Pod pojęciem dokumentów handlowych rozumiemy dokumenty wystawiane bądź wprowadzane do modułu Faktury. Są to Faktury Sprzedaży, paragony oraz Faktury Zakupu. Z dokumentami handlowymi związane są następujące typy schematów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, Paragony, Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży, Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.

Dokumenty magazynowe to: PZ, WZ, PW, RW, MM, WKA, PKA, Tax Free. Są one ściśle związane z modułem Handel. Do każdego z wymienionych typów dokumentów przypisany jest odrębny typ schematu księgowań i tak:

• Typ schematu dla dokumentów PZ to Przyjęcia zewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów WZ to Wydania zewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów PW to Przyjęcia wewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów RW to Rozchody wewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów MM to Przesunięcie MM,
• Typ schematu dla dokumentów WKA to Wydanie kaucji,
• Typ schematu dla dokumentów PKA to Przyjęcia kaucji,
• Typ schematu dla dokumentów Tax Free to Tax Free.

Sposób budowania schematu dla wszystkich powyższych typów jest jednakowy. W punkcie tym omówione zostanie definiowania schematu księgowego na przykładzie wzorca o typie Faktury Sprzedaży.

Schemat księgowań posiada strukturę analogiczną do budowy zapisów księgowych – składa się z nagłówka oraz pozycji.

Nagłówek wzorca odpowiada nagłówkowi zapisu księgowego, pozycja schematu – pozycji w zapisie księgowym, czyli pojedynczemu dekretowi.

Przykład definiowania schematu o typie Faktury Sprzedaży:

Przystępując do definiowania schematu dla Faktur Sprzedaży w polu Typy schematów wybieramy typ Faktury Sprzedaży.

Ikona  Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy. Przystępujemy do definiowania nagłówka schematu.

Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:

Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ. Symbol musi być unikalny w ramach danego typu dokumentów.

Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ TOWARÓW HANDLOWYCH.

Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych, tzw. drop-down.

Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.

Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.

Pobierz datę księgowania z Konfiguracji  – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany typ dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą. Przy dodawaniu nowego schematu księgowań parametr ten jest domyślnie zaznaczony.

Jeżeli parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji nie zostanie zaznaczony, wówczas użytkownik ma możliwość określenia daty księgowania bezpośrednio na schemacie księgowań, właściwej dla danego typu dokumentu.

W takim przypadku przycisk Data księg. i pole do wpisania makra są aktywne. Data księgowania może zostać wówczas bezpośrednio wpisana „z ręki”. Data księgowania może zostać również wybrana z listy po naciśnięciu przycisku Data księg. Wyświetlana lista wyboru jest zależna od typu schematu księgowań, a dostępne wartości zostały przedstawione w Tabeli poniżej.

Typ schematu księgowań	Dostępne daty	Źródło daty	Makro
Amortyzacja Likwidacja Otrzymanie Przeszacowanie Ulepszenie Środka Trwałego	Data operacji	pole Data operacji na dokumencie środka trwałego	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/Data bieżąca	@DataBiezaca
Deklaracje	Data deklaracji	ostatni dzień miesiąca, za który liczona jest deklaracja np. dla deklaracji za 01.2011 będzie to data 31.01.2011	@DataDeklaracji
	Termin płatności	termin płatności, termin złożenia deklaracji np. dla VAT-7 za 01.2011 będzie to 25.02.2011	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Delegacje	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
	Data rozpoczęcia delegacji	pole od z sekcji Czas trwania delegacji	@DataRozpoczeciaDelegacji
	Data zakończenia delegacji	pole do z sekcji Czas trwania delegacji	@DataZakonczeniaDelegacji
	Data rozliczenia delegacji	pole Data rozliczenia delegacji	@DataRozliczeniaDelegacji
Ewidencja kosztów, Ewidencja przychodów	Data zapisu	pole Data zapisu na dokumencie	@DataZapisu
	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data operacji	pole Data operacji na dokumencie	@DataOperacji
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Faktury Sprzedaży, Paragony Rejestr Sprzedaży VAT	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data sprzedaży	pole Data sprzedaży na dokumencie	@DataOperacji
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	Menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
	Data obowiązku podatkowego	pole Obowiązek podatkowy na dokumencie	@DataObowPodat
Dokumenty Wewnętrzne sprzedaży	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data sprzedaży	pole Data sprzedaży na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Dokumenty Wewnętrzne zakupu	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data wpływu	pole Data wpływu na dokumencie	@DataWplywu
	Data zakupu	pole Data zakupu na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Faktury Zakupu, Rejestr Zakupów VAT	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data wpływu	pole Data wpływu na dokumencie	@DataWplywu
	Data zakupu	pole Data zakupu na dokumencie	@DataOperacji
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
	Data obowiązku podatkowego	pole Obowiązek podatkowy na dokumencie	@DataObowPodat
	Data prawa do odliczenia	pole Prawo do odliczenia na dokumencie	@DataPrawoOdlicz
Dokumenty kompensat	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Lista płac	Data wypłaty	pole Data wypłaty na dokumencie	@DataWyplaty
	Okres wypłaty	pole Okres do na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Noty odsetkowe	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Noty odsetkowe KH	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Termin płatności	pole Termin	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Ponaglenie zapłaty	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Termin płatności odsetek	pole Termin płatności odsetek	@TerminPlatosciOdsetki
	Termin płatności kosztów dodatkowych	pole Termin płatności dla kosztów dodatkowych	@TerminPlatnosciKoszty
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Przesunięcie MM, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Przyjęcia kaucji, Przyjęcia zewnętrzne	Data wpływu	pole Data wpływu na dokumencie	@DataWplywu
	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data przyjęcia	pole Data przyjęcia na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
PW produkcyjne	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data przyj. prod.	pole Data przyj. prod.	@DataOperacji
	Data rozch. skł.	pole Data rozch. skł.	@DataRozch
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Raporty kasa/bank	Data zamknięcia	pole Data zamknięcia na dokumencie	@DataZamkn
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Rozliczenia, Różnice kursowe, Różnice kursowe MW	Data rozliczenia	pole Data rozliczenia na dokumencie	@DataRozlicz
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
RW produkcyjne	Data rozchodu	pole Data rozchodu	@DataRozch
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Wydania kaucji, Wydania zewnętrzne	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data wydania	pole Data wydania na dokumencie	@DataWydania
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca

Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk  uruchamiającego Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.

Okno Warunek zadziałania schematu księgowego pozwala na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Kreatora schematu:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmioty, Typ zaliczkobiorcy itp.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

– tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalającą na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.

Warunkiem może być:

• Waluta – symbol @Waluta,
• Opis – symbol @Opis,
• Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza,
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu),
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne jest pięć parametrów:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPodmiotu
  • Typ – symbol @TypPodmiotu
  • Konto odbiorcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto dostawcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Przychód – symbol @KontoPlatnikaOdb
  • Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Rozchód – symbol @KontoPlatnikaDost
  • Kod – symbol @KodPlatnika
  • Typ – symbol @TypPlatnika
• Magazyn – symbol @Magazyn
• Faktury zaliczkowe – symbol @CzyZaliczkowa
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy. Możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i Wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.

Symb.	Opis	Nazwa	Symb.	Opis	Symb.	Relacja
AND OR	I LUB	Waluta	@Waluta	Waluta dokumentu	"=" ">" "<" ">=" "<=" "< >" zawiera nie zawiera	Równa się Większy Mniejszy Większy lub równy Mniejszy lub równy Różny	Symbol waluty wprowadzonej w konfiguracji programu
		Opis	@Opis	Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii			Dowolna wartość wprowadzona „z ręki”
		Korekta zbiorcza	@KorektaZbiorcza	Faktura jest korektą zbiorczą			Tak, Nie
		Płatność VAT w PLN	@PlatnoscVatPLN	Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego			Tak, Nie
		Kategoria szczegółowa	@KategoriaNag	Kod kategorii szczegółowej			Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
		Kategoria Ogólna	@KategoriaOgolnaNag	Kod kategorii ogólnej			Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Opis kategorii	@KategoriaOpisNag	Opis kategorii ogólnej			Opis kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Konto Wn kategorii	@KatNagKontoWn	Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto Ma kategorii	@KatNagKontoMa	Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kod Podmiotu	@KodPodmiotu				Wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Podmiotu	@TypPodmiotu				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto odbiorcy	@KontoPodmiotuOdb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto dostawcy	@KontoPodmiotuDost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Zaliczkobiorcy	@TypZaliczkobiorcy				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto płatnika 1	@KontoPlatnikaOdb	Konto wprowadzone na karcie płatnika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto płatnika 2	@KontoPlatnikaDost	Konto wprowadzone na karcie płatnika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Magazyn	@Magazyn				Wybór z listy magazynów
		Fa zaliczkowe	@CzyZaliczkowa				Tak, Nie, Finalna
		Wartość atrybutu	@Dok_Atrybut	Atrybut wybrany na fakturze o typie kontrahent lub dokument			Wybór z listy atrybutów dla kontrahenta lub dokumentu o wartości wprowadzonej „z ręki”

Wizard Opisu w nagłówku schematu księgowań

Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.

Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę Warunek pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia poprzez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
• Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
• Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
• Magazyn – symbol @Magazyn
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut
• Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

  

Dane pobierane są z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:

• Nr dokumentu – pobierany jest z pola Dokument
• Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
• Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa – pobierane są z pola Kategoria, wktórym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik)
• Kod podmiotu – pobierany jest z pola Kontrahent
• Typ podmiotu – pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu
• Magazyn – jest pobierany zgodnie z polem Magazyn.

Definiowanie elementu w schemacie księgowań

Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.

Formularz posiada dwie zakładki:

[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań

[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.

Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne]

Formularz zakładki swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek z polami:

• Symbol – symbol schematu księgowań
• Nazwa – nazwa schematu księgowań
• Dziennik – dzienniki księgowań, w którym będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty
• Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty
• Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument
• Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego
• Parametr – Księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.

Formularz posiada dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:

 Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań

 Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian

 Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań

    – Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji tzn., jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście to opcja w górę jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja w dół jest nieaktywna.

Grupa druga zawiera przycisk:

 Sprawdzanie poprawności działania schematu

W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.

Formularz wyposażono w następujące pola:

• Konta księgowe Wn i Ma,
• Podział na słowniki,
• Podział na kategorie,
• Kwota,
• Opis,
• Warunek zadziałania schematu księgowań,
• Rozrachunek,
• Księgowanie walutowe – pole to jest widoczne przy włączonym module Księga Handlowa Plus i dostępne tylko dla tych schematów, które wykorzystują kwoty w walucie.

Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola konto Wn i Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu następującymi makrami:

• Kategoria dokumentu – w ramach której dostępne są dwa parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Podmiot:
  • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb,
  • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
• Płatnik:
  • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb,
  • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
• Magazyn:
  • @KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu wybranego w nagłówku dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcie MM),
  • @KontoElemMagazyn – odwołuje się do konta wybranego na pozycji dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcie MM),
  • @KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu określonego na dokumencie MM jako magazyn źródłowy (w schemacie o typie Przesunięcie MM),
  • @KontoMagDocelowy – odwołuje się do konta magazynu wybranego na dokumencie MM jako magazyn docelowy (w schemacie o typie Przesunięcie MM).

Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. Faktury Sprzedaży).

Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Towary oraz Płatnicy.

Typ Towar – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą towarów mogą być zakładane automatycznie w oparciu o grupy towarowe oraz o rodzaj asortymentu. Jeżeli użytkownik chce uzyskać taki efekt, zakładając konto księgowe np. 730 Sprzedaż towarów, powinien nadać mu status konta słownikowego Towary z podziałem na grupy. Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.

Typ Podmioty – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla Kontrahentów, Pracowników, Wspólników, Banków, Urzędów.

Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał Użytkownik musi:

W menu Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP, Identyfikator liczbowy).

W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em, lub Identyfikatorem).

Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.

Typ Zaliczkobiorcy – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe i słowniki, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:

• Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym powiązanym ze słownikiem pracowników,
• Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.

Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy też warunków.

Typ Płatnicy odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Parametr Księgowanie walutowe- dostępny tylko w przy aktywnym module Księga Handlowa Plus. Pozwala na zaksięgowanie faktury na konto walutowe np. na konto kontrahenta zagranicznego. Jeśli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest zaznaczony parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych, wówczas podczas księgowania zostanie utworzone konto analityczne kontrahenta z oznaczeniem symbolu waluty np. 202-ABC-EURO.

Parametr Rozrachunek – zaznaczenie parametru na pozycji, gdzie użyto konto rozrachunkowe, powoduje, że po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki. Pozwoli to na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty

Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów:

Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działanie typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.

Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury. Podzielone zostały na grupy: Wartość, Pozycje, Kwoty VAT, Płatności oraz Fa Finalne:

• Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty,
• Identyfikatory kwot z grupy Pozycje to: Wartość netto, Wartość brutto, Wartość akcyzy. Są związane z elementami faktury

  

• Identyfikatory kwot z grupy Kwoty VAT to między innymi: Netto razem, Netto nie podlega, Netto zwolnione, Netto 0%, Netto 3%, Akcyza. Są to łączne kwoty z nagłówka faktury.

• Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
• Identyfikatory kwot z grupy Fa finalne to Zaliczki netto, Zaliczki brutto, zaliczki VAT (tylko dla faktur sprzedaży).
• Dla faktur zakupu dostępna jest jeszcze Kwota celna.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Warunek] i [Opis], pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis

Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek] pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub  definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.

Poniżej okno Wizarda pozycji schematu księgowań Opis.

Formularz Opis posiada w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię.szczegółową

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

 – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
• Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
• Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.

• Płatności – Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
  • Typ płatnika – symbol @TypPlatnika
• Towar – symbol @NazwaTowaru
• Magazyn – symbol @Magazyn
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
• Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (opis dostępny tylko dla faktur zakupu)
• Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

Dane pobierane są między innymi z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:

• Nr dokumentu pobierany jest z pola Dokument
• Kod podmiotu pobierany z pola Kontrahent
• Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
• Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Warunek zadziałania elementu schematu księgowego

Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub ikonę  i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski co na oknie Opis.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Warunkiem może być:

• Waluta – @Waluta
• Opis – symbol @Opis
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu)
• Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży)
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Elem
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Płatności – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
  • Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPodmiotu
  • Typ – symbol @TypPodmiotu
  • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
  • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost
  • Kod – symbol @KodPlatnika
  • Typ – symbol @TypPlatnika.
• Magazyn – symbol @Magazyn.
• Fa zaliczkowe – (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży) w ramach, których dostępne są następujące parametry:
  • Faktura zaliczkowa – symbol @CzyZaliczkowa =’TAK’
  • Faktura finalna do zaliczkowej – symbol @CzyZaliczkowa =’FINALNA’
  • Faktura zwykła – symbol @CzyZaliczkowa =’NIE’.
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
• Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (warunek dostępny tylko dla faktur zakupu)

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

• Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”)
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii.

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

Elementy definicji
Łącznik		Funkcja			Operator		Wartość
Symb.	Opis	Nazwa	Symb.	Opis	Symb.	Relacja
AND OR	I LUB	Waluta	@Waluta	Symbol waluty Faktury VAT			Jedna z walut wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
		Opis	@Opis	Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii			Dowolna wartość wprowadzona „z ręki
		Płatność VAT w PLN	@PlatnoscVatPLN	Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego	=	Równa się	Tak, Nie
		Korekta zbiorcza	@KorektaZbiorcza	Dokument jest korektą zbiorczą	>	Większy	Tak, Nie
		Kategoria dokumentu szczegółowa	@KategoriaNag	Kod kategorii szczegółowej	<	Mniejszy	Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
		Kategoria dokumentu ogólna	@Kategoria OgolnaNag	Kod kategorii ogólnej	>=	Większy lub równy	Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Opis kategorii	@KategoriaOpis Nag	Opis kategorii ogólnej	<=	Mniejszy lub równy	Opis kategorii ze słownika kategorii
		Konto Wn kategorii	@KatNagKonto Wn	Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentu	<>	Różny	Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto Ma kategorii	"@"KatNag Konto Ma	Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentu			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kategoria pozycji szczegółowa	@Kategoria Elem	Kod kategorii szczegółowej pozycji dokumentu			Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
		Kategoria pozycji ogólna	"@"Kategoria OgolnaElem	Kod kategorii ogólnej pozycji dokumentu			Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Opis kategorii pozycji	@Kategoria OpisElem	Opis kategorii pozycji			Opis kategorii ze słownika kategorii
		Konto Wn kategorii	@KatElem KontoWn	Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentu			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto Ma kategorii	"@KatElem KontoMa	Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentu			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Waluta płatności	@WalutaPlatnosci				Wybór z listy walut lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kierunek przepływu pieniędzy	@PlatKierunek	Wpłata lub wypłata			Wartość przepisana przez wybór z listy (1 – wpłata, -1 – wypłata)
		Kod Podmiotu	@Kod Podmiotu				Wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Podmiotu	@Typ Podmiotu				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto odbiorcy	@Kontopodmiotu Odb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto dostawcy	@Kontopodmiotu Dost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Zaliczko-bior.	@TypZaliczkobiorcy				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto płatnika 1	@KontoPlatnikaOdb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto płatnika 2	@KontoPlatnikaDost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kod Płatnika	@KodPlatnika				Wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Płatnika	@TypPlatnika				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Magazyn	@Magazyn				Wybór z listy magazynów
		Docelowy	@MagDocelowy	Dotyczy tylko dokumentów MM			Wybór z listy magazynów
		Fa zaliczkowe	@CzyZaliczkowa	Faktura zaliczkowa			Wybór z listy: Faktura zaliczkowa, Faktura finalna do zaliczkowej, Faktura zwykła
		Kwota celna	@NazwaKwotyCelnej	Nazwa kwoty celnej			Wybór z listy: Koszt transportu, Wartość akcyzy, Wartość cła

Wizard w polu Konto

W elemencie schematu księgowego w polu Konto Wn i Konto Ma jest dostępny wizard obok kont odwołujący się do zdefiniowania dłuższych wyrażeń, np. funkcji serwerowych.

• zarejestrowanych w systemie zamówień,
• Faktur Zakupu zapisanych do bufora,
• Faktur Zakupu nieskojarzonych z dokumentem magazynowym,
• dokumentów magazynowych związanych z przychodem towaru (PZ, PW) zapisanych do bufora,
• dokumentów korygujących do dokumentów rozchodowych (które w efekcie wprowadzają towar do magazynu) w buforze.

Rezerwacje – ilość zarezerwowana, która wynika z:

• zarejestrowanych w systemie rezerwacji,
• Faktur Sprzedaży zapisanych do bufora,
• Faktur Sprzedaży nieskojarzonych z dokumentem magazynowym.

Warto również wiedzieć, że w standardowym działaniu programu Faktury Sprzedaży i Paragony rezerwują towar w magazynie. Istnieje jednak taka możliwość skonfigurowania, by te dokumenty od razu zdejmowały towar z magazynu. Zdjęcie może nastąpić albo w chwili zapisu faktury (na stałe lub do bufora) lub też w chwili wprowadzenia pozycji na dokument. To ostatnie rozwiązanie może jednak wydłużyć proces wystawiania dokumentu.

Należy jednak pamiętać, że dla potrzeb prawidłowego rozliczenia magazynu, każdy dokument handlowy należy przekształcić do dokumentu magazynowego.

Lista zasobów

Lista zasobów jest dostępna w menu Handel/ Zasoby.

Jest to lista wszystkich wprowadzonych w programie towarów i usług. Lista ta dostarcza informacji o dostępności danej pozycji poprzez podanie miedzy innymi informacji o ilości, ilości zarezerwowanej, brakach i zamówieniach na dany dzień. Listę można zawęzić do konkretnego magazynu, grupy towarowej lub można posłużyć się samodzielnie skonstruowanym filtrem. Lista zbudowana jest z kolumn (kolejność kolumn może być dowolna):

Kod – dowolny, 26-cio znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający pozycję. Pobierany z karty towaru.

Nazwa – nazwa towaru/ usługi. Pobierana z karty towaru.

Typ – w programie mamy do czynienia z 4 typami zasobów:

• Usługa prosta (UP),
• Towar prosty (TP),
• Usługa złożona (UZ),
• Towar złożony (TZ).

Określenie złożony przeznaczone jest dla takich zasobów, które można skompletować na podstawie podanej w programie receptury. Produktami złożonymi mogą być na równi towary i usługi.

Numer katalogowy – numer katalogowy towaru, indywidualny dla każdego zasobu. Pobierany z karty towaru.

EAN – główny kod kreskowy EAN pobierany z karty towaru, z zakładki Ogólne.

Kod u dostawcy – kod towaru u dostawcy. Pobierany z karty towaru.

Dostawca – domyślny dostawca towaru. Pobierany z karty towaru.

W zależności od ustawień parametrów dotyczących ilości w oknie mogą być wyświetlane kolumny:

Ilość – wyświetlana jest tutaj ilość towaru jaka znajduje się w magazynie. Zasady wyliczania ilości zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach.

Rezerwacja – ilość towaru jaka została zarezerwowana. Zasady tworzenia rezerwacji zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o rezerwacjach.

Braki – ilość towaru jaką należy zamówić u dostawcy aby można było zrealizować wszystkie rezerwacje (braki pojawiają się jeśli ilość w magazynie jest mniejsza od ilości zarezerwowanej (wykazują różnicę pomiędzy stanem towaru a rezerwacjami).

Zamówienia – ilość towaru jaka została zamówiona. Zamówienia zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy.

Braki pozostałe – braki towaru po uwzględnieniu dotychczas dokonanych, aktualnych zamówień na ten towar. Wyliczane są jako różnica pomiędzy brakami a zamówieniami.

Ilość dostępna – ilość towaru jaką możemy w danym momencie wydać jeszcze z magazynu. Zasady wyliczania zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach.

W zależności od ustawień parametrów dotyczących cen i wartości w oknie mogą być wyświetlane kolumny (związane m.in. Z wielowalutowością):

Cena – cena towaru (zakupu lub sprzedaży) wybrana przez użytkownika w dolnej części okna.

Waluta – waluta, w jakiej została określona wskazana przez użytkownika cena.

Cena PLN – zdefiniowana w oknie cena przeliczona z waluty obcej na PLN wg aktualnego kursu domyślnego. Jeśli kurs na dany dzień nie jest wprowadzony – w kolumnie wyświetlana jest informacja – kurs -.

Wartość – wartość wyliczona w walucie, w jakiej została zdefiniowana cena (Ilość x Cena w walucie)

Wartość PLN – wartość pozycji w PLN wyliczona jako Ilość x Cena PLN. Jeśli nie został określony kurs waluty na dany dzień – w kolumnie wyświetlana jest informacja –kurs-.

Wartość zakupu PLN – wartość zakupu zawsze wyliczana jest w PLN na podstawie posiadanych zasobów.

Dokładniej zasady obsługi walut obcych w systemie znajduje się w rozdziale poświęconym wielowalutowości.

Cena zakupu PLN – ostatnia cena zakupu towaru wyliczona w PLN.

VAT – stawka VAT sprzedaży pobierana z karty towaru.

Ilość minimalna – najmniejsza ilość towaru jaka powinna znajdować się w magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenia zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

Ilość maksymalna – największa ilość towaru, która powinna znajdować się na magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

Zamawiać po – ilość zamawianego towaru będzie wielokrotnością podanej liczby. Wartość pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

Jm – jednostka miary pobierana z karty towaru.

Jmp – pierwsza pomocnicza jednostka miary pobierana z karty towaru.

e-Sklep/wszystko.pl – kolumna przyjmuje wartość Tak, jeśli towar jest udostępniony w e-Sklep/wszystko.pl.

Kategoria wszystko.pl – kolumna widoczna, jeśli program współpracuje z galerią internetową wszystko.pl. Zawiera kategorię, pod którą towar jest dostępny we  wszystko.pl.

Kategoria sprzedaży – kategoria sprzedaży towaru pobierana z karty towaru.

Kategoria zakupu – kategoria zakupu towaru pobierana z karty towaru.

KGO – koszt gospodarowania odpadami pobierany z karty towaru.

Opis – dodatkowy opis towaru pobierany z karty towaru.

Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny odpowiadające atrybutom towarów. Po dodaniu na listę kolumny z nazwą atrybutu, dla poszczególnych pozycji wyświetlane są wartości tego atrybutu:

• jeśli towar posiada kilka wartości dla jednego atrybutu, w kolumnie wyświetlana jest jedna wartość. Pozostałe są widoczne w opisie pojawiającym się w momencie, gdy kursor myszy zostanie ustawiony na wartości znajdującej się w  kolumnie dla atrybutu,
• jeśli nie zdefiniowano wartości atrybutu, w kolumnie widoczny jest tekst {pusty}.

W Cenniku i na Liście Zasobów w kolumnie z atrybutem binarnym (kolumna do wyboru) wyświetlają się nazwy plików danych binarnych. Dla plików graficznych, po ustawieniu kursora na tej nazwie, rozwinie się miniatura zdjęcia. Dla pozostałych plików pojawi się przycisk lupy, który pozwala na ich otwarcie bezpośrednio w  programie domyślnym dla danego typu pliku.

Dodatkowo na liście możliwe jest filtrowanie towarów za pomocą:

Typu – typ towaru lub usługi. W programie zdefiniowano cztery typy zasobów. Zaznaczenie dowolnego z parametrów skutkuje zawężeniem listy towarów do określonego typu.

Parametru Tylko opakowania – parametr służy do zawężania pozycji do takich, które są opakowaniami kaucjonowanymi. Na liście zasobów wyświetlanej podczas wprowadzania niektórych dokumentów (WKA, PKA) oraz podczas definiowania schematów opakowań parametr ten jest automatycznie zaznaczany. Opakowania mają widoczne w kolumnie Status oznaczenie TPO, TZO.

Magazynu – jedną z najważniejszych cech modułu Handel jest możliwość tworzenia w ramach jednej firmy wielu magazynów lokalnych (Ogólne/ Inne/ Magazyny). Dostępna w programie lista zasobów może dotyczyć wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z rozwijalnej listy zadeklarowanych magazynów lub poprzez wybór z listy klikając w przycisk Magazyn.

Grupy – lista towarów i usług może zostać podzielona na grupy asortymentowe. Listę grup tworzymy i modyfikujemy na liście w menu  Ogólne/ Grupy towarowe. Listę zasobów możemy wyświetlić dla wybranych lub wszystkich grup. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy pojawią się na liście. Dotyczy to zarówno grupy domyślnej wybranej na zakładce Ogólne na karcie towaru, jak i pozostałych grup, do których należy dany zasób (zakładka [Grupy] na karcie towaru).

Panel drzewa grup rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wybrana grupa: …, a ustawienie widoczności panelu filtrowania wg drzewa grup na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki:

Ceny – w programie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby cen sprzedaży i jednej ceny zakupu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Ceny towarów i usług). Na karcie towaru/usługi można również określić, która z tych cen będzie domyślna, czyli proponowana w trakcie wystawiania dokumentów. W programie istnieje możliwość wybrania ceny, która ma pojawić się na liście zasobów.

EAN – umożliwia wyszukiwanie kart towarowych według dowolnych kodów kreskowych (domyślnych i dodatkowych).

Data – kolejną istotną cechą modułu Handel jest możliwość wyświetlenia stanu towaru na dany dzień. Jest to bardzo istotne w przypadku wystawiania dokumentów wstecz oraz pozwala na prognozowanie braków w przyszłości.

Zerowe – parametr pozwala na wyświetlenie lub pominięcie na liście towarów o stanach zerowych. Działanie parametru jest uzależnione od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry – parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje – jeśli jest wyłączony, parametr Zerowe dotyczy ogólnej ilości towaru znajdującej się na magazynie. Jeżeli parametr w konfiguracji jest zaznaczony, wówczas parametr Zerowe dotyczy ilości dostępnej (ilości ogólnej pomniejszonej o rezerwacje).

Tylko braki – po zaznaczeniu tego parametru na liście zasobów zostaną wyświetlone tylko te pozycje, dla których rezerwacje przekraczają ilość na magazynie.

Nieaktywne – parametr pozwala na ukrycie nieaktywnych zasobów, czyli takich, które na swojej karcie, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczony parametr Karta nieaktywna. Pozycją nieaktywną może być np. towar, który został wycofany z naszej oferty:

• parametr zaznaczony – wyświetlane są wszystkie zasoby. Pozycje nieaktywne są widoczne na liście w kolorze czerwonym.
• parametr niezaznaczony – na liście znajdą się tylko towar/usługi aktywne.

Z poziomu listy cennikowej dostępnej w menu Handel/Zasoby istnieje możliwość podglądu wszystkich atrybutów binarnych oraz załączników przypisanych do poszczególnych pozycji cennikowych.

Przystosowanie wyglądu listy zasobów do indywidualnych potrzeb użytkownika jest możliwe dzięki funkcji dodawania kolumn na listach. Aby to zrobić, należy ustawić kursor w nagłówku dowolnej kolumny i wcisnąć prawy przycisk myszy, a następnie wybrać opcję Wybór kolumn. Po kliknięciu w tą opcję pojawi się okno z kolumnami, które możemy dodać na listę poprzez ich przeciągniecie i upuszczenie w wybranym miejscu.

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane TUTAJ.

 – import cennika z pliku. Zasady zostały opisane w rozdziale Import cennika.

 – automatyczne tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

 – operacje seryjne na kartach towarowych

Po rozwinięciu przycisku strzałki  obok przycisku, widoczne są opcje:

Wszystkie funkcje działają dla towarów zaznaczonych na liście. Jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji, operacje seryjne wykonywane są dla aktualnie podświetlonej pozycji.

Pierwsza operacja seryjna dotyczy grup na kartach towarów. Należy zaznaczyć operację, którą chcemy wykonać, a następnie wskazać grupę towarową.

Po zatwierdzeniu wyboru przyciskiem pioruna, w przypadku:

• 1. dodawania towarów do grupy – dla wybranych towarów, na zakładce [Grupy] zostanie dopisana wybrana grupa,
  2. usuwania towarów z grupy – wskazana grupa zostanie usunięta z kart towarów (pod warunkiem, że nie jest to grupa domyślna),
  3. zmiany grupy domyślnej – grupa domyślna zostanie podmieniona na wskazaną – jest to operacja nieodwracalna i przed jej wykonaniem użytkownik otrzyma komunikat ostrzegawczy.

Operacja Dodawanie/ usuwanie atrybutu pozwala na seryjne dodawanie lub usuwanie atrybutów dla kart towarowych. W oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy dodać/usunąć, można opcjonalnie wskazać jego wartość.

Operacja Dodawanie/usuwanie załącznika umożliwia seryjne dopisanie lub usunięcie załącznika dla zaznaczonych towarów.

Dla opcji Dodaj na oknie tym można dodać załącznik alogicznie jak ma to miejsce w przypadku dodawania bezpośrednio na towarze:

Po wybraniu pliku w oknie edycyjnym wyświetli się jego nazwa.

Dla opcji Usuń dostępne są dwa warianty:

• Wskaż plik na dysku i usuń link – należy wskazać taki sam link do pliku, jaki był zapisany na towarach.
• Wybierz z listy danych binarnych – należy wybrać jedną z danych binarnych – każdy wcześniej dodawany plik jest na liście danych binarnych.

Usunięcie załączników w postaci plików spowoduje usunięcie powiązania z daną binarną, ale nie będzie usuwać jej z bazy danych binarnych, natomiast usuniecie linka usunie powiązanie towaru z linkiem.

Funkcja Ustawianie KGO dla wybranych towarów powoduje seryjne dodanie wartości KGO dla zaznaczonych na liście towarów. W oknie Wartość KGO należy wpisać żądaną wartość, a następnie kliknąć ikonę pioruna. Wartość KGO zostanie dodana do wybranych kart towarowych na zakładce [Dodatkowe] w polu Wartość KGO. Funkcja dostępna jest tylko wtedy gdy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ KGO zaznaczony jest parametr Obsługa KGO.

Zmiana PLU/nazwy dla urządzeń fiskalnych – po wywołaniu funkcji generowane jest okno, w którym znajdują się trzy parametry:

• Usuń kod/nazwę – pozwala na seryjne wykasowanie wartości pól PLU/nazwa z zaznaczonych kartotek z zakładki [Dodatkowe].
• Kopiuj kod – po zaznaczeniu parametru w pole PLU skopiowany zostanie kod towaru z kartoteki towarowej z zakładki [Ogólne]. Jeżeli kod ogólny towaru nie jest numeryczny, program nie pozwoli na jego skopiowanie i poinformuje o tym odpowiednią informacją w logu.
• Kopiuj nazwę – po zaznaczeniu parametru skopiowana zostanie nazwa towaru z jego karty z zakładki [Ogólne] w pole nazwa przeznaczone dla urządzeń fiskalnych znajdujące się na zakładce [Dodatkowe].

• Skróć nazwę do – parametr aktywny po zaznaczeniu opcji Kopiuj nazwę. Pozwala określić długość kopiowanej nazwy. Bez względu na zaznaczenie parametru nazwa fiskalna nie może przekroczyć 40 znaków.

Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych – po wywołaniu funkcji generowane jest okno, w którym znajdują się trzy parametry:

• Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu opcji wygenerowana zostanie lista towarów (w oparciu o zaznaczone pozycje), dla których nazwa fiskalna nie jest unikalna:

• Dodaj do nazwy kolejną cyfrę – opcja aktywna po zaznaczeniu parametru Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej. Pozwala zmodyfikować nazwy fiskalne dla towarów, które posiadają identyczne nazwy fiskalne.
• Maksymalna długość nazwy – opcja aktywna po zaznaczeniu parametru Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej. Pozwala zdefiniować maksymalną długość znaków, w zakresie której sprawdzana będzie unikalność nazwy fiskalnej. Jeżeli użytkownik zaznaczy wszystkie parametry (Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej, Dodaj do nazwy kolejną cyfrę, Maksymalna długość nazwy) wówczas sprawdzona zostanie unikalność nazw fiskalnych dla wskazanej długości znaków, następnie wykonana zostanie modyfikacja tych nazw z uwzględnieniem wskazanej maksymalnej długości znaków dla nazwy fiskalnej. Jeżeli pole dotyczące ilości znaków nie zostanie uzupełnione wówczas zarówno kontrola unikalności nazw fiskalnych, jak i modyfikacja tych nazw będzie odbywać się w zakresie pełnych 40 znaków.

Nadanie/ usuwanie kodów EAN – funkcja umożliwia automatyczne nadawanie lub usuwanie kodów kreskowych dla zaznaczonych na liście towarów. Użytkownik może skorzystać z następujących opcji:

• Nadawanie kodu domyślnego.
• Usuwanie kodu domyślnego.
• Nadawanie kodu dodatkowego – po wybraniu tej opcji w dolnej części okna pojawia się pole z możliwością wybrania jednostki pomocniczej oraz uzupełnieniem dla niej licznika i mianownika. Jednostka ta zostanie dodana na zakładkę Jednostki i kody w sekcji Pomocnicze jednostki miary i przypisana do wygenerowanego seryjnie kodu EAN. Jeśli jednostka pomocnicza występuje już na zaznaczonych towarach z innym przelicznikiem niż zdefiniowany na oknie operacji seryjnej, przelicznik ten nie zostanie zmieniony.
• Usuwanie kodów dodatkowych – operacja spowoduje skasowanie wszystkich kodów dodatkowych ustawionych dla zaznaczonych towarów.
• EAN z zakresu – do wyboru EAN-8/ EAN-13/ EAN-14. Po wskazaniu jednej z opcji generowane będą odpowiednio kody 8/ 13/ 14-cyforwe. Domyślnie podpowiadany jest EAN – 13.
• Od/ Do – należy wpisać zakres kodów, w obrębie których będą automatycznie nadawane kody EAN:
  • dla EAN – 8 można max. wpisać zakres od/ do 7 cyfrowy,
  • dla EAN – 13 można max. wpisać zakres od/ do 12 cyfrowy,
  • dla EAN – 14 można max. wpisać zakres od/ do 13 cyfrowy.

Zakres początkowy nie może być większy od końcowego. Jeśli nie zostanie ustawiony zakres końcowy (pozostawiona wartość zerowa w polu Do), wówczas kody zostaną nadane bez uwzględnienia zakresu.

Zmiana ceny – funkcja pozwala w prosty sposób modyfikować ceny o w oparciu o wskazane wartości kwotowe dla zaznaczonych na liście pozycji.

Cena bazowa – w oparciu o wybraną cenę bazową zmieniona zostanie wartość ceny wskazanej w polu Cena wyliczana.

Cena wyliczana – cena, która zostanie zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Jeżeli w polach Cena bazowa, Cena wyliczana zostanie wskazana ta sama cena – w oparciu o aktualną wartość tej ceny zostanie ona zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Użytkownik może wybrać jedną z dwóch poniższych opcji:

Zmiana ceny o % – wskazany % (na plus lub na minus).

Zmiana ceny o kwotę – wskazaną kwotę dodatnią lub ujemną, we wskazanej walucie.

Jeżeli na podstawie ustawień wyliczona cena będzie ujemna – program ustawi cenę zerową.

Zmiana stawki VAT – funkcja wykonuje seryjną zmianę stawek VAT dla pozycji zaznaczonych na liście. Przed przystąpieniem do wykonania funkcji, przydatne może okazać się wyfiltrowanie towarów względem stawki VAT. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy cennikowej w oparciu o stawkę VAT sprzedaży\ zakupu. Jeśli na liście towarów kolumna VAT nie jest widoczna, należy ustawić się na nazwie dowolnej kolumny i pod prawym klawiszem myszy wskazać opcję Wybór kolumn:

Następnie z okna Dostosowywanie chwycić VAT (dla sprzedaży) lub VAT od zakupu, przeciągnąć na górę do nagłówka kolumn i puścić – kolumna zostanie wyświetlona.

Aby na liście towarów i usług widoczne były tylko karty cennikowe ze stawką VAT sprzedaży 23% należy w filtrze tuż pod nazwą kolumny wybrać z listy stawkę 23%.

Parametry funkcji „Zmiana stawki VAT”:

Zmieniaj stawki VAT (Zakupu\ Sprzedaży\ Obydwie) – należy określić, która stawka VAT zdefiniowana na karcie towaru ma zostać zmieniona.

Nowa stawka VAT – wskazanie nowej stawki VAT. Do wyboru dostępne są stawki zdefiniowane w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki VAT.

Ceny

Dla wszystkich aktywnych cen zdefiniowanych w programie należy określić jak zostaną przeliczone ceny po wykonaniu aktualizacji stawek VAT:

• Zachowaj cenę: netto – VAT zostanie doliczony do ceny netto, zostanie zwiększona cena brutto.
• Zachowaj cenę: brutto – cena brutto nie zmieni się, przeliczona zostanie cena netto.

Zmieniaj nazwy:

Zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Ministerstwo Finansów wszystkie drukarki fiskalne zapamiętują historię zmian podatku dla każdego towaru sprzedanego za pomocą drukarki. W szczególności wymaga się od drukarek, aby próba sprzedaży towaru, dla którego obniżono stawkę VAT, a następnie ją podwyższono, powodowała zablokowanie sprzedaży tego towaru. Z powyższego wynika, że zmiana nazwy/ nazwy fiskalnej towaru nie będzie konieczna, natomiast mogą pojawić się sytuacje, w których będzie potrzebna. Wystarczy, że towar został w przeszłości zafiskalizowany z błędnie zdefiniowaną stawką, którą później zmieniono. Najprostszym rozwiązaniem jest w takim przypadku zmiana nazwy towaru np. poprzez dodanie znaku. Wówczas towar będzie traktowany przez drukarkę jako nowy. Dlatego też udostępniono mechanizm seryjnej zmiany nazwy/ nazwy fiskalnej towaru/usługi:

• Zmień nazwę cennikową – zmiana nazwy towaru zdefiniowanej na kartotece towaru, na zakładce [Ogólne],
• Zmień nazwę fiskalną – zmiana nazwy fiskalnej towaru zdefiniowanej na kartotece towaru, na zakładce [Dodatkowe],
• Dodawaj do nazwy znak, Na pozycji – należy wpisać znak i określić na której pozycji nazwy towaru ma zostać dodany.

Jeżeli użytkownik chce wykonać zmianę cen według własnego uznania, należy skorzystać z funkcji Zmiana ceny (dostępnej w operacjach seryjnych w z poziomu listy cennikowej).

Zmiana marki/producenta – zmiana marki/ producenta dla pozycji zaznaczonych na liście.

Zmiana precyzji ceny – szczegółowy opis w artykule Cztery miejsca po przecinku w cenie. 

Zmiana parametrów e-Sklep lub Zmiana parametrów wszystko.pl – operacja widoczna w zależności od tego czy Comarch ERP Optima współpracuje bezpośrednio z  wszystko.pl czy e-Sklep)

 – Zamienniki do towaru. Zamienniki do poszczególnych towarów definiuje się na kartach z poziomu zakładki [Zamienniki]. Wyświetlona lista zamienników ma charakter drzewa. Najwyższa gałąź to zamienniki wpisane bezpośrednio na karcie towaru. Każdy kolejny poziom to zamienniki do zamienników wykazanych na wyższym poziomie. Na liście zamienników każdy towar może pojawić się tylko raz. Oznacza to, że w przypadku, gdy na jednym z niższych poziomów wskazany jest zamiennik, który pojawił się już wcześniej – na liście nie będzie on wyświetlany.

Na liście zamienników do towaru widoczna jest ilość dostępna tego zamiennika we wskazanym magazynie (zgodnym z magazynem wybranym na liście zasobów) oraz wybrana cena.

Zamienniki przede wszystkim służą do wyszukiwania towarów podczas sprzedaży. W trakcie wystawiania dokumentów z poziomu listy zasobów Użytkownik może wywołać listę zamienników dla towaru. Na liście zamienników wywołanej z poziomu transakcji dodatkowo dostępny jest przycisk . Po wybraniu zamiennika z listy jest on automatycznie dopisywany do transakcji.

W pasku zadań widocznym w górnej części okna dostępne są m.in.:

 – wydruki. Z poziomu menu dostępne są m.in. wydruki:

• lista zasobów – lista zasobów w kolejności wg kodów w poszczególnych grupach,
• spis z natury – wzór standard drukuje ilość i wartość w walucie systemowej, natomiast wzór wg cennika – dodatkowo uwzględnia informacje o walutach obcych,
• bilans handlowy towarów – obejmuje stan początkowy wyliczony na wskazany przez użytkownika dzień, przychody, rozchody oraz stan na dzień bieżący. W raporcie nie są uwzględniane pozycje ze statusem usługi.

 – wywołanie funkcji analizy (wykresów). Analiza danych jest dostępna tylko, jeśli użytkownik posiada moduł Analizy.

 – Historia towaru. Historia obrotu wskazanym towarem została opisana w odrębnym rozdziale.

• gdy kopiowana karta towarowa ma serię, jest ona przenoszona na skopiowaną kartę,
• gdy kopiowana karta nie ma serii, przenoszona jest domyślna seria z konfiguracji lub pole puste, jeśli domyślna seria nie jest ustawiona.

Schematy księgowań zostały podzielone na:

• Schematy księgowań dla dokumentów handlowych, magazynowych
• Schematy księgowań dla dokumentów wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru VAT
• Schematy księgowań dla dokumentów kasowych i bankowych
• Pozostałe typy schematów księgowych

• Firma/ Dane firmy/ Deklaracje – zaznaczyć, które deklaracje Płatnik jest zobowiązany składać i do których Urzędów Skarbowych (Urzędy Skarbowe rozpoznawane po akronimach).
• Firma/ PIT-4R, CIT-8 – należy uzupełnić dane identyfikacyjne oraz pełne dane adresowe Płatnika. Jeśli Płatnik jest osobą fizyczną obligatoryjne są pola: NIP, imię nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta. W przypadku osoby prawnej: NIP, REGON, pełna nazwa, adres siedziby: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta.
• Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje – należy określić katalog, do którego będą zapisywane niepodpisane pliki wymiany danych *.xml. Przy eksporcie e-Deklaracji tworzy się podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych deklaracje poszczególnych firm trafią do własnych katalogów. Dodatkowo w tych katalogach firm (baz) powstają podkatalogi wskazujące okres, za który są wysłane deklaracje. W przypadku deklaracji liczonych za wiele miesięcy/cały rok – jest to ostatni miesiąc z tego okresu (np. PIT-4R za 2014r. zapisze się w podkatalogu 201412, PIT-11 za okres 2014.01.01 –2014. 12.31 w katalogu 201412).

W tym samym podkatalogu zapisywane będą odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Nazwy plików *.xml:

Symbol deklaracji_rokmiesiąc_PESEL bądź NIP podatnika(tylko dla deklaracji pracowników)_nr kolejny deklaracji data i godzina wysłania

Numer kolejny deklaracji: 0 – pierwotna deklaracja, 1 – pierwsza korekta itd.

Symbol deklaracji_nr referencyjny (nazwa pobranego UPO).

• Program/ Ogólne/ e-Deklaracje – adres usługi Web Service https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl

Ponadto, dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R należy na Formularzu danych kadrowych pracownika – wypełnić:

• PESEL, a przy jego braku NIP, a w przypadku nierezydentów zagraniczny numer identyfikacyjny,
• pełne dane adresowe,
• oraz określić urząd skarbowy pracownika.

Zależnie od tego, jaki jest prefiks kraju w adresie pracownika wstawianym na deklarację, w pliku xml wysyłanym do systemu e-Deklaracje, zostanie wstawiony adres polski (gdy prefiks kraju to PL lub jest pusty), bądź adres zagraniczny (gdy wpisano prefiks kraju inny niż PL).

Po spełnieniu powyższych warunków, można przygotowywać e-Deklaracje: PIT-11, PIT-8C, PIT-4R, PIT‑ 8AR, IFT-1R/1R.

Przygotowanie e-Deklaracji

Przygotowanie poszczególnych deklaracji do wysyłki opisane zostało w:

• e-Deklaracja PIT 11 (pojedynczo)
• e-Deklaracja PIT-8C (pojedynczo)
• e-Deklaracja IFT-1R/IFT-1 (pojedynczo)
• e-Deklaracja PIT-4R
• e-Deklaracja PIT-8AR

Wysyłanie e-Deklaracji

Wstęp

W systemie Comarch ERP Optima zautomatyzowano księgowanie dokumentów źródłowych: Faktur Zakupu, Faktury Sprzedaży, dokumentów magazynowych (PZ, WZ, MM, itp.), listy płac, odpisów amortyzacyjnych itd. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi (pobierz przykładowe schematy księgowań).

Wyjątkiem są faktury VAT, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Poza tym wyjątkiem oznacza to, że: dokumenty handlowe takie jak Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, paragony księguje się z poziomu modułu Faktury, dokumenty magazynowe (WZ, PZ, PW, RW, MM, WKA, PKA) z poziomu modułu Handel, dokumenty kasowo/bankowe z poziomu modułu Kasa/Bank, listę płac z poziomu modułu Płace i Kadry, faktury kosztowe z poziomu Rejestru VAT. Ponadto możliwe jest automatyczne księgowanie kwot z deklaracji podatkowych (PIT-36, PIT-36L, CIT-8, VAT-7), odsetek do zapłaty z Not Odsetkowych, różnic kursowych i rozliczeń (kompensat) z modułu Kasa/Bank.

Budowa schematu księgowego swą konstrukcją przypomina budowę zapisu księgowego. Składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadającym poszczególnym dekretom księgowym.

Poniższy rozdział opisuje zasady tworzenia schematów księgowych oraz szczegółowe rozwiązania dla różnych typów dokumentów źródłowych.

Lista schematów księgowań

Budowa schematów księgowych odbywa się na poziomie menu Księgowość/ Inne/ Schematy Księgowań.

Przystępując do definiowania, użytkownik musi wybrać jeden z dostępnych typów schematów powiązanych z rodzajem dokumentów. Poniżej opis typów schematów.

Typ schematu	Opis
Amortyzacja	Automatyczne księgowanie odpisów amortyzacyjnych z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Amortyzacja)
Deklaracje	Automatyczne księgowanie kwot podatku do zapłacenia z poziomu Księgowość/ PIT-36 lub PIT-36L lub CIT- 8 lub Rejestry VAT/ Deklaracja VAT-7
Delegacje	Automatyczne księgowanie delegacji, menu:
	Kasa/Bank /Delegacje
Dokumenty kompensat	Automatyczne księgowanie Dokumentów kompensat, menu: Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat
Dokumenty	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży, z poziomu Handel/ Inne/ Dokumenty Wewnętrzne sprzedaży
Wewn. Sprz.
Dokumenty Wewn. Zak.	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Dokumentów Wewnętrznych Zakupu, z poziomu Handel/ Inne/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu
Ewidencja kosztów	Automatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu: Rejestry VAT/ Ewidencja dodatkowa – zakładka Koszty
Ewidencja przychodów	Automatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa – zakładka Przychody
Faktury Sprzedaży	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Sprzedaży, z poziomu Handel/ Faktury Sprzedaży
Faktury Zakupu	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Zakupu, z poziomu Handel/ Faktury Zakupu
Likwidacja Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów likwidacji środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Likwidacja)
Lista płac	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z listy płac, z poziomu Płace i Kadry/ Listy płac
Nota odsetkowa	Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
	Kasa/Bank/ Noty odsetkowe
Noty odsetkowe KH	Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
	Księgowość/ Rozrachunki/ Noty odsetkowe
Otrzymanie Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów otrzymania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Otrzymanie)
Paragony	Automatyczne rozksięgowanie kwot z paragonów, z poziomu Handel/ Paragony
Ponaglenie zapłaty	Automatyczne księgowanie kwoty odsetek lub kosztów, z poziomu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty
Przesunięcia MM	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu MM, z poziomu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe
Przeszacowanie Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów dot. przeszacowania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Przeszacowanie)
Przyjęcia kaucji	Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcia Kaucji
Przyjęcia Wewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcie Wewnętrzne
Przyjęcia Zewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PZ, z poziomu Handel/ Przyjęcie Zewnętrzne
PW produkcyjne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – przyjęcie produktów
Raporty Kasa/Bank	Automatyczne rozksięgowanie kwot z raportu kasowego lub bankowego, z poziomu Kasa/Bank/ Raporty Kasowe/Bankowe
Rejestr Sprzedaży VAT	Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów sprzedaży wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru Sprzedaży VAT, z poziomu Rejestry VAT/Rejestry VAT ( zakładka Rejestry Sprzedaży)
Rejestr zakupu VAT	Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów zakupu wprowadzonych bezpośrednio do rejestru zakupu VAT, menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT (zakładka Rejestry Zakupu)
Rozchody wewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Rozchody wewnętrzne
Rozliczenia	Automatyczne księgowanie rozliczeń, menu:
	Kasa/Bank /Rozliczenia
Różnice kursowe	Automatyczne zaksięgowanie różnic kursowych, menu:
	Kasa/Bank /Różnice kursowe
Różnice kursowe MW	Automatyczne zaksięgowanie różnic kursowych z Magazynu Walut, menu:
	Kasa/Bank /Magazyn walut – zakładka Różnice kursowe
RW produkcyjne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – rozchody składników
Tax Free	Automatyczne księgowanie dokumentów Tax Free, menu: Handel/ Inne/ Tax Free
Ulepszenie Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów ulepszeń środków trwałych, menu: Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ - Ulepszenie)
Wydania kaucji	Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania Kaucji
Wydania zewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu WZ, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania zewnętrzne

Na liście Schematy Księgowań funkcjonują następujące przyciski:

  Eksportuj formaty do pliku – przycisk pozwala na eksport schematu księgowań do pliku XML

  Importuj formaty z pliku – przycisk pozwala na import schematu księgowań z pliku XML.

Dostępny jest również parametr Pokazuj nieaktywne, którego odznaczenie pozwala na zawężenie listy tylko do schematów aktywnych, czyli nadal wykorzystywanych. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to lista zawiera wszystkie schematy (zarówno aktywne jak i nieaktywne).

Schematy księgowań dla dokumentów handlowych, magazynowych opisane zostały tutaj.

Co należy wiedzieć o przesunięciach MM

Jedną z podstawowych cech modułu Handel jest wielomagazynowość. W programie można prowadzić wiele magazynów lokalnych (w obrębie jednej bazy danych) oraz odległych (odpowiadających np. oddziałom w innych miastach).

Do przesuwania towaru pomiędzy magazynami służą dokumenty Przesunięć Międzymagazynowych MM. Na dokumencie MM określamy magazyn źródłowy – czyli ten, z którego wydawany jest towar oraz magazyn docelowy – czyli ten, do którego towar jest przesuwany.

W wyniku przesunięcia MM towar przestaje być dostępny w jednym magazynie, a powiększa zasoby w drugim (docelowym). W przypadku przesunięć pomiędzy magazynami odległymi odbywa się to w oparciu o eksport dokumentu MM do pliku, a następnie jego import.

Warto przy tym pamiętać, że w przypadku przesunięć pomiędzy magazynami lokalnymi – ogólna ilość towaru w firmie (bazie), widoczna np. na liście zasobów dla wszystkich magazynów, nie ulega zmianie. Natomiast w chwili wystawiania dokumentu, dla którego musimy określić magazyn, dostępna jest ilość odpowiednio pomniejszona/ powiększona.

Należy pamiętać, że każdy dokument wystawiany w systemie musi być powiązany przynajmniej z jednym lokalnym magazynem.

W przypadku, gdy przyjmujemy do firmy jedną dużą dostawę towaru, którą chcemy rozmieścić w różnych magazynach – musimy towar wprowadzić do jednego z magazynów, a następnie przesunąć odpowiednie ilości do pozostałych magazynów.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych:

• w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
• przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista Przesunięć Międzymagazynowych

Lista MM – Przesunięć Międzymagazynowych dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe. Zawiera wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informacje wyświetlane na liście to:

Numer dokumentu – numer dokumentu zgodny z wybranym schematem numeracji.

Status – informacja o typie magazynu źródłowego i docelowego. W zależności od typu magazynów z MM na liście w kolumnie Status pojawia się:

• LL – jeśli dokument dotyczył magazynów lokalnych
• LO – jeśli magazyn docelowy jest zdefiniowany jako odległy
• OL – jeśli dokument MM został zaimportowany z pliku (z magazynu odległego)
• RO – jeśli dokument MM utworzony został z Rezerwacji Wewnętrznej.

Data operacji – data wykonania operacji przesunięcia towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Jest to również data z jaką dany dokument będzie księgowany.

Magazyn źródłowy – magazyn, z którego przesuwamy towar.

Magazyn docelowy –  magazyn, na który przyjmowany jest towar.

Wartość – wartość dokumentu MM

Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:

 Księgowanie do księgowości kontowej – użycie tego przycisku powoduje rozpoczęcie księgowania Przesunięć Międzymagazynowych na odpowiednie konta księgowe. Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych i zostało opisane w odrębnym rozdziale.

 Korekta przesunięcia międzymagazynowego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korektę możemy zrobić jedynie do zatwierdzonego przesunięcia. Sposób został opisany w rozdziale Dokumenty korygujące.

Warto również pamiętać, że w przypadku dokumentów MM funkcjonują pojęcia Magazyn źródłowy i Magazyn docelowy, które również mają wpływ na listę wyświetlanych dokumentów. Przez właściwy dobór tych parametrów możemy w przypadku ogólnym uzyskać wszystkie dokumenty (magazyn źródłowy: puste pole i magazyn docelowy: puste pole).

Przesyłanie dokumentów MM pomiędzy magazynami odległymi

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość wymiany dokumentów MM pomiędzy magazynami prowadzonymi w dwóch różnych bazach danych. Dokumenty takie są przenoszone w postaci plików XML. W magazynie źródłowym istnieje możliwość zapisania dokumentu MM do pliku, natomiast w magazynie docelowym istnieje funkcja, która pozwala na zaimportowanie dokumentu (i wprowadzenie towaru do magazynu).

Eksport dokumentu MM

Eksport dokumentów MM do pliku jest możliwy po wciśnięciu przycisku . Eksportowane są dokumenty MM zaznaczone na liście.

Po wciśnięciu przycisku pojawia się okienko pozwalające na podanie nazwy pliku, w którym zapisane zostaną dokumenty i jego położenia. W trakcie wykonywania eksportu wyświetlane są informacje o przebiegu operacji.

Po wykonaniu eksportu w kolumnie Status pojawia się znacznik E, oznaczający, że dokument został już wyeksportowany do pliku.

Zasady eksportu MM do pliku:

• Eksport dotyczy tylko dokumentów MM, gdzie magazyn docelowy jest magazynem odległym.
• Nie można eksportować do pliku dokumentów MM, które dotyczą magazynów lokalnych.
• Dokument MM może być eksportowany kilka razy – program wyświetla ostrzeżenie o ponownym eksporcie.
• Dokumenty MM, które będą eksportowane do pliku należy wcześniej zaznaczyć na liście.
• Do jednego pliku można eksportować równocześnie kilka dokumentów MM (muszą być zaznaczone na liście)
• Każdy zestaw dokumentów jest zapisywany w odrębnym pliku XML. Nie ma możliwości dopisania dokumentu do już istniejącego pliku. Możliwe jest jedynie nadpisanie danych, co oznacza, że wcześniej zapisane w pliku informacje zostaną utracone.

Import dokumentu MM

Import MM jest możliwy po wciśnięciu przycisku  na liście dokumentów MM w magazynie docelowym.

Nazwa pliku – pełna ścieżka dostępu do pliku zawierającego dokument MM. Podczas określania dostępu można posłużyć się przyciskiem.

Na wyświetlonej liście dokumentów MM (zapisanych we wskazanym pliku) należy zaznaczyć te, które będą importowane. Dopiero po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu dostępny jest przycisk Zatwierdź. Jego wciśnięcie spowoduje zaimportowanie zaznaczonych dokumentów MM.

Jeśli symbole magazynów z dokumentów MM nie będą zgodne z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu w części Magazyny importowanego dokumentu:

• magazyn źródłowy – magazyn źródłowy, z którego pochodzą dokumenty MM. Jeśli na MM magazyn źródłowy będzie inny – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna lista magazynów zawiera tylko magazyny zdefiniowane na Liście magazynów jako odległe.
• magazyn docelowy – magazyn docelowy, do którego zostanie wprowadzony towar. Jeśli magazyn docelowy z MM jest inny niż określony w oknie importu – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna jest lista magazynów zdefiniowanych na Liście magazynów jako lokalne.

Użytkownik ma możliwość akceptacji importu z zaproponowanymi parametrami lub rezygnacji. W przypadku rezygnacji dokument MM zostanie pominięty podczas importu.

Aby import przebiegał bez zakłóceń należy stosować zasady:

• jednorazowo importować tylko dokumenty MM ze zgodnym magazynem źródłowym i lokalnym.
• w oknie importu określać magazyny domyślne zgodne z magazynami z importowanych dokumentów MM.

Zasady importu MM z pliku:

• Jeśli na dokumencie MM występują towary, które nie posiadają kart w magazynie docelowym – w trakcie importu program zakłada brakujące karty.
• Jeśli na zakładanych kartach wpisana jest jednostka miary lub grupa, która nie istnieje w magazynie docelowym – zostanie automatycznie uzupełniona.
• Program nie uzupełnia listy walut – jeśli na zakładanych kartach towarowych wykorzystana jest waluta nie zdefiniowana w bieżącej bazie użytkownik powinien ją dopisać (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).
• W trakcie importu nie jest przeprowadzana aktualizacja danych na karcie towaru – tzn. na kartach już istniejących nie są wprowadzane żadne zmiany.
• Identyfikacja towaru w trakcie importu oparta jest o kody towarów.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się parametr związany z importem MM z pliku: MM-OL: Bufor:

• jeśli parametr jest odznaczony – dokument MM jest zapisywany na trwałe w chwili importu. Towar jest od razu wprowadzany na magazyn i zwiększa ilość dostępną.
• jeśli parametr jest zaznaczony – dokument jest najpierw zapisywany do bufora. Towar nie jest wprowadzany na magazyn, ilość z dokumentu MM jest widoczna w kolumnie Zamówienia. Dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu towar jest wprowadzany na magazyn.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM-OL. Daje on możliwość aktualizowania ceny zakupu towaru na podstawie wprowadzonego dokumentu MM z magazynu odległego:

• jeśli parametr jest zaznaczony – zmianie ulega ostatnia cena zakupu na karcie wprowadzanych towarów, a tym samym istnieje możliwość aktualizacji cen sprzedaży (na ogólnie obowiązujących zasadach)
• jeśli parametr jest odznaczony – cena zakupu na karcie towaru pozostaje po imporcie bez zmian (jak dotychczas)

Dokument MM jest zawsze wystawiany w walucie systemowej PLN. Jeśli ostania cena zakupu na karcie towaru jest wprowadzona w walucie obcej, a użytkownik zaznaczy parametr o aktualizacji ostatniej ceny – to po imporcie cena zakupu na karcie będzie wyrażona w PLN.

Formularz MM: zakładka Ogólne

W celu utworzenia nowego Przesunięcia Międzymagazynowego możemy posłużyć się klawiszem <INSERT>, przyciskiem  lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego. Menu kontekstowe wywołujemy z listy przesunięć prawym klawiszem myszki.

Informacje zawarte na tej zakładce to:

Dokument – typ dokumentu w klasie Przesunięcie międzymagazynowe. Decyduje on o sposobie numeracji. Domyślnie proponowany jest typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty). Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich rodzajów schematów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny sposób numeracji lub możemy stworzyć nowy schemat.

Numer – wartość pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, które będą zawierały poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii zdefiniowanych dla Przesunięć Międzymagazynowych i pozwoli na wskazanie właściwej.

Kategoria – standardowo proponowana jest lista przychodowych. Wybranie kategorii umożliwia przeprowadzenie raportów i analiz oraz pozwala po zaksięgowaniu uzupełnić gromadzone w księgowości dane.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

Razem netto – łączna wartość Przesunięcia Magazynowego. Jest to wartość netto (bez podatku VAT).

Parametr Bufor – standardowo, na formularzu nowo tworzonego dokumentu parametr ten jest zaznaczony. Pozwala on na zapisanie dokumentu do bufora i późniejszą jego modyfikację i poprawę. W celu ostatecznego zatwierdzenia Przesunięcia Międzymagazynowego należy odznaczyć ten parametr (pole bufor puste) i zapisać dokument.

Podczas wystawiania dokumentów  MM należy określić magazyn źródłowy i docelowy. Magazynem źródłowym podczas wystawiania dokumentu MM może być jedynie magazyn zdefiniowany jako lokalny (program automatycznie zawęża listę). Jako magazyn docelowy można określić zarówno magazyn lokalny jak i odległy.

• jeśli magazyn docelowy jest magazynem lokalnym (dotyczy też magazynów serwisowych i mobilnych) – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu źródłowego i automatycznie wprowadzony do magazynu określonego jako docelowy.
• jeśli magazyn docelowy jest magazynem odległym – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu. Aby pojawił się w magazynie docelowym należy wykonać eksport MM do pliku, a następnie w magazynie docelowym – jej import.

Formularz MM: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym MM dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z MM

Typ – dokumentu skojarzonego z MM. Pole to może przyjmować wartość:

• SRW – dokument utworzony w module Serwis, dla którego wykonano przeniesienie części na magazyn serwisowy
• DEK – dekret księgowy

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z MM

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przesunięciem Magazynowym

Przycisk  umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przesunięciem Magazynowym.

Na zakładce tej wyświetlane są informacje dodatkowe związane z Przesunięciem Magazynowym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentu.