Wyświetlana jest tu lista wszystkich dokumentów związanych z danym Paragonem. Lista ta składa się z czterech kolumn:

Numer – dokumentu skojarzonego z Paragonem

Typ – dokumentu związanego z Paragonem. Pole to może przyjmować wartość: 

Na zakładce [Płatności] znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Paragonu. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawi się na wydruku.

Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:

Termin –data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności.

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana.

Waluta – waluta, w jakiej rozliczane będą płatności do Paragonu. Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.

Kwota – wartość płatności

Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.

Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności. Szczegóły zostały opisane w artykule Domyślny płatnik na dokumentach.

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:

 – dodanie nowej raty płatności.

 – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.

 – usunięcie pozycji z listy płatności.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania Paragonu i podczas edycji Paragonów z bufora. Na dokumentach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania zmian. Nie ma również możliwości rozliczania Paragonu z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych, jednak każda wpłata będzie automatycznie widoczna na Paragonie.

Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczanie zaliczek

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

W programie zrealizowano historyczność środków trwałych w oparciu o grupę wydruków Zestawienia historyczne, które są dostępne z każdej zakładki [Ewidencji środków trwałych] oraz o wydruk historyczny Karty środka trwałego (dostępne po  wejścia na ikonę  pod przyciskiem drukarki ).

W ramach grupy Zestawienia historyczne (Ewidencja środków trwałych/ / Zestawienia historyczne) dostępne są następujące wydruki: 

Formularz dokumentu (dostępny po naciśnięciu Dodaj, po zaznaczeniu parametru Dokumenty – Amortyzacje) zawiera następujące informacje:

Środek trwały – numer inwentarzowy i nazwa środka trwałego, do którego wystawiony jest dokument. Przy dodawaniu nowego dokumentu na liście dokumentów środków trwałych po pierwsze należy określić odpowiedni środek trwały przez wpisanie numeru inwentarzowego lub przez wybór z listy środków trwałych, otwieranej przyciskiem .

Dokument – numer dokumentu, na podstawie którego dana operacja jest wykonywana.

Na dokumencie Ulepszenia pole Dokument nie występuje. Na dokumencie Ulepszenia na zakładce [Dokumenty] Operator ma możliwość wskazania listy dokumentów, których wartość składa się na podwyższenie wartości środka trwałego.

Kliknięcie w ikonę plusa otwiera listę z dokumentami z rejestru VAT. Jeżeli wybrany zostanie dokument z ewidencji dodatkowej to następne kliknięcie w ikonę plusa otwiera listę ewidencji dodatkowej. Kliknięcie w strzałkę obok ikony Plusa otwiera listę z następującymi opcjami: 

Wybór opcji Faktura zakupu VAT otwiera listę z rejestru zakupu VAT, na której widoczne są dokumenty z rodzajem: środki trwałe, środki transportu oraz nieruchomości. Jeżeli na dokumencie w rejestrze zakupu wybrane są odliczenia VAT na NIE wtedy na dokument ulepszenia przenoszona jest wartość brutto z dokumentu. Jeżeli wybrane będą odliczenia VAT na TAK bądź WARUNKOWO wtedy na dokument ulepszenia przenoszona jest wartość netto. Dodatkowo przenoszony jest numer dokumentu, data zakupu oraz opis z nagłówka.

Wybór opcji Ewidencja dodatkowa otwiera listę z ewidencji dodatkowej kosztów. Przenoszone są wartości: numer dokumentu (numer wewnętrzny), kwota, data operacji oraz opis z nagłówka.

Jeżeli wybrana jest opcja Bez wskazania dokumentu na liście dodawana jest pozycja z datą bieżącą oraz kwotą 0,00. Użytkownik ma możliwość modyfikacji daty dokumentu. Należy w tym wypadku uzupełnić ręcznie numer dokumentu, kwotę oraz opis.

Ikona lupki na pozycji, która ma podpięty dokument z rejestru VAT, czy ewidencji dodatkowej powoduje otwarcie formularza dokumentu. Na pozycji bez wskazania dokumentu powoduje możliwość edycji pozycji. Dwuklik na pozycji, która ma podpięty dokument z rejestru VAT czy ewidencji dodatkowej powoduje pokazanie się komunikatu: Zmiana numeru lub daty spowoduje usunięcie powiązania z dokumentem. Po zatwierdzeniu komunikatu istnieje możliwość modyfikacji pozycji. Zmiana numeru lub daty powoduje utratę powiązania z dokumentem i taka pozycja zachowuje się tak jakby była bez wskazania dokumentu. Ikona kosza powoduje usunięcie pozycji. Na pierwszą zakładkę [Ogólne] do pola Data operacji przenosi się najwcześniejsza z dat na liście dokumentów powiązanych. Użytkownik ma możliwość modyfikacji daty operacji. Do pola Zmiana wartości przenosi się suma z kolumny Kwota.

Zmiana wartości – jest to zmiana wartości środka trwałego. Jest ona aktywna dla dokumentów ulepszenia oraz przeszacowania.

Umorzenie – jest to wartość dokonanego odpisu w przypadku dokumentu amortyzacji, wartość dokonanych umorzeń w przypadku dokumentu przekazania  oraz wartość przeszacowania odpisów w przypadku dokumentu przeszacowania. Na dokumentach ulepszenia pole to jest nieaktywne. Jeśli chodzi o likwidację, wartość umorzenia to kwota ujemna wynikająca z wygenerowanych wcześniej odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli na Kartotece środka trwałego zaznaczono parametr Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa, wtedy kwoty umorzenia i zamiany wartości są wyświetlane dwukrotnie, odpowiednio dla potrzeb amortyzacji bilansowej i kosztowej.

Kategoria – opis zdarzenia gospodarczego. Domyślnie proponowana jest tu kategoria z Kartoteki środka trwałego. Kategorię można również pobrać z listy kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem , ewentualnie wpisać bezpośrednio na formularzu dokumentu.

Metoda amortyzacji – jest to pole, gdzie widoczna jest metoda z Karty środka trwałego (jednorazowa, liniowa, degresywna, naturalna). W przypadku odpisu wprowadzanego bezpośrednio na liście dokumentów środków trwałych zawsze proponowana jest metoda amortyzacji: naturalna. W polu obok widoczna jest stawka amortyzacji z kartoteki środka trwałego oraz współczynnik, przez który mnożona jest dana stawka.

Nie pomniejszaj podstawy amortyzacji – jest to dodatkowy parametr, którego zaznaczenie powoduje nie pomniejszanie podstawy, od której jest naliczana amortyzacja w kolejnych latach podatkowych. Parametr może zostać wykorzystany w przypadku 30% odpisu wartości środka w roku zakupu.

Uwzględniaj przy księgowaniu w kosztach na badania i rozwój – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Parametr można zaznaczyć pod warunkiem, że na karcie środka trwałego nie zaznaczono opcji W budowie. Zaznaczenie parametru na karcie środka trwałego powoduje zaznaczenie parametru na automatycznie wygenerowanym dokumencie amortyzacji. Parametr podlega edycji. Podczas księgowania dokumentu amortyzacji, na którym zaznaczono parametr Uwzględniaj przy księgowaniu w kosztach na badania i rozwój, kwota umorzenia trafia do kolumny Inne oraz do kolumny Koszty B+R na zapisie w Księdze Podatkowej.

Zapis księgowy – jeżeli dany dokument jest zaksięgowany, to w polu tym znajduje się numer oraz data dokumentu księgowego. Zapis księgowy można podglądnąć przez naciśnięcie przycisku .

Zakład – pole jest widoczne na dokumencie amortyzacji oraz likwidacji jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

Wartość brutto – wartość początkowa (wartość bieżąca brutto) środka trwałego.

Okres od:, do: – data od, do obowiązywania danej osoby odpowiedzialnej czy miejsca użytkowania.

Przekazujący, przyjmujący pracownik – informacje o osobach odpowiedzialnych. Pola nieaktywne do modyfikacji. Generują się na podstawie zmian na karcie środka trwałego.

Dotychczasowe, docelowe miejsce użytkowania – informacje o miejscu użytkowania. Pola nieaktywne do modyfikacji. Generują się na podstawie zmian na karcie środka trwałego.

Opis – pole tekstowe z możliwością wpisania dowolnego opisu. Wartość z pola przenoszona jest na listę dokumentów środków trwałych do kolumny Opis. W przypadku dokumentu PT w polu będzie automatycznie podpowiadał się tekst Zmiana osoby odpowiedzialnej od dnia i/lub Zmiana miejsca użytkowania od dnia wraz z odpowiednimi datami, a następnie wartość z tego pola będzie przenoszona na wydruk dokumentu.

Wprowadził, zmodyfikował – zawiera kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Częściowa likwidacja środka trwałego

W programie istnieje możliwość dokonania częściowej likwidacji środka trwałego za pomocą dokumentu likwidacji  wraz z możliwością wskazania daty ujęcia likwidacji w wyliczeniach odpisów amortyzacyjnych oraz planu amortyzacji.

Na dokumencie likwidacji wprowadzanym ręcznie z poziomu Księgowość/ Dokumenty środków trwałych widoczny jest parametr Wylicz umorzenie oraz pole Data uwzgl. w amort., odpowiednio dla amortyzacji bilansowej i/lub kosztowej. W polu Zmiana wartości istnieje możliwość wpisania kwoty tylko w wartości ujemnej.

W polu  Data uwzgl. w amort. domyślnie ustawia się pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano częściowej likwidacji środka trwałego. Użytkownik ma możliwość jej zmiany. Data nie może być wcześniejsza niż data operacji. Nie może być również wcześniejsza niż pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu,  w którym likwidacja została dokonana. Od tej daty zmiana wartości środka trwałego uwzględniana jest w wyliczeniu odpisów amortyzacyjnych oraz planu amortyzacji.

Jeżeli data operacji jest wcześniejsza niż data wygenerowanych już dokumentów środka trwałego to podczas zapisywania dokumentu częściowej likwidacji pojawia się komunikat: W bazie są dokumenty środka trwałego z datą późniejszą niż data uwzględnienia w amortyzacji. Czy chcesz zapisać dokument?

Zaznaczenie parametru Wylicz umorzenie powoduje wyliczenie kwoty umorzenia jako ilorazu wartości wprowadzonej w polu Zmiana wartości i wartości bieżącej brutto środka trwałego, pomnożonego przez kwotę całkowitego umorzenia środka trwałego. Kwota nie podlega edycji. Jeżeli na karcie środka trwałego zaznaczono parametr Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa, kwota umorzenia wyliczana jest tylko dla wartości bilansowej. Użytkownik ma możliwość samodzielnego uzupełnienia kwoty dla amortyzacji kosztowej.

Wartość umorzenia wyliczana jest na postawie wartości zapisanych na karcie środka trwałego, które to są zgodne z datą bieżąca ustawioną z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca. Jeżeli użytkownik na dokumencie likwidacji wprowadzi kwotę zmiany wartości i zapisze ten dokument to podczas ponownej jego edycji i zaznaczeniu parametru Wylicz umorzenie, kwoty wyliczone zostaną w oparciu o aktualne wartości widoczne na karcie środka trwałego.

Dokument częściowej likwidacji jest uwzględniany na wydrukach karty środka trwałego oraz wydrukach z listy środków trwałych. W przypadku wydruku historycznego widoczny jest w wartości bieżącej brutto oraz netto oraz wartości odpisów za bieżący okres zgodnie z datą dokumentu

Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy towaru/usługi.

Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny !NIEOKREŚLONY!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta.

Jeśli na zakładce [Ogólne] został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony – będzie automatycznie proponowany na zakładce [Kontrahent].

W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. Można również przypisać domyślnego płatnika dla tego dokumentu.

W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego.

Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie:

Dokument – typ dokumentu w klasie Paragony (PA) . Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.

Numer – w zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii.

W chwili wystawiania Paragonu, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.

Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! (dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany).

Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii.

Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. W module Faktury w polu Magazyn jest zawsze magazyn główny. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .

Data wystawienia – data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.

Data sprzedaży – data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.

Rabat – rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w artykule

Płatność – forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla !NIEOKREŚLONEGO! jest to domyślnie gotówka).

Termin – proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż !NIEOKREŚLONY! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności, na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.

Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Razem brutto – wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika.

Zapłacono – kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank.

Pozostaje – różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą.

Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Fiskalizuj – to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego. 

Lista dokumentów środków trwałych jest dostępna z menu głównego, opcja Księgowość/ Dokumenty środków trwałych. Składa się z dwóch zakładek:

• [Wszystkie] – zakładka ta pozwala na wprowadzanie amortyzacji, ulepszenia, przeszacowania, przeglądanie dokumentów otrzymania, przekazania i likwidacji, jak również na przeglądanie powyższych informacji o wszystkich środkach z danej grupy.
• [Atrybuty] – zakładka ta pozwala uzyskać informacje o poszczególnych typach dokumentów środków trwałych wraz z możliwością odczytania wartości atrybutu, jaka została do danego środka trwałego przypisana.

Z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona  odwołująca się do zapisu księgowego w księgowości kontowej / KPiR powstałego do danego dokumentu – dla otwartego formularza dokumentu dostępna tylko wtedy gdy dokument został zaksięgowany. Odwołanie do zapisu księgowego dostępne jest również poprzez skrót klawiaturowy <CTRL>+<F6>.

Lista dokumentów środków trwałych – zakładka Wszystkie

Na liście znajdują się następujące informacje: Numer dokumentu, Data danej operacji, Lp. nadana przez program w momencie wprowadzania środka do ewidencji, Nazwa środka trwałego, Numer inwentarzowy, Zmiana wartościB, Zmiana wartościK, AmortyzacjaB i AmortyzacjaK, Grupa środka trwałego, Opis oraz informacja o predekretacji.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Dokumenty – zestaw opcji, które pozwalają wyświetlić na liście dokumenty ulepszeń, przeszacowań i amortyzacji, otrzymania, przekazania i likwidacji.  Aby na liście wyświetlał się dany rodzaj dokumentów, musi być zaznaczona odpowiednia opcja. Aby dodać wybrany rodzaj dokumentu należy zaznaczyć tylko jedną opcję. Jeżeli zaznaczone są wszystkie opcje – na liście będą wyświetlane wszystkie dokumenty niezależnie od ich rodzaju.

Dokument OT generuje się całkowicie automatycznie w momencie dodawania Karty środka trwałego. Wartości uwzględnione na dokumencie OT zostaną odczytane z Karty środka trwałego (tzn. wartość początkowa, data przyjęcia do ewidencji itp.). Zmiany na Karcie środka trwałego pociągają za sobą zmiany na dokumencie przyjęcia do użytkowania. Po zmianie grupy na karcie środka trwałego jest ona również aktualizowana w numeracji dokumentu OT, w sytuacji kiedy dokument OT nie jest zaksięgowany. W przypadku zaksięgowanych dokumentów OT numer nie jest modyfikowany. Dodatkowo gdy dokument OT został zaksięgowany do księgowości kontowej blokowana jest również zmiana wartości początkowej środka trwałego. Ewentualne zwiększenie wartości należy wprowadzić dokumentem ulepszenia.

Dokument PT można wygenerować tylko automatycznie w przypadku zmiany miejsca użytkowania środka trwałego oraz zmiany osoby odpowiedzialnej z poziomu karty środka trwałego. Nie ma możliwości ręcznego dodawania dokumentów z poziomu listy środków trwałych. Dokument ten nie podlega księgowaniu do żadnej z ewidencji. Dokument jest dostępny dla środków trwałych, środków trwałych w  budowie oraz dla wartości niematerialnych i prawnych. Na dokumencie PT jest informacja o dotychczasowym miejscu użytkowania lub przekazującym pracowniku, tylko gdy zachowana zostanie ciągłość dat. Pole Data operacji na dokumencie PT ustawiana jest jako data Od, a w przypadku kiedy nie ma daty Od ustawiana jest data bieżąca. Dokument wygenerowany automatycznie na formularzu w polu Numer będzie miał wpisywany na sztywno numer PT/grupa środków trwałych/lp środka trwałego. Do pól za okres będzie się podstawiał zakres dat wybrany na karcie środka. Jeżeli zmodyfikowane zostaną uzupełnione już osoby i miejsca może to spowodować przegenerowanie istniejących już dokumentów PT. Istnieje również możliwość importu z innej bazy danych środków trwałych wraz z dokumentami PT z pełną historią w stosunku 1:1.

Dokument LT (likwidacji całkowitej) jest tworzony automatycznie. W momencie ustawienia stanu na Karcie środka trwałego na zlikwidowany lub zbyty i zapisania Karty środka trwałego, jest dodawany dokument LT, dla którego wartości zostaną wyliczone na podstawie karty i historii środka trwałego (tzn. wartość, data likwidacji itp.) Zmiany na Karcie środka trwałego pociągają za sobą zmiany na dokumencie likwidacji.

Grupa – jest to pole służące do wyboru wybranej grupy środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Grupa środków trwałych wybierana jest ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down).

Środki Trwałe / Wartości niematerialne i prawne – jest to pole wyboru pozwalające określić, czy chcemy pracować na dokumentach środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Wyboru dokonuje się poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji.

Za – wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy dokumentów ograniczonych do żądanego okresu.

Okres – pozwala na wyświetlenie dokumentów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.

Po zaznaczeniu parametru lista pokazuje dokumenty związane z operacjami na konkretnym środku trwałym. Środek wybieramy poprzez wpisanie jego numeru inwentarzowego lub z listy środków, która otwiera się przez kliknięcie przycisku .

Usuń – przycisk usuwa dokument związany z daną operacją z listy. Usunięcia dokumentu można dokonać również klawiszem <DELETE>. W przypadku, gdy odpisy amortyzacyjne są zaksięgowane, nie ma możliwości usunięcia dokumentu.

Na zakładce [Wszystkie] udostępnione zostało seryjne kasowanie dokumentów o typie Amortyzacja, poprzez zaznaczenie wybranych dokumentów, a następnie wybranie przycisku Usuń lub klawisza <DELETE>. Operacja ta nie jest możliwa, jeżeli dokumenty amortyzacji zostały zaksięgowane lub środek trwały (wartość niematerialna i prawna), dla których wygenerowano odpis, zostały zlikwidowane lub zbyte, ewentualnie operator posiada zakaz kasowania dokumentów środków trwałych.

 Księguj dokumenty – przycisk jest aktywny wyłącznie wtedy, gdy na liście wybrano jeden typ dokumentu np. Amortyzacje. Przycisk pozwala na zaksięgowanie amortyzacji za dany miesiąc. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową amortyzacja jest księgowana za pomocą Schematów księgowych na odpowiednie konta do danego Dziennika. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, użytkownik ma możliwość zaksięgowania dokumentu Amortyzacji oraz Likwidacji.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa to z poziomu listy środków trwałych w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Ustaw zakład. Funkcja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach amortyzacji oraz likwidacji.

Lista dokumentów środków trwałych – Atrybuty

Na liście, poza informacjami identycznymi jak na zakładce [Wszystkie], znajdują się również kody i wartości atrybutów środków trwałych. Zakładka [Atrybuty] zawiera dodatkowo także zestaw filtrów. Filtry Atrybut oraz Wartość atrybutu umożliwiają zawężanie wyświetlanej listy dokumentów do tych środków trwałych, które na karcie maja przypięty wybrany atrybut.

Karta środka trwałego służy dodaniu nowego elementu do księgi inwentarzowej, podglądu środków i wartości niematerialnych i prawnych już wprowadzonych lub też wprowadzeniu potrzebnych korekt i zmian.

Karta składa się z następująych zakładek: 

Z poziomu karty ŚT istnieje możliwość wykonania wydruku etykiety (w tym na drukarce etykiet), zawierającego kod kreskowy, nazwę firmy, nazwę ŚT oraz numer inwentarzowy (dla środków trwałych nie będących w budowie).

Karta środka trwałego – zakładka Ogólne

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Zakładka [Ogólne] zawiera następujące informacje:

Grupa – środki trwałe mogą być dzielone na grupy. Grupa wybierana jest ze spuszczanej listy pomocniczej przez przyciśnięcie klawisza . Lista grup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest tworzona w Konfiguracji firmy/ Środki Trwałe/ Grupy środków trwałych.

Lp. – kolejna liczba porządkowa w ramach danej grupy.

Uwzględniaj przy księgowaniu w kosztach na badania i rozwój – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Parametr można zaznaczyć pod warunkiem, że na karcie środka trwałego nie zaznaczono opcji W budowie. Zaznaczenie parametru na karcie środka trwałego powoduje zaznaczenie parametru na automatycznie wygenerowanym dokumencie amortyzacji. Podczas księgowania dokumentu amortyzacji, na którym zaznaczono parametr Uwzględniaj przy księgowaniu w kosztach na badania i rozwój, kwota umorzenia trafia do kolumny Inne oraz do kolumny Koszty B+R na zapisie w Księdze Podatkowej.

Nr inwentarzowy – jest to unikalny numer wynikający z przyjętej u użytkownika numeracji środków trwałych. Numer inwentarzowy jest wykorzystywany do identyfikacji środka trwałego w programie.

KŚT – numer z Klasyfikacji Środków Trwałych. Wprowadzono do programu listę środków trwałych wraz z ich symbolami i obowiązującymi stawkami amortyzacyjnymi zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych. Wykaz stawek amortyzacji jest dostępny z poziomu Karty środka trwałego po naciśnięciu przycisku . Na liście stawek funkcjonuje filtr, pozwalający na szybkie wyszukanie danego środka. Po wprowadzeniu w polu Nazwa należy nacisnąć przycisk Włącz filtrowanie . Po otwarciu listy numerów KŚT można dopisać do niego kolejne pozycje.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) Dz. U. poz. 1864 zawiera aktualny schemat Klasyfikacji Środków Trwałych. W załączniku nr 1 do Ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz w załączniku nr 1 do Ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje się wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych dla poszczególnych środków trwałych. W programie jest dostępna lista KŚT oraz w przypadku zmiany schematu KŚT przez Radę Ministrów, zmiany obowiązujących rocznych stawek amortyzacyjnych użytkownik ma możliwość automatycznej aktualizacji tej listy ikoną . Użytkownik nie musi wskazywać pliku do importu, import odbywa się jednym kliknięciem. Funkcja jest dostępna tylko dla Klientów, którzy mają program na gwarancji.

Lista numerów KŚT jest dodatkowo widoczna w słownikach z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Klasyfikacja Środków Trwałych, ale tylko wtedy gdy Operator zalogował się na moduł Środki Trwałe lub na moduł Analizy z zaznaczoną opcją Pełne menu dla modułu Analizy. Z tego poziomu jest możliwość kasowania istniejących pozycji na liście KŚT ikoną Kosza, poprzez wybór opcji Usuń z menu kontekstowego lub po użyciu klawisza <DELETE> oraz automatycznego importu listy KŚT. Przy kasowaniu nie jest sprawdzane powiązanie KŚT ze środkami trwałymi. Natomiast na liście KŚT sprawdzana jest unikalność rekordów po dwóch polach Symbol i Nazwa, gdzie pole Symbol przyjmuje max 10 znaków, a pole nazwa 200 znaków. W przypadku konwersji z wersji wcześniejszych niż 2014 jeżeli są wprowadzone duplikaty KŚT to konwersja się nie wykona z odpowiednim komunikatem: Wystąpiła duplikacja na liście KŚT. Nie może być pozycji z takimi samymi symbolami i nazwami. Przed wykonaniem konwersji proszę poprawić zduplikowane KŚT i należy w bazie przed konwersją uporządkować listę KST w taki sposób, aby nie było zduplikowanych pozycji. W bazie konfiguracyjnej zapisywana jest data ostatniego importu.

Kod kreskowy – kod zgodny ze standardem EAN 3 z 9 (Code-39). Zostanie on wygenerowany automatycznie po naciśnięciu przycisku Kod kreskowy na podstawie numeru inwentarzowego (po usunięciu wszystkich niedozwolonych znaków) lub w przypadku środków trwałych w budowie – na podstawie schematu: ST//kolejna liczba porządkowa lub WNP/kolejna liczba porządkowa. Użytkownik może również uzupełnić pole samodzielnie. Nie ma możliwości wprowadzenia do systemu dwóch środków trwałych o tym samym kodzie kreskowym.

Nazwa – nazwa środka trwałego.

W budowie – parametr określa czy środek trwały jest kompletny czy w budowie. Dla środka trwałego w budowie nie ma zakładki [Amortyzacja], na zakładce [Ogólne] ukrywane są pola KŚT, data zakupu i data przyjęcia do używania, a także nie możliwości generowania odpisów oraz planu amortyzacji. Dla takiego środka nie generuje się dokument OT, dopiero po odznaczeniu parametru W budowie i przyjęciu do użytkowania. Do środka w budowie można na zakładce [Dokumenty] podpinać poszczególne dokumenty związane z inwestycją. Środek w budowie można zlikwidować, wygeneruje się LT. Dopiero po przyjęciu środka do użytkowania można generować dla niego poszczególne dokumenty.

Kategoria – jest to dodatkowy opis na Karcie środka trwałego. Kategorię można wybrać z listy pomocniczej kategorii (przez wpisanie kodu kategorii lub wybór z listy kategorii otwieranej przyciskiem ) lub wpisać bezpośrednio na formularzu środka trwałego.

Osoba odpowiedzialna – wyświetla osobę odpowiedzialną za dany środek trwały. Możliwość uzupełnienia osoby odpowiedzialnej jest dostępna po wciśnięciu przycisku  na zakładce [Osoby i miejsca].

Miejsce użytkowania – wyświetla miejsce użytkowania danego środka trwałego. Możliwość uzupełnienia miejsca użytkowania jest dostępna po wciśnięciu przycisku  na zakładce [Osoby i miejsca].

Data zakupu – data, z jaką środek trwały jest zakupiony.

Data przyjęcia do używania – data, z jaką środek trwały został przyjęty do używania.

Stan środka trwałego – określa stan środka trwałego: 

Data likwidacji, data zbycia – data, z jaką środek trwały został zlikwidowany lub zbyty, po wprowadzeniu daty od miesiąca następnego program nie generuje odpisów amortyzacyjnych. Odpis amortyzacyjny za miesiąc zbycia/likwidacji należy wykonać przed zbyciem/likwidacją ponieważ potem operacja nie będzie możliwa.

Dokument – numer dokumentu, na podstawie którego środek trwały jest zlikwidowany lub zbyty.

Przyczyna – opis przyczyny likwidacji środka trwałego.

Zakład – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Podczas dodawania formularza nowego środka trwałego/ WNiP podpowiada się zakład domyślny.

Karta środka trwałego – zakładka Dokumenty

Na zakładce [Dokumenty] można podpiąć dokumenty z Rejestru VAT, Ewidencji dodatkowej lub wpisać ręcznie numer dokumentu na podstawie, którego środek trwały jest wprowadzony do ewidencji. Na zakładce może być również widoczna sekcja Biblioteka dokumentów w przypadku posiadania modułu Obieg dokumentów oraz sekcja Zadania i kontakty CRM w przypadku modułu CRM.

W związku z możliwością podpięcia kilku dokumentów na karcie środka trwałego pole z wartością zakupu jest sumą kwot podpiętych dokumentów ale dodatkowo podlega edycji, tzn. użytkownik może samodzielnie zmienić kwotę, przy czym wartość początkowa środka nie może być mniejsza niż suma wartości wprowadzonych dokumentów zakupu.

Kwotę pobraną z podpiętego dokumentu można ręcznie zmienić w kolumnie Kwota w przypadku, gdy dokument zakupu obejmuje nie tylko dany środek trwały

Karta środka trwałego – zakładka Amortyzacja

Na zakładce [Amortyzacja] można znaleźć wszystkie kwoty związane z wartością środka, sumarycznymi wartościami odpisów amortyzacyjnych i metodami amortyzacyjnymi.

Na zakładce [Amortyzacja] znajdują się następujące pola:

Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa – jeżeli pole to jest zaznaczone, program pozwala wprowadzić różne wartości środka, od których będzie liczone umorzenie oraz wartości, od której odpisy amortyzacyjne będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli pole to jest zaznaczone, wszystkie kwoty na formularzu środka trwałego są wyświetlane podwójnie – w wielkości podlegającej amortyzacji bilansowej i kosztowej. Po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość wyboru dwóch metod amortyzacji np. liniowej i degresywnej, stawek amortyzacji, współczynników, dat rozpoczęcia amortyzacji.

Metoda amortyzacji – określa sposób naliczania odpisów amortyzacyjnych dla środka trwałego. Program pozwala na wybór następujących metod amortyzacji: 

Stawka amortyzacji – stawka, według której obliczane są odpisy amortyzacyjne.

Współczynnik – współczynnik podwyższenia stawki, przez który jest mnożona stawka amortyzacji.

Środek trwały używany sezonowo – pole zaznaczamy w przypadku, gdy środek ma być amortyzowany sezonowo, tzn. tylko w wybranych miesiącach roku.

Zawieszenie amortyzacji – pole zaznaczamy w przypadku, gdy następuje czasowe wyłączenie środka trwałego z użytkowania, bądź w przypadku zawieszenia działalności, odpowiednio dla amortyzacji bilansowej i/lub kosztowej. Zaznaczenie parametru powoduje pokazanie się zakładki [5 Zawieszenie amortyzacji] (jeżeli parametr Środek używany sezonowo nie jest zaznaczony, wtedy zakładka posiada numer 4). Parametr domyślnie nie zaznaczony. Parametr jest nieaktywny w przypadku kiedy na karcie środka trwałego w polu metoda amortyzacji została wskazana metoda jednorazowa lub nie amortyzować.

Podczas generowania odpisów amortyzacyjnych za miesiące, w których zaznaczony jest parametr, odpis nie jest generowany. W kolejnych miesiącach, w których amortyzacja powinna być wyliczana odpis nie jest wyrównywany, z uwzględnieniem miesięcy, w których amortyzacja nie była wyliczana. Jest wyliczany zgodnie z metodą amortyzacji, stawką i współczynnikiem. Zawieszenie amortyzacji przez pewien okres wydłuża cały okres amortyzacji.

Data rozpoczęcia amortyzacji – data, od której będą generowane odpisy amortyzacyjne. Program domyślnie proponuje pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek został przyjęty do używania.

Wartość początkowa – wartość początkowa jest równa wartości zakupu lub wartości wytworzenia.

Wartość zaktualizowana na pierwszy dzień roku obrotowego – jest to wartość środka trwałego na pierwszy dzień danego roku podatkowego z uwzględnieniem zmniejszeń i zwiększeń wartości oraz przeszacowania środka.

Wartość bieżąca brutto – jest to wartość po uwzględnieniu wszelkich zmniejszeń, zwiększeń i przeszacowania wartości środka w bieżącym dniu roku obrotowego.

Odpisy wykonane na początek roku obrotowego – wartość odpisów amortyzacyjnych wykonanych w poprzednich latach obrotowych.

Zaktualizowane odpisy na początek roku obrotowego – wartość odpisów amortyzacyjnych wykonanych w poprzednich latach obrotowych po przeszacowaniu.

Odpisy wykonane w danym roku – wartość odpisów wykonanych w danym roku obrotowym do bieżącego miesiąca.

Wartość bieżąca netto – jest to wartość środka trwałego z uwzględnieniem dokonanych odpisów amortyzacyjnych.

Ulga inwestycyjna – wartość ulgi inwestycyjnej, która została już zaliczona w koszty uzyskania przychodu i nie może podlegać amortyzacji kosztowej (odpisy w wielkości ulgi inwestycyjnej nie zostaną przez program zaliczone do kosztów uzyskania przychodu). Pole widoczne jest dopiero po zaznaczeniu parametru Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa.

Wprowadził, zmodyfikował – zawiera kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Karta środka trwałego – zakładka Sezonowa

Jeżeli zaznaczono amortyzację sezonową środka trwałego, wtedy na zakładce [Sezonowa] użytkownik ma możliwość zaznaczenia tylko tych miesięcy, w których dla danego środka trwałego są generowane odpisy amortyzacyjne w danym roku podatkowym.

Karta środka trwałego – zakładka Zawieszenie amortyzacji

Zakładka widoczna po zaznaczeniu parametru Zawieszenie amortyzacji na zakładce [Amortyzacja]. Na zakładce [Zawieszenie] amortyzacji można wybrać rok, dla którego określa się zawieszenie amortyzacji oraz wskazać miesiące, w których amortyzacja ma być zawieszona.

Jeżeli na karcie środka trwałego zaznaczony jest tylko parametr o zawieszeniu amortyzacji bilansowej to na zakładce Zawieszenie amortyzacji część dotycząca kosztowej jest wyszarzana. Jeżeli na karcie zaznaczony jest tylko parametr o zawieszeniu amortyzacji kosztowej to na zakładce Zawieszenie amortyzacji część dotycząca bilansowej jest wyszarzana.

Domyślnie wszystkie miesiące są niezaznaczone, czyli w żadnym miesiącu amortyzacja nie jest zawieszona. Należy ręcznie zaznaczyć miesiące, w których amortyzacja powinna być zawieszona.

Jeśli środek trwały ma wygenerowane odpisy amortyzacyjne za dany miesiąc, po zaznaczeniu zawieszenia amortyzacji za ten miesiąc i próbie zapisania karty środka trwałego pojawia się komunikat: Środek posiada odpisy amortyzacyjne w miesiącach [MM.RRR], na których zostało ustawione zawieszenie amortyzacji. Usuń odpisy amortyzacyjne w tych miesiącach i spróbuj ponownie.

Karta środka trwałego – zakładka Atrybuty

Zakładka [Atrybuty] zawiera listę atrybutów wraz z wartościami, jakie zostały przypisane do danego środka trwałego. Wprowadzenie na Kartę środka trwałego atrybutów umożliwia dodatkowe opisanie środka, na przykład poprzez przypisanie mu określonego miejsca użytkowania czy źródła finansowania.

Dodawanie lub edycja atrybutu powoduje otwarcie formularza Atrybut środka trwałego.

Określony atrybut można wpisać bezpośrednio lub za pomocą przycisku  wybrać z Listy atrybutów środków trwałych. Typ pola Wartość jest zależny od rodzaju wybranego atrybutu. Dla atrybutów zdefiniowanych jako lista, użytkownik może wybrać określoną wartość ze zdefiniowanej listy wartości atrybutu. W przypadku atrybutów typu tekst, liczba lub data, pole to podlega edycji.

Karta środka trwałego – zakładka Osoby i miejsca

Na zakładce [Osoby i miejsca] można wskazać osoby odpowiedzialne za dany środek trwały oraz miejsca użytkowania tego środka. Zakładka podzielona jest na dwie części: [Osoby odpowiedzialne] i [Miejsca użytkowania].

W części dotyczącej osób odpowiedzialnych po wciśnięciu ikony  można wybrać pracownika/wspólnika z listy pracowników/wspólników lub wpisać z ręki imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej, a także podać okres, przez który dana osoba jest odpowiedzialna za środek trwały.

W części dotyczącej miejsc użytkowania po wciśnięciu ikony  można wybrać lokalizację ze słownika miejsc użytkowania lub wpisać z ręki lokalizację, a także podać okres, w którym dany środek trwały jest użytkowany w wybranej lokalizacji. Możliwe jest oznaczenie miejsca użytkowania jako nieaktywne poprzez zaznaczenie parametru Nieaktywne na formularzu miejsca użytkowania.

Lista osób odpowiedzialnych oraz miejsc użytkowania mają charakter historyczny.

Na karcie środka trwałego na zakładce [Osoby i miejsca] widnieje parametr Generuj dokumenty PT dla osób i miejsc przy zapisie. Domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Zaznaczenie parametru będzie powodowało wygenerowanie dokumentów PT na podstawie informacji wprowadzonych w tabelce z osobą odpowiedzialną i miejscem użytkowania.  Jeżeli za jakiś okres będą już wygenerowane dokumenty i nie będzie żadnych zmian to kliknięcie w ikonę dyskietki nie będzie powodowało przegenerowywania tych dokumentów. Dokument przekazania ŚT będzie generował się podczas zmiany osoby odpowiedzialnej lub zmiany miejsca użytkowania. Wygenerowany automatycznie dokument będzie pojawiał się na liście dokumentów środków trwałych.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na fakturze w rejestrze VAT sprzedaży, rejestrze VAT zakupu, ewidencji dodatkowej oraz raportach kasowych/bankowych po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość przypisania kwot dodatkowych. Formularz kwot dodatkowych może także zostać wywołany za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<O>.

Kwoty dodatkowe mają na celu zwiększenie możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: Rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowe/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla użytkowników księgujących koszty w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, ale nie tylko.

Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Ma oraz Kwota, a także Kategoria2 i Opis2.

Jeżeli użytkownik posiada moduł Księga Handlowa Plus, ma możliwość wprowadzania pozycji w walucie obcej. Pozycje w walucie obcej można wprowadzać poprzez formularz za pomocą kombinacji klawiszy <SHIFT>+<INSERT> lub poprzez wybranie dodawania pozycji przez formularz za pomocą strzałki obok ikony .

W nagłówku formatki Kwot dodatkowych znajduje się informacja o kwocie dokumentu. W przypadku faktury w Rejestrze VAT są to trzy kwoty: netto, VAT i brutto w walucie systemowej.

Jeżeli wprowadzając pozycje w Kwotach dodatkowych użytkownik często wpisuje takie same pozycje różniące się jedynie kwotami, może wykorzystać Szablony Kwot dodatkowych do zdefiniowania powtarzających się pozycji.

Podczas kopiowania dokumentów kopiowane są także w całości Kwoty dodatkowe.