Podczas przeprowadzania inwentaryzacji, można posłużyć się arkuszami pomocniczymi, tworzonymi na przykład przez poszczególnych operatorów, przeprowadzających inwentaryzację w magazynie.

Aby utworzyć AIP, należy najpierw stworzyć w arkuszu inwentaryzacyjnym (AI) listę towarów. Na AI powinny znaleźć się wszystkie towary, jakie uczestniczą w spisie. Arkusz AI należy zatwierdzić na stałe, poprzez odznaczenie bufora.

Kolejny krok to utworzenie arkuszy pomocniczych AIP. Z poziomu listy dokumentów AI, po wciśnięciu przycisku AIP, widocznego w dolnej części okna, otwierana jest lista arkuszy pomocniczych. Po dodaniu nowego AIP, operator na podstawie spisu towarów, który wykonał, uzupełnia listę towarów wraz z ilościami. Po uzupełnieniu swojego arkusza – operator zatwierdza go.

Jeśli wszyscy operatorzy wprowadzą swoje arkusze AIP – można przeliczyć stan towaru w magazynie. Na arkuszu głównym AI pojawił się przycisk , który umożliwia przeliczenie ilości na AI. Ilość jest wyliczana na podstawie ilości wprowadzonych na poszczególne AIP. Ilość na AI jest wyrażona zawsze w jednostce podstawowej. W przypadku, gdy na AIP ilość była podana w jednostce pomocniczej – jest ona przeliczana zgodnie z przelicznikiem podanym na karcie towaru.

Kilka zasad dotyczących AIP:

1. Po utworzeniu AIP blokowana jest możliwość „ręcznego” wpisania ilości na arkuszu głównym AI.
2. Kolejne AIP można dodawać aż do momentu zamknięcia inwentaryzacji (wygenerowania PWAI/RWAI). Dodawanie nowych AIP jest możliwe nawet wtedy, jeśli Użytkownik przeliczył już ilości na AI.
3. W momencie zamykania inwentaryzacji, ilości na arkuszu głównym są zawsze jeszcze raz przeliczane w oparciu o AIP.

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego, pokazującego jak przeprowadzić inwentaryzację z wykorzystaniem arkuszy pomocniczych. Film znajduje się na Indywidualnych Stronach Klientów w obszarze Comarch ERP Optima/ Dokumentacja/Filmy instruktażowe w gałęzi Handel/ Inwentaryzacja lub bezpośrednio na stronie http://www.erp.comarch.pl/filmy.

W przypadku arkusza AI zapisanie do bufora umożliwia tylko dodawanie lub usuwanie wybranych towarów z arkusza. Aby można było uzupełnić stany bieżące należy arkusz AI wyciągnąć z bufora (np. otworzyć, odznaczyć parametr bufor i zapisać na trwałe).

W momencie zapisu na trwałe towary znajdujące się na arkuszu AI zostają „zablokowane” – nie można wykonywać transakcji związanych z tymi towarami (znikają z listy zasobów np. przy wystawianiu FA). Aby towary zostały odblokowane należy wykonać inwentaryzację (np. zaznaczyć dany arkusz AI na liście i kliknąć ikonę  w lewym dolnym rogu listy lub kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybrany arkusz i wybrać pozycję Inwentaryzacja).

Czas pracy osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. W celu zdefiniowania nowego kalendarza dla takiego pracownika należy postępować zgodnie z instrukcją zawartą W jaki sposób zdefiniować kalendarz na cały rok?
Dla osób niepełnosprawnych definiujemy nową Serię kalendarza, w której w dniach pracy wprowadzamy po 7 godzin pracy, np. Od godziny 08:00, Do godziny: 15:00.
Następnie w formularzu danych kadrowych pracownika niepełnosprawnego na zakładce Etat należy w polu Kalendarz ustawić nowy 7-godzinny kalendarz. Dodatkowo, w celu poprawnego wyliczenia limitu urlopu wypoczynkowego, w polu Norma do urlopu dla pełnego wymiaru etatu należy wpisać 7:00.

Jeżeli dokument znajduje się w buforze (na liście w kolorze zielonym) można użyć opcji Usuń po zaznaczeniu dokumentu (przycisk kosza ). Jeśli natomiast dokument nie jest już w buforze, można go jedynie anulować.

Szczegóły na temat anulowania dokumentów znajdują się w pytaniu: Kiedy można anulować dokument?

Jeżeli dokument zapisany jest na stałe (na liście w kolorze czarnym) można go anulować i wystawić nowy z tym samym numerem. Dokument, który ma być anulowany należy podświetlić na liście i pod prawym klawiszem myszy wybrać opcję Anulowanie faktury.

Często przy próbie anulowania dokumentów możemy spotkać się z komunikatem:

Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatności.

Oznacza on, że dokument został już rozliczony. Dokumenty wystawione na gotówkę rozliczane są automatycznie w momencie zapisu dokumentu.

Rozliczenie można usunąć ręcznie np. z poziomu menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności. Na liście dokumentów należy otworzyć dokument, który chcemy anulować. Następnie z na zakładce Rozliczenia w tabelce zaznaczamy dokument i klikamy Usuń.

Zapis kasowy/ bankowy należy usunąć ręcznie z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe.

Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr: Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, to podczas anulowania dokument zapis kasowy/ bankowy zostanie automatycznie usunięty.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

Dokumenty anulowane zostają na liście w kolorze czerwonym (nie mają wpływu na płatności, ani na stany magazynowe, pozostają tylko informacyjnie, jako ślad wykonanej operacji w programie). Nie zalecamy ich usuwania, ale jeśli to będzie konieczne, usunąć je może Autoryzowany Partner Comarch narzędziami serwisowymi.

Jeśli dokument został zaksięgowany, przed jego anulowaniem należy cofnąć księgowanie.

Tak, dokument anulowany zwalnia numer, ale nie zostanie on automatycznie uzupełniony, dlatego wystawiając kolejny dokument należy w polu AUTO , na formularzu dokumentu (zakładka Ogólne) wpisać ręcznie numer dokumentu anulowanego.

Niekiedy zdarza się, że dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie odbiegają od stanu rzeczywistego, lub zostały omylnie wprowadzone do programu Comarch ERP Optima.

W takim przypadku możliwe jest skorzystanie z funkcji Aktualizacja danych kontrahenta, która powoduje zaktualizowanie danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie po wcześniejszym ich poprawieniu na jego karcie.

Należy na tym miejscu podkreślić, że Aktualizacja danych kontrahenta może być przeprowadzona dla kilku dokumentów równocześnie, pod warunkiem, że dokumenty te zostały wystawione na jednego kontrahenta.

Aby funkcja była dostępna należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie konkretnego Operatora -> zakładka Parametry zaznaczyć parametr: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie.

Dokument w buforze (kolor zielony) można dowolnie modyfikować. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony na stałe (będzie on na liście dokumentów w kolorze czarnym) oznacza to, że jest ograniczona możliwość modyfikowania dokumentu. Możliwa jest tylko:

1. Zmiana danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie (na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Aktualizacja kontrahenta na dokumencie, wówczas funkcja będzie dostępna na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy).
   Szerszy opis znajduje się w pytaniu: Jak poprawić dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie?
2. Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie i na pozycji dokumentu (na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie).
3. Zmiana kategorii na zatwierdzonym dokumencie (na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie).
4. Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie. Na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dok. Operator będzie miał możliwość zmiany atrybutu na dokumentach niezaksięgowanych pomimo, że zostały zapisane na stałe.

Karty operatorów znajdują się w menu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy. Dwukrotne kliknięcie na konkretnym operatorze podniesie jego kartę.

Jeżeli muszą być zmienione inne dane niż wymienione powyżej, pozostaje wystawienie korekty danych lub anulowanie dokumentu i wystawienie go jeszcze raz (można wykorzystać numer dokumentu anulowanego: należy wprowadzić go ręcznie w polu AUTO). Funkcja anulowania jest dostępna na liście dokumentów pod prawym klawiszem myszy. Jej działanie zostało opisane w pytaniu: Kiedy można anulować dokument? Dokument anulowany zostaje na liście w kolorze czerwonym.

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty.

Dostępne korekty dla:

a) faktur sprzedaży, to:

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty:

b) faktur zakupu, to:

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty:

Powiadomienie mailowe zostanie wysłane po poprawnej synchronizacji różnicowej danych kadrowo-płacowych.

Synchronizacji podlegają 2 rodzaje danych: kadrowo-płacowe i binarne. Dla każdego rodzaju danych można ustalić odrębny harmonogram synchronizacji.Dane kadrowo-płacowe obejmują zapisy historyczne pracownika, nieobecności, limity nieobecności, umowy cywilnoprawne, kwalifikacje, czas pracy, zestawienia czasu pracy, plan pracy, delegacje. Dane binarne to zdjęcia i wydruki udostępniane w Comarch ERP e-Pracownik.