KOD SWIFT to 8 znakowy kod (litery i cyfry), używany do transakcji międzynarodowych, dzięki któremu można zidentyfikować instytucję finansową, jest on unikalny dla każdego banku w Polsce i za granicą. W Polsce przyjęło się, że nazywamy go kodem SWIFT natomiast za granicą kod ten określa się mianem kodu BIC, jest to ten sam kod. Czasem można spotkać kod złożony z 11 znaków, wtedy 3 dodatkowe znaki identyfikują np. oddział banku.

Aby wprowadzić kod SWIFT/ BIC do programu Comarch ERP Optima należy wejść do menu Ogólne/ Inne/ Banki. Tam pojawi się lista wszystkich banków jakie mamy wprowadzone do programu (może to być lista wszystkich banków, nie koniecznie tylko tych, w których posiadamy własny rachunek). Na liście tej należy odnaleźć bank, w którym posiadamy rachunek, można to zrobić na przykład po numerze rozliczeniowym (numer ten to 8 cyfr od trzeciej do dziesiątej z naszego numeru rachunku bankowego). Po odszukaniu odpowiedniego banku, należy go zaznaczyć i otworzyć przyciskiem lupy. Otworzy się okno z danymi banku, w jego prawym górnym rogu jest pole, w którym należy wprowadzić kod SWIFT/ BIC, a następnie zapisać te zmiany przyciskiem dyskietki. Po zapisaniu zmian kod SWIFT/ BIC będzie wyświetlać się na wydrukach dokumentów wystawionych w walucie obcej.

Kod SWIFT/ BIC można wprowadzić również bezpośrednio podczas wprowadzania rejestru. Po wybraniu opcji, że dany rejestr jest kontem bankowym otwiera się sekcja do wybrania banku oraz do wprowadzenia numeru rachunku. Pod przyciskiem  dostępna jest lista banków, tam należy odszukać bank, w którym posiadamy rachunek, następnie zaznaczyć go oraz otworzyć przyciskiem lupy. Otworzy się okno z danymi banku, w jego prawym górnym rogu jest pole, w którym należy wprowadzić kod SWIFT/ BIC, a następnie zapisać te zmiany przyciskiem dyskietki. Po zapisaniu zmian kod SWIFT/ BIC będzie wyświetlać się na wydrukach dokumentów wystawionych w walucie obcej.

Nie można w programie usuwać pozycji cennikowych, które zostały wykorzystane na Dokumentach, dotyczy to również dokumentów anulowanych.

Na kartach cennikowych na zakładce Dodatkowe, dostępna jest natomiast opcja Karta nieaktywna, po jej użyciu dana pozycja cennikowa pojawia się w Ogólne/Cennik oraz Handel/Zasoby jedynie po zaznaczeniu pod listą parametru Nieaktywne, zostaje ona wtedy wyświetlona w kolorze czerwonym. Oznaczenie Karty cennikowej jako nieaktywna jest procesem odwracalnym.

Komunikat może wystąpić w przypadku odwołania się funkcji do rekordu, którego nie ma lub pola, które jest puste w bazie danych. W przypadku wystąpienia komunikatu, np. przy próbie zapisu dokumentu na stałe (zakładając, że jest już zapisany do bufora – kolor zielony), można na jego podstawie wystawić taki sam nowy dokument, natomiast stary usunąć. Jeśli problem nie ustąpi należy zgłosić się do Autoryzowanego Partnera Comarch. W przypadku, gdy nie jest to jednorazowy przypadek, należy zgłosić problem na adres: optima@comarch.pl z opisem wykonywanych czynności.

Komunikat pojawia się przy zapisie dokumentu, gdy podczas edycji dokumentu w buforze poprawiona została data wystawienia dokumentu na wcześniejszy miesiąc/rok przy miesięcznej/rocznej numeracji dokumentów.
Komunikat pojawia się również w sytuacji kiedy Użytkownik wpisał ręcznie numer dokumentu a w bazie danych jest już zapisany inny dokument o takim numerze.

Komunikat oznacza, że dla wybranej daty, z którą wystawiamy dokument, raport kasowy/bankowy został zamknięty i nie może wygenerować się zapis kasowy/ bankowy rozliczający dokument.

W celu rozwiązania problemu należy ponownie otworzyć dany raport. Aby to zrobić należy przejść do raportów kasowych/ bankowych (Kasa/Bank / Raporty kasowe/bankowe). Na liście raportów należy odnaleźć raport dla właściwego rejestru wskazanego pod listą (np. jeśli na dokumencie występuje płatność gotówka to należy sprawdzić raporty dla rejestru KASA), na dzień wystawienia dokumentu. Powinien być wyświetlony na liście w kolorze czarnym (co oznacza zamknięty). Należy kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję „Otwórz”. Po wybraniu tej opcji raport będzie ponownie otwarty (zmieni kolor na zielony) i będzie można wystawić dokument.

Powyższy komunikat pojawia się, jeżeli suma kwot wskazanych na dokumencie w zakładce Płatności (w tabeli form płatności) nie jest zgodna z kwotą dokumentu.

W niniejszym przykładzie kwota zadeklarowana na zakładce Płatności jest o 6,12 niższa od kwoty wskazanej na dokumencie.

Komunikat ten pojawia się, gdy próbujemy anulować dokument przychodowy z towarem, który zastał już (chociaż w części) wydany z magazynu. Aby możliwe było anulowanie takiego dokumentu należy wcześniej anulować dokumenty rozchodowe związane z konkretną dostawą.

Aby sprawdzić, jakimi dokumentami towar ten został wydany z magazynu możemy zastosować filtr na listach dokumentów rozchodowych np. WZ, który po podaniu numeru dokumentu PZ pokaże wszystkie dokumenty magazynowe jakimi towar z podanego dokumentu PZ został wydany. Dokumenty handlowe znajdziemy wtedy jako dokumenty powiązane na zakładce Dokumenty. Filtr ten znajduje się w biuletynie opublikowanym na stronach walidowanych w sekcji Comarch ERP Optima/ Dokumentacja/ Biuletyny pod nazwą OPT042-DodatkoweMozliwosciFiltrowaniaListWProgramie.pdf, w rozdziale 3.3.62.

Inną możliwością jest wyszukanie w historii towaru wszystkich dokumentów rozchodowych wystawionych po dacie dokumentu, który chcemy anulować. Następnie należy sprawdzić czy dokumenty magazynowe wystawione na dany towar po tej dacie dotyczą rzeczywiście tej dostawy. Aby to zrobić należy otworzyć dany dokument magazynowy i wywołać podgląd wydruku Wydanie Zewnętrzne (GenRap) Wzór – pobrane dostawy. Na tym wydruku podane jest z jakiej dostawy pobrano towar na dokument. Dokumenty handlowe tak jak i w poprzednim wypadku wyszukujemy jako dokumenty powiązane na zakładce Dokumenty.

Anulowanie należy zacząć od dokumentów handlowych, wystawionych najpóźniej. Czyli gdy np. do faktury sprzedaży wystawione były korekty, to anulowanie należy zacząć od korekty najpóźniej wystawionej, a następnie anulujemy następne dokumenty w kolejności odwrotnej do ich wystawiania. Podczas anulowania dokumentów handlowych Comarch ERP Optima pyta czy chcemy również anulować powiązane z nimi dokumenty magazynowe, należy potwierdzić chęć ich anulowania.

Jeśli towar z dokumentu, który chcemy anulować został przesunięty do innego magazynu dokumentem MM (Przesunięcie Magazynowe), to należy zgłosić się do Autoryzowanego Partnera Comarch w celu jego usunięcia, jest to jedyne możliwe rozwiązanie. Nie da się anulować dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego, a wystawienie odwrotnego MM (zwrot towaru) nie pozwoli w dalszym ciągu na anulowanie dokumentu przyjęcia, gdyż taka akcja traktowana jest jak nowa dostawa.

Komunikat ten pojawia się przy próbie agregacji dokumentów, które zostały wystawione z różnymi algorytmami naliczania podatku VAT (brutto/netto).

Aby sprawdzić wg jakiego algorytmu wystawiony został dokument należy z poziomu otwartego formularza na zakładce Ogólne sprawdzić wartość w polu .

Program blokuje możliwość agregacji, jeżeli wartości tego pola nie są takie same.

Zgodnie z ustawą o VAT przywóz towarów z terytorium państwa, które nie należy do obszaru UE, stanowi import. W takim przypadku najbardziej istotne dla ewidencji są kwestie VAT i cła. Podstawą ujęcia jest zatem dokument odprawy celnej SAD zawierający informacje dotyczące cła, podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a także faktura informująca o wysokości zobowiązania wobec kontrahenta zagranicznego. W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG) w module Faktury.

W przypadku pracy w programie jedynie z wykorzystaniem modułu księgowego i ewidencjonowania faktur w Rejestrze zakupu VAT, należy wprowadzić dwa osobne dokumenty:
1. Fakturę w walucie z wartością netto i stawką 0% lub NP na Kontrahenta zagranicznego (w preliminarzu pojawi się zobowiązanie wobec kontrahenta wg kursu z dokumentu SAD).
2. Dokument w PLN na Kontrahenta zagranicznego (pod JPK) składający się z dwóch pozycji: – pierwsza tylko z kwotą VAT (naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu) – druga tylko z kwotą netto (w wysokości cła naliczonego na dokumencie SAD), płatnik Urząd Celny (w preliminarzu powstanie płatność na Urząd Celny).

Dokumenty powiązane widoczne są na zakładce Dokumenty z poziomu otwartego formularza dokumentu źródłowego. Po anulowaniu / usunięciu powiązanej Faktury, możliwe będzie anulowanie Paragonu.