Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 2012 r. opublikowanym w Dz. U. z 2012 poz. 1451 w celu rozliczenia ulgi na złe długi należy wygenerować załącznik VAT-ZD (Zawiadomienie oskorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego). Na liście deklaracji VAT-7 widnieje zakładka [VAT-ZD], na której można dodać zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż lub Zakup (do urzędu skarbowego składa się tylko zawiadomienie o typie Sprzedaż).
Na zawiadomieniu wykazywane są wszystkie faktury, które na dzień złożenia deklaracji nie zostały zapłacone a minęło już 150 dni od ich terminu płatności i nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona już w 2013 roku. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. Wyszukiwane są tylko faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny i transakcja ma status Krajowa lub Krajowa ‑ podatnikiem jest nabywca (dokumenty z Datą operacji od 1 lipca 2015 r. uwzględniane są dla typu transakcji Krajowy ‑ podatnikiem jest nabywca tylko wtedy gdy są wystawione na Podatnika VAT czynnego, dokumenty z tym statusem z wcześniejszą Datą operacji kwalifikowane są bez względu na parametr Podatnik VAT czynny) z pozycjami ze stawką inną niż NP oraz takie, dla których nie minął okres dwóch lat od końca roku (zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż), w którym zostały wystawione. W przypadku zawiadomienia VAT-ZD o typie Zakup nie ma ograniczenia związanego z datą wystawienia dokumentu. Dokumenty zakupowe ze stawką ZW i NP nie są wykazywane na VAT‑ZD tak samo jak w przypadku deklaracji VAT‑7. Na formularzu zawiadomienia faktury wykazywane są w tylu pozycjach ile stawek VAT zawierają, natomiast na wydruku VAT-ZD w jednej pozycji
Uwaga
Faktury pierwotne niezapłacone są wykazywane na zawiadomieniu VAT-ZD tylko w miesiącu/kwartale, w którym mija 150 dzień od ich terminu płatności oraz dodatkowo w przypadku faktur sprzedażowych, na dzień składania załącznika VAT-ZD pozostają one niezapłacone. Jeżeli użytkownik usunie fakturę pierwotną niezapłaconą z załącznika VAT-ZD to na zawiadomieniu za kolejny miesiąc/kwartał dokument ten nie zostanie wykazany.
Formularz zawiadomienia VAT-ZD
Jeżeli na załączniku VAT-ZD wykazane zostały faktury pierwotne niezapłacone i wygenerowano do nich zapis korekcyjny w Rejestrze VAT, to w momencie ich częściowej lub całkowitej zapłaty kwalifikowane są ponownie na VAT-ZD niezależnie od daty ich wystawienia
Uwaga
Jeżeli do VAT-ZD nie wygenerowano zapisu korekcyjnego do Rejestru VAT to pozycje które zostały częściowo rozliczone wykazywane są na kolejnym zawiadomieniu VAT-ZD.
Użytkownik ma możliwość usunięcia z załącznika VAT-ZD zaznaczonych dokumentów. Jeżeli faktura składa się z kilku pozycji w rożnych stawkach, a zaznaczona zostanie pozycja tylko w jednej stawce, to z zawiadomienia usunięte zostaną wszystkie pozycje związane z tą fakturą. Dla dokumentu podświetlonego program pozwala usunąć pojedynczy dokument lub wszystkie faktury dla danego kontrahenta.
Pod listą dokumentów klasyfikowanych na VAT-ZD o typie Sprzedaż widoczna jest informacja o pełnej kwocie korekty wynikającej z tych dokumentów, czyli osobno suma kwot netto i VAT zaokrąglona do pełnych złotych. Podsumowanie w polu Suma do korekty dotyczy kwot do korekty, czyli faktur niezapłaconych i korygowanych, natomiast w polu Suma na VAT-ZD widoczne jest podsumowanie do VAT-ZD, gdzie są wykazywane tylko faktury niezapłacone (bez korygowanych po częściowej lub całkowitej zapłacie). Podczas wyliczania automatycznej korekty dla VAT-ZD o typie Zakup wykazywana jest tylko kwota VAT bez wartości netto. Na formularzu VAT-ZD dla zakupu w pozycji Suma do korekty‑dok. niezapłacone wykazywana jest wartość dokumentów niezapłaconych, widocznych na zawiadomieniu VAT-ZD w kolorze czarnym w kwocie na plus. W pozycji Suma do korekty-dok. zapłacone wykazywana jest wartość dokumentów zapłaconych (w tym ewentualne korekty dokumentów), widocznych na zawiadomieniu VAT-ZD w kolorze zielonym w kwocie na minus.
Uwaga
Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup, liczonym od stycznia/ pierwszego kwartału 2017 roku w poz. Suma do korekty-dok. niezapłacone oraz Suma do korekty-dok zapłacone sumowane są kwoty niezależnie od rodzaju pozycji wybranego na dokumentach.
Na zestawienie VAT-ZD trafiają tylko faktury pierwotne niezapłacone, które wykazywane są w kolorze czarnym jednak, aby prawidłowo obliczyć korektę należy również przeliczyć VAT-ZD w przypadku częściowej i całkowitej zapłaty za te faktury – są to zapisy prezentowane na zielono.
Uwaga
Współczynnik struktury sprzedaży nie ma wpływu na to jakie kwoty z dokumentów pojawiają się na VAT-ZD. W przypadku odliczeń warunkowych przy współczynniku 0% trzeba ręcznie usunąć pozycje z VAT-ZD. W innych sytuacjach ręcznie poprawiać kwoty na powstającym zapisie korekcyjnym.
Kwoty w polach Sumado korekty i Suma na VAT-ZD mogą się różnić, ponieważ przykładowo na deklaracji VAT‑7 każda stawka VAT jest osobno zaokrąglana, a na VAT-ZD zaokrąglana jest całość faktury.
Na liście VAT-ZD w kolumnie Kwota wyświetlana jest kwota VAT z pola Suma do korekty lub Suma do korekty-dok. niezapłacone lub Suma do korekty-dok. zapłacone.
Uwaga
W miesiącu, w którym mija 150 dni od terminu płatności niezapłacona faktura trafia na korektę, a jak zostanie zapłacona to w miesiącu zapłaty ponownie jest korygowana o wartość zapłaconą. Jest widoczna na liście pozycji zestawienia VAT-ZD w kolorze zielonym. Faktury korygujące niezapłacone (nieskompensowane) na zawiadomienie VAT-ZD nie wchodzą. Należy je wcześniej skompensować z fakturą i tylko pozostałą część niezapłaconą z faktury wykazać. Aby dokonać ponownej korekty w przypadku gdy nastąpi częściowa lub całkowita zapłata, należy mieć wcześniej przeliczone zawiadomienie VAT-ZD wraz z wygenerowaną korektą, na którym znalazła się faktura pierwotna.
Na formularzu VAT-ZD dostępna jest ikonka Sprawdź kontrahenta w bazie danych GUS , która jest potrzebna do weryfikacji czy dłużnik nie jest w stanie upadłości lub likwidacji na dzień przed złożeniem deklaracji VAT-7. Jeśli jest, to nie może być ujęty na VAT-ZD i należy usunąć pozycję związaną z takim kontrahentem. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
W polu Na dzień w zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż podpowiada się domyślnie 25 kolejnego miesiąca po okresie, za który składane jest zawiadomienie. W zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup domyślnie podpowiada się data Na dzień na ostatni dzień okresu, za który liczone jest zawiadomienie VAT-ZD. Istnieje jednak możliwość zmiany daty na wcześniejszą, maksymalnie na ostatni dzień okresu, za który składane jest zawiadomienie. W przypadku zmiany daty w polu Na dzień należy ponownie przeliczyć zawiadomienie.
Zawiadomienie liczone jest za okres zgodny z okresem składania deklaracji VAT-7 (miesiąc lub kwartał). Podczas wyliczania deklaracji VAT-7 za okres, w którym jest obliczone i zatwierdzone zawiadomienie VAT-ZD wraz z wygenerowaną korektą, w polu 67 od razu zaznaczana jest opcja TAK a w polu 68 wykazywana ilość załączników VAT-ZD.
Uwaga
Aby kwota korekty z VAT-ZD została uwzględniona na deklaracji VAT‑7 należy do zawiadomienia VAT-ZD wygenerować zapis korekcyjny. Samo zatwierdzenie VAT-ZD nie spowoduje, że kwota korekty zostanie uwzględniona na VAT-7.
Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami można za pomocą ikonki wygenerować zapis korekcyjny do wybranego przez użytkownika rejestru VAT, osobno sprzedaży i zakupu. Na zapisie korekcyjnym wygenerowanym do VAT-ZD dodanego w wersji programu 2016.7.1 lub wcześniejszej dla sprzedaży wyszczególniane są łączne wartości kwot netto i VAT z poszczególnych stawek VAT (odpowiednio 3% i 5%, 7% i 8%, 22% i 23%), wszystkie pozycje mają ustawiony rodzaj Towary.
Na zapisie korekcyjnym wygenerowanym do VAT-ZD dodanego w wersji programu 2016.7.1 lub wcześniejszej dla zakupu wyszczególniane są łączne wartości kwot netto i VAT z poszczególnych stawek VAT, rodzajów i odliczeń. Pozycje z faktur z rodzajem: Towary, Usługi, Paliwo i Inne są ujmowane zbiorczo w jednej pozycji z rodzajem Towary, natomiast pozycje z rodzajem: Środki trwałe, Środki transportu i Nieruchomości traktowane są jako Środki trwałe. Pozycje dotyczące dokumentów niezapłaconych, wygenerowane dla deklaracji składanych od lipca 2015 roku w wersji 15 lub 16 mają domyślnie ustawiane odliczenia na Nie. Pozycje dotyczące dokumentów zapłaconych mają domyślnie ustawiane odliczenia na Tak.
Do zapisów korekcyjnych generowanych w Rejestrze VAT zakupu do deklaracji składanych od stycznia/ pierwszego kwartału 2017 r. rodzaj odliczeń przenoszony jest z dokumentu pierwotnego (Tak lub Warunkowo), zarówno do dokumentów niezapłaconych, jak i zapłaconych.
Zapis korekcyjny do VAT-ZD dodanego od wersji programu 2017.0.1 generowany jest pojedynczo do poszczególnych faktur. Do pola Dokument na formularzu korekty przenoszony jest numer korygowanej faktury.
Do pozycji 44. Nabycie towarów i usług zaliczanych do środków trwałych oraz do pozycji 46. Nabycie towarów i usług pozostałych na deklaracji VAT 7(17) przenoszone są odpowiednio kwoty dodatnie z zapisu korekcyjnego wygenerowanego do załącznika VAT-ZD o typie Zakup.
Do pozycji 49. Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust.1 ustawy na deklaracji VAT 7(17) przenoszona jest suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów niezapłaconych z odliczeniami na Tak oraz suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów niezapłaconych z odliczeniami na Warunkowo przemnożonych przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży.
Do pozycji 50. Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89 ust.4 ustawy na deklaracji VAT-7(17) przenoszona jest suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów zapłaconych z odliczeniami na Tak oraz suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów zapłaconych z odliczeniami na Warunkowo przemnożonych przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży.
Na zapisie korekcyjnym w rejestrze VAT można z poziomu zakładki Dokumenty podejrzeć dokument powiązany, czyli zawiadomienie VAT-ZD.
Podatnik w każdym momencie (od każdego kwartału) ma możliwość przejścia na metodę kasową i przez pierwsze 2 kwartały przysługuje mu pełne prawo do dołączenia załącznika VAT-ZD z należnościami przeterminowanymi powyżej 150 dni od faktur wystawionych przed wejściem w rozliczenia kasowe. Faktury wystawione w okresie rozliczenia kasowego nie są uwzględniane na zawiadomieniu VAT-ZD.
Uwaga
Przy liczeniu zawiadomienia VAT-ZD dla zakupu i sprzedaży nie są brane pod uwagę dokumenty z zaznaczonym parametrem dla metody kasowej
Zasady blokowania i odblokowywania VAT-ZD:
Nie można wygenerować korekty na zatwierdzonym VAT-ZD jeżeli deklaracja VAT-7 za ten okres została już zablokowana przed zmianami.
Nie można odblokować VAT-ZD jeśli ma wygenerowaną korektę.
Istnieje możliwość wygenerowania zapisu korekcyjnego w Rejestrze VAT w sytuacji gdy w systemie dodano już wcześniej załącznik VAT-ZD w kolejnym miesiącu i wygenerowano do niego korektę w Rejestrze VAT.
Uwaga
W trakcie przeliczania załącznika VAT-ZD sprawdzane są rozliczenia w module Kasa/ Bank. Dlatego w celu prawidłowego wyliczenia zawiadomienia należy na bieżąco rozliczać płatności. Stare nierozliczone płatności można z poziomu preliminarza płatności seryjnie rozliczyć za pomocą opcji Rozlicz z menu kontekstowego.
Z poziomu formularza VAT-ZD dla zawiadomienia o typie Sprzedaż dostępny jest wydruk zawiadomienia, natomiast dla obu typów zawiadomienia (Sprzedaż/Zakup) można wykonać wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT należnego/naliczonego.
Z poziomu listy zawiadomień VAT-ZD użytkownik ma możliwość dodania kolejnego załącznika o tym samym typie w danym miesiącu/kwartale poprzez podświetlenie zablokowanego przed zmianami zawiadomienia, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznacza się parametr Korekta, bez możliwości odznaczenia. Typ zawiadomienia oraz miesiąc, za który jest ono dodawane przenoszone są z pierwotnego załącznika VAT-ZD, bez możliwości zmiany. Domyślnie przenoszone są pozycje z poprzedniego załącznika VAT‑ZD. Korektę należy przeliczyć za pomocą ikony pioruna.
Jeżeli załącznik VAT-ZD jest kolejnym w danym miesiącu/kwartale to zapis korekcyjny w Rejestrze VAT tworzony jest w kwocie będącej różnicą pomiędzy całością kwoty wynikającej z VAT-ZD a sumą wszystkich wcześniejszych zapisów korekcyjnych w tym miesiącu/kwartale.
Jeżeli na korekcie załącznika VAT-ZD nie zaszły żadne zmiany w stosunku do zawiadomienia korygowanego to podczas próby wygenerowania zapisu korekcyjnego w Rejestrze VAT pojawia się komunikat: Nie wygenerowano zapisów korekcyjnych. Nie stwierdzono różnic w stosunku do poprzedniego VAT-ZD.
Do systemu e-Deklaracje wysyłany jest ostatni naliczony w danym miesiącu/kwartale załącznik VAT-ZD o typie Sprzedaż.
Podczas próby usunięcia zapisu korekcyjnego z Rejestru VAT sprzedaży, uwzględnionego na deklaracji VAT-7 o statusie Wysłano/nie odebrano UPO pojawia się komunikat: Nie można usunąć zapisu korekcyjnego. Nie odebrano UPO dla deklaracji VAT-7.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Ogólne
Dodanie nowej faktury do rejestru jest możliwe przez naciśnięcie przycisku Dodaj lub klawisza <INSERT> na zakładce [Rejestr VAT], co powoduje otwarcie formatki pozwalającej na dodanie nowej faktury.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Pole Kontrahent na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Pojawiają się one na zakładce [Kontrahent]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:
Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub akronimu w przypadku Banku i Urzędu.
Przez wybranie kombinacji klawiszy <ALT>+<K>, a następnie wskazanie na wywołanej liście danego kontrahenta.
Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku „Rozwiń”, który otwiera menu z podmiotami:
Następnie wybieramy właściwą listę właściwy podmiot z listy.
W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wciskając przycisk Dodaj na liście konkretnych podmiotów. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w Rejestrze na zakładce [Kontrahent].
Uwaga
Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Użytkownik ma możliwość jej zmiany na zakładce [Waluta] przed dodaniem pierwszej pozycji na dokumencie.
Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
Istnieje również możliwość weryfikacji statusu VAT kontrahenta za pomocą ikony . Po naciśnięciu przycisku w pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący.Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Jeżeli dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje zapis w historii weryfikacji to weryfikacja statusu VAT kontrahenta działa w następujący sposób:
Status na dokumencie
Informacja na stronach Ministerstwa Finansów
Podjęte działania
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Podatnik VAT czynny
Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zweryfikuj odliczenia na dokumencie . następuje zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny . W przypadku rejestru VAT zakupu użytkownik powinien zweryfikować poprawność odliczeń na dokumencie.
Podatnik VAT czynny
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zmiana statusu na podatnika VAT nieczynnego lub osobę fizyczną spowoduje ustawienie odliczeń na NIE . następuje odznaczenie parametru Podatnik VAT czynny oraz w przypadku rejestru VAT zakupu zmiana odliczeń na Nie .
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Komunikat: NIP nie jest zarejestrowany w VAT.
Podatnik VAT czynny
Podatnik VAT czynny
Komunikat: NIP jest aktywny w VAT .
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Po naciśnięciu ikony następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dokumentów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (Kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej Kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wciśnięcie przycisku Kategoria.
Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisnąć klawisz Dodaj lub <INSERT> na liście kategorii – pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po jej uzupełnieniu pole należy zapisać przyciskiem Zapisz lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece kontrahenta zdefiniowano kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.
Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.
W polu Domyślny płatnik podpowiadany jest podmiot wybrany na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów.
W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla rejestrów zakupów i sprzedaży) określa się z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość.
Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu lub w roku (w zależności od sposobu numeracji określonego w System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry).
Istnieje możliwość zmiany liczby porządkowej podczas wprowadzania dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy w programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru VAT w polu Liczba porządkowa widoczne jest AUTO – numer jest nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.
Uwaga
Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w rejestrze, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji.
Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa rejestru. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rejestr (wymagalny). Jeśli zapis jest przenoszony pomiędzy rejestrami, istnieje możliwość zmiany identyfikatora poprzez zaznaczenie parametru Nadawać identyfikator księgowy. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas księgowania dokumentów identyfikator jest przenoszony do dzienników księgowych.
Uwaga
W sytuacji, kiedy w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry został zaznaczony parametr Przenoszenie numeru własnego do identyfikatora księgowego, po przesłaniu dokumentów z modułu Faktury (z wyjątkiem Paragonów przenoszonych zbiorczo) do rejestrów VAT lub dzienników księgowych (gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), otrzymują one ID księgowy zgodny z numerem własnym dokumentów znajdujących się w module Faktury.
Dokument – numer własny dokumentu źródłowego (Faktury Zakupu lub Sprzedaży).
W przypadku wprowadzania faktury korygującej należy zaznaczyć pole Korekta oraz wpisać numer dokumentu źródłowego (transakcji korygowanej).
W przypadku Rejestru zakupu należy wypełnić pola:
Data wpływu – data wpłynięcia dokumentu do firmy. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT.
Data zakupu – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu).
Data wystawienia – data wystawienia faktury.
Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. W polu domyślnie podpowiada się Data zakupu dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wpływu. Istnieje możliwość edycji tej daty i wpisania dowolnej innej. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu.
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku importu usług (transakcja nabycia, pole 27, 28, 29, 30 oraz 45 i 46 na deklaracji VAT‑7) data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu.
Jeżeli na fakturze jest jedna pozycja – data obowiązku aktualizuje się od razu. Jeżeli pozycji jest więcej to przy zapisywaniu dokumentu jest ona weryfikowana i gdy zostaną spełnione pewne warunki to pojawia się stosowny komunikat – czy zaktualizować datę obowiązku (jeśli wszystkie pozycje są tego samego rodzaju a data obowiązku jest nieprawidłowa) lub – komunikat o konieczności wprowadzenia takiej faktury dwoma dokumentami (jeśli pozycje są z różnymi rodzajami: towar i usługa): Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie. Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować.
Domyślnie data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury – towar lub usługa.
Prawo do odlicz.- data prawa do odliczenia. Domyślnie w to pole podstawiana jest późniejsza z dat: Obow. podat oraz Data wpływu.
W przypadku Rejestru Sprzedaży należy wypełnić pola:
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu sprzedaży. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT.
Data sprzedaży – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu).
Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. Domyślnie w to pole podstawiana jest Data sprzedaży (zasada ogólna) dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wystawienia. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. Pole z datą jest edytowalne.
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. Natomiast dla rodzaju transakcji eksport, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest data sprzedaży.
Dla dokumentów wprowadzonych przed datą 01.01.2014 moment obowiązku podatkowego związany był z datą wystawienia faktury. Od 01.01.2014 rozpoznanie momentu powstania obowiązku podatkowego określamy jako datę dokonania dostawy bądź też wykonania usługi. Jest to zasada ogólna jednak określonych jest kilka wyjątków od tej reguły: usługi medialne, usługi budowlane kiedy to moment powstania obowiązku podatkowego związany jest z datą wystawienia faktury, czy inne szczególne momenty związane np.: z otrzymaniem całości bądź części zapłaty.
Od 01.01.2014 prawo do odliczenia podatku powstaje z chwilą powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (dostawcy) jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymana została faktura lub dokument celny.
Parametr Rozliczać na deklaracji VAT określa, czy dokument ma zostać uwzględniony w deklaracji VAT‑7. Parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas należy określić miesiąc, w którym dokonujemy rozliczenia dokumentu na deklaracji, przy czym domyślnie w dokumentach rozliczanych na zasadach do końca roku 2013 jest to miesiąc zgodny z datą wpływu (Rejestr Zakupów) lub datą wystawienia (Rejestr Sprzedaży) dokumentu. Dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014 data rozliczenia w deklaracji VAT-7 podpowiada się jako data Prawo do odliczenia (Rejestr Zakupów) lub data Obowiązek Podatkowy (Rejestr Sprzedaży). Pole z datą jest edytowalne.
Uwaga
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych wprowadzonych do Rejestru VAT zakupu lub sprzedaży z różnymi datami (miesiącami) operacji i wystawienia, na dokumencie zaksięgowanym, z uzupełnioną predekretacją lub na dokumencie, do którego wygenerowano dokumenty wewnętrzne przy zmianie rodzaju na pozycji (Usługi <-> inny niż Usługi) pojawia się komunikat: Data deklaracji VAT-7 jest różna od daty jaka wynikałaby dla rodzaju na pozycji. Czy chcesz zweryfikować i zmodyfikować datę deklaracji VAT-7? Daty obowiązku podatkowego i daty prawa do odliczenia są w takim przypadku blokowane i użytkownik musi sam zweryfikować datę deklaracji VAT-7.
Pole Wg kasy aktywne tylko dla użytkowników, którzy wybrali metodę kasową rozliczania podatku VAT.
Kolejne pola są związane z formą i terminem płatności.
Forma płatności – forma płatności za fakturę, wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece Kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze spuszczanej listy pomocniczej. W przypadku dokumentów w Rejestrze zakupów VAT dla formy płatności o typie Przelew Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.
Termin płatności – jest liczony dla Faktur Zakupu zgodnie z parametrem FZ – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Zakupu. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zakupu oraz datę wpływu. Dla Faktur Sprzedaży i paragonów jest liczony zgodnie z parametrem FA, PA – termin płatności liczony od, który określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Sprzedaży i paragonów. Do wyboru mamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane.
Brutto – sumaryczna kwota brutto dokumentu (podsumowanie kwoty brutto w poszczególnych stawkach).
Zapłata – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym.
Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Brutto minus Zapłata.
Zapłacono – parametr, po zaznaczeniu którego będzie możliwość, filtrowania takich dokumentów z listy i na podstawie nich, ręcznego dodawania korekty kosztów. Nie wpłynie on na rozliczenie z poziomu Kasa/Bank.
Akcyza – pole z kwotą akcyzy, dla dokumentów dodawanych w rejestrze VAT domyślnie ma wartość zero, ale można je ręcznie uzupełnić. W przypadku dokumentów z modułu Faktury wyliczona wartość akcyzy automatycznie przenoszona jest do tego pola. Wartość pola można modyfikować.
Kolumna KPiR – pole widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana kwota akcyzy. W przypadku faktur zawierających akcyzę a przeniesionych z modułu Faktury kolumna do księgowania podpowiada się na 13.Inne. Dla ręcznych dokumentów kolumna domyślnie ustawia się na Nie księgować.
Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Należy go uzupełnić przed zaksięgowaniem dokumentu.
Dla Rejestru Sprzedaży uzupełniamy jeszcze dwa dodatkowe parametry:
Transakcja fiskalna – parametr zaznacza się w przypadku, jeżeli wprowadzany dokument jest raportem z kasy fiskalnej. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii.
Sprzedaż detaliczna – parametr jest zaznaczany, jeżeli wprowadzany dokument jest dziennym lub miesięcznym zestawieniem sprzedaży detalicznej, podlegającej rozliczeniu strukturą zakupów. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii.
JPK_FA – parametr należy zaznaczyć w przypadku, gdy na żądanie Urzędu Skarbowego podatnik jest zobligowany do złożenia pliku z fakturami (JPK_FA) i wprowadza je ręcznie do Rejestru VAT z pominięciem modułu Handel. Parametr nie dotyczy plików JPK_VAT składanych obowiązkowo co miesiąc. Parametr domyślnie zaznaczony na nowo dodawanych dokumentach do Rejestru VAT sprzedaży. Podczas dodawania dokumentów do Rejestru VAT zakupu domyślnie nie jest zaznaczany. Istnieje możliwość zaznaczenia parametru na dokumentach zaksięgowanych.
Uwaga
Dokumenty z zaznaczonym parametrem JPK_FA przenoszone są do pliku JPK_FA. Z kolei dokumenty znajdujące się w Rejestrach VAT trafiają do pliku JPK_VAT bez względu na to, czy parametr JPK_FA jest zaznaczony, czy odznaczony.
Metoda kasowa – zaznaczenie parametru na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT powoduje oznaczenie faktury do rozliczenia na zasadach metody kasowej. Zaznaczenie parametru Metoda kasowa dla Rejestru sprzedaży VAT pozwala na rozliczenie transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Szczegółowe informacje nt. Metody kasowej dla sprzedaży znajdują się TUTAJ.
Dokument wewnętrzny – wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej, zmieniały się procedury importowe. Pojęcie importu w odniesieniu do krajów UE jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE zniknął obowiązek sporządzania dokumentu SAD. W zamian podatnik musi sporządzać parę dokumentów, tj. Dokument Wewnętrzny Sprzedaży i Dokument Wewnętrzny Zakupu. Charakter Dokumentu Wewnętrznego jest taki jak w przypadku zwykłej faktury, za wyjątkiem braku płatności. Faktura Wewnętrzna służy do zarejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT-u w celu umożliwienia umieszczenia jej w Rejestrze VAT i rozliczenia na deklaracji. Zatwierdzenie takiego zapisu zgodnie z założeniem nie powoduje wygenerowania płatności w module Kasa/Bank.
W dolnej części okna znajduje się lista zawierająca kwoty dla poszczególnych stawek VAT. Zawartość Tabeli VAT można modyfikować za pomocą klawiszy:
Kwoty dodatkowe – ikona widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia podzielenie kwoty i wprowadzenie prostej dekretacji (szczegółowy opis kwot dodatkowych poniżej w podrozdziale Kwoty dodatkowe).
Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami:
<TAB> – następna kolumna
<SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna
<CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza.
Na formularzu zapisu w Rejestrze VAT istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku. Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Obok przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać:
Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).
Uwaga
W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.
Wskaż plik na dysku i zapisz … (w iBard24/ do bazy/link):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
wskazywany jest plik,
wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
plik wysyłany jest na iBard/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Skanuj dokument i zapisz… (w iBard24/ do bazy):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
plik wysyłany jest na iBard / do bazy (w zależności od wybranej opcji),
w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Wskaż plik z iBard24 i… (zapisz do bazy/ zapisz link):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z iBard24,
wskazywany jest plik,
wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
zapisywany jest link do iBard24 lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku.
Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.
Uwaga
Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIF, GIF, JPG.
Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona!
Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik.
Z chwilą zapisu dokumentu w Rejestrze VAT tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:
dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w rejestrze VAT), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
operator – aktualnie zalogowany,
katalog – pobrany z ustawień w Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.
Uwaga
W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.
W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.
Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).
Po zapisaniu dokumentu w Rejestrze VAT przy ponownej edycji dokumentu użytkownik ma możliwość podglądu załączników do dokumentu Biblioteki za pomocą ikony . Funkcja umożliwia weryfikację poprawności zapisanych dokumentów, dojście do dokumentu Biblioteki i wyświetlenie zapisanego tam pliku. Pliki wyświetlane są w panelu podglądu.
W polu Lp widnieje kolejny numer pozycji nadawany przez program w trakcie wprowadzania poszczególnych pozycji dokumentu.
Pole Kategoria jest automatycznie wypełniane na podstawie kategorii wpisanej w nagłówku dokumentu lub może ona zostać pobrana z listy przez naciśnięcie prawego przycisku myszy. Kategorię przypisaną do danej kwoty można zmienić przez wpisanie w polu Kategoria kodu kategorii. Jeżeli wpisany kod jest niepoprawny, program automatycznie otworzy listę pomocniczą kategorii. Po wprowadzeniu kategorii w wierszu Tabeli, automatycznie ustawiane są, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii, pola: Stawka oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna,adla Rejestru Zakupów również Rodzaj zakupów i Sposób odliczania podatku VAT.
Jak widać, dzięki zastosowaniu kategorii, wprowadzanie dokumentów może być bardzo wygodne. Jeżeli system kategorii jest właściwie wprowadzony, po wyborze Kontrahenta kategoria jest automatycznie wpisywana do nagłówka dokumentu. Następnie, kwoty w tabeli VAT również mają automatycznie wypełnianą kategorię, a co za tym idzie, odpowiednio ustawiane wszystkie parametry pozycji (takie jak Stawka VAT, Rodzaj zakupów, Sposób odliczania VAT, Podział procentowy odliczeń oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna). Użytkownikowi pozostaje jedynie wpisanie kwoty netto lub brutto z dokumentu.
Pole Opis jest wypełniane automatycznie opisem z Kategorii, ale użytkownik może wpisać własny opis pozycji.
Pola Kategoria2 i Opis2 pozwalają dodatkowo opisać dokument oraz pomóc w jego rozksięgowaniu, domyślnie w tabeli z pozycjami kolumny te są ukryte.
Pole Stawka VAT jest automatycznie wypełniane po wybraniu kategorii. Jeżeli kategoria nie została określona, wówczas pole Stawka VAT jest domyślnie ustalane na 23%. Wartość tego pola można zmienić, wybierając stawkę ze spuszczanej listy pomocniczej . Lista stawek VAT jest określana w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki podatkowe.
Pola Netto, VAT i Brutto służą do wprowadzania kwoty w określonej stawce VAT. Pomiędzy tymi polami istnieją ścisłe powiązania matematyczne, przy czym użytkownik może wprowadzić te kwoty w jeden z następujących sposobów:
Wpisujemy wartość Netto, a naciśnięcia klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Netto * Stawka oraz kwoty Brutto = Netto + VAT.
Wpisujemy wartość Netto, po naciśnięciu klawisza <TAB> i automatycznym obliczeniu kwot VAT i Brutto ręcznie korygujemy kwotę VAT. Po zatwierdzeniu kwoty VAT (<TAB>) zostanie automatycznie obliczona kwota Brutto = Netto + VAT. Jeżeli wpisana kwota VAT nie spełnia równania VAT = Netto * Stawka, użytkownik usłyszy ostrzegawczy dźwięk.
Wpisujemy wartość Brutto, a naciśnięcie klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Brutto * Stawka / (1 + Stawka) oraz kwoty Netto = Brutto – VAT.
Na formularzu powyżej pól Netto, VAT i Brutto wyświetlane jest podsumowanie tych kolumn.
Uwaga
Kolejne pola w tabeli określają sposób rozliczenia, księgowania oraz rozliczenia deklaracji VAT-7. Ich poprawne wypełnienie jest bardzo ważne dla poprawnego przetwarzania danych przez program.
Pola, które musimy uzupełnić w kolejnych kolumnach, zależą od rodzaju rejestru.
W przypadku dokumentu w Rejestrze Zakupu
Rodzaj – określa rodzaj zakupu:
Towary – dotyczy zakupu towarów handlowych, wykorzystywane przy liczeniu współczynników do struktury zakupów
Usługi – zakup usług
Inne – zakupy kosztowe
Środki Trwałe – zakupy środków trwałych
Środki transportu – zakup środków transportu
Nieruchomości – zakup nieruchomości
Paliwo – zakup paliwa.
Odliczenia – określa sposób odliczania podatku na deklaracji VAT-7:
Tak – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną, od których należne są pełne odliczenia VAT,
Nie – zakupy, od których nie należą się odliczenia VAT,
Warunkowo – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.
Uwaga
Podczas dodawania dokumentu do rejestru VAT zakupu na kontrahenta będącego osobą fizyczną lub podatnikiem VAT nieczynnym, domyślnie odliczenia na pozycjach ustawiają się na Nie (nie są pobierane z kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Uwaga
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT, na którym wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo, na zakładce [Kontrahent] odznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny lub zaznaczony zostanie parametr Finalny to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dokument wystawiony na osobę fizyczną lub podatnika VAT nieczynnego. Czy chcesz przestawić odliczenia na NIE?.
Uwaga
Jeżeli w module Handel na Fakturze Zakupu wybrano kontrahenta o statusie osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy bez zaznaczonego parametru Podatnik VAT czynny to po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT zakupu odliczenia na pozycjach ustawiane są na Nie (niezależnie od domyślnego ustawienia odliczeń na kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota (nie jest widoczna w przypadku Ewidencji ryczałtowej):
Towary: Zakup towarów handlowych i materiałów,
Uboczne: Koszty uboczne zakupu,
Wynagrodzenia: Koszty wynagrodzeń,
Inne: Pozostałe wydatki,
Zaszłości,
10 + 16.Towary + koszty BR,
11+ 16.Uboczne + koszty BR,
12 + 16.Wynagrodzenia + koszty BR,
13 + 16.Inne + koszty BR.
Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone, dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.
Przykładowo, jeżeli na dokumencie wybrano kolumnę 10 + 16.Towary + koszty BR to podczas jego księgowania kwota w tej samej wysokości przenoszona jest do kolumny Zakup towarów oraz Koszty B +R.
Uwaga
Podczas wprowadzania dokumentu zwykłego (nie wewnętrznego) na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu.
W przypadku dokumentu w Rejestrze Sprzedaży
Rodzaj – określa rodzaj sprzedaży:
Towary,
Usługi,
Środki transportu.
Uwzględniać w proporcji – można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dokumenty Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji.
Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota:
7. Sprzedaż: Sprzedaż towarów,
8. Pozostały: Pozostały przychód,
15. Zaszłości,
Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.
W przypadku Ewidencji ryczałtowej opcje do wyboru w tym polu zmieniają się odpowiednio na określenia stawek podatku ryczałtowego.
Uwaga
Dzięki określaniu kolumny księgowej i sposobu odliczania VAT indywidualnie dla każdej pozycji w tabeli kwot, program pozwala na zaksięgowanie faktury do dwóch różnych kolumn Książki Przychodów i Rozchodów. Podobnie, w przypadku odliczeń VAT, na tej samej fakturze można wprowadzić równocześnie zakupy związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną, jak i związane ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.
Na formatce faktury istnieje możliwość ukrywania kolumn. Aby ukryć/odkryć wybraną kolumnę należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasek nazw kolumn, rozwinąć z menu kontekstowego Kolumny i zaznaczyć/odznaczyć odpowiednie kolumny.
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie, na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. błędnie zaklasyfikowane kwoty w Rejestrze VAT) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Uwaga
W tym miejscu zostanie omówiona deklaracja VAT-7 na podstawie formularza w wersji 18.
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Uwaga
W związku z możliwością importu dokumentów z plików JPK_VAT do Rejestru VAT istnieje możliwość wyliczenie deklaracji VAT-7 na podstawie danych z więcej niż jednej bazy. Szczegóły funkcjonalności importu dokumentów z plików JPK_VAT opisano w artykule Import do rej. VAT.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Aby obliczyć deklarację, należy na liście deklaracji VAT-7 wcisnąć przycisk (znajdujący się obok ikony ) i wybrać z rozwijalnego menu Wersja formularza 18.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Po naciśnięciu przycisku plusa pojawia się zawsze formularz deklaracji w wersji wybranej za poprzedni miesiąc.
Formularz deklaracji VAT-7 składa się z następujących zakładek:
[Sekcja C] – zawiera informacje ogólne, m.in. rok i miesiąc deklaracji oraz część informacji znajdujących się w sekcji C deklaracji
[Sekcja C, D] – zawiera informacje z sekcji C oraz D na deklaracji VAT-7
[Sekcja E] – zakładka ta odpowiada dokładnie sekcji E na deklaracji VAT-7
[Sekcja F, G, H] – zakładka ta odpowiada sekcjom od F do H na deklaracji VAT-7
[e-Deklaracje]
[Predekretacja] – zakładka widoczna po otworzeniu formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową.
Na każdej z zakładek formularza deklaracji działają następujące przyciski i klawisze:
Struktura zakupów – przycisk uruchamia funkcję obliczania sprzedaży nieudokumentowanej metodą struktury zakupów.
Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie deklaracji VAT-7 za wybrany miesiąc, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje – przycisk pozwala na eksport przeliczonej i zablokowanej przed zmianami deklaracji do pliku XML. Przycisk jest aktywny, gdy na deklaracji zaznaczono Zablokuj deklarację przed zmianami.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić na pozostałych zakładkach te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Deklaracja VAT- 7 – zakładka Sekcja C
Przed wykonaniem obliczenia deklaracji, należy na zakładce [Sekcja C] uzupełnić dane ogólne, takie jak rok i miesiąc deklaracji.
Zakładka [Sekcja C] zawiera następujące informacje ogólne:
Rok i miesiąc, za który deklaracja ma być obliczona.
Rozliczyć zakupy nierozliczone – jeżeli zakupy za poprzednie miesiące nie zostały rozliczone (np. na wskutek tego, że podatnik nie wykazał w tych miesiącach sprzedaży opodatkowanej), należy zaznaczyć parametr Rozliczyć zakupy nierozliczone oraz określić ilość miesięcy, które mają być uwzględniane przy wyliczeniu nierozliczonych zakupów za poprzednie miesiące.
Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży – na jego podstawie wyliczana jest wartość podatku naliczonego do odliczenia, wykazywanego na deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy mamy do czynienia ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie pola z wartością i umożliwia dowolną korektę ręczną współczynnika. Zaznaczenie szacunkowego współczynnika i wprowadzenie go z ręki, spowoduje, że przy dodaniu kolejnej deklaracji ten parametr będzie automatycznie zaznaczony, a wartość współczynnika widoczna. Natomiast, jeśli parametr nie zostanie zaznaczony, program wylicza współczynnik na podstawie dokumentów w Rejestrze VAT Sprzedaży, które na pozycji w kolumnie W proporcji mają ustawione Uwzględniaj lub Tylko mianownik. Proporcja jest wyliczana jako iloraz, gdzie w liczniku mamy roczny obrót z tytułu czynności, w związku z którymi podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego, a w mianowniku całkowity roczny obrót podatnika (łącznie np. Z subwencjami). Dla deklaracji od maja do grudnia 2004 proporcja jest wyliczana na podstawie całego roku 2003, a dla deklaracji z roku 2005 proporcja jest wyliczana na podstawie zapisów od maja do grudnia 2004 roku.
Zgodnie z art. 90 pkt. 10 ustawy, gdy proporcja:
Przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku była mniejsza niż 500 zł – podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o całą kwotę podatku naliczonego
Nie przekroczyła 2% – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%
W programie Comarch ERP Optima dla deklaracji liczonych od kwietnia 2011 nastąpiła zmiana w liczeniu podatku naliczonego do odliczenia. Jeżeli proporcja wyliczona za rok poprzedni wynosiła 1% lub 2% to obecnie na deklaracji podatek naliczony związany ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną będzie liczony na podstawie współczynnika 1% lub 2%. Poprzednie przepisy dla współczynnika 1% lub 2% nie pozwalały na odliczenie VAT naliczonego od takich zakupów. Jeżeli użytkownik nie będzie chciał dla współczynnika mniejszego od 2% odliczać VAT naliczonego to musi ręcznie przestawić współczynnik na 0%.
W przypadku gdy proporcja za poprzedni rok wynosiła 99% to na podstawie poprzednich przepisów użytkownik odliczał 100% podatku naliczonego związanego ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną. Obecnie (od kwietnia 2011) współczynnik 99% będzie odliczał 99% kwoty podatku naliczonego związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Użytkownik ma jednak prawo nadal odliczyć 100% jeśli kwota podatku naliczonego nie podlegającego odliczeniu będzie mniejsza niż 500 zł. Wtedy należy ręcznie ustawić na deklaracji współczynnik na 100%.
Proporcja jest wyliczana i zaokrąglana zawsze w górę, do najbliższej liczby całkowitej, a potem jest sprawdzany powyższy warunek.
Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza deklarację przed skasowaniem i zmianami.
Cel złożenia formularza – wskazuje czy deklaracja została obliczona w celu złożenie zeznania, czy korekty deklaracji.
Kolejna część zakładki [Sekcja C] dotyczy transakcji opodatkowanych oraz podatku należnego.
[Sekcja C] – Rozliczenie podatku należnego – odpowiada dokładnie sekcji C na deklaracji VAT-7, na ekranie widoczne są wszystkie pola zgodnie z numeracją na deklaracji. W tej części wykazywana jest wartość sprzedaży oraz podatku należnego od tych transakcji. W szczególności transakcjami powodującymi obowiązek podatkowy są:
Sprzedaż krajowa
Eksport towarów
Dostawa towarów i usług poza terytorium kraju
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, czyli dostawa na teren wspólnoty europejskiej
Przypadek określony w art. 129 ustawy o VAT – w tej pozycji wykazywane są wszystkie transakcje ze stawką 0%, znajdujące się w Rejestrze Sprzedaży VAT, dla których wybrano status Eksport – zwrot VAT
Wyliczenie deklaracji VAT-7
Deklaracja VAT-7 – zakładka [Sekcja C, D]
Na tej zakładce znajdują się informacje o czynnościach opodatkowanych oraz podatku należnym od tych transakcji, znajdujące się w sekcji C deklaracji VAT-7:
Wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
Wartość importu usług,
Wartość dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca,
Wartość podatku należnego zapłaconego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
Wartość podatku należnego od towarów objętych spisem z natury.
W sekcji D.1. oprócz tego pojawia się informacja o kwocie nadwyżki podatku naliczonego przeniesiona z poprzedniej deklaracji.
Wyliczenie deklaracji VAT-7 C,D
W [Sekcji D.2] jest wykazywana wartość towarów i usług zaliczanych do środków trwałych i pozostałych oraz kwota podatku naliczonego, w takiej wysokości, w jakiej przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego określony na zasadach zawartych w przepisach.
Na deklaracji oddzielnie jest wykazywana kwota podatku naliczonego do odliczenia wynikająca z korekty wskaźnika struktury sprzedaży oraz korekty podatku VAT od dokumentów zakupowych niezapłaconych, dla których minęło 150 dni od ich terminu płatności – pole 49. Informację tę zawiera Sekcja D.3.
Uwaga
Jeżeli w miesiącu, za który sporządzana jest deklaracja, nie wystapiła sprzedaż lub wystapiła sprzedaż tylko zwolniona, użytkownik może zdecydować, czy wykazywać na deklaracji (w sekcji D.2) podatek naliczony. Decydują o tym parametry dostępne w Konfiguracji/ Program/ Księgowość/ Deklaracje.
Deklaracja VAT-7 – zakładka [Sekcja E]
Sekcja E zawiera informację odnośnie wielkości zobowiązania podatkowego
Wyliczenie deklaracji VAT-7 Sekcja E
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 57 Kwota do zwrotu na rachunek bankowy użytkownik ma możliwość wykazania kwoty do zwrotu tylko w jednej z poz. 58-61.
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 58 W tym kwota do zwrotu na rachunek VAT automatycznie zaznaczana jest poz. 68 Podatnik wnioskuje o zwrot podatku na rachunek VAT (wykazany w poz. 58). Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej pozycji.
Deklaracja VAT-7 – zakładka [Sekcja F,G,H]
Zakładka odpowiada sekcjom F, G, H na deklaracji, numeracja pól odpowiada tej, która jest na oryginalnym druku VAT-7.
Deklaracja VAT-7 Sekcja F,G,H
Dotyczy wersji: 2018.6.1
W poz. 69 Wniosek o zwrot podatku (VAT-ZZ) oraz w poz. 70. Wniosek o przyspieszenie terminu zwrotu podatku (VAT-ZT) domyślnie zaznaczana jest zawsze opcja Nie.
Dodatkowo, na tej zakładce znajduje się informacja o dacie obliczenia i zatwierdzenia deklaracji oraz osobie wykonującej te czynności.
Deklaracja VAT-7 – zakładka [e-Deklaracje]
Deklaracja VAT-7 Zakładka e-Deklaracje
Zakładka [e-Deklaracje] zawiera m.in. informacje o statusie deklaracji, numerze referencyjnym, dacie wysłania deklaracji, dacie odebrania UPO.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Deklaracja VAT-7 – zakładka Predekretacja
Deklaracja VAT-7 Zakładka Predekretacja
Zakładka [Predekretacja] jest widoczna na formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia zdefiniowanie ręczne kwoty, kont księgowych, na które ma być księgowana deklaracja VAT-7 oraz modyfikację pobranego schematu księgowego o typie Deklaracje.
Lista deklaracji VAT-7
Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub przez naciśnięcie przycisku Deklaracje VAT-7 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT.
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: miesiąc i rok deklaracji, wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji), data obliczenia deklaracji, kwota należna z tytułu deklaracji, status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta) oraz informacje dotyczące statusu e-Deklaracji. Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.
Lista deklaracji VAT-7
Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 18
Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 18
Poz. na VAT 7
Stawka VAT
Rodzaj faktury
Rodzaj sprzedaży
Rodzaj transakcji
Uwagi
10
ZW
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Uwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż
nie podlegającą VAT
na VAT-7” i transakcja krajowa.
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Poza terytorium kraju (stawka NP)
11
Wszystkie
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Dostawa poza terytorium kraju
Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru
Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
NP
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
12
Wszystkie
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
Usługi
Dostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
NP
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
Usługi
Poza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
NP
FA zwykłe
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
13
0%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Podatnikiem jest nabywca
Eksport – zwrot VAT
14
0%
FA zwykłe
wszystkie
Eksport – zwrot VAT
15,16
3%
5%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
17,18
7%
8%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
19.20
22%
23%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
21
0%
FA zwykłe
Towary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
22
0%
FA zwykłe
Towary
Śr. Transportu
Eksport
23,24
wszystkie
Dokument wewnętrzny
Towary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
25,26
wszystkie
Dokument wewnętrzny
Towary
Śr. Transportu
Eksport, Eksport – zwrot
27,28
wszystkie
Dokument wewnętrzny
Usługi
Eksport, Eksport – zwrot
29,30
wszystkie
Dokument wewnętrzny
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
31
NP
FA zwykłe
wszystkie
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Tylko podatnicy VAT czynni
32,33
wszystkie
Dokument wewnętrzny
Towary, Śr. transportu
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
34,35
wszystkie
Dokument wewnętrzny
Wszystkie
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Tylko podatnicy VAT czynni
38
wszystkie
Dokument wewnętrzny
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 15 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż lipiec 2015 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od lipca 2015 roku.
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 16 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż styczeń 2016 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od stycznia 2016 roku
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 18 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 17 okresu rozliczeniowego późniejszego niż czerwiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do czerwca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
W związku z likwidacją od stycznia 2017 r. deklaracji VAT-7D, w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zablokowano możliwość wyboru od stycznia 2017 r. dla parametru Kwartalne rozliczenia VAT opcji VAT-7D.
Informacją bardzo istotną ze względu na poprawne wyliczenie deklaracji VAT-7 (zarówno w przypadku zapisów w Rejestrze Zakupów i Sprzedaży) jest miesiąc rozliczenia na deklaracji VAT-7, wprowadzany przy dodawaniu faktury do rejestru. Standardowo program proponuje w przypadku dokumentów w Rejestrze Zakupu – miesiąc zgodny z datą wpływu. Natomiast w przypadku dokumentów w Rejestrze Sprzedaży – z datą wystawienia, jednak sam moment rozliczania na deklaracji może być przez użytkownika zmieniany, dokument może również zostać wyłączony z rozliczania w deklaracji VAT-7.
Określenie miesiąca rozliczenia dokumentu w deklaracji VAT-7
Ewidencja wynagrodzeń – scenariusze
Jak dodać nowego pracownika?
Aby wprowadzić do bazy danych nowego pracownika należy:
Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane pracownika. Program wymaga, aby na formularzu pracownika bezwzględnie wypełnione były pola Kod i Nazwisko. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Uwaga
Kod pracownika musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch pracowników o identycznym kodzie.
Jak usunąć pracownika?
Aby usunąć kartotekę pracownika należy:
Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord? Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Jeżeli dla pracownika została wyliczona wypłata za dowolny miesiąc lub pracownik figuruje w ewidencji środków trwałych, wyposażenia lub samochodowej (jako dysponent pojazdu lub osoba odpowiedzialna), wówczas usunięcie karty pracownika nie jest możliwe. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.
Jak zmienić dane pracownika?
Aby zmienić dane pracownika, należy:
Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Lista pracowników.
Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli formularz karty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Jeżeli w tym samym czasie, na dwóch stanowiskach w sieci, będą poprawiane dane tego samego pracownika, wówczas program pozwoli zapisać zmiany tylko pierwszemu operatorowi. Zmiany wprowadzone przez drugiego operatora zostaną anulowane, a on zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem.
Jak wyszukać pracownika?
Aby odszukać na liście pracownika, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
Następnie, w zależności od wybranej metody poszukiwań, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.
Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego Kod należy:
Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
Wpisać Kod poszukiwanego pracownika (wpisywany Kod powinien być widoczny pod nagłówkiem kolumny Kod).
Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego dokładne Nazwisko:
Otworzyć listę. Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
Wpisać Nazwisko poszukiwanego pracownika (wpisywane Nazwisko powinno być widoczne pod nagłówkiem kolumny Nazwisko).
Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy inne jego dane:
Aby znaleźć pracownika, jeżeli nie znamy jego kodu ani dokładnego nazwiska, ale znamy inne jego dane (np. imię, NIP, Pesel, adres zamieszkania, opis), należy skorzystać z filtra.
Jeżeli znamy fragment jednej spośród następujących danych kontrahenta: Kod, Nazwisko, Imiona, NIP, Pesel, Adres, Opis możemy skorzystać z filtra uproszczonego. W tym celu należy:
Otworzyć listę.
Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment adresu lub nazwisko.
Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Poszukiwanie pracownika posiadającego w nazwisku słowo Krakowski
Jeżeli znamy inne dane pracownika (np. telefon), możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. W tym celu należy:
Kliknąć przycisk Konstruktor filtra.
W otwartym oknie konstruktora stworzyć odpowiednie zapytanie.
Zatwierdzić utworzony filtr klawiszem Akceptacja filtra. Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Jak dodać i wyliczyć wynagrodzenie pracownika?
Aby dodać i wyliczyć wynagrodzenie dla danego pracownika należy:
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Wynagrodzenia.
Wybrać pracownika i miesiąc, w którym chcemy wyliczyć wypłatę nacisnąć przycisk Dodaj, który otwiera formatkę dodania nowego wynagrodzenia.
W celu dodania poszczególnych elementów wynagrodzenia należy na formatce Zapis wypłaty – Ogólne nacisnąć przycisk Dodaj, przez co otwiera się formatka dodania składników wynagrodzenia.
Uwaga
W przypadku, gdy wynagrodzenie brutto składa się z elementów opodatkowanych i nieopodatkowanych lub takich, które podlegają różnym rodzajom ubezpieczeń, należy poszczególne składniki wprowadzać oddzielnie zaznaczając właściwe parametry.
Po wprowadzeniu poszczególnych elementów należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany lub wcisnąć klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>
Na zakładce [Kwoty] istnieje możliwość podglądnięcia wyliczonej kwoty wynagrodzenia netto oraz wprowadzenia zmian niektórych wartości takich jak: Koszty uzyskania przychodu, Podatek od podstawy, Ubezpieczenie zdrowotne, Data przekazania zaliczki do US. Część wynagrodzenia płaconą gotówką należy wprowadzić w odpowiednim polu, pozostała część będzie przeniesiona automatycznie do pola w tym ROR.
Po zmianie wartości na zakładce [Kwoty] należy je zapisać przez przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Jak usunąć wynagrodzenie pracownika?
Aby usunąć wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu NawigacjiComarch ERPOptima/Wynagrodzenia
Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Jak zmienić wynagrodzenie pracownika?
Aby zmienić wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Wynagrodzenia.
Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli formularz wypłaty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać, klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników do KPiR?
Aby zaksięgować wyliczone wynagrodzenie do Księgi przychodów i rozchodów należy:
W pierwszej kolejności wyliczyć wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, zgodnie z opisem w podrozdziale Jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika.
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń i wybrać zakładkę w [Miesiącu].
Kiedy na ekranie pojawią się wynagrodzenia za dany miesiąc, należy zaznaczyć te wypłaty, które mają być zaksięgowane. Zaznaczmy przez ustawienie kursora na odpowiednim zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub Zaznacz wszystkie (aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można nacisnąć kombinacje klawiszy <CTRL>+<A>).
Uwaga
W przypadku, gdy brak jest zaznaczonych wypłat, program sam zaznacza podświetlony rekord.
Następnie należy nacisnąć przycisk Księguj lub klawisz <F7>. Program wyświetli komunikat: Czy chcesz wykonać księgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej? Potwierdzenie pytania powoduje utworzenie zapisu zbiorczego, który jest księgowany do Księgi przychodów i rozchodów. Data księgowania jest określana na podstawie ustawień w Konfiguracji firmy jako ostatni dzień miesiąca, za który jest wypłacane wynagrodzenie lub jako dzień bieżący. W momencie księgowania dokumenty zmieniają kolor wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Uwaga
Lista płac księgowana jest z datą ostatniego dnia miesiąca lub z datą bieżącą, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość /Parametry. Jeżeli w Konfiguracji wybrano opcję Operacji lub Zapisu, a na liście wynagrodzeń znajdują się zapisy z wypłatą z konkretnego miesiąca (np. czerwiec), ale różnymi datami (miesiącami) wypłaty (np. czerwiec oraz lipiec) to zostaną utworzone zapisy księgowe dla każdego miesiąca wypłaty osobno (za czerwiec oraz za lipiec). Lista płac księgowana jest do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie wypłat przez bufor wprowadzonego w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka [Parametry].
Jak zaimportować dane z programów Comarch ERP Klasyka -PL, PLP i PIK?
Aby zaimportować dane z programu płacowego, należy:
Wyeksportować dane z programów płacowych w postaci pliku tekstowego bezpośrednio lub za pomocą dyskietki.
W programie Comarch ERP Optima otworzyć listę płac (menu Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń) i wybrać zakładkę w miesiącu, a następnie nacisnąć przycisk Import z pliku COMMA (lub klawisz <F11>) i wybrać odpowiedni plik źródłowy gdzie dane były zapisane.
Program importuje dane o wynagrodzeniach dla poszczególnych pracowników. Jeżeli danego pracownika nie ma na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima, kartoteka dla pracownika jest zakładana automatycznie (przy czym na karcie zapisywane są tylko imię i nazwisko – pozostałe dane należy uzupełnić). Program rozpoznaje danego pracownika po jego kodzie w programie PIK i liczbie porządkowej w programie PL – jeżeli kod ulegnie zmianie, wówczas karta pracownika zostanie zdublowana. Po dokonaniu importu poszczególne składniki wynagrodzenia można przeglądać otwierając z menu: Księgowość / Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń.
Uwaga
Import odbywa się zawsze do miesiąca, dla którego otwarta jest w danym momencie lista wynagrodzeń.
Na formularzu delegacji dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna, jeżeli on nie będzie zaznaczony delegacja traktowana jest jako delegacja krajowa.
Jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego oraz wybór kategorii. Po wybraniu pracownika, automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia].
Formularz delegacji
Na formularzu delegacji użytkownik ma do dyspozycji 4 opcje: Bufor, Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki oraz Zatwierdzona delegacja.
Uwaga
W konfiguracji programu /Użytkowe /Operatorzy znajduje się parametr Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia. Po jego zaznaczeniu operator na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki i Zatwierdzona.
Na formularzu delegacji domyślnie zaznaczony jest Bufor, co daje możliwość uzupełniania podstawowych informacji takich jak; nazwisko pracownika, czas trwania delegacji, cel podróży, datę rozliczenia delegacji oraz zaliczki na wydatki tylko, jako zapis na liście bez generowania zapisu KW do raportu kasowego.
Na formularzu delegacji widoczne są następujące kolumny: Data od, Data do, Kraj, Zaliczka i Waluta (pokazującą walutę danego etapu, w przypadku delegacji krajowych jest to zawsze PLN). W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie. Statusy rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach, wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana.
Zakładka Zaliczki
Na elemencie delegacji, na zakładce [Zaliczki] widoczne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany.
Na zakładce [Zaliczki] przy zaznaczonym parametrze Bufor próba wybrania zaliczki z zapisów kasowych czy dodania zapisu kasowego do raportu z listy zaliczek zwróci komunikat:
Komunikat przy próbie dodania/wybrania zaliczki dla pracownika
Zaakceptowanie polecenia wyjazdu poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji umożliwi na zakładce [Zaliczki] wybór zaliczki z raportu lub dodanie jej poprzez wygenerowanie zapisu KW. Zaakceptowanie polecenia wyjazdu pozwoli uzupełniać kolejne zakładki [Wydatki] oraz [Rozliczenie delegacji]. Nie będzie można jednak generować rozliczenia delegacji.
Formularz elementu delegacji – zakładka Zaliczki
W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy.
Zarówno w sekcji z zaliczkami, jak i z zapisami kasowymi z rozliczenia delegacji dostępna jest kolumna Kwota do rozliczenia, w której można wpisać kwotę jaka ma zostać rozliczona ze wskazanego dokumentu.
Zakładka wydatki
Rozliczający delegację na zakładce [Wydatki] ma możliwość wskazania kosztów np. za bilety, nocleg i inne wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak: rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa. Dokumenty wprowadzone w module Faktury i przesłane do rejestru VAT nie mogą być podpinane.
Uwaga
W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank, gdy zaznaczono parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej oraz Automatyczna generacja kasy dla rejestru VAT to przy dodawaniu dokumentów z formą płatności gotówka z poziomu formularza delegacji nie zostanie wygenerowany zapis kasowy rozliczający tą płatność.
Formularz elementu delegacji – zakładka wydatki
W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania. Natomiast, gdy w podsumowaniu ręcznie zostaną zmienione kwoty wówczas trzeba je przepisać do kolumny Kwota rozliczenia na liście dokumentów. Należy zaznaczyć, iż koszty jednego noclegu w podsumowaniu zostaną ograniczone do wysokości 600.00 zł. Ograniczenie kwoty będzie wyłącznie w podsumowaniu – odpowiednią wysokość należy także przepisać na liście dokumentów w kolumnie Kwota rozliczenia.
Na podpiętej pozycji kosztu użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, a kwoty rozliczenia z pozycji zostaną automatycznie rozliczone z podpiętą do delegacji zaliczką. W przypadku braku zaliczki program automatycznie ją utworzy a całość zostanie rozliczona z delegacją. Gdy parametr Rozliczać zaliczką zostanie odznaczony wówczas dokument kosztowy nie zostanie rozliczony z delegacją.
Zakładka Rozliczenie delegacji
Zakładka [Rozliczenie delegacji] składa się z kilku sekcji. U góry okna dostępne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany. Następnie wprowadza się trasy, z określeniem dat i godzin odjazdu/przyjazdu.
Formularz elementu delegacji – zakładka Rozliczenie delegacji
W polu Stawka diety podstawiana jest domyślna wartość stawki diety z konfiguracji. Wartość podpowiadanej indywidualnej stawki diety można ręcznie zmienić.
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty można określić czy delegacje mają być wyliczane w oparciu o ustawowe (pobierane z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty) czy indywidualne (pobierane z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty) stawki diet i ryczałtów.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji.
Diety, ryczałty za dojazdy oraz ryczałty za noclegi domyślnie wyliczane są na podstawie daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji, ale z możliwością zmiany. Domyślnie parametr Wyliczaj ryczałt nie jest zaznaczony, z możliwością ręcznego uzupełnienia diet za ryczałt i nocleg.
Po zaznaczeniu parametrów dane będą pobierane z Konfiguracji, a następnie wyliczane na podstawie czasu trwania delegacji.
W Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty widoczna jest lista krajów wraz z odpowiadającą im walutą i kwotamidiet, ryczałtównoclegowych i limitównanocleg. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)).
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty również wyświetlana jest lista krajów wraz z walutą i kwotami diet i ryczałtów. Lista jest uzupełniona wartościami domyślnymi. Kwoty diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg można zmienić wpisując indywidualnewartości. Kwoty są zapamiętywane historycznie.
Po zmianie wysokości diet i ryczałtów w konfiguracji, wartości na wyliczonych już delegacjach nie są automatycznie zmieniane. Aby je zaktualizować należy edytować delegację i ponownie wpisać np. liczbę diet na Rozliczeniu delegacji.
Jeśli jest potrzeba zmodyfikowania zarówno ilości jak i kwot należy odznaczyć parametr Wyliczaj ryczałt i ręcznie wprowadzić właściwe dane.
W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu.
Zakładka Podsumowanie rozliczenia
Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość wskazania kategorii.
Poniżej znajduje się sekcja Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem.
Formularz elementu delegacji – zakładka Podsumowanie rozliczenia
Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić. Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowanie zapisu k/b. Parametr Generowanie zapisu k/b jest zależny od parametru Generowanie płatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowanie płatności to Generowanie zapisu k/b również jest niemożliwe do zaznaczenia.
W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach, wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana.
Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany.
Rozliczanie delegacji możliwe jest po zapisaniu formularza elementu delegacji i zaznaczeniu parametru Zaakceptowane wydatki na formularzu delegacji. Po zapisaniu formularza delegacji z poziomu listy ikoną można wykonać rozliczenie.
Jeżeli parametr Generowanie zapisu k/b zostanie zaznaczony, to podczas rozliczania delegacji zostanie wygenerowany zapis KP/KW na kwotę pozostającą do rozliczenia i delegacja zostanie całkowicie rozliczona.
Jeżeli parametr Generowanie płatności zostanie odznaczony, to podczas rozliczania delegacji ikoną pioruna program nie wygeneruje żadnego zdarzenia do preliminarza. Zostanie jedynie rozliczona zaliczka pobrana przez pracownika z dokumentami podpiętymi na zakładce [Wydatki], tymi które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką.
Jeżeli parametr Generowanie płatności będzie zaznaczony, a Generowanie zapisu k/b będzie odznaczony, to rozliczenie delegacji spowoduje wygenerowanie do Preliminarza płatności zdarzenia na łączną kwotę: diet, ryczałtów za noclegi, ryczałtów za dojazdy oraz kosztów używania samochodu. Zdarzenie będzie generowane w rejestrze kasowym/bankowym związanym z formą płatności wybraną na formularzu delegacji. Zdarzenie to od razu zostanie rozliczone z pobraną zaliczką oraz z dokumentami wskazanymi na zakładce Wydatki, które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Nie zostanie jednak wygenerowany żaden dodatkowy zapis KP/KW, który powodowałby całkowite rozliczenie delegacji. Pozwoli to na obsłużenie sytuacji kiedy wypłaty z rozliczenia delegacji są dokonywane za pomocą przelewów, a zapisy bankowe są importowane z plików generowanych z systemów bankowych.
Przy rozliczaniu delegacji, w logu z przebiegu rozliczania, wyświetlany jest numer delegacji i kwota do wypłaty, a w kolejnej linii kwota faktycznie rozliczona, przykładowo:
Z poziomu listy delegacji ikoną jest możliwość usunięcia rozliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizowanymi zdarzeniami i zapisami kasowymi/bankowymi, pod warunkiem, że raport kasowy/bankowy, w którym znajduje się automatycznie wygenerowany z delegacji zapis kasowy nie został zamknięty. W przypadku zamkniętego raportu tylko rozliczenia zostaną usunięte, a pozostaną: wygenerowane z delegacji zdarzenie w preliminarzu oraz automatyczny zapis kasowy. W celu ich usunięcia należy otworzyć raport, w którym znajduje się wygenerowany z delegacji zapis kasowy/bankowy – usunąć go, następnie ponowić usuwanie rozliczenia delegacji.
Po usunięciu wszystkich rozliczeń związanych z delegacją i cofnięciu jej do stanu w buforze można ją będzie z listy usunąć ikoną . Natomiast zaznaczenie parametru Zatwierdzona będzie powodowało zablokowanie delegacji do edycji. Zatwierdzone delegacje z poziomu listy ikoną można księgować zarówno na konta korzystając ze zdefiniowanych schematów lub predekretacji, jak i do książki przychodów i rozchodów.
Uwaga
W aplikacji Comarch HRMistnieje możliwość zgłaszania delegacji. Delegacja taka jest odpowiednio oznaczona w kolumnie Comarch HRM.
Dodatkowo delegacja zgłoszona w ten sposób po podniesieniu formularza w Comarch ERP Optima będzie automatycznie przeliczana.
Delegacje zagraniczne
Na formularzu delegacji dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna. Jest on aktywny tylko na delegacjach, które nie mają jeszcze zdefiniowanego żadnego etapu. Jeżeli dodany jest już przynajmniej jeden etap, opcja Delegacja zagraniczna jest wyszarzana, bez możliwości zmiany. Po zaznaczeniu wspomnianego parametru na delegacji można dodawać zarówno etapy krajowe, jak i zagraniczne :
Opcja Dodaj etap krajowy (klawisz <Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem krajowym
Opcja Dodaj etap zagraniczny (klawisz <Shift>>+<Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem zagranicznym
Jeżeli parametr Delegacja zagraniczna nie jest zaznaczony, delegacja jest traktowana jako krajowa i nie można na niej dodać etapów zagranicznych.
Na formularzu delegacji jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego oraz wyboru kategorii. Po wybraniu pracownika automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia]. Po zaksięgowaniu delegacji do księgowości kontowej, kategoria wpisana w nagłówku delegacji jest przenoszona jako kategoria nagłówka i pozycji na powstały zapis księgowy.
Aby móc wprowadzić etapy delegacji najpierw należy wybrać pracownika, dla którego delegacja ma być wprowadzona.
Na formularzu delegacji dostępne są następujące kolumny: Data od, Data do (w których widoczne są: najwcześniejsza data odjazdu i najpóźniejsza data przyjazdu z listy tras, z zakładki [Rozliczenie delegacji]), Kraj (z nazwą kraju wybranego na etapie delegacji), Zaliczka (z sumą wszystkich zaliczek w walucie etapu), Waluta (z walutą danego etapu). W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie. Statusy są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana.
Lista etapów domyślnie sortowana jest wg daty w kolumnie Data od. Nie ma możliwości kopiowania etapów.
Po przejściu na listę rozliczeń podmiotu z poziomu etapu delegacji (ikona Rozliczenia podmiotu w menu głównym), lista rozliczeń jest domyślnie wyfiltrowana do waluty zgodnej z walutą edytowanego etapu.
Etap krajowy
Etap krajowy na delegacji zagranicznej jest zbliżony do etapu na delegacji krajowej. Zakładki [Zaliczki], [Wydatki] i [Podsumowanie rozliczenia] są identyczne. Nieco inna jest natomiast zakładka [Rozliczeniedelegacji].
Na zakładce [Rozliczeniedelegacji] w tabelce z trasami dodano kolejną kolumnę Wyjazd, w której możemy wskazać czy dana trasa jest częścią wyjazdu (opcja zaznaczona) czy przyjazdu (opcja niezaznaczona).
Pole Liczba godzin w delegacji jest wyszarzane – liczba godzin jest wyliczana w oparciu o godziny odjazdu/ przyjazdu wprowadzone w tabelce z trasami (jest to suma godzin wyjazdów i godzin powrotów).
Obok pola z liczbą godzin w delegacji dostępny jest parametr Sumuj wyjazdy z powrotami, który ma wpływ na wyliczenie liczby diet i ryczałtów. W sytuacji gdy parametr ten jest zaznaczony, liczba diet jest wyliczana dla łącznej liczby godzin (tzn. dla sumy godzin wyjazdów i przyjazdów). W sytuacji, gdy parametr nie jest zaznaczony liczba diet jest wyliczana osobno dla wyjazdów i osobno dla przyjazdów.
Przykład
Na elemencie delegacji wprowadzone są 2 trasy:
Pierwsza, trwająca 10 godzin, oznaczona jako Wyjazd
druga, trwająca 7 godzin, bez zaznaczonej opcji Wyjazd (czyli będąca przyjazdem)
W polu Liczba godzin w delegacji widoczne jest więc: 17 (10h+7h)
Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotami będzie zaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 1.
(Godziny wyjazdów i przyjazdów są sumowane, tj. 10h+7h=17h; a dla 17 godzin przysługuje 1 dieta).
Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotami nie będzie zaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 0,5000.
(Jest 10 godzin wyjazdu, którym przysługuje 0,5 diety oraz 7 godzin przyjazdu, którym nie przysługuje dieta. Łącznie więc pracownikowi przysługuje 0,5 diety.)
Liczba diet wynikająca z liczby godzin w delegacji wyliczana jest tak samo jak na delegacjach krajowych. Jeżeli delegacja trwała od 8 do 12 godzin wyliczana jest połowa diety, jeżeli trwała ponad 12 godzin wyliczana jest cała dieta. W przypadku rozpoczęcia każdej kolejnej doby delegacji: do 8 godzin to połowa diety, ponad 8 godzin to już cała dieta.
Etap zagraniczny
Na formularzu etapu zagranicznego również dostępne są cztery zakładki: [Zaliczki], [Wydatki],[Rozliczeniedelegacji] i [Podsumowanie rozliczenia].
Zakładka Zaliczki
Na formularzu etapu zagranicznego, na zakładce [Zaliczki] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Domyślnie podpowiadany jest Kraj, który był ostatnio wybierany dla danego pracownika. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta. Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.
Formularz elementu delegacji – zakładka Zaliczki
Jeżeli na delegacji ciągle jest ustawiony status Bufor, przy próbie dodania zaliczki pojawi się komunikat Operacja nie jest możliwa. Operacja będzie możliwa po zmianie stanu na 'Zaakceptowane polecenie wyjazdu’.
Zaakceptowanie polecenia wyjazdu, poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji, umożliwi dodawanie zaliczek. Po naciśnięciu na ikonę plusa jest możliwość wskazania zarówno zaliczki z istniejących już zapisów kasowych/bankowych, jak i wygenerowania nowego zapisu KW. Dodawać można zapisy wprowadzone w walucie zgodnej z walutą danego etapu delegacji.
Po zaznaczeniu parametru Wypłata zaliczki w PLN można również dodawać zaliczki wprowadzone z walutą dokumentu PLN i walutą rozliczenia zgodną z walutą danego etapu delegacji. Jeżeli dodana jest już przynajmniej jedna zaliczka parametr Wypłata zaliczki w PLN jest wyszarzany.
W kolumnie Kwota jest widoczna kwota zaliczki w walucie obcej (kwota jest przenoszona z zaliczki i nie można jej zmienić).
W kolumnie Kwota do rozliczenia można wskazać jaka część zaliczki ma być rozliczona w ramach danego etapu.
W kolumnie Kwota w PLN jest widoczna wartość zaliczki w przeliczeniu na PLN po kursie z dokumentu.
Analogiczne kolumny dostępne są w sekcji Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji.
W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy. Przy dodawaniu zapisu na etapach częściowo rozliczonych kwota w kolumnie Kwota do rozliczenia domyślnie jest ograniczana do wartości pozostającej do rozliczenia.
Lista zaliczek może być modyfikowana tylko na delegacjach nierozliczonych.
Zakładka Wydatki
Na zakładce [Wydatki] jest możliwość wskazania kosztów za noclegi, bilety i innych wydatków wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa.
Etap zagraniczny delegacji, zakładka Wydatki
W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania.
W kolumnie Kwota w PLN widoczna jest kwota dokumentu w przeliczeniu na złotówki (wartość jest przeliczona po kursie z dokumentu). W przypadku podpięcia dokumentu z Rejestru VAT z zaznaczoną opcją Inny kurs do księgowania, w kolumnie Kwota w PLN prezentowana jest wartość przeliczona po kursie do księgowania.
W sekcji Podsumowanie widoczna jest informacja o ilości noclegów, biletów oraz innych wydatków. Wartość w polu Kwotanoclegów jest automatycznie ograniczana do wysokości limitu przypisanego do danego kraju, wybranego na elemencie delegacji. Kwota limitu na nocleg pobierana jest z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Podpowiadaną kwotę można ręcznie zmienić.
Zakładka Rozliczenie delegacji
Na formularzu etapu zagranicznego, na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta, w której wypłacane są diety w danym kraju. Wybór Kraju i Waluty na zakładce [Rozliczenie delegacji] powoduje ustawienie takiego samego Kraju i takiej samej Waluty na zakładce [Zaliczki].
Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.
W polu Data rozpoczęcia etapu domyślnie podstawiana jest data i godzina z pierwszego przejazdu, a w polu Data zakończenia etapu data i godzina z ostatniego przejazdu z tabelki z przejazdami. Pola te są aktywne/ możliwe do edycji.
Poniżej tabelki z przejazdami znajduje się sekcja Kalkulacja, a w niej m.in. informacje na temat liczby godzin w delegacji i wyliczonych kwot diet i ryczałtów.
Liczba godzin w delegacji wyliczana jest automatycznie w oparciu o wartości wpisane w polach Data rozpoczęcia etapu i Data zakończenia etapu. Pole to jest aktywne do edycji.
W polu Stawka diety dla kraju wybranego na elemencie delegacji domyślnie pobierana jest stawka diety z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Wartość podpowiadanej stawki diety można ręcznie zmienić.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika i tego samego kraju, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji.
Liczba diet wyliczana jest w oparciu o pole Liczba godzin w delegacji. Jeżeli delegacja trwała nie więcej niż 8 godzin, wyliczana jest 1/3 Diety. Jeżeli delegacja trwała więcej niż 8, ale nie więcej niż 12 godzin, to przysługuje 0,5 Diety. Jeżeli delegacja trwała ponad 12 godzin – przysługuje cała dieta. Dieta przysługująca za każdą kolejną dobę wyliczana jest w ten sam sposób. Wyliczoną liczbę diet można ręcznie zmienić.
Kwota diety wyliczana jest jako iloczyn liczby diet i stawki diety.
Wyliczona kwota diety jest automatycznie pomniejszana o koszt zapewnionego wyżywienia, przy czym każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 15% diety, obiad 30% diety, kolacja 30% diety.
Parametr Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy, noclegi, dojazdy z/do dworca, lotniska i za pobyt w szpitalu domyślnie nie jest zaznaczony. Po jego zaznaczeniu automatycznie wyliczana jest liczba i kwota ryczałtów. Stawka ryczałtu za dojazdy to 10% stawki diety dla danego kraju za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Stawka ryczałtu za noclegi to 25% limitu noclegowego dla danego kraju (wartość jest pobierana z konfiguracji firny). Stawka ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska to 100% stawki diety dla danego kraju. Stawka za pobyt w szpitalu to 25% stawki diety. Po wpisaniu liczby dni pobytu w szpitalu, widoczna kwota przysługującej diety jest odpowiednio pomniejszana.
Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy/ za noclegi liczba ryczałtów wyliczana jest automatycznie, w oparciu o liczbę godzin w delegacji.
Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy z/do dworca, lotniska oraz za pobyt w szpitalu należy ręcznie uzupełnić liczbę ryczałtów.
W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu. W tym miejscu wpisywana jest wartość w PLN.
Dla delegacji rozliczonych wszystkie pola na zakładce [Rozliczeniedelegacji] (z wyjątkiem pola Uwagi) są nieaktywne.
Zakładka Podsumowanie rozliczenia
Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość przypisania kategorii, domyślnie jest tu podpowiadana kategoria wybrana w nagłówku delegacji.
Poniżej znajdują się dwie sekcje: Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem i Podsumowanie kosztów delegacji.
W sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem są do wyboru cztery możliwe opcje:
Data zaliczki
Data rozliczenia delegacji
Data zakończenia delegacji
Inna
Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy rozliczeniu z pracownikiem. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca.
Domyślne ustawienie daty w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem zależy od tego, czy na delegacji są podpięte zaliczki oraz czy zaznaczona jest opcja wypłaty zaliczki/ rozliczania w PLN:
jeżeli na delegacji nie ma podpiętych zaliczek, to domyślnie ustawiana jest data rozliczenia delegacji, a w polu Data kursu:dzień poprzedni w stosunku do Daty rozliczenia
jeżeli na delegacji są zaliczki, ale parametry Wypłata zaliczki w PLN i Rozliczaj w PLNnie są zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data kursu z najwcześniejszej zaliczki
jeżeli na delegacji są zaliczki oraz parametry Wypłata zaliczki w PLN i/lub Rozliczaj w PLNsą zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data dokumentu z najwcześniejszej zaliczki
Jako typ kursu ustawiany jest ten sam typ kursu, jaki jest wybrany na najwcześniejszej zaliczce. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zaliczce jest ustawiony kurs Nieokreślony, wówczas jako typ kursu ustawiany jest Średni NBP.
Domyślne ustawione daty można ręcznie zmienić.
W polu Waluta widoczna jest waluta danego etapu (ta sama, która jest widoczna na zakładkach [Zaliczki] i [Rozliczeniedelegacji]).
Parametr Rozliczaj w PLN domyślnie nie jest zaznaczony. Jego zaznaczenie oznacza, że pomimo tego iż zaliczka była wypłacona w walucie obcej to rozliczenie będzie następowało w PLN. Płatność na kwotę diet i ryczałtów wygenerowana podczas rozliczania delegacji będzie miała walutę dokumentu i walutę rozliczenia zgodną z walutą etapu, natomiast wygenerowany zapis kasowy/bankowy będzie miał walutę dokumentu PLN, a walutę rozliczenia jako walutę obcą.
W polu Ryczałt za dojazdy widoczna jest suma Ryczałtu za dojazdy oraz Ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska z zakładki [Rozliczeniedelegacji].
W polu Diety widoczna jest suma kwoty Diet i za Pobyt w szpitalu z zakładki [Rozliczeniedelegacji].
W polu Inne wydatki widoczna jest suma wydatków z zakładki [Wydatki] oraz kosztów używania pojazdów. Jest to wartość w walucie etapu. Kwota kosztów używania pojazdów (która na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest podawana w PLN) jest najpierw dzielona przez kurs podany na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] i dopiero taka wartość walutowa jest sumowana do pola Inne wydatki.
Wartości widoczne w polach Ryczałt za dojazdy, Ryczałt za noclegi, Diety, Inne wydatki, Suma wydatków, Pobrana zaliczka i Do wypłaty wykazywane są w walucie etapu. W polu Do wypłaty w PLN widoczna jest kwota do wypłaty przeliczona po kursie wskazanym w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem.
Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić (wyświetlana jest lista wszystkich rejestrów kasowych/bankowych, złotówkowych i walutowych, do których dany operator nie ma zakazu). Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowanie zapisu k/b. Parametr Generowanie zapisu k/b jest zależny od parametru Generowanie płatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowanie płatności to Generowanie zapisu k/b również jest niemożliwe do zaznaczenia.
W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach Stan rozliczenia nie jest widoczny.
Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany.
W sekcji Podsumowanie kosztów delegacji, w polu Data poniesienia kosztu są do wyboru trzy możliwe opcje:
Data rozliczenia delegacji
Data zakończenia delegacji
Inna
Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy księgowaniu delegacji. Domyślnie ustawiana jest zawsze opcja Data rozliczenia delegacji, a w dacie kursu dzień poprzedni w stosunku do daty rozliczenia delegacji. W momencie wyboru opcji Data zakończenia delegacji, w dacie kursu ustawiany jest dzień poprzedni w stosunku do daty zakończenia delegacji. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca.
Domyślne ustawione daty można ręcznie zmienić.
Jako data poniesienia kosztu najczęściej stosowana jest data rozliczenia lub data zakończenia delegacji.
W polu Różnica kursowa wykazywana jest różnica kursowa wynikająca z tego, że dla wyliczenia kwoty księgowanej w koszty stosuje się inne przepisy niż do księgowania rozliczenia z pracownikiem. Różnica kursowa wyliczana jest jako łączna kwota diet i ryczałtów pomnożona przez różnicę między kursem poniesienia kosztu a kursem rozliczenia z pracownikiem. Ta różnica kursowa nie jest nigdzie dodatkowo zapisywana w programie, służy jedynie do księgowania kosztów delegacji.
Jeżeli na delegacji są już wprowadzone etapy zagraniczne i w nagłówku delegacji zostanie zmieniona data zakończenia/ rozliczenia delegacji, to odpowiednie daty zostaną zaktualizowane również na etapie delegacji.
Zasady rozliczania delegacji
Rozliczanie delegacji możliwe jest po zapisaniu formularza elementu delegacji i zaznaczeniu parametru Zaakceptowane wydatki na formularzu delegacji. Po zapisaniu formularza delegacji z poziomu listy ikoną można wykonać rozliczenie.
Jeżeli parametr Generowanie zapisu k/b zostanie zaznaczony, to podczas rozliczania delegacji zostanie wygenerowany zapis KP/KW na kwotę pozostającą do rozliczenia i delegacja zostanie całkowicie rozliczona.
Jeżeli parametr Generowanie płatności zostanie odznaczony, to podczas rozliczania delegacji ikoną pioruna program nie wygeneruje żadnego zdarzenia do preliminarza. Zostanie jedynie rozliczona zaliczka pobrana przez pracownika z dokumentami podpiętymi na zakładce [Wydatki], tymi które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką.
Jeżeli parametr Generowanie płatności będzie zaznaczony, a Generowanie zapisu k/b będzie odznaczony, to rozliczenie delegacji spowoduje wygenerowanie do Preliminarza płatności zdarzenia na łączną kwotę: diet, ryczałtów za noclegi, ryczałtów za dojazdy oraz kosztów używania samochodu. Zdarzenie będzie generowane w rejestrze kasowym/bankowym związanym z formą płatności wybraną na formularzu delegacji. Zdarzenie to od razu zostanie rozliczone z pobraną zaliczką oraz z dokumentami wskazanymi na zakładce Wydatki, które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Nie zostanie jednak wygenerowany żaden dodatkowy zapis KP/KW, który powodowałby całkowite rozliczenie delegacji. Pozwoli to na obsłużenie sytuacji kiedy wypłaty z rozliczenia delegacji są dokonywane za pomocą przelewów, a zapisy bankowe są importowane z plików generowanych z systemów bankowych.
Przy rozliczaniu delegacji, w logu z przebiegu rozliczania, wyświetlany jest numer delegacji i kwota do wypłaty, a w kolejnej linii kwota faktycznie rozliczona, przykładowo:
W logu z przebiegu rozliczania informacje dla każdego etapu delegacji wyświetlane są osobno. Kwoty wyświetlane są w walucie etapu.
Z poziomu listy delegacji ikoną jest możliwość usunięcia rozliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizowanymi zdarzeniami i zapisami kasowymi/bankowymi, pod warunkiem, że raport kasowy/bankowy, w którym znajduje się automatycznie wygenerowany z delegacji zapis kasowy nie został zamknięty. W przypadku zamkniętego raportu tylko rozliczenia zostaną usunięte, a pozostaną: wygenerowane z delegacji zdarzenie w preliminarzu oraz automatyczny zapis kasowy. W celu ich usunięcia należy otworzyć raport, w którym znajduje się wygenerowany z delegacji zapis kasowy/bankowy – usunąć go, następnie ponowić usuwanie rozliczenia delegacji.
Uwaga
Dla delegacji rozliczonych na wersjach wcześniejszych niż 2017.5.1 Comarch ERP Optima mogą wystąpić trudności z usunięciem rozliczenia delegacji ikoną . Rozliczenia takich delegacji należy usunąć z poziomu modułu Kasa/Bank.
Ogólne zasady rozliczania w przypadku etapów zagranicznych:
jeżeli została pobrana zaliczka w walucie obcej, to rozliczenie następuje w tej samej walucie obcej, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN
jeżeli została pobrana zaliczka w PLN, to rozliczenie danego etapu będzie następowało w PLN lub w walucie etapu
jeżeli nie została pobrana zaliczka, to rozliczenie następuje w walucie etapu, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN.
do każdego etapu delegacji generowana jest oddzielna płatność w Preliminarzu płatności oraz oddzielny zapis kasowy/bankowy
Uwaga
Dokumenty z rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej, podpięte pod delegację, rozliczane są po kursach wprowadzonych na tych dokumentach.
Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej i rozliczenie również następuje w walucie obcej:
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się kurs z najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z najstarszej zaliczki (czyli kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty zaliczki). Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z najstarszej zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Przykład
Pracownikowi została wypłacona zaliczka w walucie obcej, rozliczenie delegacji następuje również w walucie obcej:
05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 1000 Euro
(średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)
05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota kosztów i wydatków wyniosła 600 Euro
(średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli 08.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2059).
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b. W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki), z datą 19.05.2017, na kwotę 400 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone. Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.
Koszty delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowa delegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)).
Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej, a rozliczenie następuje w PLN:
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia wypłaty zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w PLN i rozliczenie również następuje w PLN:
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w PLN, a rozliczenie następuje w walucie obcej:
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji i w walucie etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w walucie obcej:
W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanieróżnica kursowa delegacyjna.
Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w PLN:
W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanieróżnica kursowa delegacyjna.
Wyliczenie zaliczki na deklarację PIT-4R
Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Aby obliczyć nową zaliczkę, należy na liście zaliczek na deklarację PIT-4R wcisnąć przycisk Dodaj.
Formularz zaliczki na deklarację PIT-4R składa się z następujących zakładek:
[Sekcja C] – zakładka zawiera dane ogólne deklaracji oraz część danych zawartych w sekcji C formularza Zaliczki na PIT-4R.
[Sekcja C, D, E] – zakładka ta odpowiada pozostałej części sekcji C, D oraz sekcji E formularza Zaliczki na PIT‑4R.
Uwaga
Podręcznik omawia zaliczkę na PIT-4R w wersji formularza 18. W przypadku wprowadzenia nowej wersji formularza, pewne dane (np. numery rubryk) mogą ulec zmianie.
Zaliczka na deklarację PIT-4R sekcja C
Przed wykonaniem obliczenia zaliczki, należy na zakładce [Sekcja C] uzupełnić informacje, takie jak rok i miesiąc zaliczki, czy sposób uwzględniania zapisów w buforze.
Zakładka [Sekcja C] wczęści Ogólne zawiera następujące informacje:
Rok i miesiąc, za który zaliczka ma być obliczona,
Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza zaliczkę przed skasowaniem i zmianami,
Obliczona przez, zatwierdzona przez – kod operatora, który dokonał obliczenia i zatwierdzenia (zablokowania) zaliczki oraz daty tych operacji.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie zaliczki na deklarację PIT-4R za wybrany miesiąc, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić w dalszej części formularza te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Po przeliczeniu deklaracji, na zakładce [Sekcja C] obliczane są rubryki od numeru 19 do 42, związane z wynagrodzeniami ze stosunku pracy, pod warunkiem, ze są one zdefiniowane jako typy wypłat i wykorzystane na listach płac pracowników za dany okres. Pola te są edytowalne, więc można je wypełnić „ręcznie”.
W razie konieczności pozostałe rubryki (od 22 do 42) Użytkownik powinien uzupełnić samodzielnie.
Zaliczka na deklarację PIT-4R sekcja C, D, E
Na zakładce [Sekcja C, D, E] widoczne są wartości związane z obliczeniem pobranego podatku oraz dane związane z uiszczeniem należności. Pola od pozycji 44 do 50 oraz 52, 54, 55, 56 są edytowalne i w razie konieczności powinny zostać uzupełnione przez Użytkownika. Pozostałe pola są wyliczane przez program.
Pole 50 na zaliczce na deklarację PIT-4R pozwala na wprowadzenie wartości kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wypłat należności z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 5-9 ustawy, z praw autorskich i praw pokrewnych. W programie Comarch ERP Optima pole to jest liczone jako suma wszystkich zaliczek od wynagrodzeń liczonych jako INNE w Ewidencji wynagrodzeń. Pole to jest przeliczane przez program w momencie, gdy pojawił się typ wypłaty umowa zlecenia lub inna.
Pola 51, 53 nie są edytowalne
Zaliczka na deklarację PIT-4R
Zaliczka na deklarację PIT-4R (zaliczka miesięczna na podatek dochodowy od łącznej kwoty wypłat dokonanych w miesiącu) program generuje na podstawie danych wprowadzonych do Ewidencji wynagrodzeń. Aby poprawnie wyliczyć deklarację wynagrodzenia nie muszą być zaksięgowane.
Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Zaliczka na deklarację PIT-4R lub przez naciśnięcie przycisku Zaliczka na deklaracje PIT-4R w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Wynagrodzenia.
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: Miesiąc i Rok deklaracji, Wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, Data obliczenia deklaracji, Kwota należna z tytułu deklaracji oraz Status, określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.
Wyliczenie wynagrodzenia
Wynagrodzenie można wyliczyć wchodząc z menu w Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń w jedną z zakładek: [W miesiącu] lub [Dla pracownika] i naciśnięcie przycisku Dodaj, który otwiera okno dla wprowadzenia elementów wynagrodzenia. Formatka dodania wynagrodzenia składa się z trzech zakładek:
Na zakładce Ogólne znajdują się następujące pola i przyciski:
Pracownik – w tym polu wprowadzany jest kod pracownika. Pracownika można wybrać również z listy pomocniczej poprzez wciśnięcie przycisku . Obok kodu wyświetlane są nazwisko i imię pracownika.
Kategoria – w tym polu znajduje się opis zdarzenia gospodarczego. Opis wynagrodzenia można również wprowadzić z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie kodu kategorii lub otwierając listę kategorii przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, wówczas należy go uzupełnić ręcznie w polu Opis kategorii.
Zakład – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Na formularz wypłaty przenoszony jest zakład wybrany na formularzu pracownika
Wynagrodzenie za miesiąc – wybieramy miesiąc, za który ma być wyliczone wynagrodzenia.
Data dokonania wypłaty – data, z jaką wypłata była dokonana. Domyślnie program proponuje datę dokonania wypłaty jako ostatni dzień miesiąca, za który liczone jest wynagrodzenie.
Wypłata z tytułu – informacja czy pracownik otrzymał wynagrodzenie z tytułu etatu czy innej umowy.
Zapis księgowy – jeżeli dokument jest zaksięgowany, w polu tym znajduje się numer dokumentu księgowego. Zapis księgowy może być otwarty do podglądu przez naciśnięcie przycisku . Pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową.
Zapis wynagrodzenia – zakładka Ogólne
Składniki wynagrodzeń – zawiera listę składników wynagrodzenia. Jeżeli na wynagrodzenie składają się elementy (kwoty) podlegające w różny sposób opodatkowaniu, obliczaniu składek na ubezpieczenie itp., wówczas każdy taki składnik należy wprowadzić za pomocą oddzielnej pozycji (elementu wynagrodzenia). Aby wprowadzić poszczególne składniki wynagrodzenia należy nacisnąć przycisk Dodaj, który otwiera formatkę dodawania nowego składnika wynagrodzenia.
Formatka składnika wynagrodzenia
Poszczególne pola i składniki wynagrodzenia:
Opis – jest to pole na wprowadzanie opisu zdarzenia gospodarczego. Opis składnika wynagrodzenia można również wprowadzić z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie kodu kategorii lub otwierając listę kategorii przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, wówczas należy go uzupełnić ręcznie w polu Opis kategorii.
Kwota wynagrodzenia – w polu wpisujemy kwotę danego składnika wynagrodzenia. Jeżeli na łączną kwotę wynagrodzenia składają się części opodatkowane i nieopodatkowane lub podlegające różnym rodzajom ubezpieczeń, należy je wprowadzać oddzielnymi pozycjami.
Uwaga
Pola poniżej zaznaczamy, gdy chcemy, aby dany parametr odnosił się do danego składnika wypłaty (np. ma być liczona od niego wartość poszczególnych składek ubezpieczeń). Dane pole jest zaznaczane lub odznaczane z użyciem przycisku <SPACJA> lub przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy.
Przychód opodatkowany – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy dany składnik wynagrodzenia ma być opodatkowany podatkiem dochodowym.
Przychód stanowi koszt pracodawcy – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy dana część wynagrodzenia stanowi koszt dla pracodawcy.
Wpływa na kwotę wypłaty – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy składnik wynagrodzenia brutto jest uwzględniany przy wyliczaniu kwoty wypłaty netto (przykładowo – wynagrodzenia w naturze nie powinny mieć zaznaczonego tego parametru).
Naliczać składki ubezpieczenia:
Emerytalnego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia emerytalnego.
Rentowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia rentowego.
Chorobowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia chorobowego.
Wypadkowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia wypadkowego.
Zdrowotnego – pole jest zaznaczone, gdy dla danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia zdrowotnego.
Zapis wynagrodzenia – zakładka Kwoty
Zapis wynagrodzenia – zakładka Kwoty
Zakładka [Kwoty] podzielona jest na dwie części:
Wynagrodzenie,
Składki na ubezpieczenia społeczne.
W części wynagrodzenia widoczne są następujące pola:
Suma wynagrodzeń – jest to sumowana wartość poszczególnych elementów wynagrodzenia wprowadzonych na zakładce [Ogólne] wypłaty.
Razem składki na ubezpieczenie – wartość składek na ubezpieczenia społeczne zapłacona przez pracownika (emerytalne, rentowe, chorobowe) obliczone wg stawek procentowych wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Płace/ Składki ZUS.
Kwota po odliczeniu składki – wynagrodzenie brutto po odliczeniu sumy składek na ubezpieczenia społeczne, płaconych przez pracownika.
Koszty uzyskania – wartość kosztów uzyskania przychodów. W zależności od rodzaju wynagrodzenia, pole to jest domyślnie proponowane jako:
Dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę (etatu) – jako kwota kosztów uzyskania przychodu wprowadzona w Konfiguracji programu, pomnożona przez współczynnik kosztów uzyskania przychodu wprowadzony na karcie pracownika.
Dla wynagrodzeń z tytułu innych umów – jako 20% kwoty po odliczeniu składki na ubezpieczenia społeczne.
Pole Koszty uzyskania jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Podstawa opodatkowania – jest to kwota, która stanowi podstawę obliczenia podatku dochodowego. Jest ona liczona jako suma kwot brutto składników podlegających opodatkowaniu, pomniejszonych o sumę składek na ubezpieczenie społeczne płaconych przez pracownika i kwotę kosztów uzyskania przychodu. Kwota jest zaokrąglona do wartości zaokrąglenia podanej w Konfiguracji programu.
Podatek od podstawy – wartość podatku wyliczona jest wg algorytmu zależnego od rodzaju wypłaty:
Dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę (etatu) – jest to wartość podatku obliczona od podstawy opodatkowania z uwzględnieniem progów i stóp podatkowych (skali podatkowej) podanych w Konfiguracji programu (przy czym „przejście” do następnego progu podatkowego obliczane jest narastająco za poprzednie miesiące). Od podatku odliczana jest 1/12 część ulgi podatkowej (zdefiniowanej w Konfiguracji programu), pomnożonej przez współczynnik liczenia ulgi podany na kartotece pracownika.
Uwaga
Jeżeli dochód narastająco od początku roku przekroczy kwotę pierwszego progu podatkowego to na wypłatach naliczanych w miesiącach następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie progu nie jest odliczana kwota wolna od podatku.
Dla wynagrodzeń z tytułu innych umów jest to wartość podatku obliczona od podstawy opodatkowania pomnożonej przez stawkę podatku od umów zleceń zdefiniowaną w Konfiguracji programu.
Pole Podatek od podstawy jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Ubezpieczenie zdrowotne pobrane – jest to ta część podatku dochodowego, która jest przeznaczona na ubezpieczenie zdrowotne pobrane podatnika. Wartość ubezpieczenia zdrowotnego wyliczona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami od sumy brutto składników podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu, pomniejszonej o sumę składek na ubezpieczenia społeczne płaconych przez pracownika. Ubezpieczenie zdrowotne jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Ubezpieczenie zdrowotne odliczone – jest to ta część podatku dochodowego, która jest przeznaczona na ubezpieczenie zdrowotne możliwe do odliczenia od podatku przez podatnika.
Kwota do zapłaty US – jest to wartość do przekazania do urzędu skarbowego, wyliczana jako różnica podatku od podstawy i ubezpieczenia zdrowotnego. Pole jest zaokrąglane zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji programu.
Data wpłaty zaliczki do US – jest to data, z jaką przekazano zaliczkę do urzędu skarbowego. Pole jest edytowalne, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Kwota do wypłaty – jest to wartość wypłaty netto liczona jako suma brutto składników mających wpływ na kwotę do wypłaty, pomniejszonych o składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracownika, składkę ubezpieczenia zdrowotnego i zaliczki podatku dochodowego przekazanej do urzędu skarbowego.
W tym gotówka – wartość wynagrodzenia netto przekazana pracownikowi w gotówce. Jest to pole edytowalne, jego wartość nie może przekroczyć całkowitej wartości kwoty do wypłaty.
W tym ROR – wartość wynagrodzenia netto przekazana bezpośrednio na rachunek bankowy. Jest ona liczona jako różnica kwoty do wypłaty i kwoty wypłaconej w gotówce. Domyślnie, jeżeli na karcie pracownika wprowadzono numer rachunku bankowego, program proponuje całą kwotę do wypłaty do przekazania na ROR. W przeciwnym wypadku, program proponuje całą kwotę do wypłaty w gotówce.
W drugiej części zakładki [Kwoty] widoczne są wartości poszczególnych rodzajów ubezpieczeń płacone zarówno przez pracownika jak i przez pracodawcę. Wszystkie składki są wyliczane przez program jako iloczyn sumy składników podlegających odpowiedniemu ubezpieczeniu i stawki wpisanej w Konfiguracji programu. Wszystkie pola ubezpieczeń są polami edytowalnymi i użytkownik może je dowolnie korygować.
Składki na ubezpieczenia społeczne:
Emerytalne – wartość ubezpieczenia emerytalnego wykazywana jest osobno w części płaconej przez pracownika i osobno przez pracodawcę,
Rentowe – wartość ubezpieczenia rentowego wykazywana jest osobno w części płaconej przez pracownika i osobno przez pracodawcę,
Chorobowe – wartość ubezpieczenia chorobowego płacona przez pracownika,
Wypadkowe – wartość ubezpieczenia wypadkowego płacona przez pracodawcę.
Podstawa składek na:
FGŚP – wartość składki na FGŚP jest liczona od łącznej wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników,
Fundusz pracy – wartość składki na Fundusz pracy jest liczony od łącznej wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników.
Fundusz Emerytur Pomostowych:
Podstawa – podstawa naliczania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych,
Składka – wartość składki na FEP jest liczona jako iloczyn podstawy i procentu składki zapisanego w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Składki ZUS: Fundusz Emerytur Pomostowych.
Zapis wynagrodzenia – zakładka Dodatkowe
Zapis wynagrodzenia – zakładka Dodatkowe
Zakładka [Dodatkowe] zawiera informacje podsumowujące wprowadzone wartości dla danego pracownika. Na zakładce tej żadne pole nie jest edytowalne, ma ona charakter informacyjny.
Na zakładce znajdują się następujące pola:
Suma wynagrodzeń – łączna wartość wynagrodzenia brutto dla danego pracownika. Jest sumą brutto wszystkich składników wynagrodzenia.
Wpływa na kwotę do wypłaty – w polu tym wykazywana jest tylko ta cześć wynagrodzenia brutto, która jest uwzględniana przy wyliczaniu kwoty wypłaty netto. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Wpływa na kwotę do wypłaty.
Przychód opodatkowany – wartość wynagrodzenia, która podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Przychód opodatkowany.
Stanowi koszt pracodawcy – ta część wynagrodzenia, która stanowi koszt pracodawcy. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Stanowi koszt pracodawcy.
Podstawa składek na ubezpieczenie:
Zdrowotne – wartość wynagrodzenia, która stanowi podstawę wyliczenia ubezpieczenia zdrowotnego. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia zdrowotnego.
Emerytalne – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie emerytalne. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia emerytalnego.
Rentowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie rentowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia rentowego.
Chorobowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia chorobowego.
Wypadkowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia wypadkowego.
Wprowadził/ Zmodyfikował – kod operatora, który dany zapis wprowadził, a jeżeli zapis był zmieniany to kod operatora, który dany zapis zmodyfikował.