Rejestry VAT – Scenariusze


Jak dodać nowy rejestr VAT?

Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:

  1. Otworzyć konfigurację firmy wybierając System lub klikając przycisk w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Ogólne.
  2. Wybrać gałąź Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Rejestr zakupów VAT lub Rejestr sprzedaży VAT. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Uwaga
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych oraz rejestrów VAT o tych samych symbolach. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.

Jak dodać nowy zapis do rejestru VAT?

Aby wprowadzić nowy dokument do rejestru VAT, należy:

  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
  3. Wybrać zakładkę poziomą: [Rejestr VAT], następnie wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień, miesiąc lub rok.
  4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  5. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
  6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć dokument z rejestru?

Aby usunąć dokument z rejestru, należy:

  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
  3. Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
  4. Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
  6. Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.

Jeżeli dokument jest już rozliczony, w celu automatycznego skasowania dokumentu (bez konieczności ręcznego kasowania rozliczeń) należy zaznaczyć parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Parametry). W Preliminarzu nie jest widoczna żadna planowana z nim płatność. Dla dokumentu płatnego gotówką, który spowodował powstanie zapisu kasowego, jeśli parametr jest zaznaczony – zapis kasowy zostanie usunięty z raportu.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

  1. Zapis kasowy zostanie usunięty tylko jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
  2. Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – usunięcie faktury jest możliwe tylko po wcześniejszym skasowaniu rozliczenia w module Kasa/Bank.
  3. Program nie usunie zapisu, jeśli znajduje się on w raporcie zamkniętym (usunięte zostanie jedynie powiązanie z fakturą).

Jeżeli na liście zostanie zaznaczonych kilka pozycji, wówczas przycisk Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają operację seryjnego kasowania dokumentów.

Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgowości kontowej?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:

  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
  3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
  4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA>, ewentualnie przez naciśnięcie prawego klawisza myszy i wybranie opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
  6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi Handlowej.
  7. Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
  8. Program upewnia się czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
  9. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów wybranym schematem księgowym, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski (Scenariusze: Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgi

Uwaga
Dokumenty z Rejestru VAT księgowane są z datą wystawienia dokumentu, datą operacji gospodarczej, datą bieżącą lub datą zapisu zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą, wprowadzonego w  Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry lub datą ustawioną bezpośrednio na schemacie księgowym. Dokumenty księgowane są do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie przez bufor na schemacie księgowym.

Jak zaksięgować dokument z rejestru do KPiR?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:

  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
  3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
  4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
    Uwaga
    Aby przenieść zapisy z rejestru do Księgi podatkowej, wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
  6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi przychodów i rozchodów.
  7. Program upewnia się, czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
  8. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Raport z przebiegu księgowania

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Podatkowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Uwaga
Dokumenty z Rejestru VAT księgowane są z datą wystawienia dokumentu, datą operacji gospodarczej, datą bieżącą lub datą zapisu zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą, wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry. Dokumenty księgowane są do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie rejestrów zakupów przez bufor lub Księgowanie rejestrów sprzedaży przez bufor, wprowadzonego na Kartotece operatora w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy.

Jak zaksięgować zbiorczo dokumenty sprzedaży do KPiR?

Aby zaksięgować zbiorczo dokumenty z rejestru sprzedaży:

  1. Otworzyć konfigurację firmy, poprzez kliknięcie przycisku Konfiguracjamenu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając z menu:
  2. Wejść do Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry i zaznaczyć dla parametru Zbiorcze księgowanie dokumentów opcję Rejestry sprzedaży VAT.
  3. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
  4. Wybrać zakładkę [Rejestr sprzedaży].
  5. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
  6. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów. Wybór danego dnia lub miesiąca jest istotny ze względu na księgowanie dokumentów zbiorczych, które mogą być księgowane jako zestawienie dzienne lub miesięczne i otrzymują numer nadawany automatycznie przez program. W przypadku zestawienia dziennego jest to: nazwa rejestru/rok/miesiąc/dzień, za cały miesiąc: nazwa rejestru/ rok/miesiąc. W przypadku zaznaczenia opcji za rok lub okres i dodatkowo księgowania zbiorczego tworzone sa zapisy zbiorcze za poszczególne miesiące zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
  7. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.

Wykonać księgowanie analogicznie jak w przypadku księgowań pojedynczych. Program wygeneruje jeden zbiorczy zapis w księdze, obejmujący sumaryczne zestawienie zaznaczonych dokumentów.

Jak zmienić zapis w rejestrze?

Aby zmienić zapis, należy:

  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
  3. Wybrać jedną z czterech zakładek w [Rejestrach VAT].
  4. Po wyszukaniu dokumentu, który chcemy zmienić i ustawieniu się na nim klikamy przycisk Zmień .
  5. Pojawi się formularz zapisu w rejestrze VAT, która pozwoli na zmianę zapisu.

Po dokonaniu zmian zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak przenumerować zapisy?

Aby przenumerować zapisy, należy:

  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
  3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT] lub Do deklaracji VAT-7, bo tylko te listy pozwalają na przenumerowanie zapisów.
  4. Wybrać odpowiedni podrejestr, który będzie renumerowany.
  5. Wybrać listę zapisów za miesiąc lub rok oraz wskazać rok i miesiąc, w obrębie którego będziemy dokonywać renumeracji.
  6. Aby przenumerować dokumenty należy nacisnąć przycisk lub klawisz <F8>.

Program dokona renumeracji i wyświetli zestawienie informacji o dokonanej operacji.

Jak wyszukać dokument?

Aby odszukać w rejestrach VAT, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje o poszukiwanym dokumencie.

Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.

Następnie, w zależności od posiadanych informacji, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.
Aby znaleźć fakturę, jeżeli znamy Nazwę kontrahenta, Numer dokumentu lub Opis zdarzenia (Kategorię), należy skorzystać z filtru uproszczonego.

  1. Otworzyć listę faktur w rejestrze na zakładce [Rejestr VAT] lub [Wg atrybutów].
  2. Wstępnie ograniczyć zawartość listy do zapisów w rejestrze oraz do odpowiedniego okresu. Można również otworzyć listę zapisów na zakładce [Rejestr VAT]podać odpowiednio długi okres np. za cały rok.
  3. Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment nazwy kontrahenta lub wartość faktury.
  4. Jeżeli pinezka  (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
  5. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Poszukiwanie faktury posiadającej w nazwie kontrahenta Las

Jeżeli znamy inne dane faktury, możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

Generowanie pojedynczych dokumentów wewnętrznych

Dokumenty Wewnętrzne służą do generowania kwot VAT-u należnego (FWS) i naliczonego (FWZ). Na podstawie tych dokumentów na deklaracji VAT-7 wykazywany jest podatek należny oraz podatek naliczony np. Z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Dokumenty Wewnętrzne możemy wygenerować dla każdego rodzaju transakcji bez względu na stawkę VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT to dla transakcji wewnątrzunijnych oraz dokumentów z rodzajem Krajowa – podatnikiem jest nabywca i stawką 0% i NP  oraz dla Wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca i Pozaunijnych – podatnikiem jest nabywca w stawce NP dokumenty wewnętrzne generują się automatycznie tzn. po zapisaniu faktury wstaje formatka do generacji dokumentów wewnętrznych.

Uwaga
Na dokumenty wewnętrzne przenoszone są pozycje elementów faktur ze stawką ZW dla rodzaju transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca. Na dokumencie wewnętrznym domyślnie podpowiada się stawka ZW.

Dla pozostałych rodzajów transakcji generujemy je z poziomu Rejestru Zakupów lub z poziomu Rejestru Sprzedaży. Są dwie możliwości:

  1. Z Rejestru Zakupów rozwinięcie strzałki obok ikony i wybór opcji generowanie dokumentu wewnętrznego sprzedaży daje możliwość jednoczesnego wygenerowania Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży i Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
  2. Ewentualnie w  pierwszej kolejności z Rejestru Zakupów generowany jest Dokument Wewnętrzny Sprzedaży, a następnie z Rejestru Sprzedaży, w drugim kroku, tworzymy Dokument Wewnętrzny Zakupu – rozwijamy strzałkę obok ikony  i wybieramy opcję generowanie dokumentu wewnętrznego zakupu. Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży można również wprowadzić ręcznie z poziomu Rejestru Sprzedaży (te dokumenty, które nie mają powiązania z dokumentami wewnętrznymi zakupu).

FWZ po wygenerowaniu mają domyślnie ustawiane Odliczenie na TAK, natomiast w FWS parametr Uwzględniać w proporcji ustawiony jest jako Nie uwzględniać.

Uwaga
Zgodnie z art. 20 ust. 6 Ustawy o VAT, jeśli Faktura Zakupu od podatnika wewnątrzunijnego wpłynęła z inną datą niż data wystawienia, to FWS i FWZ są generowane z datą wystawienia Faktury Zakupu.

Przy generowaniu FWS z FZ zachowana jest zasada dotycząca „przenoszenia” rodzajów transakcji z faktur pierwotnych (FZ) na faktury końcowe (FWS):

Rodzaj FZRodzaj FWS
UsługiUsługi
Środki transportuŚrodki transportu
Towary, Inne, Środki Trwałe, nieruchomości, PaliwoTowary

Aby wygenerować dokument wewnętrzny należy najpierw zapisać Fakturę Zakupu, a następnie za pomocą odpowiedniej ikony wywołać funkcję przekształcenia do Dokumentów Wewnętrznych.

Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dokumentów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dokumentów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca. Podczas zapisywania takiej Faktury Zakupu pojawia się formatka Generowanie Dokumentu Wewnętrznego,  na której należy wpisać numery dokumentów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .

Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie Dokumentu Wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania Dokumentów Wewnętrznych.

Na dokument wewnętrzny sprzedaży przenoszą się następujące daty:

  • Jako data sprzedaży – data zakupu z Faktury pierwotnej
  • Jako data wystawienia – data wystawienia

Na dokument wewnętrzny zakupu przenoszą się następujące daty:

  • Jako data zakupu – data zakupu z faktury pierwotnej
  • Jako data wystawienia i wpływu ustawia się data wystawienia z faktury pierwotnej.

Daty powstania obowiązku i prawa do odliczenia ustawiają się wg tych samych zasad co dla dokumentów niewewnętrznych.

Uwaga
Jeżeli istnieje potrzeba modyfikacji dat na dokumentach wewnętrznych to użytkownik ma możliwość dokonania stosownych zmian w momencie generowania dokumentów wewnętrznych. Po wygenerowaniu daty można zmienić tylko na dokumencie wewnętrznym zakupu, na dokumencie wewn. sprzedaży daty są blokowane jeżeli istnieje do niego dokument wewn. zakupu.

Przykładowy scenariusz generowania Dokumentu Wewnętrznego

W Rejestrze Zakupów wprowadzamy fakturę dokumentującą wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów:

Faktura wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów

Zapisujemy dokument, a następnie rozwijamy strzałkę obok ikony  i wybieramy opcję generowanie dokumentu wewnętrznego sprzedaży, dzięki czemu z listy faktur w Rejestrze Zakupów VAT uruchamiany generowanie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży. Po wyborze opcji otrzymujemy informacje o generowaniu Dokumentu Wewnętrznego. Podpowiadają nam się dane dotyczące Rejestrów Sprzedaży i Zakupów, do których zostaną wygenerowane Dokumenty Wewnętrzne. Domyślnie podpowiadają się ostatnio wybrane w danej bazie firmowej Rejestry. W polu Numer Dokumentu konieczne jest podanie odpowiedniego numeru.

Klawiszem  akceptujemy generowanie Dokumentów Wewnętrznych. W dalszej kolejności pokazuje nam się wygenerowany Dokument Wewnętrzny Sprzedaży z zaznaczonym parametrem Dokument wewnętrzny. Na Dokumenty wewnętrzne przenoszona jest kwota netto z faktury pierwotnej. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, dla dokumentów wewnętrznych w kolumnie Kolumna powinno być ustawione Nie księgować, dotyczy to zarówno modułu Księga Podatkowa jak i dokumentów wewnętrznych importowanych w modelu Pracy rozproszonej.

Wygenerowany Dokument Wewnętrzny Sprzedaży

Po zapisaniu formatki w kolejnym komunikacie pojawia się informacja, jakie dokumenty zostały wygenerowane i w jakim rejestrze się znajdują.

Informacja o wygenerowanych dokumentach

Zarówno na fakturze pierwotnej, jak i na Dokumentach wewnętrznych, istnieje możliwość skorzystania z zakładki [Dokumenty], na której znajduje się informacja o dokumentach powiązanych z bieżącym dokumentem.

Na liście faktur w rejestrze zakupów VAT, przy Fakturze Zakupu, do której zostały wygenerowane Dokumenty Wewnętrzne, pojawia się litera W (oznacza, że z tego dokumentu powstał Dokument Wewnętrzny).

Jeśli wygenerowano dokument wewnętrzny do FZ, to FZ nie podlega edycji. Tak samo, jeśli do FWS wygenerujemy FWZ, to również FWS nie podlega już edycji. Edycji podlegają tylko dane dotyczące deklaracji VAT-7. Dokument FZ, do którego został wygenerowany dokument wewnętrzny sprzedaży, nie może być już rozliczony z poziomu zakładki [Kontrahent] na formularzu takiego dokumentu. Rozliczenia należy dokonać z poziomu modułu Kasa/Bank.

Uwaga
Wygenerowane dokumenty: Dokument Wewnętrzny Sprzedaży i Dokument Wewnętrzny Zakupu powinny być identyczne. Każdorazowo po wygenerowaniu tych dokumentów należy pamiętać o sprawdzeniu dokumentów, czy się między sobą nie różnią. Chodzi głównie o kwotę netto, naliczony i należny VAT.

Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dokumentów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dokumentów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne. Podczas zapisywania takiej faktury zakupu pojawia się formatka Generowanie dokumentu wewnętrznego, na której należy wpisać numery dokumentów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .

Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie dokumentu wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania dokumentów wewnętrznych.

Generowanie zbiorczych dokumentów wewnętrznych

Użytkownik ma możliwość generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego do zaznaczonych faktur. Dokument utworzy się, jeżeli wszystkie wskazane faktury wystawione zostały na ten sam podmiot oraz z takim samym miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT-7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data zakupu/sprzedaży. Kontrahent nadrzędny oraz kontrahent duplikat traktowani są jako różne podmioty. Zbiorczy dokument wewnętrzny generowany jest osobno dla każdego rodzaju transakcji.

Na liście dokumentów w Rejestrze VAT zakupu po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dokumentu wewnętrznego sprzedaży pojawia się okno:

Okno generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego sprzedaży

Na liście dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dokumentu wewnętrznego zakupu pojawia się okno:

Okno generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego zakupu

Jeżeli użytkownik zaznaczy faktury z różnymi rodzajami transakcji to dla każdego rodzaju pojawi się osobne okno. Pole Rodzaj transakcji nie podlega edycji. Do pola Rozliczać w deklaracji VAT przenoszona jest data rozliczenia w VAT z zaznaczonych dokumentów. Jeżeli wszystkie wskazane faktury są na metodzie kasowej to domyślnie podpowiada się miesiąc z daty zakupu/sprzedaży. Zaznaczenie parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji pozwala na uwzględnienie na zbiorczym dokumencie faktur z odznaczoną datą rozliczenia w VAT-7.
Jeżeli użytkownik nie zaznaczy parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji, a wszystkie wskazane faktury mają odznaczoną datę rozliczenia w VAT to zbiorczy dokument wewnętrzny nie powstanie.

Przyklad
Użytkownik zaznacza w Rejestrze VAT zakupów 6 dokumentów wprowadzonych na tego samego kontrahenta, z tą samą datą rozliczenia w deklaracji VAT-7 oraz z następującymi rodzajami transakcji:
FZ1, FZ2: krajowa,
FZ3, FZ4: nabycie wewnątrzunijne,
FZ5, FZ6: krajowa – podatnikiem jest nabywca.
Podczas generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego okno, a następnie formularz dokumentu wewnętrznego pojawia się trzykrotnie:
1)  Rodzaj transakcji: krajowa, na dokumencie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ1 oraz FZ2.
2) Rodzaj transakcji: nabycie wewnątrzunijne, na dokumencie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ3 oraz FZ4.
3) Rodzaj transakcji: krajowa-podatnikiem jest nabywca, na dokumencie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ5 oraz FZ6.

Zbiorczy dokument wewnętrzy nie zostanie wygenerowany jeżeli:

  • w Rejestrze VAT zakupu zaznaczono dokument wewętrzny,
  • w Rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną).
  • w Rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dokument wewnętrzny,
  • w Rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dokumentów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
  • w Rejestrze VAT wskazano dokument zaimportowany poprzez mechanizm pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dokumentów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
  • w Rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.

Formularz zbiorczego dokumentu wewnętrznego

Dane w nagłówku dokumentu: 

  • Kontrahent – taki sam jak na zaznaczanych fakturach,
  • Kategoria nagłówka – przenoszony z formularza kontrahenta,
  • Opis nagłówka – Zbiorczy dokument wewnętrzny,
  • Korekta/ transakcja fiskalna/ Sprzedaż detaliczna – odznaczone,
  • Rozliczać w deklaracji VAT – zaznaczone, miesiąc i rok wybrany w oknie generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego,
  • Daty – ostatni dzień miesiąca wskazanego jako miesiąc rozliczenia w deklaracji VAT-7,
  • Dane adresowe podmiotu – zakładka [Kontrahent] – przenoszone z karty kontrahenta,
  • Rodzaj transakcji – przenoszony z okna generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego,
  • Finalny/ Podmiot gospodarczy/ Podatnik VAT czynny/ Rolnik – ewentualne zaznaczenia przenoszone z formularza kontrahenta,
  • Dokument wewnętrzny – zaznaczone,
  • JPK_FA – odznaczone,
  • Waluta – PLN.

Uwaga
Jeżeli w Rejestrze VAT zakupu wybrana zostanie opcja generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego sprzedaży oraz zakupu i na formularzu dokumentu wewnętrznego sprzedaży użytkownik zmieni ustawienia (np. kategorię, rodzaj transakcji) to zmiany przeniosą się na dokument wewnętrzny zakupu.

Pozycje dokumentu: 

  • Kategoria, Kategoria 2, Opis 2 – przenoszone z pozycji na fakturach pierwotnych,
  • Opis – numer dokumentu z faktury pierwotnej oraz opis z pozycji faktury pierwotnej,
  • Stawka – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dokumentu wewnętrznego,
  • Kwoty – w PLN, przeliczone po kursie do VAT,
  • Rodzaj – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dokumentu wewnętrznego,
  • Odliczenia – Tak,
  • w proporcji – Nie uwzględniaj,
  • Kolumna – Nie księgować.

Pozycje przenoszone są na dokument wewnętrzny pojedynczo.

Na każdym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu, do którego wygenerowano zbiorczy dokument wewnętrzny, na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dokument wewnętrzny sprzedaży.

Na zbiorczym dokumencie wewnętrznym sprzedaży na zakładce [Dokumenty] widoczne są wszystkie faktury zakupowe, na podstawie powstał zbiorczy dokument oraz dokument wewnętrzny zakupu.

Na zbiorczym dokumencie wewnętrznym zakupu na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dokument wewnętrzny sprzedaży.

Generowanie rozliczenia faktury VAT marża

Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada szczególne obowiązki rozliczania podatku należnego przez podatników stosujących metodę opodatkowania marży.

Zgodnie z art. 119 obecnie obowiązującej Ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Przez marżę rozumie się różnicę między kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca usługi, a ceną nabycia przez podatnika towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty.

W celu wyliczenia podatku należnego od marży generowany jest dokument Rozliczenie faktury VAT marża.

W pierwszej kolejności w Rejestrze Sprzedaży wprowadzamy pierwotną Fakturę Sprzedaży: w stawce NP (za sprzedaż usług nabytych dla bezpośredniej korzyści turysty) oraz ewentualnie w stawkach opodatkowanych (za sprzedaż usług własnych). Faktura Sprzedaży może być wprowadzona dla dowolnego typu transakcji (krajowa, wewnątrzwspólnotowa lub zagraniczna).

Po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży zapisujemy taką fakturę. Następnie będąc na liście Faktur Sprzedaży wybieramy przycisk  znajdujący się obok ikony  i z rozwijalnego menu wybieramy opcję Generowanie rozliczenia marży.

W programie pojawia się informacja o Generowaniu rozliczenia marży z możliwością określenia:

  • Rejestru Sprzedaży, w którym zostanie zapisany wygenerowany dokument. Domyślnie podpowiada się ostatnio wybrany w danej bazie firmowej Rejestr,
  • Numeru dokumentu,
  • Kwoty marży (automatycznie podpowiada się kwota z Faktury Sprzedaży w stawce NP).

Uwaga
Jeśli Faktura Sprzedaży została przesłana do Rejestru Sprzedaży z modułu Faktury, to kwota marży podpowiada się automatycznie pod warunkiem, że do Faktury Sprzedaży wygenerowany został dokument WZ.

Generowanie rozliczenia marży

Jeśli Faktura Sprzedaży VAT zostanie zaewidencjonowana w walucie obcej, to Rozliczenie faktury VAT marża będzie wyliczone od kwoty netto w PLN.

Uwaga
Podczas generowania rozliczenia marży istnieje możliwość wprowadzenia ujemnej kwoty marży.

Po uzupełnieniu wszystkich informacji i zatwierdzeniu otrzymujemy dokument będący Rozliczeniem faktury VAT marża.
Ostatnim krokiem jest zapisanie tego dokumentu. Na ekranie pojawi się odpowiednia informacja:

Informacja o wygenerowaniu dokumentu Rozliczenie faktury VAT marża

Wygenerowany dokument Rozliczenia marży

Faktura VAT marża, znajdująca się na liście faktur w Rejestrze Sprzedaży, do której został wygenerowany dokument Rozliczenie marży, będzie posiadać w kolumnie Status znacznik M.

Rejestr VAT po wygenerowaniu Rozliczenia VAT marża

Z poziomu Rejestru Sprzedaży VAT Użytkownik ma możliwość wydruku Rejestru VAT marża. W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Wydruki rejestrów VAT marża należy zdefiniować stawki, z jakich będziemy korzystać przy wydrukach.

Konfiguracja – Wydruki rejestrów VAT marża

Następnie z poziomu rejestru VAT sprzedaży wchodzimy na ikonę  pod przyciskiem drukarki i mamy dostępne następujące opcje:

dla Rejestru VAT marża mamy dostępne opcje:




Schematy księgowań dla dokumentów wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru VAT

Dokumentom wprowadzanym bezpośrednio do Rejestru VAT przypisano typy schematów: Rejestr Sprzedaży VAT oraz Rejestr Zakupu VAT. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania, za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi. Wyjątkiem są faktury VAT wprowadzone w module Faktury, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT przez rejestr VATKonfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Jeśli użytkownik nie korzysta z tego parametru, a korzysta z modułów Faktury oraz Handel, schematy tego typu będą dotyczyć jedynie faktur kosztowych oraz faktur dokumentujących zakup środka trwałego, ponieważ faktur związanych z tego rodzaju operacjami nie wprowadza się ani do modułu Faktury ani do modułu Handel.

Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono Księgowanie faktur przez rejestr VAT nie ma możliwości usunięcia zapisu z Rejestru VAT, jeśli jest zaksięgowany, gdyż dekret ten powstał na podstawie zapisu w rejestrze. Najpierw należy usunąć księgowanie, a dopiero potem dokument. Jeśli księgowanie jest z modułu Faktury, to możliwość usuwania dokumentów z rejestru VAT istnieje.

Przystępując do definiowania schematu dla dokumentów kosztowych w polu Typy schematów wybieramy typ Rejestr Zakupu VAT.

Ikona  Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy, przystępujemy do definiowania nagłówka schematu.

Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:

Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów.

Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY.

Formularz schematu księgowego

Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych tzw. drop-down.

Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.

Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.

Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ ParametryKsięgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.

Uwaga
Przystępując do księgowania, użytkownik z listy wybiera wzorzec, którym mają być księgowane dokumenty. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, po nazwie oraz po informacjach wprowadzonych w polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.

Okna WarunkuOpisu wyposażono w przycisk  uruchamiający Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.

Wizard Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.

Wizard warunek zadziałania schematu księgowego

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmiotu, Typ zaliczkobiorcy.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalająca na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.

Warunkiem może być:

  • Waluta – symbol @Waluta
  • Opis – symbol @Opis
  • Rejestr – symbol @Rejestr
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Nag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
  • Dokument Wewnętrzny – symbol @Wewnetrzna – pozwala na wyodrębnienie, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewnętrznych.
  • Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Konto odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto dostawcy – symbol @KontoPodmiotuDost
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

  • Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

Elementy
definicji

Łącznik

Funkcje

Operator

Wartość

Symb.OpisNazwaSymb.OpisSymb. Relacja

AND
OR

I
LUB

Waluta@WalutaSymbol waluty Faktury VAT

=
>
<
>=
<=
< >
zawiera
nie zawiera

Równa się
Mniejszy
Większy
Mniejszy lub równy
Większy lub równy
Różny

Jedna z walut wprowadzonych w  Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
Opis@OpisOpis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategoriiDowolna wartość wprowadzona "z ręki"
Rejestr@RejestrDecyduje, czy schemat ma dotyczyć księgowania faktur z wybranego rejestruWybór z listy rejestrów VAT
Kategoria szczegółowa@KategoriaNagKod kategorii szczegółowejKod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria Ogólna@KateoriaOgólnaNagKod kategorii ogólnejKod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii@KategoriaOpisNagOpis kategorii Opis kategorii ze słownika
Konto Wn kategorii@KatNag KontoWnKonto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategoriiKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii@KatNagKontoMaKonto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategoriiKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Dokument wewnętrzny@WewnętrznaPozwala wyodrębnić, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewn.Wybór: Tak, Nie
Płatność VAT w PLN@PlatnoscVatPLNKwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowegoWybór: Tak, Nie
Kod Podmiotu@KodPodmiotuWartość wprowadzona "z ręki"
Typ Podmiotu@KodPodmiotuWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto odbiorcy@KontoPodmiotuOdbKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
Konto dostawcy@KontoPodmiotuDostKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
Typ Zaliczkobiorcy@TypZaliczkobiorcyWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto płatnika 1@KontoPlatnikaOdbKonto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto płatnika 2@KontoPlatnikaDostKonto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kod Płatnika@KodPlatnikaWartość wprowadzona „z ręki”
Typ Płatnika@TypPlatnikaWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy

Wizard Opisu w nagłówku schematu księgowań

Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.

Wizard nagłówka Opis

Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda.

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Warunek], pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia po przez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu.

Opisami mogą być:

  • Waluta – symbol @Waluta
  • Numer Faktury Zakupu – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
  • Opis faktury – mechanizm Opis – @Opis
  • Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
  • Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są cztery parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)

Dokument rejestru VAT

Dane pobierane są z księgowanej Faktury rejestru VAT i tak:

  • Nr dokumentu pobierany jest z pola
  • Opis z pola znajdującego się obok pola Kategoria.
  • Identyfikator księgowy – pobierany jest z pola Id. Księgowy.
  • Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).
  • Kod podmiotu pobierany jest z pola
  • Typ podmiotu pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu.
  • Waluta pobierana jest z zakładki [Waluta].

Definiowanie elementu w schemacie księgowań

Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.

Formularz posiada dwie zakładki:

[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań

[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.

Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne].

Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:

  • Symbol – symbol schematu księgowań.
  • Nazwa – nazwa schematu księgowań.
  • Dziennik – dzienniki księgowań, w których będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty.
  • Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty.
  • Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument.
  • Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego.
  • Parametr – księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.

Formularz posiada trzy grupy przycisków.

Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:

 Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.

 Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian.

Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.

  Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.

Grupa druga zawiera przyciski:

 Sprawdzanie poprawności działania schematu.

 Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań.

 Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu.

Lista elementów schematu księgowego

W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.

Formularz wyposażono w następujące pola:

  • Konta księgowe Wn i Ma,
  • Podział na słowniki,
  • Podział na kategorie,
  • Kwota,
  • Rozrachunek,
  • Księgowanie walutowe – pole widoczne przy aktywnym module Księga Handlowa Plus dla typów dokumentów walutowych,
  • Opis,
  • Warunek zadziałania schematu księgowań.

Elementu schematu księgowego

Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn i Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:

  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
  • Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
  • Kategoria2 pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
  • Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego.
  • Wartość niematerialna i prawna – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej.
  • Podmiot
    • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
  • Płatnik
    • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód  lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
    • Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
    • Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
    • Konto Wn kategorii – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
    • Konto Ma kategorii – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
    • Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
    • Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma

Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. faktury kosztowej).

Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Środki Trwałe, Płatnicy.

Formularz konta księgowego

Typ Środek trwały – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą środków trwałych mogą być zakładane automatycznie w oparciu o rodzaj środka trwałego lub w oparciu grupę i rodzaj środka trwałego. Chcąc uzyskać jeden z wymienionych efektów, zakładając konto księgowe np. 010 Środki Trwałe, należy nadać mu status konta słownikowego – Środki Trwałe. Wówczas konta analityczne do konta syntetycznego 010 zakładane będą dla konkretnych środków trwałych. Dodatkowo, zaznaczenie parametru Wg grup spowoduje zakładanie kont analitycznych w strukturze dwupoziomowej. Poziom pierwszy będą stanowić konta analityczne wg grup środków trwałych. Drugi poziom – konta analityczne wg konkretnych środków trwałych.

Typ Podmioty – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych wg środków trwałych oraz wg ich grupy, pozwala na automatyczne zakładania kont księgowych wg kontrahentów, pracowników i wspólników, banków, urzędów oraz towarów.

Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP/PESEL, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał użytkownik musi:

W menu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP/PESEL, Identyfikator liczbowy).

W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca, opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne, kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em/PESEL-em lub Identyfikatorem).

Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.

Uwaga
W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.

Typ Zaliczkobiorcy – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, słowniki wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:

  • Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym, powiązanym ze słownikiem pracowników
  • Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.

Typ Płatnicy – odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy warunków.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty

Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów:

Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.

Wizard elementu schematu księgowań Definicji Kwoty

Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury będących odpowiednikami kwot w rejestrze VAT. Podzielone zostały na grupy:

Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty.

  • Identyfikatory kwot z grupy Netto to całkowita kwota netto z faktury, a także wartości netto w poszczególnych stawkach.
  • Identyfikatory kwot z grupy Brutto to między innymi: Brutto razem, Brutto 3% itd.
  • Identyfikatory kwot z grupy VAT to łączna kwota VAT, a także w poszczególnych stawkach i kwota VAT w PLN po kursie do VAT z faktury w walucie obcej dla kontrahenta krajowego.
  • Identyfikatory kwot z grupy Akcyza to kwota akcyzy.
  • Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
  • Identyfikatory kwot z grupy Środki Trwałe i WNiP to: wartość kosztowa i wartość bilansowa.
  • Identyfikatory kwot z grupy Kwoty dodatkowe to kwota przypisana na dokumencie.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki Warunek i Opis, pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.

 

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis

Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota][Warunek], pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.

Formularz Opis posiada dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Wizard pozycji Opis

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku   Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.

Opisami mogą być:

  • Waluta – symbol @Waluta
  • Nr faktury – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
  • Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
  • Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
  • Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
  • Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
  • Kategoria pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.
  • Kategoria2 pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
    • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
    • Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem.
  • Płatności – w ramach których dostępny jest parametr: Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
  • Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy – symbol @ST_NrInwent
    • Nazwa – symbol @ST_Nazwa
    • Grupa – symbol @ST_Grupa
    • KŚT – @ST_KST
    • Kategoria szczegółowa – @KategoriaST
    • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaST
    • Opis kategorii – @KategoriaOpisST.
  • Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy – @WNP_NrInwent
    • Nazwa – symbol @WNP_Nazwa
    • Grupa – symbol @WNP_Grupa
    • Kategoria szczegółowa – @KategoriaWNP
    • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaWNP
    • Opis kategorii – @KategoriaOpisWNP.
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
    • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik– w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
    • Typ płatnika – symbol @TypPlatnika.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach których dostępne są:
    • Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
    • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
    • Opis kategorii – @OpisDodat
    • Waluta – @DodatWaluta
    • Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
    • Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
  • Opis kategorii2 – @Opis2Dodat.
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
  • Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego

Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę  i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.

Wizard – Warunek zadziałania pozycji schematu księgowego

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalna liczba znaków 2000), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

– udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Warunkiem może być:

  • Waluta – symbol @Waluta
  • Opis – symbol @Opis
  • Rejestr – symbol @Rejestr
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
  • Kategoria pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
  • Kategoria2 pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
    • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
    • Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem
    • Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
  • Płatności – w ramach, którego dostępny jest następujący parametr:
    • Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
    • Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
  • Dokument wewnętrzny– symbol @Wewnetrzna
  • Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
  • Odliczenia VAT – symbol @Odliczenia
  • Rodzaj zakupu/sprzedaży – symbol @RodzajZakupu/ @RodzajSprzedazy
  • Środek trwały – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy,
    • Nazwa,
    • Grupa,
    • KŚT,
    • Kategoria szczegółowa,
    • Kategoria ogólna,
    • Opis kategorii,
    • Konto Wn kategorii,
    • Konto Ma kategorii.
  • Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy,
    • Nazwa,
    • Grupa,
    • Kategoria szczegółowa,
    • Kategoria ogólna,
    • Opis kategorii,
    • Konto Wn kategorii,
    • Konto Ma kategorii.
  • Podmiot – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Konto Odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto Dostawcy– symbol @KontoPodmiotuDost
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
    • Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
    • Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
    • Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
    • Opis – symbol @OpisDodat
    • Waluta – symbol @DodatWaluta
    • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
    • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
    • Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
    • Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
    • Opis2 – symbol @Opis2Dodat.
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

  • Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii, dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych również mamy możliwość wyboru odpowiedniej wartości z wyświetlanej listy.




Instrukcja Comarch ERP Menadżer Kluczy

Wprowadzenie

Aplikacja Comarch ERP Menadżer Kluczy jest niezbędnym elementem pozwalającym na aktywację i pobieranie zakupionych modułów produktów Comarch ERP. Może on współpracować zarówno z fizycznymi kluczami HASP, plikami SoftHASP, a także z modułami potrzebnymi dla stacjonarnych wersji Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera, Comarch e-Sklep oraz Comarch ERP e-Pracownik. Aplikacja ta zastępuje Serwis klucza HASP oraz Zdalny Serwer Klucza.

Jedną z zalet Menadżera Kluczy jest możliwość pracy na maszynach wirtualnych z kluczami aktywowanymi w Comarch.

Więcej informacji na temat pobierania modułów przez Comarch ERP Optima można znaleźć w biuletynie technicznym OPT007-SerwisHASP.pdf dostępnym na Indywidualnych Stronach Partnerów.

Zmiany w wersji 2018.0.1

  • Poprawiono mechanizm instalacji Menadżera Kluczy w trakcie instalacji Optimy z serwerem SQL.

Zmiany w wersji 2018.2.1

  • Dodano informację o serwerze, na którym zainstalowano serwis Menadżera Kluczy.
  • Dodano reset zaawansowanych ustawień konfiguracyjnych.
  • Ograniczono ustawienie czasu do zwolnienia nieaktywnego modułu do minimum 70 sekund.

Zmiany w wersji 2018.2.2

  • Zmieniono numer SMS obsługujący aktywację tymczasową kluczy wirtualnych. Nowy numer to 7148.

Zmiany w wersji 2018.2.3

  • Dodano obsługę nowych opcji: Faktury – Opcja BR, Handel – Opcja BR oraz Handel Plus – Opcja BR.

Zmiany w wersji 2018.7.1

  • Dodano obsługę nowego modułu XL Business Intelligence – Point – Subskrypcje oraz opcji XL Interfejs obcojęzyczny.
  • Zaktualizowano sterowniki do klucza HASP do wersji 7.80.

Współpraca z aplikacjami

Menadżer Kluczy w wersji 2018.7.1 obsługuje następujące aplikacje:

  • Comarch ERP Altum oraz Comarch ERP Retail od wersji 2015
  • Comarch ERP Optima w wersji 17.10 przy czym:
    • funkcjonalność wielu kluczy z modułami dla Optima wspierana jest od wersji 2013.3.1
    • klucze wirtualne wspierane są od wersji 2013.0.1
  • Comarch ERP XL
    • Funkcjonalność wielu kluczy jest wspierana od wersji 2013.3.1
  • Comarch ERP Mobile od wersji 2015
  • Comarch WMS od wersji 2015
  • Comarch ERP HRM – wszystkie wersje
  • Comarch e-Sklep od wersji 6.5
  • Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera od wersji 5.5, przy czym:
    • funkcjonalność wielu kluczy z modułami dla Pulpitu Menadżera wspierana jest od wersji 5.5.2

Instalacja

Uwaga
Instalację serwisu uruchamiamy na komputerze, gdzie podłączony jest klucz HASP oraz zainstalowany jest Microsoft SQL Server.

W celu zainstalowania serwisu należy kliknąć dwukrotnie na plik Comarch ERP Menadżer Kluczy.exe. Po jego uruchomieniu pojawi się okno z wyborem języka instalacji. Dostępne są cztery wersje językowe: polska, angielska, niemiecka oraz francuska.

Po wyborze języka pojawia się kreator instalacji, w którym można podać katalog, gdzie zostanie umieszczona aplikacja. Przy wyborze katalogu zaleca się pozostawienie wartości domyślnych.

Kolejnym parametrem podawanym w instalatorze Menadżera Kluczy, jest instancja SQL. Musi to być lokalna instancja dla komputera, na którym instalowany jest Menadżer Kluczy. Użytkownik, który będzie logował się do SQL niezależnie od tego czy to będzie Logowanie domenowe, czy serwerowe musi posiadać uprawnienia administracyjne na tym serwerze SQL. W przypadku, gdy wybrany login nie posiada wymaganych uprawnień wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat:

Uwaga
Comarch ERP Menadżer Kluczy nie współpracuje z Microsoft SQL Server 2000, minimalna wersja serwera to 2005 z najnowszym pakietem Service Pack (SP4).

W przypadku, gdy na komputerze jest zainstalowana domyślna instancja „Optima” z domyślnym hasłem dla loginu SA, to instalator podpowie je podczas próby podłączania, wystarczy kliknąć dalej, aby połączyć się z serwerem SQL

W celu poprawnej aktywacji wszystkich zmian konfiguracyjnych zaleca się zrestartowanie usługi serwera SQL podczas instalacji Menadżera Kluczy. Można to zrobić automatycznie pozostawiając zaznaczony parametr Restartuj serwer SQL i klikając na przycisk Zakończ w kreatorze instalacji. Jeżeli zrestartowanie usługi SQL nie jest w danym momencie możliwe należy ten parametr odznaczyć i wykonać ponowne uruchomienie SQL w innym czasie.

W ramach instalacji wykonywane są następujące czynności: 

  • Instalacja sterowników klucza HASP
  • Konfiguracja serwera bazy danych
  • Dodanie wyjątku do zapory sieciowej w celu umożliwienia pracy sieciowej
  • Instalacja usługi Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP (ComarchML)
  • Instalacja aplikacji monitora Menadżera Kluczy
  • Dodanie w menu start lub ekranie startowym (Windows 8 i 8.1) grupy Comarch ERP Menadżer Kluczy zawierającej ikonę do uruchomienia monitora Menadżera Kluczy.

Poprawna instalacja powinna zakończyć się następującym komunikatem:

Po zakończeniu instalacji, uruchomieniu Comarch ERP Menadżer Klucza w prawym dolnym rogu ekranu powinna pojawić się ikona informująca o stanie gwarancji na program. Oczywiście wymagane jest jeszcze dodanie właściwych kluczy z modułami. Zielony kolor ikony kłódki informuje o  prawidłowym stanie pozwalającym na pracę
z najnowszymi wersjami oprogramowania dla zakupionych modułów.

Brak informacji o dostępnych modułach, lub zatrzymana usługa „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” – aplikacje Comarch mogą pracować jedynie w trybie DEMO

Program poza gwarancją – można pracować, ale tylko na wersjach, których data produkcji jest wcześniejsza od daty ważności zakupionych modułów. Zalecamy przedłużenie ważności gwarancji.

Program na gwarancji – prawidłowy stan pozwalający na pracę z najnowszymi wersjami oprogramowania dla zakupionych modułów.

Monitor Menadżera Kluczy

W skład Menadżera Kluczy wchodzi aplikacja monitora (ComarchMLTray). To ona odpowiada za wyświetlanie ikony kłódki w prawym dolnym rogu ekranu. Monitor uruchamiany jest przy logowaniu do systemu użytkownika, który zainstalował Menadżer Kluczy.

Po kliknięciu prawym klawiszem na ikonie kłódki dostępne są następujące opcje:

Pokaż konfigurację – wyświetla okno aplikacji

Uruchom usługę – uruchamia usługę „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” (ComarchML)

Restartuj usługę – restart usługi „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” (ComarchML)

Zatrzymaj usługę – zatrzymanie usługi „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” (ComarchML)

Zwolnij moduły – wylogowanie z usługi poszczególnych użytkowników i przez to zwolnienie pobranych modułów dla wybranych kluczy

Aktualizuj moduły w kluczu HASP – Aktualizacja modułów w kluczu HASP (programowanie klucza) może być wykonana na dwa sposoby: 

  • Aktualizacja z chmury – po wybraniu tej opcji moduły w kluczu HASP będę zaktualizowane plikiem RUS automatycznie pobranym z serwerów Comarch (opcja wymaga dostępu do Internetu). Aktualizacja z chmury nie jest dostępna dla kluczy partnerskich.
  • Aktualizacja z dysku – po wybraniu tej opcji należy wskazać na dysku plik RUS odpowiedni dla podłączonego klucza HASP w celu wykonania aktualizacji modułów.

Wyłącz monitor Comarch ERP Menadżer Kluczy – wyłączenie ikony kłódki

Ponadto dwukrotne kliknięcie na ikonę zielonej (lub żółtej) kłódki spowoduje uruchomienie okna aplikacji monitora Comarch ERP Menadżer Kluczy, co jest tożsame z wybraniem opcji Pokaż konfigurację.

Po kliknięciu na opcję Pokaż konfigurację uruchamiane jest okno aplikacji z trzema zakładkami: Dostępne moduły, Pobrane moduły oraz Konfiguracja.

Jeżeli na komputerze jest włączony mechanizm kontroli konta (UAC) i jeżeli monitor Menadżera Kluczy nie zostanie uruchomiony jako administrator, to przy próbie użycia funkcji wymagających uprawnień administracyjnych takich jak: Uruchom usługę, Restartuj usługę, Zatrzymaj usługę lub przejście do zakładki Zaawansowane pojawi się monit z prośbą o zaakceptowanie ponownego uruchomienia monitora Menadżera Kluczy, jako administrator, co umożliwi skorzystanie z wymienionych funkcji.

Zakładka Dostępne moduły

Zakładka przedstawia listę dostępnych modułów pochodzących z podłączonego klucza HASP, plików SoftHASP, bądź z modułów aktywowanych w Comarch (kluczy wirtualnych). Te same informacje dostępne są również na stronie http://localhost:5150.

W nagłówku okna widoczny jest numer wersji Menadżera Kluczy.

Kolor wyświetlanych modułów informuje, czy dany moduł jest aktualny, czy jest już po gwarancji. Kolorem zielonym wyświetlane są moduły na gwarancji (data ważności późniejsza lub równa dacie bieżącej), natomiast kolorem żółtym oznaczane są moduły po gwarancji (data ważności wcześniejsza niż data bieżąca). Analogicznie jak to ma miejsce w przypadku koloru ikony kłódki w prawym dolnym rogu ekranu.

Moduły w modelu abonamentowym

Część modułów sprzedawanych jest w modelu abonamentowym, co oznacza, że po upłynięciu daty ważności takiego modułu, aplikacje nie mogą już z niego korzystać. W takim przypadku na zakładce Dostępne moduły oznaczany jest kolorem czerwonym i ilość początkowa resetowana jest do zera. Dodatkowo wyświetlana jest ikona trójkąta z wykrzyknikiem.

Zakładka Pobrane moduły

Zakładka zawiera informacje o modułach pobranych przez aplikacje, które korzystają z Menadżera Kluczy. W kolumnie Zalogowani użytkownicy znajdują się informacje pozwalające zidentyfikować użytkownika, który pobrał dany moduł.

Jeżeli użytkownik na tym samym komputerze uruchomi wielokrotnie program Comarch ERP Optima, to na zakładce Pobrane moduły będzie wyświetlone każde to uruchomienie, przy czym każdy unikalny moduł zostanie pobrany z serwera tylko jeden raz. W przypadku połączeń terminalowych takie działanie występuje w ramach jednego połączenia. Optima uruchomiona w kolejnym połączeniu do tego samego serwera (ale z innej sesji) spowoduje pobranie osobnego zestawu modułów.

Pobrane moduły, które nie zostaną odświeżone przez aplikację, przez czas określony za pomocą parametru „Czas do zwolnienia nieaktywnego modułu” (domyślnie 1800 s), są usuwane z listy pobranych i aktualizowana jest ilość dostępnych modułów.

 

Więcej informacji na temat pobierania modułów przez Comarch ERP Optima można znaleźć w biuletynie technicznym OPT007-SerwisHASP.pdf dostępnym na Indywidualnych Stronach Partnerów.

Odśwież <F5> – pozwala zaktualizować widok, opcja dostępna również poprzez klawisz <F5>.

 Usuń <Delete> – usuwa wszystkie pobrane moduły Comarch ERP Optima dla zaznaczonego użytkownika. Moduły dla Pulpitu Menadżera oraz Comarch ERP e-Sklep zwalniane są w momencie zamknięcia puli aplikacji IIS, na której działają. Nie można ich zwalniać z tego poziomu, dlatego dla tych modułów nie jest dostępna funkcja Usuń. Usuwanie modułów Comarch ERP możliwe jest również poprzez klawisz <Delete>.

Moduły nazwane

Moduły nazwane są modułami, które są przypisywane do konkretnego urządzenia lub użytkownika. Raz pobrane nie są zwalniane po wylogowaniu z aplikacji. Również restart usługi nie powoduje zwolnienia modułu nazwanego, który został przypisany do identyfikatora przesłanego przez urządzenie lub użytkownika. Reset takiego modułu można wykonać poprzez telefoniczny kontakt z Asystą Comarch.

Zakładka Konfiguracja

Lista kluczy

Na zakładce Konfiguracja podana jest lista wszystkich kluczy podłączonych do Menadżera Kluczy. Wśród nich może być klucz HASP, klucze wirtualne lub tzw. SoftHASP w postaci plików Softhasp.sig i Softhasp.dat umieszczonych na dysku komputera (domyślnie C:\).

Klucz standardowy przeznaczony dla Klientów na zakładce Konfiguracja ma kolor oliwkowy, natomiast klucz partnerski wyświetlany jest w kolorze fioletowym. W pierwszej kolumnie Dane identyfikacyjne firmy znajduje się numer NIP firmy, która jest właścicielem klucza lub jej akronim.

 

Dodatkowo wraz z wprowadzeniem mechanizmu kontroli NIP pojawiły się dwa nowe rodzaje kluczy: firmowy oraz wielofirmowy.

Klucz firmowy pokazywany jest na liście w kolorze jasnoniebieskim. Klucz ten może działać tylko z bazą, która w danych o firmie ma przypisany ten sam numer NIP, jaki związany jest z tym kluczem (kolumna Dane identyfikacyjne firmy). Klucz firmowy może występować w postaci klucza HASP bądź klucza wirtualnego.

Klucz wielofirmowy jest podświetlany na pomarańczowo. W przypadku tego klucza mamy do czynienia z przypisaniem więcej niż jednego numer NIP do klucza. Wszystkie numery NIP dla zaznaczonego klucza wielofirmowego wyświetlane są w dodatkowej tabeli poniżej listy kluczy. Klucz wielofirmowy jest rozszerzeniem klucza firmowego i działa analogicznie jak klucz firmowy, przy czym mamy możliwość połączenia z bazą, która zawiera jeden z numerów NIP przypisanych do tego klucza. Klucze wielofirmowe występują wyłącznie w postaci kluczy wirtualnych.

Jeżeli przynajmniej jeden z kluczy na liście posiada ograniczenie czasowe (niezależne od daty ważności modułów), to data tego ograniczenia wyświetlana jest w dodatkowej kolumnie Ograniczenie czasowe klucza. Pozostałe klucze na liście, które nie mają tego ograniczenia w tej kolumnie moją wpisane: Bez ograniczeń. Pole ograniczenia czasowego nie jest wyświetlane dla kluczy partnerskich. W przypadku gdy data ograniczenia czasowego zostanie przekroczona, to ten klucz zmienia kolor na czerwony i zostają wyzerowane ilości wszystkich modułów podłączonych do tego klucza.

Funkcje dostępne na zakładce Konfiguracja

 Aktualizuj moduły <Ctrl+F5> – wymusza połączenie z serwerami Comarch, aktualizuje widok. Opcja dostępna również poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+F5>.

 Aktualizacja modułów w przypadku braku połączenia internetowego <Ctrl+F6> – stosowana w przypadku braku sieci, pozwala na aktywację modułów na kolejne 24 h w przypadku modułów Optimy oraz kolejne 72 h dla modułów Altum/XL. Aktywację można przeprowadzić na trzy sposoby. Po pierwsze można wysłać wiadomość SMS pod numer 7148 (koszt 1 zł + VAT) o treści
awartej w ramce to znaczy: ERP PL Kod_aktywacji. Duże i małe litery nie są rozróżniane. Usługa aktywacji poprzez SMS jest dostępna tylko na terenie Polski. Jako odpowiedź na wysłaną wiadomość wysyłany jest SMS z kodem aktywacyjnym, który należy wpisać w puste pola na dole okna

Dodatkowo zamiast ręcznie wpisywać treść SMS można za pomocą aplikacji zeskanować kod QR. Po tej operacji odpowiedni SMS zostanie przygotowany i będzie czekał na zatwierdzenie wysłania przez Użytkownika.

Drugim sposobem aktywacji jest wysłanie wiadomości email na adres: mk@comarch.pl. W treści wiadomości należy wkleić cały ciąg aktywacji zawarty w ramce to znaczy: ERP kod_języka kod_aktywacji. Można również kliknąć w przycisk „Wyślij email, aby aktywować”, co przygotuje gotową do wysłania wiadomość. Funkcja ta wymaga skonfigurowanego domyślnego klienta poczty w systemie Windows, gdzie zainstalowany jest Menadżer Kluczy.

Trzecim sposobem aktywacji jest wykonanie telefonu pod numer +48 12 681 4300 i podanie konsultantowi kodu wyświetlanego w ramce. Na podstawie podanego kodu wygenerowany zostanie kod aktywacyjny, który należy wpisać w puste pola.

Opcja dostępna również poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+F6>. Po zastosowaniu tej opcji stan klucza w kolumnie Stan zmienia się na „Aktywny tymczasowo”.

Jeżeli czas do odnowienia klucza będzie mniejszy niż 2h, wyświetlony zostanie specjalny komunikat nad przyciskiem „Aktualizacji modułów w przypadku braku podłączenia internetowego” z informacją o możliwości tymczasowej aktywacji klucza wirtualnego przy użyciu SMS.

 Dodaj <Insert> – pozwala na dodanie klucza wirtualnego, który wymaga cyklicznego kontaktu z serwerami Comarch (minimum, co 24 godziny w przypadku modułów Comarch ERP Optima oraz co 72h dla Comarch ERP XL
i Comarch ERP Altum). W celu dodania takiego klucza w oknie „Dodaj klucz” należy podać: ID Klienta, Pin, Nr klucza oraz Adres e-mail, jeżeli nie jest jeszcze wpisany w Konfiguracji Menadżera Kluczy (Adres e-mail administratora). Opcja dostępna również poprzez klawisz <Insert>.

Dane te Klient otrzymuje przy zakupie modułów. Po dodaniu klucza należy wcisnąć przycisk Aktualizuj moduły. Połączenie z serwerami Comarch wykonywane jest co 2 godziny.

 Edytuj – opcja pozwala na edycję danych dotyczących klucza wirtualnego, może ona być wykorzystana tylko w przypadku, gdy klucz wirtualny nie jest jeszcze aktywny.

 Usuń <Delete> – usuwa klucz wirtualny (nie dotyczy kluczy HASP oraz SoftHasp). Opcja dostępna również poprzez klawisz <Delete>. Po usunięciu klucza wirtualnego z Menadżera Kluczy, może on zostać aktywowany na innym komputerze.

W przypadku, gdy Menadżer Kluczy nie ma łączności z Internetem a próbujemy usunąć klucz wirtualny, wyświetlany jest następujący komunikat: Ze względu na brak połączenia z siecią Internet, po usunięciu klucza wirtualnego nie będzie można go podłączyć na innym komputerze. Podłącz komputer do sieci i spróbuj ponownie. Jeżeli jednak usuniesz klucz wirtualny, zadzwoń pod numer 12 681 43 00 wew. 2 w celu zresetowania tego klucza. Czy usunąć wybrany klucz wirtualny? (Tak/Nie) Po wybraniu opcji „Tak” klucz jest usuwany.

Odświeżenie widoku <F5> – po wybraniu klawisza <F5> następuje odświeżenie widoku tego okna, w szczególności odświeżany jest czas, jaki pozostał do następnej aktualizacji modułów.

Zaawansowane – uruchamia dodatkową zakładkę z zaawansowanymi parametrami konfiguracji

Czas do zwolnienia nieaktywnego modułu – jest to czas w sekundach po jakim moduły, które nie zostały prawidłowo zwolnione (np. w wyniku wymuszenia zamknięcia aplikacji z poziomu Menadżera zadań) są usuwane. Parametr ten był wcześniej konfigurowany z poziomu rejestru i nosił nazwę IdleTime.

Poziom logowania – określa stopień szczegółowości logowania: 0 – tylko wyjątki, 1 – mały, 2 – średni, 3 – największy. Domyślnie parametr ten ustawiony jest na 0.

Spakuj logi – kliknięcie na przycisk powoduje spakowanie wszystkich logów Menadżera Kluczy i umieszczenie ich w folderze %temp% użytkownika Windows.

Ustawienia Proxy – włącza komunikację poprzez zdefiniowany dalej serwer proxy

Adres IP/Nazwa serwera – Adres IP lub nazwa serwera Proxy

Port – port używany przez serwer Proxy.

Autoryzacja proxy – zaznaczenie tego parametru umożliwia podanie danych do uwierzytelnienia na serwerze proxy.

Użytkownik – nazwa użytkownika do uwierzytelnienia na serwerze proxy.

Hasło – hasło użytkownika do uwierzytelnienia na serwerze proxy.

Instalacja klastrowa – zaznaczenie włącza działanie Menadżera Kluczy na klastrze SQL.

Nazwa klastra SQL – nazwa sklastrowanej usługi serwera SQL.

Adres e-mail Administratora – adres e-mail, na który wysyłane są ważne wiadomości dotyczące Menadżera Kluczy oraz powiadomienia o utracie kontaktu z serwerami Comarch przez klucz wirtualny.

Powiadom, gdy klucz utraci kontakt z serwerami Comarch – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na adres e-mail Administratora kluczy wirtualnych wysyłane jest powiadomienie, gdy jeden z kluczy wirtualnych podłączonych
w danej instalacji utracił kontakt z serwerami Comarch przynajmniej przez czas 8h.

Przywróć ustawienia domyślne – przywraca standardowe ustawienia zaawansowane.

Przenoszenie klucza na inny komputer

W przypadku klucza HASP bądź plików SoftHASP, wystarczy zainstalować Comarch ERP Menadżer Kluczy na nowym komputerze i do tego komputera podłączyć klucz HASP bądź przenieść pliki SoftHASP.

Przeniesie klucza wirtualnego z jednego komputera na drugi wymaga usunięcia go z pierwotnej instalacji i dopiero później aktywacji na nowym komputerze po zainstalowaniu Comarch ERP Menadżer Kluczy. Bez usunięcia klucza wirtualnego z pierwotnego komputera nie będzie możliwa jego aktywacja w nowym środowisku.
W przypadku braku dostępu do komputera, gdzie był aktywowany klucz wirtualny, bądź gdy nie ma on połączenia z Internetem prosimy o kontakt z Asystą Comarch w celu resetu ustawień przenoszonego klucza wirtualnego.

Praca z kluczami HASP

Po podłączeniu klucza HASP do komputera należy odczekać kilkanaście do kilkudziesięciu sekund w celu zainstalowania klucza w systemie. Następnie w celu aktywacji klucza w Menadżerze Kluczy wymagany jest restart usługi Menadżera Kluczy.

Praca z wieloma kluczami

Od wersji 2013.3.1 Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL oraz od wersji 2015.0.1 Comarch ERP Altum wprowadzono możliwość pracy z wieloma kluczami zawierającymi moduły tej samej aplikacji.

Może to być klucz HASP oraz klucze wirtualne lub same klucze wirtualne. Każdy klucz tworzy osobną pulę modułów, ilości modułów nie sumują się pomiędzy kluczami. Poszczególne pule są identyfikowane poprzez numer danego klucza, dlatego w Comarch ERP Optima oraz w Detalu w polu serwer klucza po nazwie serwera SQL oraz dwóch dwukropkach „::” dodawany jest numer klucza, jeżeli chcemy pobierać moduły z określonej puli.

W przypadku Pulpitu Menadżera, serwer SQL na którym zainstalowany został Menadżer Kluczy oraz numer klucza podawany jest w pliku appSettings.config, który znajduje się w katalogu programu, domyślnie C:\inetpub\wwwroot\pulpitm\.

Uwaga
 

  • Menadżer Kluczy obsługuje tylko jeden klucz HASP podłączony do komputera.
  • Jeżeli w Menadżerze Kluczy aktywowane są dwa klucze, przy czym tylko jeden z nich zawiera moduły dla Comarch ERP Optima, a drugi  moduły dla Pulpitu Menadżera lub Comarch ERP e-Sklep oraz oba klucze zostały wygenerowane dla tego samego kontrahenta to w Comarch ERP Optima oraz Detalu, w polu serwer klucza nie trzeba wskazywać numeru klucza, wystarczy podać samą nazwę serwera SQL lub zostawić puste pole jeżeli Menadżer Kluczy został zainstalowany na tym samym serwerze SQL co bazy danych. Tak samo jest w przypadku Pulpitu Menadżera, w którym również nie trzeba podawać numeru klucza.

Jeżeli w Menadżerze Kluczy zostanie aktywowany więcej niż jeden klucz to na zakładkach Dostępne moduły oraz Pobrane moduły pojawia się dodatkowa lista rozwijana: Wybierz klucz, gdzie można wskazać, dla którego klucza mają być wyświetlane informacje. Na liście jako pierwszy jest numer klucza, a za nim w nawiasach kwadratowych jest identyfikator Klienta, którym jest NIP firmy lub akronim firmy.

Funkcjonalność obsługi wielu kluczy może być wykorzystywana również w przypadku kilku firm, które chcą korzystać z jednego Menadżera Kluczy.

Interfejs WWW dla wielu kluczy

Wywołanie w przeglądarce adresu http://localhost:5150 pozwoli na wyświetlenie informacji o dostępnych i pobranych modułach z poziomu interfejsu www, gdy aktywowany jest jeden klucz. Jeżeli w Menadżerze Kluczy aktywowany jest więcej niż jeden klucz, wówczas aby wyświetlić informacje poprzez interfejs www należy podać numer jednego z aktywowanych kluczy po ukośniku w adresie: http://localhost:5150/nr_klucza, np. jeżeli jeden z kluczy ma numer 5000000107, wówczas w celu wyświetlenia stanu modułów dla niego należy wpisać w przeglądarce adres http://localhost:5150/5000000107.

Weryfikacja NIP

Od 1 lipca 2015 dla nowych Klientów Comarch ERP Optima, a od 1 września 2015 roku dla dotychczasowych Klientów Comarch ERP Optima zostanie uruchomiona funkcja weryfikacji NIP. Oznacza to przejście na klucze Firmowe i klucze Wielofirmowe. Poniżej lista wszystkich typów kluczy.

Mechanizm weryfikacji

Weryfikacja NIP aktywna jest tylko dla kluczy firmowych i wielofirmowych. W przypadku Comarch ERP Optima przy odpytaniu Menadżera Kluczy porównywany jest NIP z pieczątki firmy, z numerem NIP zapisanym w kluczu. Jeżeli numery są zgodne, program uruchamia się i pozwala na normalną pracę. Jeżeli natomiast numery nie są zgodne, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat o niezgodności numerów NIP i krokach, które należy podjąć. Comarch ERP Optima umożliwia w takiej sytuacji zmianę numeru NIP przy wykorzystaniu logowania serwisowego lub podanie poprawnego adresu serwisu klucza HASP na oknie logowania. Oczywiście zmiana NIP musi być zgodna z warunkami gwarancji, to znaczy możemy użyć numeru NIP, do którego mamy prawo. Więcej informacji dotyczących weryfikacji można znaleźć w dokumentacji do poszczególnych aplikacji, które współpracują z Menadżerem Kluczy.

Praca na klastrze SQL

Wprowadzenie

Konfiguracja Menadżera Kluczy na klastrze SQL pozwala na zwiększenie dostępności tej usługi. Przełączenie klastra na nowy węzeł powoduje udostępnienie modułów w Menadżerze Kluczy na nowym, aktywnym węźle. Użytkownicy aplikacji ERP pobierającej moduły po przelogowaniu mogą normalnie pracować bez dodatkowych zmian i konfiguracji. Funkcjonalność przekazywania modułów pomiędzy węzłami klastra dostępna jest tylko dla kluczy wirtualnych, klucze HASP nie są obsługiwane w ten sposób.

Przed przystąpieniem do wykonywania instrukcji należy przygotować klaster windows oraz uruchomić na nim klastrowaną usługę SQL.

Instrukcja konfiguracji Menadżera Kluczy w środowisku klastra SQL

Poniższe kroki należy wykonać na każdym węźle klastra:

1. Zainstalować Menadżer Kluczy

2. Konfiguracja po stronie Menadżera Kluczy z poziomu zakładki Zaawansowane 

  • Zaznaczyć parametr Instalacja klastrowa
  • Podać nazwę klastra SQL
  • Nazwę klastra SQL można sprawdzić w narzędziu zarządzania klasterem (Failover Cluster Manager)

3. Ustawienia usługi Menadżera Kluczy – Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP 

  • Założyć domenowe konto, na którym będzie działać usługa Menadżera Kluczy. Proponowana nazwa konta to domena\ComarchMKUser
  • Dodać konto domena\ComarchMKUser do grupy administratorzy na komputerach, które są węzłami klastra
  • Ustawić konto domena\ComarchMKUser jako konto, na którym działa usługa Menadżera Kluczy. W tym celu należy uruchomić przystawkę services.msc

We właściwościach usługi „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” na zakładce Logowanie ustawić utworzone wcześniej konto i podać hasło.

  • Na zakładce Ogólne zmienić typ uruchomienia usługi z „Automatyczny” na „Automatycznie (opóźnione uruchomienie)”
  • Nadanie uprawnień po stronie serwera SQL. Zalogować się do klastrowanej usługi SQL
    i wykonać poniższy skrypt:

Po wykonaniu kroków 1-3 na wszystkich węzłach należy wykonać restart usługi Menadżera Kluczy.

4. Dodanie kluczy wirtualnego na każdym z węzłów klastra.

Na wszystkich węzłach dodajemy ten sam klucz (klucze).

Zasada działania

W klastrze pracy awaryjnej Windows mamy węzły, którymi są serwery tworzące klaster. Tylko jeden
z węzłów w danym momencie jest aktywny, pozostałe są nieaktywne. Do usługi klastrowanej, jaką jest np. SQL Server łączymy się poprzez jej nazwę. Pod tą nazwą dostępny jest aktywny w danym momencie węzeł klastra. Moduły w Menadżerze Kluczy znajdują się na aktywnym węźle, na pozostałych węzłach wyświetlana jest informacja o nieaktywności węzła i nie ma modułów do pobrania.

Na aktywnym węźle klastra w kolumnie stan powinien wyświetlać się komunikat: Aktywny. Natomiast na nieaktywnym węźle w kolumnie stan mamy: Nieaktywny, bądź jeżeli moduły jeszcze nie były pobierane to w kolumnie stan będzie komunikat: Moduły nie były jeszcze pobierane.

W momencie przełączenia klastra nowy węzeł staje się aktywny i na nim udostępniane są moduły. Uprzednio aktywny węzeł przechodzi w tryb nieaktywny, co za tym idzie klucz w Menadżerze na tym węźle dezaktywuje się i przestaje udostępniać moduły.

 




Formularz rejestru kasowego/bankowego: zakładka Ogólne

Nowy rejestr kasowy/bankowy zakładamy z poziomu listy rejestrów przyciskiem  lub z klawiatury klawiszem <INSERT>.

Formularz zawierający szczegółowe dane na temat rejestru składa się z pól:

Akronim – krótkie (do 20 znaków) określenie rejestru.

Rejestr – symbol rejestru, krótki (maksymalnie 5 znaków) symbol rejestru, wykorzystywany w numeracji raportów i zapisów właściwych temu rejestrowi. z tego względu warto symbol rejestru skonstruować tak, aby przeglądając raporty lub zapisy kasowe/bankowe łatwo było zidentyfikować do jakiego rejestru należą.

Nazwa – dłuższa nazwa rejestru (maksymalnie 40 znaków).

Typ rejestru – rozróżniane są trzy typy rejestrów kasowych/bankowych: kasa – odpowiadający kasom gotówkowym, konto bankowe – odpowiadający prowadzonym przez firmę kontom (rachunkom) bankowym oraz karta kredytowa – to typ rejestrów odpowiadających firmowym kartom kredytowym.

Bank – dla rejestrów typu kasa pole nie jest aktywne. Dla rejestrów typu konto bankowe lub karta kredytowa oznacza bank, w którym otwarty jest rachunek lub który wystawił kartę. Akronim banku lub jego numer rozliczeniowy można wpisać z klawiatury lub wspomóc się listą banków dostępną po uruchomieniu przycisku Bank. Jeśli potrzebnego banku nie ma na liście banków, można go z tego poziomu dopisać.

Numer rachunku – dla rejestrów typu konto bankowe i karta kredytowa jest to numer rachunku lub numer karty kredytowej. Obydwa numery podlegają walidacji wg algorytmów stosowanych przez instytucje bankowe. Oznacza to, że program nie pozwoli na wpisanie błędnych numerów.

W przypadku kont bankowych obok numeru rachunku pojawia się parametr IBAN. Jego wartość jest dziedziczona z formularza wpisanego wcześniej banku (można ją oczywiście zmienić).

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Rachunek VAT dla split payment – parametr ten pojawia się tylko dla raportów bankowych, prowadzonych w walucie systemowej (PLN). Przeznaczony jest do obsługi podatku VAT.

Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w jednym z rozdziałów w części Informacje ogólne.

W przypadku kart kredytowych – oprócz banku i numeru karty kredytowej należy wprowadzić jeszcze typ karty (możliwość wyboru z listy kart zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Karty płatnicze) oraz określić jej datę ważności. Poprawność numeru karty kredytowej jest sprawdzana w oparciu o algorytm Luhna i nie zależy od wybranego typu karty (jak np. na zapisie kasowym/bankowym).

Rejestr kasowy/bankowy

Numeracja raportów – wybór schematu numeracji, który będzie wykorzystywany do numeracji raportów kasowych/bankowych w obrębie tego rejestru. Schematy numeracji można definiować posługując się funkcją Lista definicji dokumentów.

Okres raportów – domyślna długość raportu w danym rejestrze, na podstawie której proponowana jest data zamknięcia dodawanego, nowego raportu. Do wyboru mamy okres niestandardowy, dzienny, tygodniowy, dekadowy i miesięczny.

Numery obce – parametr odpowiada za możliwość wpisania dla raportów otwieranych w ramach danego rejestru numerów obcych (czyli np. oryginalnego numeru wyciągu bankowego). Jeśli parametr jest aktywny – podczas zakładania raportu użytkownik ma dostęp do pola Numer obcy.

Poniżej można uzupełnić informacje o walucie, w jakiej prowadzony jest rachunek/ kasa. W przypadku wybrania waluty obcej pojawiają się dodatkowe pola związane z przeliczaniem (na potrzeby księgowości) zapisów w walucie na PLN.

Saldo B.O. – stan początkowy, z którym rozpoczynamy pracę w danym rejestrze: kasie gotówkowej lub rachunku bankowym. Wpisane tutaj saldo B.O. Przeniesione zostanie, jako stan początkowy pierwszego raportu otwartego w tym rejestrze.

Jeśli rejestr jest walutowy obok waluty pojawia się możliwość wybrania typu kursu, według którego powinna być przeliczona kwota w walucie wprowadzona, jako Bilans Otwarcia. Jeśli użytkownik nie jest w stanie wskazać konkretnego kursu – może wybrać opcję kurs Nieokreślony. W takim przypadku podaje bezpośrednio kwotę w walucie i kwotę w PLN, bez przelicznika.

W przypadku rejestrów walutowych dodatkowo na formularzu rejestru należy wskazać typ kursu odpowiedni dla zapisów rozchodowych (Typ kursu zakupu) oraz przychodowych (Typ kursu sprzedaży). Będą one wykorzystywane podczas wprowadzania dokumentów bezpośrednio w module Kasa/Bank (niezwiązane z dokumentami zarejestrowanymi w innych modułach).

Uwaga
Jeśli, rejestr jest prowadzony w PLN – można wprowadzać do niego zapisy w dowolnej walucie. Jeśli rejestr jest prowadzony w walucie obcej to można do niego wprowadzać zapisy/ płatności tylko w takiej samej walucie.

W przypadku rejestrów złotówkowych salda wykazywane są zawsze w PLN, niezależnie od waluty dokumentu. Natomiast w przypadku rejestrów walutowych – salda są wykazywane w walucie, w jakiej prowadzony jest rejestr.

Poniżej znajdują się pola, gdzie można wpisać informacje dodatkowe:

Limit kredytu – limit kredytu związany z rachunkiem bankowym lub firmową kartą kredytową.

Kara za przekroczenie – kara (najczęściej kwota potrącana z rachunku) za przekroczenie limitu kredytu.

Oprocentowanie rachunku – stopa oprocentowania rachunku.

Oprocentowanie kredytu – stopa oprocentowania kredytu.

Oprocentowanie karne – oprocentowanie karne rachunku.

W górnej części okna widoczny jest parametr Nieaktywny. Służy on do zaznaczania rejestrów, które nie są już w firmie wykorzystywane (np. stare konta bankowe). Jego zaznaczenie spowoduje, że:

  • nie będzie on widoczny na listach wyświetlanych z poziomu innych okien (np. podczas zakładania nowej formy płatności, określania rejestru na liście zapisów kasowych/bankowych itp.),
  • nie będzie wyświetlany na liście rejestrów zawężonej tylko do rejestrów aktywnych.

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

– lista raportów kasowych/ bankowych związanych z danym rejestrem,

– lista zapisów kasowych/ bankowych rejestru,

– lista płatności rejestru w Preliminarzu płatności.




Lista rejestrów kasowych/bankowych

Rejestry kasowe/bankowe w systemie Comarch ERP Optima są odpowiednikiem prowadzonych przez firmę kas gotówkowych, rachunków bankowych lub firmowych kart kredytowych. Każdej kasie, rachunkowi lub karcie kredytowej powinien odpowiadać jeden rejestr. W skład każdego z rejestrów wchodzą raporty kasowe, bankowe lub raporty związane z przychodami i wydatkami dokonywanymi kartą kredytową.

Lista rejestrów kasowych/ bankowych dostępna jest z menu Kasa/Bank/Rejestry kasowe/bankowe.

Dla każdego z rejestrów należy określić między innymi kwotę początkową (Saldo B.O.), z którą rozpoczynamy pracę z programem oraz okres raportów – czyli częstotliwość, z jaką raporty będą zamykane (nieokreślony, dzienny, tygodniowy, dekadowy lub miesięczny). Każdy zamknięty raport wpływa na stan bieżący środków w rejestrze kasowym/bankowym.

Lista rejestrów bankowych

Rejestry walutowe użytkownik powinien otworzyć tylko w przypadku, gdy posiada rachunek w walucie. Na rachunkach walutowych mogą być wprowadzane tylko zapisy w danej walucie. Zarówno bilans otwarcia jak i zamknięcia są zawsze wykazywane w walucie.

Ponadto istnieje możliwość oznaczenia rejestrów nieaktywnych, czyli takich, które nie są już w firmie wykorzystywane (np. stare konto bankowe).

Na liście rejestrów widoczny jest parametr Pokazuj też nieaktywne:

  • jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie rejestry (również te nieaktywne),
  • jeśli nie jest zaznaczony – na liście widoczne są tylko rejestry aktywne.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

lista raportów kasowych/ bankowych związanych z rejestrem.

lista zapisów kasowych/ bankowych rejestru.

– lista płatności rejestru w Preliminarzu płatności.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane Tutaj.




Zestawienie zmian kasowych

Zestawienie zmian przedstawia informacje dotyczące poszczególnych zmian kasowych. Standardowo składa się z kolumn: Nr, Data otwarcia (wraz z godziną otwarcia zmiany), Operator otwarcia, Kwota otwarcia (suma Kwoty z przeniesienia i Wpłaty początkowej), Data zamknięcia (wraz z godziną zamknięcia zmiany), Operator zamknięcia, Kwota zamknięcia (kwota, która pozostaje w kasie na zamknięciu zmiany z uwzględnieniem wypłaty końcowej).

Uwaga
Dostęp do zestawienia zmian zależy od uprawnień pracownika do zamknięcia zmiany zdefiniowanych w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników).

Zestawienie zmian

Listę można wyfiltrować  w oparciu o:

  • Okres - okres za jaki mają zostać wyświetlone zmiany,
  • Operatora otwarcia – operator, który otworzył zmianę,
  • Operatora zamknięcia – operator, który zamknął zmianę. [/su_list

Dodatkowo wybierając przycisk  można wyświetlić szczegółowe zestawienie operacji wykonanych podczas wskazanej zmiany.

Szczegóły zmian

Szczegóły wybranej zmiany można wydrukować . W przypadku gdy w Konfiguracji DetaluUstawieniach ogólnych zaznaczono parametr Drukowanie raportów zmianowych na drukarce fiskalnej – wydruk zostanie zrealizowany na drukarce fiskalnej , w innym przypadku na drukarce zwykłej. Jeżeli istnieje potrzeba rozliczenia poszczególnych kasjerów pracujących na stanowisku w trakcie wskazanej zmiany można wyświetlić szczegółowy raport konkretnego operatora. Służy do tego przycisk . Po wciśnięciu przycisku Raport operatora pojawi się lista operatorów, z której należy wybrać operatora, dla którego ma zostać wygenerowany szczegółowy raport zmianowy.

Poszczególne pozycje na raporcie zmian zostały szczegółowo opisane w rozdziale 6.1.15.2 „Zamknięcie zmiany”.

Na raporcie operatora działają standardowe przyciski Drukujwydruk raportu oraz Zamknijzamknięcie okna.




Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży

Comarch ERP Optima Detal umożliwia utworzenie Faktury Sprzedaży do wystawionego wcześniej Paragonu. Operację tą może przeprowadzić wyłącznie operator, który w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników otrzymał takie prawo. Proces przekształcenia można wykonać na dwa sposoby:

  • I sposób:

W oknie płatności Paragonu dostępna jest funkcja  – jej wywołanie generuje okno Wystawianie faktury opisane poniżej. Faktura jest automatycznie tworzona dla kontrahenta określonego przy tworzeniu Paragonu (nie ma możliwości zmiany kontrahenta). Jeżeli podczas wystawiania Paragonu nie określono kontrahenta, należy to zrobić wystawiając FA.

  • II sposób:

Po zatwierdzeniu Paragonu można się posłużyć przyciskiem funkcyjnym  Wystaw fakturę. Jego wywołanie generuje okno z listą Paragonów, które można przekształcić do Faktury Sprzedaży. Standardowo lista składa się z kolumn: Nr paragonu, Data wystawienia, Kod kontrahenta, NIP, Wartość brutto, Operator. W zależności od uprawnień, operator może zmienić wygląd listy (szczegółowe informacje na ten temat znajdują się tutaj). W celu łatwego znalezienia odpowiedniego Paragonu okno zawiera opcję Szukaj – lista zawężana jest to pozycji zawierających określony ciąg znaków.

Okno funkcji Wystaw fakturę – liesta paragonów

 – po wybraniu Paragonu, funkcja Wystaw fakturę wywołuje okno umożliwiające wystawienie Faktury Sprzedaży. W oknie widoczne są pola:

Nr faktury – nadawany automatycznie (bez możliwości zmiany) zgodnie z ustawieniami w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska, definicja FS na formularzu stanowiska),

Kontrahent – jeżeli Paragon został wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO, operator musi wybrać kontrahenta z listy – , dla którego zostanie wystawiona Faktura Sprzedaży. W przeciwnym wypadku nie będzie można zatwierdzić FA. Jeżeli PA został wystawiony dla kontrahenta określonego, pole wyboru jest nieaktywne – nie można dokonać zmiany kontrahenta. Jest on zgodny z wybranym wcześniej na Paragonie.

Osoba odbierająca – dane osoby upoważnionej do odbioru Faktury Sprzedaży pobierane automatycznie z karty Kontrahenta. W razie potrzeby użytkownik ma możliwość edycji pola.

Opis – pole to umożliwia wprowadzenie opisu do Faktury Sprzedaży. Jeżeli został on uzupełniony wcześniej na Paragonie (poprzez przycisk Kontrahent i opis), to w oknie Wystawienie faktury pojawi się opis przeniesiony z Paragonu. Przeniesioną treść opisu można edytować.

Data wystawienia – operator ma możliwość zdefiniowania daty wystawienia FA. W tym celu może posłużyć się dostępnym Kalendarzem.

Anuluj – rezygnacja z wystawienia dokumentu.

Zatwierdź – zapisanie Faktury na stałe.

Drukuj – funkcja generuje wydruk Faktury Sprzedaży z jej automatycznym zatwierdzeniem.

Wystawianie Faktury Sprzedaży

Wystawienie Faktury do Paragonu w systemie Comarch ERP Optima Detal jest niemożliwe jeżeli:

  1. Istnieje już Faktura sprzedaży do danego Paragonu wystawiona na stanowisku detalicznym lub w programie Comarch ERP Optima.
  2. Na stanowisku detalicznym lub w programie Comarch ERP Optima przyjęto Zwrot do danego Paragonu.
  3. Paragon został anulowany w programie Comarch ERP Optima.

 




Formularz wiadomości – pasek menu

Zakładka [Narzędzia okna] zawiera opcje:

  • wydruk i podgląd wiadomości
  • pisownia – sprawdzanie pisowni
  • parametry wyślij – możliwość wybrania opcji: Odpowiedz/ Odpowiedz wszystkim/ Prześlij
  • poczta – dostępne opcje: Przekaż wiadomość – przekazanie wiadomości innemu operatorowi oraz Załatw – przekazanie/ załatwienie wiadomości
  • wstawianie – wybór szablonu ( wzorca e-mail) oraz zdefiniowanego podpisu
  • znaczniki – możliwość ustawienia stopnia ważności wiadomości oraz wysłania prośby o Potwierdzenie odebrania wiadomości.
  • formatowanie – możliwość wyboru w jakim formacie wiadomość zostanie utworzona ( HTML albo zwykły tekst)
  • inne – możliwość wyboru operatora prowadzącego ( wyświetlana jest lista operatorów w programie) oraz możliwość nadawania wątku.

W programie możliwe jest również dodatkowe oznaczanie wątków przedrostkami zdefiniowanymi przez użytkownika. Domyślnie dla wątków stosowany jest przedrostek: „OPT!MA”. Chcąc zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku (dostępne w System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce [Parametry]) i zapisać zmiany w konfiguracji.

Zakładka [Format czcionki] umożliwia formatowanie tekstu: wybór rodzaju, koloru, rozmiaru czcionki oraz innych opcji dostępnych w edytorze. Dodatkowo z poziomu tej zakładki dostępna jest opcja Wstaw obraz z pliku, która umożliwia wstawienie w treści wiadomości jakiegoś obrazu.

Zakładka [Tabele] umożliwia wstawienie tabel jak również ich obróbkę.




Instalacja

Instrukcja instalacji

W niniejszym artykule przedstawione zostały wymagania, proces instalacji i reinstalacji Comarch ERP Optima.

Wymagania sprzętowe i programowe

Zabezpieczenie programu

Do pracy programu w pełnej wersji konieczne jest podłączenie zaprogramowanego klucza HASP do komputera, który pełni rolę serwera klucza. Źródłem modułów może być również klucz wirtualny.

Uwaga
Instalacja programu, na komputerze, na którym nie ma wcześniejszej wersji Comarch ERP Optima zainstaluje wraz z programem aplikację do zarządzania modułami – Comarch ERP Menadżer Kluczy. Więcej informacji na jej temat można znaleźć w  instrukcji Comarch ERP Menadżer Kluczy.

Uwaga
Comarch ERP Optima od wersji 2014.5.1 dla baz konfiguracyjnych utworzonych w tej wersji programu wymaga zainstalowania aplikacji Comarch ERP Menadżer Kluczy w wersji 2014.5.1 lub nowszej. Nie jest to konieczne dla baz konfiguracyjnych skonwertowanych z wersji wcześniejszych niż 2014.5.1.

Płyta instalacyjna

Po uruchomieniu dysku instalacyjnego wyświetlane jest menu:

  • Zainstaluj – uruchomienie instalacji systemu Comarch ERP Optima,
  • Odwiedź – prezentacja programu,
  • Oferta uzupełniająca – ERP 4.0,
  • Pierwsze kroki z programem – dokumentacja, filmy instruktażowe oraz bazy demo,
  • Comarch ERP Optima w chmurze,
  • Społeczność Użytkowników,
  • Gdzie kupić

Płyta instalacyjna

Uwaga
Jeśli po włożeniu płytki instalacyjnej menu nie uruchomiło się automatycznie, należy uruchomić plik menu_optima.exe, znajdujący się w katalogu głównym płytki.

Wybranie opcji Zainstaluj Comarch ERP Optima umożliwia zainstalowanie programu w wersji dla jednego stanowiska lub dla pracy sieciowej.

Instalacja programu Comarch ERP Optima 

Podczas instalacji Użytkownikowi towarzyszy tzw. asystent. Dzięki temu cały proces polega na odpowiadaniu na pytania instalatora pojawiające się w kolejnych oknach. Potwierdzenie podanych informacji i przejście do następnego okna następuje po wciśnięciu przycisku Dalej. Powrót do wcześniejszego okna jest możliwy po wciśnięciu przycisku Wstecz.

Pełna instalacja systemu składa się z kilku etapów wchodzących w jeden proces instalacji. Poszczególne etapy to:

  • Sprawdzenie obecności wymaganych komponentów do instalacji systemu Comarch ERP Optima.
  • Instalacja i konfiguracja silnika bazy danych, który jest niezbędny do działania programu Comarch ERP Optima. Silnik ten to Microsoft SQL Server 2012 SP3 Express Edition. Ten punkt jest realizowany tylko w sytuacji, gdy wybrano opcję instalacji silnika bazy danych. Możliwość taka jest dostępna, jeśli na komputerze nie jest jeszcze zainstalowany Microsoft SQL Server.
  • Instalacja samego systemu Comarch ERP Optima.

Dostępność wskazanych etapów instalacji jest uwarunkowana rodzajem instalatora, rozpoznanymi przez instalator i funkcjonującymi już komponentami oraz wyborem odpowiednich opcji przez Użytkownika.

Razem z programem instalowany jest również generator raportów o nazwie GenRap autorstwa Comarch SA. Narzędzie to pozwala na edycję oraz tworzenie nowych wydruków w programie.

Uwaga
Instalacja systemu Comarch ERP Optima musi być wykonana przez Użytkownika, który posiada uprawnienia administratora w systemie operacyjnym. Przed rozpoczęciem instalacji programu należy zamknąć wszystkie otwarte aplikacje.

Do prawidłowego działania program wymaga dodatkowych komponentów. W czasie instalacji programu sprawdzane jest ich występowanie i w przypadku stwierdzenia braku obecności tych komponentów instalator przystępuje do ich instalacji. Poniżej znajduje się lista wymaganych komponentów:

  • .NET Framework 3.5 SP1
  • .NET Framework 4.0
  • MSXML 6.0
  • MDAC
  • SQLDMO
  • Crystal Reports (11.5.0.0)
  • Microsoft System CLR Types
  • SQL Server Shared Management Objects

Proces instalacji

Uruchomienie

Program Comarch ERP Optima można zainstalować z płyty instalacyjnej lub jednoplikowego instalatora: ComarchERPOptimasql.exe (zawiera program + silnik SQL), ComarchERPOptima.exe (zawiera sam program, wykorzystywany do aktualizacji Comarch ERP Optima lub instalacji na stanowisku bez SQL). Jednoplikowe instalatory dostępne są do pobrania po zalogowaniu na Indywidualnych Stronach Klientów www.erp.comarch.pl/klienci

Po uruchomieniu instalatora pojawia się kreator instalacji. Poniższy przebieg instalacji odnosi się do instalatora zawierającego serwer SQL, to znaczy pliku ComarchERPOptimasql.exe. W przypadku użycia drugiego pliku ComarchERPOptima.exe instalacja wygląda analogicznie, nie ma jedynie sekcji związanej z instalacją serwera SQL .

Przed przystąpieniem do instalacji sprawdzana jest ilość wolnej przestrzeni na dysku systemowym, domyślnie jest to dysk C:. Jeżeli dostępna przestrzeń jest mniejsza niż 5 GB wyświetlany jest poniższy komunikat i instalator kończy pracę:

Jeżeli ilość wolnej przestrzeni na dysku systemowym jest wystarczająca uruchamiany jest kreator instalacji.

Kreator instalacji

Akceptacja warunków gwarancji

Warunki gwarancji

W kolejnym kroku kreator prosi o zapoznanie się z dokumentami: „Umowa sprzedaży pakietów oprogramowania Comarch ERP Optima” oraz „Warunki gwarancyjne Comarch ERP Optima”. Akceptacja warunków i naciśnięcie klawisza Dalej kontynuuje proces instalacji.

Sprawdzenie wymagań systemowych

Sprawdzanie wymagań systemowych

Podczas sprawdzania wymagań systemowych instalator weryfikuje, czy komputer jest odpowiednio skonfigurowany na potrzeby programu Comarch ERP Optima. W razie wystąpienia problemów uniemożliwiających poprawne działanie programu przy danej pozycji pojawi się znak „X” i instalator zakończy działanie.

Uwaga
Jeśli test gotowości systemu wykaże jakieś braki w konfiguracji sprzętowo – systemowej komputera, to instalacja zostaje zakończona. Należy uruchomić ją ponownie po wcześniejszym usunięciu przedstawionych w raporcie braków. Jeżeli test wykryje system operacyjny Windows XP lub IE 7 to instalacja będzie trwała, ale bez gwarancji poprawnego działania.

Poniżej znajduje się lista sprawdzanych parametrów systemu wraz z ich wymaganymi wartościami:

Nazwa komputera – instalator sprawdza poprawność nazwy komputera.

Uwaga
Nazwa komputera nie może być taka sama jak nazwa użytkownika, który uruchomił instalację Comarch ERP Optima, w przeciwnym przypadku instalacja będzie przerwana na etapie zatwierdzania wyboru trybu instalacji serwera SQL.

System – program Comarch ERP Optima może być zainstalowany tylko na systemach operacyjnych określonych w wymaganiach minimalnych.

Procesor – instalator sprawdza, czy taktowanie procesora wynosi co najmniej 2 GHz. Intalator pozwala na instalację programu, gdy ten warunek nie jest spełniony, przy czym wyświetlane jest odpowiednie ostrzeżenie.

Pamięć RAM – minimalna ilość pamięci RAM to 2 GB.

Ustawienia regionalne – do zainstalowania programu konieczne są polskie ustawienia regionalne.

Przeglądarka internetowa – do pracy programu konieczna jest obecność w systemie przeglądarki Internet Explorer w wersji minimum 9.0.

Rozdzielczość ekranu – minimalna, dopuszczalna przez instalator rozdzielczość to 1024×768.

Wybór rodzaju instalacji

 

 

 

Instalacja standardowa – na komputerze instalowane są wszystkie niezbędne komponenty programu Comarch ERP Optima wraz ze wszystkimi modułami. Jest to typ instalacji zalecany przez producenta. Instalator w tym przypadku ustawia domyślną ścieżkę instalacji programu: C:\Program Files\Comarch ERP Optima\ (w przypadku systemów 64 bitowych będzie to ścieżka C:\Program Files (x86)\Comarch ERP Optima\).

Instalacja użytkownika – pozwala na wybór miejsca instalacji programu oraz modułów programu.

Wybór trybu instalacji

Instalacja uproszczona – zostaną zainstalowane wszystkie moduły programu.
W kolejnym etapie instalacji  od razu przechodzimy do Instalacji silnika bazy danych.

Instalacja zaawansowana – umożliwia wybór modułów, które mają zostać zainstalowane.

Wybór instalacji komponentu Crystal Reports

Podczas instalacji Comarch ERP Optima jest możliwość zrezygnowania z instalacji komponentu wydruków Crystal Reports. Odpowiedni ekran z możliwością odznaczenia tego elementu pojawi się podczas instalacji w trybie zaawansowanym tylko jeżeli spełnione są równocześnie oba warunki: na komputerze jest zainstalowany Comarch ERP XL oraz nie jest jeszcze zainstalowany dodatek Crystal Reports.

Wybór aktywnych modułów

Wybór aktywnych modułów – Użytkownik powinien zaznaczyć te moduły, które zakupił. Wybrane moduły będą zaznaczone podczas logowania w programie. Wybór aktywnych modułów będzie można zmienić później w konfiguracji programu: Program/ Użytkowe/ Operatorzy

Wybór modułów

Zaznaczaniem modułów rządzą pewne reguły:

  • Jeżeli zostanie odznaczony moduł Kasa/Bank (KB) i Kasa/Bank Plus (KBP) – program pozwoli zaznaczyć tylko moduły, które nie wymagają do poprawnej pracy wyżej wymienionych modułów, czyli: Serwis (SRW), Obieg Dokumentów (OBD), Analizy BI, Biuro Rachunkowe, CRM, CRM Plus, Środki Trwałe (ŚT), Automat Synchronizacji i/lub Przypominacz
  • Jeżeli zaznaczono którykolwiek z modułów: Księga Podatkowa (KP), Księga Handlowa (KH), Księga Handlowa Plus (KHP), Faktury (FA), Handel (HA), Handel Plus (HAP), Płace i Kadry (PK),  Płace i Kadry Plus (PKP) lub Detal (DET) – wymagane jest zaznaczenie również modułu Kasa/Bank lub Kasa/Bank Plus.

Wraz z instalacją Comarch ERP Optima dodawane są trzy usługi: Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych, Usługa wysyłania raportów do aplikacji Comarch ERP Mobile BI oraz Usługa wysyłania subskrypcji raportów aplikacji Comarch ERP Optima Analizy BI. Instalowane  są również aplikacja do zarządzania modułami – Comarch ERP Menadżer Kluczy. Comarch IBARD służy do bezpiecznego przechowywania kopii baz danych Comarch ERP Optima, a także innych danych użytkownika. Usługa umożliwia w sposób bezpieczny, automatyczny i harmonogramowany przechowywanie istotnych informacji w profesjonalnym Centrum Danych Comarch. Więcej informacji oraz dostępne promocje znajdują się na stronie www.ibard.com.

Szczegółowe informacje na temat poszczególnych modułów zawarte są artykułach dedykowanych tym modułom.

Uwaga
Jeśli zaznaczone zostaną moduły, na które Użytkownik nie posiada wykupionych licencji – cały program będzie pracować w WERSJI STARTOWEJ. Zawsze zaznaczany jest moduł Kasa/Bank, niezależnie od wykupionych licencji.

Instalacja serwera SQL

Silnik bazy danych jest elementem niezbędnym do pracy programu Comarch ERP Optima – to właśnie on odpowiada za zapis i przechowywanie baz danych. Instalator Comarch ERP Optima umożliwia automatyczną instalację silnika bazy danych Microsoft SQL Server 2012 SP2 na polskojęzycznych oraz anglojęzycznych systemach operacyjnych.

Instalacja silnika Microsoft SQL Server odbywa się na lokalnym komputerze jako nazwana instancja NazwaKomputera\OPTIMA.

W przypadku, gdy Użytkownik posiada już zainstalowany i dostępny serwer oraz godzi się na jego konfigurację pod potrzeby Comarch ERP Optima – nie musi dokonywać instalacji silnika.

Uwaga
Domyślnie instalowana nazwa instancji Microsoft SQL Server to Optima, cała nazwa serwera SQL ma postać NazwaKomputera\Optima

Instalacja serwera SQL

Tryby instalacji serwera SQL:

  • Jednostanowiskowa – na komputerze zostanie zainstalowany program Comarch ERP Optima oraz serwer SQL (jeżeli instalator nie wykryje go na tym komputerze). Instalacja przeznaczona dla pojedynczego użytkownika.
  • Wielostanowiskowa – (Comarch ERP Optima + Serwer) – instalacja wykorzystywana na serwerze. Zostanie zainstalowany program Comarch ERP Optima, serwer SQL oraz instalator skonfiguruje system (dodanie wyjątku do zapory systemu) umożliwiając innym komputerom łączenie się do tego serwera.
  • Wielostanowiskowa – (tylko Comarch ERP Optima) – na komputerze zostanie zainstalowany program Comarch ERP Optima. Instalacja wykorzystywana na komputerach (końcówkach), łączących się do serwera SQL.

 

Użytkownik nie musi podawać hasła dla loginu SA (System Administrator dla Microsoft SQL Server). W takiej sytuacji instalator automatycznie przypisuje hasło: Comarch!2011.

Uwaga
Właściwy poziom bezpieczeństwa danych zapewnia określenie własnego, silnego hasła (parametr Zabezpiecz własnym hasłem).

Ustalenie hasła dla loginu SA

Hasło musi spełniać wymagania co do jego złożoności. To znaczy musi mieć co najmniej 9 znaków oraz zawierać znaki  ze wszystkich dalej wymienionych grup znaków: małe litery, wielkie litery, znaki specjalne oraz cyfry. Utworzony login pozwala na zarządzanie danymi na serwerze SQL.

Hasło to należy podawać w kreatorze konfiguracji połączenia, podłączenia bazy firmowej lub kreatorze kopii i odtwarzania baz danych przy wyborze połączenia w trybie autoryzacji na serwerze SQL.

Zatwierdzenie instalacji

Okno podsumowania instalacji

Po wybraniu opcji Dalej instalator rozpocznie instalację programu. Użytkownik jest informowany na bieżąco o postępie instalacji.

Postęp instalacji

 

Zakończenie instalacji

Po zakończeniu instalacji programu Comarch ERP Optima, restart komputera nie jest konieczny.

W ostatnim oknie instalator pozwala na zaznaczenie parametru, który umożliwi zainstalowanie dodatkowej aplikacji Comarch IBARD. Parametr pojawi się jeżeli na komputerze nie jest jeszcze zainstalowany Comarch IBARD. Aplikacja ta służy do tego by w bezpieczny sposób przechowywać kopie baz danych Comarch ERP Optima, a także inne dane użytkownika. Usługa umożliwia w sposób bezpieczny, automatyczny i harmonogramowany przechowywanie istotnych danych w profesjonalnym Centrum Danych Comarch. Więcej informacji Więcej informacji oraz dostępne promocje na stronie www.ibard.com.

Wersja demonstracyjna to program posiadający pełną funkcjonalność do momentu, gdy rozpiętość dat pomiędzy dokumentami wystawionymi w programie nie przekroczy 60 dni. w celu zakupu oprogramowania prosimy o kontakt z Autoryzowanym Partnerem Comarch: http://www.erp.comarch.pl/mapasprzedazy/

Zakończenie instalacji

Zmiana dostępności modułów dodatkowych instalowanych  z Comarch ERP Optima oraz funkcja naprawy instalacji

Po przejściu do Panelu sterowania \ Program i funkcje i kliknięciu na pozycję Comarch ERP Optima mamy do wyboru dwie opcje: Usuń oraz Zmień. Pierwsza z nich usuwa program z komputera, druga natomiast pozwala na wykonanie jednej z dwóch czynności. Pierwsza z nich to zmiana dostępności modułów dodatkowych, druga natomiast to uruchomienie funkcji naprawy instalacji Comarch ERP Optima.

Zarządzanie aplikacją Comarch ERP Optima

Wybór modułów dodatkowych – funkcja służy do zmiany dostępności modułów dodatkowych takich jak: Analizy BI, Automat Synchronizacji, Biuro Rachunkowe i Przypominacz. Jeżeli podane moduły nie były zaznaczone podczas instalacji Comarch ERP Optima, to z poziomu tej funkcji można je włączyć już po zakończeniu instalacji.

Napraw instalację Comarch ERP Optima – funkcja wykonuje ponowną rejestrację komponentów niezbędnych do działania aplikacji.

Instalacja nienadzorowana

Comarch ERP Optima można uruchomić w trybie instalacji nienadzorowanej. W przypadku chęci skorzystania z tego typu instalacji prosimy o konakt z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Uwaga
W przypadku konieczności doinstalowania pakietu .net Framework 4.0 w czasie instalacji nienadzorowanej zostanie wykonany restart komputera.

Instalacja Comarch ERP Optima na serwerze terminali

Instalacja na serwerze terminali przebiega tak samo jak na stanowisku roboczym, przy czym przed przystąpieniem do instalacji należy przełączyć serwer terminali w tryb instalacji poprzez uruchomienie komendy:

Change user /install

Po zakończeniu instalacji należy wyłączyć tryb instalacji wpisując komendę:

Change user /execute

Szczegółowe informacje na temat zalecanych parametrów środowiska terminalowego zawarte są biuletynie technicznym OPT60 Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym, który jest dostępny na stronach walidowanych dla Partnerów Comarch http://www.erp.comarch.pl/partnerzy.

Zachęcamy Klientów, aby po szczegółowe informacje dotyczące planowania instalacji na serwerze terminali zgłaszali się do Autoryzowanych Partnerów Comarch.

Ustawienie interfejsu Comarch ERP Optima wpływające na wydajność pracy w środowisku terminalowym

Przy połączeniach terminalowych szczególnie przez Internet w celu zmniejszenia ilości przesyłanych danych, a przez to przyspieszenie wyświetlania okien wprowadzono specjalne ustawienia w programie. Ustawienia te zostały przedstawione w poniższych punktach.

Ustawienia skórki programu

Dla pracy poprzez pulpit zdalny przygotowano specjalne skórki o nazwach Flat oraz UltraFlat. Skórki  programu można ustawić z poziomu menu Widok po zalogowaniu do programu.

Wyłączenie animacji

Pozytywnie na szybkość wyświetlania w programie ma wyłączenie dostępnych animacji. Można to zrobić po zalogowaniu do programu w menu Widok odznaczając parametr Efekty animacji (wolniejsze działanie).

Zwinięcie graficznego menu (ribbon)

Obszar graficznego menu (ribbon) jest najdłużej odrysowywany dlatego jego wyłączenie na wolnym łączu powinno poprawić szybkość ściągania obrazu aplikacji z serwera.

Reinstalacja z poprzedniej wersji oraz aktualizacje programu

Wdrożenie nowej wersji programu może przebiegać na dwa sposoby: reinstalacji lub aktualizacji. Generalnie mówiąc reinstalacja wymaga odrębnego instalatora analogicznie jak w przypadku instalacji programu, natomiast aktualizacje Comarch ERP Optima wbudowane są w sam program, ich wdrożenie jest bardzo proste i przebiega z bardzo małym udziałem użytkownika. Każdorazowo wraz z nową wersją programu lub jego aktualizacją udostępniana jest ulotka, w której umieszczona jest informacja, czy program wymaga reinstalacji odrębnym instalatorem, czy wystarczy uruchomić aktualizację.

Comarch ERP Optima posiada specjalny mechanizm przypomnień w postaci Panelu wiadomości, znajdującego się w prawym dolnym ekranu, które informują użytkownika o nowych wersjach i aktualizacjach.

Uwaga
Instalacja programu, na komputerze, na którym nie ma wcześniejszej wersji Comarch ERP Optima zainstaluje wraz z programem aplikację do zarządzania modułami – Comarch ERP Menadżer Kluczy.

Uwaga
Comarch ERP Optima od wersji 2014.5.1 dla baz konfiguracyjnych utworzonych w tej wersji programu wymaga zainstalowania aplikacji Comarch ERP Menadżer Kluczy 2014.5.1. Nie jest to konieczne dla baz konfiguracyjnych skonwertowanych z wersji wcześniejszych niż 2014.5.1.

Reinstalacja z poprzedniej wersji

W celu wykonania reinstalacji programu, należy z poziomu kreatora umieszczonego na płycie Comarch ERP Optima uruchomić opcję instalacji (Zainstaluj/ Zainstaluj Comarch ERP Optima).

Reinstalacja przebiega w podobny sposób jak instalacja programu i została dokładnie opisana powyżej.

Podczas reinstalacji wyświetlana jest informacja o braku wsparcia dla Microsoft SQL Server 2000 oraz 2005.

Kreator instalacji Comarch ERP Optima

Uwaga
Comarch ERP Optima od wersji 2013 nie współpracuje z silnikiem bazy danych Microsoft SQL Server 2000, a od wersji 2014.5.1 nie współpracuje z silnikiem bazy danych Microsoft SQL Server 2005.

Reinstalację programu Comarch ERP Optima można uruchomić również z jednoplikowych instalatorów: ComarchERPOptimaSQL.exe (zawiera program + silnik SQL), ComarchERPOptima.exe. Jednoplikowe instalatory dostępne są do pobrania po zalogowaniu na stronach walidowanych dla Klientów www.comarch.pl/erp/dla-klientow. Reinstalacja oprócz zmian w programie może wymagać konwersji baz danych. Do reinstalacji zaleca się użycie pliku ComarchERPOptima.exe, gdyż ma on mniejszy rozmiar i krócej trwa jego pobieranie.

Od wersji Comarch ERP Optima 2018 wymagana jest na komputerze obecność pakietu Microsoft .Net Framework 4.5. W przypadku jego braku zostanie on doinstalowany przez instalator Comarch ERP Optima.

Reinstalacja z wersji wcześniejszej niż 2018  musi być wykonana na wszystkich komputerach, gdzie działa program Comarch ERP Optima w wersji wcześniejszej niż 2018. Reinstalacja programu spowoduje uaktualnienie wersji.

Uwaga
Reinstalacja powinna być przeprowadzana na programie objętym gwarancją. Jeśli termin gwarancji minął, reinstalacja spowoduje jego zablokowanie.

Reinstalacja do najnowszej wersji 2018 możliwa jest zarówno z wersji 2017, 2016, 2015, 2014 oraz 2013.7. W przypadku konieczności skonwertowania bazy z wcześniejszej wersji programu należy zrobić to dwuetapowo, czyli najpierw zainstalować wersję 2013.7, a dopiero potem aktualną wersję 2018.

Uwaga
Ze względu na wprowadzenie w programie obsługi znaków diakrytycznych pochodzących z innych języków niż polski wielkość bazy danych po konwersji  z wersji 2010 i wcześniejszych zwiększa się. Dodatkowo w czasie samego procesu konwertowania potrzeba więcej miejsca na dysku twardym. Ma to szczególne znaczenie podczas konwersji baz o rozmiarze kilku gigabajtów na darmowej wersji Microsoft SQL Server Express. Wynika to z ograniczenia rozmiaru bazy danych, z którymi mogą pracować edycje Express. Przy czym z Microsoft SQL Server 2008 Express mogą być używane bazy o rozmiarze nieprzekraczającym 4 GB, natomiast Microsoft SQL Server 2008 R2 Express, Microsoft SQL Server 2012 Express oraz Microsoft SQL Server 2014 Express pozwalają na pracę z bazami o rozmiarze do 10 GB. Zatem wykonanie konwersji może wymagać aktualizacji serwera SQL do wersji 2008 R2 Express (2012 Express, 2014 Express) lub do pełnej wersji serwera SQL, który nie posiada żadnych ograniczeń na wielkość bazy danych.

Aktualizacje Comarch ERP Optima

Po około 3 minutach od zalogowania się do Comarch ERP Optima, jeżeli dostępne będą aktualizacje pojawi się komunikat z taką informacją. Następnie uruchomiona zostanie specjalna aplikacja do instalowania aktualizacji Comarch ERP Optima, która poda listę aktualizacji do zainstalowania. Aplikacja ta pojawia się na pasku zadań w prawym dolnym rogu ekranu w postaci niebieskiej ikony z logo Comarch ERP Optima . W przypadku znalezienia nowych aktualizacji kolor ikony zmienia się na żółty.

Po kliknięciu prawym klawiszem na jej ikonę dostępne są dwie opcje:

Sprawdź dostępne aktualizacje – ręczne wywołanie sprawdzenia, czy są dostępne nowe aktualizacje Comarch ERP Optima.

Zainstaluj dostępne aktualizacje – wybranie tej opcji spowoduje zainstalowanie pobranych aktualizacji Comarch ERP Optima.

Uwaga
Instalacja aktualizacji wymaga zamknięcia aplikacji Comarch ERP Optima.

W aplikacji, która pobiera aktualizacje Comarch ERP Optima jest dostępna opcja w menu Przejdź do strony z nową wersją Comarch ERP Optima. Wybranie tej opcji powoduje otwarcie domyślnej przeglądarki internetowej ze stroną skąd można pobrać nową wersję Comarch ERP Optima.

Okno powiadomień Aktualizacji Comarch ERP Optima

Można również samodzielnie uruchomić aplikację do aktualizacji poprzez uruchomienie skrótu z menu Start/ Wszystkie programy/ Comarch ERP Optima/ Aktualizacje Comarch ERP Optima.

Moduły dodatkowe instalowane osobno

Po kliknięciu przycisku Zainstaluj  z głównego menu, na drugiej pozycji mamy Zainstaluj moduły dodatkowe. Po jej wybraniu mamy możliwość zainstalowania modułów dodatkowych Comarch ERP Optima (Instalacja modułów dodatkowych Comarch ERP Optima) pod drugim przyciskiem dostępna jest Instalacja narzędzi Comarch. Trzeci przycisk umożliwia przejście do instalacji narzędzi Microsoft.

Dostępne moduły dodatkowe to: Comarch ERP Optima Detal, Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera, Instalacja komponentów dla modułu Comarch e-Sklep oraz Instalacja usługi Automatyczna Kopia Bezpieczeństwa. Szczegółowe informacje dotyczące modułów dodatkowych Comarch ERP Optima zawarte są w dokumentacji dotyczącej poszczególnych modułów.

Instalacja komponentów dla modułu Comarch e-Sklep – zawiera w sobie opisane niżej: Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime for Microsoft .NET, .NETFramework 2.0 oraz SQLXML 3.0 Service Pack 3 (SP3).

Wybór przycisku Instalacja narzędzi Comarch pozwala na zainstalowanie następujących programów:

Instalacja Comarch ERP Menadżer Kluczy – narzędzie służy do zarządzania licencjami dla Comarch ERP Optima oraz modułów dodatkowych. Źródłem licencji może być klucz HASP, klucz wirtualny lub pliki Softhasp. Menadżer Kluczy należy zainstalować na komputerze, gdzie jest wpięty klucz HASP, gdzie wgrane są pliki Softhasp lub ma być aktywowany klucz wirtualny.

Menadżer Kluczy jest standardowo instalowany podczas konfiguracji silnika bazy danych, na tym samym komputerze co Microsoft SQL Server. Jeśli konfiguracja przebiegła prawidłowo nie ma konieczności ponownej jego instalacji.

Aktualizowanie licencji w kluczu HASP (programowanie klucza) – jeśli program wymaga do pracy klucza HASP, należy go wcześniej zaprogramować zgodnie z wykupionymi modułami. Klucz dostarczany przez Comarch jest już zaprogramowany zgodnie z zakupionymi modułami. Programowanie klucza jest niezbędne tylko w przypadku zwiększania ilości posiadanych modułów, przedłużania Asysty lub odtwarzania uszkodzonej zawartości klucza.

Klucz powinien być umieszczony na komputerze będącym serwerem bazy danych i na tym komputerze powinno być uruchomione jego programowanie (wtedy klucz jest wpięty do lokalnego portu). Przed rozpoczęciem programowania należy wskazać miejsce, gdzie znajduje się plik *.RUS (otrzymany z firmy Comarch) – jest to plik zawierający informacje o posiadanych modułach. Istnieje również możliwość automatycznego pobrania pliku RUS przez Klienta z serwerów Comarch za pośrednictwem Comarch ERP Menadżer Kluczy. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na ikonie Menadżera Kluczy pojawia się opcja „Aktualizuj licencje w kluczu HASP” z dwoma możliwościami wyboru:

  • Aktualizacja z dysku – wymaga wskazania pliku RUS z dysku,
  • Aktualizacja z chmury – plik RUS pobierany jest z serwerów Comarch.

Po zaprogramowaniu klucza podnosi się okno Menadżera Kluczy z zakładką [Dostępne moduły]. Jeśli jest kilka aktywnych kluczy to wyświetlana jest informacja dla klucza, który był właśnie programowany.

W Comarch ERP Menadżer Kluczy możliwe jest aktywowanie licencji Comarch ERP Optima z więcej niż jednego klucza. Jeżeli podpiętych jest więcej niż jeden klucz (HASP lub wirtualny), na zakładkach [Dostępne moduły] oraz [Pobrane moduły] pojawia się pole z wyborem klucza. Podobnie przy wyborze opcji Zwolnij licencje pojawia się w takim przypadku lista podpiętych kluczy.

Migrator baz danych – Narzędzie to pozwala na: zainstalowanie najnowszego serwera Microsoft SQL Server 2012 SP2, przeniesienie danych programu Comarch ERP Optima na serwer Microsoft SQL Server 2012 SP2 (wraz z jego instalacją) oraz przenoszenie danych pomiędzy już zainstalowanymi serwerami bazy danych. Oprócz tego za pomocą Migratora baz danych można wykonać kopie bezpieczeństwa i odtworzenie baz danych Comarch ERP Optima.

Po wybraniu opcji instalacji narzędzi Microsoft możemy zainstalować następujące dodatki:

Instalacja .NET Framework 3.5 – Instalacja tego komponentu jest wymagana do poprawnego działania Comarch ERP Optima. Pakiet ten jest instalowany razem z programem Comarch ERP Optima.

Instalacja .NET Framework 4.5 – Instalacja tego komponentu jest wymagana do poprawnego działania Comarch ERP Optima. Pakiet ten jest instalowany razem z programem Comarch ERP Optima.

SQLXML 3.0 Service Pack 3 (SP3) – komponent wymagany do współpracy Comarch ERP Optima z modułem Comarch e-Sklep.

Instalacja Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime for Microsoft .NET – instaluje narzędzia wykorzystywane do współpracy systemu Comarch ERP Optima z systemem Comarch ERP XL.

Instalacja silnika bazy danych – opcja pozwala na zainstalowanie silnika bazy danych bez powiązania z instalacją systemu Comarch ERP Optima.

 

 




Podstawowe elementy programu

Rozdział ten zawiera opis podstawowych elementów programu Comarch ERP Optima, technik poruszania się w nim, możliwości wykorzystania elementów środowiska graficznego, a także opis technik filtrowania list oraz sposób wykonywania wydruków. W informatyce określamy to słowem interfejs użytkownika (ang. user interface).

Okno główne programu

Na górze okna znajduje się jego tytuł. W tytule okna zawarta jest nazwa programu oraz nazwa aktualnie otwartej bazy danych (firmy), umieszczona w nawiasach kwadratowych.

Po użyciu ikony  O programie następuje otwarcie okna o programie, w którym użytkownik ma możliwość sprawdzenia wersji programu. Po wyborze opcji  Informacje o kluczu istnieje możliwość sprawdzenia nazwy użytkownika lub jego numeru NIP, daty produkcji programu i numeru klucza. Na zakładce [Moduły] znajdują się takie informacje, jak nazwy używanych modułów, sumaryczna i aktualnie dostępna liczba poszczególnych modułów oraz ich daty ważności. Wyświetlane tu statusy modułów (Pobrano, WyczerpaneNie pobrano) są to statusy, jakie były w momencie logowania do programu bieżącego operatora.  Na zakładce [Zalogowani użytkownicy] można sprawdzić listę operatorów aktualnie zalogowanych do programu. Wybierając opcję  Informacje techniczne można sprawdzić dane o programie, dane o serwerze SQL, dane o bazie, a także informacje o miejscu, w jakim wskazany został serwer klucza, z którego pobrano moduły podczas logowania (możliwe wartości to: z karty operatora, z konfiguracji firmy, z okna logowania).

Poniżej znajduje się Wstążka (pasek menu programu). W menu dostępne są wszystkie funkcje programu, pogrupowane wg ich rodzaju (np.  Ogólne, Handel, Kasa/Bank).

Wstążka programu

Pewne grupy menu występują zawsze, niezależnie od posiadanych modułów – np. Ogólne, Kasa/Bank czy Narzędzia.

Część funkcji w menu głównym zależy od posiadanych licencji. Np. jeśli w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy  zaznaczony jest moduł Faktury lub Handel – w menu pojawi się opcja Faktury Handel. Jeśli w konfiguracji odznaczymy moduł Faktury lub Handel  – zniknie możliwość wywołania w menu głównym.

Zwijanie wstążki menu – w prawym górnym rogu programu jest dostępna ikona zwijania wstążki menu .

Po zwinięciu wstążki, menu będzie wyglądało tak:

Zwinięty pasek menu

Rozwinięcie „na stałe” wykonuje się tą samą ikoną, wówczas wstążka menu będzie zawsze widoczna.

Dodatkowo w programie do każdej funkcji, którą można wywołać z menu, został przypisany skrót klawiaturowy. Po wciśnięciu na klawiaturze lewego klawisza <ALT> każda funkcja jest opisana skrótem klawiaturowym:

Menu – skróty klawiaturowe

Wciskając przykładowo z klawiatury klawisz <O> otworzone zostanie menu Ogólne:

Skróty klawiaturowe dla wstążki menu c.d.

Kolejno wybierając z klawiatury dwukrotnie klawisz <K> zostanie otworzona: Lista kontrahentów lub wybierając klawisz <P>: Lista pracowników itd. Jeżeli użytkownik chce wrócić do wcześniej dostępnego wyboru skrótów klawiszowych należy użyć klawisza <ESC>.

W prawym dolnym rogu okna znajduje się nazwisko operatora aktualnie pracującego w programie, aktualna data, numer wersji programu oraz Panel wiadomości.

Panel wiadomości składa się z 3 części:

  • wszystko.pl – w tej części Panelu wiadomości prezentowane są towary wystawione w serwisie wszystko.pl. Zakładka została podzielona na trzy sekcje: Oferta dnia, Polecane, oraz Ostatnio poszukiwane.
  • Informacje produktowe – różne informacje dotyczące programów Comarch ERP.
  • Ważne aktualizacje – SIP, zmiany w przepisach, nowe wersje, ważne informacje. 

Pomoc oraz przełączanie między oknami

W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona  , którą można wywołać Pomoc kontekstową dla poszczególnych okien (uruchamiana również po wciśnięciu klawisza <F1>). Po wywołaniu pomocy otwierana jest strona WWW pod adresem https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/.

Obok dostępna jest także ikona: przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód).

W programie jest dostępna zakładka [Pomoc], która gromadzi w jednym miejscu wszystkie dostępne w programie narzędzia pomocy takie jak HELP, dokumentacja do programu, ISK, filmy instruktażowe, FAQ itp. Na wstążce dostępna jest opcja Pomoc gdzie pogrupowane są przyciski opisujące rodzaj pomocy. Znajduje się tu również funkcja Pomoc zdalna umożliwiającą połączenie pracownika Asysty Comarch ze stanowiskiem Klienta. Zakładka [Pomoc] jest dostępna zawsze na ostatniej pozycji, bez względu na wybrane moduły, czy też wybrane miejsce w programie.

Menu Pomoc

Po wybraniu opcji Włącz nowe funkcje pokazuje się okno z listą  produktów Comarch z aktywnymi przyciskami:

  • Zamów Comarch e-Sklep,
  • Zamów Comarch ERP e-Pracownik (widoczny w przypadku nieskonfigurowania usługi),
  • Zamów Comarch IBARD (widoczny w przypadku nieskonfigurowania usługi).

Wybranie jednej z funkcji przekierowuje użytkownika na stronę, na której może zamówić wybraną usługę.

Pasek szybkiego dostępu

Każdy, często używany skrót można umieścić w prosty sposób w pasku szybkiego dostępu, widocznym w każdej chwili z poziomu każdego okna.

Pasek szybkiego dostępu – jest to pasek, na który możemy sami przenieść te funkcje, z których najczęściej korzystamy i które będą zawsze widoczne na wierzchu.

Pasek szybkiego dostępu

Aby przenieść np. ikonę kontrahenta wystarczy nacisnąć prawy przycisk myszy na ikonie Kontrahenci i wybrać opcję Dodaj do paska szybkiego dostępu.

Dodawanie do paska szybkiego dostępu

Gdy dodamy będzie to wyglądało tak:   i będzie zawsze widoczne w pasku.

Na pasku szybkiego dostępu można zmieniać kolejność poszczególnych ikon metodą „przeciągnij i upuść”.

Menu Nawigacji

Menu Nawigacji to panel znajdujący się w lewej części okna programu Comarch ERP Optima. Zawiera w formie listy funkcje dostępne również z poziomu Wstążki programu, pogrupowane według głównych pozycji menu. Jest widoczne w przypadku zaznaczonego parametru Pokaż Menu Nawigacji w menu Widok.

Menu Nawigacji zawiera sekcję Moje skróty, do której użytkownik może przenosić najczęściej wywoływane funkcje w programie na tej samej zasadzie, co do paska szybkiego dostępu – poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji w menu i wybranie Dodaj do Menu Nawigacji Moje Skróty.

Dodawanie do Menu Nawigacji Moje Skróty

Kolejność pozycji znajdujących się w sekcji Moje skróty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.

Menu Nawigacji Moje Skróty

Menu Widok

W menu Widok możliwa jest modyfikacja ustawień wyglądu programu.

Skórki w programie (kolorystyka okien)

Domyślnie program pracuje na skórce Office 2016 Colorful, użytkownik ma możliwość zmiany kolorystki okien poprzez wybranie jednej z ponad trzydziestu dostępnych skórek, zmiany wyglądu widoczne są w trybie natychmiastowym. W przypadku zmiany skórki z Flat bądź UltraFlat na inną dla określonego operatora, nowa skórka zostanie ustawiona po ponownym uruchomieniu programu i zalogowaniu na tego operatora. W przypadku pracy na jednym stanowisku i logowania się na operatorów z ustawionymi różnymi skórkami, jeżeli pracowano na operatorze mającym ustawioną skórkę Flat bądź UltraFlat, zalogowanie się na operatora z ustawioną inną skórką będzie możliwe, ale wybrana skórka tego innego operatora zostanie zastosowana dopiero po ponownym uruchomieniu programu.

Skórki

Skórki są pogrupowane na Zalecane, Najszybsze działanie oraz Wolniejsze działanie. Po wybraniu skórki Valentine dodatkowo pojawia się komunikat: Zastosowanie wybranej skórki może znacznie spowolnić wyświetlanie okien i innych komponentów programu. Czy chcesz kontynuować?.

Zmiana ustawień czcionki

Funkcja jest dostępna w menu Widok/ Zmień ustawienia czcionki. Po rozwinięciu menu obok ikony Zmień ustawienia czcionki pojawia się okno, w którym użytkownik ma możliwość ustawienia procentowego rozmiaru czcionki, niezależnie od ustawień w systemie operacyjnym.

Zmiana rozmiaru czcionki

Jeżeli w systemie jest ustawiona niestandardowa rozdzielczość ekranu DPI np. 150 % i użytkownik ustawi w Comarch ERP Optima rozmiar czcionki na 150 % to nastąpi powiększenie okien w skali 225%.

Podczas zmiany wielkości czcionki w programie jeżeli są otwarte okna pojawia się pytanie: Zmiana rozmiaru czcionki spowoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien. Czy chcesz kontynuować? Odpowiedź twierdząca powoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien i zmianę wielkości czcionki. Jeśli któregoś z okien nie uda się zamknąć (np. zostanie wyświetlone pytanie o zapisanie zmian na dokumencie, a Użytkownik te pytanie anuluje), wówczas czcionka nie zostanie zmieniona. Po wybraniu odpowiedzi Nie otwarte okna nie są zamykane a wielkość czcionki nie jest zmieniana.

Ustawienia okien

Użytkownik ma możliwość zresetowania ustawień okien   tj. przywrócenia oryginalnych ustawień w programie oraz eksportu/importu do pliku (xml)  swoich ustawień. W ten sposób przenoszone mogą być podstawowe ustawienia okien, takie jak: pozycja okna, rozmiar, stan paneli (zwinięte/rozwinięte), sortowanie na listach, itp. Nie są przenoszone ustawienia dotyczące personalizacji.

Za pomocą przycisku Reset aktywnego okna  użytkownik ma możliwość przywracania ustawień domyślnych tylko dla aktywnego okna (w ten sposób ustawienia pozostałych okien zostają zachowane).

Ustawienia okien zapisywane są w bazie konfiguracyjnej, odrębnie dla każdego operatora.

Ustawienia ogólne

Praca w trybie jednego okna ma ułatwić pracę z programem przede wszystkim użytkownikom początkującym, sprowadza się do kilku zasad, które mają zapobiegać otwieraniu zbyt dużej ilości różnych okien i, w efekcie, problemom z poruszaniem się pomiędzy nimi.

  1. Każda lista jest otwierana w maksymalnym rozmiarze. Na listach nie ma przycisków, które pozwalają na zwijanie okien. Dostępny jest jedynie przycisk pozwalający na zamknięcie okna .
  2. Formularze (np. karta cennikowa, karta kontrahenta, dokument) są otwierane w małym rozmiarze, ale w nagłówku nie ma przycisków umożliwiających zwijanie okna. Dostępny jest jedynie przycisk zamykający okno.
  3. Użytkownik może otworzyć wiele okien. Do poruszania się pomiędzy nimi służy ikona przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód).
  1. Przy wyłączonym parametrze Praca w trybie jednego okna każde okno może być aktualnie otwarte tylko raz. W przypadku, gdy okno jest otwarte i użytkownik wywoła je z menu ponownie, program podnosi okno już otwarte, a nie otwiera jeszcze raz. Na oknie zachowane są wszystkie założone filtry.

Uwaga
 Należy pamiętać, że w chwili wywołania już otwartego okna jego zawartość nie jest automatycznie odświeżana. Aby uzyskać aktualną listę (np. dokumentów) należy wcisnąć przycisk <F5>

Przyklad
Użytkownik ma otwartą listę dokumentów WZ, potem otwiera listę Faktur Sprzedaży. Następnie do FA wystawia dokument WZ i przechodzi na listę dokumentów WZ. Początkowo na liście nie będzie widział ostatnio wystawionego WZ, musi dopiero odświeżyć listę.  

 

  1. Wyjątek stanowią listy wywoływane z poziomu innych okien (np. lista kontrahentów wywołana z poziomu Faktury Sprzedaży). W takim przypadku lista jest otwierana niezależnie, bez względu na to, czy jest już aktualnie otwarta. Lista, która została wywołana w celu wyboru pozycji, ma w tytule dodany wyraz Wybierz (np. lista kontrahentów – wybierz).

Filtrowanie list metodą „zaczyna się od” – zaznaczenie parametru  określa w jaki sposób będą filtrowane listy. 

Efekty animacji (wolniejsze działanie) – odznaczony parametr powoduje wyłączenie w programie animacji np. zwijanie/ rozwijanie okna grup na liście zasobów, zwijanie/ rozwijanie paneli dynamicznych na formularzach.

Wyróżnienie aktywnego pola – włączenie tej opcji powoduje, że pola w których ustawiony jest kursor zostają wyróżnione poprzez obramowanie.

Otwieranie wyeksportowanych plików – użytkownik ma do wyboru trzy opcje:

  • Otwieraj – plik po wyeksportowaniu zawsze będzie otwierany,
  • Nie otwieraj – plik nie będzie nigdy otwierany,
  • Pytaj – będzie pojawiać się pytanie po zapisaniu pliku „Czy otworzyć wyeksportowany plik?”, na tym komunikacie można zaznaczyć parametr Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej.

Uproszczona wersja programu

Uproszczenia w programie powstały z myślą o początkujących użytkownikach programu Comarch ERP Optima, którzy będą go wykorzystywać głównie do fakturowania świadczonych przez siebie usług. Zwykle nie potrzebują oni zaawansowanych funkcji, a program wykorzystują do prostej obsługi sprzedaży. W wersji uproszczonej ukryto część funkcji. W programie pozostała tylko podstawowa funkcjonalność związana ze sprzedażą i rozliczeniami.

Już podczas instalacji programu użytkownik ma do wyboru dwie opcje:

  • instalację uproszczonej wersji programu do fakturowania i rozliczeń,
  • instalację pełnej wersji programu.

W przypadku, gdy wybierze wersję uproszczoną domyślnie instalowane są zawsze moduły FakturyKasa/Bank. Po zainstalowaniu programu zawsze tworzone są dwie bazy: DEMO z wygenerowanymi przykładowymi dokumentami oraz nowa, pusta baza, której nazwę podaje użytkownik.

Przy pierwszym uruchomieniu swojej bazy pojawia się uproszczona wersja kreatora bazy, gdzie użytkownik może podać podstawowe dane dotyczące firmy(pieczątkę oraz numer rachunku bankowego).

W stosunku do standardowej bazy danych kreowanej w pełnej wersji programu istnieją pewne różnice:

  • tworzona jest tylko jedna cena sprzedaży (detaliczna),
  • zakładana jest automatycznie karta usługi, z której użytkownik może od razu korzystać podczas wystawiania faktur (bez konieczności dopisywania nowej pozycji do cennika).

Uwaga
Po zainstalowaniu programu w wersji uproszczonej na karcie operatora zaznaczany jest automatycznie parametr: Wersja uproszczona programu (w sekcji Moduły). W takim przypadku operator może pracować tylko z modułami FakturyKasa/Bank

Jeśli okaże się, że podczas pracy potrzebne są funkcje, które zostały ukryte, użytkownik może odznaczyć ten parametr. Zacznie wtedy pracować w pełnej wersji programu.

W wersji uproszczonej dostępne są tylko podstawowe funkcje dotyczące sprzedaży oraz rozliczeń z kontrahentami. W związku z tym główna zmiana polega na ukryciu opcji (lista dokumentów oraz list słownikowych), które nie są bezpośrednio związane z fakturowaniem. Użytkownik może wystawiać tylko Faktury Sprzedaży i Paragony dla podmiotów typu kontrahent oraz prowadzić z nimi rozliczenia.

Ogólne uwagi na temat pracy z programem

Praca z myszką

Umiejętność posługiwania się myszką w środowisku Windows jest rzeczą niesłychanie ważną. Wprawdzie w programie wszystkie funkcje można uruchomić za pomocą klawiatury, jednakże pewne czynności są znacznie łatwiejsze i wygodniejsze do wykonania przy pomocy myszki. Co przemawia zatem za używaniem myszki:

  • Po pierwsze wygoda obsługującego – użytkownik nie musi pamiętać od razu wszystkich kombinacji klawiszy służących do wywoływania poszczególnych funkcji (chociaż zdobywając doświadczenie w pracy z daną aplikacją na pewno prędzej czy później większość z nich pozostanie mu w pamięci).
  • Po drugie szybkość – wywoływanie funkcji programu, przemieszczanie się po programie jest znacznie szybsze za pomocą myszki aniżeli za pomocą klawiatury.

Możemy mówić o operacjach wykonywanych za pomocą myszki:

  • Wskazywanie,
  • Kliknięcie jednokrotne,
  • Kliknięcie dwukrotne,

Wskazywanie polega na najechaniu wskaźnikiem myszki (kursorem) na interesujący nas obiekt.

Kliknięcie jednokrotne bądź dwukrotne polega na przyciśnięciu odpowiednio raz bądź dwa razy lewego przycisku myszki.

Przemieszczanie polega na wskazaniu obiektu (często paska tytułowego obiektu), a następnie przy ciągłym przytrzymywaniu obiektu przesunięcie go myszką w odpowiednie miejsce.

Praca z klawiaturą

Zasady ogólne

  • <ALT>+<LITERA> – działa na skróty w oknach (z podkreśleniem liter typu , np. <ALT>+<N> spowoduje zaznaczenie parametru Nieaktywni).

Podkreślenia widoczne są jeśli w systemie operacyjnym aktywna jest opcja podkreślania skrótów klawiaturowych i klawiszy dostępu. Jeśli opcja nie jest aktywna, wówczas podkreślenia pojawią się po naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza <ALT>.

W każdym systemie operacyjnym opcja ta może się znajdować w innym miejscu w Panelu Sterowania, np.:

Microsoft Windows 7: Ułatwienia dostępu/Centrum ułatwień dostępu/Ułatw korzystanie z klawiatury/Podkreśl skróty klawiaturowe i klawisze dostępu.

<CTRL>+<LITERA> – działa na wpisane skróty (np. <CTRL> + <F> – otwiera listę Faktur Sprzedaży). Wszystkie skróty przedstawiono w tabeli poniżej.

<ALT>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki poziomej.

<CTRL>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki pionowej.

<SPACJA> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem.

<ENTER> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem (z wyjątkiem przycisków typu włącz/ wyłącz na listach).

<STRZAŁKA w GÓRĘ/DÓŁ> – przewija o 1 pola ze spinem (liczbowe).

<STRZAŁKA w DÓŁ> – rozwija menu dostępnych opcji .

<ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ> – kalendarz w polach z datą. W przypadku pól liczbowych skrót powoduje uruchomienie kalkulatora.

<ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ> – w polach obok przycisku listy wywoływanej oraz w polach listy typu EIP (edycja na liście) powoduje podniesienie słownika dla danej listy, np. na liście obok przycisku wyboru kontrahenta spowoduje wywołanie listy kontrahentów w trybie do wyboru.

Zamykanie okien:

<ESC> – zamyka okno

<CTRL>+<F4> – zamyka okno

<ALT>+<F4> – zamyka program

Obsługa list:

<CTRL>+<ENTER> – podgląd formularza z listy

<SHIFT>+<F10> – otwiera na liście menu kontekstowe

<INSERT> – dodawanie pojedyncze

<CTRL>+<INSERT> – kopiowanie zaznaczonej pozycji, działa dla większości list

<ENTER> – edycja pojedyncza podświetlonej pozycji

<SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> – ustawienie kursora na pierwszej wybranej pozycji, a następnie przyciśnięcie <SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> na ostatniej wybranej pozycji – powoduje zaznaczenie wszystkich pozycji pomiędzy pierwszą, a ostatnią

<SPACJA> – pojedyncze zaznaczenie kolejnych pozycji

<CTRL>+<A> – zaznaczenie wszystkich pozycji

<CTRL>+<C> – skopiowanie jednej podświetlonej aktualnie komórki do schowka Windows

<CTRL>+<SHIFT>+<C> –  skopiowanie całego podświetlonego wiersza do schowka Windows

Na wszystkich listach o strukturze drzewa np. na liście kategorii:

<INSERT> –  dodaje gałąź nadrzędną

<SHIFT>+<INSERT> –  dodaje gałąź  podrzędną.

Operacje seryjne:

<ALT>+<INSERT> – dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza. Funkcję można również wywołać z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – opcja Dodaj seryjnie.

<ALT +<ENTER> – edycja seryjna, w odróżnieniu od edycji pojedynczej <ENTER>, po zatwierdzeniu edytowanej pozycji powoduje podniesienie kolejnej pozycji z listy do edycji. Wyjście z trybu edycji seryjnej następuje poprzez wycofanie się z edycji pozycji klawiszem <ESC>. Funkcja dostępna jest tylko na listach typu EIP – edycja na liście (ang. edit in place – EIP) np. na formularzu zapisu księgowego, na formularzu bilansu otwarcia księgowego, na formularzach kwot dodatkowych, na Fakturze Sprzedaży lub innym dokumencie handlowym/magazynowym z włączoną opcją Dodawanie pozycji na dokumencie: edycja na liście (opcja w menu System/Konfiguracja/Handel/Parametry).

Obsługa formularzy:

<CTRL>+<ENTER> – zapis edytowanego formularza, niezależnie od tego, w jakim polu znajduje się kursor

<SHIFT>+  lub <CTRL>+<SHIFT>+<ENTER> – zapisywanie formularzy bez zamykania.

<ENTER> – jeśli kursor znajduje się w polach tekstowych, wielolinijkowych, wówczas <ENTER> przechodzi do kolejnej linii, w przeciwnym wypadku zapisuje edytowany formularz

<CTRL>+<O> – otwieranie  listy Kwot dodatkowych

Operacje na pozycjach na formularzu:

<SHIFT>+<INSERT> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i dodaje nową pozycję

<SHIFT> + <DELETE> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i usuwa podświetloną pozycję

<SHIFT>+<ENTER> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i edytuje podświetloną pozycję.

Skróty klawiaturowe z <CTRL>

<CTRL>+<B> Banki
<CTRL>+<D> Zapisy księgowe
<CTRL>+<E> KPiR
<CTRL>+<F> Faktury
<CTRL>+<G> Paragony
<CTRL>+<H> Otwarcie Preliminarza płatności;
jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie Preliminarza płatności dla tego podmiotu
<CTRL>+<I> Cennik
<CTRL>+<J> Rejestry VAT
<CTRL>+<K> Kontrahenci
<CTRL>+<L> Wypłaty pracowników
<CTRL>+<M> Magazyny
<CTRL>+<N> Plan kont
<CTRL>+<S> Obroty i salda
<CTRL>+<SHIFT>+<R> Otwarcie okna Rozliczenia podmiotu;
jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie Rozliczeń podmiotu dla tego podmiotu
<CTRL>+<T> Kategorie
<CTRL>+<U> Urzędy
<CTRL>+<W> Właściciele
<CTRL>+<Y> Pracownicy
<CTRL>+<SHIFT>+<Z> Otwarcie listy zapisów k/b;
jeżeli podświetlony jest raport na liście raportów k/b, skrót spowoduje otwarcie listy zapisów tego raportu;
jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie listy zapisów k/b dla tego podmiotu
<CTRL>+<SHIFT>+<G> Sprawdzenie kontrahenta bądź zaimportowanie jego danych z bazy REGON

 

Skróty z klawiszami funkcyjnymi

    <F1> Pomoc
<F2> Wydruk domyślny na drukarkę (też <CTRL>+<P>)
<ALT> <F2> Menu wydruków
<CTRL> <F2> Drzewo wydruków
<SHIFT> <F2> Podgląd wydruku
<ALT> <SHIFT> <F2> Menu wydruków dla Podglądu wydruku
<F3> Wydruk domyślny do maila
<ALT> <F3> Menu wydruków do maila
<CTRL> <F3> Drzewo wydruków
<ALT> <F4> Zamyka program
<CTRL> <F4> Zamyka okno
<F5> Odświeżenie
<F8> Księgowanie do rejestrów VAT
<F8> Wykonanie akcji z piorunkiem
<F8> Wysłanie wiadomości e-mail
<F9> Odświeżenie konfiguracji
<CTRL> <F9> Otwiera konfigurację
<F10> Wywołuje skróty na wstążce menu
<SHIFT> <F10> Menu kontekstowe
<F11> Logowanie
<F12> Wykres domyślny
<ALT> <F12> Menu wykresów
<CTRL> <F12> Drzewo wykresów

Praca z oknami

Otwieranie okien

Otwieranie okna wiąże się zazwyczaj z wywołaniem określonej funkcji programu. Zatem, aby otworzyć dane okno, musimy wybrać interesującą nas funkcję z menu programu bądź z listy dostępnych przycisków (skrótów).

Dotyczy wersji: 2018.1.1

Podczas otwierania okien w programie następuje weryfikacja czy okno mieści się w całości w widocznej dla Użytkownika części ekranu. Jeżeli nie, jest ono otwierane wyśrodkowane. Umożliwia to poprawne wyświetlanie okien w przypadku kiedy Użytkownik korzysta z programu na różnych stanowiskach (posiadających różne rozdzielczości ekranu).

Zamykanie okien

Zamykanie okien odbywać się może na wiele sposobów:

  • Można kliknąć przycisk w prawym górnym rogu.
  • Można nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<F4>.
  • Inną możliwością zamknięcia aktywnego okienka jest kliknięcie w lewym górnym rogu okna i wywołanie funkcji Zamknij.

Wybór możliwości zamknięcia okna zależy więc od preferencji i wygody użytkownika.

W przypadku:

  • wejścia do Konfiguracji,
  • wylogowania,
  • zmiany firmy,
  • przejścia w tryb jednego okna,
  • zmiany bieżącego okresu obrachunkowego.

Jeżeli są otwarte listy w programie, są one automatycznie zamykane. Jeżeli są otwarte dokumenty do edycji, pojawia się wówczas pytanie czy użytkownik chce zapisać zmiany. Odpowiedź twierdząca powoduje zapisanie zmian na dokumentach i wykonanie wybranej poprzednio funkcji.

Jeżeli chodzi o wyjście z programu to również może być ono realizowane na kilka sposobów:

  • Kliknięcie w prawym górnym rogu programu .
  • Użycie kombinacji klawiszy <ALT>+<F4>.
  • Kliknięcie w lewym górnym rogu programu i wywołanie funkcji Zamknij.
  • Wybranie funkcji Koniec Pracy z menu System.

Uwaga
Nie zawsze istnieje możliwość wyjścia z programu, bądź zamknięcia okna w sposób opisany powyżej. Często należy potwierdzić zapisanie lub anulowanie przeprowadzonych zmian, bez wykonania tych czynności nie zakończymy pracy programu. 

Typy okien

Specyfikacja okien typu MDI

MDI (Multiple Document Interface) to okno (aplikacja), które pozwala edytować równocześnie wiele dokumentów. Okno takie posiada standardowo pasek tytułowy, przycisk na pasku tytułowym okna po lewej stronie oraz po prawej przyciski minimalizacji i maksymalizacji oraz przycisk zamknięcia okna. W oknie MDI znajdują się również menu okna i pasek przycisków.

Istotne zasady specyfikacji MDI to:

  • Okno MDI może zostać zmniejszone do paska z tytułem, z przyciskiem po lewej i 3 przyciskami po prawej stronie.
  • Okno MDI może zostać zmaksymalizowane.
  • Menu górne okna MDI zawiera pozycję Okno, w której znajduje się lista wszystkich wywołanych okien. Zadaniem menu Okno jest również zarządzanie wszystkimi aktywnymi oknami, czyli ich sąsiadujące bądź kaskadowe ułożenie na ekranie.

W programie mogą występować następujące typy okien:

  • Okna typu lista – służą do przeglądania i wyszukiwania danych, zawierają spis dokumentów tworzących listę. Są skalowalne, można zmieniać ich rozmiary do rozmiarów okna głównego programu. Pracując na oknach typu lista istnieje możliwość ustawiania szerokości kolumn, co zapamiętywane jest w rejestrach użytkowników. Można również wybierać kilka elementów listy (np. dokumenty do księgowania), co jest zaznaczane po lewej stronie danego elementu listy.
  • Okna typu formularz – są to okna służące do edycji i wprowadzania danych. Cechą charakterystyczną tych okien jest to, że nie zmieniają swoich rozmiarów, aczkolwiek można zmienić ich położenie.
  • Okna informacyjne podobnie jak okna dialogowe nie zmieniają rozmiaru, często wstrzymując prace programu i oczekując na reakcje użytkownika (potwierdzenie, zamknięcie, zapisanie) w oknie informacyjnym, bez której nie ma możliwości dalszej pracy z programem.

Często zdarza się, że podczas pracy z programem użytkownik zatrzymuje się w pewnym momencie twierdząc, iż wykonanie danej czynności jest niemożliwe. Jednak najczęściej rozwiązanie takich kłopotów istnieje. Nierzadko bowiem zapomina, iż są okna, które wymagają zamknięcia po to by móc kontynuować pracę.

Podczas pracy z programem będziemy mieli okazję zaznajomić się z dwoma rodzajami okien:

  • Po pierwsze okna, które będąc aktywnymi oknami programu nie pozwalają wykonywać poleceń dostępnych poza tymi oknami (np. nie możemy korzystać z funkcji menu głównego). Okna takie, z których nie możemy wywoływać innych funkcji niż dostępnych tylko w obrębie okna to najczęściej różne okna informacyjne lub pytające. Jeżeli program skieruje zapytanie do użytkownika, użytkownik nie ma możliwości skorzystania z innej funkcji programu, musi zakończyć pracę z aktywnym oknem poprzez udzielenie odpowiedzi.
  • Po drugie okna, w obrębie których możemy wywoływać inne okna. Przykładowo na formularzu Rejestru VAT wciśnięcie przycisku Kategoria spowoduje wyświetlenie nowego okna z listą kategorii.

Rozmiary okien

Okna typu lista są skalowalne tzn. można zmienić ich rozmiar. Zmiana rozmiaru okna jest możliwa przez „złapanie” krawędzi okna myszką i rozciągnięcie okna do potrzebnych rozmiarów. Ponadto w prawym rogu okna znajdują się przyciski:

 – powoduje zwinięcie okna do paska z tytułem,

 – powoduje powiększenie okna do maksymalnych możliwych rozmiarów,

 – powoduje zamknięcie okna,

 – jeśli okno jest zwinięte do paska przycisk umożliwia rozwinięcie go do poprzedniego rozmiaru.

Przyciski

Przyciski podstawowe

Podstawowe przyciski, powtarzające się na każdej liście to:

 – Dodaj – powoduje dodanie nowego elementu do listy i otwiera formularz służący do wypełnienia wartości nowej pozycji. Przycisk Dodaj wciśnięty równocześnie z <CTRL> (lub klawisze <CTRL>+<INSERT>) powodują uruchomienie dodawania z kopiowaniem (nowo dodana pozycja jest kopią wcześniej podświetlonej pozycji na liście). Funkcja kopiowania działa na większości list w programie.

 – Usuń – powoduje skasowanie podświetlonej pozycji z listy (także poprzez wciśnięcie klawisza <DELETE>).

 – Zmień – otwiera z listy formularz z zawartością podświetlonej pozycji do zmiany lub podglądu.

 – Wybierz – przycisk widoczny tylko wówczas, jeżeli lista została otwarta jako lista pomocnicza do wyboru, np. lista kontrahentów otwarta z formularza faktury.

 – Zamknij – zamyka okno programu.

Przyciski dodatkowe

Pozostałe przyciski, których pojawienie się jest uzależnione od wyświetlanej listy. Są to m.in.:

 – Księgowanie – powoduje przeniesienie dokumentu do księgowości np. schematem księgowym.

 – Uruchom – przycisk znajduje się na tych oknach, na których możliwe jest uruchamianie jakiegoś procesu (np. renumeracja zapisów kasowych/bankowych). Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F8>.

 – Import z pliku.

 – Eksport do pliku.

Przyciski z rozwijanym menu

Przyciski z rozwijanym menu typu:  lub   obsługiwane są wg poniższej zasady:

Jeżeli przycisk jest podświetlony wówczas <SPACJA> (lub <ENTER>) wywołuje dostępną funkcję, zaś <STRZAŁKA w DÓŁ> lub <CTRL>+<SPACJA> wywołują rozwijane menu pod strzałką.

Zasadę dotyczącą rozwijania menu pod strzałką stosuje się też do innych przycisków ze strzałką np. na liście grup towarowych: .

Przyciski związane z paskiem zadań tzw. ikony kontekstowe

Ikony kontekstowe to przyciski pojawiające się na pasku zadań w chwili wyświetlenia formularza lub listy. Ich zestaw może być różny w zależności od aktywnego okna.

Podstawowe ikony kontekstowe to:

 – Wydruk danych – <F2> przycisk uruchamia domyślny wydruk. Jeżeli opis pod przyciskiem Wydruk danych zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku – funkcja umożliwia wydrukowanie aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd. Funkcja wydruków została dokładnie opisana w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

 – Podgląd wydruku – <SHIFT>+<F2>, przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku. Jeżeli opis pod przyciskiem Podgląd wydruku zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<SHIFT>+<F2> rozwija listę wydruków pod ikoną Podgląd wydruku. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku – funkcja umożliwia podgląd wydruku aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd.

 – Wyślij – <F3> wysyłanie wydruku do maila – należy zainstalować PDF Creator w wersji co najmniej 0.9.6. Aby podczas wysyłania wydruku podnosił się Adobe Reader należy w programie PDF Creator w menu Drukarka/ Opcje/ Autozapis zaznaczyć parametr Po autozapisie otwórz dokument w domyślnym programie. Jeżeli opis pod przyciskiem Wyślij zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<F3> rozwija listę wydruków pod ikoną Wyślij.

Seryjny E-mail bez wydruku – opcja dostępna jest na liście Kontrahentów, Pracowników, Banków, Urzędów, Właścicieli pod przyciskiem Wyślij. Funkcja może być przydatna np. w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych czy innych powiadomień, nie wymagających wydruku.

Uwaga
Wbudowany klient pocztowy Windows 10 nie obsługuje poleceń MAPI, czyli nie udostępnia aplikacjom zewnętrznym możliwości dodawania załączników do wiadomości e-mail. W związku tym z przyczyn niezależnych  Comarch ERP Optima nie współpracuje z tym klientem poczty.

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny na formularzach  i listach po zalogowaniu na moduł CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS. Szczegóły działania funkcji są dostępne w podręczniku do modułu CRM.

 – Analizyjeśli użytkownik posiada moduł Analizy, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajdzie się ikona Analiz, istnieje możliwość wykonania wykresów na podstawie danych z listy. Jeśli do danej listy podpięty jest więcej niż jeden wykres, listę tych wykresów i możliwość wyboru otrzymamy po wciśnięciu rozwinięcia znajdującego się pod klawiszem uruchamiającym wykres. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy.

 – Analizy BIjeśli użytkownik posiada aplikację Analizy BI, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajduje się ikona Analiz BI, istnieje możliwość uruchomienia w tej aplikacji odpowiedniego raportu, z uwzględnieniem zaznaczeń na liście (jeżeli mają zastosowanie) lub dla konkretnego elementu, w przypadku uruchamiania z formularza. Kliknięcie przycisku powoduje rozwinięcie menu dostępnych raportów dla danego okna. Jeżeli do danego okna nie ma przypisanych żadnych analiz, kliknięcie na przycisk powoduje uruchomienie aplikacji Analiz BI lub pokazania jej okna, jeżeli jest już uruchomiona. Raporty kontekstowe są uruchamiane w programie Comarch ERP Optima Analizy BI na tej bazie, na której pracuje program Comarch ERP Optima, z poziomu którego raporty są wywoływane.  Nie ma w tym przypadku znaczenia, jaka baza jest ustawiona jako domyślna w Comarch ERP Optima Analizy BI. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy BI.

 – Funkcje dodatkowe – <F11>. Po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem Funkcje dodatkowe oraz po użyciu klawiszy <ALT>+<F11> następuje rozwinięcie menu dostępnych funkcji dodatkowych. Szerszy opis funkcji znajduje się w artykułach do poszczególnych modułów, przy opisie konkretnych okien.

Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego. Eksportowana jest zawartość wszystkich widocznych kolumn (kolumny można dodawać lub usuwać wg standardów opisanych w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Program umożliwia eksport do arkusza widoku bieżącego lub samych danych. W widoku bieżącym eksportowany jest aktualnie utworzony widok danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.). Plik zapisywany jest na dysku w formacie *.xls i może być otwarty dowolnym programem obsługującym ten format. Nie jest konieczna instalacja programu do obsługi arkusza kalkulacyjnego aby wyeksportować plik w formacie *.xls.

Po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem Eksport istnieje możliwość wyboru następujących opcji eksportu danych:

  • Eksportuj bieżący widok do pliku – funkcja umożliwia eksport aktualnie utworzonego widoku danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.) do pliku w formacie: MS Excel, PDF, RTF, HTML.
  • Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel – dane wyświetlane na liście są eksportowane do pliku MS Excel.
  • Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel – dane zaznaczone na liście są eksportowane do pliku MS Excel.
  • Eksportuj tylko dane do Schowka – po wykonaniu eksportu danych do Schowka można je wkleić <CTRL>+<V> np. do aktualnie otwartego arkusza MS Excel.
  • Eksportuj tylko zaznaczone dane do Schowka – dane zaznaczone na liście są eksportowane do Schowka.

W przypadku trzech pierwszych opcji (Eksportuj bieżący widok do pliku, Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel oraz Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel) eksportowany plik może zostać zapisany na dysku lokalnym lub na Comarch IBARD.

Na wstążce w menu Widok znajduje się przycisk Otwieranie wyeksportowanych plików. Użytkownik ma do wyboru trzy opcje: otwieraj, nie otwierajpytaj. Domyślnie podpowiada się opcja Pytaj. Po eksporcie danych program zapyta: Czy otworzyć wyeksportowany plik? Gdy użytkownik odpowie twierdząco zostanie automatycznie otwarty plik w domyślnym programie. Aby ułatwić sobie pracę użytkownik może zaznaczyć parametr Zapamiętaj odpowiedz i nie pokazuj więcej. Ustawienia te dotyczą opcji zapisu wyeksportowanego pliku na dysku. W przypadku zapisu pliku na Comarch IBARD pytanie o otwarcie pliku się nie pojawia.

Dotyczy wersji: 2018.5.1

 Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca określonego dokumentu bądź elementu słownika.

 

Kopiowanie zawartości komórek

W menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy, w zależności od typu pola dostępne są różnego rodzaju dodatkowe opcje np. możliwość skopiowania zawartości pola. Kopiować można również zawartość pól niedostępnych do edycji (wyszarzonych) wykorzystując opcję Kopiuj z menu kontekstowego lub skrót klawiszy: <CTRL>+<C>. W przypadku list wspomniany skrót powoduje skopiowanie jednej podświetlonej aktualnie komórki, natomiast <CTRL>+<SHIFT>+<C> kopiuje cały podświetlony wiersz do schowka Windows.

Dostępne są również opcje Cofnij <CTRL>+<Z>, Wytnij <CTRL>+<X>, Wklej <CTRL>+<V>.

Kalendarz

Kalendarz – na polach edycji zawierających datę możliwe jest wyświetlenie pomocniczego kalendarza, poprzez wciśnięcie strzałki z lewej strony pola z datą: . Wybór daty staje się więc bardzo prosty. Wystarczy kliknąć na dniu, który ma być umieszczony w polu data. Narzędzie to może usprawnić procesy związane z uzupełnieniem dat. Nie ma bowiem potrzeby wpisywania całego formatu daty (dzień – miesiąc – rok).

Opcja Wyczyść pozwala na skasowanie obecnie wpisanej w polu daty, nie jest dostępna tam, gdzie podanie daty jest warunkiem do poprawnie zapisanego formularza (np. data wystawienia na Fakturze Sprzedaży).

Ponadto Kalendarz w polu z datą można wywołać przez menu kontekstowe lub skrót klawiaturowy: <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ>.

Dodatkowo w polach z zakresem dat OD – DO w menu kontekstowym można skorzystać z funkcji: Dzisiaj, Ten tydzień, Ten miesiąc oraz Ten rok. W polach z zakresem dat kalendarz posiada funkcję Wyczyść, dzięki której można całkowicie usunąć datę z pola np. wyczyszczenie daty pierwszej w polu z zakresem dat będzie odfiltrowywało dokumenty na liście od nieskończoności do konkretnej wskazanej daty.

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Kalkulator

Kalkulator wywoływany jest poprzez skrót <Alt>+<Down> (strzałka w dół) po umieszczeniu kursora w dowolnym polu liczbowym na formularzu w programie. Można również z niego skorzystać klikając na polu liczbowym prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Kalkulator.

Jeżeli w polu z którego wywołano kalkulator wpisana jest kwota, nie jest ona zerowana po wybraniu operatora arytmetycznego („+”, „-”, „*”, „/”). Wynik operacji pokazywany jest po naciśnięciu przycisku „=” na kalkulatorze bądź przycisku <Enter> lub <=> na klawiaturze. Po otrzymaniu wyniku operacji w kalkulatorze, po wpisaniu dowolnej cyfry zastępuje ona otrzymany wynik umożliwiając wykonanie kolejnej operacji.

Na formularzu operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Ogólne] dostępny jest parametr Uruchamianie kalkulatora po wciśnięciu + – * / . Parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu kalkulator może zostać wywołany przez tego operatora po umieszczeniu kursora w polu liczbowym poprzez wciśnięcie na klawiaturze numerycznej jednego z przycisków <+> , <-> , <*> lub </>.