Cel ćwiczenia: Naliczenie deklaracji do ZUS i wyeksportowanie jej do Programu Płatnika.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Pliki KEDU.
• Otwieramy nowy plik KEDU (zestaw) i uzupełniamy pola:
  • Nazwa: {rok_ bieżący miesiąc}
  • Zapisujemy formularz
• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
• Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
  • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
  • Deklaracja za miesiąc: bieżący
  • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
• Po uzupełnieniu tych danych, ikoną pioruna uruchamiamy procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami – po zakończeniu operacji pojawia się log informacyjny, który następnie należy zamknąć.
• Nim zapiszemy formularz deklaracji, sprawdzamy:
  • Zakładkę Dodatkowe – tutaj zostało uzupełnione pole: „Liczba ubezpieczonych”
  • Zakładkę Płatności – pojawiły się 3 lub 4 (w przypadku opłacania składek na FEP) płatności do ZUS.
• Po zapisaniu deklaracji, ponownie ją edytujemy w celu wyeksportowania do Programu Płatnik – dokonujemy tego za pomocą przycisku z literą P. Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno „Parametry eksportu deklaracji”. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku z rozszerzeniem xml (np. c:\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik jeśli zaznaczono parametr „Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu” i pod warunkiem, że będzie zainstalowany lokalnie na tym komputerze.
• W Programie Płatnik dokonujemy importu dokumentów (wskazując na zapisany plik xml).
• Po zweryfikowaniu poprawności raportów możemy zamknąć deklarację – w tym celu ponownie edytujemy formularz deklaracji i zaznaczamy pole (Na liście kolor deklaracji zmieni się z zielonej na czarny).

Cel ćwiczenia: Obliczenie miesięcznej zaliczki podatkowej do wpłaty do urzędu skarbowego.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Zaliczki na PIT-4R.
• Dodajemy <plusem> formularz zaliczki na PIT-4R.
• Na zakładce 1.C – w polu „Podatek na PIT-4R za miesiąc” – wybieramy bieżący miesiąc
• Używając ikony pioruna przeliczamy kwoty deklaracji – przeglądamy zakładki.
• Zaznaczamy pole „Zablokuj deklarację przed zmianami” i zapisujemy deklarację.

Cel ćwiczenia: Pokazanie prostego mechanizmu księgowania zamkniętych list płac do KP.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy Listy płac.
• Podświetlamy listę płac etatową za bieżący miesiąc wyświetlaną w kolorze czarnym, czyli zamkniętą.
• Po użyciu ikony księgi pojawi się pytanie: „Czy chcesz wykonać zaksięgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej?” – akceptujemy TAK.
• Lista automatycznie zmienia kolor na niebieski, co oznacza, że jest zaksięgowana.
• Edytujemy tę listę i widzimy w polu: Zapis księgowy z dnia. Dostępny jest przycisk lupy – po jej naciśnięciu przechodzimy do zapisu księgowego w KP.

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie pliku Elixir-0 do banku BPH w celu zrealizowania przelewów
z wynagrodzeniami dla pracowników.

• Z menu modułu Kasa/ Bank wybieramy Preliminarz płatności.
• W pozycji Rejestr wybieramy założony podczas Konfiguracji rejestr bankowy Zaznaczamy pole „Przelewy do wysłania”.
• Na liście widzimy tylko płatności (zdarzenia) w kolorze czarnym, czyli zatwierdzone do realizacji.
• Zaznaczamy wszystkie płatności na liście <ctrl> + <A> i ikoną dyskietki uruchamiamy Eksport poleceń przelewów.
  • Wybieramy eksport dla zaznaczonych płatności
  • Katalog docelowy – wskazujemy konkretne miejsce na dysku
  • Nazwa pliku – wpisujemy np. przelewy_etat
  • Data przelewu – wybieramy datę realizacji
  • Zaznaczamy pole Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów w celu utworzenia jednego przelewu dla konkretnego pracownika (w przypadku kilku list płac)
  • Piorunkiem uruchamiamy proces generowania pliku elixir-0 (z rozszerzeniem pli)
• Pojawia się log z informacją o przebiegu eksportu, po zapoznaniu się z jego treścią należy go zamknąć.
• W oknie Preliminarz płatności zdarzenia zniknęły z okna, nie są już wyświetlane jako przelewy do wysłania. Po wyłączeniu tej opcji pojawiają się ponownie, wyświetlane w kolorze niebieskim, co oznacza, że zostały wysłane do banku. Edytujemy dowolną płatność i sprawdzamy stan – „Wysłane”.

Cel ćwiczenia: Pokazanie mechanizmu zamykania list płac.

• Z menu głównego Płace i Kadry otwieramy okno Listy płac i widzimy, że lista etatowa za bieżący miesiąc jest w kolorze zielonym, czyli jest otwarta. W kolumnie O/Z (Otwarta/Zamknięta) wyświetla się znaczek „wykrzyknika”, co oznacza niegodność statusu listy płac ze statusem wypłat. Przechodząc do wypłat dla tej listy widzimy, że wypłaty są w kolorze czarnym, czyli są zamknięte.
• Aby zamknąć listę płac naciskamy przycisk Zmiana statusu listy płac wybierając opcję Zamknij listę płac.
• Lista płac zmieniła kolor na czarny (brak oznaczenia „wykrzyknikiem”).
• Zamkniętą listę płac możemy zaksięgować i dokonać rozliczenia płatności dla pracowników.

Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej w celu sprawdzenia kwot podstawy naliczania urlopu i zasiłku.

• Edytujemy poprzednią wypłatę dla pracownika Jan Kowalski na liście etatowej. W zakładce Elementy wypłaty przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas urlopu
• Na pasku narzędzi pod przyciskiem Podstawy obliczeniowe dostępna jest Podstawa obliczeniowa, z której możemy uzyskać informację o wyliczonej stawce za 1 godzinę urlopu ze składników stałych i zmiennych.
• W celu wydrukowania dokładniejszej informacji o okresach i składnikach wliczanych do podstawy urlopowej możemy wybrać wydruk naliczania podstawy urlopu > szczegóły – korzystamy z podglądu wydruku.
• Podobnie edytujemy kolejną wypłatę dla tego samego pracownika, w której przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas choroby za bieżący miesiąc. W zależności od tego, czy pracownik został zatrudniony w miesiącu, który ma 30 lub 31 dni podstawa wynagrodzenia za czas choroby będzie inaczej wyliczona:
  • Dla wynagrodzenia chorobowego za bieżący miesiąc podstawa będzie wyliczona z elementów z bieżącej wypłaty, czyli z dopełnionego o czas nieobecności wynagrodzenia zasadniczego (2400 ‑ % potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne pracownika), jeśli pracownik został zatrudniony w miesiącu, w którym było 30 dni.
  • Dla wynagrodzenia chorobowego za bieżący miesiąc podstawa będzie wyliczona z elementów z poprzedniej wypłaty, czyli z dopełnionego o czas nieobecności wynagrodzenia zasadniczego (1800 ‑ % potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne pracownika), jeśli pracownik został zatrudniony w miesiącu, w którym było 31 dni. W związku z tym, że nieobecność jest w ciągłości zmiana wymiaru etatu nie będzie miała wpływu na naliczenie podstawy wynagrodzenia chorobowego. Podstawa wynagrodzenia za czas choroby za ostatni dzień poprzedniego miesiąca oraz 5 dni miesiąca bieżącego będzie taka sama.
• Na pasku narzędzi pod przyciskiem Podstawy obliczeniowe dostępna jest Podstawa obliczeniowa, po jej naciśnięciu otwiera się Formularz podstawy obliczeniowej, skąd możemy się dowiedzieć, w jaki sposób została naliczona podstawa chorobowa.

Po naliczeniu wypłaty za np. wrzesień pracownik dostarcza nam zwolnienie lekarskie. Co możemy z tym zrobić? Możemy tą nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu (październiku).

Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej za następny miesiąc i rozliczenie na niej zaległej nieobecności – zwolnienia lekarskiego.

• Z menu głównego Płace i Kadry wybieramy Listy płac dodajemy kolejną listę płac etatową za następny miesiąc. W tym celu możemy użyć funkcji kopiowania kombinacją klawiszy <ctrl>+<Insert> lub <ctrl>+<„plus”>.
• W polu Miesięcy wstecz zmieniamy z 0 na: 1 (będziemy rozliczać nieobecność, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie). W polu Opis aktualizujemy dany miesiąc. Zapisujemy formularz nagłówka listy.
• W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy Listę płac o symbolu E za następny miesiąc.
• Podświetlamy pracownika Jan Kowalski i poprzez przycisk Kalendarz wywołujemy kalendarz czasu pracy,
  nanosimy nieobecność „Zwolnienie chorobowe” na okres od 30 dnia bieżącego miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca.
• Po wprowadzeniu nieobecności naliczamy <plusem> pracownikowi wypłatę – przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i widzimy następujące pozycje:
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotę ujemną, jako pomniejszenie za nieobecność z poprzedniego miesiąca, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotą dodatnią, po pomniejszeniu za nieobecność z aktualnego miesiąca
  • Składka PZU – tylko za aktualny miesiąc
  • Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy – pracownik nie posiada jeszcze 30 dni okresu ubezpieczenia chorobowego (jeśli zatrudnienie było w miesiącu, w którym jest 30 dni)
  • Wynagrodzenie za czas choroby z podziałem na poszczególne okresy kalendarzowe (jeśli zatrudnienie pracownika było w miesiącu, w którym było 31 dni)
  • Spłata zaliczki udzielonej 25 dnia miesiąca przed wypłatą etatową
  • Spłata pożyczki (rata kapitałowa) oraz spłata pożyczki (odsetki) pierwsza spłata do pożyczki wypłaconej 25 dnia miesiąca
• Zapisujemy wypłatę
• Z poziomu listy pracowników w kadrach możemy wydrukować „Raport zaliczek” i „Raport pożyczek” (sekcja wydruków płacowych) oraz dodatkowo z formularza pracownika dostępny jest wydruk „Pożyczki pracownika”.

Cel ćwiczenia: Odnotowanie na liście „Pożyczka” udzielonej pracownikowi pożyczki z określeniem wysokości rat spłat.

• Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
• Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol P (Pożyczka).
  • Rodzaj: Pożyczka
  • data wypłaty: 25 dzień następnego miesiąca
• W oknie Wypłaty pracowników zfiltrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu P za następny miesiąc.
• Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i uruchamiany proces naliczenia wypłaty.
• Na Formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i dodajemy nowy element Pożyczka i wpisujemy kwoty:
  • Wartość (pożyczki): 5000
  • Wysokość raty: 250
  • Kwota odsetek (dla każdej raty): 2
• Zapisujemy wypłatę pożyczki – pierwsza rata zostanie potrącona już przy naliczaniu wypłaty etatowej z datą wypłaty późniejszą niż 25-ty dzień miesiąca.

Cel ćwiczenia: Odnotowanie na liście typu „Zaliczka netto” udzielonej pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych wynagrodzeń.

• Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
• Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol Z (Zaliczka).
  • Rodzaj: Zaliczka netto
  • data wypłaty: 25 dzień następnego miesiąca
• W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu Z za następny miesiąc.
• Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i ikoną plusa uruchamiany proces naliczenia wypłaty. Przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i dodajemy nowy element Zaliczka netto,  wpisujemy kwotę 200 zł.

Cel ćwiczenia: Wypłacenie umów cywilnoprawnych na liście typu „Umowa”.

• Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
• Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol U (Umowa).
  • Rodzaj: Umowa
  • data wypłaty: 5 dzień następnego miesiąca
• W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu U za bieżący miesiąc.
• Ustawiamy kursor na osobie Jan Kowalski i ikoną plusa uruchamiamy naliczenie wypłaty.
• W formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i widzimy pozycję UZL/… Przygotowanie wysyłek w wysokości 250 zł. Sprawdzamy pozostałe zakładki dotyczące Podatków i Ubezpieczeń, zapisujemy formularz wypłaty.
• Na liście pojawia się wypłata dla zleceniobiorcy Jan Kowalski w kolorze
• Naliczamy wypłatę dla zleceniobiorcy Agata Krakowska. Proponuje się kwota wypłaty w wysokości 1000 zł (rata). Cała umowa została zawarta na kwotę 6000 zł.
• W oknie wypłat sprawdzamy zawartą umowę dla Jan Kowalski poprzez naciśnięcie przycisku Lista umów pracownika i widzimy, że jest wyświetlona na czarno, co oznacza, że została w całości wypłacona. W taki sam sposób sprawdzamy umowę zawartą z Agata Krakowska, dla której wypłacono tylko pierwszą ratę umowy dlatego kolor umowy pozostał zielony. Edytujemy tę umowę i sprawdzamy zawartość zakładki Lista wypłat umowy (1000 zł) – widzimy, że została tylko wypłacona część umowy (rata).
• Z poziomu okna Wypłaty pracowników możemy wydrukować rachunek do umowy – korzystając z podglądu na ekran.