Jak dodać spis z natury zbiorczą kwotą i zaksięgować do Księgi Podatkowej?

Aby dodać zapis dotyczący spisu z natury jako pozycję w KPiR należy w menu Księgowość/ Spisy z natury:

Określić rok spisu z natury, a następnie kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>
Wypełnić kolejno dane spisu z natury, zaznaczyć parametr „Wprowadź zbiorczą wartość spisu z natury bez listy pozycji” i w polu Wartość wprowadzić zbiorczą spisu z natury
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>

Aby zaksięgować spis z natury znajdujący się na liście należy podświetlić wprowadzony spis i kliknąć na ikonę Księguj. Spis zostanie umieszczony w kolumnie zaszłości w KPiR.

Nie ma możliwości usunięcia z ewidencji spisu z natury, który został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane. Aby usunąć dany spis należy najpierw kliknąć na niego na liście prawym przyciskiem myszki i wybrać Usuń zapisy księgowe, a potem nacisnąć ikonę kosza.

Jak dokonać zamknięcia zapisów księgowych np. na dzień 31.01.20XX r.?

Aby zamknąć zapisy księgowe na określony dzień w menu Księgowość/ Zapisy KPiR należy:

wybrać parametr zapisy w księdze,
określić właściwą datę, z którą chcemy zamknąć zapisy (np. dzień 31, miesiąc 01, rok 20XX) i wybrać zapisy za dzień lub miesiąc,
następnie nacisnąć ikonę Księguj.

Po wykonaniu tej czynności zapisy księgowe zostaną zamknięte z datą 31.01.20XX r.

Uwaga

Jeżeli w KPiR istnieją zapisy w buforze za styczeń 20XX, a Data zamknięcia zapisów księgowych to 31.01.20XX, wtedy Użytkownik nie może przenieść ich do księgi. W powyższej sytuacji należy otworzyć zapisy za styczeń (co jest równoznaczne z zamknięciem zapisów z datą wcześniejszą np. 31.12.20XX).

Dlaczego na wydruku świadectwa pracy nie uzupełniają się wszystkie dane (np. informacje o wykorzystanym urlopie)?

Przede wszystkim pracownik musi mieć wprowadzoną datę zwolnienia – na formularzu danych kadrowych na zakładce Etat (taka informacja pojawia się przed wydrukiem świadectwa pracy, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’).

Informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pojawią się na świadectwie pracy pod warunkiem, iż urlop został udzielony i wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop wypoczynkowy’, urlop wykorzystany musi dotyczyć roku, w którym ustał stosunek pracy.

Użytkownik może zmodyfikować ilość dni wykorzystanego urlopu (np. chcąc wprowadzić informację o wypłaconym ekwiwalencie za niewykorzystany urlop), jeśli przed wydrukiem, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’, odznaczy parametr ‘Urlop zgodny z limitem’ i w polu ‘Liczba dni z ekwiw.’ wpisze łączną ilość dni wykorzystanego urlopu oraz urlopu niewykorzystanego, za który wypłacono ekwiwalent.

Informacja o liczbie godzin/dni, za który wypłacony został ekwiwalent, pojawi się na wydruku w polu 'Wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze’, jeśli Użytkownik uzupełni na formularzu limitu urlopu wypoczynkowego pole 'wypłacono ekwiwalent’.

‘Nieobecności typu ZUS wykazywać na podstawie wypłat’ – nieobecności typu ZUS wykazywane są zgodnie z elementami z zakładki ‘2 Elementy wypłaty” z okresów, w których wystąpiły te nieobecności.

Aby pojawiła się informacja o urlopie opiekuńczym udzielonym na podstawie art. 188 Kodeksu Pracy, pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop opiekuńczy kp.188’.

Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 Kodeksu Pracy pojawi się na wydruku świadectwa pracy pod warunkiem, że zwolnienie lekarskie zostało rozliczone – na formularzu wypłaty na zakładce ‘Elementy wypłaty’ pojawił się składnik ‘Wynagrodzenie za czas choroby’.
Dodatkowo umożliwiono dla kilku pozycji na wydruku świadectwa pracy opcjonalne drukowanie opisu ‘nie dotyczy’, jeżeli nie ma żadnych informacji do wykazania. Parametry są dostępne przed wydrukiem, domyślnie są zaznaczone.

Jak uporządkować zapisy chronologicznie?

Wejść do menu Księgowość/Zapisy KPiR, następnie określić czy chcemy dokonać renumeracji zapisów w buforze czy zapisów w księdze , zaznaczyć zapisy za miesiąc i wybrać miesiąc, w którym chcemy dokonać renumeracji.

W celu dokonania renumeracji należy kliknąć na ikonę pioruna Renumeracja.
Jeśli chcemy dokonać renumeracji od konkretnego numeru, wówczas po kliknięciu na ikonę Renumeracja należy uzupełnić pole: Numer początkowy numeracji dla księgi.

Funkcje przedstawiono również na filmie instruktażowym dostępnym tutaj.

Jak zrobić deklarację rozliczeniową ZUS DRA dla właściciela?

W Kadrach wyświetlamy Listę Właściciele.
- Otwieramy nowy Formularz danych właściciela za pomocą przycisku plusa.
Wypełniamy wymagalne pola na zakładce Ogólne: Akronim, Nazwisko, Imię oraz uzupełniamy pola dotyczące adresu. Na zakładce 3 Etat:
- W polu Data zatrudnienia/ zawarcia umowy/ rozpoczęcia pracy – podajemy datę rozpoczęcia działalności
- Wybieramy Rodzaj zatrudnienia: Właściciel
- Zaznaczamy parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu Stawka zaszeregowania pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, zapisywana w programie dla danego miesiąca z poziomu Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.
Uwaga
W przypadku właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od obniżonej (preferencyjnej) podstawy wymiaru (30% minimalnego wynagrodzenia) lub dowolnej zadeklarowanej przez niego kwoty – nie zaznaczamy parametru ‘Dochód deklarowany’ – wpisujemy kwotę podstawy ręcznie w polu ‘Stawka’.

- Na zakładce Ubezpieczenie (etat) należy uzupełnić informacje o ubezpieczeniach właściciela:
- Kod tytułu ubezpieczenia np. 0510
- Po zatwierdzeniu kodu przechodzimy klawiszem <Tab> przez kolejne pola – program proponuje objęcie pracownika ubezpieczeniami i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zgodne z odnotowaną wcześniej datą zatrudnienia.
- Zaznaczamy parametr ‘Indywidualna DRA’ ponieważ właściciel będzie wykazywany na odrębnej deklaracji (powstaną wówczas dwie deklaracje DRA – jedna dla pracowników a druga dla właściciela) Standardowo parametr ten nie jest zaznaczony – program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami.

Uwaga

Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac dla właścicieli (lista płac o rodzaju ‘Właściciel’) i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie wykazany kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

Wybieramy Listy płac z menu głównego modułu Płace i Kadry.
Dodajemy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) schemat numeracji o symbolu W (Właściciel). Uzupełniają się pozostałe pola:
- Rodzaj: Właściciel
- Data wypłaty np. ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Okres Od: pierwszy dzień bieżącego miesiąca, Do:ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Deklaracja za: bieżący miesiąc (dotyczy deklaracji PIT i ZUS)
- Miesięcy wstecz: 0 (chcemy rozliczyć tylko bieżący okres)
Zapisujemy formularz – widzimy zieloną listę, czyli jest otwarta.
Z menu głównego modułu Płace i Kadry wybieramy Wypłaty pracowników.
Poprzez przycisk Lista płac wybieramy listę o symbolu W za bieżący miesiąc. Ustawiamy kursor na nazwisku właściciela i przyciskiem plusa uruchamiany proces naliczenia wypłaty. Następnie wchodzimy z poziomu Płace i Kadry do Deklaracji ZUS rozliczeniowych i dodajemy deklarację.
Na formularzu deklaracji w sekcji Rozliczenie właściciela wciskamy przycisk Właściciel i wybieramy z listy nazwisko właściciela (pozycję tawypełniamy tylko w przypadku generowania DRA indywidualnie dla właściciela)

Jak w programie zdefiniować potrącenie netto?

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowego typu wypłaty – potrącenie netto np. potrącenia komornicze lub składki na ubezpieczenia PZU. Aby taki element zdefiniować należy wejść w System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat i dodać nowy składnik (ikoną plusa). Otworzy się konfiguracja typu wypłaty gdzie:

Na zakładce Ogólne:
- Podajemy nazwę (dowolna) np. Składka PZU oraz akronim (dowolny): Skł.PZU
- Rodzaj – dodatek
- Wybieramy Algorytm 1 – kwota (wartość tego potrącenia podamy w Kadrach na formularzu dodatku lub bezpośrednio w wypłacie)
- Stała okresowa – Brak
- Zaznaczamy, że definiowana wypłata jest potrąceniem (parametr ‘Potrącenie’)
- Automatyczne korygowanie wynagrodzenia za czas nieobecności jest wyłączone

1. Zakładka Podatki/Nieobecności – po zaznaczeniu, że ten składnik jest potrąceniem wszystkie pozycje na tej zakładce ustawiają się jako ‘Nie dotyczy/Nie naliczać’ – czyli będzie to potrącenie od netta.

1. - Okres wypłaty potrącenia: co 1 miesiąc

1. Zakładka Szczegółowe:

1. - Zaokrąglenie z dokładnością do 0.01 zł. – standardowo.
  - Potrącenie: wpłynie na kwotę do wypłaty – zaznaczone
  - Potrącenie: nie będzie przyrównywane do najniższego wynagrodzenia – puste
  - Potrącenie: nie będzie uwzględniane przy liczeniu dopłat za nadgodziny – puste

Zapisujemy taki typ wypłaty.

Potrącenie możemy następnie dodać pracownikowi na liście dodatków w Kadrach jeżeli ma być naliczane np. co miesiąc (wpisując na formularzu dodatku wartość bezwzględną – czyli bez minusa) lub jednorazowo po naliczeniu wynagrodzenia na zakładce ‘Elementy wypłaty’.

Pracownik przechodzi na świadczenie rehabilitacyjne. Jaki typ nieobecności wybrać w programie Comarch ERP Optima?

Jeśli pracownik nabywa prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, należy z listy typów nieobecności wybrać „Urlop rehabilitacyjny”.

W celu odnotowania świadczenia rehabilitacyjnego związanego z wypadkiem w pracy lub w drodze do/z pracy należy pracownikowi wprowadzić nieobecność „Urlop rehabilitacyjny” i ustawić odpowiednią przyczynę.

Wybranie jednego z powyższych rodzajów nieobecności spowoduje, że w wypłacie policzy się ‘Świadczenie rehabilitacyjne’ w wysokości 90% podstawy zasiłku za pierwsze trzy miesiące, a jeżeli nieobecność będzie trwała dłużej niż 3 miesiące to za kolejne policzy się 75% podstawy. W przypadku urlopu rehabilitacyjnego spowodowanego wypadkiem wysokość świadczenia rehabilitacyjnego wyniesie 100% podstawy. Zgodnie z przepisami podstawa świadczenia rehabilitacyjnego jest jednorazowo waloryzowana w oparciu o wskaźnik aktualny w miesiącu kiedy pracownik przechodzi na świadczenie (jeżeli jest wyższy niż 100), nie może być jednak niższa niż podstawa zasiłku chorobowego. Wskaźnik waloryzacji jest zapisany w programie z poziomu System / Konfiguracja/ Program / Płace / Wynagrodzenia – zmienia się co kwartał i można go pobrać (podobnie jak inne wskaźniki) wchodząc w Ogólne / Pobieranie wskaźników.

Z poziomu formularza pracownika w gałęzi 'Wydruki kadrowe’ dostępny jest wydruk 'Oświadczenie do celów świadczenia rehabilit. (Np-7)’, który jest składany przez pracownika do ZUS w celu uzyskania świadczenia rehabilitacyjnego po wyczerpaniu okresu zasiłkowego.

Które osoby powinny być uwzględniane na wydruku struktury zatrudnienia PFRON/ZPChr ?

Z poziomu Listy pracowników (Kadry) w menu wydruków jest dostępna gałąź Struktura zatrudnienia do której jest przypięty m.in. raport ‘Struktura zatrudnienia PFRON’.
Jest to raport struktury zatrudnienia dla pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON.
Wydruki struktury zatrudnienia PFRON/ZPChr wyliczają stan zatrudnienia zgodnie z Ustawą o rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Poza datami zatrudnienia i zwolnienia ma więc dodatkowo znaczenie stopień niepełnosprawności pracownika, rodzaj zatrudnienia i odnotowane nieobecności.
Do struktury zatrudnienia nie wliczamy osób niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym (kody 111 oraz 112) oraz osób pełnosprawnych, zatrudnionych:

na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (uczniów),
przebywających na urlopie rodzicielskim,
przebywających na urlopach wychowawczych (kody 121,122),
nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej (kod 350),
nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego (kody 321, 322),
przebywających na urlopach bezpłatnych (z kodem 112) – ma więc znaczenie, czy wpisano pracownikowi nieobecność z kodem 111 (urlop bezpłatny na wniosek pracownika) czy z kodem 112 (udzielony na innej podstawie), ponieważ tylko jeden z nich powoduje, że pracownik nie jest wliczany do stanu zatrudnienia w strukturze PFRON/ZPChr,
będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy.

Jak w programie Comarch ERP Optima zweryfikować m.in. zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP?

W programie można skorzystać m.in. z następujących, standardowych filtrów:

#(G) FP/FGŚP – nowo zatrudnieni powyżej 50 lat,
#(G) FP/FGŚP – osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych ,
#(G) FP/FGŚP – kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat,
#(G) 14 dni wynagrodzenia chorobowego – pracownicy powyżej 50 lat.

Działanie filtrów jest następujące:

#(G) FP/FGŚP – nowozatrudnieni powyżej 50 lat

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce Etat) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr,
oraz nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (Uwaga: warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
oraz najpóźniej w dniu zgodnym z datą zatrudnienia osiągnęli wiek 50 lat (sprawdzana jest data urodzenia pracownika).

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru, wystarczy wybrać pracowników, którzy przed zatrudnieniem byli zarejestrowani jako bezrobotni przez co najmniej 30 dni. Następnie po zaznaczeniu tych pracowników za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika)należy i za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie zatrudnienia) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP wpisując dla nich zakresy dat obejmujące 12 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie zatrudnienia.

#(G) FP/FGŚP – osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (Uwaga: warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
oraz w miesiącu z daty filtra kończy się nieobecność urlop macierzyński lub wychowawczy oraz bezpośrednio po tej nieobecności nie rozpoczyna się kolejna nieobecność typu urlop macierzyński lub urlop wychowawczy.

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/ FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP wpisując dla nich zakresy dat obejmujące 36 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie powrotu z urlopu macierzyńskiego/wychowawczego. W przypadku osób, które miały przerwy pomiędzy urlopem macierzyńskim a wychowawczym, bądź wykorzystywały urlop wychowawczy w kilku częściach z przerwami – należy wprowadzić odpowiednio krótsze zakresy dat, uwzględniając okresy zwolnienia w miesiącach przerw pomiędzy tymi urlopami (np. urlop wychowawczy był udzielony nie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, ale dopiero po 2 miesiącach – wówczas zwolnienie z FP/FGŚP dotyczy 2 miesięcy po urlopie macierzyńskim, a za pozostałe 34 miesiące po zakończeniu wychowawczego).

#(G) FP/FGŚP – kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (Uwaga: warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
oraz najpóźniej w pierwszym dniu miesiąca z daty aktualności osiągają wiek (na podstawie daty urodzenia): 60 lat w przypadku mężczyzny oraz 55 lat w przypadku kobiety.

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP z zakresem dat: data Od ustawiona na pierwszy dzień miesiąca, w którym pracownik ma już przez cały miesiąc co najmniej 55/60 lat, data Do pozostawiona pusta, czyli zwolnienie będzie bezterminowe (nie przestanie obowiązywać).

#(G) 14 dni wynagrodzenia chorobowego – pracownicy powyżej 50 lat

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

nie mają zaznaczonego parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę do i/lub wartości 14 w ilości dni,
oraz do 31-go grudnia roku poprzedzający rok z daty filtra osiągnęli wiek co najmniej 50 lat.

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym należy z początkiem roku ustawić finansowanie wynagrodzenia chorobowego do 14 dni. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: 1 stycznia danego roku) zaznaczyć parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: i wpisać 14 w pole dni. Aktualizację tych pól można wykonać również za pomocą operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników.

Jak zawrzeć ze zleceniobiorcą umowę zlecenie wypłacaną przez kilka miesięcy?

W programie istnieje możliwość zawarcia z pracownikiem umowy zlecenia wypłacanej przez kilka miesięcy. Podczas dodawania nowej umowy cywilnoprawnej na formularzu umowy należy wprowadzić dokument, daty, rodzaj umowy i jej wartość. Przykładowo jeśli pracownik ma zawartą umowę na 3 miesiące i ma otrzymywać co miesiąc 1000 zł to w polu 'Wartość’ należy wprowadzić kwotę całej umowy 3000 oraz dodatkowo uzupełnić pole 'Kwota następnej wypłaty (brutto)’ podając wartość 1000 zł. W kolejnych miesiącach na listach płac będzie naliczało się wynagrodzenie w wysokości 1000 zł brutto.