Opcja wyświetla okno asystenta podłączenia do wybranego serwera baz danych (serwer musi być wcześniej zainstalowany). Dzięki asystentowi podłączenia możemy również zmienić aktywną bazę konfiguracyjną. Funkcja jest aktywna tylko podczas startu programu. Zamiast tej opcji możemy wcisnąć z klawiatury klawisz <F12> lub klawisz na pasku narzędziowym Comarch ERP Optima.
Logowanie
W trakcie pracy z programem istnieje możliwość zmiany firmy bez konieczności zamykania programu i ponownej rejestracji. Funkcja jest dostępna w pasku zadań pod przyciskiem lub w menu System/ Logowanie lub klawisz funkcyjny <F11>.
Uwaga
Jeśli jest otwarte jakieś okno w programie to klawisz <F11> wywołuje domyślną funkcję dodatkową (jeśli jest zdefiniowana dla tego okna). Jeśli brak otwartych okien, klawisz <F11> wywołuje okno logowania.
Wyświetlone zostaje okienko Rejestracja w programie Comarch ERP Optima, identyczne jak w przypadku uruchamiania systemu. W oknie wybieramy operatora, który będzie pracował w programie, podajemy ewentualnie jego hasło dostępu oraz wybieramy bazę, w której chcemy pracować.
Uwaga
Przed zmianą bazy (firmy) należy zamknąć wszystkie okna (listy, formularze).
Dodatkowo podczas rejestracji w systemie w oknie logowania pojawiła się zakładka [Moduły]. Operator ma tam możliwość odznaczenia modułów, z których aktualnie nie będzie korzystał. Dostępne są tylko te moduły, które wcześniej zostały zaznaczone na jego karcie (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy). Jeśli odznaczy moduł – program nie pobierze licencji. Tym samym wykorzystanie licencji będzie możliwe na innym stanowisku (przez innego operatora).
Jeśli operator ma uprawnienia administratora – na zakładce Moduły dostępne są wszystkie pozycje, bez względu na zaznaczenie na jego karcie w konfiguracji.
Wydruk faktury
Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki w górnym pasku zadań.
Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj<F2> – następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowana jest taka liczba egzemplarzy, jaka została wskazana w Konfiguracji wydruków.
Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj – wydruk następuje po wybraniu z trzy poziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka):
Wydruk faktury – menu
W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury:
Wzór standard – standardowy wydruk Faktury.
Duplikat – zawartość faktury i duplikatu jest identyczna, w szczególności dotyczy to płatności. Wydruk zawiera płatności w takim stanie jak w momencie zapisywania oryginału. Dodatkowo zawiera datę wydruku duplikatu (data bieżąca).
Kolumna z rabatem – dodatkowo drukowana jest kolumna z procentową wartością udzielonego rabatu dla każdej pozycji.
Gotówkowa / Karta – jeśli jako formę płatności zadeklarowano gotówkę, na fakturze dodatkowo drukuje się adnotacja Zapłacono gotówką. Adnotacja jest drukowana tylko dla faktur gotówkowych zapisanych do bufora. Analogicznie dla Faktur Sprzedaży w buforze, dla których wskazano płatność kartą, drukowana jest adnotacja „Zapłacono kartą”.
Rachunek – w nagłówku dokumentu zamiast faktury drukowany jest Rachunek. Wydruk jest możliwy tylko jeśli kwota netto jest równa kwocie brutto (na rachunku nie może być naliczony VAT).
Faktura bez VAT – wydruk zawiera analogiczne elementy jak wydruk Rachunku, natomiast jego nazwa pobierana jest z Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury z pola Tytuł faktury krajowej/unijnej.
Atrybuty – wydruk zawiera dodatkowo atrybuty towaru/ usługi, wpisane na zakładce Atrybuty na formularzu pozycji. Na wydruku pojawią się tylko te atrybuty, które mają zaznaczony parametr Drukować na dokumentach.
Pełna tabela zaliczek – w przypadku wydruku Faktury Sprzedaży, rozliczającej wystawione wcześniej faktury zaliczkowe, na wydruku pojawiają się odrębne tabele VAT zawierające: wartość faktury przed odliczeniem zaliczek, wartość wystawionych faktur zaliczkowych oraz wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek.
Faktura (bez stopek pośrednich) – w przypadku faktur wielostronicowych na wydruku podsumowanie (płatności, tabelka VAT) oraz dane operatora są drukowane tylko na ostatniej stronie.
Parametryzowalne kolumny – zawartość poszczególnych kolumn, w tym kolejność drukowanych w nich informacji ustalana jest w Konfiguracji firmy/ Handel/Parametry wydruku faktury.
Duplikat dla wydruku parametryzowanego – wydruk duplikatu korzystający z ustawień wydruku parametryzowanego.
Faktura VAT – PowerPost (GenRap) – Wzór standard. Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FA oraz z poziomu listy FA w menu Wydruki seryjne (GenRap). Wykorzystywany jest przy współpracy z systemem wirtualnej drukarki firmy Fibra-Hallo (InPost). Użytkownik może przez sieć wysłać wydruk w postaci elektronicznej. InPost przetwarza taki wydruk w konkretny list (drukuje, kopertuje i przesyła odbiorcy).
Warto pamiętać, że wciśnięcie przycisku drukarki powoduje automatyczny zapis faktury w bazie danych. Jednocześnie w chwili wydruku danej fakturze zostaje nadany kolejny numer (widoczny w nagłówku).
Po zakończeniu wydruku formularz faktury jest nadal widoczny na monitorze, faktura jest nadal edytowalna jednak przy próbie jej wycofania przy pomocy przycisku Anuluj zmiany faktura i tak zostanie zapisana:
przy zaznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana do bufora.
przy odznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana ostatecznie, bez możliwości zmiany (pozostaje jedynie anulowanie).
Uwaga
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy operatora, by wydruk dokumentu powodował jego zapis na trwałe. Funkcja została opisana w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
Faktury elektroniczne
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.
Elektroniczne przesyłanie faktur
Wydruki Faktur Sprzedaży oraz większości dokumentów można wysyłać e-mailem. Jest to możliwe z każdego miejsca, gdzie jest dostępna ikona . Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo, jeśli użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu, jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e – mail.
Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) – utworzy się jeden formularz e‑mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.
Uwaga
Po kliknięciu na przycisk Wyślij, program sprawdza czy operator ma skonfigurowane chociaż jedno aktywne konto. Jeśli tak, to podniesie się formularz wiadomości z Comarch ERP Optima. Jeśli nie, to podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.
Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania e-maili opisane jest tutaj.
2. Elektroniczne kopie faktur
W programie Comarch ERP Optima kopie elektroniczne faktur są gromadzone w Archiwum wydruków ‑ funkcjonalność jest dostępna w module Obieg Dokumentów.
Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów.
Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane tutaj.
Parametry wydruku faktury
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej:
Kolumna Towar – pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy).
Kolejność kolumn dla płatności – w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze.
Forma płatności – dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ – w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_PKO) czy tylko jej typ (np. przelew).
Format daty sprzedaży – przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr).
Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach:
Faktura VAT- Metoda kasowa – zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek Metoda kasowa. Jeśli parametr jest zaznaczony, adnotacja jest drukowana na dokumencie.
Drukuj tabelę WZ na dokumencie – parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny – tabela nie pojawia się na wydruku). WZ można wystawić tylko w modułach Handel, Handel Plus.
Tekst opisu drukowany kopiowany na FA – wpisany tekst jest kopiowany na fakturę i drukowany w nagłówku dokumentu.
Tekst stopki dla dokumentów…. – na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) istnieje możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych.
W Parametrach dotyczących nazewnictwa użytkownik może zdefiniować nazwy widniejące na wydrukach Faktur Sprzedaży krajowych i unijnych oraz oddzielnie dla pozaunijnych (eksportowych). Domyślna nazwa wprowadzona w Konfiguracji to Faktura VAT.
Seryjny wydruk faktur
Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne).
Na liście faktur należy zaznaczyć , które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) – na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości wskazanej w Konfiguracji wydruków.
Wydruki tekstowe
Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych (dokumenty magazynowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus). Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów:
Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki (została opisana tutaj).
Dla Faktury Sprzedaży dostępne są wydruki:
Standard,
Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej,
Standard (pełna tabela WZ),
Pełna Nazwa + Opis.
Na wydrukach Standard, Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku fakturyDrukuj tabelę WZ na dokumencie, drukowanych jest dziesięć Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Na wydruku Standard (pełna tabela WZ) niezależnie od tego czy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku faktury jest zaznaczone Drukuj tabelę WZ na dokumencie, jest drukowana lista wszystkich Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Logo na wydruku Faktury Sprzedaży
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy znajduje się sekcja Logo, w której można wskazać plik graficzny drukowany na Fakturze Sprzedaży
Dotyczy wersji: 2018.1.1
i na korektach do Faktury.
Przyciski dostępne w tej sekcji:
– Wybór pliku,
– Usuń logo z bazy,
– Podgląd wydruku z wybranym logo.
Wydruki z logo są dostępne z poziomu formularza dokumentu pod przyciskiem Wydruk danych dostępnym na górnej wstążce programu:
Eko – Faktura: Wzór standard, Duplikat.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
Eko – Faktura Pro Forma: Wzór standard, Duplikat.
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Eko – Faktura zaliczkowa: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura finalna: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura Marża: Wzór standard, Duplikat, Korekty.
Eko – Korekta ilości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta kursu waluty: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta stawki VAT: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta danych: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta zbiorcza: Wzór standard, Duplikat.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Eko – Faktura zaliczkowa korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa korekta kursu: Wzór standard, Duplikat.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
Na liscie Faktur Sprzedaży można drukować seryjnie zaznaczone faktury z wykorzystaniem wzoru Eko – wydruki seryjne: Wzór standard, Duplikat.
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Na wydruk Eko – Faktura (nie dotyczy korekt) pobierane są ustawienia z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury:
Tytuł faktury krajowej/unijnej,
Kolumna „Towar”,
Forma płatności,
Format daty sprzedaży.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Tekst stopki.
Formularz pozycji na fakturze
Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku na liście towarów wpisanych na dokument.
Formularz pozycji składa się z zakładek: [Ogólne], [Szczegóły], [Atrybuty] oraz [Składniki] dla usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA .
Na zakładce [Ogólne] zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje:
Lp. – numer kolejny pozycji na fakturze.
Towar – kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycjęnazwy na fakturze. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z fakturą, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej.
Opis – dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę.
Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze:
operator wystawiający dokument może dokonywać w opisie zmian. Zmiany te zostaną zapamiętane wraz z fakturą, ale nie mają wpływu na treść pola Opis na karcie towaru/usługi.
dla opisu dostępny jest przycisk Opis/ Atrybuty pod którym znajduje się lista atrybutów towaru, dla których na karcie ewidencyjnej towaru/usługi (na zakładce [Atrybuty], w oknie Atrybut towaru) zaznaczono parametr dokleić do opisu dokumentu. Taki atrybut jest automatycznie dodawany do opisu pozycji Faktury. Jeśli dodatkowo dla atrybutu towaru zaznaczono kod atrybutu przed wartością, będzie on wyświetlany opisie pozycji.
Kategoria – jest pobierana z karty ewidencyjnej towaru/usługi, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Istnieje możliwość księgowania dokumentu wg kategorii przypisanej pozycjom na dokumencie.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii dla poszczególnych towarów na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracja program/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
PKWiU – numer PKWiU. Można go wpisać na pozycji faktury i zmiana zostanie zapamiętana z dokumentem, ale nie wpłynie na zawartość karty ewidencyjnej.
StawkaVAT – jest kopiowana z karty ewidencyjnej, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić.
Ilość – ilość sprzedawanego towaru. Obok wyświetlana jest jednostka miary (domyślnie jest to jednostka podstawowa z karty towaru). Zarówno ilość jak i jednostkę miary można dowolnie zmieniać.
Pozycja faktury – zakładka Ogólne
Cenapoczątkowa – cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena domyślna ustawiona na karcie towaru, kontrahencie lub magazynie. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Ceny sprzedaży. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Rabat – rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić.
Cena netto/brutto – cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza – cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto. Obydwa pola są edytowalne, jednak cena zostanie ostatecznie przeliczona zgodnie z zastosowanym na dokumencie algorytmem podatku VAT
Uwaga
W przypadku niektórych dokumentów (FA, PA, RO, FPF, WZ, ZD) istnieje możliwość zablokowania dla operatora zmiany ceny. Parametry zostały dokładniej opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
Wartośćnetto/brutto – wartość pozycji. Netto czy brutto – zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT.
Uwaga
Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FA wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżoną cenę sprzedaży (z dokładnością do zaokrągleń).
Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej – program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany tutaj.
Formularz pozycji: zakładka [Szczegóły]
Na zakładce [Szczegóły] można podejrzeć:
Wartośćnetto – wartość netto pozycji,
KwotaVAT – wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji,
Wartośćbrutto – wartość brutto pozycji,
Kosztzakupu – koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]).
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych o rozchodowanej usłudze (ilość, cena) program ponownie przeliczy koszt własny na podstawie danych z karty towaru. W takim przypadku Użytkownik powinien informację o zmienionym koszcie uzupełnić ponownie.
Jednostkamiary – jednostka miary wykorzystana na dokumencie. W przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej.
Kurs – pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie.
Formularz pozycji: zakładka [Atrybuty]
Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu.
Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami zostały dokładniej opisane w artykule Atrybuty towaru i załączniki.
Formularz pozycji: zakładka [Składniki]
Zakładka pojawia się tylko dla pozycji o typie usługa złożona, które na swojej karcie mają zaznaczony parametr Pobieranie składników na FA/PA (funkcjonalność dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Użytkownik może tutaj zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.
Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.
Formularz faktury
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Formularz faktury: zakładka [Ogólne]
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące faktury. Znajdują się na niej następujące pola i przyciski:
Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w artykule Definicje dokumentów.
Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
W chwili wystawiania faktury, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Kontrahent – to miejsce na wybór kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje listę kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Szczegóły są dostępne w artykule Formularz kontrahenta.
Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody).
Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracjaprogram/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska (wybór magazynu jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .
Datawystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Datasprzedaży – data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Fakturaliczonaod – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT.
brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Rabat – rabat procentowy, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji.
Formularz Faktury Sprzedaży
Płatność – domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury
Uwaga
Jeśli wybrana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym – program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu.
Termin – termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta z zakładki [Płatności]. Jeżeli nie został tam określony, wtedy ustawi się termin przypisany do formy płatności. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności.
Pole Termin nie jest dostępne, jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0 dni.
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony! Jeśli jest zaznaczony, program pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jeśli jest odznaczony, taka operacja nie będzie możliwa.
Netto – łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany.
Razembrutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie może jej zmienić.
Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.
Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w polu Zadłużenie. Na wysokość zadłużenia wpływają również dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np FA z WZ. Przy włączonym parametrze w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry: kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) pole Zadłużenie aktualizowane jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu.
Jeśli parametr Bufor:
jest włączony – oznacza to, że faktura nie została jeszcze zapisana w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). Wprowadzenie dokumentu do bufora pociąga za sobą utworzenie zdarzenia w preliminarzu płatności. Zdarzenie to również jest w buforze, przy czym, ponieważ jest powiązane z dokumentem – nie można go skasować ani zmodyfikować z poziomu preliminarza. Nie da się również wykonywać żadnych rozliczeń związanych ze zdarzeniem, a więc i z fakturą.
jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). Odznaczenie pola powoduje automatyczne zaznaczenie parametru WZ.
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus, który:
jeśli jest włączony – przy zapisywaniu Faktury Sprzedaży na trwałe program automatycznie, w tle, generuje dokument magazynowy. W trakcie tworzenia wydania magazynowego sprawdzana jest ilość towaru na magazynie i jeśli chociaż dla jednej pozycji FA jest za mało towaru, program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, a formularz faktury pozostanie otwarty, dzięki czemu Użytkownik może ją zmodyfikować lub zapisać bez WZ.
jeśli jest wyłączony – zapisywana jest Faktura Sprzedaży, ale nie powoduje ona wydania towaru z magazynu. Wydanie musi być wykonane później, z poziomu listy Faktur Sprzedaży.
Uwaga
Nie można jednocześnie zaznaczyć parametrów bufor i WZ.
Fiskalizuj – to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.
Jeśli warunki są spełnione – parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony, a użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna – parametr jest domyślnie zaznaczony.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości, zaokrąglając ją do dwóch miejsc po przecinku. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji FA, WZ w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.
Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.
Na zakładce [Ogólne] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury.
Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami:
– dodanie nowej pozycji na fakturę.
– edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
Uwaga
Zmiany w nazwie czy opisie są dopuszczalne tylko wówczas, gdy na formularzu towaru/usługi zaznaczono taką możliwość (formularz towaru: zakładka [Dodatkowe]).
– usunięcie pozycji.
– wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja.
Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki.
– wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w artykule Współpraca z kolektorami danych.
– Importuj towary – przycisk umożliwiający import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
– Eksportuj towary – przycisk umożliwiający eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
– na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry:Dodawanie pozycji na dokumencie .
Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane tutaj.
Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu).
Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:
podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Uwaga
Jeśli cena sprzedaży na karcie towaru wynosi 0 – podczas wpisywania pozycji na fakturę pierwszą wpisaną cenę program traktuje jako cenę początkową i umożliwia udzielenie od niej rabatu.
Aby zmienić cenę sprzedaży bez wyliczania rabatu – należy towar usunąć z dokumentu, a następnie dodać ponownie.
Dotyczy to jedynie towarów, które nie mają ustalonych cen sprzedaży na karcie. W innym przypadku jako cena początkowa pobierana jest cena z karty towaru.
Przykład
Cena sprzedaży na karcie 0 PLN. Podczas wpisywania towaru na fakturę Użytkownik wpisał cenę 100 PLN. program zapamiętał taką cenę jako początkową. Teraz w przypadku zmiany ceny dla tego towaru (np. na 90 PLN) będzie wyliczany upust (10%).
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Sprzedaży (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry])
.
Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).
Formularz faktury: zakładka [Kontrahent]
Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy faktury (towaru/usługi).
Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. Wyświetlone dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Jako odbiorca proponowany może być:
kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.
W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę.
W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą. Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.
Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla Państw Członkowskich Unii Europejskiej. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy.
Uwaga
Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametruSprawdzanie poprawności NIP w chwili zatwierdzania faktury program sprawdza, czy kontrahent ma wpisany numer NIP oraz czy spełnia on określone algorytmy. Jeśli nie ‑ wyświetli komunikat i umożliwi jego uzupełnienie.
Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy:
kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!,
kontrahentów z numerem NIP, gdzie wpisany prefiks kraju jest inny niż PL lub pusty,
kontrahentów o statusie osoba fizyczna,
dokumentów wystawianych w walutach obcych.
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się chmurka z komunikatem: Ustawiono zgodnie z danymi Ministerstwa finansów. W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji
Z formularza kontrahenta przenoszony jest dodatkowo numer PESEL. Jeśli pole NIP dla osoby fizycznej nie jest uzupełnione, wówczas program pobierze numer PESEL na wydruk. Numer PESEL można uzupełnić bezpośrednio na formularzu dokumentu. Jego poprawność jest sprawdzana w zależności od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności PESEL.
W sekcji Domyślny płatnik możliwe jest wybranie innego płatnika, niż nabywca wskazany na dokumencie.
W dolnej części zakładki [Kontrahent] znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce [Dodatkowe] znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane.
Na karcie operatora dostępny jest parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na fakturze, który umożliwia zamianę zarówno opisu, jak i osoby odbierającej nawet na zatwierdzonym dokumencie (do czasu zaksięgowania).
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego.
Formularz faktury: zakładka Płatności
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży bądź wystawienia (zależne od ustawienia w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Fasa/Bank/ Daty dokumentów: FA/ WKA, PA – termin płatności liczony od) i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana
Waluta – waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.
Kwota – wartość płatności.
Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
– dodanie nowej raty płatności.
– edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
– usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
W chwili wystawienia Faktury program proponuje jedną płatność za Fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce [Ogólne] (forma i termin płatności, wartość brutto faktury).
Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w artykule Od faktury do rozliczenia płatności .
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczenia zaliczek
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument
Formularz faktury: zakładka Dokumenty
Zakładka ta zawiera listę związanych z Fakturą dokumentów, np. korekt lub dokumentów, z których i do których faktura została przekształcona.
Lista ta składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą
Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
PA – Paragon, z którego powstała faktura,
WZ – Wydanie Zewnętrzne związane z Fakturą Sprzedaży,
KOR – korekta faktury,
VAT – zapis faktury w rejestrze sprzedaży VAT,
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania faktury.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego
– przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
Co należy wiedzieć o fakturach
Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:
rezerwacja – Faktura Sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura ta, zatwierdzona na stałe lub zapisana do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Faktury do Wydania Zewnętrznego.
pobranie – po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor), wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).
Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.
Lista faktur
Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży.
Standardowo każda pozycja listy zawiera:
Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
PA oznacza, że Faktura Sprzedaży została utworzona z Paragonu,
V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
F wskazuje na zafiskalizowanie Faktury Sprzedaży,
PF – faktura utworzona na podstawie Faktury Pro Forma,
ZL – Faktura Zaliczkowa,
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
WZ informuje o powiązaniu FA z Wydaniem Zewnętrznym,
RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA,
Datę wystawienia – data wystawienia faktury.
Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Magazyn nieaktywny można wskazać po kliknięciu na przycisk Magazyn. Opcja korzystania z wielu magazynów dostępna jest w przypadku modułów Handel, Handel Plus.
Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
Kwotę netto – wartość netto faktury.
Kwotę brutto – wartość brutto faktury.
Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany – kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta,
Dotyczy wersji: 2018.5.1
Wydrukował, Data wydruku, Zatwierdził, Data zatwierdzenia.
Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są z wystawianiem faktur. Są to Faktury Sprzedaży, Faktury Korygujące, faktury w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
czarny oznacza dokumenty zapisane w programie na stałe,
zielony to faktury lub korekty znajdujące się w buforze (można je modyfikować),
czerwony to dokumenty anulowane. Pomimo anulowania pozostają na liście i blokują numer (numer dokumentu anulowanego można wpisać ręcznie na nowej fakturze). Nie są brane pod uwagę w żadnych zestawieniach i raportach,
niebieski – oznacza dokumenty zaksięgowany.
Lista faktur
Oprócz standardowych przycisków (opisanych tutaj) w oknie znajdują się:
– księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Zasady księgowania opisane są tutaj .
– utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży (opcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).
– Przenieś do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się przenoszone dokumenty. Zasady przenoszenia do rejestrów VAT opisane są tutaj.
– korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanej kursorem faktury Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt.
– eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się tutaj .
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty.
– Operacje seryjne umożliwiające dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu oraz atrybutów JPK.
Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. Ponadto listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
Filtr dla listy Faktur Sprzedaży
Zasady obsługi filtra:
Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek
Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku
Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
Kreator schematu
W zależności od poziomu, z którego wywoływany jest kreator – może on wywoływać okna z różną zawartością.
Współpraca modułu Płace i Kadry z modułem w wersji Plus
Zasady, których należy przestrzegać, przy pracy na tej samej bazie danych korzystając na różnych stanowiskach z modułów: Płace i Kadry (PK) i Płace oraz Płace i Kadry Plus (PKP):
W Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat utworzono typy wypłat za pomocą algorytmu 11 i/lub 12. Wypłaty, w których mogą wystąpić tak zdefiniowane dodatki muszą być wyliczane na stanowisku PKP (w PK nie są obsługiwane te dwa algorytmy płacowe);
Pracownicy mają przypięte na Liście dodatków dodatki, które w definicji typu wypłaty (w konfiguracji) mają ustawiony Okres wypłaty dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 3 miesiące, co 12 miesięcy). Dodatki dla tych pracowników wyliczą się automatycznie w wypłatach z częstotliwością zgodną z okresem wypłaty ustawionym w konfiguracji, jeśli wypłaty będą wyliczane na stanowisku PKP (w PK wszystkie dodatki przypisane do pracownika proponują się do wypłaty co miesiąc i Operator sam decyduje, w którym miesiącu zapisać je w wypłacie);
W Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze w definicji kalendarza ustawiono okres rozliczeniowy dla nadgodzin dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 4 miesiące). Wypłaty etatowe dla osób, które mają przypisane kalendarze z takim sposobem rozliczania nadgodzin, należy obliczać na stanowisku PKP (w PK nadgodziny są zawsze liczone w 1‑miesięcznym cyklu rozliczeniowym);
Opis analityczny pracownika. W module PKP podczas wpisywania nowego pracownika jest dla niego automatycznie dodawany domyślny opis analityczny, przyporządkowany do pracownika opis jest domyślnie kopiowany do nowego zapisu historycznego (przy aktualizacji danych), jest też kopiowany do dopisywanych pracownikowi w kadrach dodatków, akordów i umów (w module PK opis analityczny nie jest dodawany ani kopiowany);
W Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłacie. Opis analityczny zgodnie z opisem wynikającym z danych kadrowych, wygeneruje się w wypłatach pod warunkiem, jeśli są naliczane w module PKP (w module PK opis analityczny w wypłacie nie jest generowany);
W schemacie numeracji listy płac jako jeden z członów numeracji występuje wydział. Numer pełny naliczanej wypłaty zawiera symbol wydziału, jeśli jest liczona w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej);
Odnotowanie na formularzu danych kadrowych pracownika ‘oddelegowania’, nie spowoduje właściwego naliczenia wynagrodzenia na liście płac w module PK (funkcjonalność ‘oddelegowanie’ jest dostępna w module PKP);
Zaznaczenie na zakładce [Etat], na formularzu danych kadrowych pracownika flagi Pracownik tymczasowy w module PKP, nie spowoduje poprawnego naliczenia wynagrodzenia, na liście płac w module PK;
Zajęcia komornicze dodane w module PKP nie będą automatycznie naliczane w wypłatach w module PK i nie wygenerują się płatności dla komornika;
Blokady dostępu do wydziałów. Blokowanie dostępu Operatora do wybranych wydziałów jest możliwe tylko w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej, a więc również blokad opartych na wydziałach);
Zapisanie więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia w Kalendarzu obecności pracownika – np. wpisanie nadgodzin jako drugie wejście, albo odnotowanie dodatkowej przerwy w pracy. Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy wyliczane jest z uwzględnieniem wszystkich wejść tylko w module PKP (w module PK nie można wpisać więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia i wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jest liczone z uwzględnieniem czasu pracy w zapisanego tylko pierwszym wejściu).
Współpraca Comarch ERP Optima z Formularzami IPS
Uwaga
Opcja dostępna tylko w wersji stacjonarnej programu Comarch ERP Optima. Współpraca z formularzami IPS jest niedostępna w wersji usługowej Comarch ERP Optima.
Programy Formularze IPS i Biuro Rachunkowe IPS oferują niemal 3 000 wzorów różnego rodzaju druków i formularzy. Dzięki integracji programu Formularze IPS z systemem Comarch ERP Optima Klienci obydwóch systemów mają możliwość szybszego wypełniania formularzy – dane identyfikacyjne i adresowe mogą być pobierane z bazy Comarch ERP Optima.
Z poziomu słownika pracowników oraz z poziomu formularza pracownika, udostępniono pod ikoną – funkcję dodatkową: Formularze IPS / Lista druków. Funkcja umożliwia wywołanie listy druków z najnowszej wersji programu Formularze IPS.
Na wybrane druki np. NIP-1, VAT-R itd. przenoszą się tylko dane identyfikacyjne i/lub teleadresowe:
firmy (np. na formularze z grupy VAT przenoszą się dane z gałęzi Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT‑7,VAT-UE, poza danymi identyfikacyjnymi można przenosić również numery firmowych rachunków bankowych),
pracowników, wspólników,
kontrahentów.
Po wybraniu formularza z listy, jeżeli formularz pobiera dane pracownika, wspólnika lub kontrahenta – wyświetli się lista podmiotów, z której należy wybrać odpowiedni podmiot.
Producent programu Formularze IPS udostępnia również narzędzie: IpsOptimaTools, za pomocą którego można wypełniać kolejne formularze lub modyfikować istniejące. Instrukcja obsługi tego narzędzia dostępna jest w programie Formularze IPS oraz na stronie producenta: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.
Funkcję dodatkową można podłączyć na dowolnej liście lub formularzu w systemie Comarch ERP Optima z każdego miejsca w programie użytkownik będzie miał wtedy dostęp do wszystkich rodzajów formularzy zgodnie z posiadaną licencją autora.
Wszelkie informacje dotyczące zakupu licencji dostępne są na stronie: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.
W szczególności funkcja może zostać udostępniona w każdym z miejsc gdzie jest dostępna ikona Funkcji dodatkowych. Aby to zrobić należy:
Z poziomu Ogólne / Pracownicy uruchomić Konfiguracjęfunkcji dodatkowych <CTRL+F11>.
W oknie „Konfiguracja funkcji dodatkowych” nacisnąć i przytrzymać klawisz <CTRL> a następnie kliknąć na zestaw „Formularze IPS”, przytrzymać, przesunąć, a następnie upuścić na gałęzi najwyższej czyli „Procedury”.
Jeżeli decyzją Administratora systemu nie każdy z użytkowników ma mieć dostęp do tej funkcjonalności należy użyć standardowych blokad dla funkcji dodatkowych.