Jeżeli w rejestrze walutowym wypłaty są wg kursu historycznego wówczas rozliczone są wg metody FIFO z pierwszym wolnym zasobem na magazynie walut (pierwszą nierozliczoną wpłatą) i różnica kursowa nie powstaje. W sytuacji gdy wypłata jest po innym kursie niż historyczny np. po kursie bieżącym wówczas w magazynie walut powstaje różnica kursowa. Różnica kursowa jest tworzona jako różnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW-KP). Dodatnia różnica kursowa powstaje, jeżeli wypłata była po wyższym kursie niż wpłata. Ujemna różnica powstaje wtedy, gdy wypłata była po niższym kursie niż wpłata. Wyliczona różnica kursowa jest wliczana do stanu końcowego raportu oraz do stanu początkowego raportu kolejnego na liście. Różnica dodatnia zwiększa stan końcowy raportu kasowego/bankowego, a ujemna wpływa na jego zmniejszenie w walucie PLN.

W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach – przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczania można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych na zakładce Rozliczenia dokumentów w polu Waluta rozl.: oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych w preliminarzu płatności na zakładce Rozliczenia w polu Waluta rozl.

Przykład rozliczenia dokumentu w walucie został zaprezentowany na filmie instruktażowym dostępnym pod linkiem: http://www.erp.comarch.pl/filmy/index.html?site=movies&optima2010,kasa_i_bank,rozliczenia_w_walucie

Dodatkowo w programie istnieje możliwość seryjnej zmiany waluty rozliczenia z poziomu preliminarza płatności.

Opcja ta jest dostępna poprzez użycie Funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników.

Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać:

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość rozliczania dokumentów poprzez kompensaty. Kompensować ze sobą można np. dwa zapisy kasowe/bankowe lub dwa zdarzenia z Preliminarza płatności, pod warunkiem, że kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych dokumentach są przeciwne.

Np. Jeśli mamy wystawione dokumenty dla tego samego kontrahenta, np. dwie Faktury Sprzedaży i Fakturę Zakupu, wtedy można dokonać kompensaty tych dokumentów.

Kompensaty Faktur dokonuje się z poziomu Preliminarza Płatności:

Na liście należy otworzyć zdarzenie, które chcemy rozliczyć z innymi dokumentami. Na otwartym formularzu, na zakładce Rozliczenia należy wybrać ikonę zielonego plusa lub klawisz Insert.

Następnie pojawi się okno z zapisami do rozliczenia. Wtedy można dowolne z nich (o przeciwnym przepływie do otwartego zdarzenia), zaznaczyć, wybrać i zapisać formularz.

Kompensata zapisów KP i KW:

Z poziomu listy zapisów kasowych/bankowych należy wybrać rozliczany zapis, a następnie na zakładce Rozliczenia dokumentów ikoną zielonego plusa dokonać kompensaty z dokumentem o przeciwnym kierunku przepływu środków finansowych.

Dodatkowo w programie Comarch ERP Optima kompensaty w podobny sposób możemy wykonywać:

Od wersji 2014.0.1 istnieje również możliwość tworzenia dokumentu kompensaty (funkcja dostępna jest w menu Kasa/Bank: Kompensaty). W programie Comarch ERP Optima dokument kompensaty to spinacz istniejących w programie rozliczeń o typie kompensata. Użytkownik może dodać go ręcznie, przy czym ważne jest, aby wcześniej zdarzenia bądź zapisy kasowe/bankowe zostały rozliczone.

Proces tworzenia kompensaty został przedstawiony również na filmie instruktażowym dostępnym pod linkiem: http://www.erp.comarch.pl/filmy/index.html?site=movies&optima2010,kasa_i_bank,dokument_kompensaty

Możemy to zrobić na kilka sposobów w programie, a mianowicie z poziomu:

1. Preliminarza płatności.

Rozliczamy zdarzenie z preliminarza płatności z zapisem kasowym/bankowym.
Wyszukujemy odpowiednią płatność w Preliminarzu wygenerowaną po wprowadzeniu Faktury. Po otwarciu płatności przechodzimy na zakładkę Rozliczenia i naciskamy ikonę „plusa”. Pojawi się Lista dokumentów do rozliczenia danego Kontrahenta, w filtrze aktywnym zmieniamy Podmiot

i wybieramy dokument, z którym chcemy rozliczyć zdarzenie z preliminarza.

2. Zapisów kasowych/bankowych.

Rozliczamy zapis kasowy/bankowy z Fakturą.
Otwieramy zapis kasowy/bankowy, przechodzimy na zakładkę Rozliczenia dokumentów i naciskamy ikonę „plusa”, następnie na Liście dokumentów do rozliczenia w filtrze aktywnym zmieniamy Podmiot i wskazujemy dokument, z którym chcemy rozliczyć zapis.

3. Listy nierozliczonych dokumentów.

W filtrze aktywnym wybieramy walutę, zaznaczamy dokumenty na liście, przy ikonie czerwonego „pioruna” rozwijamy menu dostępnych opcji i wybieramy opcję Rozliczaj dla wielu podmiotów.

Należy w magazynie walut na zakładce Nierozliczone KW sprawdzić, które dokumenty są nierozliczone i je rozliczyć.

W programie Comarch ERP Optima można dokonać automatycznego rozliczenia zapisów podczas importu wyciągu bankowego.

Chcąc dokonać takiego rozliczenia należy na formularzu importu przelewu zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie.

Po zaznaczeniu parametru pojawią trzy możliwe opcje do wyboru:

Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie.Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy się zaimportuje jako nierozliczony.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.

Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

Automatyczne rozliczenie możliwe jest dla zapisów w PLN oraz walutowych. W momencie rozliczania zapisów o różnym kursie zostanie wygenerowana różnica kursowa.

Jeżeli znaleziona zostanie płatność spełniająca kryteria, ale jest w innej walucie niż waluta importowanego wyciągu to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. Wyciąg bankowy w tej sytuacji zostanie zaimportowany, ale będzie miał status dokumentu nierozliczonego.

Funkcjonalność została również przedstawiona na filmie instruktażowym dostępnym pod tym linkiem: http://www.erp.comarch.pl/filmy/index.html?site=movies&optima2010,kasa_i_bank,automatyczne_rozliczanie_przelewow_przy_imporcie_

Seryjne usuwanie rozliczeń jest możliwość z listy Rozliczenia podmiotu, a także od wersji 2017.5 z poziomu: listy Dokumenty rozliczone, z zakładki [Rozliczenia dokumentów] na zapisie kasowym/bankowym oraz z zakładki [Rozliczenia] na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Jest również możliwość usuwania rozliczeń za pomocą operacji seryjnej Usuń rozliczenia dostępnej w preliminarzu płatności, na liście zapisów kasowych/bankowych, w rejestrze VAT oraz ewidencji dodatkowej.

Płatności dokonywane firmową kartą płatniczą są związane z określonym bankiem. Często są, ale nie muszą być związane z określonym rachunkiem bankowym. Dlatego dla każdej z firmowych kart płatniczych warto założyć oddzielny rejestr kasowy/bankowy typu KARTA. Prowadzenie osobnej ewidencji płatności kartą pozwoli na otrzymywanie bieżących danych o stanie zadłużenia karty i wymaganych przez bank spłatach. Wszystkie wypłaty dokonywane kartą będą wtedy odnotowane w odrębnym rejestrze, co da nam informację o stanie zadłużenia karty.

Kiedy otrzymamy listę dokonanych wypłat jesteśmy w stanie łatwo porównać ją z istniejącymi zapisami. W chwili rozliczenia z bankiem prowadzącym kartę tworzymy zapis kasowy/ bankowy, potwierdzający spłatę zadłużenia wobec banku.
Równocześnie w rejestrze KARTA możemy dodać wpłatę na taką samą sumę, która zeruje stan zadłużenia karty.
Wypłatę na konto banku prowadzącego kartę oraz wpłatę w rejestrze KARTA możemy ze sobą rozliczyć.

W rejestrach typu KARTA płatności mogą być dokonywane:

Karty płatnicze stają się coraz bardziej popularne i coraz więcej klientów za usługi lub towary chce nimi płacić.

Płatność kartą kredytową łączy w sobie zarówno cechy płatności gotówkowej jak i płatności przelewem. Podobieństwa do płatności gotówkowej są przede wszystkim w tym, że nie występuje odroczenie płatności i konieczność wykonywania późniejszego rozrachunku. W przypadku zapłaty kartą – tak jak w przypadku zapłaty gotówką z punktu widzenia klienta płatność jest dokonana natychmiastowo.

Ale pieniędzy za wykonaną usługę lub sprzedany towar nie otrzymujemy natychmiast. Transakcja zapłaty kartą jest rejestrowana na ogół w elektronicznym terminalu autoryzującym kartę lub w przypadku mniejszych kwot wykorzystywane jest tzw. „żelazko”. Raport z zapłat przyjętych od klientów kartą kredytową jest przedstawiany instytucji rozliczającej płatności. Na ogół firma przyjmująca zapłatę kartą ma podpisaną umowę z jednym lub kilkoma centrami rozliczającymi karty kredytowe. Po przesłaniu raportu płatności firma rozliczająca przelewa na konto kwotę wynikającą z przedstawionego raportu. Kwota ta jest pomniejszona o prowizję, na którą centrum rozliczające wystawia osobną fakturę.

Opisany powyżej przykład jest bardzo uproszczony. W praktyce wpłaty i faktury z centrów rozliczeniowych nie muszą wpływać z taką samą częstotliwością jak okres zamykania raportów kasowych. Ale bez względu na częstotliwość rozliczeń – stosując powyższy schemat, na bieżąco będziemy znali stan naszych rozliczeń z CENTRUM KART oraz wartość transakcji dokonywanych przy użyciu kart kredytowych.

Jeśli dokument jest już rozliczony, wówczas nie można go anulować, dopóki nie usuniemy rozliczenia powiązanego z tym dokumentem. Dokumenty wystawione na gotówkę rozliczane są automatycznie w momencie zapisu dokumentu.

Najprostszym sposobem na usunięcie rozliczenia jest jego automatyczne skasowanie podczas anulowania dokumentu.

Jeśli chcemy, żeby taki zapis był usuwany automatycznie, wystarczy jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry zaznaczymy parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.

Wtedy podczas anulowania dokumentu rozliczonego, kasowany jest dokument rozliczający płatność.

Pod przyciskiem  Lista dokumentów rozliczających widocznym w pasku zadań z poziomu listy lub formularza dokumentu, możemy zobaczyć zapisy kasowe/bankowe powiązane z dokumentem.

Można odnaleźć dany zapis na liście zapisów kasowych/bankowych (menu Kasa/bank / Zapisy kasowe/bankowe) i usunąć go. Wcześniej jednak (przed usunięciem zapisu) należy rozpiąć rozliczenie tego zapisu z dokumentem, który jest nim rozliczony. Aby to zrobić należy otworzyć dany zapis kasowy/bankowy, przejść na zakładkę Rozliczenia dokumentów, tam w dolnej części okna znajduje się lista rozliczeń tego zapisu, należy je usunąć przyciskiem kosza znajdującym się po prawej stronie tej listy. Po rozpięciu zdarzenia (powstało w Preliminarzu płatności w wyniku wystawienia dokumentu) z zapisem rozliczającym, możemy usunąć sam zapis oraz anulować dokument, który był rozliczony tym zapisem.