Kwoty na deklaracji PIT-37 użytkownik powinien uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.

Do obliczenia deklaracji PIT-37 nie jest wymagane założenie okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe

Do zapisania deklaracji wymagane jest uzupełnienie pola US (PIT-37) oraz następujących danych podatnika: NIP/PESEL, Nazwisko oraz Pierwsze imię.

Jeżeli w poz. 6 Wybór sposobu opodatkowania wybrana zostanie opcja wspólnie z małżonkiem to na formularzu deklaracji PIT-37 aktywne stają się sekcje dotyczące danych i kwot małżonka.

Zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności NIP lub/i Sprawdzanie poprawności PESEL powoduje uaktywnienie systemu kontroli numerów NIP lub/i numerów PESEL. Jeżeli użytkownik wprowadzi niewłaściwy numer NIP/PESEL to deklaracja PIT-37 nie zostanie zapisana.

Uzupełnienie na formularzu deklaracji rocznej Numeru KRS Organizacji Pożytku Publicznego powoduje automatyczne wyliczenie kwoty 1% podatku na rzecz organizacji. Wnioskowaną kwotę można pomniejszyć. Jeżeli zmianie ulegną wartości wpływające na wyliczenie tej kwoty, zostanie ona ponownie przeliczona.

Wartości w poz. 142-144 są uzupełniane automatycznie po dodaniu odpowiednich załączników do deklaracji PIT‑37.

Z poziomu zakładki [Załączniki] użytkownik ma możliwość dodania załączników: PIT/O, PIT/D oraz PIT-2K.

Użytkownik po zablokowaniu deklaracji PIT-37 przed zmianami ma możliwość jej wysyłki do systemu e‑Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego.

Jak dodać nowy samochód?

Aby wprowadzić do bazy danych nowy samochód, należy:

1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
3. Wypełnić kolejno dane samochodu.
4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Numer rejestracyjny i Pojemność. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Jeżeli pojazd jest używany tylko do działalności gospodarczej i należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu należy również uzupełnić daty rozpoczęcia ewidencji, ewentualnie końca gdy zostanie z tej ewidencji wyłączony.

Jak zmienić dane samochodu?

Aby zmienić dane samochodu, należy:

1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
2. Odszukać pojazd na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Zmień   lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
4. Program wyświetli Formularz samochodu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Formularzu samochodu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj   lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak wprowadzić trasy przejazdów?

Aby wprowadzić do ewidencji nową trasę przejazdu, należy:

1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Trasy lub nacisnąć przycisk Ewidencja tras w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody.
2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
3. Wypełnić kolejno dane Program wymaga, aby na formularzu dodania nowej trasy bezwzględnie wypełnione były pola Kod, Cel, Trasa i Długość trasy. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak wprowadzić i potwierdzić przejazd?

Aby wprowadzić przejazd, należy:

1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów   i wybrać pierwszą zakładkę [Przejazdy].
3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
4. Wypełnić kolejno dane przejazdu. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Cel wyjazdu, Odległość oraz Dysponent samochodu. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Pola te mogą być wypełnione przez wybranie trasy z listy pomocniczej tras
5. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
6. Aby potwierdzić przejazd należy na liście przejazdów z menu kontekstowego wybrać opcję Potwierdź lub z poziomu formularza przejazdu zaznaczyć parametr Potwierdził. Należy podać dane Operatora potwierdzającego oraz datę potwierdzenia.

Jak wprowadzić dokument kosztu?

Aby wprowadź dokument związany z kosztem używania samochodu, należy:

1. Otworzyć listę ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Koszty].
3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
4. Wypełnić kolejno dane dokumentu kosztowego. Dane dokumentu mogą być pobrane z listy zapisów w Rejestrze Zakupów VAT lub wprowadzone bezpośrednio na formularzu kosztu. Aby wybrać fakturę z Rejestru VAT należy nacisnąć przycisk  i po wybraniu danej faktury nacisnąć przycisk Wybierz .
5. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Dokument oraz Wartość dokumentu. Jeżeli którekolwiek z tych pól nie jest wypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie przebiegu?

Aby usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie, należy:

1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
2. Wejść na wybraną zakładkę.
3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
4. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
5. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Jak zmienić dane przebiegu lub kosztu?

Aby zmienić dane przebiegu lub kosztu, należy:

1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać właściwą zakładkę.
3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
4. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
5. Program wyświetli formularz zmiany zapisu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
6. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak dokonać rozliczenia przejazdów samochodem?

Aby dokonać rozliczenia przebiegu przejazdu, należy:

1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
4. Następnie należy wybrać miesiąc, za który chcemy dokonać rozliczenia oraz wpisać opis zdarzenia gospodarczego przez wybór odpowiedniej kategorii z listy lub wpisaniu odpowiedniego opisu.
5. Nacisnąć przycisk Przelicz wartość  lub klawisz <F8>, co spowoduje przeliczenie wartości i rozliczenie przebiegu przejazdów przez porównanie wartości kosztów udokumentowanych i przebiegu razy stawka za kilometr.
6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.

Jak zmienić stawki za kilometr przebiegu?

Aby zmienić stawki za kilometr przebiegu, należy:

1. Otworzyć konfigurację programu wybierając z menu: System/ Konfiguracja programu/ Księgowość/ Ewidencja samochodowa.
2. Zmienić stawki przebiegu za kilometr dla poszczególnych typów pojazdów.
3. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.

Rozliczenie przejazdów (Księgowość/ Samochody/ Rozliczenia samochodu) pozwala na:

• Prowadzenie Ewidencji Przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika.
• Prowadzenie Ewidencji Kosztów używania samochodu będącego własnością właściciela firmy.
• Rozliczanie comiesięcznych kosztów wynikających z używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
• Rozliczenie przejazdów jest otwierane na Ewidencji samochodów przez naciśnięcie przycisku Lista rozliczeń przejazdów .

Lista rozliczeń przejazdów składa się z trzech zakładek:

• [Przejazdy],
• [Koszty],
• [Rozliczenie.

Rozliczenie przejazdów – Przejazdy

Zakładka [Przejazdy] zawiera Ewidencje przejazdów samochodem prywatnym właściciela firmy lub pracownika. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data przejazdu, Odległość, Cel wyjazdu, Trasa, Wartość oraz kolumna Potwierdzony.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem.

Dzień, miesiąc, rok – lista przejazdów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisów.

Uwaga

Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji przejazdów.

 Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc.

Z poziomu listy rozliczeń przejazdu na zakładce Przejazdy dostępne są wydruki:

• Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów,
• Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT,
• Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT – wynajem

W menu kontekstowym rozwijanym przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na pozycji przejazdu, widnieje opcja Potwierdź. Funkcja działa na zaznaczone lub podświetlone przejazdy. Dostępna tylko, gdy zaznaczony jest na liście konkretny miesiąc. Po zaznaczeniu lub podświetleniu przejazdu i wywołaniu funkcji podnosi się okienko z wyborem,

gdzie widoczne jest pole na wybór Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela i pole z datą (domyślna na koniec miesiąca, bez opcji wyczyść). Zatwierdzenie powoduje na przejeździe zaznaczonym lub podświetlonym zaznaczenie parametru Potwierdził i ustawia odpowiednio akronim Operatora lub Właściciela i datę potwierdzenia. Jeżeli dany miesiąc został już rozliczony (zakładka [Rozliczenia]) po wybraniu opcji w menu kontekstowym Potwierdź i zatwierdzeniu pojawi się komunikat: Błąd potwierdzania przejazdu: Lp. [tu numer lp. przejazdu]. Miesiąc został już rozliczony (AutoRozlicz), zarówno dla pojedynczego przejazdu jak i przy potwierdzaniu seryjnym.

Formularz przejazdu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Lp. – liczba porządkowa pozycji na liście, nadawana automatycznie przez program w momencie dodawania przejazdu.

Data wyjazdu – data, z jaką przejazd zostanie wprowadzony do Ewidencji przejazdów.

Kod wyjazdu – służy do wyboru trasy przejazdu z listy pomocniczej tras. Wyboru trasy można dokonać poprzez wpisanie kodu trasy lub wybór z listy tras. Lista pomocnicza tras otwierana jest przyciskiem . Po wybraniu trasy z listy pomocniczej pozostałe pola formularza wypełniane są automatycznie.

Cel wyjazdu – określa cel wyjazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Trasa – określa trasę przejazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków.

Odległość – określa długość pokonanej trasy. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Początkowy stan licznika – do pola przenosi się domyślnie stan końcowy licznika z poprzedniego przejazdu. Funkcja przenoszenia działa prawidłowo, jeśli przejazdy są wprowadzane chronologicznie. Pole jest możliwe do edycji, dlatego w przypadku wprowadzania przejazdów z różnymi datami należy stan licznika ręcznie zmodyfikować.

Końcowy stan licznika – pole wylicza się jako suma stanu początkowego plus odległość. Możliwe do ręcznej modyfikacji. Blokowana jest możliwość zmiany wartości w tym polu poniżej stanu początkowego.

Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk. Domyślnie ustawia się wartość z karty samochodu bez adresu dysponenta (Wspólnik), z możliwością zmiany na pracownika. Można również wpisać samo imię i nazwisko dysponenta nie wskazując konkretnego pracownika czy wspólnika z bazy danych.

Potwierdził – parametr, z możliwością wyboru Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela. Domyślnie parametr jest niezaznaczony.

Data – pole z datą potwierdzenia. Data domyślnie podpowiada się na koniec danego miesiąca (bez możliwości wyczyszczenia daty).

Przejazd objęty limitem jazd miejskich – pole widoczne tylko w przypadku samochodu będącego własnością pracownika, określa, czy przejazd odbywał się w granicach miasta czy poza granicami. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Stawka za kilometr – pole określające stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wartość tego pola jest pobierana z konfiguracji programu, zgodnie z typem samochodu.

Wartość – kwota wynikająca z pomnożenia długości przebytej trasy przez stawkę za kilometr przebiegu.

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Uwaga

Formularz przejazdu po rozliczeniu danego miesiąca jest blokowany przed zmianami. Dlatego przed rozliczeniem danego miesiąca należy w pierwszej kolejności potwierdzić wprowadzone przejazdy.

Rozliczenie przejazdu – Koszty

Zakładka [Koszty] zawiera Ewidencje kosztów związanych z używaniem samochodu. Zakładka ta jest aktywna wyłącznie w przypadku samochodu będącego własnością właściciela firmy. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data dokumentu, Numer dokumentu, Wartość, Opis.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem lub wybranie z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down)

Dzień, miesiąc, rok – lista kosztów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisy.

Uwaga

Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji kosztów.

 Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

  Obok ikony plusa dostępne jest rozwijalne menu z możliwymi do wyboru opcjami:

• Dodaj – pozwala na dodanie pojedynczego formularza kosztu,
• Dodaj seryjnie (również skrót klawiszowy <Shift+<Insert>) – pozwala na seryjne dodanie kosztów. Po wyborze opcji pojawia się okno z listą dokumentów z rejestru VAT zakupu. Po zaznaczeniu dokumentów i zaakceptowaniu wyboru za pomocą przycisku zatwierdź powstanie tyle formularzy kosztów, ile pozycji zaznaczono na liście.

 

Formularz kosztu, jaki poniesiono w związku z używaniem pojazdu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Lp. – kolejny numer wprowadzanego kosztu w danym miesiącu, nadawany automatycznie przez program w momencie dodawania pozycji.

Dokument – numer dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu. W przypadku, gdy dokument został wprowadzony do Rejestru Zakupów VAT, istnieje możliwość automatycznego pobrania takiego dokumentu z Rejestru VAT. Aby tego dokonać, należy otworzyć listę pomocniczą dokumentów w rejestrze VAT poprzez przycisk  i wybrać odpowiedni dokument z wyświetlonej listy przez przycisk Wybierz , klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie. Aby zawęzić liczbę wyświetlonych pozycji na liście pomocniczej dokumentów w rejestrze VAT, należy przed wciśnięciem przycisku  wpisać w polu Dokument fragment numeru Faktury Zakupu.

Po wybraniu dokumentu z listy pomocniczej, automatycznie wypełniane są pola Data, Wartość i Opis, a numer dokumentu na formularzu kosztu, dla dokumentów pobranych z rejestru VAT, wyświetlany jest na niebiesko.

Data zapisu – data, z jaką dokument zostaje zapisany do ewidencji kosztów.

Opis – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu koszty.

Wartość – wartość dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu.

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który zapis wprowadził i zmodyfikował, oraz daty tych operacji. 

Rozliczenie przejazdu – Rozliczenie

Zakładka [Rozliczenie] zawiera wyniki rozliczenia kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, tzn. obejmuje kwoty wynikające z porównania poniesionych kosztów z kwotą będącą wynikiem pomnożenia faktycznie przejechanej odległości przez stawkę za kilometr.

Formularz rozliczenia przebiegu pojazdu

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Miesiąc i rok – rok i miesiąc, za które dokonywane jest rozliczenie.

Kategoria – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu rozliczenia.

Tabela kwot (na formatce dodawania rozliczenia) z Ewidencji przejazdów, z Ewidencji kosztów i Do zaksięgowania w rozbiciu: w miesiącu, w poprzednich i narastająco, przedstawia zestawienie kosztów wynikających z ewidencji kosztów i ewidencji przejazdów oraz wartość kosztów podlegających księgowaniu.

 Przelicz wartość  – naciśnięcie tego przycisku pozwala na rozliczenie przebiegu pojazdów. Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu używania samochodu zalicza się faktycznie poniesione wydatki w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów przejechanych razy stawka za jeden kilometr, przy czym obie te kwoty wyliczane są narastająco. Rozliczenia przebiegu pojazdu można również dokonać klawiszem <F8>.

W przypadku pojazdu będącego własnością pracownika, rozliczane są wyłącznie koszty wynikające z przebiegu pojazdu, przy czym przejazdy w granicach miasta nie mogą przekroczyć zadeklarowanego limitu.

[/su_list]

Program umożliwia wprowadzenie listy tras przejazdów, dla których można określić trasę przejazdu, jej długość i cel wyjazdu. Określenie listy typowych tras przejazdu znacznie przyspiesza wprowadzanie pozycji do ewidencji przebiegu pojazdu. Lista tras jest otwierana z Księgowość/ Samochody/ Trasy lub przez naciśnięcie przycisku Lista tras  na Ewidencji samochodów. Na liście widoczne są następujące informacje: Kod trasy, Cel wyjazdu, Trasa oraz Odległość.

Dodanie nowej trasy

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Po naciśnięciu przycisku Dodaj  lub klawisza <INSERT> na liście tras otwiera się formatka dla dodania nowej trasy. Na formatce wprowadzamy następujące informacje:

Kod – unikalny identyfikator dla danej trasy,

Cel – pole opisujące cel wyjazdu,

Trasa – opis trasy przejazdu. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków,

Długość trasy – długość pokonanej trasy w kilometrach,

Przejazd objęty limitem jazd miejskich – oznacza przejazd w granicach miasta. Parametr ten jest brany pod uwagę jedynie w przypadku rozliczania samochodu wykorzystywanego w celach służbowych, a będącego własnością pracownika,

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Zgodnie z Art. 23 ust. 1 pkt. 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do Ewidencji Środków Trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą – w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia Ewidencji Przebiegu, według określonego wzoru. W programie użytkownik ma możliwość prowadzenia w/w ewidencji według obowiązujących przepisów.

Dodatkowo, Ewidencja Samochodowa może być wykorzystywana do prowadzenia Ewidencji przejazdów pracowników prywatnymi samochodami w celach służbowych, w celu obliczenia należnego im zwrotu kosztów używania samochodu.

Ewidencje samochodów otwieramy wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub przycisk Ewidencja samochodów w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody.

W pierwszej kolejności użytkownik wprowadza poszczególne samochody, dla których prowadzone jest rozliczenie.

Na liście uwidocznione są następujące dane samochodu: Nr rejestracyjny, Marka, Pojemność, Dysponent, Uwagi.

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Lista tras – przycisk otwiera listę pomocniczą tras, zawierającą typowe trasy przejazdów.

 Lista rozliczeń przejazdów – przycisk powoduje otwarcie listy, która pozwala na wprowadzenie przejazdów zgodnie z obowiązującą stawką przebiegu pojazdu, wprowadzenia kosztów przez bezpośredni zapis lub z wykorzystaniem dokumentów wprowadzonych do rejestrów VAT oraz rozliczenie przebiegu.

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Nr rejestracyjny – numer rejestracyjny, unikalnie identyfikuje samochód w programie.

Marka samochodu – pole opisowe, pozwalające na wpisanie marki pojazdu.

Typ pojazdu – pole określające typ pojazdu w rozumieniu klasy, do jakiej pojazd należy pod względem stawek za kilometr przebiegu. Typ pojazdu jest wybierany ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down).

Pojemność – pojemność silnika w centymetrach sześciennych (ccm).

Stawka za kilometr – pobierana z Konfiguracji programu na podstawie zaklasyfikowania odpowiedniego Typu pojazdu.

Nieaktywny – pole to można wykorzystać do zaznaczania samochodów, które aktualnie nie są używane. Pole to może być następnie wykorzystywane w filtrze na liście samochodów. Samochód, który został zaznaczony, jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze czerwonym.

Samochód będący własnością – określa, czy samochód jest własnością właściciela czy pracownika. Jeżeli samochód jest własnością właściciela firmy, wówczas program prowadzi dla takiego samochodu zarówno Ewidencję Kosztów jak i Ewidencję Przejazdów. Dla samochodu będącego własnością pracownika, prowadzona jest wyłącznie Ewidencja Przejazdów.

Data rozpoczęcia ewidencji – data rozpoczęcia ewidencji przebiegu pojazdu (domyślnie pusta, z możliwością uzupełnienia)

Data zakończenia ewidencji– data zakończenia ewidencji przebiegu pojazdu (domyślnie pusta, z możliwością uzupełnienia).

Limit przejazdów miejskich – limit przejazdów w granicach miasta, podlegający zwrotowi kosztów dla pracownika (określany w przypadku samochodu będącego własnością pracownika).

Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk lub wprowadzany bezpośrednio na kartotece samochodu.

Informacje dodatkowe – dodatkowe uwagi dotyczące pojazdu.

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis jak również daty tych operacji.

Zamknięcia okresu obrachunkowego dokonujemy po przeniesieniu wszystkich zapisów z bufora księgowań do zapisów zatwierdzonych. W menu: System/ Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe edytujemy formatkę okresu obrachunkowego i zaznaczamy parametr Zamknięty. Nie trzeba zamykać poprzedniego okresu obrachunkowego, aby móc założyć nowy i dokonywać w nim księgowań.

Nowy okres obrachunkowy należy założyć w Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Na formularzu okresu obrachunkowego można wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty generowanych podczas rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy dokumentów nierozrachowanych. Data księgowania domyślnie ustawiana jest jako data rozrachunku, która jest pobierana z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa – Data rozrachunku jako późniejsza z dat.

Przy zakładaniu nowego okresu pojawia się możliwość skopiowania ustawień z poprzedniego okresu (dotyczy to dzienników księgowań, Planu Kont, grup kont, i kręgów kosztów, dzienników księgowań dla dekretów RK i KOMP i dat księgowania tych dokumentów) oraz możliwość odchudzenia planu kont (tzn. skopiowania planu kont bez kont nieaktywnych i/lub kont słownikowych o zerowych saldach), a także możliwość ustawienia nowego okresu obrachunkowego jako bieżącego. Zmiana okresu, na którym można aktualnie pracować i do którego księgować, odbywa się przez zmianę bieżącego okresu obrachunkowego w Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.

Import bilansu otwarcia z poprzedniego roku obrachunkowego został opisany tutaj.

Zaczynamy od założenia bazy danych odpowiadającej firmie użytkownika i wprowadzenia podstawowych danych o firmie. Kolejne kroki, związane już bezpośrednio z modułem Kasa/Bank to zdefiniowanie klas dokumentów, z których będziemy korzystać w programie i zasad ich numeracji oraz określenie używanych form płatności. Kolejny etap, to zdefiniowanie słowników pomocniczych – list kontrahentów, pracowników, kategorii, banków i urzędów. Uzupełnianie tych list przed rozpoczęciem pracy nie jest obowiązkowe. Dane można wprowadzać na bieżąco. Zanim jednak zaczniemy pracę – warto zastanowić się nad sposobem wprowadzania tych informacji. Szczególnie chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na listę kategorii – dobrze przemyślana struktura tej listy, odpowiadająca organizacji firmy i pozwalająca w przyszłości na definiowanie raportów i analiz faktycznie wspomagających zarządzanie – może być świetnym narzędziem w rękach osób zarządzających przedsiębiorstwem.

Zanim przystąpimy do pracy warto również zastanowić się nad konstrukcją list kontrahentów i pracowników – sposobem podziału na grupy, nadawania kodów i kategorii.

Następny krok to zdefiniowanie rejestrów kasowych/bankowych, otwarcie pierwszych raportów kasowych/bankowych i szereg informacji o tym jak wprowadzać kolejne zapisy kasowe/bankowe.

Preliminarz płatności – a więc kalendarz przyszłych przychodów i rozchodów finansowych w firmie oraz zasady prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i urzędami.

W chwili otwierania po raz pierwszy nowo założonej bazy otwierany jest kreator, który pomaga użytkownikowi w szybkiej konfiguracji bazy tak, aby spełniała jego wymagania. Podczas konfigurowania bazy pojawiają się okna pozwalające na ustalenie podstawowych parametrów pracy dla poszczególnych zainstalowanych modułów.

Szczegółowy opis kreatora znajduje się w Pomocy dostępnej z poziomu poszczególnych okien pod klawiszem <F1>.

Jeśli użytkownik nie skorzysta z pomocy kreatora – ma możliwość ustawienia parametrów bezpośrednio w programie.

Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):

Ustalenie wykorzystywanych w firmie form płatności, powiązanych konkretnymi rejestrami (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności).

Ustalenie listy wykorzystywanych kart kredytowych (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Karty kredytowe).

Po ustaleniu tych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów. Warto przy tym pamiętać, że w chwili otwierania nowej bazy danych część informacji jest predefiniowana (np. numeracja raportów i zapisów) – a zatem użytkownik może je wykorzystać i pracować z programem bez konieczności ich definiowania.

Na formularzu pozycji zawarte są informacje:

Kod CN – symbol kodu CN (ośmioznakowy, numeryczny). Wg kodów CN grupowane są pozycje na deklaracji.

Kod transakcji – lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu .

Masa netto – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga przeliczenia na masę (zaznaczony parametr Masa na definicji kodu). Pole zawiera informację o masie wywiezionych/ przywiezionych towarów, z przypisanym kodem CN. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.

Ilość w jedn. uzupełniającej – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga podania ilości w jednostce uzupełniającej (wybrana jednostka uzupełniająca na definicji kodu CN). W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem podanym na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.

Kod kraju przeznaczenia/ Kod kraju wysyłki – lista kodów krajów UE jest zdefiniowana w programie. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel)  wartość pola pobierana jest z formularza transakcji.

Kod kraju pochodzenia – kod kraju, a którego pochodzi dany towar. Pole jest aktywne tylko na deklaracjach przywozowych. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość pobierana z karty towaru, z przypisanym kodem CN.

Wartość netto – wartość na deklaracji powinna być podana w PLN. Jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie w module Handel powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług, wybranego na deklaracji w polu Typ kursu waluty.

Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta – na formularzu deklaracji wywozowej znajduje się kolumna Numer identyfikacyjny NIP kontrahenta, w której widoczny jest numer NIP z prefiksem. W przypadku automatycznego przeliczania deklaracji, pole to jest uzupełniane na podstawie wystawionych dokumentów. Natomiast podczas ręcznego wypełniania deklaracji pole to należy uzupełnić na oknie dodawania elementów deklaracji. W polu można wpisać Natural Person – ma to zastosowanie dla kontrahentów o statusie osoby fizycznej.

Czwarta zakładka [Wg atrybutów] wyświetla dokumenty w kontekście nadanych im atrybutów. Ujęcie to pozwala na wyodrębnienie dokumentów związanych z danym rodzajem działalności, realizowanym projektem, miejscem poniesienia kosztu i innymi dodatkowymi informacjami. Atrybuty mogą być wykorzystywane do tworzenia zaawansowanych schematów księgowych.

Na zakładce istnieje możliwość podglądu oraz edycji danych. Dokumenty pogrupowane są po kodzie atrybutu i jego nazwie. Oprócz informacji o dokumentach, identycznych jak na poprzednich listach, zakładka [Wg atrybutów] zawiera dwie dodatkowe kolumny: Kod atrybutu oraz Wartość atrybutu. Pozwalają one użytkownikowi na uzyskanie szczegółowych informacji o atrybutach wprowadzonych na dokumencie rejestru VAT.

Listę Rejestrów VAT wg atrybutów można filtrować za pomocą skonstruowanego filtra, identycznie jak w przypadku pozostałych zakładek. Ponadto, można wyszukiwać dokumenty konkretnego Rejestru cząstkowego, w określonym przedziale czasowym (Za okres) oraz Wg Kontrahenta. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa , istnieje możliwość wyświetlania dokumentów związanych z konkretnym zakładem. Zaznaczenie w filtrze atrybutu powoduje wybranie tylko tych dokumentów, do których poprzednio przyporządkowano jakikolwiek parametr. Aby zawęzić listę do wybranego atrybutu, należy wybrać atrybut z listy lub wpisać jego kod w kolejne pole. Możliwe jest również filtrowanie listy dokumentów wg danej wartości atrybutu. Wyfiltrowane dokumenty można wydrukować z poziomu ikony drukarki.

Gdy lista jest zawężona do atrybutów o typie liczba można włączyć podsumowanie w kolumnie Wartość atrybutu.