Typ – dokumentu skojarzonego z PZ. Pole to może przyjmować wartość:

• FZ – Faktura Zakupu skojarzona z PZ,
• KOR – Korekta do dokumentu PZ,
• PKA – Przyjęcie Kaucji,
• DEK – Dekret Księgowy.

• kontrahent wpisany jako Dostawca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
• kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany jako Nadawca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.

• Netto – program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT.
• Brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.

Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.

W momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT jest blokowana.

Rabat – wartość rabatu odczytywana jest z karty kontrahenta i powoduje pomniejszenie cen wszystkich dopisanych później pozycji. Po wpisaniu wartości rabatu na dokument zawierający już pozycje towarowe program proponuje przeliczenie cen. Zasady działania rabatów w programie zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Razem brutto – łączna wartość brutto PZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości zmiany tej kwoty.

Netto – łączna wartość netto PZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

W górnej części formularza znajdują się znaczniki:

Bufor – informuje o sposobie zapisu dokumentu.

• jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu. Dokumenty PZ zapisane na stałe powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie.
• odznaczenie parametru (puste pole) oznacza, że następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Dokumenty PZ w buforze powodują zwiększenie ilości zamówionej towaru.

FZ – jest to parametr odpowiedzialny za automatyczne tworzenie Faktury Zakupu.

• jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Przyjęcia Zewnętrznego program automatycznie na jego podstawie tworzy dokument handlowy. Powstała Faktura Zakupu jest w buforze.
• jeśli parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – w trakcie zapisu dokumentu magazynowego program nie tworzy żadnego dokumentu handlowego. Taki sposób zapisu Przyjęcia Zewnętrznego pozwala na późniejsze generowanie Faktury Zakupu (np. zbiorcze dla kilku PZ).

Formularz PW: zakładka Ogólne

Zakładka zawiera następujące informacje:

Dokument – schemat numeracji dokumentu.. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcia wewnętrzne. W programie dla Przyjęć Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Numer – numer dokumentu nadany zgodnie z przyjętym schematem numeracji.

Kontrahent – kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie PW dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!.

Kategoria –możemy wybrać kategorię, która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie (domyślnie podpowiada się kategoria zakupu z karty kontrahenta). Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii kosztowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dodać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.

Magazyn – kod magazynu, do którego dokonujemy Przyjęcia Wewnętrznego. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą przyjęcia towaru na magazyn.

Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu.

Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu, towar nie jest przyjmowany jeszcze na magazyn. Dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. PW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji, którą należy uzupełnić ręcznie. Jeśli parametr jest odznaczony – dokument jest zapisywany na trwałe.

Formularz PW: zakładka Kontrahent

Dostarcza szczegółowych informacji o kontrahencie, w tym przypadku dostawcy. Zmiana kontrahenta na tej zakładce (poprzez wpisanie innego kodu czy wybór z listy) powoduje automatyczną zmianę kontrahenta na zakładce [Ogólne]. Modyfikacja wyświetlanych danych dostawcy ma wpływ tylko na dany dokument, nie będą one zapamiętane na karcie kontrahenta.

Na zakładce tej wyświetlane są dodatkowe informacje związane z Przyjęciem Wewnętrznym. Informacje te można zapisać w polu Opis. Pole to może być wykorzystywane przy szukaniu dokumentu.

Formularz PW: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z PW

Typ – dokumentu skojarzonego z PW. Pole to może przyjmować wartość:

• KOR – korekta do dokumentu PW
• AI – arkusz inwentaryzacyjny, na podstawie którego powstało przyjęcie
• FA – jeśli PW zostało wygenerowane do korekty FA pierwotnej
• DEK – dekret księgowy

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z PW

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przyjęciem Wewnętrznym

Przycisk  umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym.

• rejestrujemy Fakturę Zakupu i przy jej zapisie program tworzy automatycznie dokument PZ,
• wprowadzamy Fakturę Zakupu, zatwierdzamy ją, a później na jej podstawie tworzymy dokument PZ,
• wprowadzamy Przyjęcie Zewnętrzne i przy zapisie program automatycznie tworzy dokument FZ,
• wystawiamy Przyjęcie Zewnętrzne i na jego podstawie generujemy w późniejszym terminie Fakturę Zakupu.

Ta ostatnia metoda daje nam możliwość rejestrowania towarów przyjmowanych na podstawie dokumentów WZ od naszego dostawcy (wprowadzamy PZ). Kiedy dostajemy od niego fakturę – konwertujemy PZ do Faktury Zakupu. FZ jest w buforze dzięki czemu jest nadal edytowalna.

Lista Przyjęć Zewnętrznych

Lista Przyjęć Zewnętrznych dostępna jest z poziomu Handel/ Przyjęcia zewnętrzne. Standardowo lista składa się z następujących kolumn:

Numer dokumentu – numer nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.

Dokument źródłowy – numer własny dokumentu, stosowany przez dostawcę.

Status – pole puste oznacza PZ niepowiązane z Fakturą Zakupu. W przypadku PZ powiązanych z Fakturą Zakupu w polu pojawia się symbol FZ.

Magazyn – magazyn, na który został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.

Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.

Data przyjęcia – data wprowadzenia towaru na magazyn.

Netto – wartość netto dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego.

Brutto – wartość brutto wynikająca z Przyjęcia Zewnętrznego.

Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się:

 – księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

 – utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można utworzyć z jednego lub kilku Przyjęć Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta. Nie można przekształcać PZ będącego w buforze lub anulowanego. Utworzona na podstawie Przyjęcia Zewnętrznego faktura podlega edycji.

 – korekta ilościowa/ wartościowa/stawki VAT Przyjęcia Zewnętrznego:

• nie można korygować PZ będących w buforze (podlegają edycji),
• korekcie podlegają tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Zakupu,
• korekta PZ skojarzonego z FZ możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FZ).

Korekty do PZ zostały opisane w artykule Korekty dokumentów magazynowych.

– przyjęcie opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji. Przycisk jest dostępny jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi.

– utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego z PZ podświetlonego na liście bądź z dokumentów zaznaczonych. Na Wydanie Zewnętrzne przenoszona jest tylko lista towarów wraz z odpowiednimi ilościami, pozostałe dane ustawiane są jak na nowo wystawianym WZ.

Ilości pobierane z dokumentu PZ na dokument WZ zależą od ustawienia parametru Konwersja PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną, znajdującego się w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry:

• Jeżeli parametr jest nie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie towaru na magazynie lub jeżeli towar będzie występował w niewystarczającej ilości, dokument WZ nie jest tworzony. Pojawi się komunikat o braku towaru.
• Jeżeli parametr będzie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie odpowiedniej ilości towaru na magazynie lub część towarów będzie na nim niedostępna dokument WZ będzie tworzony na taką ilość towaru, jaka jest aktualnie dostępna na magazynie.

• wszystkich,
• niezaksięgowanych na końcu okresu,
• niezaksięgowanych na początku okresu,
• zaksięgowanych na końcu okresu,
• zaksięgowanych na początku okresu.

Co należy wiedzieć o dokumentach PW

Przyjęcie wewnętrzne to operacja wykonywana wewnątrz firmy. Nie powoduje ona powstania płatności ani naliczenie podatku VAT, ma za to bezpośredni wpływ na ilość i wartość zasobu w magazynie.

Po wyborze funkcji Przyjęcie wewnętrzne zostanie wyświetlona lista przeprowadzonych transakcji. Lista zawiera dokumenty Przyjęć Wewnętrznych i ich korekty.

Lista ta zawiera również dokumenty, które są wynikiem zamknięcia inwentaryzacji. PW powstałe w celu ustalenia stanu (inwentaryzacja) w kolumnie status oznaczone są symbolem AI. Dokumentów tych nie można korygować ilościowo, ani anulować. Możliwe jest natomiast wykonanie korekty wartości (ceny) dla takich dokumentów.

Lista Przyjęć Wewnętrznych

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są:

 Korekta przyjęcia wewnętrznego – możliwe jest korygowanie ilości lub wartości Przyjęcia Wewnętrznego. Zasady tworzenia korekt zostały opisane w rozdziale Dokumenty korygujące

 Księgowanie wg schematu – w celu zaksięgowania dokumentów PW należy je najpierw zaznaczyć i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w odrębnym rozdziale.

Lista Przyjęć Wewnętrznych informuje o numerze, dacie wystawienia dokumentu, magazynie na który towar został przyjęty, kontrahencie, od którego towar został przyjęty, mieście z którego pochodzi kontrahent i o wartości dokumentu.

Ponadto na liście widoczny jest Status dokumentu – symbol AI oznacza, że dokument związany jest z inwentaryzacją.

Wpisując nowy dokument lub edytując istniejący na ekranie wyświetla nam się formularz Przyjęcia Wewnętrznego. Zbudowany on jest z zakładek.

Formularz RW: zakładka Ogólne

Informacje, jakich dostarcza nam ta zakładka, dotyczą kontrahenta, numeru i pozycji rozchodowanych z magazynu na jego podstawie.

Dokument – schemat numeracji dokumentu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Rozchody wewnętrzne. W programie dla Rozchodów Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Numer – numer kolejny dokumentu nadany zgodnie z podanym wcześniej schematem.

Kontrahent – kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie RW dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!.

Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii rozchodowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dopisać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.

Magazyn – kod magazynu, z którego następuje wydanie towaru. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą wydania towaru z magazynu.

Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu

Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. RW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji. Przerwę w numeracji można uzupełnić przez „ręczne” wpisanie brakującego numeru.

Formularz RW: zakładka Kontrahent

Zakładka ta dostarcza informacji o odbiorcy. Wyświetlana jest tutaj między innymi pełna nazwa kontrahenta, jego adres, numer NIP. Wszelkie wprowadzone tu zmiany dotyczące kontrahenta np. korekta adresu, będą dotyczyły wyłącznie tego dokumentu, nie spowodują zmiany na karcie kontrahenta.

W polu Opis możemy odnotować dodatkowe informacje związane z kontrahentem czy rozchodowanym towarem. Warto pamiętać, że pole to może być wykorzystywane przy sortowaniu dokumentów.

Formularz RW: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym RW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z RW.

Typ – dokumentu skojarzonego z RW. Pole to może przyjmować wartość:

• KOR – korekta do dokumentu RW,
• AI – arkusz inwentaryzacyjny, który posłużył do utworzenia RW,
• FZ – jeśli RW powstało na podstawie korekty dokumentu pierwotnego FZ,
• DEK – dekret księgowy.
• FA/PA – jeśli RW powstało w wyniku przekształcenia dokumentu handlowego z usługą złożoną z zaznaczonym parametrem Pobranie składników na FA/PA.

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z RW.

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Rozchodem Wewnętrznym

Przycisk  umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym.