Udostępnianie wydruków w Comarch ERP Optima do aplikacji Comarch HRM
W Comarch ERP Optima jest możliwość udostępnienia wydruków do aplikacji Comarch HRM. Wydruki w Comarch HRM będą widoczne dla zalogowanego użytkownika. W Comarch ERP Optima można udostępnić wydruki dotyczące pracowników z poziomu:
W Comarch ERP Optima można wskazać, które wydruki mają być udostępnione w aplikacji Comarch HRM z dwóch poziomów:
z menu Wydruk danych,
w Archiwum wydruków.
W celu udostępnienia wydruku na przykład Skierowanie na badanie lekarskie należy wejść na formularz pracownika, wybrać Wydruk danych, wskazać odpowiedni wydruk i wybrać opcję Udostępnij do Comarch HRM.
Wydruk danych – udostępnianie wydruku
Po wybraniu tej opcji w module Obieg dokumentów w Archiwum wydruków pojawia się udostępniony wydruk. W analogiczny sposób można udostępnić seryjnie wydruki dla wielu pracowników (PIT-11, Raport roczny ZUS RMUA, kwitki wypłat), korzystając z wydruków seryjnych na przykład kwitek wypłaty (wiele plików – e-mail).
Archiwum wydruków – udostępniony wydruk do Comarch HRM
Drugi sposób udostępniania wydruków do Comarch HRM dostępny jest po wejściu w Archiwum wydruków (moduł Obieg dokumentów).
Z poziomu Archiwum wydruków udostępniamy te kopie elektroniczne, które mają:
uzupełnioną nazwę wydruku,
powiązane są z pracownikiem.
Udostępnienie wydruku wywołujemy z menu kontekstowego. Z tego też poziomu możemy zablokować wyświetlanie wydruku w aplikacji Comarch HRM.
Menu kontekstowe
W Archiwum wydruków kolumny Comarch HRM oraz Nazwa wydruku można wywołać na listę poprzez wybór kolumn. W kolumnie Comarch HRM znajduje się informacja czy wydruk jest dostępny w aplikacji Comarch HRM. W kolumnie Nazwa wydruku jest informacja pod jaką nazwę dany wydruk będzie widoczny w Comarch HRM.
Archiwum wydruków
Uwaga
Podgląd elektronicznych kopii wydruków jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji na moduł Comarch ERP OptimaObieg Dokumentów.
Dodatkowo lista rodzajów jest uzależniona od pobranych modułów. Jest zawężana do takich, jakie są dostępne w ramach wykorzystywanych modułów. Przykładowo, jeśli użytkownik nie zalogował się do modułu Comarch ERP Optima Kadry i Płace – automatycznie nie będzie widział wydruków wykonywanych z poziomu tego modułu.
Wydruki zapisywane jako kopia elektroniczna (widoczne w Archiwum wydruków) zawierają informacje pozwalające na ich łatwe zidentyfikowanie (wyszukanie):
wydruki wykonane z poziomu formularza pracownika – nazwisko i imię pracownika,
wydruki wykonane z poziomu formularza umowy cywilnoprawnej – nazwisko i imię pracownika, numer umowy i okres jej trwania,
wydruki wykonane z poziomu formularza wypłaty pracownika – nazwisko i imię pracownika, numer wypłaty, jej rodzaj (np. etat, umowa) i okres za jaki została naliczona,
wydruki wykonane z poziomu formularzy deklaracji podatkowych pracownika – nazwisko i imię pracownika, typ deklaracji (np. PIT-11) i rok za który została naliczona.
Wydruki wysyłane za pośrednictwem e-maila
Wysyłanie wydruku jako załącznik wiadomości e-mail
Z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika, formularza deklaracji podatkowej pracownika (PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1), Formularza wypłaty pracownika oraz Formularza umowy możliwe jest wysłanie wybranego wydruku na E-mail podany na formularzu danych kadrowych (zakładka [Ogólne]).
W momencie wybrania odpowiedniego wydruku z opcji Wyślij (dostępnej na wstążce) podnosi się okno wiadomości z uzupełnionym odbiorcą e-maila (adres e-mail pracownika) oraz załącznikiem (do nazwy załącznika wstawia się na początku Nazwisko_Imię, a na końcu dodatkowo data i godzina, np.: Zama_Robert_Wydruki kadrowe_Karta pracy_20110210_120323.pdf).
Wydruk kaskadowy do e-maila
Z poziomu listy Deklaracje PIT pracowników dostępne są dla deklaracji PIT-11, PIT-8C i IFT-1/1R (dla najnowszych wersji tych deklaracji) wydruki kaskadowe do emaila z zapisem wydruku dla każdej zaznaczonej pozycji do oddzielnego pliku PDF. Omawiane wydruki są oznaczone jako nazwa wydruku plus informacja wiele plików – e-mail np.: PIT11(XX) – (wiele plików e-mail).
Z poziomu listy Wypłaty pracowników dostępne są również wydruki kaskadowe Kwitek wypłaty (wiele plików e‑mail), Kwitek wypłaty dla oddeleg.(wiele plików – e-mail) i Rachunek do umowy (wiele plików – e-mail).
Jeżeli użytkownik posiada licencję na moduł Comarch ERP OptimaCRM i ma skonfigurowaną skrzynkę pocztową w programie Comarch ERP Optima, to może te wydruki wykorzystać do seryjnej wysyłki e-maili do pracowników. W takiej sytuacji dla każdego z zaznaczonych pracowników zostanie utworzona oddzielna wiadomość pocztowa z jego adresem i załączonym wydrukiem, dotyczącym konkretnego pracownika.
Wydruki do Worda (XML)
Poza standardowymi wydrukami program Comarch ERP Optima został wzbogacony o najczęściej używane wydruki, które są edytowane w programie Word i pozwalają na modyfikację jego treści.
Uwaga
Parametr Nazwa programu dla wydruków do Worda (XML): dostępny z poziomu Konfiguracji /Stanowisko /Ogólne/ Wydruki, pozwala na określenie domyślnego programu, w którym będą edytowane standardowe wydruki do Worda (XML).
Standardowo podpowiada się winword.exe co oznacza, że wydruki podnoszą się w aplikacji MS Word, również wtedy, gdy oprócz niego zainstalowany na stanowisku jest Open Office Writer.
Jeżeli w konfiguracji wpisany został swriter.exe, to wydruki edytowane są poprzez Open Office Writer, również wtedy, gdy na stanowisku zainstalowany jest także MS Word.
W pozostałych sytuacjach program Comarch ERP Optima nie będzie generował poprawnych wydruków. Jeżeli zostanie wprowadzony dowolny ciąg znaków, niepozwalający na uruchomienie wskazanej aplikacji, to w momencie wywołania wydruku pojawi się komunikat Błąd uruchamiania programu [Nazwa_programu]. Nie można odnaleźć określonego pliku.
Uwaga
Wydruki edytowalne w programie MS Word (oznaczone jako Wydruki do Worda (XML)) dostępne są tylko z poziomu przycisku Wydruk danych . Nie jest możliwe wygenerowanie wydruku za pomocą Podglądu wydruku.
Standardowe wydruki w programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry
W programie istnieje wiele standardowych wydruków, dostępnych z poziomów list i formularzy.
Kilka uwag do wydruków:
Świadectwo pracy (Crystal, xml) – okresy nieskładkowe – na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z FUS do okresów nieskładkowych należą: wynagrodzenia chorobowe, zasiłki chorobowe, opiekuńcze, rehabilitacyjne oraz wychowawcze, nieobecności usprawiedliwione (kod świadczenia/przerwy 151) oraz inna nieobecność 350.
Tylko standardowo zdefiniowana nieobecność służba wojskowa (kod 350) zostanie wydrukowana wyłącznie w pkt 7. świadectwa pracy. Nieobecność zdefiniowana przez użytkownika (nawet skopiowana ze standardowej) będzie wykazana w okresach nieskładkowych, a nie będzie jej w pkt. 7.
Nieobecności ZUS – warunki do wykazywania nieobecności na tym raporcie: wykazywane są wszystkie nieobecności, które w konfiguracji mają ustawiony typ nieobecności „zwolnienie ZUS”, wykazywane są również nieobecności, które w konfiguracji maja ustawiony typ nieobecności „usprawiedliwiona” i jednocześnie jedną z „pozycji na deklaracji ZUS”: 155, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334.
Podsumowanie list płac wg deklaracji / wg okresu – nie wymaga zaznaczenia odpowiednich list. Ustawienia filtra na oknie list płac nie ma wpływu na ten wydruk – jedynym kryterium wykazywania wypłat jest wskazany w parametrach przed wydrukiem miesiąc deklaracji/okres wypłaty.
Informacje bieżące
Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących.
Raport (informacje) wywoływany jest po wciśnięciu zakładki Informacje Bieżące. Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany.
W module Płace i Kadry (Plus, Comarch ERP XL) – można wyświetlać następujące informacje:
Zaliczka na PIT-4R do zrealizowania – informacja o konieczności przygotowania deklaracji – wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca, jeśli brak zatwierdzonej zaliczki na PIT-4R (deklaracji pomocniczej) za poprzedni miesiąc. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji PIT-4R i naliczyć deklaracje.
Podatek na PIT-8AR do zrealizowania – informacja o konieczności przygotowania deklaracji – wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca, jeśli brak zatwierdzonej deklaracji pomocniczej PIT-8A za poprzedni miesiąc. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji pomocniczych PIT-8A i naliczyć deklarację pomocniczą do PIT-8AR.
Deklaracja DRA do realizacji – informacja o konieczności przygotowania deklaracji – wyświetlana na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji DRA i naliczyć deklaracje.
Deklaracja PFRON do realizacji – informacja o konieczności przygotowania deklaracji do – wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji PFRON i naliczyć deklaracje.
Lista umów nierozliczonych – lista umów cywilnoprawnych zakończonych (wpisana data zakończenia umowy), ale nierozliczonych. Aby umowa pokazała się na liście muszą być jednocześnie spełnione trzy warunki:
od daty zakończenia zapisanej w umowie do daty bieżącej upłynęło, co najmniej o 10 dni,
data zakończenia umowy jest wcześniejsza niż 1-szy dzień bieżącego miesiąca,
umowa nie jest w całości rozliczona.
Wygasające umowy o pracę – wyświetlana lista pracowników, dla których data rozwiązania umowy o pracę zawiera się w okresie 5 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘5 dni przed i 5 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 10.01.2011 r. będą wyświetlone osoby, dla których umowa o pracę wygasa w okresie 6-14.01.2011 r. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika i przedłużyć umowę. Dla tego raportu istnieje możliwość zdefiniowania własnego terminu czasowego, określającego dowolny zakres dni, w których będzie wyświetlana analiza.
Pracownicy do badania – wyświetlana lista pracowników, dla których data ważności badań okresowych zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘30 dni przed i 30 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 30.01.2011r. będą wyświetlone osoby, dla których ważność badań okresowych wygasa w okresie 1.01.-28.02.2011. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika. Dla tego raportu istnieje możliwość zdefiniowania własnego terminu czasowego, określającego dowolny zakres dni, w których będzie wyświetlana analiza.
Wygasające uprawnienia pracownika – informacja ta pojawia się, jeśli Użytkownik na liście słownikowej uprawnień pracownika zaznaczy parametr przypomnienie o terminie ważności oraz wpisze datę ważności uprawnienia. Wyświetlana jest lista pracowników, dla których data ważności uprawnienia zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘30 dni przed i 30 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 30.01.2011 r. będą wyświetlone osoby, dla których ważność uprawnień wygasa w okresie 1.01.-28.02.2011. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika. Dla tego raportu istnieje możliwość zdefiniowania własnego terminu czasowego, określającego dowolny zakres dni, w których będzie wyświetlana analiza.
Liczba zatrudnionych na dzień (Comarch HRM) – analiza przedstawia liczbę zatrudnionych na etat, liczbę osób niebędących pracownikami, mających ustawiony dostęp do aplikacji Comarch HRM, liczbę osób z umowami cywilno‑prawnymi oraz łączną wartość ustaloną na dany dzień. Wartość w kolumnie Umowy jest wyświetlana w zależności od ustawienia parametru w System/Konfiguracja/Firma/Płace/e‑PracownikUwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM.
Uwaga
Aby zmienić domyślne terminy należy z poziomu Konfiguracji programu/Informacje/Informacje bieżące za pomocą przycisku lupy edytować konkretną analizę, odznaczyć parametr termin domyślny i za pomocą przycisku Termin wskazać standardowy termin lub dodać własny czasowy termin (z odpowiednio zdefiniowanym zakresem dat np.: 14 dni przed i 14 dni po dla analizy Wygasające umowy o pracę).
Struktura arkusza kalkulacyjnego
Uwaga
Niezależnie od ustawień regionalnych pola z datami zapisywane są w arkuszu w formacie RRRR-MM-DD (np. 2010-10-01)
Komórki w arkuszu MS Excel w formacie gg:mm, w przypadku godzin jednocyfrowych, wyświetlane są w postaci ‘7:00’ (bez zera na początku).
Komórki liczbowe nie mają domyślnie wstawianych w arkuszu nieznaczących miejsc po przecinku (jeżeli liczba całkowita) – np. stawka zaszeregowania wyświetlana będzie w postaci ‘3000’, a nie ‘3000,00’
Kolumna Plec – dopuszczalne wartości kolumny to „K” i „M” zapisane dużymi literami jeżeli w kolumnie płeć zostały zapisane małe litery „k” i „m” nie importuje się płeć do Comarch ERP Optima
Kolumna Wojewodztwo – importują się tylko nazwy województw zapisane małymi literami (tak, jak na liście słownikowej pola Województwo) – jeżeli województwo zostało wpisane „dużymi literami” nie importuje się do Comarch ERP Optima.
RCP – można eksportować tylko jeden zapis RCP – eksportuje się ostatni względem daty z pola OkresOd.
Liczba kolumn zawierająca informacje z kolejnych wejść/wyjść (czas przepracowany/plan pracy) w obrębie jednego dnia w kalendarzu jest ustalana dynamicznie.
Dane kadrowe
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Archiwalny
0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza Excel za pomocą programu Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
nowego pracownika - parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
ponowny import z opcją ‘Nadpisz’ - nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
Drugie_imie
drugie imię pracownika
Data_urodzenia
data urodzenia
Miejsce_urodzenia
miejsce urodzenia
Imie_ojca
imię ojca
Imie_matki
imię matki
Nazwisko_rodowe
nazwisko rodowe
Nazwisko_rodowe_matki
nazwisko rodowe matki
Plec
K - kobieta,
M - mężczyzna
Pesel
nr Pesel
NIP
nr NIP
Dowod_osobisty
seria i nr dowodu osobistego
Dowod_wydany_przez
Dowod_data_wydania
data wydania dowodu osobistego
Dowod_data_ waznosci
data ważności dowodu osobistego
Paszport
seria i nr paszportu
Wydzial
nazwa wydziału (Płace i Kadry Plus)
Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału, unikalny, występuje w strukturze organizacyjnej (Płace i Kadry Plus)
RCP_Numer
numer karty RCP (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresOd
okres od (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresDo
okres do (Płace i Kadry Plus)
Dane adresowe
Kraj
nazwa kraju
Wojewodztwo
nazwa województwa
Powiat
nazwa powiatu
Gmina
nazwa gminy
Miejscowosc
nazwa miejscowości
Ulica
nazwa ulicy
Nr_domu
nr domu
Nr_lokalu
nr lokalu
Kod_pocztowy
kod pocztowy np. 10-210
Poczta
nazwa poczty
Rodzaj_miejscowosci
0 - miasto,
1 - wieś
Kod_gminy
kod gminy na podstawie specyfikacji NFZ
Telefon
nr. telefonu
Email
Adres E-mail
Dane etatowe
Data_zatrudnienia
data zatrudnienia
Data_zwolnienia
data zwolnienia
Rodzaj_zatrudnienia
0-pracownik,
1-właściciel,
2-os. współp.,
4-uczeń i roku,
5-II roku,
6-III roku,
7-młodociany
Rodzaj_umowy
na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próby, na czas nieokreślony, na czas określony (zastępstwo)
Stanowisko
nazwa stanowiska
Licznik_wymiaru_etatu
Licznik wymiaru etatu
np. 1 dla 1/1
Mianownik_wymiaru_etatu
Mianownik wymiaru etatu np. 2 dla 1/2
Rodzaj_stawki
1 - miesięczna,
2 - godzinowa,
0 - brak etatu
Czy_stawka_minimalna
0 - nie,
1 - stawka minimalna
Stawka
wartość stawki zaszeregowania,
ZestawienieCzasuPracy
Pracownik rozliczany
0 – wg Kalendarza
1 – wg Obecności
2 – wg Zestawienia
Procent_minimalnej
Wartość odczytywana z etatu pracownika, pole Gwarant%min (standardowo 100)
Dobowa_norma_do_urlopu
Standardowo wartość 8h w przeliczeniu na minuty, czyli 480
Limit_nadgodzin_w_minutach
Indywidualny limit nadgodzin danego pracownika (na formularzu etatu)
Kod_zawodu
Kod zawodu zgodny ze specyfikacją GUS
Kod_oddzialu_NFZ
Kod oddziału NFZ
Data_przyst_do_NFZ
Data przystąpienia do NFZ
Kod_wyksztalcenia
Kod wykształcenia funkcjonujący w ZUS
Kod_wyksztalcenia_PFRON
Informacja zgodna z listą słownikową kodów wykształcenia PFRON dostępną na formularzu pracownika
Wiek_emerytalny
Data osiągnięcia przez pracownika wieku emerytalnego
Procent_Zasadniczego_Koszty50
Informacja o procencie wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu
Badania okresowe
Data badania okresowego
Koszty_uzyskania_mnoznik
Standardowo wartość 1, dla kosztów uzyskania podwyższonych 1,25
Ulga_podatkowa_mnoznik
Standardowo wartość 1 (czyli ulga jest potrącana), w przypadku gdy ma jej nie być wartość 0
Bez_FP_ponizej_minimalnej
0 – Fundusz Pracy będzie naliczany zawsze,
1 – Fundusz Pracy będzie naliczany dla podstawy równej lub wyższej od płacy minimalnej
US_akronim
Akronim urzędu skarbowego, do którego przypisany jest pracownik
US_nazwa
Nazwa urzędu skarbowego (pracownika)
US_miejscowosc
Miejscowość, w której znajduje się urząd skarbowy pracownika
US_ulica
Ulica, przy której jest urząd skarbowy
US_nr_domu
Numer budynku urzędu skarbowego
US_kod_pocztowy
Kod pocztowy urzędu skarbowego
Ubezpieczenia
Kod_tytułu_ubezpieczenia
kod tytułu ub. bez zer z przodu
Prawo_do_renty_i_emerytury
0 - bez prawa,
1 - do emer.,
2 - do renty
Stopien_niepełnosprawnosci
numer zgodny ze specyfikacją Programu Płatnik
Niepelnosprawnosc_od
Wskazanie zakresu dat ustalenia stopnia niepełnosprawności
Niepelnosprawnosc_do
Ubezpieczenie_ZUS_od
data powstania obowiązkowych ubezp. społ.
Emerytalne
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Rentowe
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Wypadkowe
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Ubezpieczenia_zdrowotne_od
data powstania obowiązkowego ubezp. zdr.
Emerytalne_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Emerytalne_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Rentowe_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Rentowe_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Chorobowe_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Zdrowotne_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Zdrowotne_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Praca_w_szczeg_warunk
Kod pracy w szczególnych warunkach zgodny z wytycznymi ZUS (pole 9-znakowe)
Praca_w_szczeg_warunk_od
data od której, pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Praca_w_szczeg_warunk_do
data do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Szczeg_warunki_FEP_kod
Kod pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
Szczeg_warunki_FEP_od
data od której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Szczeg_warunki_FEP_do
data do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Nie_naliczac_FP
nie naliczać Funduszu Pracy
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FP_od_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FP – data od
Nie_naliczac_FP_do_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FP – data do
Nie_naliczac_FGSP
nie naliczać Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FGSP_od_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data od
Nie_naliczac_FGSP_do_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data do
Inne dane
Kategoria
kod kategorii z formularza kategorii
Opis_kategorii
opis kategorii
Opis_pracownika
opis pracownika
Formy płatności
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Lp
kolejność zapisów
Forma_platnosci_nazwa
gotówka, czek, przelew, kredyt, inna
Forma_platnosci_typ
1 – gotówka,
2 – przelew
Bank_akronim
akronim banku
Bank_numer
nr rozliczeniowy banku
Bank_nazwa
nazwa banku
IBAN
0 - zwykły standard,
1 - standard IBAN
Numer_rachunku
pełny numer rachunku
Procent
przypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – procent
Kwota
przypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – kwota
Reszta
0 - brak nadwyżek,
1- nadwyżki nad zadeklarowane kwoty
Akordy
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Nazwa
nazwa akordu
Rodzaj
rodzaj akordu (prosty, progresywny, grupowy)
Miesiac
akordy za miesiąc
Rok
akordy za rok
Ilosc
ilość wykonanych jednostek
Czas_w_minutach
czas wykonania w minutach
Kwota_akordu_grupowego
kwota całościowa akordu grupowego
Udzial_akordu_grupowego
Udział akordu grupowego. Jest to współczynnik proporcjonalności przemnożony przez ilość godzin przepracowanych w akordzie.
Przy eksporcie przepisywana nazwa; przy imporcie - ignorowana
Data_od
Data rozpoczęcia nieobecności
Data_do
Data zakończenia nieobecności
Przyczyna
Przyczyna nieobecności – przy eksporcie tekst w arkuszu zapisywany zgodnie z wyświetlanym w słowniku przyczyn, przy imporcie tekst z arkusza zamieniamy na jego odpowiednią wartość w bazie
Nieobecnosc_na_czesc_dnia
Czas nieobecności na część dnia w minutach. Kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku nieobecności typu urlop.
Plan pracy
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Plan pracy
Lp
Liczba porządkowa nr wiersza z danymi
Kod
kod pracownika (akronim)
Nazwisko
nazwisko pracownika (informacyjnie)
Imie
pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDnia
Praca / wolny / święto – przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio P, W, S. Przy imporcie – opisy z arkusza zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie P=1, W=2, S=3
Wxx_GodzOd
Godzina Od w wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDo
Godzina Do w wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_Strefa
Akronim strefy w wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_Wydzial
Nazwa wydziału w wejściu (pole informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału w wejściu (potrzebne do importu) oznaczonym numerem xx
Wxx_Projekt
Nazwa projektu w wejściu (informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Projekt_adres_wezla
Adres węzła projektu w pierwszym wejściu oznaczonym numerem xx
Czas przepracowany
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Czas przepracowany
Kod
kod pracownika (akronim)
Nazwisko
nazwisko pracownika (informacyjnie)
Imię
pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDnia
Oznaczenie dnia: Pracy / Wolny / Święto / Nieobecność.
Przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio:
P - pracy,
W - wolny,
S - święto,
N - nieobecność.
Przy imporcie wartości P, w i S są ignorowane – niezapisywane w bazie, oznaczają tylko, że dany dzień może podlegać importowi. Wartość N (nieobecność) przy eksporcie domyślnie kolejne kolumny (godziny, strefy itp.) niewypełniane. Przy imporcie taki wiersz nie jest wczytywany do kalendarza pracownika, nawet jeśli byłyby dla niego wypełnione wejścia
Wxx_GodzOd
Godzina Od w wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDo
Godzina do w wejściu oznaczonym numerem xx (gg:mm)
Wxx_Strefa
Akronim strefy w wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_Opis_Nadg
Wartości odpowiadające dostępnym w kolumnie ‘Nadg’ w wejściu oznaczonym numerem xx – opisy ustawiane przy eksporcie zgodne z wyświetlanymi przy edycji dnia w kalendarzu. Przy imporcie zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie. Puste pole (brak zapisu)=1,
O.BM=2, O.NM=3, W.PŁ=4, W.NP=5.
Czas przepracowany c.d.
Wxx_Wydzial
Nazwa wydziału w wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału w wejściu oznaczonym numerem xx (ważny do importu)
Wxx_Projekt
Nazwa projektu w wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Projekt_adres_wezla
Adres węzła projektu w wejściu (ważny do importu)
Czas zestawienia
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Czas zestawienia
Kod
kod pracownika (akronim)
Nazwisko
nazwisko pracownika (informacyjnie)
Imie
pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
PozycjaZestawienia
Numer kolejnej pozycji zestawienia:
0 – dla wiersza nagłówkowego,
1 (do n) – dla pozycji zestawienia, widoczne na 2-ej zakładce
DataOd
Data Od z zestawienia– uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
DataDo
Data do z zestawienia – uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
CzasPracyGodz
Liczba przepracowanych godzin – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia – wyświetlana w formacie gg:mm
CzasPracyDni
Liczba przepracowanych dni – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia
Nadgodziny50
Liczba nadgodzin płatnych 50%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
Nadgodziny100
Liczba nadgodzin płatnych 100%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
GodzinyNocne
Liczba godzin nocnych, odpowiednio dla nagłówka lub pozycji zestawienia (format gg:mm)
Strefa
Akronim strefy dla danej pozycji zestawienia. Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
Wydzial
Nazwa wydziału dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
Projekt
Nazwa projektu dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Projekt_adres_wezla
Adres węzła projektu dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
Umowy
Uwaga
Symbole są w bazie unikalne (Konfiguracja / Definicje dokumentów). Jeśli w arkuszu *.xls (kolumna Symbol_listy) podano już istniejący w bazie symbol dokumentu np. PA (paragon) to zaimportuje się umowa bez symbolu.
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Umowy
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Symbol_numeracji
Wypełniając pole należy sprawdzić, czy w Konfiguracji firmy / Definicje dokumentów / Płace / Umowa istnieje definicja dokumentu, która została podana w arkuszu.
W przypadku wpisania w arkuszu symbolu, który nie istnieje w Definicji dokumentów umowa nie zostanie zaimportowana.
Opis_umowy
Treść pojawi się w polu Opis umowy
Data_od
Data zawarcia umowy
Data_do
Data rozwiązania umowy
Rodzaj_umowy
Nazwa typu wypłaty (rodzaju umowy)
Wartosc_brutto
Wartość umowy (kwota brutto)
Tytul
Tytuł umowy
Kwota_nastepnej_wyplaty
Kwota następnej wypłaty brutto
Kod_tytulu_ubezpieczenia
bez zer z przodu (np.411, nie 0411)Kod tytułu ubezpieczenia
Ubezpieczenie_ZUS_od
Data zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych
Emerytalne
1 – podlega obowiązkowemu emerytalnemu;
0 – nie podlega
Rentowe
1 – podlega obowiązkowemu rentowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe
1 – podlega obowiązkowemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Wypadkowe
1 – podlega obowiązkowemu wypadkowemu;
0 – nie podlega
Ubezpieczenie_zdrowotne_od
Data zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego
Emerytalne_dobr
1 – podlega dobrowolnemu emerytalnemu;
0 – nie podlega;
Emerytalne_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. emerytalnego
Rentowe_dobr
1 – podlega dobrowolnemu rentowemu;
0 – nie podlega
Rentowe_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. rentowego
Chorobowe_dobr
1 – podlega dobrowolnemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. Chorobowego
Zdrowotne_dobr
1 – podlega dobrowolnemu zdrowotnemu;
0 – nie podlega
Zdrowotne_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. zdrowotnego
Data_wyrejestrowania
Data wyrejestrowania z ubezpieczeń
Kod_wyrejestrowania
Kod przyczyny wyrejestrowania
Symbol_listy
Symbol listy płac, z którą ma być powiązana umowa
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Symbol_numeracji
Wypełniając pole należy sprawdzić, czy w Konfiguracji firmy / Definicje dokumentów / Płace / Umowa istnieje definicja dokumentu, która została podana w arkuszu.
W przypadku wpisania w arkuszu symbolu, który nie istnieje w Definicji dokumentów umowa nie zostanie zaimportowana.
Opis_umowy
Treść pojawi się w polu Opis umowy
Data_od
Data zawarcia umowy
Data_do
Data rozwiązania umowy
Rodzaj_umowy
Nazwa typu wypłaty (rodzaju umowy)
Wartosc_brutto
Wartość umowy (kwota brutto)
Tytul
Tytuł umowy
Kwota_nastepnej_wyplaty
Kwota następnej wypłaty brutto
Kod_tytulu_ubezpieczenia
Kod tytułu ubezpieczenia bez zer z przodu (np.411, nie 0411)
Ubezpieczenie_ZUS_od
Data zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych
Emerytalne
1 – podlega obowiązkowemu emerytalnemu;
0 – nie podlega
Rentowe
1 – podlega obowiązkowemu rentowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe
1 – podlega obowiązkowemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Wypadkowe
1 – podlega obowiązkowemu wypadkowemu;
0 – nie podlega
Ubezpieczenie_zdrowotne_od
Data zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego
Emerytalne_dobr
1 – podlega dobrowolnemu emerytalnemu;
0 – nie podlega
Emerytalne_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. emerytalnego
Rentowe_dobr
1 – podlega dobrowolnemu rentowemu;
0 – nie podlega
Rentowe_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. rentowego
Chorobowe_dobr
1 – podlega dobrowolnemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. Chorobowego
Zdrowotne_dobr
1 – podlega dobrowolnemu zdrowotnemu;
0 – nie podlega
Zdrowotne_dobr_od
Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. zdrowotnego
Data_wyrejestrowania
Data wyrejestrowania z ubezpieczeń
Kod_wyrejestrowania
Kod przyczyny wyrejestrowania
Symbol_listy
Symbol listy płac, z którą ma być powiązana umowa
Eksport danych kadrowych
Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.
Uwaga
Wymagane rozszerzenie pliku docelowego Eksportu danych kadrowych to *.xls. Warunek konieczny także dla stanowisk, gdzie wykonywany jest eksport, a jest zainstalowany tylko arkusz kalkulacyjny Open Office.
Zakres informacji exportu do arkusza Excel:
Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział),
Dane adresowe (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon, E-mail),
Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka, procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu),
Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego, informacja o nie naliczaniu składek FP/FGŚP, okresy od do nie naliczania FP/FGŚP),
Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),
Uwaga
Można eksportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście.
Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).
Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
Plan pracy (kalendarz normatywny),
Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
Nieobecności,
Zestawienia czasu pracy,
Umowy – w przypadku eksportu umów, dostępne są dodatkowo 2 opcje:
Tylko umowy nierozliczone – jeśli zostanie zaznaczona to zostaną wyeksportowane tylko te umowy, które nie są w bazie oznaczone jako Spłacone. Jeśli nie jest zaznaczona – eksport niezależnie od tego, czy umowa jest spłacona;
Tylko umowy rozpoczynające się w okresie od – do – dotyczy zawężenia eksportu do umów, które są zawarte w okresie Od-Do (istotna data zawarcia). Jeśli nie zostanie zaznaczona, to pola z zakresem dat nieaktywne – wyeksportowane zostaną wszystkie umowy.
Aby ułatwić sobie przygotowanie pustego arkusza z prawidłowymi nagłówkami poszczególnych kolumn i zakładek należy:
zalogować się do przygotowanej, pustej bazy w Comarch ERP Optima,
z zakładki Płace i Kadry wybrać Kadry,
jeśli lista pracowników jest pusta należy wprowadzić jeden zapis, w tym celu naciskamy przycisk plusa lub <INSERT>. Wystarczy uzupełnić pola: akronim, nazwisko, imię, następnie zapisać formularz,
aktywny stanie się przycisk eksportu danych kadrowych . Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z parametrami eksportu danych kadrowych można wybrać zakres danych, które użytkownik chce zapisać w formacie pliku *.xls.
W sytuacji, gdy w bazie znajdują się już dane kadrowe pracowników, a użytkownik chciałby wyeksportować dane do pliku *.xls należy zaznaczyć pracowników i nacisnąć ikonę eksportu , a następnie wybrać zakres eksportowanych danych.
Eksport czasu pracy i nieobecności
Przy każdej pozycji znajdują się pola dotyczące okresu eksportu. Daty od/ do można wpisywać „ z ręki” lub nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się kalendarz.
Eksport danych dotyczący czasu pracy wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników.
Eksport czasu pracy, nieobecności dostępny jest z tego samego miejsca, co eksport danych kadrowych tj. z listy pracowników w kadrach. Chcąc przygotować eksport czasu pracy, nieobecności należy:
wyświetlić listę pracowników (Kadry),
zaznaczyć pracowników, których dane o czasie pracy i / lub nieobecnościach chcemy umieścić w arkuszu *.xls,
następnie nacisnąć przycisk eksportu .
W oknie eksportu należy zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą czasu pracy, czy nieobecności.
Przy eksporcie czasu pracy do arkusza *.xls sprawdzany jest sposób rozliczania czasu pracy z etatu pracownika z zapisu historycznego aktualnego na dzień zgodny z datą aktualności na liście pracowników.
Jeśli pracownik ma aktualizację związaną ze zmianą rodzaju rozliczenia w obrębie okresu, za który użytkownik chce wykonać eksport przykładowo: Zmiana z wg kalendarza na wg zestawienia od 15.10.2006 i wyeksportować do arkusza informacje o czasie pracy za cały miesiąc październik, należy:
wykonać eksport Czasu przepracowanego (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg kalendarza i wg obecności) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie między 1 – 14.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany np. wg kalendarza),
wykonać eksport Zestawienia (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg zestawienia) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie 15-31.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany wg zestawienia).
Eksport planu pracy – kalendarza normatywnego – wykonywany jest dla zadanego okresu. Jest realizowany w identyczny sposób dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, według jakiej metody mają rozliczany czas pracy (wg kalendarza, wg obecności, wg zestawienia).
Uwaga
Eksport planu pracy – jest wykonywany za cały miesiąc, nawet jeśli osoba nie była zatrudniona od 1-go danego miesiąca.
Eksport czasu przepracowanego (obecności) dotyczy pracowników rozliczanych:
Wg Kalendarza,
Wg Obecności.
W arkuszu *.xls znajdą się informacje o czasie przepracowanym dla poszczególnych dni (i wejść w tych dniach) we wskazanym okresie.
Dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia jest możliwość wyeksportowania do arkusza *.xls informacji o czasie przepracowanym zapisanym w zestawieniu za wskazany miesiąc. Zestawienia podlegają eksportowi wraz z pozycjami tych zestawień dla poszczególnych stref. Przy opcji eksportu zestawienia czasu przepracowanego jest parametr Tylko pracownicy z wypełnionym zestawieniem:
Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się pracownicy rozliczani wg zestawienia, którzy wskazany okres mieli uzupełnione w programie Zestawienie,
Niezaznaczony [ ] – dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’, którzy w danym miesiącu nie posiadali żadnego zestawienia utworzy się puste zestawienie czasu pracy z wypełnionym Akronimem, Nazwiskiem i Imieniem pracownika. Okres Od Do nie jest wypełniany, należy go samodzielnie uzupełnić w arkuszu *.xls.
Eksport nieobecności do Excela za wskazany okres. Dostępny jest parametr Tylko pracownicy z nieobecnościami. Operator za pomocą tego parametru określi, czy chce eksportować dodatkowo wiersze niewypełnione nieobecnością dla osób, które w zadanym okresie nie mają ani jednego dnia nieobecności.
Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się tylko zaznaczeni pracownicy, którzy w zadanym okresie mają odnotowane w programie nieobecności,
Niezaznaczony [ ] – do arkusza zostaną wyeksportowani zaznaczeni pracownicy, również Ci, którzy nie mają w zadanym okresie nieobecności, będą mieć wypełnione w arkuszu tylko kolumny z kodem, imieniem i nazwiskiem, a kolejne komórki arkusza są puste. Ta opcja eksportu nieobecności ma na celu automatyczne przygotowanie arkusza o wymaganym formacie, co ułatwi klientom skorzystanie z importu nieobecności (wystarczy tylko uzupełnić informacje o nieobecnościach i zaimportować).
Uwaga
Eksport nieobecności jest wykonywany jednakowo dla wszystkich zaznaczonych pracowników, niezależnie od tego, jaki sposób rozliczenia czasu pracy ustawiono dla danego pracownika.
Słowniki
W programie wielokrotnie wykorzystujemy nazwy tych samych miejscowości, funkcji czy stanowisk. W celu zoptymalizowania pracy z programem stworzono słowniki. W module Płace i Kadry dostępne są:
Stanowiska,
Funkcje,
Przyczyny zwolnienia,
Kody zawodów,
Tytuły umów,
Miejscowości,
Schorzenia,
Uprawnienia/kwalifikacje,
Rodzaje stażu pracy,
Pracodawcy – użytkownicy.
Wszystkie te słowniki obsługiwane są przez identyczne przyciski:
lub <INSERT> dodanie pozycji do wybranego słownika
lub <ENTER> edycja pozycji wybranego słownika
lub <DELETE> usunięcie pozycji z wybranego słownika.
Możliwy jest import słowników pomiędzy obsługiwanymi przez system firmami. Wykonujemy to z poziomu Narzędzi/ Importy / Import z innej bazy danych. Udostępniono importy:
form płatności,
funkcji pracowników,
kodów zawodów,
stanowisk,
tytułów umów,
przyczyn zwolnienia,
serii kalendarzy,
kalendarzy,
typów wypłat,
limitów nieobecności,
typów nieobecności,
wskaźników,
akordów.
Dodatkowo w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus można zaimportować do innej bazy:
serie dokumentów płacowych,
wydziały,
definicje stref,
wzorce płacowe,
atrybuty pracownika,
RCP formatów importu,
RCP reguł wygładzania,
wzorców zmiany pola,
rodzajów stażu pracy,
Import następuje ze wskazanej bazy do bazy firmy, w której aktualnie się znajdujemy. Importowane są tylko zaznaczone słowniki.
Współpraca z Sendit.pl
Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem platformy Sendit.pl. Przesyłki realizowane są przez firmę kurierską DPD. Użytkownik może m.in. złożyć zlecenie nadania paczki, wydrukować list przewozowy oraz śledzić status przesyłki. Funkcjonalność jest dostępna dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.
Konfiguracja
Założenie nowego lub skonfigurowanie już istniejącego konta możliwe jest z poziomu Konfiguracji. Konto do współpracy z Comarch ERP Optima powinno być założone z poziomu programu. Nie ma możliwości współpracy z kontami założonymi poprzez serwis Sendit. Więcej szczegółów opisanych można znaleźć opisanych na zakładce Ogólne i Lista adresów.
Nadanie przesyłki
W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem – Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek kurierskich.
Lista Przesyłek Kurierskich
Lista zawiera kolumny:
Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Data nadania – data wysłania zlecenia do serwisu Sendit.
Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym. Dokumenty Anulowane na liście są w kolorze czerwonym
Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.
Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
Status przesyłki – status przesyłki pobierany z Sendit.pl.
Data statusu – data nadania statusu pobierana z Sendit.pl
Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny:
Numer protokołu odbioru, Numer zlecenia odbioru – numery dokumentów pobierane są z Sendit.pl po nadaniu przesyłki.
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.
W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez Sendit.pl.
Po wciśnięciu przycisku plusa zostanie utworzony nowy dokument Zlecenia Nadania Przesyłki
Zakładka [Ogólne]
Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka Ogólne
Numer wewnętrzny dokumentu – na nowym dokumencie automatycznie podpowiada się schemat numeracji zdefiniowany w konfiguracji programu. Wybór innego schematu jest dostępny pod przyciskiem Dokument lub z rozwijanej listy.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Domyślnie ustawiana jest data bieżąca, operator może ją zmienić.
Nadawca – jako adres nadawczy automatycznie ustawiany jest domyślny adres z konfiguracji programu. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.
Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon.
Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na dokumencie.
Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela.
Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
Opcje – w tym miejscu możliwe jest nadanie przesyłki za pobraniem z określeniem kwoty, jaka ma być pobrana od odbiorcy przez kuriera oraz wpisanie dodatkowych uwag dla kuriera (maksymalnie 40 znaków). Możliwe jest automatyczne wypełnianie kwoty pobrania na podstawie wartości brutto dokumentu (FA, PA, WZ), do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Paczki. Kwota jest uzupełniana po zaznaczeniu parametru Pobranie na Zleceniu.
Następnie należy dodać paczki, jakie będą przesyłane do odbiorcy w ramach tego zlecenia wraz z określeniem:
Wagi (kg) – waga jednej paczki nie może przekraczać 30 kg.
Wysokości, szerokości, długości paczki (cm) – wymiary zapakowanej przesyłki.
Sposobu pakowania – z listy należy wybrać jedną z dostępnych opcji.
Kwoty ubezpieczenia – kwota, na jaką nadawca chce ubezpieczyć przesyłkę. Użytkownik może wprowadzić dowolną kwotę. Jeżeli pozostawi 0, przesyłka będzie ubezpieczona według standardu firmy kurierskiej.
Na jednym zleceniu możliwe jest dodanie maksymalnie 30 paczek. Na formularzu Zlecenia możliwe jest kopiowanie dodanych paczek. Aby skopiować określoną paczkę, należy po ustawieniu się na niej wcisnąć kombinację klawiszy <CTRL> + <INS> lub kliknąć w przycisk plusa z wciśniętym klawiszem <CTRL>.
Na formularzu dostępne są przyciski:
– Wyceń zlecenie – po wybraniu tej opcji pojawi się okno przedstawiające wycenę paczek i kosztów dodatkowych.
– Zamów kuriera – w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Współpraca z Sendit wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie okna wyceny przesyłki z dodatkowym przyciskiem umożliwiającym potwierdzenie chęci zamówienia kuriera lub też zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Po wysłaniu zlecenia, jego edycja nie jest możliwa.
Wysłanie przesyłki nie jest możliwe, gdy nie są zdefiniowane paczki oraz nie uzupełniono wszystkich oznaczonych pól.
Po zamówieniu kuriera na formularzu zlecenia powyższe przyciski będą niedostępne, aktywują się przyciski:
– Pobierz szczegóły zlecenia – aktualizuje informacje widoczne na drugiej zakładce, dotyczące zlecenia na podstawie informacji pobranych z Sendit.pl.
– Anuluj zlecenie – Po wybraniu tej opcji do Sendit wysyłane jest żądanie anulowania zlecenia, a przesyłka otrzymuje status Zlecenie oczekuje na anulowanie. Po potwierdzeniu anulowania zlecenia po stronie Sendit zlecenie wyświetli się na liście w kolorze czerwonym – zlecenie otrzyma status Anulowane, a przesyłka – Anulowane przez użytkownika. Jeżeli anulowanie zlecenia nie będzie już możliwe, zostanie przywrócony aktualny status.
Zakładka [Sendit]
Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka Sendit
Na tej zakładce wyświetlane sa dane pobierane z Sendit.pl. Dane te aktualizują się po wysłaniu Zlecenia, podczas każdego wyświetlenia zakładki oraz po wciśnięciu przycisku Pobierz szczegóły zlecenia. Z poziomu listy Zleceń Nadania Paczek możliwa jest seryjna aktualizacja danych pobieranych z serwisu Sendit dla zaznaczonych zleceń.
Data nadania – data zamówienia kuriera.
Nr zlecenia sendit – numer zlecenia pobrany z Sendit.pl.
Planowany przyjazd kuriera – szacunkowe godziny, w jakich nadawca może spodziewać się przyjazdu kuriera.
Nr protokołu – numer dokumentu Protokołu Odbioru, który musi zostać wydrukowany przed przyjazdem kuriera.
Nr zlecenia odbioru – numer generowany przez kuriera.
W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stonę internetową, na której może śledzić przesyłkę.
– podgląd/wydruk Protokołu Odbioru. Drukowany jest w 2 egzemplarzach.
– podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu.
Status – status przesyłki.
Data zmiany statusu – data i godzina ostatniej zmiany statusu.
Koszt brutto – całkowity koszt nadania przesyłki.
Zakładka [Dokumenty]
W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument handlowy, z którego zostało utworzone zlecenie.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych
Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus na liście Wydań Zewnętrznych. Po ustawieniu się na liście na wybranym dokumencie handlowym i wciśnięciu przycisku , w programie zostanie wygenerowany dokument Zlecenia Nadania Przesyłki powiązany ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Do jednej Faktury/ Paragonu/ WZ użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.
Rozliczenia za przesyłki
Z poziomu Listy Przesyłek Kurierskich pod przyciskiem Rozliczenia dostępny jest podgląd listy faktur, wystawianych przez Sendit. Na liście znajduje się informacja o numerze faktury, dacie wystawienia i terminie płatności, typie i statusie dokumentu oraz kwoty netto, VAT, brutto.