Lista wypłat (Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń) pozwala na prowadzenie, wydrukowanie i zaksięgowanie ewidencji wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników. Z tego poziomu użytkownik programu ma możliwość wprowadzenia poszczególnych składników wynagrodzenia brutto i na podstawie zaznaczonych parametrów wyliczenia wartości wynagrodzenia netto. Na podstawie wprowadzonych informacji program będzie drukował kartę przychodu pracownika, jak również listę płac za poszczególne miesiące. Na podstawie ewidencji wynagrodzeń generowana jest deklaracja PIT-4R.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników wprowadzone do programu można zaksięgować w odpowiedniej wartości do Książki przychodów i rozchodów (kolumna 12). Do książki przychodów i rozchodów księgowane są również ubezpieczenia społeczne płacone przez pracodawcę (kolumna 13).

Lista wypłat składa się z dwóch zakładek:

• [W miesiącu],
• [Dla pracownika].

Lista wypłat – zakładka w miesiącu

Na liście wypłat w danym miesiącu znajdują się następujące informacje: kod danego pracownika, jego nazwisko i imię, data wpływu, łączna kwota brutto wynagrodzenia, czy pracownik zatrudniony jest na etacie czy na podstawie innej umowy oraz opis zdarzenia w postaci pola Kategoria.

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Import z pliku COMMA – przycisk ten pozwala na zaimportowanie wypłat z programów płacowych firmy Comarch ERP Klasyka – PL, PLP i PIK.

 Księguj – ikona jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Pozwala na zaksięgowanie wynagrodzenia brutto i ubezpieczenia płaconego przez pracodawcę za dany miesiąc.

Wynagrodzenia, które mają być zaksięgowane, muszą zostać przez Użytkownika zaznaczone. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą wybrano opcję Operacji lub Zapisu, a na liście wynagrodzeń znajdują się zapisy z wypłatą z konkretnego miesiąca (np. czerwiec), ale różnymi datami (miesiącami) wypłaty (np. czerwiec oraz lipiec) to zostaną utworzone zapisy księgowe dla każdego miesiąca wypłaty osobno (za czerwiec oraz za lipiec). Wybór Daty wystawienia powoduje księgowanie za okres wypłaty.

Koszty ubezpieczenia społecznego płaconego przez pracodawcę są księgowane do KPiR zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry, gdzie użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru, który decyduje o tym czy ZUS pracodawcy ma być księgowany w miesiącu następnym po dacie wypłaty oraz wybrania dnia księgowania.

Istnieje możliwość zaksięgowania składek ZUS właścicieli i osób współpracujących do odpowiedniej kolumny Księgi przychodów i rozchodów.

Zaznaczenie w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry parametru Księgowanie dokumentów z datą: Przychody: Operacji/ Koszty: Wystawienia spowoduje, że jako data księgowania wpisywany jest ostatni dzień miesiąca, za który naliczane jest wynagrodzenie.

Można również zaksięgować w koszty kwoty przeznaczonej na Fundusz Pracy, a wyliczonej na liście płac właścicieli.

 Operacje seryjne – ikona jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Funkcja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonej/zaznaczonych wypłatach.

Lista wypłat – zakładka Dla pracownika

Lista wypłat dla pracownika pozwala na wyświetlenie wszystkich wynagrodzeń dla danej osoby za cały rok.

Na liście wynagrodzeń dla pracownika widnieje parametr Wg daty wypłaty. Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie wynagrodzeń, których data wypłaty przypada w roku wybranym w polu Rok. Gdy parametr jest odznaczony, na liście wyświetlane są wynagrodzenia wypłacone za okres, który przypada w roku wybranym w polu Rok. Wydruki generowane są dla wypłat widocznych na liście.

Na liście działają te same przyciski i są takie same pola jak w przypadku zakładki [W miesiącu]. Pracownik jest wybierany poprzez wpisanie kodu pracownika lub z listy pracowników, którą otwieramy w trybie wyboru przez naciśnięcie przycisku .  Po otwarciu listy pomocniczej, aby wybrać pracownika, należy go wskazać i nacisnąć przycisk Wybierz , klawisz <ENTER> lub dwukrotnie kliknąć na wybranym pracowniku.

Z poziomu Ewidencji wynagrodzeń zakładki [Dla pracownika] możliwe jest wydrukowania Indywidualnej karty przychodu pracownika po naciśnięciu przycisku drukarki . Zawiera ona następujące informacje: Imię i nazwisko pracownika, NIP, miesiąc wypłaty, kwotę brutto wynagrodzenia (osobno elementy opodatkowane i nieopodatkowane – w kolumnie Elementy opodatkowane drukowane są składniki, które mają zaznaczony parametr Przychód opodatkowany. W kolumnie Elementy nieopodatkowane drukowane są składniki, które mają odznaczony parametr Przychód opodatkowany, ubezpieczenie społeczne, koszty uzyskania przychodu, dochód do opodatkowania, zaliczkę na podatek dochodowy, podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne, kwotę do wypłaty, zaliczkę do US, datę przekazania zaliczki.]

W celu dodania nowego pracownika należy otworzyć z menu: Ogólne/ Pracownicy. Naciskamy przycisk Dodaj , otworzy się formatka, która pozwoli na dodanie nowej karty pracownika.

Karta pracownika dzieli się na cztery zakładki:

• [Ogólne]
• [Szczegółowe]
• [Dodatkowe]

• plik tekstowy, w którym każda linia ma taką samą strukturę – składa się z pól oddzielonych znakiem separatora i jest rekordem z danymi dotyczącymi operacji,
• plik tekstowy, w którym pierwsza linia ma charakter nagłówka (i/lub ostatnia linia ma charakter stopki) o strukturze innej niż pozostałe.

Zarówno struktura linii, nagłówka, stopki jak i rekordu definiowana jest poprzez zbudowanie listy pól wybranych z predefiniowanej listy. Dla każdego formatu można określić ogólne parametry takie jak: znak separatora linii, format daty itp.

Zdefiniowany format można również wykorzystać do importu przelewów wysłanych z aplikacji bankowej. Identyfikacja podmiotu odbywa się poprzez kod podmiotu bądź numer rachunku bankowego. Przenoszenie formatów pomiędzy bazami jest możliwe poprzez plik xml. Użytkownik ma również możliwość kopiowania zdefiniowanych formatów w ramach jednej bazy wykorzystując kombinacje klawiszy <CTRL>+<INSERT> bądź <CTRL> wciśnięty łącznie z przyciskiem  .

Przygotowanie formularza banku do wysyłania przelewów

W celu poprawnego wysłania zdarzeń z Preliminarza do banku, należy wcześniej odpowiednio skonfigurować formularz banku (menu Ogólne/ Inne/ Banki). W przypadku, kiedy użytkownik chce, aby w momencie wykonywania eksportu podpowiadał się format, który będzie wykorzystywany, należy na formatce banku w polu Format eksportu dla przelewów zwykłych wybrać odpowiedni format przypisany dla danego banku.

W polach Format eksportu dla przelewów dla US oraz Format eksportu dla przelewów do ZUS można wybrać formaty za pomocą, którego wysyłane będą przelewy do US oraz ZUS. W sytuacji, kiedy format eksportu dla przelewów zwykłych nie zostanie wybrany, za każdym razem w momencie eksportu użytkownik będzie musiał wybrać format, który chce zastosować.

Jak przygotować listę przelewów do wysłania?

Przelewy, które mają zostać wykonane, będą realizowane przez bank obsługujący naszą firmę (lub jeden z banków, jeśli mamy otwartych więcej rachunków w różnych bankach). Dla każdego prowadzonego przez firmę rachunku bankowego otwarliśmy oddzielny rejestr bankowy (rejestr typu BANK) i definiując go podaliśmy dane banku oraz numer rachunku bankowego.

Listę przelewów, które mają zostać zrealizowane przez wskazany bank, przygotowujemy z poziomu Preliminarza Płatności, przy wybranym konkretnym rejestrze.

Na ekranie pojawią się:

 – przycisk pozwalający na wykonanie eksportu.

Przelewy do wysłania –  włączenie parametru zawęzi listę zdarzeń w  Preliminarzu tylko do tych, które mogą zostać wysłane do banku.

Aby zdarzenia z Preliminarza mogły zostać przesłane do banku:

• W definicji rejestru (typu BANK), z poziomu, którego dokonujemy eksportu, musi być poprawnie wypełniona nazwa i numer rachunku naszego banku.
• Format wymiany danych dla naszego banku ustawiony jest, jako format zdefiniowany przez użytkownika.
• Zdarzenia przeznaczone do wysłania mogą mieć status nierozliczone (N) lub częściowo rozliczone (C).
• Nie da się wysłać zdarzeń znajdujących się w buforze. Muszą być w stanie Zatwierdzone do realizacji.
• Kierunek przepływu środków finansowych na zdarzeniu musi być typu Rozchód.
• Na zdarzeniu poprawnie są wypełnione pola: podmiot, bank oraz numer rachunku podmiotu.

Listę zdarzeń, które mają zostać przesłane do banku można przygotować na dwa sposoby:

• Na liście wszystkich nierozliczonych zdarzeń w rejestrze zaznaczyć (klawiszem spacji lub myszką) te, które mają zostać wysłane. Należy przy tym uważać, aby zaznaczone pozycje spełniły wymienione powyżej warunki (status N lub C, zatwierdzone do realizacji, typu rozchód i poprawnie wypełnione dane bankowe).
• Zaznaczyć Przelewy do wysłania. Lista wszystkich zdarzeń zawężona zostanie tylko do tych, które spełniają powyższe warunki. Na tak przefiltrowanej liście znacznie łatwiej będzie odnaleźć i zaznaczyć te pozycje, które przeznaczone są do wysłania.

Podczas przygotowywania listy przelewów do banku warto również pamiętać o standardowo dostępnych narzędziach, które bardzo mogą ułatwić pracę:

• Jeśli na liście zdarzeń ustawimy zakres dat – nie tylko lista, ale wszystkie stosowane na niej filtry będą brały ten zakres pod uwagę. Wprowadzając zakres dat i włączając Przelewy do wysłania otrzymamy listę zdarzeń możliwych do wysłania, których data realizacji przypada na wskazany okres czasu.
• Filtr i Konstruktor filtra. Jeśli zdefiniujemy jakiś własny filtr na liście zdarzeń i włączymy Przelewy do wysłania – na ekranie otrzymamy listę zgodną ze stosowanym filtrem i możliwą do wysłania do banku. Np. jeśli skonstruowany filtr ma pokazać wyłącznie zdarzenia dla określonego podmiotu (kontrahenta), ustawimy zakres dat tak, aby dotyczył zdarzeń, których daty realizacji minęły i włączymy Przelewy do wysłania – otrzymamy przygotowaną do wysłania listę przelewów dotyczących wskazanego kontrahenta, ale tylko tych, z których realizacją się spóźniliśmy.

Wysyłanie danych do banku

Jeśli lista zdarzeń, które jako polecenia przelewów mają zostać wysłane do banku jest przygotowana – naciskamy przycisk . Jeżeli na formularzu banku został przypisany format zdefiniowany przez użytkownika lub modyfikowalny format predefiniowany w programie, na ekranie pojawi się okno Eksport przelewów do pliku.

Okno zawiera następujące parametry:

• Aktualizuj informacje ZUS na zdarzeniach przy eksporcie – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż informacje Opis do banku pobierane są bezpośrednio z deklaracji DRA i dodatkowo aktualizowane są również na zdarzeniu w Preliminarzu. Odznaczony parametr sprawia, iż informacje do pliku pobierane są ze zdarzenia w Preliminarzu.
• Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście – domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu przelewy do pliku zostaną wyeksportowane wg kolejności sortowania ustawionej na liście. Jeżeli w oknie eksportu przelewów zostanie zaznaczony parametr Przelewy zbiorczo wg podmiotów wówczas parametr Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście będzie nieaktywny. Zbiorcze przelewy nie przejmują sortowania z listy.
• Nazwa pliku – nazwa pliku, do którego chcemy eksportować zdarzenia.
• Format wymiany – rozwijalna lista z dostępnymi formatami eksportu. Domyślnie wybranym formatem jest format, który przypisany został jako domyślny dla danego banku. Data przelewu – domyślnie wybraną datą będzie data realizacji, natomiast oprócz tego dostępne są jeszcze: dzisiejsza, termin płatności, inna (z możliwością wpisania daty).

Jeżeli Przelewy zbiorczo wg podmiotów jest zaznaczony, a Grupuj wg dat nie jest zaznaczony, to zdarzenia przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty).

Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).

Przy eksporcie formatami definiowalnymi znaczenie ma data wybrana w formacie przelewów:

• jeżeli w formacie wybrana jest Data dokumentu, to przelewy są eksportowane zawsze z datą dokumentu, niezależnie od tego jaka data jest wybrana na oknie Eksport przelewów do pliku. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych Dat dokumentów w eksportowanych płatnościach
• jeżeli w formacie wybrana jest Data operacji, to przelewy są eksportowane zgodnie z datą wskazaną w oknie Eksport przelewów do pliku, tj. datą dzisiejszą/ terminem płatności/ datą realizacji/ inną. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych terminów płatności/ dat realizacji (w zależności od ustawień wybranych na oknie)
• jeżeli w formacie wybrana jest i Data dokumentu i Data operacji, to przelewy będą grupowane zgodnie z datą operacji (opisane wyżej).

Istnieje również możliwość dopisania przelewów do już istniejącego pliku. Aby dopisać przelewy do pliku należy zaznaczyć parametr Dopisz do pliku, a następnie w polu Plik docelowy wskazać plik, do którego informacje powinny być dopisane. Zatwierdzenie okna spowoduje dopisanie przelewów zatwierdzonych do wysłania do podanego pliku.

Warto pamiętać, że podczas eksportu przelewów do pliku program zapamiętuje katalog, w którym ostatnio zapisany był plik z przelewami i zaproponuje go podczas ponownego eksportu.

W dolnej części okna Eksport przelewów do pliku widoczna jest sekcja pokazująca łączną wartość przelewów przeznaczonych do wyeksportowania. Wyświetlane sumy zależą od ustawień parametru Eksport poleceń: Zaznaczonych lub Wszystkich zatwierdzonych do realizacji. Osobno sumowane są przelewy zwykłe, do US i do ZUS. Kwoty dla przelewów do US i ZUS widoczne są zawsze w PLN. Kwota dla przelewów zwykłych wyświetlana jest w walucie rejestru, z którego wykonywany jest eksport. Sumowane są kwoty pozostające do rozliczenia z przelewów rozchodowych, o stanie Do realizacji.

Szczegółowe zestawienie informacji zapisywanych do pliku tekstowego znajduje się w artykule Definiowanie formatów. Najważniejsze z nich to:

• kwota przelewu. Dla zdarzeń nierozliczonych (N) – jest to pełna kwota dokumentu, dla zdarzeń rozliczonych częściowo (C) – kwota dotychczas nierozliczona,
• dane kontrahenta, jego banku i numer jego rachunku,
• dane naszej firmy, naszego banku i numer naszego rachunku,
• data płatności,
• opis płatności.

Plik z danymi może zostać wykorzystany przez program służący do komunikacji z bankiem.

Przelewy zbiorcze

Program Comarch ERP Optima umożliwia również wysyłanie przelewów zbiorczych.

Zaznaczenie przez użytkownika parametru Przelewy zbiorczo wg podmiotów (na formatce Eksport przelewów do pliku) spowoduje, iż zdarzenia przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty). Dane adresowe zostaną pobrane z karty danego podmiotu (np. kontrahenta, pracownika).

Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).

Kwota przelewu to suma nierozliczonych kwot w walucie dokumentu ze zdarzeń składających się na przelew zbiorczy. W przypadku, gdy jako datę przelewu użytkownik wybierze datę realizacji bądź termin płatności, jako data przelewu zbiorczego zostanie pobrana data z najwcześniejszego zdarzenia.

Jeżeli w momencie eksportu nadawany jest Identyfikator operacji, to wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator.

Opis dla przelewów zbiorczych jest wypełniany następująco:

• Jeżeli w definicji formatu występuje pole Numer dokumentu i numery eksportowanych dokumentów nie zmieszczą się w tym polu – pozostała część zostanie przeniesiona do innych pól opisowych, kolejno Opis księgowy, Opis do banku – pierwsza, druga, trzecia, czwarta linijka. Aby zawsze opis, czy to w przelewach zbiorczych czy zwykłych, zawierał numery dokumentów to np. dla formatu Elixir-O można zdefiniować go następująco:
  Numer dokumentu – nowe pole, 35 znaków.
  Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków .
  Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków.
  Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków.
  W ten sposób otrzymamy pole zawierające 4×35.  W przelewie zbiorczym druga, trzecia i czwarta linijka opisu do banku nie będzie pobierana ze zdarzenia, tylko zawsze wypełniana numerami dokumentów, jeżeli nie zmieszczą się w poprzednich polach. Jeżeli się zmieszczą – pola te będą puste.

• Jeżeli opis w definicji formatu będzie zdefiniowany następująco:
  Opis do banku (pierwsza linijka) – nowe pole, 35 znaków.
  Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków.
  Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków.
  Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków.
  Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do pliku.

Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do plikuPoszczególne numery dokumentów w opisie są oddzielone znakiem „;”.

Eksport przelewów do plików XML

Istnieje możliwość eksportu przelewów do plików xml. Służą do tego standardowe formaty: Przelewy krajowe (xml), Przelewy SEPA (xml), Przelewy SEPA BZWBK (xml)  i Przelewy walutowe (xml). Pliki generowane są zgodnie ze standardem XML opartym o normę ISO 20022.

Format Przelewy krajowe (xml) służy do eksportu przelewów złotówkowych, zarówno przelewów zwykłych, jak i przelewów do urzędu skarbowego oraz ZUS. Jeżeli wśród zaznaczonych płatności są przelewy do US i/lub ZUS i w oknie Eksport przelewów do pliku jako format wymiany wybierzemy Przelewy xml, wówczas przelewy również eksportowane są tym formatem, a nie formatem do US/ZUS przypisanym na karcie banku.

W przypadku przelewów walutowych jako opcja rozliczania opłat ustawiana jest domyślnie „SHAR” – prowizje i opłaty są dzielone pomiędzy zleceniodawcę i beneficjenta.

Po zaznaczeniu kilku przelewów i wyeksportowaniu ich formatem xml, powstaje jeden zbiorczy plik. Jeżeli wśród zaznaczonych przelewów będą zarówno przelewy zwykłe, jak i przelewy do US i/lub ZUS, w momencie eksportu formatem Przelewy krajowe (xml) powstaną osobne zbiorcze pliki dla przelewów zwykłych, US i ZUS.

Jeżeli w oknie Eksportu przelewów do pliku w formacie wymiany wybrany będzie format xml, wówczas parametr Aktualizuj przy eksporcie informacje ZUS na zdarzeniach (w formacie Elixir-O) jest niewidoczny.

Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA, litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’.

Przy eksporcie przelewów formatami Przelewy krajowe (xml), Przelewy SEPA (xml), Przelewy SEPA BZWBK (xml), Przelewy walutowe (xml) dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>.

Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator.

Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie.

Konsekwencje wysłania przelewów do banku

Stan zdarzeń, które zostały wysłane do banku zmienia się na Zlecenie wysłane do banku. Na takich zdarzeniach nie da się wprowadzać żadnych zmian. Nie zmienia się natomiast status wysłanego zdarzenia – pozostaje ono w dalszym ciągu nierozliczone (N) lub rozliczone częściowo (C).

Rozliczenie tych zdarzeń może nastąpić dopiero wtedy, gdy otrzymamy z banku wyciąg bankowy potwierdzający ich realizację. Pozycje z takiego wyciągu wprowadzamy na listę zapisów kasowych/bankowych odpowiedniego rejestru i rozliczamy je z naszymi zdarzeniami.

Definiowanie formatu wymiany danych z bankami

Definiowanie formatów przelewów jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów.

Eksport zdarzeń z Preliminarza do banku

Eksport przelewów odbywa się z poziomu Preliminarza dla wybranego konkretnego rejestru. Wybór formatu predefiniowanego bądź też zdefiniowanego przez użytkownika spowoduje pojawienie się formatki eksportu. Wynikiem eksportu jest plik tekstowy, który można wczytać do systemu konkretnego banku. Po zakończeniu operacji eksportu użytkownik otrzymuje log z informacją, które przelewy zostały wyeksportowane oraz jakie ewentualnie błędy miały miejsce.

Wymiana danych za pomocą usługi sieciowej

System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.

Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).

Informacja o stanie środków na rachunkach – ikona dostępna na wstążce i umożliwia pobranie informacji o stanie środków na rachunkach obsługiwanych za pomocą usługi sieciowej z listy rejestrów k/b, listy zapisów k/b oraz preliminarza płatności.

Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022)  przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.

Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane wysyłane do banku przelewy. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.

Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format:

• Alior Bank WebService do bezpośredniej wymiany danych z Alior Bankiem,
• ING WebService do bezpośredniej wymiany danych ING Bank Śląski,
• Raiffeisen WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Raiffeisen,
• Pekao WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Pekao,
• BNP Paribas WebService do bezpośredniej wymiany z bankiem BNP Paribas.

W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce [Ogólne] trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać adres usługi sieciowej. Na formularzu nowododawanego formatu przelewu po zaznaczeniu opcji Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej widoczne będzie dodatkowe pole z możliwością wskazania jednej z opcji: ING, Raiffeisen, Pekao, BNP Paribas lub Inny. Wybór ma znaczenie w przypadku identyfikowania statusów przelewów. Po wskazaniu opcji ING, status ACWC jest identyfikowany jako zlecenie anulowane. Zaznaczając Raiffeisen lub Inny status ACWC jest rozpoznawany, jako zlecenie wprowadzone zmodyfikowane w systemie bankowym bądź do ręcznej modyfikacji. Wybór opcji ma również znaczenie przy wysyłaniu przelewów europejskich (SEPA) dla banków Pekao oraz BNP Paribas. Możliwość wskazania jednej z opcji dostępna jest wyłącznie dla formatów dodawanych przez użytkownika.

Do wymiany danych z bankami, za pomocą usługi sieciowej (webservice) wymagana jest instalacja komponentu Microsoft .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.

Eksport za pomocą usługi sieciowej

Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych (w tym przelewów europejskich SEPA).

Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się, jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów. Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Pokaże się wtedy odpowiedni komunikat przy próbie eksportu z wybraną tą opcją.

Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów . Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.

W Konfiguracji stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Zapisuj przelewy importowane/eksportowane poprzez usługę sieciową. Zaznaczenie tego parametru powoduje uaktywnienie pola na wpisanie ścieżki do katalogu, w którym będą zapisywały się pliki z przelewami importowane oraz eksportowane za pomocą usługi sieciowej. Domyślnie parametr jest odznaczony. W przypadku odznaczonego parametru pliki nie są zapisywane.

Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Możliwy jest także eksport przelewów zbiorczych, jaki i możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.

Przy eksporcie przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice) dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>.

Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo wg podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator.

Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów.

W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów.

Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA za pomocą usługi sieciowej (webservice), litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’.

Jeżeli w nazwie podmiotu jest cudzysłów, to przy eksporcie przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice) znak ten nie jest zapisywany w pliku. Dodatkowo przy eksporcie przelewów zagranicznych i SEPA znaki & @ ’ # $ % ^ * \ / | również nie są eksportowane.

W preliminarzu płatności, jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService. W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.

Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.

Import przelewów poprzez usługę sieciową opisany jest w pkt. Import za pomocą usługi sieciowej.

Eksport przelewów europejskich SEPA

Przy eksporcie za pomocą usługi sieciowej możliwy jest również eksport do banku przelewów europejskich (SEPA). Na formularzu rejestru bankowego w EURO obsługującego wymianę danych za pomocą webservice dostępny jest parametr Przelewy SEPA.

Jeżeli na formularzu rejestru w walucie EUR parametr zostanie zaznaczony wówczas będzie on również automatycznie zaznaczany na wszystkich zdarzeniach rozchodowych dodawanych do tego rejestru (zarówno zdarzeniach generowanych do dokumentów, jak również ręcznie wprowadzanych do preliminarza płatności). Jeżeli parametr na formularzu rejestru będzie odznaczony, wówczas również na zdarzeniach w preliminarzu będzie domyślnie odznaczony, z możliwością ręcznego zaznaczenia.

Na zdarzeniach rozchodowych z walutą rozliczenia EURO, wprowadzonych do rejestru w PLN obsługującego wymianę danych za pomocą webservice, parametr Przelew SEPA jest widoczny, ale domyślnie niezaznaczony (z możliwością ręcznego zaznaczenia).

Parametr Przelew SEPA można również zaznaczyć na zdarzeniach seryjnie poprzez wybór opcji Oznacz jako przelew SEPA dostępnej w preliminarzu płatności pod ikoną operacji seryjnych i w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Parametr można zaznaczyć tylko na zdarzeniach o Stanie: Bufor i Do realizacji.

W przypadku eksportu przelewów z zaznaczonym Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów osobno są sumowane przelewy z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA, a osobno przelewy bez zaznaczonego parametru.

W związku z rozpoczęciem obowiązywania Rozporządzenia 260/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady UE ustanawiającego wymogi techniczne i handlowe w odniesieniu do poleceń przelewu i poleceń zapłaty w euro oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 924/2009 (tzw. Rozporządzenie SEPA), które wprowadza pewne zmiany w strukturze plików SEPA, na płatnościach i zapisach bankowych umożliwiono uzupełnienie dodatkowych informacji.

Na zdarzeniach rozchodowych z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA pojawia się kolejna zakładka [Dodatkowe SEPA], na której można wpisać informacje, które będą wysyłane do banku. Pola są do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika i nie są obowiązkowe.

Na zakładce [Dodatkowe SEPA] dostępne są 4 sekcje: Zleceniodawca, Pierwotny zleceniodawca, Kontrahent i Finalny odbiorca. Dla Pierwotnego zleceniodawcy, Kontrahenta i Finalnego odbiorcy do wyboru jest opcja Osoba prawna i Osoba fizyczna. Dla Zleceniodawcy jest tylko osoba prawna. W przypadku osoby prawnej do uzupełnienia są następujące pola: BIC/BEI lub Identyfikator, Typ, Wystawca. W przypadku osoby fizycznej do uzupełnienia są: Data urodzenia, Kraj (kod kraju, np. PL), Województwo i Miasto lub Identyfikator, Typ i Wystawca.

Część danych jest automatycznie uzupełniania z karty podmiotu. Jeżeli na płatności wybrany będzie bank, urząd lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Podmiot gospodarczy), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba prawna. Jeżeli na płatności wybrany będzie pracownik, wspólnik lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Osoba fizyczna), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba fizyczna i pola Województwo, Kraj, Miasto i Data urodzenia są uzupełniane danymi z karty podmiotu.

Polskie znaki (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż) wpisane w nazwie lub w danych adresowych, do banku są eksportowane odpowiednio jako: a, c, e, l, n, o, s, z, z.

Na płatnościach o stanie wysłane lub zrealizowane pola na zakładce [Dodatkowe SEPA] są wyszarzane.

Zakładka [Dodatkowe SEPA] widoczna jest również na zapisach bankowych zaimportowanych za pomocą usługi sieciowej (webservice) do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA.

Opis do banku

Podczas eksportu w pliku można umieścić Opis dla polecenia przelewu. Pole na opis jest dostępne z poziomu zakładki [Dodatkowe] na formularzu zdarzenia (Preliminarz płatności). Treść tego opisu można wpisać bezpośrednio na zdarzenie lub powiązać z kategorią skojarzoną ze zdarzeniem.

Na formularzu kategorii na zakładce [Dodatkowe] znajdują się pola Opis do banku, w które można wpisać definicje dla opisu do banku. Podczas definiowania opisu można posłużyć się makrami w oparciu, o które podstawiane są informacje z dokumentu.

Makra, które mogą być wykorzystywane podczas tworzenia opisu do banku na poleceniu przelewu to:

@DOC – w pole Opis do banku wstawiany będzie numer obcy dokumentu. Jeśli dokument nie posiada numeru obcego w pole wstawiany będzie numer własny (nadany w programie)

@DATA – data dokumentu

@MC – miesiąc pobierany z daty dokumentu

@ROK – rok z daty dokumentu

@PD –poprzedni dzień (przed datą dokumentu)

@BD –data dokumentu (równoważny z @DATA)

@ND – następny dzień (po dacie dokumentu)

@PM – poprzedni miesiąc (w stosunku do daty wystawienia dokumentu)

@BM – bieżący miesiąc

@NM – następny miesiąc

@PK – poprzedni kwartał (w stosunku do daty wystawienia dokumentu)

@BK – bieżący kwartał

@NK – następny kwartał

@PR – poprzedni rok (w stosunku do daty wystawienia dokumentu)

@BR – bieżący rok

@NR – następny rok (równoważny z @ROK)

@OPISLP – pobiera opis z nagłówka listy z pola OPIS

@PodmiotId – przenosi Id podmiotu

@PodmiotTyp – przenosi typ podmiotu np: kontrahent, bank…

@ZdarzenieId – przenosi id zdarzenia, tylko w przypadku zmiany kategorii na zapisanym wcześniej zdarzeniu.

@PodmiotKod – przenosi kod podmiotu z pola domyślny płatnik

@KategoriaOpis – pobiera opis z kategorii, która na płatność przenosi się z nagłówka dokumentu

@PodmiotNazwa1 – pobiera pierwszą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika nazwisko

@PodmiotNazwa2 – pobiera drugą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika imię

@PodmiotNazwa3 – pobiera trzecią linię nazwy podmiotu

@DokumentyRozliczające – pobiera numery dokumentów z którymi dana płatność została rozliczona (Poszczególne numery oddzielane są spacjami. Jeżeli makro będzie wpisane na kategorii w kilku liniach opisu do banku, wówczas na płatności w kolejnych liniach opisu do banku będą widoczne kolejne numery dokumentów rozliczających.)

Opis pojawi się automatycznie w polu Opis do banku, jeśli na zdarzeniu wybrana zostanie kategoria, dla której zdefiniowano zawartość pola Opis do banku.

W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank /Parametry dostępny jest także parametr Domyślny początek opisu do banku dla przelewów zwykłych.

Zaznaczenie parametru spowoduje, że wpisany w konfiguracji opis będzie przenoszony dla nowotworzonych płatności na zdarzenie w preliminarzu do pierwszej linii „Opis do Banku” dla przelewów zwykłych.

Jeżeli parametr nie będzie zaznaczony opis  zostanie pobrany z makr na kategorii bądź też w przypadku braku kategorii podpowiadać się będzie domyślnie: „Zapłata za” lub „Wynagrodzenie za”.

Eksportując przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów, powtarzająca się fraza np. „Zapłata za” do pliku przenosić się będzie tylko na początku, a po niej będą pojawiać się numery kolejnych dokumentów.

Elektroniczna wymiana danych z bankiem – import

System Comarch ERP Optima umożliwia również import przelewów z aplikacji bankowej. Mechanizm budowania formatów eksportu opisany powyżej można wykorzystać do budowania formatu służącego do importu zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Dostępny jest również import za pomocą formatów predefiniowanych z płaskich plików tekstowych oraz import przelewów z pliku w formacie MT-940 (*.STA).

Import z pliku MT-940

Import dla plików w formacie MT-940 można wykonać z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe/ dla wybranego otwartego raportu. Z listy rozwijanej należy wybrać format wymiany MT-940 oraz plik z rozszerzeniem *.STA. Wyciąg w formacie SWIFT MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony przed importem, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony – zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane. Jest również możliwość określenia strony kodowej – wybór spośród następujących możliwości: Windows (1250), Latin II, Mazovia, ISO 8859-2 oraz UTF-8. Dla większości formatów właściwym ustawieniem jest Latin II. Identyfikacja podmiotu odbywa się na podstawie numeru rachunku bankowego, jeżeli taka informacja jest w pliku. W przypadku, kiedy numer rachunku bankowego jest niepoprawny, podczas importu pojawia się ostrzeżenie o błędnym numerze rachunku i na zapisie numer rachunku bankowego zostawiany jest pusty. Jeżeli z pliku nie uda się odczytać nazwy podmiotu, jest ona przepisywana z karty kontrahenta.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Definiowanie formatu importu

Definiowanie formatów importu przelewów z aplikacji bankowych jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów i przebiega w taki sam sposób jak definiowanie formatów eksportu.

Przy imporcie odczytywane są następujące pola:

• Akronim podmiotu,
• Data dokumentu,
• Kierunek przepływu,
• Kwota płatności,
• Nazwa podmiotu 1,
• Nazwa podmiotu 2,
• Nazwa podmiotu 3,
• Numer dokumentu,
• Numer rachunku podmiotu,
• Numer rozliczeniowy banku podmiotu,
• Opis do banku (pierwsza linijka),
• Opis do banku (druga linijka),
• Opis do banku (trzecia linijka),
• Opis do banku (czwarta linijka),
• Opis księgowy,
• Pełny numer rachunku podmiotu,
• Suma kontrolna – rachunek podmiotu,
• Suma kontrolna – rachunek własny.
• Identyfikator operacji

Ponadto pola Data dokumentu oraz Kwota płatności są polami wymaganymi.

Warunki wymagane do prawidłowego zdefiniowania formatu importu

W momencie uruchomienia importu przelewów zostanie sprawdzona struktura formatu, zdefiniowany format musi zawierać przynajmniej pola Kwota płatności oraz Data dokumentu.

• Jeżeli w formacie występują pola łączone, to, aby zostały odczytane przy imporcie, muszą zostać połączone znakiem podziału wiersza bądź też format musi posiadać stałą szerokość pól.
• Gdy zdefiniowany przez użytkownika format ma zmienną szerokość pól, dodatkowo musi posiadać: separator pól, separator wierszy oraz ograniczniki tekstu.
• Jeżeli format ma pozycje zdefiniowane, jako liczba, chociaż jest w nich tekst, a format nie zawiera separatorów tekstu, jako liczba formatowane jest tylko pole Kwota płatności. Pozostałe pola formatowane są, jako: tekst, czyli znaki takie jak: spacja, kropka, przecinek nie są usuwane.
• Jeżeli, w polach w pliku z banku nie ma ogranicznika tekstu wówczas, jako typ pola w formacie przelewów należy wybrać liczba, a nie tekst.
• Format nie może zawierać stopki.
• Jeżeli struktura pliku nie spełnia warunków, zostanie wyświetlony komunikat z błędem.

Import przelewów z pliku

Import zapisów kasowych/bankowych dostępny jest w menu Kasa/Bank /Zapisy kasowe/bankowe /Ikona importu  jest aktywna po wybraniu przez użytkownika otwartego raportu. Uruchomienie importu za pomocą ikony Importuj polecenie przelewu powoduje otwarcie okna Import przelewów z pliku, które zawiera następujące informacje:

• Listę formatów wymiany
• Plik źródłowy – pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import
• Definicja KP – symbol numeracji dla dokumentów typu przychód
• Definicja KW – symbol numeracji dla dokumentów typu rozchód
• Zakres dat – po jego zaznaczeniu, z pliku wczytywane są tylko te zapisy, które należą do wskazanego zakresu dat
• Rozliczaj przy imporcie – po jego zaznaczeniu może nastąpić automatyczne rozliczenie importowanych przelewów, więcej na temat tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów
• Wczytaj plik – zapisy z pliku zostaną wczytane do tabeli
• Uruchom import – jest aktywna po wczytaniu zapisów z pliku do tabeli tymczasowej i powoduje przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu kasowego/bankowego
• Tabela tymczasowa, w której znajdują się zapisy wczytane z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji

Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji. Jeżeli w kolumnie Akronim pojawi się akronim kontrahenta nie oznacza to, że kontrahent został zidentyfikowany w bazie danych tylko, że w formacie importu jest pole Akronim podmiotu i dla danego zapisu jest ono wypełnione w pliku.

Przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu zakończone jest standardowym logiem, który szczegółowo przedstawia, które zapisy zostały zaimportowane, a które nie i z jakiego powodu.

Uwagi:

• Jeżeli w formacie znajduje się Numer dokumentu, zostanie on przeniesiony na Zapis kasowy/bankowy do pola Numer obcy.
• Jeżeli numer obcy w pliku ma więcej niż 30 znaków zostanie ucięty, a w całości zostanie dodany do pola Opis, razem z ewentualnym opisem z innych pól w pliku. Taka sytuacja może wystąpić zwłaszcza wtedy, gdy przelew dotyczył zapłaty za kilka faktur.
• Jeżeli w formacie importu są pola związane z nazwą podmiotu, to nazwa podmiotu zostanie przeniesiona na zapis kasowy/bankowy z pliku. W przypadku, kiedy nie ma takich pól, to nazwa zostanie pobrana z karty podmiotu (pod warunkiem, że podmiot zostanie zidentyfikowany). Jeśli podmiot nie będzie rozpoznany wówczas na zapis kasowy/ bankowy będzie podstawiony kontrahent Nieokreślony.
• Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego.
• Dla pól Pełny numer rachunku, Numer rachunku podmiotu, Numer rozliczeniowy banku podmiotu, jeżeli zadeklarowano określoną szerokość pól np. 26 znaków, pobierane jest ostatnie 26 znaków z tego pola. Tak otrzymany numer jest następnie brany pod uwagę przy identyfikacji podmiotu i przepisywany na zapis kasowy/bankowy.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Import za pomocą usługi sieciowej

W systemie jest również dostępny import przelewów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.

Zalecamy, aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.

Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji. Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane. Duplikaty są rozpoznawane po numerze referencyjnym zwracanym przez bank.

Jeżeli na importowanych przelewach nie ma tego numeru, to duplikacja sprawdzana jest wg następujących kryteriów:

• Data księgowania,
• Numer rachunku kontrahenta,
• Kwota,
• Opis przelewu.

Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.

Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany. W sytuacji kiedy najpierw importowana była historia, a następnie wyciąg i żaden z zapisów wyciągu nie został zaimportowany ze względu na duplikację to status raportu w kolumnie Wyciąg z banku zmienia się na Pobrano.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport za pomocą usługi sieciowej.

Import przelewów europejskich SEPA

Na zapisach bankowych zaimportowanych za pomocą usługi sieciowej (webservice) do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA widoczna jest dodatkowa zakładka [Dodatkowe SEPA]. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA.

Eksport przelewów europejskich SEPA za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport przelewów europejskich SEPA.

Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów

Automatycznie rozliczanie jest możliwe zarówno podczas importu zapisów w PLN, jak i importu do rejestrów walutowych (w tym do rejestrów obsługujących magazyn walut).  W sytuacji kiedy kurs waluty na rozliczanej płatności będzie różny od kursu na zaimportowanym zapisie bankowym, automatycznie zostanie wygenerowana różnica kursowa.

Funkcjonalność automatycznego rozliczania podczas importu działa zarówno przy imporcie zdefiniowanymi formatami przelewów, jak i formatami MT-940 oraz za pomocą usługi sieciowej (webservice).

W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów.

Jeżeli w momencie importu przelewów ma nastąpić ich automatyczne rozliczanie, w oknie Import przelewów należy zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie. Po jego zaznaczeniu pojawią się następujące opcje do wyboru:

• wg identyfikatora
• wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty
• wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu

Zaznaczenie parametru jest zapamiętywane dla danego operatora.

Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie.

Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy się zaimportuje, ale jako nierozliczony.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.

Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

W przypadku, gdy znaleziona zostanie więcej niż jedna płatność spełniająca dane kryteria (np. importujemy zapisy z wybraną opcją wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty, w Preliminarzu płatności są 2 płatności bez Identyfikatora operacji ale wprowadzone na ten sam podmiot i tą samą kwotę co w importowanym zapisie) to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Został znaleziony więcej niż jeden dokument spełniający wybrane kryteria rozliczania. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w buforze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokument [NR DOK] jest w buforze. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w innej walucie niż waluta danego wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

W przypadku, gdy dany operator posiada zakaz do rozliczania w danym rejestrze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie  na obiektach typu zdarzenia i zapisy k/b  w rejestrze [REJESTR]. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

Na liście zapisów kasowych/bankowych można dodać kolumnę Identyfikator eksportu, która domyślnie jest dostępna w kolumnach ukrytych.

Aby w momencie importu przelewów odpowiedni identyfikator został zaczytany z pliku, w wykorzystywanym formacie przelewów musi znajdować się pozycja Identyfikator operacji. W przypadku importu z pliku MT-940, identyfikator jest wyszukiwany jako ciąg 13 znaków, znajdujący się w sekcji :61: po ostatnim znaku kwoty i po symbolach N lub S i 3 dowolnych znakach. W przypadku importu przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice), identyfikator jest zaczytywany z pliku xml z tagu < EndToEndId>.

• Ewidencję przychodów,
• Ewidencję kosztów.

Ewidencję przychodów i kosztów wyróżniono dwiema pionowymi zakładkami.

W ramach ewidencji przychodów i kosztów, program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów. Podrejestry definiuje się z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów.

Lista

Okno ewidencji dodatkowej (przychodów, kosztów) pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego podrejestru. Wprowadzone zapisy mogą być edytowane, kasowane pod warunkiem, że nie zostały zaksięgowane. Na liście zapisów widoczne są następujące dane dokumentu:

Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji programu, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca.

Data – data zapisu dokumentu w ewidencji dodatkowej.

Numer dokumentu – wyświetla numer obcy, a jeżeli ten jest pusty to numer wewnętrzny.

Numer wewnętrzny – numer nadawany dokumentowi automatycznie przez program.

Status – status dokumentu.

Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu.

Kwota – wartość wyświetlana z formularza dokumentu, z pola Razem.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Waluta – umożliwia zawężenie listy do określonej waluty.

PRED – informacja czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.

Rejestr  – umożliwia wybranie ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop‑down) nazwy rejestru, dla którego chcemy wyświetlić zapisy na liście. Program posiada oddzielną listę rejestrów przychodów i kosztów. Nazwy Rejestrów Zakupów i Sprzedaży ustala się w Konfiguracji firmy.

Zakres dat   – wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, Miesiąc i Rok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy.

Okres   – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.

 Usuń – przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w przypadku, gdy nie został on zaksięgowany. Jeżeli dany zapis został zaksięgowany, jego usunięcie jest możliwe dopiero po wcześniejszym wykasowaniu z bufora lub wystornowaniu z księgi związanego z nim zapisu księgowego. Zapis można usunąć również klawiszem <DELETE>.

 Renumeracja rejestru – po naciśnięciu przycisku zapisy w rejestrze są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do rejestru w porządku chronologicznym, ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. Renumeracja rejestru jest możliwa, jeżeli wybrano zapisy dla konkretnego rejestru za miesiąc lub rok. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>. Renumeracja Ewidencji dodatkowej wykonywana jest zgodnie z ustawieniem parametru Numeracja ewidencji dodatkowej ciągła w roku, dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry (zaznaczenie parametru powoduje numerowanie dokumentów narastająco w ramach całego roku. Jeżeli parametr jest odznaczony to wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od liczby porządkowej 1).

 Księguj – księgowanie można uruchomić również klawiszem <F7>. Funkcja jest aktywna wyłącznie, jeżeli wybrano zapisy konkretnego rejestru za dzień, miesiąc, rok lub okres. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja ta dokonuje zaksięgowania zaznaczonych zapisów do Księgi Handlowej za pomocą Schematów księgowań (opis w rozdziale: Schematy księgowań) lub wg predekretacji.

Po wywołaniu funkcji księgowania pojawia się okno, na którym użytkownik może wybrać w jaki sposób chce zaksięgować dokumenty, które mają uzupełnioną predekretację: czy wg wcześniej dokonanej na każdym dokumencie z osobna predekretacji czy jednak wg schematu i wybrać konkretny schemat księgowy, a dla dokumentów bez predekretacji może wybrać odpowiedni schemat księgowy.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową funkcja ta umożliwia zaksięgowanie zaznaczonych zapisów do odpowiedniej kolumny Księgi podatkowej lub ryczałtu.

 Operacje seryjne – po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje:

• Zmień rejestr – funkcja umożliwia przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi.

  

• Ustaw zakład – funkcja widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Operacja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.

  

• Usuń rozliczenia – funkcja umożliwia seryjne usunięcie rozliczeń z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Nie jest usuwany automatycznie wygenerowany zapis kasowy.

Podczas próby usunięcia rozliczenia związanego z zaksięgowaną różnicą kursową pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych różnic kursowych.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas próby usunięcia zaksięgowanego rozliczenia pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych rozliczeń.

Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Dokumencie kompensaty pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty.

Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Nocie odsetkowej pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki to podczas próby usunięcia rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.

Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dodatkowe

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] dostępna jest w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Obieg dokumentów lub nie posiada modułu Obieg dokumentów, ale pobrał moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa (w trybie do odczytu) widoczna jest wtedy sekcja Biblioteka dokumentów i/lub w przypadku modułu CRM – sekcja Zadania i kontakty CRM.

Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja

Zakładka [Predekretacja] jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia dokonanie predekretacji dokumentów, czyli sprawdzenie przyszłego księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Użytkownik może „wrzucić” przyszłe księgowanie dokumentu wg wybranego schematu, sprawdzić czy dekret się bilansuje, ewentualnie poprawić kwoty, konta, zmienić dziennik księgowań oraz dopisać własne księgowania. Dokument zapredekretowany jest blokowany do edycji. Ostateczne księgowanie do dziennika może odbywać się wg predekretacji albo wg schematu księgowego.

Na zakładce widoczne są informacje o sumie księgowań po stronie Wn i Ma, data księgowania, pole z wyborem schematu księgowego i dziennika księgowań oraz tabela z pozycjami.

Tabela zawiera kolumny Kategoria, Opis, Konto Wn, Kontow Wn Nazwa, Konto Ma, Konto Ma Nazwa, Kwota, Kwota w walucie i Waluta, R.

W kolumnie R pokazywana jest informacja czy w danej pozycji zaznaczony jest parametr Rozrachunek. Litera T w kolumnie R oznacza zaznaczony rozrachunek.

Kolumna Kwota w walucie i Waluta dostępna tylko gdy pobrano moduł Księga Handlowa Plus. Kolumny Konto Wn Nazwa i Konto Ma Nazwa są domyślnie ukryte.

Przenoszenie zapisów między rejestrami

Analogicznie jak w Rejestrach VAT, funkcja Zmień rejestr znajduje się w Ewidencji dodatkowej. Umożliwia ona przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi. Daje możliwość zbiorczego przenoszenia dokumentów znajdujących się w jednym podrejestrze do innego. Jest dostępna z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy), z listy zapisów znajdujących w Ewidencji dodatkowej oraz pod ikoną operacji seryjnych .

Aby skorzystać z tej funkcji należy zaznaczyć te dokumenty na liście, które powinny zostać przeniesione do innego rejestru. Następnie po wybraniu opcji Zmień rejestr wyświetlone zostanie okno, na którym będzie możliwe wskazanie docelowego podrejestru. Po zatwierdzeniu operacji dokumenty zostają przenoszone pomiędzy rejestrami.

Wydruki

Z poziomu listy Ewidencja dodatkowa przychody/koszty dostępne są następujące wydruki:

Lista dokumentów – wzór standard

Dodatkowe, w tym:

• Lista dokumentów wg kategorii nagłówka,
• Wydruk wg kategorii elementu,
• Wydruk wg kategorii 2 elementu,
• Wydruk wg kategorii nagłówka.

Dokumenty zaznaczone, w tym:

• Nota księgowa,
• Dowód wewnętrzny

Natomiast z poziomu otwartego dokumentu przychodów/kosztów w ewidencji dodatkowej udostępniono dwa wydruki, a mianowicie:

• Dowód wewnętrzny – wzór standard,
• Nota księgowa.

Wydruk Noty księgowej (zamiennie określana notą obciążeniową) jest dowodem księgowym rozliczeniowym, stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej przeprowadzonej między jednostką a jej kontrahentem i stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełnia warunki ustawy o rachunkowości (art.20 ust.2).

Jeśli edycji zostanie poddany dokument przychodowy, to wartość dokumentu na wydruku znajdzie się po stronie obciążeniowej, jeśli dokument kosztowy to po stronie uznaniowej. Wydruk jest możliwy tylko w walucie polskiej, natomiast użytkownicy, którzy chcą skorzystać z wydruku w walucie obcej, mogą w opisie wprowadzić kwotę dokumentu w walucie obcej oraz kurs waluty.

Podczas wydruku Noty księgowej operator proszony jest o uzupełnienie opisu noty. Opis ten jest zapamiętywany i podpowiadany przy następnym wydruku.

Jeżeli opis nie zostanie uzupełniony, wówczas na wydruku pojawi się opis z pola Kategoria.

• Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Dodatkowe].
• Dokument (rachunek) od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane, np. adres, muszą zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowane. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie, jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]).

Na zakładce tej dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu.

Zawarte są one w Tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:

Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana

Kwota – wartość płatności

Kwota rozliczona – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za wystawiony dokument (rachunek).

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:

 – dodanie nowej raty płatności

– edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian

 – usunięcie pozycji z listy płatności.

W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:

• Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
• Kwota maks. – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
• Numer dokumentu – wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.

Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.

W wyniku rozliczenia zaliczki:

• Dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce.
• Na liście zapisów KB zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.

• Człon pierwszy: symbol dokumentu,
• Człon drugi: numer,
• Człon trzeci: miesiąc,
• Człon czwarty: rok kalendarzowy,
• Człon piąty: rejestr.

Pole Kontrahent  na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Dane wyświetlą się na zakładce [Dodatkowe]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:

• Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub w przypadku Banku i Urzędu akronimu.
• Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
• Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku strzałki, który otwiera menu z podmiotami:

Następnie wybieramy właściwą listę i wybieramy właściwy podmiot z listy.

W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wciskając przycisk  Dodaj – na liście konkretnych podmiotów. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w rejestrze na zakładce [Kontrahent].

Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Zmiana waluty jest możliwa do momentu rozliczenia lub zaksięgowania dokumentu.

Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy.

Po naciśnięciu ikony  następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej kategorii poprzez wpisanie kodu lub wciśnięcie przycisku .

Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku  lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisną klawisz Dodaj  lub <INSERT> na liście kategorii, pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po uzupełnieniu jej należy pole zapisać przyciskiem Zapisz    lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece Kontrahenta zdefiniowaliśmy kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.

Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.

W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów.

W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w sekcji Domyślny płatnik Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika. Na zdarzenie związane z domyślnym płatnikiem, które powstaje do takiego dokumentu jest przenoszony nr rachunku bankowego z dokumentu. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika.

W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla ewidencji przychodów i kosztów) określa się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Przychodów lub Rejestry Kosztów.

Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu/roku.

Istnieje   możliwość zmiany liczby porządkowej przy zapisaniu dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy na programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do ewidencji dodatkowej, w polu Liczba porządkowa można zmienić AUTO, na konkretny numer. Jest on nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.

Numer obcy – w polu wpisujemy numer własny dokumentu źródłowego (rachunku, zlecenia, dokumentu wewnętrznego).

Data zapisu – data wprowadzenia dokumentu do ewidencji.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

Data operacji – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu).

Kolejne pola związane są z formą i terminem płatności:

Generowanie płatności – parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie gotówka, program automatycznie, w Raporcie kasowym, wygeneruje zapis po stronie przychodu dla dokumentu przychodowego oraz po stronie rozchodu dla dokumentu kosztowego. Odznaczenie parametru lewym klawiszem myszy pozwala na zapis dokumentu z formą płatności gotówka bez generowania płatności w raporcie. Data, z jaką zostanie wygenerowany zapis, zależy od parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, który określa, czy operacja kasowa będzie opatrzona datą wystawienia, datą zapisu, datą operacji czy terminem płatności.

Forma płatności – forma płatności wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze rozwijanej listy pomocniczej.

Termin płatności – jest liczony zgodnie z parametrem Ewidencja dodatkowa – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności zapisów w ewidencjach dodatkowych. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zapisu oraz datę operacji. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane.

Razem – tu wprowadzana jest wartości dokumentu.

Zapłacono – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym.

Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Razem minus Zapłacono.

Na dole, po lewej stronie formularza dokumentu, znajdują się jeszcze dwa dodatkowe parametry:

Waluta – pole pozwala na wybór waluty, jeżeli dokument jest w walucie obcej. Po wybraniu waluty następuje przeliczenie wartości na walutę systemową wg wybranego kursu. Kurs jest definiowany w Konfiguracji programu lub można wprowadzić kurs ręczny.

Magazyn źródłowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu źródłowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie.

Magazyn docelowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu docelowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie.

Zakład – pole jest widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

Na formularzu zapisu w Ewidencji dodatkowej istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku. Przycisk widoczny jest  tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Obok przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać:

Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).

Wskaż plik  na dysku i zapisz … (w iBard24/ do bazy/link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na iBard/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Skanuj dokument i zapisz… (w iBard24/ do bazy):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
• zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na iBard/ do bazy (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.

Wskaż plik z iBard24 i… (zapisz do bazy/ zapisz link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z iBard24,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• zapisywany jest link do iBard24 lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.

Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku.

Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.

Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona!

Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik  spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik.

Z chwilą zapisu dokumentu w Ewidencji dodatkowej tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:

• dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w Ewidencji dodatkowej), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
• numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
• data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
• operator – aktualnie zalogowany,
• katalog – pobrany z ustawień w konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
• podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.

W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.

• Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
• Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
• Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).

Kwoty dodatkowe dokumentów w ewidencji dodatkowej wprowadzamy po naciśnięciu przycisku . Zawartość listy kwot dodatkowych można modyfikować za pomocą klawiszy:

 Dodaj lub <INSERT> – dodanie nowej kwoty.

 Zmień lub <ENTER>, ewentualnie dwukrotne kliknięcie na wierszu – zmiana wskazanego wiersza Tabeli.

 Usuń lub <DELETE> – skasowanie wiersza z Tabeli.

Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to otwierany jest dodatkowy formularz. W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami:

<TAB> – następna kolumna,

<SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna

<CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową, użytkownik może uzupełnić następujące pola: Kategoria, Opis, Kwota, Kolumna, Kategoria2 i Opis2.

Kolumna Kwota – służy do wprowadzenia kwoty z dokumentu.

Kolumna Kolumna – poszczególnym pozycjom możemy przypisać kolumnę Książki przychodów i rozchodów lub stawkę ryczałtową.

• wprowadzanie kolejno rozliczanych zdarzeń – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę zdarzeń do rozliczenia, wybrać zdarzenie, zatwierdzić. Kiedy zdarzenie pojawi się na zakładce [Rozliczenia dokumentów] należy ponownie otworzyć listę, wybrać zdarzenie itd.
• Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zdarzeń równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zdarzeń należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczany jest zapis (zaznaczając check widoczny obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu wszystkie zaznaczone zdarzenia pojawiają się na zakładce [Rozliczenia dokumentów]. Zaznaczone zdarzenia rozliczane są kolejno – jeśli program napotka zdarzenie, które nie może być rozliczone wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie.

Podobna zasada dotyczy kompensat.

Synchronizacja kwoty zapisu z sumą rozliczeń

Na zakładce [Rozliczenia dokumentów] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zapisu z sumą dokumentów rozliczających ten zapis.

Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zapisach (do chwili wpisania kwoty zapisu). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zapisu.

Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zapisie, przy czym kwota na zapisie jest nadrzędna.

Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zapisu jest przyrównywana do sumy rozliczanych dokumentów. Wprowadzenie rozliczanego zdarzenia powoduje zmianę kwoty na zapisie.

• zaliczka na PIT-36,
• zaliczka na PIT-36L,
• zaliczka na CIT-8 (funkcja dostępna tylko w module Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus).

W przypadku generowania korekt zaliczek dane będą pobierane z pierwotnej zaliczki lub, w przypadku kolejnych korekt, z ostatnio dokonanej korekty. Korekta dodawana jest zgodnie z okresem za jaki wyliczona była zaliczka pierwotna oraz na formularzu takim jak zaliczka pierwotna. Jeżeli zaliczka pierwotna była miesięczna to również korekta będzie miesięczna. Jeżeli zaliczka pierwotna była kwartalna to również korekta będzie kwartalna.

Parametr Korekta jest widoczny tylko na korekcie. Dodatkowo jest zaznaczany i wyszarzany (niemożliwy do edycji). Z poziomu korekty zaliczek dostępny jest również wydruk. Wydruk w tytule posiada informację: korekta. Na deklaracje roczne pobierane są wartości z ostatniej korekty zaliczki za dany miesiąc\kwartał. Na wydrukach z listy deklaracji, jeżeli dla zaliczki wyliczona jest korekta to drukowany jest numer tej korekty.

Innym ważnym elementem, związanym z obliczaniem zaliczek, jest powstawanie zapisów w Preliminarzu Płatności. Jeżeli zaliczka jest zaliczką korygującą, wówczas w Preliminarzu zostaje utworzona płatność w kwocie będącej różnicą Kwoty wynikającej z tej korekty i sumy płatności dla wszystkich zaliczek deklaracji w danym okresie.

Korekta zaliczki PIT-36