Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy

Funkcja pozwala na odnotowanie informacji o złożonym Zamówieniu u Dostawcy. Mamy dwa sposoby tworzenia zamówień:

• Zamówienia tworzone „ręcznie” z poziomu listy zamówień.
• Zamówienia automatyczne, tworzone na podstawie listy braków – z poziomu listy zasobów lub z poziomu menu Handel/ Raport braków.

Zamówienie nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie. Zamówiona ilość towaru widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Zatwierdzone zamówienie może zostać automatycznie przekonwertowane do PZ (Przyjęcia Zewnętrznego).

Informacja o zamówionej ilości pojawia się na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Na ilość tą mają wpływ oprócz zamówień także dokumenty PZ, PW oraz korekty ilościowe do WZ w buforze.

Lista Zamówień u Dostawców

Na liście znajdują się wszystkie utworzone w programie Zamówienia. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie.

Standardowo lista zamówień składa się z kolumn:

Numer dokumentu – numer dokumentu zamówienia.

S (status) – pozwala na określeniu stanu danego zamówienia. Jeśli w polu wyświetla się:

• Zrealizowano – dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisano w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ).
• W realizacji – dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe.
• Zamknięto – dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty”. Zamykanie dokumentów ZD opisane zostało dokładniej w dalszej części rozdziału.
• Dla niezrealizowanych ZD pole „Status” jest puste.

Termin dostawy – jest to data pobrana z formularza zamówienia z pola Termin dostawy.

Magazyn – nazwa magazynu, którego dotyczy zamówienie.

Kontrahent – nazwa kontrahenta-dostawcy, u którego zamówiono towar.

Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta.

Netto – wartość netto wynikająca z zamówienia.

Brutto – wartość brutto dokumentu.

Na liście zamówień znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:

• Wszystkie – wszystkie ZD, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi,
• Zrealizowano – wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte,
• Do realizacji– nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo.

Parametr Przeterminowane

Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie zamówienia, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony.

Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy dostawy.

W dolnej części listy znajdują się dwie opcje:

Data wystawienia od-do oraz Data dostawy od-do

Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub data dostawy mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i dacie dostawy jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat.

Oprócz standardowych przycisków, na liście zamówień znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie zamówienia do dokumentów wynikowych (FZ, PZ).

 Przekształcenie do FZ – po zaznaczeniu zamówienia i wciśnięciu tego przycisku, na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktura Zakupu.

 Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wciśnięciu tego przycisku, na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ.

Zasady przekształcania dokumentów ZD opisane zostały w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ.

Możliwe jest zaznaczenie kilku dokumentów ZD na liście i przekształcenie ich do jednego dokumentu wynikowego. Warunki takiego przekształcenia zostały opisane w rozdziale Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego.

 – z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania Zamówień u Dostawców do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną licencję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.

Funkcja zamykania zamówień

Często zdarza się tak, że zamówienie nie jest realizowane lub jest realizowane tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia ZD, które już nie będą realizowane.

Opcja zamknięcia ZD dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście. Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.

Po wybraniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na zamówienia na magazynie.

Po wybraniu opcji pojawi się pytanie:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie.

Opcja Tak  spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na wszystkich zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa.

Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat:

Błąd agregowania dokumentów! Zamówienie jest przekształcone całkowicie lub zostało zamknięte!

Po zainicjowaniu klawiszem <INS> lub przyciskiem  nowego zamówienia, na ekranie otrzymujemy formularz zamówienia. Formularz ten składa się z pięciu zakładek. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Formularz zamówienia: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:

Dokument – determinuje sposób numerowania dokumentów. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny dla zamówień. Można go zmienić wybierając inny z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Dokument.

Kategoria – kategoria zakupu, która domyślnie przepisywana jest z karty dostawcy.

Magazyn – magazyn, do którego trafi zamawiany towar. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.

Data wystawienia – data wystawienia zamówienia.

Termin dostawy – przewidywany termin pojawienia się towaru na magazynie. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla ZD wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin dostawy od daty wystawienia dokumentu. W przypadku ZD importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.

Faktura liczona od – sposób obliczania podatku VAT. Mamy dwa sposoby: od netto i od brutto.

Rabat – przewidywany rabat, jaki otrzymamy od dostawcy. Zasady wyliczania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Forma i termin płatności – pola mają charakter wyłącznie informacyjny (dokument Zamówienia u Dostawcy nie powoduje powstania płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.

Razem brutto – łączna wartość brutto zamówienia (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Na zatwierdzonym dokumencie ZD można zobaczyć czy i jakie pozycje zamówienia zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów ZD zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.

• Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zamówionego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów FZ/PZ. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego ZD, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko na zamówienia. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na ZD.
• Pozostaje – kolumna zawiera ilość zamówień dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu ZD pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na zamówienia na zasobach.

Formularz zamówienia: zakładka Kontrahent

Zakładka ta została podzielona na dwie części.

W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Dostawcy wybranego na zakładce [Ogólne]. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta.

Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Druga część dostarcza informacji o Nadawcy. Nadawca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy.

Jeśli na karcie (zakładka [Dodatkowe]) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Nadawcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nadawcy i Dostawcy zostaną wypełnione danymi Dostawcy.

Na zamówieniu można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki [Kontrahent] (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument Przyjęcia Zewnętrznego. Należy jednak pamiętać, że informacje takie zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), ale nie wpłyną na dane zapisane na karcie kontrahenta.

Formularz zamówienia: zakładka Dodatkowe

Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.

Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował

zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz zamówienia: zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z zamówieniem dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:

• FZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do FZ,
• PZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do PZ,
• PF – jeśli zamówienie zostało przekształcone z Faktury Pro Forma,
• RO – jeśli zamówienie zastało przekształcone z Rezerwacji Odbiorcy.

Formularz zamówienia: zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.

• Podczas przygotowywania arkuszy inwentaryzacyjnych nie wpisujemy ilości towaru – wynosi ona zawsze 0.
• Formularz można zapisać do bufora – wtedy możliwa jest jeszcze zmiana wpisanych pozycji (usunięcie lub dopisanie nowych), natomiast nadal nie jest możliwa edycja ilości.

Kiedy arkusz jest już gotowy – zatwierdzamy go (na stałe). Teraz trzeba policzyć towar w magazynie

Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych

Kiedy towary są już policzone, czas na wprowadzenie do systemu stanów rzeczywistych.

• Aby uzupełnić stan towaru należy wyedytować (np. przy pomocy przycisku z lupą) odpowiedni arkusz inwentaryzacyjny.
• Na zapisanym na stałe arkuszu nie można już zmieniać „zestawu” towarów. Natomiast możliwa jest edycja ilości na wprowadzonym towarze (dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub wciśnięcie przycisku z lupą)
• Wpisujemy rzeczywisty stan towaru w magazynie (nie różnicę!!!)
• Po uzupełnieniu pola Ilość dla wszystkich towarów na arkuszu – zapisujemy go przyciskiem z dyskietką

• jeśli parametr jest odznaczony dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane od razu na trwałe. Towar jest wprowadzany do magazynu w ostatniej cenie zakupu z karty.
• jeśli parametr jest zaznaczony to dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane do bufora, gdzie użytkownik może je modyfikować. Zmieniać na takim dokumencie PW można tylko cenę towaru, w jakiej powinien być wprowadzony do magazynu. Ilość jest wyliczona na podstawie arkuszy inwentaryzacyjnych i nie podlega modyfikacji.

• Po jego zaznaczeniu dokumenty RWAI zapisywane są do bufora. Dzięki temu użytkownicy modułu Handel Plus mogą wskazać konkretne partie towaru, które chcą rozchodować na podstawie uprzednio wprowadzonych dostaw.
• jeśli parametr jest odznaczony dokumenty RWAI tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji (nadwyżki) są zapisywane od razu na trwałe.

• dla PW – towar przyjmowany jest w ostatniej cenie zakupu
• dla RW – towar zdejmowany jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu w module Handel lub w oparciu o wskazane partie dostaw w przypadku modułu Handel Plus. 

• arkusz dotyczy zawsze jednego magazynu,
• towar wpisany na arkusz nie bierze udziału w obrocie,
• w przypadku problemów z zapisem arkuszy inwentaryzacyjnych wyświetlane jest okno z informacją, które towary spowodowały błąd.

• przed zamknięciem inwentaryzacji należy usunąć/zapisać na stałe wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA, RO, ZD) w buforze
• wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA) muszą być skojarzone z dokumentami magazynowymi
• dokumenty typu Zamówienie u Dostawcy, Rezerwacja Odbiorcy muszą być przekształcone.

• jeśli parametr jest odznaczony – zamknięcie inwentaryzacji jest blokowane. Wyświetlany jest log z informacją o blokujących dokumentach i program wymaga zatwierdzenia dokumentów oraz utworzenia WZ/PZ.
• jeśli parametr jest zaznaczony – program wyświetla tylko informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI/ RWAI.

Informacje ogólne

Każda transakcja handlowa (Faktura Sprzedaży, Paragon, Faktura Zakupu) jest powiązana z przychodem lub rozchodem środków finansowych w firmie. Przychód/rozchód może być natychmiastową wpłatą lub wypłatą gotówki do kasy, albo może być zapowiedzią przyszłej wpłaty bądź wypłaty.

Obydwie sytuacje mają swoje odzwierciedlenie w module Kasa/Bank. Moduł ten składa się z dwóch powiązanych ze sobą części:

• rejestrów kasowych/bankowych, w których umieszczane są zapisy o dokonanych (potwierdzonych) wpłatach i wypłatach,
• preliminarza płatności, w którym umieszczane są zdarzenia związane z planowanymi wpłatami lub wypłatami.

Zapisy z rejestrów można powiązać ze zdarzeniami w preliminarzu. Jeśli np. planowanym zdarzeniem w preliminarzu jest otrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, a w rejestrze kasowym znajdzie się zapis potwierdzający wpłatę za fakturę przez kontrahenta – zapis z rejestru można powiązać ze zdarzeniem w preliminarzu. Mówimy wówczas, że zapis i zdarzenie rozliczyły się nawzajem.

W obrębie zapisów w rejestrach lub w obrębie zdarzeń w preliminarzu można dokonywać kompensat. Skompensować ze sobą można więc dwa zdarzenia lub dwa zapisy.

Domyślnie w programie nie ma możliwości wystawienia dokumentu z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jednak w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Ponadto w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów użytkownik może zadecydować, która data na wprowadzanym dokumencie powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności oraz pod jaka data powinien być tworzony zapis kasowy dla płatności, które powodują natychmiastowe rozliczenie dokumentu i utworzenie zapisu KP/KW.

Informację o tym, w jakiej części wybrany dokument został już rozliczony, można znaleźć na jego formularzu w polu Zapłacono. W przypadku dokumentów zapisanych do bufora, które są w pełni edytowalne, rozliczenie nie jest możliwe, dlatego też na formularzu oraz wydruku dokumentu kwota zapłaty wynosi zawsze 0,00. Jedynym wyjątkiem jest wydruk dostępny w gałęzi Wydruk danych/ Faktura VAT/ Gotówkowa dla faktury gotówkowej zapisanej do bufora, na którym znajduje się adnotacja „Zapłacono gotówką”.

Aby na formularzu i wydruku znalazła się informacja o dokonanej wpłacie, należy:

• na zakładce [Płatności]wskazać zapis kasowy/bankowy i zapisać dokument na trwałe,
• najpierw zapisać dokument na trwałe, a następnie rozliczyć go w Preliminarzu Płatności,
• podczas trwałego zapisu dokumentu wprowadzić odpowiednią kwotę w oknie Potwierdzenie wpłaty gotówki, które pojawia się przy zatwierdzaniu dokumentu gotówkowego.

Formy płatności

W programie istnieje pięć domyślnych form płatności, które można wybrać na dokumentach sprzedażowych i zakupowych: gotówka, przelew, kredyt, czek, inna. Do każdej formy można przypisać odpowiedni rejestr, czyli konto bankowe lub kasę, które najpierw należy wprowadzić w Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe.

Użytkownik może dodać własne formy płatności w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności. Dla nowej formy płatności należy podać jej nazwę, typ (gotówka, przelew, karta, kompensata) i termin płatności. W polu Rejestr wybieramy domyślny rejestr. Do rejestru przypisane są raporty kasowe/bankowe, do których wprowadzane są zapisy, czyli informacje o rozliczeniach do dokumentów, na których wskażemy taką formę płatności powiązaną z rejestrem. Raporty dla poszczególnych rejestrów można wprowadzić w menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Dla raportu należy podać okres obowiązywania. Można tworzyć raporty tygodniowe, miesięczne, roczne lub w dowolnym przedziale czasowym. Przedziały czasowe poszczególnych raportów nie mogą się na siebie nakładać. W momencie zapisu rozliczenia dokumentu program sprawdza jaka jest wybrana forma płatności, z jakim rejestrem jest powiązana, następnie sprawdzane jest czy dla danego rejestru istnieje otwarty raport na dany dzień. Jeśli jest taki raport, wówczas wprowadzany jest do niego zapis. Jeśli raport nie zostanie znaleziony (nie będzie dodany w programie lub jest, ale został zamknięty), program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.

Kreator konta bankowego

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży oraz formularza Faktury Sprzedaży użytkownik może w sposób uproszczony dodać nowy rachunek bankowy do programu. Za pomocą przycisku  dostępnego w menu programu można utworzyć nowy Rejestr bankowy (również w walucie obcej). Po zapisaniu Rejestru pojawi się okno:

w którym należy zdecydować, czy otworzyć nowy Raport bankowy oraz przypisać Rejestr do wybranej formy płatności (już istniejącej lub nowej).

Płatności do dokumentów w walutach

Każda forma płatności jest skojarzona z rejestrem złotówkowym (kasą/ rachunkiem prowadzonym w walucie systemowej PLN). Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać rejestry walutowe.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

• jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym),
• jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą,
• jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Płatność gotówką

Dla dokumentów płatnych gotówką w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) program automatycznie wykonuje następujące operacje:

• na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: data bieżąca, forma: gotówka…
• zatwierdzenie dokumentu (trwałe), korekty do dokumentu wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności gotówka). W przypadku gdy nie istnieje raport, do którego można dodać płatność, przy zapisie dokumentu na stałe generowany jest komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? (Tak/ Nie). Po wybraniu opcji Tak otwierany jest nowy raport.
• potwierdzamy wpłatę/ wypłatę
• automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę gotówki
• automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki
• automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R)
• dokument uzyskuje status rozliczonej – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Zmiana kwoty wpłaty

Na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się parametr Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów. Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.

Kasy domyślne dla operatorów

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności gotówka, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnej kasy (rejestru kasowego).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślna kasa. Z rozwijanej listy można wybrać kasę, do której powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisaną domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.

Numeracja zapisów kasowych

Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych (FA, FZ) płatnych gotówką tworzone są zapisy kasowe. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób zapisy te mają być numerowane:

• numeracja zapisów zgodna z numeracją dokumentów (numer KP/ KW identyczny jak numer dokumentu, na podstawie którego powstał),
• numeracja zapisów niezależna, wg określonego schematu numeracji wpłat i wypłat.

Sposób numeracji zależy od ustawienia parametru Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:

• jeśli parametr jest odznaczony – numer zapisu kasowego jest zgodny z numerem dokumentu,
• jeśli parametr jest zaznaczony – numer zapisu jest tworzony zgodnie z domyślnym schematem numeracji dla wpłat i wypłat, przypisanym w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty (numer dokumentu jest wpisywany wtedy w pole Numer obcy na KP/KW).

Data automatycznego zapisu kasowego

W sytuacji, gdy zapis dokumentu powoduje automatyczne powstanie zapisu kasowego data zapisu jest pobierana z dokumentu. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustawienia, pod jaką datą mają takie zapisy powstawać.

Parametr ustala się indywidualnie dla każdego rodzaju dokumentu i może to być:

• dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia i data sprzedaży
• dla Paragonów – data wystawienia lub data sprzedaży
• dla Faktur Zakupu – data wystawienia, data zakupu lub data wpływu dokumentu

Płatność kartą kredytową

Dla dokumentów płatnych kartą kredytową w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) istnieje możliwość ustalenia, czy powinien być tworzony automatycznie zapis kasowy (jak w przypadku płatności gotówkowych). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – zatwierdzenie dokumentu powoduje powstanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zdarzenie ma status Nierozliczony.

Jeśli parametr jest zaznaczony:

• zatwierdzenie dokumentu (trwałe) wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności karta). W okienku należy podać typ i numer karty (poprawność numeru karty jest sprawdzana wg algorytmu Luhna i zgodnie z regułami określonymi dla danego typu karty) oraz datę ważności karty. Jeśli jeden z warunków nie jest spełniony (numer karty nie jest poprawny lub termin ważności już upłynął) – program nie pozwoli na akceptację płatności.
• Po zatwierdzeniu wpłaty/wypłaty automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę kartą kredytową.
• Automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki. Na wydruku raportu kasowego jest on ujęty w podsumowaniu w pozycji Forma płatności/ Karta.
• Automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R).
• Dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Płatności odroczone – przelew, kredyt

Dla dokumentów z odroczonym terminem płatności, gdy spłata całej kwoty jest odroczona, na styku modułów Faktury i Kasa/Bank wykonywane są następujące operacje:

• na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: odroczona data płatności, forma: przelew…
• zatwierdzamy dokument
• automatycznie w preliminarzu rejestru bankowego (powiązanego w konfiguracji z formą płatności przelew) pojawi się zdarzenie planujące otrzymanie przelewu na całkowitą wartość faktury. Zdarzenie to ma status nierozliczonego (N)
• gdy na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu od/ dla kontrahenta, dotyczące omawianego dokumentu – wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego. Zapis ma status nierozliczonego (N)
• rozliczamy ze sobą wprowadzony zapis potwierdzający otrzymanie przelewu i zdarzenie planujące otrzymanie tej wpłaty. Po rozliczeniu zapis i zdarzenie otrzymują status rozliczonych (R).
• dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Domyślny bank dla operatora

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności przelew, aby dla każdego operatora płatności trafiały na odrębne konto bankowe (rejestr bankowy).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślny bank.

Funkcjonalność działała na podobnej zasadzie jak domyślna kasa dla Operatora i może być wykorzystywana np. w sytuacji, gdy firma posiada kilka oddziałów, pracuje na jednej bazie danych, a należności regulowane za pomocą formy płatności „przelew”, mają wpływać na różne konta bankowe. Każdy z Operatorów może wybierać tą samą formę płatności „przelew” ale będzie ona generowała płatności w różnych rejestrach.

Z rozwijanej listy należy wybrać rejestr bankowy, na który powinny trafić płatności związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisany domyślny bank, a równocześnie forma płatności typu przelew jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego przelewem program sprawdzi, który rejestr bankowy jest przypisany do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zdarzenie w Preliminarzu Płatności, powiązane z dokumentem.

Domyślny płatnik na dokumentach

W programie możliwe jest generowanie płatności do dokumentów na inny podmiot, niż Kontrahent wybrany na dokumencie, poprzez wskazanie domyślnego płatnika lub powiązanie formy płatności z podmiotem. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową, gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.

• Wybór domyślnego płatnika dla konkretnego dokumentu jest możliwy na dokumentach FA, PA, FZ, FRR, WKA i PKA na zakładce [Kontrahent], w polu Domyślny płatnik. Automatycznie jest tu przenoszony kontrahent (Nabywca/Dostawca) z dokumentu. Użytkownik może go zmienić, wybierając dowolny podmiot z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Forma oraz termin płatności pobierane są z karty kontrahenta, który jest domyślnym płatnikiem.
• Aby powiązać formę płatności z podmiotem, należy przejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności:

Po wybraniu nowego kontrahenta na dokumencie lub zmianie domyślnego płatnika na zakładce [Kontrahent], płatnik zostanie zmieniony na tych płatnościach, które nie mają ustawionej formy płatności związanej z podmiotem.

W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem, w tabeli z rozliczeniami na zakładce [Płatności] w polu Płatnik zostanie ustawiony podmiot z formy płatności.

Jeżeli forma płatności zostanie zmieniona na zakładce [Płatności], w kolumnie Płatnik zostanie ustawiony płatnik z formy płatności lub – w przypadku jego braku – domyślny płatnik z zakładki [Kontrahent].

Zdarzenia w Preliminarzu Płatności oraz automatyczne zapisy kasowe generowane są dla płatników ustawionych w tabeli na zakładce [Płatności].

Podczas rozliczania dokumentu z zaliczkami (z wcześniej utworzonymi w programie zapisami kasowymi/bankowymi), po wciśnięciu przycisku plusa pod oknem Zaliczki do rozliczenia wyświetlone zostaną zaliczki dla domyślnego płatnika. Użytkownik może wybrać inny podmiot, aby rozliczyć dokument z wpłatami od innego płatnika.

Podczas przekształcania dokumentów tabela z płatnościami jest przenoszona z dokumentu źródłowego.

Na korektach dokumentów jako domyślny płatnik ustawiany jest podmiot z dokumentu korygowanego (Nabywca/Dostawca).

Płatności a dokumenty w buforze

Dla dokumentów zapisanych do bufora, bez względu na formę płatności, automatycznie tworzone jest w Preliminarzu zdarzenie, które:

• jest również w buforze (na liście jest oznaczone kolorem zielonym),
• ma status N – Nierozliczone,
• nie da się go skasować z preliminarza (jest powiązane z dokumentem),
• nie da się go rozliczać – ponieważ jest w buforze.

Zdarzenie to sygnalizuje, że być może (bufor!) będziemy spodziewać się zapłaty za fakturę, ale ponieważ zarówno dokument jak i zdarzenie są buforze – ma to znaczenie wyłącznie informacyjne.

Skasowanie dokumentu z bufora pociąga za sobą automatyczne skasowanie zdarzenia z preliminarza.

Zatwierdzenie dokumentu spowoduje:

• jeśli dokument jest z odroczoną płatnością – zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na Zatwierdzone do realizacji. W dalszym ciągu nie można go skasować, ale można rozliczać.
• Jeśli dokument jest płatny w chwili zatwierdzenia (gotówką) – utworzony zostaje zapis w rejestrze KASA (skojarzonym z formą płatności gotówka) potwierdzający wpłatę. Zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na zatwierdzone do realizacji. Zapis z rejestru KASA i zdarzenie z preliminarza rozliczają się nawzajem.
• Jeśli faktura jest częściowo płatna gotówką (przy zatwierdzeniu dokumentu), częściowo przelewem (odroczona płatność) – zdarzenie z preliminarza zmieni stan na Zatwierdzone do realizacji, w rejestrze kasa utworzony zostanie zapis potwierdzający częściową wpłatę i zapis ten częściowo rozliczy zdarzenie z preliminarza (C).

Płatności a dokumenty anulowane

Dokument można anulować również wtedy, gdy został już rozliczony. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.

Jeśli parametr nie jest aktywny – nie można anulować dokumentu, który został już rozliczony (całkowicie lub częściowo). Rozliczenie należy wcześniej usunąć bezpośrednio z poziomu modułu Kasa/Bank.

Jeśli parametr jest aktywny – dokument można anulować nawet jeśli został już rozliczony:

• jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana,
• jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:
  • rozpięte zostaje rozliczenie,
  • znika płatność z Preliminarza,
  • zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem
• jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego) po anulowaniu program:
  • rozpina rozliczenie,
  • usuwa zdarzenie z Preliminarza,
  • usuwa zapis z raportu kasowego (pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty,
  • jeśli raport kasowy został już zamknięty – usuwane jest jedynie rozliczenie, a zapis pozostaje ze statusem Nierozliczony.

Płatności a dokumenty korygujące

Faktury korygujące traktowane są jako niezależne dokumenty (pomimo, że wystawiamy je wskazując na dokument źródłowy). Dlatego płatności do nich generowane są analogicznie jak w przypadku podstawowych faktur VAT. Dosyć często spotykaną formą rozliczania faktur korygujących jest ich kompensata z dokumentem źródłowym. W systemie Comarch ERP Optima można to zrobić korzystając z funkcji rozliczenia i wybierając opcję kompensata.

Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę.

Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:

• Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FA.
• Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
• W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu
• Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
• Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na fakturze sprzedaży.

Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu

Możemy podejrzeć jakie dokumenty rozliczają daną fakturę (FZ, FA), Paragon, WKA, PKA oraz dokument Tax Free jak też korekty do nich. Okno podglądu można otworzyć z poziomu listy dokumentów jak też z poziomu formularza danego dokumentu za pomocą funkcji  dostępnej w pasku zadań.

Okno można otworzyć jeżeli dokument jest całkowicie lub częściowo rozliczony.

Okno jest listą zawierającą informacje:

• Numer dokumentu, dla którego są wyświetlane zapisy rozliczające
• Kwota – kwota dokumentu w walucie tego dokumentu. Do tej wartości wliczane są zdarzenia o statusie Nie podlega rozliczeniu. Jeżeli wszystkie zdarzenia mają status Nie podlega, wówczas przy próbie otwarcia listy dokumentów rozliczających wyświetlany jest komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.
• Rozliczono – suma rozliczonych kwot dla danego dokumentu w walucie w jakiej został wystawiony
• Pozostaje – różnica pomiędzy kwotą dokumentu i kwotą rozliczoną
• Status rozliczenia (Rozliczono całkowicie lub Rozliczono częściowo)
• Nie podlega – suma wartości zdarzeń nie podlegających rozliczeniu
• Zestawienie dokumentów rozliczających, zawierające: daty rozliczenia, terminy rozliczeń, kwoty rozliczone, waluty rozliczeń

Zestawienie do korekty podatku dochodowego

Z poziomu listy Faktur Zakupu dostępny jest wydruk Zestawienie do korekty podatku dochodowego, prezentujący listę niezapłaconych Faktur Zakupu kwalifikujących się do korekty wraz z dokumentami, które rozchodowały towar z tych faktur.

Po wybraniu wydruku wyświetla się okno, w którym należy ustalić następujące parametry:

• Dokumenty zakupu niezapłacone: na dzień …. – data, dla której zostaną wyświetlone dokumenty kwalifikujące się do korekty podatku,
• Rozchody towarów i usług za okres: od dnia …. do dnia …. – okres, w jakim zasoby z wyświetlonych Faktur Zakupu zostały wydane.

Informacje drukowane na Zestawieniu (w pierwszej linii znajdują się informacje o Fakturach Zakupu, w pozostałych – dotyczące dokumentów rozchodowych):

Numer faktury zakupu – numer obcy Faktury Zakupu,

Nazwa kontrahenta – nazwa kontrahenta, od którego zakupiono towar,

Nr dokumentu rozchodu – numery dokumentów WZ, RW, FA, którymi ten towar został wydany (dokument FA pojawia się, jeżeli jest to faktura z pobraniem lub jest powiązana z WZ).

Data dokumentu – data zakupu/ data sprzedaży,

Wartość netto – wartość netto Faktury Zakupu,

Wartość rozchodu – koszt zakupu wydanego towaru (wykazany koszt zawiera również kwoty wynikające z późniejszych korekt oraz korekt kosztów, czyli dokumentów WZKK), dodatkowo dla każdej FZ pod tabelą znajduje się podsumowanie wartości rozchodu,

Kwota brutto – kwota brutto Faktury Zakupu,

Zaległość – kwota zaległości na dzień wskazany w parametrach wydruku,

Ilość dni po terminie – liczba dni, jaka upłynęła od terminu płatności faktury,

Ilość dni po terminie do dochodowego – liczba dni, od ilu Faktura Zakupu kwalifikuje się do korekty podatku.

W podsumowaniu zestawienia znajduje się:

Suma przeterminowanych zaległości – suma kolumny Zaległość,

Suma wartości rozchodów – suma kolumny Wartość netto/ wartość rozchodu,

W zestawieniu ujęte będą Faktury Zakupu z datą zakupu nie wcześniejszą niż 1.01.2013r.

W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień:

• 30/90 – po zaznaczeniu tej opcji w kolumnie Ilość dni po terminie do dochodowego jest wyliczana od 30 dnia po terminie płatności faktury lub od 90 dnia liczonego od wystawienia faktury z terminem płatności dłuższym niż 60 dni,
• 31/91 – Ilości dni po terminie do dochodowego jest wyliczana o dzień później, w stosunku do powyższej opcji.

Jeżeli magazyn jest rozliczany według metody AVCO, na wydruku pojawi się wyłącznie informacja o niezapłaconych Fakturach Zakupu. Ze względu na brak powiązania między konkretnymi przyjęciami i wydaniami towaru w tej metodzie, zestawienie nie zawiera informacji o rozchodach z tych faktur.

Proces księgowania dokumentów zależy od rodzaju prowadzonej księgowości. Księgowanie dokumentów przebiega w przypadku modułu Księga podatkowa dwuetapowo. W pierwszej kolejności użytkownik przenosi dokumenty handlowe (FA, PA, FZ) do odpowiednich rejestrów VAT. Odpowiada za to przycisk . Następnie użytkownik z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów do KPiR.

W przypadku modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus księgowanie może przebiegać jedno- lub dwuetapowo. W pierwszym przypadku użytkownik księguje dokumenty handlowe FA, PA, FZ oraz magazynowe PZ, WZ, PW, RW, PWP, RWS, MM (aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus) za pomocą predekretacji lub schematów księgowych. Księgowanie możliwe jest po naciśnięciu przycisku  (widoczny na liście FA, PA oraz FZ, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT jest odznaczony).

W drugim przypadku użytkownik przenosi dokumenty handlowe FA, PA, FZ do odpowiednich rejestrów VAT za pomocą przycisku , a następnie z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów na odpowiednie konta księgowe.

Zapis w rejestrach VAT

Dokumenty sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można zapisać do rejestrów VAT znajdujących się w module Księga Podatkowa lub Księga Handlowa. Aby to zrobić, należy:

• w konfiguracji modułów księgowych założyć odpowiednie rejestry VAT (Konfiguracja/ Firma/Księgowość/Rejestry sprzedaży VAT i Rejestry zakupu VAT),
• na liście dokumentów zaznaczyć te dokumenty, które mają być zapisane do wskazanego rejestru,
• w chwili rozpoczęcia operacji zapisu program zapyta o nazwę rejestru VAT, w którym dokumenty mają zostać umieszczone,
• wybór i akceptacja rejestru rozpoczyna proces zapisu,
• po zakończeniu księgowania wszystkie przeniesione faktury w kolumnie status otrzymują znacznik V.

Zapisane w rejestrze VAT dokumenty znajdują się w buforze tego rejestru. Jeśli zapis skasujemy z bufora rejestru VAT – dokument zostanie „odksięgowany” – zniknie status V.

Jeśli faktura jest zapisana w rejestrze VAT (status V) – na zakładce [Dokumenty] znajduje się informacja o wpisie do rejestru wraz z możliwością podglądu odpowiadającego jej zapisu w rejestrze VAT.

Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie informacje o dokumencie: dane kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży (zakupu i wpływu), forma płatności, kwota zapłacona.

Nie można księgować dokumentów znajdujących się w buforze i dokumentów anulowanych. Przy próbie wykonania takiego zapisu program poinformuje o tym stosownym komunikatem.

Księgowanie wg kategorii 

Dokumenty są księgowane zawsze w stosunku 1:1 tzn. jedna zaksięgowana faktura tworzy jeden zapis w rejestrach VAT. Zasada ta nie dotyczy jedynie Paragonów, których księgowanie zostało opisane w odrębnym rozdziale.

Na dokumencie znajdować mogą się nie tylko towary w różnych stawkach VAT ale i z różnych kategorii.

Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT sumowane są wartości towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii.

• Jeśli pozycje mają różne kategorie – jeśli towary z jednej stawki VAT są przypisane do różnych kategorii trafiają do zapisu w rejestrze jako oddzielne pozycje. Może to prowadzić do powstawania różnic w wartości VAT – powstające różnice są doliczane do pozycji o większej wartości.
• Jeśli pozycje nie mają własnych kategorii– do rejestru przenoszone są z kategorią dziedziczoną z nagłówka. Wtedy trafiają do zapisu VAT z podziałem jedynie na stawki VAT.
• Jeśli część pozycji ma przypisane kategorie, a część nie – dla pozycji posiadających kategorie jest ona kopiowana (pkt.1), dla pozycji bez kategorii jest ona dziedziczona z nagłówka dokumentu (pkt.2).

Księgowanie dokumentów korygujących

Podczas przenoszenia korekt do rejestru VAT sumowane są wartości korygowanych towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Dotyczy to korekt ilości i wartości.

W przypadku korekty stawki VAT – program pomniejsza sprzedaż w starej stawce i powiększa w nowej. Jeśli uwzględniane są kategorie elementów – działanie takie dotyczy nie tylko poszczególnych stawek VAT, ale i kategorii.

Księgowanie do księgowości kontowej

Za księgowanie kontowe odpowiada w programie przycisk . Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, który schemat księgowy powinien być wykorzystany podczas księgowania zaznaczonych dokumentów.

W module Księga Handlowa, z poziomu którego tworzone są schematy księgowe, istnieje kilka typów schematów, w zależności od tego, jakie dokumenty będą przy ich użyciu księgowane. Podczas księgowania dokumentów proponowane są schematy skojarzone z wybranym rodzajem dokumentów. Np. jeśli księgowane są dokumenty z listy Faktur Sprzedaży – proponowane będą do wyboru schematy typu Faktura Sprzedaży. Podczas księgowania Faktur Zakupu – schematy typu Faktury Zakupu itd.

Na formularzach dokumentów zapisanych na stałe, które mają zostać zaksięgowane znajduje się zakładka [Predekretacja] umożliwiająca sprawdzenie powstałego przyszłego księgowania dokumentu. Na listach księgowanych dokumentów jest dostępna dodatkowa kolumna PRED, przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany.

Zasady na temat tworzenia schematów księgowych, predekretacji zostały opisane w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

• Akcyza (GenRap) – Dokument dostawy, Dokument dostawy – Duplikat. 

Na formularzu Ewidencji wyrobów węglowych znajdują się parametry:

• RW, FA, WZ – pozwalają na wyświetlenie typów dokumentów wskazanych przez Operatora.
• Zwolnione, Opodatkowane – pozwalają na wyświetlenie dokumentów zwolnionych lub nie. Niezależnie od zaznaczenia na wydruk ewidencji przeniesione zostaną tylko dokumenty zwolnione.
• Pomijaj dokumenty dostawy dla ilości zwolnionej nieprzekraczającej 200 kg – pozwala na pominięcie w zestawieniu dokumentów, na których suma wyrobów węglowych jest nie większa niż 200 kg.
• Dokumenty tylko dla finalnych nabywców węglowych. Parametr ten jest domyślnie zaznaczony i pozwala na wyświetlenie wyłącznie dokumentów dla finalnych nabywców węglowych. Po wyłączeniu parametru na liście zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty zwolnione z akcyzy, które spełniają pozostałe ustawienia filtra.

Dla ewidencji wyrobów węglowych dostępny jest wydruk Zestawienie dokumentów dostaw (GenRap)/ Wzór standard:

Tytuł wydruku – Zestawienie dokumentów dostawy wyrobów węglowych.

Za okres – okres jest przenoszony na wydruk z pól Data dokumentu od.. do ustawionych w ewidencji, należy pamiętać, aby ustawić odpowiedni zakres dat.

Wydruk zawiera listę dokumentów dostaw wyfiltrowanych w ewidencji (kolumny: Lp., Nr dokumentu, Data wystawienia, Nazwa kontrahenta).

Podczas wykonywania wydruku można zaznaczyć parametr Pozycje dokumentów dostaw. Wówczas na wydruku pod każdym dokumentem drukowana jest lista wyrobów węglowych wykazanych na dokumencie dostawy. Dla każdej pozycji drukowana jest Nazwa towaru, Kod CN, Ilość w kg, Wartość opałowa.

Dodatkowo na wydruku znajduje się tabela, w której drukowana jest sumaryczna sprzedaż towarów węglowych wg kodów CN.

Dla wyrobów wydanych i przyjętych dostępny jest wydruk ewidencji zawierający:

• dla wyrobów wydanych: Nr dokumentu dostawy (numer WZ/RW), Datę wystawienia WZ/RW, Datę wysłania wyrobu węglowego, Dane odbiorcy, Nr faktury/paragonu (skojarzonego z WZ), Nazwę wyrobu, Kod CN, Ilość w kg, Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, Miejsce odbioru wyrobu węglowego, Datę odbioru.
• dla wyrobów przyjętych: Datę otrzymania (data odbioru wyrobu węglowego pobierana z zakładki Dostawa dokumentu PZ/PW), Nazwę wyrobu, Kod CN wyrobu, Numer dokumentu dostawy (numer PZ/PW), Datę dokumentu (PZ/PW), Dane wystawcy dokumentu, Adres miejsca odbioru (pobierany z zakładki Dostawa dokumentu PZ/PW), JM (jednostka miary wyrobu z dokumentu PZ/PW), Ilość w kg.

Dostępny jest też wydruk: Wzór z sumą ilości, na którym dodatkowo drukowane jest podsumowanie ilości sprzedanej zwolnionej oraz opodatkowanej.

Rozliczenie Faktury Sprzedaży

• Wystawiamy Fakturę Sprzedaży na kwotę 100 EURO płatną przelewem. W dniu wystawienia FS obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 400 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu.
• Po pewnym czasie otrzymaliśmy zapłatę za fakturę 100 EURO. W tym dniu jednak obowiązywał kurs 4.05 PLN i taki zapis został wprowadzony do raportu bankowego. Wartość zapisu w złotówkach to 405 PLN.
• Rozliczamy ze sobą zapis i zdarzenie w Preliminarzu. Rozliczana kwota w EURO jest taka sama, jednak wartość w PLN dla obu dokumentów jest różna. Program automatycznie wyliczy różnicę kursową na kwotę 5 PLN.

Rozliczenie Faktury Zakupu

• Otrzymaliśmy Fakturę Zakupu na kwotę 400 EURO płatną przelewem. W dniu wpływu FZ obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 1600 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie planujące rozchód w Preliminarzu.
• Płacimy część kwoty 100 EURO. Wprowadzamy zapis KW na kwotę 100 EURO, ale w dniu zapłaty obowiązywał już kurs 1 EURO = 4.05 PLN. Rozliczamy zapis (całkowicie) i zdarzenie (częściowo).
• Program wyliczy różnicę kursową na kwotę -5 PLN (100 x 4 – 100 x 4.05 = – 5).

Księgowanie różnic kursowych do modułu Księga Podatkowa

W przypadku współpracy z modułem Księga Podatkowa istnieje możliwość zaksięgowania różnic kursowych do różnych kolumn księgi. Na formularzu różnicy kursowej widoczne jest pole, służące do określenia kolumny KP. Pole to, do chwili zaksięgowania, jest edytowalne i może podlegać modyfikacji.

• Na dodatnich różnicach kursowych automatycznie podstawiana jest kolumna 8.Pozostałe, natomiast na ujemnych różnicach kursowych kolumna 13.Inne.
• Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać przychód. Jeśli użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z przychodowej na kosztową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy koszty i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać przychód.
• Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać rozchód, jeśli użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z kosztowej na przychodową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy odpowiednio przychody i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać rozchód.

• za jaki miesiąc lub kwartał jest wyliczana deklaracja,
• parametr Deklaracja kwartalna – po jego zaznaczeniu w polu Deklaracja AKC-WW za: należy wskazać ostatni miesiąc wybranego kwartału – 3, 6, 9, 12.
• jakie dokumenty mają zostać uwzględnione przy wyliczaniu deklaracji – obowiązek podatkowy w akcyzie powstaje z dniem wydania towaru lub wystawienia Faktury Sprzedaży, Paragonu. Dlatego dokumenty WZ uwzględniane są w deklaracji na podstawie daty wydania, dokumenty RW na podstawie daty wystawienia, dokumenty FA, PA na podst. daty wystawienia. Deklarację można wyliczyć na podstawie dokumentów: FA, PA, RW lub WZ, RW.

• czy uwzględniać korekty,
• cel złożenia deklaracji (złożenie deklaracji/ korekta deklaracji) – w danym miesiącu nie można wyliczyć ponownie deklaracji, jest to możliwe poprzez korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (można wystawić w danym miesiącu dowolną ilość korekt). Korekty numerowane są kolejno 1,2 .. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony,
• czy zablokować deklarację przed zmianami – po zazn4aczeniu opcji, na liście w kolumnie Status będzie informacja zamknięta. Odblokowanie deklaracji jest dostępne z listy pod prawym przyciskiem myszy.

• Kod CN,
• Wartość opałowa GJ/1000 kg,
• Stawka akcyzy,
• Ilość w 1000 kg (wyliczona na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru w sekcji Akcyza na wyroby węglowe),
• Wartość akcyzy – wyliczona jest dla wartości opałowej wynikającej z ilości sprzedawanego/wydawanego towaru.