Aby składki właściciela były uwzględnione na deklaracjach rozliczeniowych, należy w pierwszej kolejności poprawnie uzupełnić informacje na formularzu danych kadrowych właściciela (Kadry / Lista pracowników – Właściciele) – czyli wprowadzić dane personalne, identyfikacyjne (zakładka Ogólne), informacje dotyczące ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat)) oraz zatrudnienia – rozpoczęcia działalności (zakładka Etat – data zatrudnienia, stawka, ‘rodzaj zatrudnienia’: właściciel/osoba współpracująca, itp.)

Dla właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od minimalnej podstawy wymiaru (60% przeciętnego wynagrodzenia), na zakładce Etat należy zaznaczyć parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu ‘Stawka’ pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, wpisana z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.

Jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty lub w przypadku prowadzących działalność gospodarczą nie dłużej niż 24 miesiące (nowe firmy) opłacających składki od obniżonej podstawy – 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia – parametr ‘Dochód deklarowany’ powinien być pusty, a kwotę podstawy należy wówczas wpisać w polu ‘Stawka’.

Dodatkowo należy podać w jaki sposób właściciel rozlicza się z ZUS – łącznie z pracownikami czy na odrębnej deklaracji. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. W tym celu należy na formularzu danych kadrowych właściciela – zakładka Ubezpieczenie (etat) zaznaczyć parametr ‘Indywidualna DRA’.

Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac o rodzaju ‘Właściciel’ i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie natomiast wykazany właściwy kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

Ostatnim etapem jest utworzenie deklaracji rozliczeniowej ZUS. Jeżeli dla właściciela tworzona jest indywidualna deklaracja, w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’ wciskamy przycisk ‘Właściciel’ i wybieramy z listy nazwisko właściciela. Po ustawieniu pozostałych parametrów, tj. wskazaniu pliku KEDU, podaniu miesiąca uruchamiamy przeliczenie deklaracji. Jeżeli właściciel rozlicza się wspólnie z pracownikami, nie wskazujemy właściciela – w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’, w wyszarzonym wierszu powinien być widoczny opis ‘pracownicy’.

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania zasiłków ZUS. Decyduje o tym parametr ’Licz zasiłki ZUS’ znajdujący się z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeśli parametr jest: 

W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON funkcjonuje mechanizm historyczności danych umożliwiający zapisanie w konfiguracji firmy zmian ustawień, odpowiednio do tego, jak te zmiany następowały w czasie. U góry okna wyświetlany jest miesiąc i rok (domyślnie bieżący) – z możliwością przesuwania na inne okresy. Parametry pokazywane są z wartościami aktualnymi na miesiąc wyświetlony w nagłówku okna, z dodatkową informacją (wyszarzane pola z datami obok parametrów), od kiedy obowiązuje taka wartość danego parametru. Zmiana ustawień – np. zaznaczenie parametru, który wcześniej nie był zaznaczony – jest zapisywane z datą 1-go dnia miesiąca wyświetlonego w nagłówku okna.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop można wypłacić wraz z ostatnim wynagrodzeniem etatowym pracownika lub na liście płac o rodzaju Inne. Po naliczeniu wypłaty na formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i dodajemy plusem nowy typ wybierając z listy – Ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Warunkiem poprawnego naliczenia ekwiwalentu jest wprowadzenie przed naliczeniem wypłaty na formularzu danych kadrowych daty zwolnienia pracownika (bez aktualizacji zapisu!), przeliczenie limitów urlopowych oraz zdefiniowanie kalendarza pracownika na cały rok. Brak zdefiniowanego kalendarza powoduje nieprawidłowe naliczenie współczynnika ekwiwalentu.

Zaznaczony parametr Współczynnik: 'Pobrany z konfiguracji’ w konfiguracji typu wypłaty „Ekwiwalent za niewykorzystany urlop” (zdefiniowanego przy użyciu algorytmu 9), oznacza, iż wartość współczynnika ekwiwalentu uwzględniona przy wyliczeniach zostanie pobrana z zakładki System/ Konfiguracja/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia.

Wartość współczynnika można wprowadzić ręcznie lub pobrać z serwera Comarch za pomocą opcji Pobieranie wskaźników dostępnej na zakładce Ogólne.

Szczegóły ustalenia podstawy obliczeniowej Ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można sprawdzić tutaj.

W programie Comarch ERP Optima jest dostępna funkcja pozwalająca na przeliczenie składki wypadkowej w już naliczonych wypłatach, bez konieczności ich usuwania i ponownego wyliczania. Aby dokonać korekty należy wejść z poziomu zakładki Narzędzia / Korekty danych / ‘Korekta składki wypadkowej’. Po wskazaniu miesiąca deklaracji dla którego chcemy wykonać korektę, wystarczy wcisnąć przycisk 'piorunka’. Program przelicza składkę wypadkową zgodnie z aktualnym na wskazany miesiąc procentem składki wprowadzonym z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Składki ZUS.

Zgodnie z art. 92 § 1  k. p pracownicy, którzy ukończyli 50 lat, otrzymują wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę przez okres 14 dni (zamiast standardowych 33 dni).

W programie Comarch ERP Optima skrócony do 14 dni okres wynagrodzenia finansowego przez pracodawcę jest ustawiany automatycznie w oparciu o datę urodzenia pracownika.

Na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Inne informacje – w sekcji ‘Niestandardowe wyliczanie’ znajduje się parametr: ’Chorobowe finansowane przez pracodawcę do’ z datą obowiązywania ustawienia.
W przypadku braku daty obowiązywania ustawienia należy sprawdzić, czy jest uzupełniona data urodzenia pracownika.

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Inne informacje w części FP/FGŚP znajdują się następujące parametry: ’Nie naliczać składek na FP’ oraz ’Nie naliczać składek na FGŚP’.  Zaznaczenie ich oznacza zaprzestanie naliczania składek na FP i FGŚP dla danego pracownika.

Od 1 lipca 2009 r. obowiązuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni). W związku  z tym parametry oraz dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚ są automatycznie wypełniane po wprowadzeniu daty urodzenia oraz płci pracownika. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn), a w przypadku osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat(kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data.

Funkcjonalność ta ukazana jest w filmie instruktażowym: Automatyczne ustawienie dat u osób powyżej 50 lat. 

W przypadku zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP z innych przyczyn należy zmienić okres zwolnienia z  opłacania FP/FGŚP. Zmianę tą należy odnotować poprzez aktualizację zapisu.

W module Płace i Kadry Plus można również dokonać seryjnej zmiany dla wielu zaznaczonych pracowników za pomocą operacji ‘Seryjnej zmiany wartości pola’, aktualizując dane z odpowiednią datą.

W odniesieniu do osób, które mają odnotowane zwolnienie ze składek FP/FGŚP okresowo (np. przez 36 miesięcy po powrocie z urlopu wychowawczego), w zapisie historycznym przypadającym po zakończeniu tego okresu, należy usunąć zaznaczenie zwolnienia z FP i FGŚP – wówczas na zapisie formularza program ustawi automatycznie daty wyliczone jako przypadające po ukończeniu 55/60 lat przez tego pracownika.

Zgodnie ze zmianami w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 17 lipca 2009 (DZ.U. z roku 2009, nr 125, poz. 1037) wchodzącymi w życie ze wsteczną datą obowiązywania, pojawiła się konieczność wykazania na PIT-11 kwoty podatku od niektórych świadczeń wypłaconych wcześniej jako opodatkowane (tak aby pracownik mógł odebrać nadpłacony podatek w rozliczeniu rocznym), ale bez wykazywania wartości świadczenia w kwocie przychodu podlegającego opodatkowaniu, bądź wykazania go jako przychodu w kwocie niższej niż faktycznie wypłacona.

Jeśli w bieżącym roku nie zostały jeszcze wypłacone świadczenia, to w celu poprawnego ich naliczenia należy zdefiniować dwa typy wypłat: jeden nieopodatkowany, a drugi opodatkowany – i stosować je odpowiednio do tego, jak duża kwota jest wypłacana danemu pracownikowi.

Jeśli już wypłacono świadczenia socjalne jako w całości opodatkowane, to trzeba będzie na PIT-11 wykazać pełny potrącony pracownikowi i odprowadzony do US podatek, natomiast kwotę przychodu zmniejszyć o równowartość wypłaconego świadczenia w części, która została opodatkowana, a zgodnie ze zmianami w ustawie stała się wolna od podatku.

W tej sytuacji w programie Comarch ERP Optima istnieją dwa rozwiązania:

1. Najprostsza metoda, ale wymagająca od Operatora sprawdzenia komu i o jaką kwotę należy skorygować PIT i kontrolowania tego przy każdym przeliczeniu deklaracji – to ręczna korekta kwoty przychodu wyliczonego przez program na formularzu PIT-11.
2. Rozwiązanie wymagające skonfigurowania i „wypłacenia” kwot korekt, ale pozwalające na automatyczne wyliczenie poprawnych kwot na deklaracji PIT-11, bez potrzeby jej ręcznego korygowania przez Operatora:

Jest to wynik nieprawidłowej kolejności działań podczas uzupełniania informacji o zwolnieniu pracownika. Sytuacja taka występuje wówczas, gdy po naliczeniu wypłat za dany miesiąc zostanie uzupełniona informacja o zwolnieniu pracownika (na Formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Etat – Data zwolnienia) z datą wcześniejszą niż okres listy płac. Taka osoba pozostaje z naliczoną wypłatą, ale ponieważ nie jest w danym okresie zatrudniona – nie jest widoczna w oknie ‘Wypłaty pracowników’.

Aby wypłata była widoczna na oknie 'Wypłaty pracowników’ należy zaznaczyć parametr „Pokaż wszystkie wypłaty na tej liście płac” umożliwiający wyświetlenie wszystkich wypłat naliczonych na wybranej liście płac. Następnie nadmiarowo policzoną wypłatę można usunąć za pomocą ikony kosza.

Zgodnie z Komentarzem do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267 ze zm.), zwanej dalej ustawą – wybrane zagadnienia, pkt 47, jeżeli nieobecność typu 'Zwolnienie chorobowe’ z przyczyną 'Leczenie szpitalne’ występuje w okresie 33/14 dni finansowanych przez firmę wówczas jest płatne w wysokości 80% podstawy. Jeżeli jest to już nieobecność płatna przez ZUS wynosi 70% podstawy wymiaru.

Od 1 stycznia 2011 r. wszyscy pracownicy, niezależenie od wieku, w okresie pobytu w szpitalu będą dostawać jednakowe procentowo świadczenia. Miesięczny zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu od 15 do 33 dnia choroby pracownika, który ukończył 50 rok życia, wyniesie 80% podstawy wymiaru zasiłku (do tej pory już od 15 dnia choroby liczone było 70%).

W związku z ustawą z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. 2175, poz. 2175) są zwolnione od podatku do wysokości 1000 zł w skali roku.

Jeśli w bieżącym roku nie wypłacono jeszcze takich świadczeń, ale będą one naliczane w kwocie wyższej niż 1000 zł, wówczas z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat należy zdefiniować dwa typy wypłat: