W programie istnieje funkcja automatycznego generowania płatności do wyliczonych deklaracji podatkowych i ZUS. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje wybieramy formę płatności. Forma ta dotyczy wszystkich wygenerowanych w programie deklaracji.
Typ dokumentu dla płatności deklaracji – użytkownik wybiera tutaj rodzaj dokumentu zapisu kasowo – bankowy związanego z podatkiem.
Forma płatności dla deklaracji – wybieramy formę płatności dla podatków np. przelew.
Po wyliczeniu i zapisaniu raportu pomocniczego PIT-4, PIT-8A i DRA, gdy w danym miesiącu powstaje obowiązek przekazania kwot do zapłaty, generowany jest zapis w module Kasa/Bank zależny od parametru w Konfiguracji – Forma płatności dla deklaracji. Odroczona forma płatności np. przelew generuje zapis w preliminarzu płatności, do którego po zablokowaniu deklaracji przed zmianami (parametr dostępny na formularzu deklaracji) można wystawić przelew bankowy lub wysłać do banku w odpowiednim formacie. Gotówka (zerowy termin płatności) też w pierwszej kolejności zapis trafia do Preliminarza płatności (kolor zielony). W momencie zablokowania deklaracji przed zmianami automatycznie zapis związany z podatkiem Do zapłaty w Preliminarzu płatności, a płatny gotówką powoduje wygenerowanie zapisu w odpowiednim raporcie kasowym i otrzymuje status zapisu rozliczonego.
Domyślnie dla płatności związanych z deklaracjami proponowany jest typ dokumentu DEK i forma płatności – przelew.
Dodatkowo lista urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy/ Urzędy ZUS) uzupełniona została o ZUS, dla którego zdefiniowane zostały trzy konta związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP. Od 1.01.2018 r. płatnik ma obowiązek przekazywania wszystkich składek na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przez ZUS. Na formularzu ZUS w sekcji Indywidualne rachunki bankowe należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego, na który będą przekazywane składki za pracowników oraz dodatkowe indywidualne rachunki składkowe dla poszczególnych właścicieli, jeśli opłacają składki tylko za siebie, które zostały przydzielone danemu płatnikowi przez ZUS.
Uwaga
Aby wykasować deklaracje z listy deklaracji należy w pierwszej kolejności rozpiąć rozliczenia danego zapisu. W tym celu należy wejść z menu w Kasa/Bank/Rozliczenia na zakładkę [Rozliczone] i usunąć zapis rozliczający.
Deklaracje – operacje seryjne
Funkcja ta pozwala na szybkie wygenerowanie deklaracji zgłoszeniowych i podatkowych dla wybranych pracowników. Deklaracje tworzone są tylko dla zaznaczonych pracowników. Funkcja dostępna z poziomu Listy pracowników w Kadrach.
należy zaznaczyć wybranych pracowników na Liście pracowników (Płace i Kadry / Kadry),
na pasku zadań nacisnąćDeklaracje seryjne. Bezpośrednie kliknięcie ikonki wywołuje seryjne generowanie deklaracji PIT, a z menu dostępnych opcji Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
Uwaga
Wszystkie wygenerowane deklaracje pojawią się na liście deklaracji pracownika i będą miały status deklaracji obliczonych
Seryjne deklaracje zgłoszeniowe ZUS
W programie można wygenerować seryjnie poszczególne rodzaje deklaracji. W przypadku zaznaczenia osób, dla których nie można utworzyć danej deklaracji informacja pojawi się w logu. W celu poprawnego wygenerowania deklaracji zgłoszeniowych należy podać:
Od dnia do dnia – decyduje data jaką wpisano na zgłoszeniu/wyrejestrowaniu pracownika. Datę można wpisać lub wybrać z kalendarza, który pojawi się po wciśnięciu prawego klawisza myszki. Wypełniając te pola można przygotować równocześnie deklarację ZUS: ZUA, ZZA lub ZWUA dla osób zgłoszonych / wyrejestrowanych z datami przypadającymi między wskazanym okresem,
Data wypełnienia – data ta pojawia się na wygenerowanych deklaracjach zgłoszeniowych.
Typ deklaracji – wybieramy ze zdefiniowanej w programie listy deklaracji. W zależności od wybranej deklaracji program wyświetli kolejne parametry potrzebne do poprawnego wygenerowania deklaracji. W przypadku deklaracji:
ZUA – określamy rodzaj deklaracji i czy jest to zgłoszenie, zmiana czy korekta. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej może przyjmować następujące wartości:
puste pole – informuje, że jest to zgłoszenie,
zmiana /korekta – informuje że jest to zmiana lub korekta (należy pamiętać, że nie dotyczy to zmiany danych identyfikacyjnych).
ZIUA – musimy określić czy jest to zgłoszenie zmiany czy korekta. Pole z rodzajem Zgłoszenia zmiany/ korekty nie może pozostać puste. Jeśli pozostanie ono puste program wygeneruje deklaracje, ale weryfikacja w programie Płatnika zgłosi to jako błąd.
ZCNA – określamy czego dotyczy deklaracja, zgłoszenia czy wyrejestrowania członków rodziny. Wyboru dokonujemy z listy.
ZWUA – w przypadku generowania deklaracji dla osób nieposiadających informacji o wyrejestrowaniu program poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń zaznaczany, gdy składamy korektę informacji. Jeśli wraz z wyrejestrowaniem pracowników następuje zgłoszenie kontynuacji ubezpieczenia emerytalnego i rentowego należy podać kod tytułu ubezpieczeniowego i datę z jaką zgłaszamy kontynuację ubezpieczeń.
ZZA – określamy czy jest to zgłoszenie, zmiana czy korekta. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej może przyjmować następujące wartości:
puste pole – informuje, że jest to zgłoszenie,
zmiana /korekta – informuje że jest to zmiana lub korekta (należy pamiętać, że nie dotyczy to zmiany danych identyfikacyjnych).
Deklaracje do umów/zleceń – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przygotowane deklaracje ZUS na podstawie zgłoszeń wypełnionych z poziomu Formularza umów cywilnoprawnych (zakładka [Ubezpieczenia]).
Deklaracje do umów/zleceń – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przygotowane deklaracje ZUS na podstawie zgłoszeń wypełnionych z poziomu Formularza umów cywilnoprawnych (zakładka [Ubezpieczenia]).
Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej: 1 – zmiana, 2 – korekta.
– podajemy nazwę pliku KEDU (np. ZUA), w którym zostaną zapisane deklaracje zgłoszeniowe wybranych pracowników. Możemy deklaracje dopisać do istniejącego już KEDU lub utworzyć nowe. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku.
lub <F8> uruchamia proces przygotowywania deklaracji ZUS. Wyliczone deklaracje zapisywane są automatycznie pod podaną nazwą pliku KEDU.
Przesłanie danych do Programu Płatnik można wykonać na dwa sposoby:
Od razu po „wyliczeniu” deklaracji uaktywnia się przycisk , po użyciu którego pojawia się okno dialogowe, w którym podajemy parametry eksportu deklaracji. Należy wpisać pełną ścieżkę zapisu pliku. Przykładowo na dysku C, założono folder o nazwie Pliki KEDU i w nim zapisywane będą pliki (np. C:\Pliki KEDU\ZUA.xml).
Drugi sposób polega na przesłaniu do Programu Płatnik całego zestawu dokumentów zapisanych w danym KEDU. Należy z menu głównego Płace i Kadry wybrać Pliki KEDU. Następnie otworzyć właściwe KEDU (np. ZUA) za pomocą lub 2-krotnie klikając. Nacisnąć eksport i podać pełną ścieżkę zapisu pliku (np. C:\Pliki KEDU\ZUA.xml) i wysłać plik .
Uwaga
Seryjne deklaracje zgłoszeniowe do ZUS dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych tworzą się poprawnie, jeśli deklaracja jest wyliczana za okres, w którym z daną osobą zawarta jest tylko jedna umowa. W przypadku większej ilości umów zawartych z jedną osobą w krótkim okresie, można posłużyć się operacją indywidualnego tworzenia deklaracji zgłoszeniowych (tj. dla każdej umowy oddzielnie).
Seryjne deklaracje podatkowe
Seryjne wyliczenie dotyczy deklaracji: PIT-11, IFT-1R, PIT-8C. Każdy rodzaj deklaracji generowanych jest wyłącznie dla zaznaczonych osób.
Okno określające parametry potrzebne do wyliczenie deklaracji podatkowych składa się z dwóch zakładek.
Na zakładce [Ogólne] określamy rodzaj deklaracji i zakres dat. Dodatkowo dla deklaracji seryjnych PIT-11 działa parametr Bez zawężenia do okresu zatrudnienia na etat:
parametr niezaznaczony [ ]:
dla pracownika etatowego deklaracja zostanie zawężona do przychodów uzyskanych w okresie: Data zatrudnienia do Daty ostatniej wypłaty. Zostaną uwzględnione wypłaty tylko tych umów cywilno-prawnych, które nastąpiły w okresie zatrudnienia na etat,
dla zleceniobiorcy (niezatrudnionego na etat) za cały rok, zgodny z datą Od w oknie „Seryjne obliczenie deklaracji PIT”,
parametr zaznaczony [v]:
dla pracownika etatowego deklaracja obejmie okres wskazany w oknie „Seryjne obliczenie deklaracji PIT” bez zawężenia do daty zatrudnienia/zwolnienia pracownika na etat. Zostaną uwzględnione wypłaty umów cywilno-prawnych, również te które nastąpiły poza okresem zatrudnienia na etat,
dla zleceniobiorcy (niezatrudnionego na etat), za okres zgodny z datami podanymi w oknie „Seryjne obliczanie deklaracji PIT”.
Na zakładce [Ogólne] możliwe jest także wprowadzenie celu złożenia deklaracji, czyli wybór opcji: Złożenie informacji (domyślna) lub Korekta informacji z możliwością podania przyczyny korekty. Tekst wpisany przez użytkownika w polu Uzasadnienie korekty zostanie zapisany na zakładce [ORD-ZU] deklaracji korygujących.
Zakładka [Szczegółowe] pozwala na sprecyzowanie danych, jakie mają pojawić się na deklaracjach. W żaden sposób nie wpływają one na sposób wyliczenia deklaracji, a w szczególności na wysokość wykazanych kosztów uzyskania przychodu. Wybrane tutaj parametry dotyczą wszystkich generowanych seryjnie deklaracji. W oknie tym podajemy informacje: o załączniku PIT-R, kosztach uzyskania przychodu, adresie na deklaracji jakie mają się drukować. Załączony PIT-R:
Tak – zaznaczenie tej opcji spowoduje utworzeniu załącznika PIT-R dla wszystkich pracowników, niezależnie czy posiadają wypłaty, które mają być wykazywane na tej deklaracji czy nie,
Nie – załącznik PIT-R nie jest generowany dla żadnego pracownika.
Uwaga
Jeśli żadna z powyższych informacji (domyślne ustawienie programu) nie jest zaznaczona załącznik PIT-R jest generowany lub nie, w zależności od tego czy pracownik ma naliczone wypłaty wykazywane na tej deklaracji.
Informacja o kosztach uzyskania przychodu:
z jednego stosunku pracy,
z więcej niż jednego stosunku pracy,
z jednego stosunku pracy, podwyższone,
z więcej niż jednego stosunku pracy, podwyższone,
brak kosztów uzyskania – opcja przydatna przy obliczaniu deklaracji dla pracowników na umowach cywilnoprawnych (np. dla zleceniobiorców). Opcja domyślnie nie jest zaznaczona, użytkownik sam decyduje o jej zaznaczeniu. Działanie:
Brak [v] – na wydrukach PIT nie będzie zaznaczane żadne pole dotyczące kosztów uzyskania przychodów,
Brak [ ] – przy obliczaniu deklaracji PIT indywidualnie/seryjnie informację o kosztach pobiera z formularza danych kadrowych.
Uwaga
Jeśli żadna z powyższych informacji (standardowe ustawienie programu) nie jest zaznaczona program odwołuje się do zapisu z danych kadrowych. Po zaznaczeniu jednej z możliwych opcji program stosuje ją dla wszystkich zaznaczonych pracowników.
Uwaga
Przy generowaniu deklaracji PIT-11, IFT-1R/IFT-1, PIT-8C istnieje możliwość wyboru rodzaju adresu, jaki ma się pojawiać na deklaracjach – możliwy jest do wyboru adres zameldowania lub zamieszkania mieszczący się na formularzu pracownika. Opcja wyboru możliwa jest przy indywidualnej jak i seryjnym naliczaniu w/w PIT-ów. Przy nie zaznaczeniu żadnej opcji na deklaracjach wykazywany jest adres zgodny z ustawieniem parametru Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT na formularzu danych kadrowych pracownika.
W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych/ zakładka [Ogólne]) i będzie wykazywany na deklaracjach podatkowych należy:
na Formularzu danych kadrowych poszczególnych pracowników z menu ikony wybrać Dodatkowe dane kadrowe,
uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),
zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
zapisać formularze pracowników .
Na drugiej zakładce [Szczegółowe] formularza Seryjne obliczanie deklaracji PIT części Adres na deklaracji, w przypadku, gdy nie jest zaznaczony żaden adres, na deklaracjach wykazywany jest adres zgodnie z ustawieniem parametru Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT na formularzu danych kadrowych. Zaznaczenie opcji Adres na deklaracji zameldowanialub zamieszkania wymusza wstawienie dla wszystkich zaznaczonych pracowników odpowiednio adresu zamieszkania lub zameldowania.
Wydruki seryjne
W programie istnieje możliwość drukowania seryjnie najważniejszych dokumentów powiązanych z pracownikiem lub zleceniobiorcą. Wydruki powstaną dla wszystkich zaznaczonych osób. Wydruk seryjny wywołujemy z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry), po wywołaniu listy wydruków ikoną .
Współpraca z modułami księgowymi
Konfiguracja programu
W momencie otwierania nowej bazy tworzona jest domyślna konfiguracja umożliwiająca współpracę modułu księgowego z modułem Kasa/ Bank.
Przed rozpoczęciem generowania płatności do zapisów w module księgowym należy jednak skontrolować taką konfigurację programu. z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość otwieramy opcję Płatności do rejestru VAT. z tego poziomu ustalamy:
Typ dokumentu dla rejestru sprzedaży – oprócz standardowych typów dokumentów w klasie Wpłata warto utworzyć odrębny typ dla zapisów pochodzących bezpośrednio z rejestrów VAT sprzedaży. Przypomnijmy, że dla każdego typu dokumentu ustalany jest odrębny schemat numeracji.
Przykład
Dla wpłat i związanych z rejestrem VAT sprzedaży tworzymy odrębny typ RVS, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVS/0001/2010, RVS/1234/2010.
Typ dokumentu dla rejestru zakupów – również ze względu na odrębną numerację warto założyć odrębny typ w klasie Wypłata dla zapisów pochodzących z rejestrów VAT zakupów.
Przykład
Dla wypłat związanych z rejestrem VAT tworzymy odrębny typ RVZ, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVZ/0001/2010, RV/1234/2010.
Forma płatności dla wpłat częściowych – jeśli zdarzy się, że faktura, pomimo że płatna np. przelewem, jest już częściowo zapłacona, warto tak skonfigurować program, by informacje o tych wpłatach częściowych trafiały do odrębnego rejestru kasowego/ bankowego. Najprościej jest to rozwiązać przy pomocy odrębnej formy płatności, którą powiążemy z osobnym rejestrem kasowym/ bankowym.
Forma ta będzie wykorzystywana jedynie podczas ręcznego generowania płatności dla zapisów pochodzących z wersji wcześniejszej niż 2.00.1, gdzie nie było możliwości automatycznego tworzenia zapisów w Kasie/Banku. Dla zapisów z wersji późniejszych istnieje możliwość dowolnego ustalenia płatności w tabeli płatności.
Uwaga
W przypadku generowania płatności dla zapisu w rejestrze VAT – numer dokumentu źródłowego (z pola Dokument na zapisie w rejestrze VAT) przepisywany jest automatycznie:
w pole Numer na zdarzeniu w Preliminarzu
w pole Opis na zapisie kasowym (na kwitku KP/KW drukowany jest w polu Za co).
Konfiguracja programu/ Kasa i Bank/ Parametry
W konfiguracji modułu Kasa/Bank znajduje się parametr decydujący o współpracy z Rejestrami VAT: Automatyczna rejestracja kasy dla Rejestrów VAT. Decyduje on o tym, czy w przypadku zapisów wprowadzanych bezpośrednio dla rejestrów VAT płatnych gotówką powinien być automatycznie wprowadzany zapis kasowy do raportu kasowego. Jeżeli:
Parametr jest zaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką:
automatycznie tworzony jest zapis kasowy,
w Preliminarzu pojawia się zdarzenie na kwotę wpłaty o statusie rozliczony całkowicie,
zapis w rejestrze jest automatycznie rozliczony ze zdarzeniem w Preliminarzu.
Parametr jest niezaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką w rejestrze VAT:
nie jest generowany zapis w raporcie kasowym,
w Preliminarzu pojawia się zdarzenie ze statusem nierozliczone,
rozliczenie musi zostać wykonane „ręcznie” w chwili wprowadzenia do raportu kasowego/ bankowego odpowiedniego zapisu.
W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego,, tak jak przy „ręcznym” dodawaniu KP/KW.
Konfiguracja programu/Księgowość/ Parametry
W tym miejscu znajduje się parametr Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jego zaznaczenie spowoduje, że podczas dodawania zapisów na konta rozrachunkowe, bezpośrednio w dziennikach księgowych, użytkownik będzie miał możliwość automatycznego generowania płatności w Preliminarzu przy zapisaniu „ręcznego PK”.
Współpraca z Rejestrami VAT
Współpraca z rejestrami VAT zależy przede wszystkim od ustawienia parametru dotyczącego automatycznego generowania kasy dla zapisów w rejestrze (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Parametry). Rozróżnić trzeba kilka przypadków:
Zapis w rejestrze VAT z odroczonym terminem płatności:
po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji,
jeśli zmieniona zostanie kwota w rejestrze VAT – zmianie ulega również kwota na zdarzeniu w Preliminarzu.
Zapis w rejestrze VAT rozliczony przez użytkownika:
dopóki dokument w rejestrze VAT nie jest rozliczony, nie ma ograniczeń co do wprowadzanych na nim zmian,
jeśli dokument został już rozliczony przez użytkownika z poziomu modułu Kasa/Bank, wtedy:
zmiana kwoty jest możliwa w takim zakresie, że kwota dokumentu nie może być mniejsza niż kwota już rozliczona,
Uwaga
Powyższe ograniczenie nie dotyczy dokumentów, do których zapis kasowy powstał automatycznie w chwili ich zatwierdzenia..
w przypadku zmiany kontrahenta – zmieniony zostaje kontrahent na zdarzeniu w Preliminarzu, natomiast na zapisie kasowym pozostaje bez zmian.
Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr nieaktywny):
po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu Płatności ze statusem nierozliczone – dorealizacji, podobnie jak w przypadku płatności z odroczonym terminem,
jeśli zmienione zostaną dane na dokumencie w rejestrze VAT – zmianie ulegają również dane na zdarzeniu w Preliminarzu.
Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr aktywny)
Po zatwierdzeniu zapisu w rejestrze VAT automatycznie generowany jest zapis w Kasie/Banku
Numer zapisu kasowego jest nadany zgodnie ze schematem zdefiniowanym w Konfiguracja programu/ Księgowość/ Płatności do rejestru VAT. Jako numer obcy wpisywany jest numer z dokumentu w rejestrze VAT.
Warunkiem jest otwarty raport obejmujący datę z jaką ma powstać zapis kasowy. Jeżeli dla danego rejestru nie ma jeszcze raportu za odpowiedni okres, przy zapisywaniu takiego dokumentu w rejestrze VAT pojawia się pytanie Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport?. Po zaakceptowaniu odpowiedni raport zostaje otworzony.
W Preliminarzu powstaje zdarzenie, które jest automatycznie rozliczane z zapisem kasowym.
Zmiany na dokumencie w rejestrze VAT są wtedy ograniczone:
jeśli raport kasowy, w którym powstał zapis, jest otwarty – zmiana jest możliwa. W chwili zmiany informacji na dokumencie w rejestrze VAT zmiany są automatycznie wprowadzane na skojarzonym zdarzeniu w Preliminarzu i zapisie w rejestrze kasowym
jeśli raport, w którym powstał zapis, jest zamknięty – program pozwala na zmianę jedynie takich pól jak: data deklaracji VAT-7, czy rodzaj transakcji. Inne zmiany są możliwe jedynie po otwarciu raportu kasowego.
Informacje dodatkowe:
W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka należy pamiętać, że podczas importu pomijana jest informacja o wpłatach częściowych. Całość kwoty deklarowana jest odpowiednio do zapłaty w formie zadeklarowanej na dokumencie w programie Comarch ERP Klasyka. Informacje o wpłatach częściowych powinny zostać uzupełnione „ręcznie”.
Przykład
Na fakturze w programie Firma++ jako formę płatności wybrano przelew, jednak częściowo zapłacono ją gotówką. W chwili importu w rejestrach VAT dokument pojawi się w całości płatny przelewem w terminie określonym na dokumencie w FPP.
W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka dla zapisów płatnych gotówką automatycznie proponowana jest forma płatności gotówka predefiniowana w programie. Jest to ważne ze względu na rejestr kasowy skojarzony z tą formą płatności (w chwili zatwierdzenia dokumentu będą do niego trafiać zapisy kasowe).
Jeśli faktura jest wystawiana z poziomu modułu sprzedaży systemu Comarch ERP Optima – to w chwili jej zatwierdzenia automatycznie tworzone jest zdarzenie w Preliminarzu oraz zapis kasowy, które zostają ze sobą rozliczone. Dlatego po przeniesieniu takiej faktury do rejestru VAT program nie generuje ponownie płatności.
Daty zapisów i terminy płatności w Rejestrach VAT
W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów, które odpowiadają za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas rejestrowania dokumentów w Rejestrach VAT.
W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:
FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest wykorzystywany podczas wprowadzania dokumentów do Rejestrów VAT (oraz wystawiania faktur i paragonów w module Faktury).
FZ – w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur zakupu w module Faktury.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:
Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania faktury sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.
Oprócz faktur sprzedaży parametr obowiązuje również podczas wprowadzania zapisów w Rejestrze VAT sprzedaży. Należy pamiętać, że zapisy KP i KW są automatycznie tworzone w raportach kasowych tylko wtedy, gdy w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry aktywny jest parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT. Jeśli parametr będzie odznaczony – wprowadzenie dokumentu w rejestrze VAT zawsze spowoduje powstanie planowanej płatności w Preliminarzu (niezależnie od formy i terminu płatności).
Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania faktury zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.
Podobnie jak w przypadku Faktur Sprzedaży – aktywny powinien być parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT.
Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę kosztową.
Data zdarzenia w Preliminarzu dla FS/WKA, PA – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wystawienia, data sprzedaży) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę przychodową.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
Współpraca z Ewidencją dodatkową
Współpraca przebiega w sposób analogiczny jak w przypadku Rejestrów VAT, z małymi wyjątkami:
O automatycznym tworzeniu zapisu kasowego dla dokumentu płatnego gotówką decyduje parametr w Konfiguracji programu/ Kasa i Bank/ Parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej.
Zapis kasowy, który powstaje automatycznie w chwili zatwierdzenia dokumentu w Ewidencji dodatkowej ma numer zgodny z numerem dokumentu.
Pozostałe zasady są takie same jak w przypadku Rejestrów VAT.
Daty zapisów i terminy płatności w Ewidencji dodatkowej
W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów można ustalić parametry, które odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu.
W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:
Ew. dodatkowa – podczas wprowadzania zapisów w Ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów istnieje możliwość takiej konfiguracji programu, by termin płatności był liczony od daty wystawienia, daty operacji lub daty zapisu.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany. Odpowiada za to ustawienie parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej. Dokument KP/ KW generowany podczas zatwierdzania dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów może być tworzony w raporcie z datą wystawienia, datą zapisu lub datą operacji.
Należy pamiętać, że powstanie płatności dla zapisu wprowadzonego w Ewidencji dodatkowej jest uzależnione od zaznaczenia parametru Generowanie płatności podczas wprowadzania dokumentu (bezpośrednio na formularzu). Jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu powstanie zapis w Kasie/Banku, jeśli nie jest aktywny – zapisanie dokumentu nie będzie miało żadnych konsekwencji w module kasowym.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
Powiązanie dekretów księgowych z Preliminarzem
W programie istnieje możliwość generowania płatności w Preliminarzu podczas dodawania dekretów księgowych na konta rozrachunkowe. Jeżeli użytkownik wybierze na formularzu pozycji zapisu księgowego opcję Generowanie płatności, wówczas w Preliminarzu powstaje płatność dla kontrahenta wskazanego na zapisie księgowym wg następujących zasad:
Definicja dokumentu – jeśli księgowanie jest na stronę Wn i kwota jest dodatnia lub księgowanie jest na stronę Ma i kwota jest ujemna, pobieramy z konfiguracji domyślny typ dokumentu KP, w przeciwnym wypadku pobieramy domyślny typ dokumentu KW.
Podmiot dla kont rozrachunkowych słownikowych pobierany jest ze słownika konta, dla kont rozrachunkowych niesłownikowych w pierwszej kolejności ze słownika konta, jeżeli jest ono nie uzupełnione, to z nagłówka PK, w innym przypadku jest ustawiany kontrahent !Nieokreślony!.
Rejestr pobierany jest na podstawie formy płatności (z uwzględnieniem księgowań walutowych).
Kwota, waluta, typ kursu, kurs, kategoria, numer obcy, data, forma płatności, termin – pobierane są z elementu dekretu.
Status – ustawiany jest jako Nie rozliczono.
Dopuszczalna zwłoka – na podstawie informacji z karty kontrahenta.
Stan – do realizacji.
Generowanie płatności dla dokumentów bilansu otwarcia
Podobnie jak w przypadku dekretów księgowych wprowadzanych w dziennikach księgowych, również w przypadku wprowadzania dokumentu BO istnieje możliwość generowania zdarzeń w Preliminarzu Płatności. Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.
Następnie, dodając nową pozycję na Dokumencie BO, należy skorzystać z opcji Dodanie pozycji przez formularz.
Na formularzu pozycji zapisu księgowego konieczne jest:
Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
Zaznaczenie pola Generowanie płatności,
Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.
Pozycja dokumentu BO z generowaniem płatności
W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie, na którym jako konto przeciwstawne pojawi się konto z pozycji BO. Umożliwi to łatwiejszą kontrolę kwot znajdujących się w Preliminarzu oraz na Bilansie otwarcia.
Sposób generowania płatności jest analogiczny jak w przypadku Generowania płatności dla dekretów „ręcznych”.
Automatyczne rozliczenia i rozrachunki
W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu będą automatycznie łączone rozliczenia prowadzone w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.
Rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.
W celu ułatwienia sprawdzania jakie rozliczenia są powiązane z którymi rozrachunkami, w menu głównym z poziomu Listy zapisów kasowych/bankowych, Preliminarza płatności, formularza zapisu kasowego/bankowego i formularza płatności dostępna jest ikona odwołująca do Listy rozrachunków związanych z rozliczeniami.
Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj.
Wielozakładowość
W przypadku firm wielozakładowych (z wybranym w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry rodzajem księgowości: Księga Podatkowa i zaznaczonym parametrem Firma wielozakładowa na niektórych formularzach jest możliwość przypisania zakładu.
Na liście różnic kursowych, różnic kursowych magazynu walut oraz delegacji w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Ustaw zakład. Opcja ta jest dostępna również na liście zapisów kasowych/bankowych zarówno w menu kontekstowym, jak i pod ikoną operacji seryjnych. Opcja Ustaw zakład umożliwia seryjne przypisanie/zmianę zakładu na zaznaczonych i niezaksięgowanych dokumentach.
Podczas dodawania nowego zapisu kasowego/bankowego podpowiadany jest zakład domyślny. Jeżeli zapis powstanie podczas pojedynczego lub seryjnego rozliczania w Preliminarzu płatności wygenerowanej do dokumentu źródłowego, to na formularz zapisu przenosi się zakład wybrany na dokumencie źródłowym. Jeśli płatność nie posiada dokumentu źródłowego to na zapis trafia zakład domyślny.
W przypadku rozliczeń seryjnych zbiorczych pole dotyczące zakładu pozostaje puste.
W przypadku wykorzystanie opcji Rozlicz dostępnej na liście faktur w module Handel zapis wygenerowany zostanie na zakład domyślny.
Jeżeli zapis kasowy powstanie automatycznie do dokumentu w Rejestrze VAT, Ewidencji dodatkowej lub listy wynagrodzeń to na formularz zapisu przeniesie się zakład wybrany na dokumencie źródłowym.
Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest w podręczniku do modułu Księga Handlowa.
Współpraca z modułem fakturującym
Współpraca z modułem fakturującym opiera się głównie na generowaniu zapisów/ zdarzeń w module Kasa/Bank na podstawie wystawianych dokumentów sprzedaży oraz automatycznego rozliczania tych zapisów/zdarzeń. Obowiązuje przy tym zasada, że:
Jeśli faktura jest płatna gotówką – zatwierdzenie dokumentu wiąże się z automatycznym wygenerowaniem zapisu kasowego w danym rejestrze. Generalnie numer tego zapisu kasowego jest numerem faktury. Jednak w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.
Jeśli faktura ma odroczony termin płatności – jej zatwierdzenie powoduje zarejestrowanie zapisu w Preliminarzu Płatności, również w rejestrze przypisanym do wykorzystanej formy płatności.
Domyślne rejestry kasowe/bankowe dla operatorów
W systemie istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności gotówka oraz przelew, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnego rejestru kasowego/bankowego.
Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne, znajdują się pola Domyślna kasa oraz Domyślny bank. Z rozwijanej listy można wybrać rejestr kasowy/bankowy, do którego powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.
Dla domyślnej kasy na liście pojawiają się tylko rejestry typu KASA, natomiast dla domyślnego banku na liście pojawiają się rejestry typu
Rejestry muszą być prowadzone w walucie systemowej
Na liście nie pojawią się rejestry, do których operator ma założone zakazy (zakładka [Zakazy] na formularzu rejestru). Równocześnie program kontroluje, by dla operatora nie można było założyć zakazów do rejestru, który został wcześniej zdefiniowany jako jego domyślny rejestr kasowy/bankowy.
Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr, istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna.
Uwaga
Rejestr domyślny można przypisać tylko do formy płatności typu gotówka oraz przelew.
W przypadku, gdy operator ma przypisaną Domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z Rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.
Podczas korzystania z funkcji domyślnych rejestrów kasowych/bankowych może zdarzyć się sytuacja, że przypisana operatorowi kasa domyślna bądź bank domyślny nie będzie dostępny. W takim przypadku, przy próbie wystawienia dokumentu z wykorzystaniem formy płatności skojarzonej z rejestrem domyślnym, program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. Należy wtedy sprawdzić, czy:
Przypisany dla operatora rejestr kasowy/bankowy nie został zablokowany na liście rejestrów kasowych/ bankowych.
W aktualnej bazie jest utworzony rejestr kasowy/bankowy przypisany do operatora na jego karcie (przede wszystkim jeśli operator pracuje na kilku bazach danych).
Daty na zdarzeniach/ zapisach związanych z dokumentami zakupu/ sprzedaży
W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów odpowiadających za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury, w Rejestrach VAT oraz Ewidencji dodatkowej oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank.
W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:
FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i paragonów w module Faktury.
FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:
Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.
Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.
Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
W przypadku dokumentów zakupu i sprzedaży użytkownik może zdefiniować, z jaką datą ma powstać zdarzenie w Preliminarzu. Odpowiadają za to ustawienie parametru Data zdarzenia w Preliminarzudla FZ oraz Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA. Użytkownik ma do wyboru datę wpływu, datę zakupu, datę wystawienia dla dokumentów zakupowych oraz datę wystawienia i datę sprzedaży dla dokumentów sprzedażowych.
Kategorie
W trakcie wystawiania faktury przypisujemy jej kategorię. Warto pamiętać, że kategoria ta jest kopiowana na zapis kasowy (w przypadku płatności gotówką) lub na zdarzenie zapisywane w Preliminarzu w przypadku płatności odroczonej.
Faktura w buforze
Jeśli dokument sprzedaży zostaje zapisany do bufora to nie może to powodować powstania żadnych zapisów w rejestrach kasowych/bankowych (przypomnijmy, że faktura w buforze jest nadal edytowalna i jej zawartość może być zmieniana).
Natomiast płatność za taką fakturę można traktować jako planowany przychód (lub rozchód w przypadku np. zwrotu towaru). Dlatego wpisanie faktury do bufora powoduje rejestrację zdarzenia w Preliminarzu. Zdarzenie to jest powiązane z konkretną fakturą (jej numer jest widoczny w polu dokument) i nie ma możliwości zmiany wpisanych tam informacji (zmiana danych możliwa jest jedynie z poziomu dokumentu sprzedaży). Zdarzenie takie ma nadany stan Bufor i na liście jest widoczne w kolorze zielonym.
Jeśli płatność jest rozbita na kilka części – w Preliminarzu pojawi się odpowiednia ilość zdarzeń odpowiadających kolejnym wpłatom.
Zatwierdzenie faktury powoduje wygenerowanie zapisu kasowego na kwotę płatną gotówką, natomiast z Preliminarza znika odpowiadające mu zdarzenie. Zdarzenia powiązane z płatnościami odroczonymi nadal są widoczne w Preliminarzu, jednak ich stan zostaje zmieniony na Zatwierdzone do realizacji.
Anulowanie faktury
Jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana.
Jeśli dokument został rozliczony, możliwość anulowania dokumentu zależy od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry:
Jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:
rozpięte zostaje rozliczenie,
znika płatność z Preliminarza,
zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.
Jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego):
rozpina rozliczenie,
usuwa zdarzenie z Preliminarza,
usuwa zapis z raportu kasowego, pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty. Jeśli raport został zamknięty – zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.
Automatyczne kompensaty
W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę.
Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:
Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FS.
Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu
Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na Fakturze Sprzedaży.
Fakturowanie niezwróconych opakowań
Jeśli opakowanie nie zostanie zwrócone w określonym terminie – powinna zostać wystawiona Faktura Sprzedaży. Funkcja jest dostępna z poziomu listy dokumentów WKA, po wciśnięciu przycisku . Fakturowane mogą być dokumenty WKA, które:
są zaznaczone na liście,
nie zostały w całości zwrócone (fakturowana jest tylko część niezwrócona),
zostały zatwierdzone na trwałe (nie są w buforze, ani anulowane).
Na podstawie zaznaczonych dokumentów WKA tworzona jest Faktura Sprzedaży:
Dokumenty WKA na liście widoczne są ze statusem FA.
Każdy dokument WKA można uwzględnić na FA tylko raz.
Po utworzeniu FA do WKA blokowana jest możliwość korygowania i anulowania zafakturowanych dokumentów WKA.
Do FA mogą być przekształcane dokumenty WKA, które mają zgodne:
Kontrahenta,
Magazyn,
walutę oraz kurs.
Do FA mogą być przekształcane WKA niezależnie od tego czy posiadają płatności w Kasie/Banku. Utworzona Faktura tworzy płatność tylko w takiej części, w jakiej składają się na nią dokumenty WKA bez naliczonych wcześniej płatności.
Przykład
Dla kontrahenta wystawiono dokument WKA1 na kwotę 500 PLN, z naliczoną kaucją. Drugi dokument WKA2 dla tego kontrahenta, na kwotę 300 PLN, nie ma naliczonej kaucji (nie ma płatności w Kasie/Banku). Obydwa dokumenty fakturuję. Na fakturze mam w tabeli płatności tylko kwotę z WKA2 (bez kaucji), chociaż wartość całkowita faktury to 800 PLN (WKA1 + WKA2).
Na Fakturze Sprzedaży do WKA przepisywane są ceny i ilości zdokumentów WKA (z uwzględnieniem korekt) i użytkownik nie ma możliwości ich zmiany, usuwania opakowań z faktury, jak również dodawania nowych opakowań.
Po zatwierdzeniu Faktura Sprzedaży/ Faktura Zakupu związana z niezwróconymi opakowaniami nie powoduje już żadnych zmian na liście zasobów. Nie można również utworzyć do niej dokumentu WZ/PZ oraz WKA/PKA (na formularzu nie ma zakładki [Kaucje], nie działa opcja Dodaj nowe WKA (PKA) z poziomu listy).
Faktura za niezwrócone opakowania na liście jest widoczna ze statusem WK.
Uwaga
Jeśli użytkownik utworzy korektę do Faktury Sprzedaży fakturującej opakowania z dokumentów WKA – program automatycznie utworzy skojarzone korekty do dokumentów WKA (które odpowiednio skorygują zasoby). Należy pamiętać, że takie dokumenty korygujące WKA nie posiadają płatności (płatność w Kasie/Banku jest związana z FAKOR)..
Korekty dokumentów kaucyjnych
Dokumenty kaucyjne powinny być korygowane przede wszystkim w przypadku, gdy kontrahent zwraca pobrane wcześniej opakowania (w przypadku dokumentów WKA) lub też użytkownik zwraca opakowania swojemu dostawcy (w przypadku dokumentów PKA). Dzięki takiemu rozwiązaniu na bieżąco znany będzie stan rozliczeń opakowań kaucjonowanych z poszczególnymi kontrahentami, co znacznie ułatwi ewentualne fakturowanie kaucji.
Zasady korygowania dokumentów kaucjonowanych są podobne jak w przypadku dokumentów magazynowych WZ/ PZ. Należy przy tym pamiętać, że parametr dotyczący płatności jest zgodny z ustawieniem na dokumencie, który jest korygowany.
Dokumenty WZ/PZ a opakowania kaucjonowane
Na dokumentach magazynowych nie jest dostępna zakładka [Kaucje]. Dokumenty kaucyjne dla WZ/PZ są tworzone dopiero po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu listy. Po wciśnięciu przycisku na liście WZ, lub na liście PZ, tworzony jest dokument kaucyjny.
Na dokumencie program wylicza ilości opakowań na podobnych zasadach, jak to ma miejsce na zakładce [Kaucje] na dokumentach handlowych. Dokumenty WKA/PKA związane z dokumentami magazynowymi są zapisywane do bufora.
W przypadku, gdy do dokumentu WZ/PZ są wcześniej wystawione korekty ilościowe – na tworzonym dokumencie odpowiednio pomniejszone są ilości opakowań kaucjonowanych.
W przypadku anulowania dokumentu WZ/PZ nie jest automatycznie anulowany dokument WKA/PKA.
W przypadku skorygowania dokumentu WZ/PZ już po utworzeniu dokumentu kaucyjnego – nie są automatycznie korygowane dokumenty WKA/PKA. Użytkownik powinien to zrobić bezpośrednio z poziomu listy WKA/PKA.
Do jednego dokumentu WZ/PZ można utworzyć wiele dokumentów WKA/PKA, przy czym każdy kolejny dokument tworzony jest różnicowo (tzn. uwzględnia wszystkie poprzednie).
Wydruk opakowań kaucjonowanych na Paragonie fiskalnym
Na Paragonie fiskalnym, w części niefiskalnej, istnieje możliwość wydruku informacji o opakowaniach kaucjonowanych. Opcja jest dostępna po zaznaczeniu parametru opakowania w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna.
Uwaga
Wydruk opakowań nie jest możliwy na drukarkach Posnet/ Elzab starej homologacji oraz na drukarkach INNOVA.
Nie ma możliwości wydruku na drukarce fiskalnej opakowań z dokumentów WKA/ PKA. Opakowania są drukowane tylko na Paragonach związanych z zafiskalizowanymi dokumentami sprzedaży (FA, PA). W części fiskalnej drukowane są towary handlowe, a w części niefiskalnej – opakowania.
Na Paragonie drukowane są zarówno opakowania z zakładki [Kaucje] (przed utworzeniem WZ/WKA), jak i opakowania z powiązanych z Fakturą Sprzedaży/ Paragonem dokumentów WKA. Jeśli do FA/PA istnieje więcej powiązanych dokumentów WKA – drukowane są opakowania ze wszystkich WKA.
Uwaga
Opakowania są drukowane na Paragonie niezależnie od tego, czy została pobrana za nie kaucja (opłata), czy nie.
Funkcja drukowania kaucji w drukarce fiskalnej wymaga, żeby wartość całkowita Paragonu była równa wartości towarów i wartości kaucji. Tak więc niezależnie od tego, czy sprzedawca pobiera opłatę (kaucję) za opakowanie, czy nie – wartość opakowań jest uwzględniana w podsumowaniu Paragonu.
Nie jest możliwe jednoczesne wydrukowanie form płatności i opakowań jeżeli opakowania skojarzone z fiskalizowanym dokumentem nie posiadają płatności. Dlatego, jeżeli załączono w Konfiguracji drukowanie form płatności i opakowań, a na dokumentach kaucyjnych nie ma płatności – formy płatności nie będą drukowane na Paragonie.
Na Paragonie nie są drukowane poszczególne opakowania. Na wydruku pojawia się opis Opakowanie wraz z ilością i ceną.
Istnieje również możliwość wydruku numeru opakowania. Jako numer opakowania podawany jest numer katalogowy z karty cennikowej, pod warunkiem, że zawiera się w zakresie liczb od 1 do 127.
Tworzenie WKA/ PKA do dokumentów handlowych
Dokumenty WKA/PKA do dokumentów handlowych mogą być tworzone na dwa sposoby: równocześnie z tworzeniem dokumentu magazynowego oraz z poziomu listy dokumentów FA/PA/FZ.
Tworzenie równocześnie WKA i WZ (PKA i PZ)
W chwili tworzenia dokumentu magazynowego (WZ/PZ) równocześnie program sprawdza, czy na zakładce [Kaucje] na dokumencie handlowym wpisane są jakieś opakowania. W chwili tworzenia dokumentu magazynowego WZ/PZ, na którym umieszczone są towary handlowe, równocześnie tworzony jest dokument kaucyjny WKA/PKA, na którym umieszczone są opakowania kaucjonowane. W takim przypadku dokument kaucyjny WKA/PKA jest zawsze zapisywany na trwałe. Informacja o płatnościach do WKA jest pobierana z dokumentu Faktury Sprzedaży (zakładka [Kaucje]).
Uwaga
Jeśli opakowanie ma na karcie nadany status usługa – wtedy utworzenie WKA na takie opakowanie jest uzależnione od ustawienia parametru Konwersja FA/PA/PF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry. Podobnie w przypadku dokumentów PKA tworzonych do FZ.
Generowanie dokumentu WKA/PKA z listy.
Istnieje możliwość utworzenia dokumentu kaucyjnego WKA/PKA do zatwierdzonego dokumentu handlowego, nawet w przypadku, gdy istnieje już dokument magazynowy WZ/WKA lub PZ/PKA. Funkcja może być wykorzystana w sytuacji, gdy konieczne jest ustalenie różnych terminów zwrotu kaucji czy też różnych form płatności dla opakowań towarzyszących transakcji. Funkcja jest dostępna:
pod przyciskiem strzałki obok ikony WZ/K na liście Faktur Sprzedaży i Paragonów jako Dodanie nowe WKA,
pod przyciskiem strzałki obok ikony PZ/K na liście Faktur Zakupu jako Dodanie nowe PKA.
W takim przypadku dokument WKA/PKA jest tworzony różnicowo (tzn. uwzględnia wcześniej utworzone dokumenty WKA). Tworzony w ten sposób dokument WKA jest zapisywany do bufora.
Na dodanym WKA dane dotyczące terminu zwrotu, formy płatności itp. są pobierane z karty kontrahenta, a nie z dokumentu handlowego.
Nie można dodać kolejnego WKA/ PKA do dokumentu handlowego, jeśli wcześniej utworzone WKA/PKA jest nadal w buforze.
W przypadku anulowania dokumentu handlowego nie jest anulowany dokument kaucyjny.
Jeśli anulowany zostanie dokument kaucyjny skojarzony z FA/ PA/ FZ, to przy dodawaniu nowego dokumentu kaucyjnego (różnicowego) nie zostanie on uwzględniony.
Uwaga
Dodanie nowego dokumentu WKA/ PKA (różnicowego) jest możliwe tylko w przypadku, gdy dokument handlowy (FA, PA, FZ) jest skojarzony z dokumentem WZ.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zakładce [Kaucje] nie ma przeliczonych żadnych opakowań. Wtedy możliwe jest utworzenie WKA do FA, pomimo, że nie ma jeszcze dokumentu WZ. Funkcja może być wykorzystana w firmach, gdzie do FA/ FZ nie są tworzone dokumenty magazynowe. Wtedy kaucje nie powinny być naliczane na zakładce [Kaucje], a jedynie na WKA dodawanym z poziomu listy.
Uwaga
W przypadku wystawiania dokumentów korygujących do FA/PA/FZ nie są automatycznie korygowane powiązane dokumenty kaucyjne. Zwrot opakowań kaucjonowanych należy wykonać bezpośrednio z poziomu listy dokumentów WKA/PKA.
Zakładka Kaucje na dokumentach handlowych
Istnieje możliwość ustalania wydanych/ pobranych opakowań już na poziomie dokumentu handlowego, jeszcze przed wydaniem/ przyjęciem towaru do magazynu. Listę opakowań kaucjonowanych można ustalić na 6. zakładce [Kaucje] na dokumencie handlowym: Fakturze Zakupu, Fakturze Sprzedaży oraz Paragonie.
Uwaga
Kaucje na dokumencie handlowym są zawsze wyliczane w cenach brutto, niezależnie od algorytmu ustawionego dla dokumentu handlowego (FA/ FZ).
Zakładka [Kaucje] nie pojawi się na dokumentach typu: Faktura do Paragonu oraz Faktura do nie zwróconych dokumentów WKA. Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej. Jeżeli na Fakturze lub Paragonie dodano usługę, której składnik jest powiązany ze schematem opakowań, opakowania, które mają być wydane dla tej transakcji należy dodać ręcznie na zakładce [Kaucje] lub wygenerować dla nich oddzielnie dokument WKA.
Rabaty
Lista opakowań towarzyszących transakcji jest traktowana przez program jako odrębna lista, gdzie stosowane są upusty zgodnie z zadeklarowanymi dla danego kontrahenta lub towaru. Warto jednak pamiętać, że podczas wyliczania kaucji z poziomu zakładki [Kaucje] nie jest pobierany rabat z dokumentu handlowego (rabat wynikowy z nagłówka). Tym samym zmiana rabatu w nagłówku dokumentu handlowego nie powoduje przeliczenia wartości opakowań na zakładce [Kaucje].
Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić terminzwrotu opakowań. Termin domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
Faktura Sprzedaży – zakładka Kaucje
Płatności
Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić, czy za opakowanie pobierana jest kaucja (opłata). Podobnie jak w przypadku dokumentów kaucyjnych WKA/PKA:
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – w Kasie/Banku nie jest tworzona płatność związana z kaucjami.
Jeśli parametr jest zaznaczony – w Kasie/Banku powstaje płatność związana z kaucjami.
Należy pamiętać, by odrębnie zdefiniować harmonogram płatności dla dokumentu handlowego FZ/FA/PA (na zakładce [Płatności]), a odrębnie dla kaucji (na zakładce [Kaucje]).
Uwaga
W Kasie/Banku tworzone są dwie odrębne płatności: dla dokumentu handlowego (FZ, FA, PA) oraz dla kaucji. W przypadku zapłaty gotówką zarówno za dokument handlowy, jak i kaucje kwota proponowana przy zapisie dokumentu obejmuje wartość towaru i kaucji. Jednak w module Kasa/Bank tworzone są dwa odrębne zapisy kasowe: za towary i za kaucje.
Do czasu wygenerowania WKA, płatności (zdarzenia i zapisy) są przypięte do FA. Po wygenerowaniu WZ/WKA do FA płatności są przepinane na WKA. Należy przy tym pamiętać, że przy tworzeniu FA do PA, po wybraniu nowego kontrahenta na FA nie jest on zmieniany na WKA/PKA i na płatnościach (zdarzeniach i zapisach) w Kasie/Banku.
Jeśli Faktura Sprzedaży powstała w oparciu o wystawione wcześniej dokumenty WZ, wtedy na FA nie pojawi się zakładka [Kaucje]. Przy takim schemacie obiegu dokumentów (najpierw WZ, potem FA) dokumenty kaucyjne powinny być tworzone na podstawie WZ (funkcja dostępna z poziomu listy WZ), a dopiero później WZ przekształcane do FA. W innym przypadku dokument WKA do FA można utworzyć z listy Faktur Sprzedaży (opcja Dodanie nowego WKA).
Przeliczanie opakowań na transakcji
Po wprowadzeniu towarów na dokument handlowy z poziomu zakładki [Kaucje] istnieje możliwość przeliczenia opakowań towarzyszących transakcji. Na zakładce [Kaucje] znajduje się przycisk . Po jego wciśnięciu program sprawdza, czy towary wpisane na dokument są skojarzone ze schematami opakowań. Na tej podstawie wylicza ilość opakowań, jaka wynika z ilości poszczególnych towarów. Po przeliczeniu kaucji przycisk zmienia się na . Jednak jeśli użytkownik wprowadzi zmiany na liście towarów handlowych, przycisk ponownie zmieni się na , informując w ten sposób, że ponownie trzeba przeliczyć listę opakowań.
Uwaga
Przy ponownym przeliczaniu listy opakowań na zakładce [Kaucje] program od nowa wylicza ilość opakowań kaucjonowanych. Jeśli wcześniej użytkownik wprowadził na liście opakowań zmiany – przy ponownym przeliczaniu zostaną one utracone.
Zasady wyliczania ilości opakowań:
Jeśli takie samo opakowanie jest skojarzone z kilkoma różnymi towarami – na zakładce [Kaucje] opakowania będą sumowane.
Program wykaże opakowanie na zakładce tylko w przypadku, gdy ilość towaru przekroczy ilość określoną w schemacie opakowania
W przykładzie skrzynka pojawi się na zakładce tylko, jeśli na dokumencie sprzedane będzie 20 lub więcej napojów.
Opakowania przeliczane są dla poszczególnych towarów, a dopiero potem sumowane.
Przykład
Jeśli na dokumencie wprowadzimy 15 szt. napoju, a następnie (w odrębnej pozycji) kolejne 10 szt. napoju to program na zakładce Kaucje wyliczy tylko 25 butelek, bez skrzynki. Wynika to ze sposobu liczenia: żadna z pozycji (15 szt. I 10 szt.) nie spełnia warunku koniecznego do umieszczenia na liście opakowań kaucjonowanych skrzynki (minimum 20 szt.).
Lista opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji może być modyfikowana przez użytkownika. Obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń i Zmień. Należy jednak pamiętać, że na zakładce [Kaucje] mogą być dodawane tylko pozycje o statusie Opakowanie/ Kaucja zaznaczonym na karcie.
Jeśli podczas transakcji część opakowań kaucjonowanych jest wymieniana, wtedy na zakładce [Kaucje] należy wpisać bilans rozliczeń opakowań kaucjonowanych.
Przykład
Klient kupuje 25 napojów, ale równocześnie na wymianę przynosi 7 butelek, wtedy na zakładce Kaucje powinno zostać wpisane 18 butelek.
Uwaga
Do czasu utworzenia dokumentów magazynowych zasoby dotyczące opakowań są rezerwowane/ zdejmowane/ zamawiane w identyczny sposób jak zasoby dotyczące towarów handlowych z dokumentu
Automatyczne przeliczanie kaucji
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje znajduje się parametr związany z automatycznym przeliczaniem opakowań kaucjonowanych w momencie dodawania pozycji na dokument:
Jeśli parametr jest wyłączony – opakowania na zakładce [Kaucje] są wyliczane tylko po wciśnięciu przycisku „pioruna”.
Jeśli parametr jest zaznaczony – opakowania są wyliczane automatycznie, równocześnie z wprowadzaniem towarów handlowych na dokument FA/PA.
Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży i Paragonach. Przy zaznaczonym parametrze program przelicza opakowania na zakładce [Kaucje] w momencie:
dodania nowego towaru/ usługi,
usunięcia towaru,
zmiany ilości
zmiany jednostki miary
Uwaga
Należy pamiętać, że przy zmianie na liście towarów handlowych program od nowa wylicza listę opakowań kaucjonowanych. Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście opakowań, a następnie zmieni towary handlowe – wprowadzone zmiany opakowań zostaną utracone.
Kopiowanie transakcji
W trakcie kopiowania dokumentu:
jeśli opakowania są na zakładce [Kaucje] – zawartość zakładki jest kopiowana,
jeśli do dokumentu jest już utworzony dokument WKA – zakładka [Kaucje] nie jest wypełniane,
jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje jest zaznaczony parametr o automatycznym odświeżaniu kaucji – opakowania na zakładce Kaucje są zawsze wyliczane od nowa.