Lista Faktur Pro Forma jest dostępna w menu Handel/ Faktury Pro Forma. Znajduje się tu lista wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów Pro Forma. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
Każda pozycja listy zawiera:
Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
FA informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Sprzedaży,
ZL informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Zaliczkową,
Dla modułów Handel, Handel Plus:
RO oznacza, że faktura została przekonwertowana do Rezerwacji Odbiorcy
WZ informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Wydaniem Zewnętrznym.
Datę wystawienia – data wystawienia faktury.
Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko lokalne magazyny aktywne. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Nazwę Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
Kwotę netto – wartość netto faktury.
Kwotę brutto – wartość brutto faktury.
– umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży, w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów FA tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
– umożliwia utworzenie do zaznaczonych Faktur Pro Forma dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Dokument RO utworzony do FPF ma na celu zarezerwowanie towaru, który znajduje się na FPF. Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności).
Uwaga
W przypadku, kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO, jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży.
Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę.
Uwaga
W przypadku, kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FA, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO.
Podobnie w przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FA częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można dokonywać tylko z listy FPF.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów RO tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.
– umożliwia na podstawie jednej lub kilku FPF utworzenie dokumentu zamawiającego towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.
– umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Wydania Zewnętrznego
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku Faktur Pro Forma nie ma możliwości wystawienia dokumentukorygującego. Zatwierdzony dokument można jedynie anulować. Anulowanie jest dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza lub <INS> podzielony jest na zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty] i [Atrybuty]. Ponieważ Faktura Pro Forma nie współpracuje z modułem Kasa/Bank – na formularzu nie pojawia się zakładka [Płatności].
Faktury Pro Forma
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Faktura Pro Forma nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu.
Wystawienie FPF może być związane z tworzeniem Rezerwacji Odbiorcy do FPF bezpośrednio z formularza lub z listy.
Uwaga
W module Faktury nie ma możliwości wystawienia dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Obsługa gospodarki magazynowej, w tym rezerwacja towaru jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się pozycja dotycząca Faktur Pro Forma:
Bufor – parametr dotyczy stanu znacznika Bufor na każdej nowej FPF (proponowany jest zapis dokumentu do bufora lub na trwałe),
RO – zaznaczenie tej opcji przy PF spowoduje, że na dokumentach FPF domyślnie zaznaczona będzie opcja generowania dokumentu RO tworzącego rezerwację w magazynie. Dokument RO utworzony zostanie po zapisie FPF na trwałe. Podczas edycji FPF parametr ten można odznaczyć.
Zatwierdzenie dokumentu z zaznaczoną opcją RO na formularzu FPF spowoduje wygenerowanie RO do bufora z identycznymi elementami jak na FPF. Nie ma możliwości zmiany ilości, dodawania, usuwania pozycji, zmiany Kontrahenta. Można natomiast dokonywać zmian w zakresie ceny, rabatu, daty wystawienia, terminu rezerwacji, formy płatności.
Wystawienie FPF nie jest związane z powstaniem płatności. Na dokumencie istnieje wprawdzie możliwość ustalenia formy oraz terminu płatności – jednak nie jest ona widoczna w Preliminarzu płatności ani też nie powoduje powstania zapisu KB. Ustalona forma oraz termin płatności są przepisywane na dokument powstający w wyniku konwersji FPF do Rezerwacji Odbiorcy lub Faktury Sprzedaży.
Faktura Pro Forma może zostać przekształcona do innych dokumentów. Przekształcenie następuje po wciśnięciu odpowiedniego przycisku. Funkcje są dostępne również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).
Sposób wystawiania Faktury Pro Forma jest podobny jak w przypadku wystawiania Faktur Sprzedaży oraz innych dokumentów w systemie Comarch ERP Optima.
Łatwa sprzedaż
Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.
Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.
Krok 1 – towary
Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.
Lista zasobów magazynowych
Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
W oknie możemy ustalić:
Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste.
Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.
Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus).
Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.
Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.
Jeśli obydwa parametr są zaznaczone – lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.
Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:
Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.
Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.
Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.
Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.
Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz IlośćJMwybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JMwybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.
Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.
Krok 2 – dokument
Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.
Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:
Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.
Anuluj generowanie dokumentu – powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.
Krok 3 – kontrahent
Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.
Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom.
Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach:
Nabycie wewnątrzunijne – dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
Odwrotne obciążenie –wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży i Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FWS pod warunkiem, że:
Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
Reklama – dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
Warto przy tym pamiętać, że:
FWS nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
FWS nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.
Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży
Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel).
Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj.
W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:
FAW – dokumenty wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
FAWFZ – dokumenty wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.
Schematy numeracji FAW i FAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument sprzedaży wewnętrzny i Dokument sprzedaży wewnętrzny z FZ).
Lista Dokumentów WewnętrznychSprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:
– utworzenie Dokumentu Wewnętrznego Zakupu do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).
– Przenieś do rejestru VAT.
– księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa).
– Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy.
Formularz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży
Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).
Formularz FW: zakładka Ogólne
Schemat numeracji – proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dokument Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dokument WewnętrznySprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu.
Kontrahent – w przypadku FWS wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FWS do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu.
Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Dokument FWS nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Na formularzu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry:
Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dokument Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
FWZ – na podstawie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dokument Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FWZ spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dokument Wewnętrzny Zakupu.
Uwaga
Parametr FWZ jest dostępny tylko na FWS dotyczących nabyciawewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FWS wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.
Formularz FW: zakładka Kontrahent
Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu.
Kontrahenta na dokumencie FWS można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.
Formularz FW: zakładka Dodatkowe
Dokumenty skojarzone – informacje o dokumentach powiązanych z FWS:
FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FWS,
KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FWS (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FWS,
FWZ – Dokument Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.
Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT).
Razem – kwota brutto faktury.
Uwaga
Wystawienie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.
Scenariusze operacji w Ewidencji środków trwałych
Jak dodać nową grupę środków trwałych?
Dodanie nowej grupy środków trwałych, podobnie jak uzupełnianie innych tego typu list pomocniczych (jak np. nazwy rejestrów VAT), możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy.
Aby dodać nową grupę środków trwałych należy:
Otworzyć Konfigurację firmy poprzez kliknięcie przycisku w menu NawigacjiComarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając z menu:
Wybrać Konfigurację firmy/ Środki Trwałe/ Grupy środków trwałych lub Grupy wartości niematerialnych. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane grupy.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Na otwartym formularzu wypełnić Nazwę i Opis grupy i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmianylub wciskając klawisz <ENTER>.
Zatwierdzić formularz Konfiguracja firmy klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jak dodać nowy środek do ewidencji?
Aby wprowadzić do bazy danych nowy środek do ewidencji należy:
Otworzyć listę Ewidencja środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Wybieramy grupę środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane środka trwałego. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego środka bezwzględnie wypełnione były pola Numer inwentarzowy i Nazwa. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Uwaga
Numer inwentarzowy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch środków trwałych o identycznym numerze.
Jak usunąć środek trwały?
Aby usunąć środek trwały należy:
Otworzyć listę środków trwałych wybierając z menu: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Odszukać Kartę środków trwałych na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Nie ma możliwości usunięcia z ewidencji tych środków trwałych, dla których istnieją zaksięgowane dokumenty (amortyzacje, przeszacowania, ulepszenia). W przypadku gdy dokumenty środka trwałego nie zostały zaksięgowane program pozwala usunąć środek wraz z dokumentami – w trakcie usuwania pojawia się komunikat informujący, że dla tego środka trwałego istnieją dokumenty.
Jak zmienić dane środka trwałego?
Aby zmienić Kartę środka trwałego należy:
Otworzyć Kartę środka trwałego wybierając z menu: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Odszukać środek na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli Kartę środka trwałego, na której można dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Karcie środka trwałego przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Uwaga
W przypadku zmiany grupy środka trwałego program przeniesie również wszystkie jego dokumenty (amortyzacje, ulepszenia) do nowej grupy
Jak wygenerować odpisy amortyzacyjne?
Aby wygenerować odpisy amortyzacyjne należy:
Otworzyć Ewidencję środków trwałych wybierając z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Zaznaczyć środki trwałe, dla których odpisy mają być wygenerowane przez naciśnięcie klawisza <SPACJA> na wybranym środku trwałym lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub Zaznacz wszystkie.
Uwaga
Aby wygenerować odpisy amortyzacyjne, należy najpierw na liście zaznaczyć środki trwałe, dla których będą generowane odpisy.
Następnym krokiem jest wygenerowanie odpisów przez naciśnięcie lewego przycisku Generacja odpisów amortyzacyjnych lub klawisza <F8>.
Wybieramy miesiąc, dla którego chcemy wyliczyć odpisy i potwierdzamy przez naciśnięcie przycisku lub klawisza <ENTER>.
W celu przeglądnięcia wygenerowanych odpisów należy z menu głównego otworzyć Środki Trwałe/ Dokumenty środków trwałych i zaznaczyć Typ: Amortyzacja, anastępnie wybrać miesiąc, za jaki były liczone odpisy amortyzacyjne.
Jak wygenerować plan amortyzacji?
Aby wygenerować plan amortyzacji należy:
Otworzyć Ewidencję środków trwałych wybierając z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Zaznaczyć środki trwałe, dla których plan ma być wygenerowany przez naciśnięcie klawisza <SPACJA> na wybranym środku trwałym lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub
Zaznacz wszystkie.
Uwaga
Aby wygenerować Plan amortyzacji, należy najpierw na liście zaznaczyć środki trwałe, dla których będzie generowany plan.
Następnym krokiem jest wygenerowanie odpisów przez naciśnięcie przycisku Generacja planu amortyzacji lub klawiszy <CTRL>+<F8>.
Uwaga
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, plan amortyzacji zostanie wygenerowany za wybrany, dowolny zakres dat obejmujący pełne okresy obrachunkowe.
Wybieramy zakres dat, dla którego chcemy wyliczyć Plan amortyzacji i potwierdzamy przez naciśnięcie przycisku lub klawisza <ENTER>.
Po wygenerowaniu Planu amortyzacji jest on widoczny na ekranie. Plan amortyzacji można wydrukować, natomiast nie jest on zapisywany w bazie danych.
Uwaga
Podczas generowania planu amortyzacji w miesiącach, w których zaznaczone jest zawieszenie amortyzacji w kolumnach odpowiednio Amortyzacja bilansowa planowana/Amortyzacja kosztowa planowana pojawiają się wartości 0,00. Cały okres amortyzacji środka zostaje wydłużony o okres zawieszenia amortyzacji.
Jak wprowadzić zwiększenie/ zmniejszenie wartości środka trwałego?
Aby wprowadzić zwiększenie lub zmniejszenie wartości środka trwałego należy:
Otworzyć listę Dokumentów środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Dokumenty środków trwałych.
Wybrać Typ: Ulepszenie.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Następnie należy wprowadzić dane na formatce dodania nowego dokumentu – Ulepszenia, przy czym zwiększenie wartości wpisujemy w polu Zmiana wartości z plusem, a zmniejszenie w tym samym polu z minusem.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Jak wprowadzić odpis amortyzacyjny inny niż automatycznie wygenerowany przez program?
Aby wprowadzić odpis amortyzacyjny inny niż automatycznie wygenerowany przez program, należy:
Otworzyć listę Dokumentów środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Dokumenty środków trwałych.
Wybrać Typ: Amortyzacja.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Następnie należy wprowadzić dane na formatce dodania nowego dokumentu – Amortyzacja, a wartość odpisu w polu Umorzenie.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Jak wprowadzić przeszacowanie wartości środka trwałego?
Aby wprowadzić przeszacowanie należy:
Otworzyć listę Dokumentów środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Dokumenty środków trwałych.
Wybrać Typ: Przeszacowanie.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Następnie należy wprowadzić dane na formatce dodania wartości przeszacowania.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Jak wprowadzić dokument przekazania środka trwałego?
Aby wprowadzić dokument przekazania środka trwałego należy:
Otworzyć Kartę środka trwałego wybierając z menu: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Odszukać środek na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli Kartę środka trwałego, na której należy przejść na piątą zakładkę [Osoby i miejsca].
Na zakładce [Osoby i miejsca] należy kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT> w celu dodania osoby odpowiedzialnej lub miejsca użytkowania, wskazując odpowiednią osobę lub miejsce i zakres dat.
Zaznaczyć parametr Generuj dokumenty PT dla osób i miejsc przy zapisie, po którym pojawi się komunikat
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Karcie środka trwałego przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Otworzyć listę Dokumentów środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Dokumenty środków trwałych.
Wybrać Typ: Przekazania. Zaznaczyć odpowiedni okres. Na liście pokażą się automatycznie wygenerowane dokumenty przekazania. W celu podejrzenia dokumentu należy kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Uwaga
Nie można dodawać ręcznie dokumentu PT z poziomu listy dokumentów środków trwałych, ani go księgować.
Jak wprowadzić likwidację całkowitą środka trwałego?
Aby wprowadzić likwidację całkowitą środka trwałego do ewidencji, należy:
Otworzyć listę Ewidencja środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Wybrać grupę środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
Odszukać środek na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli Kartę środka trwałego, na której należy zaznaczyć pole: Zlikwidowany oraz wprowadzić: Datę likwidacji, Numer dokumentu, na podstawie którego środek został zlikwidowany oraz Przyczynę.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jak zaksięgować odpisy do zapisów księgowych w księgowości kontowej?
Aby zaksięgować wartość odpisów amortyzacyjnych, należy:
W pierwszej kolejności wygenerować odpisy amortyzacyjne zgodnie z opisem z podrozdziału: Jak wygenerować odpisy amortyzacyjne.
Otworzyć listę Dokumentów środków trwałych w menu: Księgowość/ Dokumenty środków trwałych
Zaznaczyć odpowiedni Typ: Amortyzacja i wybrać miesiąc, za który chcemy przenosić odpisy do Zapisów księgi.
Kiedy na ekranie pojawią się wszystkie odpisy wygenerowane przez program dla poszczególnych środków, należy zaznaczyć te odpisy, które mają być zaksięgowane. Pozycje zaznaczamy przez ustawienie kursora na odpowiednim zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub Zaznacz wszystkie (aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można nacisnąć kombinacje klawiszy <CTRL>+<A>).
Uwaga
W przypadku, gdy na liście brak jest zaznaczonych odpisów amortyzacyjnych, program zaznacza podświetlony rekord.
Następnie należy nacisnąć przycisk Księguj. Potwierdzenie pytania spowoduje wyświetlenie wcześniej zdefiniowanych schematów. W momencie księgowania dokumenty zmieniają kolor wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Po przeniesieniu odpisów amortyzacyjnych możemy odnaleźć na formularzu dokumentu amortyzacji na Liście dokumentów środków trwałych odwołanie do konkretnego Zapisu w Dzienniku (numer, pod jakim został zapis zaksięgowany, datę operacji), istnieje również możliwość podglądnięcia konkretnego zapisu w księdze przez naciśnięcie przycisku .
Zaksięgowane odpisy nie mogą być zmieniane czy usunięte bez wcześniejszego skreślenia w Zapisach księgowych.
Aby usunąć zapis księgowy znajdujący się w buforze Księgi należy podświetlić odpis amortyzacyjny, który został wcześniej zaksięgowany, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wybrać opcję Usuń zapis księgowy.
Jak zaksięgować odpisy do zapisów księgowych w KPiR?
Aby zaksięgować wartość odpisów amortyzacyjnych należy:
W pierwszej kolejności wygenerować odpisy amortyzacyjne zgodnie z opisem z podrozdziału: Jak wygenerować odpisy amortyzacyjne.
Otworzyć listę dokumentów środków trwałych w menu: Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych.
Zaznaczyć odpowiedni Typ: Amortyzacja i wybrać miesiąc, za który chcemy przenosić odpisy do Zapisów księgi.
Kiedy na ekranie pojawią się wszystkie odpisy wygenerowane przez program dla poszczególnych środków należy zaznaczyć te odpisy, które mają być zaksięgowane. Pozycje zaznaczamy przez ustawienie kursora na odpowiednim zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub Zaznacz wszystkie (aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można nacisnąć kombinacje klawiszy <CTRL>+<A>).
Uwaga
W przypadku, gdy na liście brak jest zaznaczonych odpisów amortyzacyjnych, program zaznacza podświetlony rekord.
Następnie należy nacisnąć przycisk Księguj , program wyświetli komunikat: Czy chcesz wykonać księgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej? Potwierdzenie pytania powoduje utworzenie zapisu zbiorczego, który jest księgowany do Zapisów księgowych na ostatni dzień danego miesiąca. W momencie księgowania dokumenty zmieniają kolor wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Uwaga
Tabela amortyzacji księgowana jest do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie amortyzacji przez bufor wprowadzonego na Kartotece operatora w Konfiguracji programu
Po przeniesieniu odpisów amortyzacyjnych do bufora zapisów księgowych możemy odnaleźć na formularzu dokumentu amortyzacji, na Liście dokumentów środków trwałych, odwołanie do konkretnego zapisu w Księdze przychodów i rozchodów (numer, pod jakim został zapis zaksięgowany, datę operacji), istnieje również możliwość podglądnięcia konkretnego zapisu w księdze przez naciśnięcie przycisku .
Zaksięgowane odpisy nie mogą być zmieniane czy usunięte bez wcześniejszego skreślenia w zapisach księgowych.
Aby usunąć zapis księgowy znajdujący się w buforze Księgi Przychodów i Rozchodów należy podświetlić odpis amortyzacyjny, który został wcześniej zaksięgowany, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wybrać opcję Usuń zapis księgowy.
Jak wyszukać środek trwały?
Aby odszukać w ewidencji środek trwały można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie informacje o nim posiadamy. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć Ewidencje środków trwałych wybierając z menu: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
Jeżeli znamy fragment jednej spośród następujących danych: Lp., Nazwa, Numer inw., Grupa, Kategoria, KŚT, Numer dokumentu, Pracownik odpowiedzialny, Opis dodatkowy możemy skorzystać z filtra uproszczonego. W tym celu należy:
Otworzyć listę na dowolnej zakładce.
Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment numeru dokumentu lub nazwisko osoby odpowiedzialnej.
Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Jeżeli znamy inne dane (np. datę likwidacji), możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. W tym celu należy:
Kliknąć przycisk Konstruktor filtra.
W otwartym oknie konstruktora stworzyć odpowiednie zapytanie. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w Podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.
Zatwierdzić utworzony filtr klawiszem Akceptacja filtra. Na liście zostaną wyświetlone wyłącznie środki trwałe spełniające zadane kryterium.
Formularz paragonu
Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty] i [Atrybuty] (oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z zakładki [Kaucje] jeżeli w programie włączono obsługę kaucji).
Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży):
jako schemat numeracjiproponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny,
jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca,
jako kontrahent proponowany jest !NIEOKREŚLONY! – kontrahent domyślny dla Paragonów.,
forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności.
Operator może zmienić wszystkie powyższe dane.
Uwaga
W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! jest uzależniona od zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.
Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w artykule . Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych.
Na zakładce [Ogólne] w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/ usług wprowadzonych na Paragon.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
– <INSERT> – dodanie nowej pozycji na Paragon.
– edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
– <DELETE> – usunięcie pozycji.
– Importuj towary – przycisk umożliwiający import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
– Eksportuj towary – przycisk umożliwiający eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry:Dodawanie pozycji na dokumencie.
Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje:
Kod, Nazwa – kod i nazwę pozycji cennikowej.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub za pomocą strzałek znajdujących się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane tutaj.
Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. iwskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji.
Cena – podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych – zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę).
Wartość – wartość brutto pozycji.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry].
Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie.
Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży.
Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk lub z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury.
Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej Faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona.
Zakładka [Ogólne]:
Dokument i Numer – proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty handlowe). Jako numer wpisany jest AUTO – numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu.
Kontrahent – przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Istnieje możliwość zmiany kontrahenta na innego. Zmiana kontrahenta na fakturze spowoduje również jego zmianę na powiązanych dokumentach magazynowych.
Kategoria – przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona – proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria.
Magazyn – przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany (w module Faktury jest to zawsze magazyn główny).
Data wystawienia – data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca.
Data sprzedaży – data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole jest edytowalne.
Faktura liczona od – zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie.
Uwaga
Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany.
Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski Dodaj i Usuń nie są dostępne, natomiast przycisk umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany).
Zakładka [Kontrahent]:
Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur, z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy).
Zakładka [Płatności]:
Ponieważ płatności związane są z Paragonem – na zakładce [Płatności]wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji.
Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona.
Uwaga
Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy.
Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży:
Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane.
Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury).
Można przekształcić do faktury Paragon, który jest zaksięgowany lub przeniesiony do rejestru VAT.
W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FA – przekształconego do faktury.
Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz.
Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora.
jeśli PA został zafiskalizowany – na formularzu faktury znacznik Fiskalizuj nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży)
Jeśli Paragon został już zafiskalizowany – faktura również ma status fiskalnej.
Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana – Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego.
Jeśli jeden Paragon został w całości przekształcony do Faktury – nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim Faktury.
Nie można anulować Paragonu powiązanego z Fakturą. Należy anulować Fakturę, razem z Fakturą istnieje możliwość anulowania Paragonu.
Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Podczas przekształcaniu Paragonu do Faktury Sprzedaży w przypadku, kiedy kontrahent wybrany na Paragonie nie miał uzupełnionego numeru NIP, wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy: Na paragonie nie wypełniono numeru NIP. Czy na pewno chcesz wystawić fakturę?
Dla modułu Handel, Handel Plus:
Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu (w module Handel lub Handel Plus) Faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik.
Można przekształcić do Faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą Fakturę.
Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ – Faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.
jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ – na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu).
Generowanie Faktur do wielu Paragonów
W programie istnieje również możliwość generowania faktury do wielu Paragonów. Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku Paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych. Wszystkie powiązania Faktury Sprzedaży z Paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce [Dokumenty].
Przy generowaniu faktury do wielu Paragonów możliwe są zatem dwie opcje:
utworzenie Faktury zbiorczej dla zaznaczonych na liście Paragonów
utworzenie Faktury częściowej dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów
Faktura zbiorcza dla zaznaczonych na liście Paragonów
Aby możliwe było przekształcenie kilku zaznaczonych na liście Paragonów do jednej faktury zbiorczej muszą być spełnione następujące warunki:
Zaznaczone Paragony nie mogą być powiązane z fakturą. Jeśli, którykolwiek z Paragonów jest już przekształcony do faktury, wówczas operacja utworzenia faktury zbiorczej/częściowej nie jest możliwa a program wyświetli odpowiednią informację o numerach Paragonów, które są przekształcone do faktury.
Zaznaczone Paragony nie mogą posiadać korekt. Jeśli program natrafi na Paragon z korektą, wówczas zostaje wyświetlona odpowiednia informacja z numerami Paragonów, do których wystawione są korekty.
Zaznaczone Paragony muszą być wystawione dla tego samego nabywcy. Jeśli nabywcy są różni wyświetla się odpowiedni komunikat. Nie jest natomiast kontrolowana zgodność danych odbiorcy. Jeśli odbiorcy są różni, na fakturę przenoszony jest odbiorca z pierwszego zaznaczonego Paragonu.
Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status księgowania (przeniesione lub nieprzeniesione do Rejestru VAT/Księgowości kontowej). Jeżeli status księgowania jest różny wyświetlana jest odpowiednia informacja. Jeżeli żaden z Paragonów nie jest zaksięgowany wówczas możliwe jest przekształcenie ich do jednej faktury, księgowanie odbywa się wówczas z poziomu samej faktury.
Dotyczy wersji: 2018.7.1
Wszystkie zaznaczone Paragony muszą być wyeksportowane bądź nie (status E Paragonu informuje o tym, że został wyeksportowany). W sytuacji kiedy część zaznaczonych Paragonów została wyeksportowana, podczas ich przekształcania do Faktury Sprzedaży generowany jest odpowiedni komunikat.
Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status fiskalny. Jeżeli zaznaczone są Paragony, z których część ma status fiskalny „F” a część nie, wówczas wyświetlana jest stosowna informacja.
Zaznaczone Paragony muszą mieć datę sprzedaży obejmującą ten sam miesiąc i rok, nie ma możliwości przekształcania do jednej faktury Paragonów z datą sprzedaży z różnych miesięcy i lat, w przypadku przekształcania takich dokumentów do jednej faktury wyświetlany jest odpowiedni komunikat.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Na wszystkich zaznaczonych Paragonach sprawdzane jest powiązanie z dokumentami magazynowymi. Jeżeli część Paragonów posiada dokumenty magazynowe a część nie, wówczas nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Zwolnienie z akcyzy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Finalny nabywca węglowy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Faktura zbiorcza a dokumenty magazynowe
Na zakładce [Dokumenty] na fakturze wyświetlane są wszystkie Paragony, na podstawie których utworzono fakturę. Również na każdym przekształconym Paragonie na zakładce [Dokumenty] wyświetla się numer faktury, do której przekształcono Paragon.
Dokumenty magazynowe WZ i RW mogą być tworzone zarówno na etapie wystawiania Paragonu jak również po wystawieniu faktury:
Paragony z dokumentami magazynowymi
Dokumenty magazynowe mogą być utworzone przed wystawieniem Paragonu, jak również po jego wystawieniu. W obu sytuacjach zarówno do dokumentów magazynowych jak i do Paragonu tworzone są powiązania widoczne na zakładce [Dokumenty].przypadku tworzenia faktury do takiego Paragonu, oprócz powiązania z Paragonem tworzą się również powiazania z fakturą. W sytuacji, gdy na Paragonie występuje usługa złożona z opcją pobierania składników na PA/FA, wówczas tworzy się także powiązanie z dokumentem RW. Powiązanie idoczne jest na formularzu obu dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FA/PA/FPF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, dodatkowo na zakładce [Dokumenty] formularza Paragonu widnieje powiązanie z WZ, widoczne także na fakturze po przekształceniu do niej Paragonu.
Paragony bez dokumentów magazynowych
Jeżeli do Paragonów bez dokumentów magazynowych zostanie wystawiona faktura, utworzenie tych dokumentów możliwe jest tylko z poziomu faktury. Generowanie WZ/RW możliwe jest z poziomu listy lub formularza faktury. Dokumenty magazynowe nie są tworzone na podstawie faktury, lecz na podstawie podpiętych do niej Paragonów. Dla każdego z Paragonów zostanie wystawiony dokument magazynowy (WZ lub RW dla usług złożonych). Po wystawieniu tych dokumentów tworzone są relacje pomiędzy dokumentami WZ/RW a PA oraz dokumentami WZ a fakturą. Powiązania z dokumentami RW są widoczne tylko na dokumencie PA.
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w modułe Faktury.
Płatności na Fakturze zbiorczej i fiskalizacja
Na fakturze płatności z powiązanych Paragonów wyświetlają się na zakładce [Płatności], jednak są one widoczne tam jedynie informacyjnie. Z poziomu samej faktury nie można rozliczać płatności, rozliczenie możliwe jest tylko z poziomu Paragonów. W przypadku, gdy przekształcamy wiele Paragonów do jednej faktury, na zakładce [Płatności]pojawia się lista wszystkich płatności z przekształcanych Paragonów. Lista tych płatności widoczna też jest przez podgląd płatności pod ikoną Rozliczenia z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Jeśli Paragon nie jest rozliczony (tworzy zapis w Preliminarzu Płatności) wówczas po przekształceniu do Faktury Sprzedaży w pole numer obcy na zapisie w preliminarzu wpisywany jest numer faktury. Jeśli przy zbiorczym przekształcaniu będzie wiele takich Paragonów, to do każdego powiązanego zapisu w Preliminarzu Płatności zostanie przeniesiony numer faktury.
W sytuacji łączenia wielu Paragonów do jednej faktury wartość, wynikająca z sumy Paragonów może się groszowo różnić od wartości wyliczonej na fakturze.
Przykład
Paragon 1 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75
Paragon 2 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75
Sumując te Paragony otrzymamy netto 6,56, VAT 1,50 i brutto 8,06
Jednak wystawiając FA na 2 szt x 4,03 w podsumowaniu otrzymamy:
brutto tak samo 8,06, ale już VAT wliczony od tej kwoty będzie 1,51, a tym samym netto 6,55
W związku z powyższym w Konfiguracji firmy/Handel/ Parametry dostępny jest parametr: Przeliczanie kwot na FA powstałej z PA, który decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości, natomiast przy wybieraniu pozycji podsumowanie zawsze musi być wyliczone na nowo.
Parametr: Przeliczanie kwot na FA powstałej z PA
Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu.
Jeżeli Paragony niezafiskalizowane zostaną w całości przeniesione do faktury zbiorczej istnieje możliwość fiskalizacji faktury. W takiej sytuacji nie tylko faktura, ale także powiązane Paragony dostają znacznik fiskalny „F”.
Faktura częściowa dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów
Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych Paragonów. Dostępna jest ona pod przyciskiem:
Aby wygenerować FA na część pozycji z PA należy wybrać opcję Generuj fakturę na wybrane pozycje. Po wybraniu tej opcji wyświetlane jest okno – Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę na którym są wyszczególnione pozycje z zaznaczonych Paragonów.
Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę
Lista służy do wskazania pozycji, jakie mają zostać zafakturowane.
Przekształcenie częściowe Paragonu do Faktury możliwe jest tylko raz. Paragon, na podstawie którego utworzono Fakturę dostanie znacznik FA i nie ma możliwości wygenerowania do niego drugiej faktury. Pozycje zawsze są przenoszone w całości tzn. nie można zafakturować tylko części ilości – np. jeśli na Paragonie było 5 szt Towaru X, to wówczas na FA nie możemy przenieść tylko 4 szt. Jeśli podczas wyboru pozycji ze wskazanych Paragonów, dla danego Paragonu nie wybrano żadnych pozycji, to po utworzeniu FA, taki Paragon nie dostaje statusu FA. Nie jest też dla niego tworzone powiaząnie z fakturą. Na częściowej fakturze nie ma możliwości usuwania pozycji, powinny być one wybrane przed przekształceniem.
Faktura częściowa a dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe, tak jak w przypadku generowania faktur zbiorczych mogą być wystawione przed przekształceniem Paragonów do faktury jak i po utworzeniu faktury, powiązania będą tworzone pomiędzy wszystkimi podpiętymi do wskazanych Paragonów dokumentami magazynowymi.
Bez względu na to czy faktura jest częściowa czy całościowa, dokumenty magazynowe są tworzone na podstawie Paragonów. Tworzenie WZ z poziomu FA spowoduje wygenerowanie dokumentów magazynowych na wszystkie pozycje z powiązanych Paragonów na zasadzie jeden Paragon – jedna WZ.
Uwaga
Na dokumencie WZ wygenerowanym z faktury są ujmowane wszystkie pozycje z Paragonu a nie tylko wybrane i przeniesione na fakturę.
Wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami tworzą zapis na zakładce [Dokumenty].
Na FA widnieją wszystkie numery PA, z których powstała faktura, czy to całkowita, czy częściowa oraz wszystkie numery WZ podpięte do Paragonów.
Na każdym PA widnieje numer faktury, do której został przekształcony oraz numery dokumentów WZ(RW dla usług złożonych).
Na każdym WZ, powiązanym z PA przekształconym do FA widnieje numer faktury, do której dany Paragon został przekształcony oraz numer Paragonu. Na każdym RW, powiązanym z PA przekształconym do FA widnieje numer Paragonu (bez względu na to czy powstało z Paragonu czy faktury).
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w module Faktury.
Faktura częściowa a płatności i fiskalizacja
W przypadku, gdy fakturujemy wybrane pozycje, nie jest możliwe określenie, która część płatności przypada na dane pozycje, dlatego w przypadku faktur częściowych na zakładce Płatności nie jest udostępniana tabelka związana z płatnościami i zaliczkami. Tym samym płatności te nie są widoczne na podglądzie rozliczenia (ikona Rozliczenia) z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Uwaga
Na fakturach częściowych tabela płatności nie jest widoczna. Ukryte są również pola Zapłacono i Pozostaje dostępne na pierwszej zakładce.
Uwaga
Nie ma możliwości fiskalizacji faktury częściowej powstałej z niefiskalnego Paragonu.
Edycja faktury wystawionej na podstawie kilku Paragonów
Faktura generowana na podstawie kilku Paragonów funkcjonuje tak jak faktura do pojedynczego Paragonu. Można na niej zmienić kontrahenta, kategorię, datę wystawienia, natomiast nie można korygować, dodawać, usuwać pozycji.
Opis poszczególnych pól na fakturze:
Kontrahent – na fakturze można ustawić innego kontrahenta (bez względu na to czy na PA był on określony czy !Nieokreślony!).
Zmiana kontrahenta na fakturze skutkuje także jego zmianą na dokumentach WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Data sprzedaży – na fakturze data ta jest ustawiana na podstawie najpóźniejszej daty sprzedaży z przekształcanych Paragonów. Pole to jest jednak edytowalne.
Uwaga
Nie powinno się zmieniać daty sprzedaży na fakturze na wcześniejszą niż data sprzedaży z Paragonu, z którego powstała faktura.
Forma i termin płatności– jest przenoszona z karty kontrahenta, bez możliwości edycji
Magazyn w nagłówku dokumentu jest ustawiany na podstawie pierwszego zaznaczonego do przekształcenia dokumentu (tak jak przy innych przekształceniach). W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
Magazyny na elementach są ustawiane zgodnie z ustawieniem na elementach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Jeśli Paragon powstał z WZ wystawionych z różnych magazynów, lub bezpośrednio na elementach PA były wskazywane różne magazyny, to takie ustawienie ma odzwierciedlenie również na elementach faktury. Na pozycjach faktury ustawiany magazyn jest taki jak na pozycjach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Uwaga
Na fakturach generowanych na podstawie kilku Paragonów nie ma możliwości agregacji tych samych pozycji dokumentu.
Anulowane FA wystawionych do PA
W programie istnieje możliwość anulowania faktur fiskalnych utworzonych do Paragonów niezafiskalizowanych (wówczas znacznik fiskalizacji przenoszony jest na Paragony) i faktur wystawionych do zafiskalizowanych Paragonów. Możliwe jest anulowanie samej faktury bez anulowania powiązanych dokumentów.
Anulowanie faktury zbiorczej
Podczas anulowania FA powiązanej z jednym lub większą ilością Paragonów zadawane jest pytanie: Czy anulować powiązane paragony? Jeśli Użytkownik odpowie Tak, wówczas anulowane zostaną również wszystkie Paragony, z których powstała faktura. Jeśli chociaż jeden z Paragonów nie spełnia warunków anulowania, (np. ma rozliczoną płatność, jest zafiskalizowany itd.) wówczas nie można kontynuować anulowania (nie anuluje się ani FA ani PA). Użytkownik musi wybrać opcję Nie podczas anulowania lub np. usunąć rozliczenie.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus, jeśli z Paragonami i fakturą równocześnie są powiązane dokumenty magazynowe wówczas najpierw zadawane jest pytanie: Czy anulować paragon? a następnie po odpowiedzi twierdzącej pytanie: Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe? Jeśli na drugie pytanie zostanie udzielona odpowiedź Nie wówczas anulowana jest FA i powiązane PA, ale nie są anulowane dokumenty magazynowe. Równocześnie zostaną usunięte wszystkie powiązania pomiędzy FA i WZ oraz PA i WZ. Jeśli na drugie pytanie Użytkownik odpowie Tak wówczas po anulowaniu FA i PA zostaną anulowane powiązane dokumenty.
Anulowanie faktury częściowej
Podczas anulowania faktur wystawionych na wybrane pozycje Paragonów nie jest możliwe anulowanie powiązanych Paragonów oraz dokumentów magazynowych, ponieważ dotyczą one innych ilości niż faktura.
W przypadku próby anulowania faktury częściowej wyświetlany jest komunikat:
Faktura posiada powiązane paragony. Faktura została wystawiona na wybrane pozycje paragonów, dlatego anulowanie powiązanych paragonów nie jest możliwe. Anulowanie paragonów należy wykonać oddzielnie.
Anulowanie faktury powoduje usunięcie powiązania faktury z Paragonami oraz dokumentami magazynowymi, jeśli istnieją.
Korekty do faktur i Paragonów
Podobnie jak w przypadku fakturowania jeden do jednego, również przy fakturowaniu wiele do jednego obowiązują te same zasady, dotyczące wystawiania korekt do Paragonów:
nie można korygować Paragonu przekształconego do FA,
nie można przekształcić do FA skorygowanego Paragonu,
korekta do FA nie generuje korekt do PA. Jeśli występują podpięte dokumenty magazynowe to korekta FA generuje korekty do dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu korekt powstaną powiązania pomiędzy FA i korektą do niej oraz WZ i korektą do niego. Powiązane korekty są widoczne na zakładkach [Dokumenty]. Korekty nie są wiązane z Paragonami. Na zakładce [Dokumenty], na Paragonie nie są wyświetlane informacje o korektach faktur i WZ (za wyjątkiem przypadków, gdy korekta do WZ była wystawiona przed utworzeniem Paragonu).
W przypadku posiadania modułu Handel Plus, jeżeli Paragony są tworzone ze wskazaniem dostaw, informacja o wskazanych na Paragonach dostawach zostaje przeniesiona na fakturę. Powiązanie elementów pomiędzy FA a WZ pozwala na wskazanie, które partie będą korygowane i wygenerowanie poprawnych korekt do WZ.
Księgowanie faktur i Paragonów
Istnieje możliwość księgowania faktur zbiorczych/częściowych. W przypadku, kiedy chcemy zaksięgować fakturę częściową, wówczas w pierwszej kolejności zawsze należy zaksięgować Paragon. Szczegółowe informacje na temat księgowania znajdują się w artykule Księga Handlowa oraz Księga Podatkowa w rozdziale dotyczącym Rejestru VAT.
Wydruki faktur
Wydruki dla faktur wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje charakteryzują się określonymi cechami:
Na wydruku faktury wystawionej do wielu Paragonów drukowane są numery wszystkich powiązanych Paragonów.
Na wydruku faktury zbiorczej (wystawionej do wszystkich pozycji z Paragonów) płatności przenoszone są z powiązanych Paragonów. W przypadku większej ilości Paragonów powiązanych z fakturą, w tabeli płatności widoczne są płatności z wszystkich powiązanych Paragonów.
Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, wówczas nie jest drukowana tabela płatności.
Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, w podsumowaniu dokumentu nie ma informacji Zapłacono i Pozostajedo zapłaty. Drukowana jest tylko informacja Razem do zapłaty.
Przed wydrukiem faktury wystawionej na wybrane pozycje wyświetlane jest okno z opcją do zaznaczenia:
Okno – Ustalenie wartości parametrów wydruku
Jeśli opcja zostanie zaznaczona wówczas na FA będzie drukowana informacja Zapłacono gotówką.
W menu wydruków dostępnych z poziomu Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk: Faktura do paragonu ‑ grupowanie wg paragonów (GenRap). Na wydruku tym pozycje są prezentowane w układzie wg Paragonów. Dla każdego Paragonu prezentowana jest oddzielna tabela, nad tabelą widoczny jest numer Paragonu oraz data dostawy, która jest równa dacie sprzedaży pobranej z Paragonu. Pod ostatnią tabelą widoczne jest podsumowanie kwot (Tabela VAT) i płatności (w przypadku generowania tego wydruku dla faktur częściowych na wydruku nie jest drukowana tabela płatności).
Wydruki RKZ
Podczas generowania raportu Rozliczenie Kosztów Zakupu, przy fakturach wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje nie są drukowane zaległości. Pole w kolumnie Zaległość przyjmuje wartość „—*”,natomiast pod listą Faktur Sprzedaży drukowana jest adnotacja „* Faktura do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje Paragonu. Zaległość należy sprawdzić na powiązanych Paragonach”.
Inwentaryzacja
W programie istnieje możliwość tworzenia arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych oraz wyposażenia. Arkusze mogą być uzupełniane ręcznie bądź też dane mogą być importowane z pliku tekstowego wygenerowanego w aplikacji Comarch Mobile Inwentaryzacja. Inwentaryzacja jest dostępna z menu głównego, opcja Księgowość/ Inwentaryzacja. Lista Arkusze inwentaryzacyjne posiada dwie zakładki:
[Środki trwałe],
[Wyposażenie].
Lista arkuszy inwentaryzacyjnych
Lista arkuszy inwentaryzacyjnych wyświetla je w porządku kolejnych numerów nadanych przez program w momencie wprowadzania w obrębie danej grupy. Lista omówiona zostanie na przykładzie arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych.
Na liście widoczne są kolumny:
Numer dokumentu – numer dokumentu inwentaryzacji.
Data wyst. – data wystawienia widoczna na formularzu arkusza inwentaryzacyjnego.
Opis – kolumna domyślnie ukryta.
Lista arkuszy inwentaryzacyjnych
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Pokazuj arkusze – pole pozwalające na zawężenie wyświetlanych arkuszy inwentaryzacyjnych do dokumentów znajdujących się w buforze lub do dokumentów zatwierdzonych.
Po rozwinięciu strzałki obok ikony plusa dostępne są opcje:
Dodaj pusty – wybór opcji powoduje dodanie arkusza inwentaryzacyjnego nie zawierającego żadnych pozycji,
Dodaj wypełniony – wybór opcji wywołuje okno pozwalające na określenie, jakie środki trwałe/wyposażenie zostaną uwzględnione na arkuszu inwentaryzacyjnym. Domyślnie na arkusz trafią wszystkie środki trwałe za wyjątkiem tych w budowie. Środki trwałe dodawane są w kolejności wg grupy, a w obrębie grupy wg liczby porządkowej, natomiast wyposażenie wg liczby porządkowej.
Tworzenie wypełnionego AIST
W menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy znajduje się jest funkcja Cofnij do bufora, pozwalająca na przywrócenie zatwierdzonego arkusza inwentaryzacyjnego do bufora.
Formularz arkusza inwentaryzacyjnego
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj. Formularz arkusza inwentaryzacyjnego omówiony zostanie na podstawie arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych.
Formularz składa się z 3 zakładek: [Ogólne], [Dodatkowe] oraz [Dokumenty].
Zakładka [Ogólne] zawiera następujące informacje:
Dokument – możliwość wskazania schematu numeracji dokumentu AIST. Domyślnie ustawiany schemat numeracji wskazany w Konfiguracji Firmy/ Środki trwałe/ Dokumenty.
Kategoria – pole z możliwością wskazania kategorii – zarówno kategorii przychodowych, jak i kosztowych.
Data wystawienia – domyślnie podpowiada się data bieżąca z Narzędzi lub data wybrana w oknie tworzenia arkusza wypełnionego na podstawie ewidencji środków trwałych.
Wartość początkowa – suma wartości początkowych wszystkich środków, które znajdują się na arkuszu inwentaryzacyjnym.
Formularz arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych zakładka 1 Ogólne
Na liście pozycji dostępne są kolumny:
Lp. – liczba porządkowa w obrębie dokumentu.
Nr inwentarzowy – numer inwentarzowy środka trwałego/ WNiP.
Kod – kod kreskowy środka trwałego/ WNiP.
Nazwa – nazwa środka trwałego/ WNiP.
Grupa – grupa, do jakiej należy środek trwały/ WNiP.
Ilość wg spisu – ilość uzupełniana na podstawie pliku wygenerowanego w aplikacji ComarchMobileInwentaryzacja. Jeżeli pozycje dodawane są za pomocą ikony plusa z poziomu formularza inwentaryzacyjnego to podpowiada się wartość 0. Wartość można ręcznie zmodyfikować.
Stan bieżący – ilość uzupełniana na podstawie ewidencji środków trwałych. Dla środków trwałych w użyciu widnieje zawsze wartość 1, dla środków trwałych zlikwidowanych/zbytych – wartość 0.
Różnica – wartość wyliczana jako różnica pomiędzy ilością wg spisu i stanu bieżącego.
Wartość początkowa – wartość początkowa z karty środka trwałego/ WNiP.
Użytkownik po kliknięciu w ikonę ma możliwość wskazania pliku txt zapisanego na dysku lokalnym lub w aplikacji iBard24. Plik składa się z dwóch kolumn: Kod kreskowy/ Numer inwentarzowy; Ilość środka trwałego/ wyposażenia (oddzielonych znakiem średnika). Nie można zaimportować pozycji z wartością ujemną. Jeżeli w ewidencji środków trwałych/ wyposażenia nie występuje pozycja o kodzie kreskowym lub numerze inwentarzowym widocznym w pliku to import również się nie powiedzie.
Uwaga
Po wybraniu środka trwałego/ wyposażenia na formularzu arkusza inwentaryzacyjnego blokowana jest możliwość usunięcia jego kartoteki z programu.
Uwaga
Nie ma możliwości uwzględnienia środka trwałego na dwóch arkuszach inwentaryzacyjnych dodanych z tą samą datą wystawienia.
Zakładka [Dodatkowe] pozwala na wprowadzenie opisu związanego z arkuszem inwentaryzacyjnym.
Na zakładce [Dokumenty] może być również widoczna sekcja Biblioteka dokumentów w przypadku posiadania modułu Obieg dokumentów oraz sekcja Zadania i kontakty CRM w przypadku modułu CRM.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Lp. – numer kolejny pozycji w ewidencji wyposażenia, nadawany automatycznie przez program w momencie dodawania nowego wyposażenia.
Nr inwentarzowy – jest to unikalny numer wynikający z przyjętej u użytkownika numeracji wyposażenia. Numer inwentarzowy jest wykorzystywany do identyfikacji wyposażenia w programie.
Nazwa – nazwa wyposażenia.
Kod kreskowy – kod zgodny ze standardem EAN 3 z 9 (Code-39). Zostanie on wygenerowany automatycznie po naciśnięciu przycisku Kod kreskowy na podstawie numeru inwentarzowego (po usunięciu wszystkich niedozwolonych znaków). Użytkownik może również uzupełnić pole samodzielnie. Nie ma możliwości wprowadzenia do systemu dwóch formularzy wyposażenia o tym samym kodzie kreskowym.
Kategoria – jest to dodatkowy opis na Karcie wyposażenia. Kategorię można wybrać z listy pomocniczej kategorii (przez wpisanie kodu kategorii lub wybór z listy kategorii otwieranej przyciskiem ) lub wpisać bezpośrednio na Formularzu wyposażenia.
Osoba odpowiedzialna – wyświetla osobę odpowiedzialną za dane wyposażenie. Możliwość uzupełnienia osoby odpowiedzialnej jest dostępna po wciśnięciu przycisku na zakładce [Osoby i miejsca].
Miejsce użytkowania – wyświetla miejsce użytkowania danego wyposażenia. Możliwość uzupełnienia miejsca użytkowania jest dostępna po wciśnięciu przycisku na zakładce [Osoby i miejsca].
Po wybraniu dokumentu z listy pomocniczej, automatycznie wypełniane są pola Data zakupu, Wartość zakupu i Kategoria (oraz, jeśli dokument w Rejestrze VAT był zaksięgowany, również Numer w księdze), a numer dokumentu zakupu na Formularzu wyposażenia, dla dokumentów pobranych z Rejestru VAT, wyświetlany jest na niebiesko.
Formularz wyposażenia – zakładka Ogólne
Data zakupu – data, z jaką zakupiono wyposażenie.
Ilość – ilość sztuk z jednostką miary, umożliwiające zbiorcze wprowadzanie wyposażenia, bez konieczności zakładania wielu kart.
Wartość zakupu – wartość zakupu wyposażenia.
Numer w księdze – numer, pod jakim wpisano do księgi zakup wyposażenia.
Stan elementu wyposażenia – określa stan wyposażenia:
W użyciu – wyposażenie w użyciu
Zlikwidowany – wyposażenie zostało zlikwidowane
Zbyty – wyposażenie zostało zbyte.
Uwaga
Jeżeli wyposażenie zostało uwzględnione na formularzu arkusza inwentaryzacyjnego, a następnie zmieniono stan tego wyposażenia na Zlikwidowany lub Zbyty i wskazano datę likwidacji wcześniejszą niż data wystawienia arkusza inwentaryzacyjnego to podczas próby zapisania karty wyposażenia pojawia się komunikat: Nie można ustalić daty likwidacji/zbycia wyposażenia wcześniejszej niż data wystawienia arkusza inwentaryzacyjnego, na którym jest ono ujęte.
Data likwidacji, data zbycia – data, z jaką wyposażenie zostało zlikwidowane lub zbyte.
Dokument – numer dokumentu na podstawie, którego wyposażenie jest zlikwidowane lub zbyte.
Przyczyna – opis przyczyny likwidacji wyposażenia.
Opis – pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji przez użytkownika.
Wprowadził, zmodyfikował – zawiera kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.
Z poziomu karty wyposażenia istnieje możliwość wykonania wydruku etykiety (w tym na drukarce etykiet), zawierającego kod kreskowy, nazwę firmy, nazwę wyposażenia oraz numer inwentarzowy.
Formularz Karty wyposażenia – zakładka Atrybuty
Druga zakładka, [Atrybuty], zawiera listę atrybutów wraz z wartościami, jakie zostały przypisane do danego wyposażenia. Wprowadzenie na kartę wyposażenia atrybutów umożliwia dodatkowe opisanie elementu, na przykład poprzez przypisanie mu określonego miejsca użytkowania czy źródła finansowania.
Dodawanie lub edycja atrybutu powoduje otwarcie formularza Atrybut środka trwałego, czyli tego samego, który otwiera się w przypadku dodawania środków trwałych.
Formularz wyposażenia – zakładka Ogólne
Określony atrybut można bezpośrednio wpisać lub za pomocą przycisku wybrać z listy atrybutów środków trwałych. Typ pola Wartość jest zależny od rodzaju wybranego atrybutu. Dla atrybutów zdefiniowanych jako lista, użytkownik może wybrać określoną wartość ze zdefiniowanej listy wartości atrybutu. W przypadku atrybutów typu tekst, liczba lub data pole to podlega edycji.
Uwaga
Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość podpięcia dowolnej ilości atrybutów pod daną Kartę wyposażenia, przy czym konkretny atrybut może zostać wybrany tylko jednokrotnie.
Formularz Karty wyposażenia – zakładka Dokumenty
Na zakładce [Dokumenty] można podpiąć dokumenty z Rejestru VAT, Ewidencji dodatkowej lub wpisać ręcznie numer dokumentu na podstawie, którego wyposażenie jest wprowadzone do ewidencji. Na zakładce może być również widoczna sekcja Biblioteka dokumentów w przypadku posiadania modułu Obieg dokumentów oraz sekcja Zadania i kontakty CRM w przypadku modułu CRM.
W związku z możliwością podpięcia kilku dokumentów na karcie wyposażenia pole z wartością zakupu jest sumą kwot podpiętych dokumentów ale dodatkowo podlega edycji, tzn. użytkownik może samodzielnie zmienić kwotę, przy czym wartość początkowa wyposażenia nie może być mniejsza niż suma wartości wprowadzonych dokumentów zakupu.
Formularz Karty wyposażenia – zakładka Osoby i miejsca
Na zakładce [Osoby i miejsca] można wskazać osoby odpowiedzialne za dane wyposażenie oraz miejsca użytkowania tego wyposażenia. Zakładka podzielona jest na dwie części: [Osoby odpowiedzialne] i [Miejsca użytkowania].
W części dotyczącej osób odpowiedzialnych po wciśnięciu ikony można wybrać pracownika/wspólnika z listy pracowników/wspólników lub wpisać z ręki imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej, a także podać okres, przez który dana osoba jest odpowiedzialna za wyposażenie.
W części dotyczącej miejsc użytkowania po wciśnięciu ikony można wybrać lokalizację ze słownika miejsc użytkowania lub wpisać z ręki lokalizację, a także podać okres, w którym dane wyposażenie jest użytkowane w wybranej lokalizacji. Możliwe jest oznaczenie miejsca użytkowania, jako nieaktywne poprzez zaznaczenie parametru Nieaktywne na formularzu miejsca użytkowania.
Lista osób odpowiedzialnych oraz miejsc użytkowania mają charakter historyczny.
Formularz wyposażenia – zakładka Osoby i miejsca
Ewidencja wyposażenia
Ewidencja wyposażenia dostępna jest z menu: Księgowość/ Ewidencja wyposażenia.
Ewidencja wyposażenia posiada dwie zakładki:
[Wyposażenia] – na liście elementy ułożone są w kolejności wprowadzania.
[Atrybuty wyposażeni] – lista zawierająca dwie dodatkowe kolumny: Kod atrybutu i Wartość atrybutu. Pod tabelą znajduje się filtr umożliwiający wyświetlenie elementów wyposażenia z wybranym atrybutem lub z atrybutem o konkretnej wartości. Dodatkowo możliwe jest sumowanie wartości atrybutów o typie liczba w wierszu sum.
Ewidencja wyposażenia – zakładka Wyposażenia
Lista wyświetlana jest w porządku kolejnych numerów nadanych przez program w momencie wprowadzania w obrębie danej grupy.
Zawiera następujące informacje o ewidencji wyposażenia: Lp., Nazwa, Numer inwentarzowy, Data zakupu, Ilość, J.m. i Wartość zakupu.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Data zakupu – pozwala filtrować listę wg daty zakupu wyposażenia.
W użyciu, Zlikwidowane, Zbyte – parametry pozwalają filtrować listę wg stanu środka trwałego.
– Eksportuj wyposażenie – pozwala na wygenerowanie listy wyposażenia do pliku tekstowego na dysk lokalny lub do aplikacji iBard24. Użytkownik może wygenerować plik według kodu kreskowego lub według numeru inwentarzowego. Eksportowane jest tylko wyposażenie będące w użyciu. Zaznaczenie w oknie importu parametru Eksportuj ilość powoduje przenoszenie do pliku wartości z karty wyposażenia, z kolei odznaczenie parametru skutkuje eksportem wartości 0. Użytkownik może wygenerowany plik zaczytać w aplikacji Comarch Mobile Inwentaryzacja, uzupełnić ilość wyposażenia, a następnie zaimportować uzupełniony plik na formularz arkusza inwentaryzacyjnego.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
– Operacje seryjne – po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje:
Ustaw kategorię -funkcja umożliwia przypisanie nowej lub zmianę istniejącej kategorii na zaznaczonych kartach środków trwałych/ wyposażenia.
Parametry seryjnego ustawiania kategorii
Użytkownik ma możliwość wyboru zarówno kategorii przychodowej, jak i kosztowej. Zaznaczenie parametru Aktualizuj opis powoduje przeniesienie na wskazane karty środków trwałych/ wyposażenia opisu znajdującego się na formularzu wybranej kategorii.
Nadawanie kodów kreskowych – kod kreskowy zostanie dodany na zaznaczonych pozycjach pod warunkiem, że pole to nie zostało wcześniej uzupełnione. Operacja seryjna nie zmienia istniejącego już kodu kreskowego.
Z poziomu listy wyposażenia istnieje możliwość wykonania wydruku etykiety (w tym na drukarce etykiet), zawierającego kod kreskowy, nazwę firmy, wyposażenia oraz numer inwentarzowy.
W przypadku zakładki [Atrybuty] wyposażeń pojawiają się dwie dodatkowe kolumny: Kod atrybutu i Wartość atrybutu. Pod tabelą znajduje się filtr umożliwiający wyświetlenie elementów wyposażenia z wybranym atrybutem lub z atrybutem o konkretnej wartości. Dodatkowo możliwe jest sumowanie wartości atrybutów o typie liczba w wierszu sum.