• nie dodano żadnego kontrahenta, to z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z ogólną listą rabatów,
• dodano jednego kontrahenta – z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z rabatami tego kontrahenta,
• dodano wiele kontrahentów – z zakładki [Ogólne] zostanie wyświetlone okno z ogólną listą rabatów, natomiast z zakładki [Kontrahent] okno z rabatami kontrahenta zaznaczonego na liście.

Zakładka [Ogólne]  zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić Ofertę Handlową.

• Dokument – schemat numeracji tworzonej oferty. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty. Naciskając przycisk Dokument otwiera się lista wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w podręczniku do Konfiguracji.
• Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
• Nazwa – nazwa oferty handlowej.
• Data wystawienia – data wystawienia oferty.
• Oferta obowiązuje od/do – czas w jakim obowiązuje oferta handlowa, może być bezterminowa wówczas pola nie są wypełniane.
• Jeśli jednak użytkownik uzupełni pole Obowiązuje DO, to w momencie przekształcania oferty do dokumentu (FS, FPF, RO i WZ) program kontroluje termin obowiązywania oferty i odpowiednio sygnalizuje.

TAK – generuje dokument,
NIE – następuje powrót do listy lub formularza oferty.

• Dokument liczony od: – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
  • netto – wyliczana będzie cena netto oferty
  • brutto – wyliczana będzie cena brutto

Ceny są przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ) jeżeli Klient zdecyduje się na skorzystanie z oferty.

• Status – status oferty handlowej. Status można wybrać po wcześniejszym zdefiniowaniu w konfiguracji programu (System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Statusy ofert handlowych) lub uzupełnić ręcznie pole opis statusu. Statusy (nazwa i opis) są wyświetlane na liście ofert handlowych w kolumnie Status. Dodatkowo status można modyfikować na ofertach zapisanych na trwałe.
• Szablon – w tym miejscu wyświetla się informacja o wybranym szablonie dla Oferty Handlowej. Szablon można wyedytować po kliknięciu przycisku Lupki, który jest dostępny tylko wtedy, gdy pole szablon jest wypełnione.

Jeśli użytkownik nie wybierze na ofercie żadnego szablonu, to przy próbie zapisu oferty na trwałe pojawi się komunikat:

TAK – generuje dokument,
NIE – następuje powrót do formularza oferty

• Wartość netto – wartość netto oferty
• Wartość brutto – wartość brutto oferty

• Waluta – widoczna, jeżeli posiadamy licencję na moduł Handel/Handel Plus lub Faktury i w menu Konfiguracja/ Handel/ Parametry zaznaczony jest parametr: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Wówczas Ofertę Handlową możemy wystawić w innej walucie niż PLN, należy wybrać walutę obowiązującą dla oferty. Istnieje możliwość zmiany typu kursu i daty kursu, który ma obowiązywać na ofercie.

Po przekształceniu Oferty Handlowej do  dokumentów FS i FPF ostateczny kurs (typ kursu i datę) będzie można ustalić na tych dokumentach. Domyślnie na faktury będzie pobierany kurs z dnia poprzedniego od daty wystawienia faktury.

Wartości domyślne:

• Stała cena – zaznaczenie tej opcji pozwala wprowadzić operatorowi dla każdego z towarów cenę, która będzie obowiązywać na ofercie.
• Grupa cenowa – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na Ofercie Handlowej proponowany będzie określony rodzaj ceny pomniejszony o wprowadzony rabat. Domyślnie w polu cena podpowiada się cena domyślna sprzedaży.
• Cena kontrahenta – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na ofertę przenoszona jest cena domyślna kontrahenta, uwzględniająca wszystkie udzielone kontrahentowi rabaty.
• Rabat – w pole rabat Operator wpisuje dodatkowy rabat, jaki jest udzielony tylko na tej ofercie i o który pomniejszona będzie domyślnie wybrana cena.

Dla  każdej opcji cenowej z wyborem  rabatu, po zapisie oferty w bazie pamiętana jest cena przed rabatem (cena początkowa) i cena po rabacie. Dzięki temu na ofercie będzie można wykazać obie ceny.

Po prawej stronie u góry listy znajdują się przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie pozycji towaru/usługi. Po naciśnięciu Dodaj wyświetla się cennik/zasoby, wybrane towary/usługi są przenoszone na listę towarów na formularzu oferty.

 Zmień – umożliwia edycję szczegółów pozycji.

 Usuń – umożliwia usunięcie pozycji towaru/usługi, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usuwania pozycji.

 Znajdź.

 Podnieś/ Obniż – zmiana kolejności wyświetlania pozycji na liście.

Na liście towarów znajdują się wszystkie towary/usługi objęte promocją i oferowane kontrahentom. Lista składa się z następujących kolumn: Zaznaczeń (w której możemy zaznaczyć wybrane pozycje), Lp., Kod towaru, Nazwa, Ilość, JM, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto. Istnieje możliwość dodania dodatkowych kolumn – Cena początkowa brutto, Cena początkowa netto (po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy Wybór kolumn). W zależności od wyboru określonej wartości domyślnej – ceny mamy możliwość edytowania na formularzu oferty wybranych kolumn:

• W przypadku wyboru opcji Stała cena na ofercie jest edytowalna tylko wartość w kolumnie Cena oferty oraz Ilość.
• W przypadku wyboru opcji Grupa cenowa na ofercie są edytowalne kolumny Ilość, Rabat i Cena oferty.
• W przypadku wyboru opcji Cena kontrahenta, na ofercie są edytowalne kolumny Ilość i Rabat. Gdy wybieramy opcję Cena kontrahenta kolumna z widoczną ceną dostępna będzie po rozwinięciu listy szczegółów oferty. Pozycje towaru/usługi powiązane są wtedy z kontrahentami, dla każdej pozycji jest podpięta lista szczegółów oferty, jest to lista kontrahentów z wyświetlonymi dla nich cenami towarów.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku możliwe jest wprowadzanie cen dla pozycji Oferty Handlowej z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka cena przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Na liście kontrahentów znajdują się następujące kolumny: Kod, Nazwa, Ilość, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto.

Przeliczenie oferty powoduje zapisanie informacji o wybranej cenie dla poszczególnych towarów, ilości i kontrahenta. Te informacje są przenoszone po przekształceniu oferty na Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.

Zakładka Kontrahent

Na zakładce Kontrahent  znajduje się lista kontrahentów, dla których wystawiona jest oferta handlowa i dla których mogą być generowane faktury. Na liście kontrahentów dostępne są kolumny: Zaznaczania, Lp., Kod, Nazwa 1, Numer Nip, Miasto,  E-mail.

U góry, po prawej stronie listy kontrahentów dostępne są przyciski:

 Dodaj – przycisk umożliwia wybór kontrahenta, dla którego tworzymy Ofertę Handlową. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków.

 Usuń – umożliwia usunięcie kontrahenta, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usunięcia kontrahentów.

 Zmień– umożliwia wpisanie bądź modyfikację danych kontrahenta, znajdujących się na liście (modyfikacji nie podlega kolumna Kod)

Z zakładki [Kontrahent] tworzy się dla zaznaczonych kontrahentów Fakturę Pro Forma  i Fakturę Sprzedaży – przyciski dostępne po zapisaniu oferty na stałe. Dla każdego zaznaczonego kontrahenta, tworzy się osobny dokument.

Na liście dostępne są również przyciski:

 Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty  do Faktury Pro Forma dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

 Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Sprzedaży dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

 Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Rezerwacji odbiorcy, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

 Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Wydania zewnętrznego, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

 Podgląd wydruku – przycisk umożliwia podgląd wydruku oferty wg wybranego szablonu dla zaznaczonego kontrahenta, wydruk oferty na drukarkę domyślną lub inną oraz eksport do pliku PDF na dysk lokalny użytkownika lub bezpośrednio do iBard24.

Wyślij – przycisk umożliwia wysłanie oferty e-mailem, oferta  wysyłana jest jako podpięty załącznik do wiadomości. Załącznik zawiera plik, którego nazwa składa się z: nr dokumentu _Oferta_nazwa oferty. Do wysłania wiadomości można wykorzystać wcześniej stworzony wzorzec e-mail dla Oferty Handlowej.

Drukowanie, podgląd wydruku i wysyłka mailem Oferty Handlowej dostępne są również z poziomu przycisków podstawowych, znajdujących się na rozwiniętej wstążce, przy otwartym formularzu dokumentu. Jeżeli  żaden kontrahent nie jest zaznaczony, to wydruk/podgląd lub wysyłka mailem oferty wykonywane są dla wszystkich, jeśli jakiś jest zaznaczony to dla zaznaczonych.

Naciśnięcie ikony drukowania czy podglądu wydruku powoduje wydruk/podgląd oferty wg podpiętego szablonu. Wysyłka oferty mailem odbywa się na takich samych zasadach, jak wysyłka z poziomu zakładki [Kontrahent].

Zakładka Dokumenty 

Zakładka [Dokumenty] składa się z trzech sekcji: Dokumenty powiązane, Biblioteka Dokumentów, Zadania i kontakty CRM.

Dokumenty powiązane – w tej części wyświetlają się wszystkie powiązane z ofertą dokumenty: Faktury proforma, Faktury sprzedaży, Rezerwacje odbiorcy oraz Wydania zewnętrzne.

Biblioteka dokumentów – w tej części są wyświetlane kopie elektroniczne wydrukowanych dokumentów ofertowych (warunkiem jest zaznaczony parametr Kopia elektroniczna na szablonie oferty) oraz dokumenty OBD powiązane z ofertą.

Zadania i kontakty CRM – na tej zakładce są wyświetlane kontakty i zadania powiązane z Ofertą Handlową. Z tego poziomu można też dodać kontakty i zadania.

Zakładka Atrybuty 

Zakładka składa się z dwóch sekcji Atrybuty oraz Opis.

Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem oferty. Do oferty można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Po zaznaczeniu w konfiguracji programu (System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne) parametru: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, atrybuty dokumentu oferty są automatycznie przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ).

Dodatkowo możliwa jest edycja atrybutów na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie będzie miał zaznaczony parametr: Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie.

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z lisy

 Zmień – możliwość zmiany/ edycji atrybutu

 Usuń – pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów

 Zapisz zmiany

 Zamknij okno

Z poziomu tej zakładki możliwe jest również wprowadzenie opisu. Opis jest kopiowany na generowane dokumenty (FPF, FS, RO, WZ). Dodatkowo możliwa jest edycja opisu na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie ma  zaznaczony parametr: Zmiana opisu i osoby odbierającej dok.

• [Ogólne] – zawiera ogólne dane dotyczące nazwy oraz siedziby kontrahenta.
• [Płatności] – zawiera informacje o formie płatności, numerach kont bankowych.
• [Handlowe] – zawiera informacje dotyczące warunków handlowych, dodatkowe uwagi o kontrahencie.
• [Księgowe] – zawiera informację o domyślnych kontach księgowych danego kontrahenta oraz listę kont księgowych skojarzonych z kontrahentem.
• [Dodatkowe] – zawiera informacje personalne dotyczące przedstawiciela firmy oraz listę odbiorców.
• Dotyczy wersji: 2018.5.1

   [Zgody] – zawiera listę zgód wyrażonych przez kontrahenta. 
• [Atrybuty] – zawiera listę atrybutów (cech) skojarzonych z danym kontrahentem. Mechanizm definiowania i kojarzenia atrybutów jest dokładnie opisany w Podręczniku użytkownika systemu Comarch ERP Optima moduł Handel (Faktury).
• [e-Sklep]
• [Komornik] – zawiera dane uzupełniane w przypadku, gdy podmiot jest komornikiem. Zaznaczenie parametru Komornik umożliwia wybranie danego podmiotu na liście zajęć wynagrodzenia pracownika w module Płace i Kadry Plus.
• [Historia w VAT] – zawiera dane o wyniku weryfikacji kontrahenta w VAT.

Formularz karty kontrahenta obsługują standardowe przyciski obsługi, opisane szczegółowo w rozdziale Ogólne uwagi na temat pracy z programem.

Na formularzu kontrahenta, pod przyciskami Zapisz i Anuluj znajduje się przycisk  „Sprawdź w rejestrze REGON”. Funkcję można również wywołać za pomocą skrótu <CTRL>+<SHIFT>+<G>. Funkcja pozwala na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy.

Przycisk jest aktywny, gdy w polu z prefiksem kraju (przed NIP-em) jest wybrany przedrostek PL lub przedrostek jest niewypełniony (kontrahent jest krajowy) i uzupełniony jest NIP.

Przycisk uruchamia nowe okno (formularz) z następującymi polami:

• NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, bez przedrostka unijnego, pole edytowalne.
• Stan danych na dzień.
• Data rozpoczęcia działalności. Data nie jest podawana gdy firma jest zlikwidowana.
• Data zakończenia działalności. Data nie jest wyświetlana gdy firma nadal działa.
• Jeżeli firma jest zlikwidowana – pojawia się czerwony napis „Podmiot został wykreślony z rejestru REGON.”
• Jeżeli w nazwie firmy występuje „w likwidacji” – czerwony napis „Podmiot w stanie likwidacji”.
• Jeżeli w nazwie firmy występuje „w upadłości” – czerwony napis „Podmiot w stanie upadłości”.
• Jeżeli numer nie występuje w rejestrze - czarny napis „Numer identyfikacyjny [numer]
  nie występuje w rejestrze REGON”.

w tabelce pojawią się następujące informacje:

• Nazwa
• REGON
• Forma prawna
• Województwo
• Powiat, Miejscowość, Ulica, nr domu i lokalu
• Kod pocztowy, Poczta
• Telefon, Fax, E-mail, adres www
• Data powstania, PKD (nie przenoszone do programu)

Dane w tabelce są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz.

Po pobraniu danych pod tabelką dostępny jest przycisk „Przenieś na formularz”. Jego użycie powoduje przeniesienie (w tym nadpisanie) danych z tabelki na formularz kontrahenta i zamknięcie okna. Jeżeli nie uda się połączyć z usługą, wyświetli się komunikat: Wystąpił błąd: Nie udało się połączyć z usługą.

Na formularzu kontrahenta znajduje się również przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta. Umożliwia on weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Jeżeli kontrahent na swojej karcie w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych ma wskazany podmiot nadrzędny któremu podlega (np. gminę), wówczas podczas sprawdzania statusu VAT weryfikowany będzie numer NIP jednostki nadrzędnej. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl. Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Poniżej znajduje się również przycisk  Sprawdź w bazie VIES. Umożliwia weryfikację numeru indentyfikacyjnego VAT w przypadku podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Weryfikacja następuje na podstawie wprowadzonego numeru NIP wraz z przedrostkiem kraju UE. Po kliknięciu na ikonę otwierane jest okno z następującymi danymi:

• NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, wraz z przedrostkiem unijnym, pole nieedytowalne,
• Stan na dzień (pole nieedytowalne),
• Wynik weryfikacji (pole nieedytowalne),
• Nazwa,
• Ulica, Numer domu, Numer mieszkania
• Kod pocztowy,
• Miasto,
• Kraj.

Dane kontrahenta są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz.

Wybranie opcji Wyszukaj ponownie umożliwia ponowne wpisanie numeru NIP wraz z przedrostkiem na podstawie którego zostanie przeszukana baza VIES.

Po kliknięciu na karcie istniejącego kontrahenta przycisku  Sprawdź w bazie VIES a następnie przeniesieniu danych na formularz, jeżeli okaże się że kontrahent z przedrostkiem kraju UE innym niż PL ma aktywny numer VAT a w programie nie jest oznaczony jako wewnątrzunijny, wówczas Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe] i tam ustawiany jest status Wewnątrzunijny a w dymku pojawia się odpowiednia informacja.

Dodatkowo w pasku narzędzi dostępne są przyciski:

 - wyświetlane jest okno z listą  zapisów kasowych/ bankowych kontrahenta,

- wyświetlenie preliminarza płatności kontrahenta,

- wyświetlenie rozliczeń kontrahenta,

- rabaty związane z danym kontrahentem. Sposób ustalania rabatów, ich rodzaje i działanie został opisany w rozdziale Udzielanie rabatów.

- Historia obrotów z kontrahentem – dotyczy głównie dokumentów handlowych i magazynowych.

- Kontakty z kontrahentem - pojawia się, gdy użytkownik posiada moduł CRM.

- Biblioteka dokumentów – pojawia się tylko w przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Obieg Dokumentów. Przycisk wywołuje listę dokumentów w Bibliotece, zawężoną do dokumentów skojarzonych z danym podmiotem. Lista wyświetlana jest na zakładce [Biblioteka dokumentów]: Podmiotu.

Sprawdź raport – wysłanie zapytania do Krajowego Rejestru Długów o szczegółowy raport dotyczący konkretnego kontrahenta. Weryfikacja kontrahenta odbywa się po numerze NIP określonym na jego karcie. Usługa wymaga posiadania konta w KRD i uzupełnienia loginu i hasła do usługi w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Krajowy Rejestr Długów. W przypadku kiedy w ciągu ostatnich 90 dni wysłano zapytanie o szczegółowy raport dotyczący kontrahenta, przy ponownym zapytaniu istnieje możliwość pobrania ostatniego raportu bądź wysłania nowego zapytania. Pobranie ostatniego raportu nie powoduje zmniejszenia limitu zapytań.