiast przycisk umożliwia wysłanie SMS lub zatelefonowanie bezpośrednio do wybranej osoby kontaktowej danego kontrahenta (pod warunkiem uzupełnienia pól Telefon SMS/ Telefon GSM/ Telefon na formularzu przedstawiciela).

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	00:00	03:00	03:00
Czas kontaktu	00:00	00:00	00:00
Czas opracowania	00:00	00:00	00:00
Czas całkowity	00:00	03:00	00:00