Seryjne dodawanie dodatków

Opcja dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach . Po rozwinięciu menu dostępnych opcji – opcja seryjne dodawanie dodatków. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników.

Podczas seryjnego dodawania dodatku, jeśli w polu Wypłacany (ważny) od… nie zostanie wpisana przez użytkownika data, program wstawi datę bieżącą programu. Datę tą można zmienić, ponownie wykonując operację, na tych samych pracownikach.

Nie dodawaj jeśli istnieje – zaznaczenie tego parametru nie pozwoli na dodanie wybranego dodatku pracownikowi, który już go posiada na liście dodatków.

Zmiana bez aktualizacji (korekta) – umożliwia skorygowanie wprowadzonego już zapisu bez tworzenia zapisu historycznego danego dodatku

Zmiana z aktualizacją – pozwala na zapisaniu aktualizacji w historii wybranego dodatku  przycisk Wykonuje zdefiniowaną operację seryjną.   Anuluje przygotowaną operację.

Podczas wykonywania operacji wyświetlany jest log pokazujący postęp seryjnego dodawania. Wyświetlane są nazwiska kolejnych pracowników, na których wykonano operację i informacja o tym, czy czynność zakończyła się sukcesem, czy nie została wykonana, a jeśli tak, to z jakiego powodu. Naciśnięcie ESC spowoduje zakończenie operacji po wykonaniu jej na aktualnie modyfikowanym pracowniku.

Przy seryjnym dodawaniu dodatków istotne są daty, i tak:

• „Wypłacany (ważny) Do” jest pusta – operacja seryjna nie zmieni daty „ważny Do” na dodatku;
• wpisana data 2999-12-31 – operacja zmienia datę na dodatku na zadaną „nieskończoną” – na formularzu wyświetli się „data Do” pusta.

Seryjne dodawanie grup dodatków

Funkcjonalność umożliwia dodanie grup dodatków i  jest dostępna z poziomu listy pracowników w kadrach,  po rozwinięciu menu dostępnych opcji przy przycisku  i wybraniu seryjne dodawanie dodatków. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników.

Na formularzu operacji seryjnej dodawania grup dodatków należy ustawić:

• rodzaj operacji – w przypadku grup dodatków możliwe jest tylko dodanie. Opcje Zmiana z aktualizacją i Zmiana bez aktualizacji (korekta) są niedostępne.
• Grupa typów składników – wskazanie grupy dodatków, która ma być dodany pracownikom. Lista grup jest dostępna po wybraniu opcji Grupa typów składników w menu rozwijanym przy przycisku Typ składnika.
• Okres wypłacania – okres obowiązywania dodatków przypiętych do danej grupy.
• Symbol listy płac – symbol listy płac, na której mają być naliczane dodatki przypięte do grupy dodatków.

Operacja dodania grupy dodatków może być wykonana tylko jako operacja automatyczna. Nie jest dostępna jako  operacja interaktywna.

W przypadku, gdy moduł kadrowo – płacowy ma współpracować z programem Comarch ERP XL w wersji niższej niż 2017.0 z pozycji Konfiguracji/ Płace/ Parametry współpracy z  XL użytkownik powinien zaznaczyć parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL. Współpraca z systemem Comarch ERP XL polega na synchronizacji danych kadrowych i możliwości księgowania wypłat do Comarch ERP XL. Po zaznaczeniu parametru należy uzupełnić informacje:

• Serwer bazy danych systemu XL – nazwa serwera bazy danych systemu Comarch ERP XL,
• Baza danych systemu XL – nazwa bazy danych, w której zapisywane będą informacje z modułu Comarch ERP Optima.

W sytuacji, gdy moduł Płace i Kadry Comarch ERP Optima współpracuje z systemem Comarch ERP XL zmienia się wygląd konfiguracji programu. Zmienne konfiguracyjne dotyczą tylko tego modułu.

Zalecaną metodą współpracy z Comarch ERP XL jest synchronizacja dwukierunkowa, która w znacznie większym stopniu zapewnia spójność danych w obu bazach. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane między bazami są synchronizowane automatycznie podczas wykonywania dodawania/ zmiany/ usuwania danych podlegających synchronizacji. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP Optima – opcje Import danych z systemu Comarch ERP XL i Eksport danych do systemu Comarch ERP XL w menu Narzędzia/Importy, a także import danych z Comarch ERP XL na liście pracowników i pozostałych listach podlegających synchronizacji są niedostępne.

Założenie nowej bazy

Po uruchomieniu programu pojawi się okno służące do zarejestrowania Operatora i wyboru bazy danych.

Jeżeli nie ma założonej bazy firmowej, wystarczy wybrać przycisk , a następnie za pomocą przycisku  dodać nową firmę. Po uruchomieniu przycisku pojawi się nowe okno, w którym należy wpisać Nazwę firmy (bazy danych) i ewentualnie Opis zakładanej bazy danych. Następnie naciskamy . Uruchomi się kreator zakładania nowej bazy.

Przy pierwszym logowaniu do nowo utworzonej bazy pojawi się okno kreatora, który pozwala szybko wprowadzić parametry konfiguracyjne bazy danych. Zalecane jest przejście przez wszystkie kroki kreatora, ale nie jest to obowiązkowe. W dowolnym momencie można nacisnąć przycisk Anuluj i zrezygnować z wprowadzania podstawowych informacji o firmie. Można je uzupełnić później wchodząc do Konfiguracji.

Bazę danych można również założyć wybierając System/ Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych, następnie nacisnąć , program uruchomi kreator zakładania nowej bazy.

Dodanie Operatora

Operator posiadający uprawnienia Administratora może dopisać innych Operatorów (Użytkowników), którzy będą korzystać z programu. Należy wejść:

• Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy.
• Przyciskiem plusa (lub <INS>) dodać nowego użytkownika.
• Uzupełnić niezbędne dane (opisane szczegółowo w podręczniku do Konfiguracji systemu).
• Można również ustawić dla danego użytkownika firmę startową, czyli taką która przy rejestracji w programie na danego Operatora będzie się podpowiadać. Służy do tego przycisk Firma startowa.
• Następnie zapisać ikoną dyskietki

Uzupełnienie danych o firmie

Uzupełnienie danych o firmie jest niezbędne dla prawidłowego generowania wydruków i wszelkich deklaracji. Jeśli skorzystano z kreatora parametrów konfiguracyjnych zaleca się sprawdzenie/ uzupełnienie danych w Konfiguracji:

• Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy – uzupełnić lub zweryfikować wprowadzone informacje.
• Zapisać, jeśli dokonano modyfikacji.
• Przejść do Konfiguracji / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA – ważne pola, które należy uzupełnić to nazwy skrócone występujące na deklaracjach do: ZUS, PFRON oraz nazwa pełna na deklaracjach podatkowych: PIT‑4R, PIT-8AR. Sekcja Przedstawiciel: Imię, Nazwisko to osoba reprezentująca firmę, na przykład osoba odpowiedzialna za rozliczenie podatku (deklaracja PIT-11, PIT-4R).
• W menu Ogólne/ Inne/ Urzędy – uzupełnić dane odnośnie Urzędu Skarbowego właściwego dla Pracodawcy.
• Ponownie wrócić do Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje – uzupełnić listę odpowiednimi urzędami (wg akronimów), do których Firma składa deklaracje, i zapisać formularz ikoną dyskietki.

Konfiguracja modułu Kasa/Bank

Konfiguracja modułu Kasa/Bank jest wymagana dla poprawności działania modułu Płace i Kadry. Podczas pierwszego uruchomienia bazy danych program umożliwia założenie rejestru bankowego (Kreator parametrów konfiguracji). Równocześnie zakładany jest domyślny rejestr kasowy (KASA).

Jeśli użytkownik nie skorzystał z kreatora przy uruchomieniu bazy, albo chce dodać nowy rejestr należy:

• Wejść w Ogólne/ Inne/ Banki, uzupełnić listę: numer rozliczeniowy banku, akronim. Pełne dane adresowe banku nie są konieczne.
• Można ustalić numerację raportów kasowo – bankowych w Konfiguracji/ Firma/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank/ Raport. W programie jest już predefiniowany schemat numeracji RKB.
• Aby szybciej zdefiniować własną numerację raportów zachowując standardowy schemat numeracji należy ustawić się na symbolu RKB i nacisnąć <CTRL>+<INS>.
• Pojawi się kopia standardowej definicji raportu RKB, wystarczy zmienić symbol i nazwę i zapisać utworzony formularz ikoną dyskietki.
• Następnie założyć rejestr typu konto bankowe. Moduł Kasa/Bank opcja Rejestry kasowe/ bankowe, przycisk plusa. Uzupełnić pola: akronim, rejestr, nazwa, typ rejestru: konto bankowe, wybrać bank z listy słownikowej.
• Zapisać zmiany ikoną dyskietki.

W Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje pole Forma płatności dla deklaracji ustawione jest domyślnie na przelew. W momencie założenia rejestru bankowego zostanie on automatycznie powiązany z formą płatności przelew.

Rozliczenia z ZUS

Należy wejść do Konfiguracji (System/Konfiguracja lub <Ctrl>+<F9>) i zweryfikować istniejące ustawienia.

Aby ustalić procent składki wypadkowej obowiązujący w danej firmie należy wejść do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Składki ZUS:

• Zweryfikować wyświetlany miesiąc i rok, od którego będzie obowiązywać.
• Wprowadzić procent składki na ubezpieczenie wypadkowe.
• Sprawdzić procent naliczanego na DRA wynagrodzenia dla płatnika, od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (domyślnie 0,10).
• Jeżeli zostaną wprowadzone zmiany należy nacisnąć ikonę dyskietki.

Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia – znajdują się tu ustawienia zaokrągleń, między innymi dla stawki dziennej zasiłków chorobowych (domyślnie 0,01) oraz podstaw wymiaru składek dla osób prowadzących działalność gospodarczą (właściciele) i osób przebywających na urlopach wychowawczych.

Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zasiłki – zawiera informacje o procencie wszystkich obowiązujących zasiłków chorobowych. Jest tu również informacja o ilości dni występujących okresów zasiłkowych. Domyślne ustawienia są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS PFRON (opisane szczegółowo w podręczniku do Konfiguracji systemu):

• Wynagrodzenia za świadczenia ZUS – gdy Płatnik pobiera wynagrodzenie od wypłaconych świadczeń ZUS.
• Licz zasiłki ZUS – zaznaczany w przypadku firm, które wypłacają zasiłki z ubezpieczenia chorobowego/wypadkowego w imieniu ZUS.
• Składki FP i FGSP od sumy podstaw – zaznaczany, gdy firma decyduje się naliczać składki od globalnej kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek społecznych, a nie od podstawy wymiaru składek każdego pracownika odrębnie.
• Kod terminu składania deklaracji ZUS – w zależności od terminu opłacania składek (na: 5-go, 10- go, 15‑go następnego miesiąca).
• Opłacanie składki na FGŚP.

Ogólne/ Inne/ Urzędy – na formularzu urzędu ZUS należy podać numery rachunków, na które podatnik jest zobowiązany przelewać płatności związane z ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym, FP i FGŚP oraz FEP.

Od 1.01.2018 r. płatnika obowiązuje przekazywanie wszystkich składek na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przez ZUS. Na formularzu ZUS w sekcji Indywidualne rachunki bankowe należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego, na który mają być przekazywane składki za pracowników oraz dodatkowe indywidualne rachunki składkowe dla poszczególnych właścicieli, jeśli opłacają składki tylko za siebie, które zostały przydzielone danemu płatnikowi przez ZUS. Numer indywidualnego rachunku składkowego dla ZUS DRA dla pracowników można wprowadzić także w kreatorze uruchamianym przy tworzeniu firmowej bazy danych.

Domyślnie na formularzu ZUS jest dostępna pozycja dotycząca indywidualnego rachunku dla ZUS DRA dla pracowników. Jeśli właściciel ma tworzoną indywidualną DRA należy za pomocą  przycisku  dodać indywidualny rachunek składkowy dla ZUS DRA dla właściciela.

Rozliczenia podatkowe

Konfiguracja/ Firma/ Płace / Podatki:

• Sposób naliczania kosztów uzyskania od umów zleceń,
• Procent wynagrodzenia dla płatnika za terminowe odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia:

• Zaokrąglenie podstawy opodatkowania i zaliczki podatku od wypłat pracowników.

Harmonogramy czasu pracy, rozliczanie nadgodzin

Szczegółowy opis zasad tworzenia kalendarzy znajduje się w kategorii Konfiguracja.

Serie – powtarzające się cykle (np. tygodniowe) ułatwiające tworzenie kalendarzy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Serie kalendarzy).

Strefy – możliwość odnotowania dnia pracy w konkretnej strefie (zdefiniowane są cztery strefy: podstawowa, praca w akordzie, przerwa, przestój). W module Płace i Kadry Plus można zastosować podział godzinowy dnia roboczego na różne strefy (standardowe lub zdefiniowane przez użytkownika) będące czasem pracy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Strefy).

Definicje kalendarzy – tworzenie harmonogramów (grafików) czasu pracy dla poszczególnych pracowników, grup pracowników (Konfiguracja/ Firm / Płace/ Kalendarze).

Rozliczenie nadgodzin – sposób naliczania nadgodzin, ich bilansowania, liczenia stosownych dopłat za pracę w nadgodzinach (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).

Nieobecności

Szczegółowy opis zasad tworzenia typów nieobecności znajduje się w kategorii Konfiguracja.

W programie zdefiniowane są podstawowe rodzaje nieobecności takie jak: urlop wypoczynkowy i okolicznościowy, urlopy bezpłatne, wychowawcze, wszelkie rodzaje zwolnień lekarskich, nieobecność nieusprawiedliwiona. Lista i podgląd definicji nieobecności znajduje się w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy nieobecności. Również z tego poziomu konfiguracji definiuje się nieobecności, niedostępne w standardzie, a występujące w firmie (np. krwiodawstwo, zwolnienie na rozprawę do sądu). Nieobecności standardowe nie mogą być modyfikowane.

W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Limity nieobecności domyślnie zdefiniowane są: limit dla urlopu wypoczynkowego, limit dla urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych i dwudniowej opieki nad zdrowym dzieckiem poniżej 14 lat. Jeśli będzie taka potrzeba można również zdefiniować własne limity.

Ustalenie progów urlopowych dla nieobecności Urlop wypoczynkowy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Progi urlopowe). Użytkownik może również ustalić własne progi urlopowe.

Składniki wynagrodzenia

Szczegółowy opis tworzenia typów wypłat znajduje się w kategorii Konfiguracja.

W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy wypłat znajdują się definicje standardowych elementów płacowych: wynagrodzenie zasadnicze w stawce miesięcznej i godzinowej, wynagrodzenia urlopowe, zasiłki wypłacane za okres zwolnień lekarskich, dopłaty do nadgodzin, wyrównanie do minimalnej płacy i inne. Jeśli w regulaminie wynagrodzeń występują składniki, które nie są domyślnie zdefiniowane w programie, można je dodać.

Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat – grupy – lista zdefiniowanych grup dodatków. Grupa służy do łączenia typów wypłat o rodzaju dodatek. Może być wykorzystywana do szybkiego przyznawania należących do niej dodatków pracownikom. Dodając pracownikowi grupę typów składników wszystkie należące do niej typy wypłat pojawią się na liście dodatków. Funkcja dostępna tylko w module Płace i Kadry Plus.

Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Wskaźniki – można odnotować wskaźniki wykorzystywane w danej firmie do naliczania elementów płacowych, np. kwota potrącenia na dodatkowe ubezpieczenie, czy składka na związki zawodowe.

Konfiguracja programu

Ta część ustawień konfiguracyjnych (Konfiguracja programu) dotyczy wszystkich firm (baz) założonych w programie. Modyfikacja ustawień konfiguracyjnych programu możliwa jest po wejściu w konfigurację przez System z menu głównego (lub CTRL F9).

Konfiguracja programu dotycząca modułu Płace i Kadry (Plus) obejmuje:

• Parametry – ścieżka do automatycznego uruchomienia Płatnika, logi systemowe;
• Podstawa składek ZUS – kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• Składki ZUS – procenty składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGSP;
• Stałe podatkowe – progi podatkowe, wysokość kosztów uzyskania przychodu i ulgi podatkowej, procent podatku od umów zleceń;
• Wynagrodzenia – wartości obowiązujących w danym miesiącu/ roku wskaźników płacowych: przeciętne wynagrodzenie, minimalne wynagrodzenie (w tym minimalne wynagrodzenie uczniów) poszczególnych lat, minimalną stawkę godzinową dla umów, minimalny dochód deklarowany do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wskaźnik waloryzacji dla świadczenia rehabilitacyjnego wypłacanego po upływie 182 dni, współczynnik ekwiwalentu, ilość dni chorobowego finansowanych przez pracodawcę;
• Zasiłki – podstawa składek emerytalno – rentowych osób przebywających na urlopach wychowawczych oraz kwota świadczenia rodzicielskiego.

Ten fragment konfiguracji został szczegółowo opisany w kategorii Konfiguracja.

Lista służy do wyszukiwania dokumentów, które nie zostały rozliczone całkowicie do wybranego dnia. Jest ona dostępna w menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone/ zakładka [Na dzień]. Dane są wyświetlane w układzie drzewka, gdzie gałęzie główne stanowią podmioty, a podgałęziami są ich dokumenty nierozliczone. Aby wyświetlić dokumenty, należy ustawić odpowiednie parametry filtrowania i kliknąć na przycisk lub nacisnąć klawisz <F8>.

Kolumny na liście:

Podmiot/Nr Dokumentu – akronim oraz pierwsza linia nazwy podmiotu, Numer obcy dokumentu, a jeśli jest pusty, to Numer.

Termin – termin płatności dokumentu, pole Termin płatności (na zdarzeniu), Data (na zapisie k/b).

Po terminie – różnica w dniach pomiędzy terminem płatności a dniem, który ustawiono w parametrze Dokumenty na dzień.

Data dok. – pole Data dokumentu (na zdarzeniu), Data (na zapisie k/b).

Kwota dok. – wyświetlana jest kwota dokumentu w walucie systemowej.

Kwota dok. w walucie – wyświetlana jest kwota w walucie obcej.

Należność/Należność w walucie – tylko dla zdarzeń typu przychód i zapisów k/b typu wypłata.

Zobowiązanie/Zobowiązanie w walucie – tylko dla zdarzeń typu rozchód i zapisów k/b typu wpłata.

Waluta  rozliczenia – symbol waluty.

Opis – opis dokumentu. Pole Opis księgowy (na zdarzeniu), Opis (na zapisie k/b).

Parametry dostępne pod listą:

• Uwzględniaj dokumenty w buforze – jeżeli zaznaczony, na liście pojawią się również zdarzenia w buforze.
• Dokumenty na dzień – wyświetlone zostaną dokumenty nierozliczone do tego dnia i na ten dzień biorąc pod uwagę datę dokumentu.
• Rejestr – wyświetlone zostaną dokumenty z konkretnego rejestru.
• Termin płatności – filtrowanie dokumentów o zadanym terminie płatności.
• Data dokumentu – filtrowanie dokumentów o zadanej dacie dokumentu.
• Dla:
  • Jednego podmiotu – z możliwością wybrania konkretnego podmiotu,
  • Wszystkich podmiotów o typie: Kontrahent, Bank, Pracownik i Wspólnik lub Urząd
  • Wszystkich podmiotów.
• Waluta do wyboru: wszystkie oraz waluty z konfiguracji.
• Zapisy:
  • Preliminarz – wyświetlone zostaną zdarzenia z Preliminarza.
  • Zapisy kasowe/bankowe – wyświetlone zostaną zapisy kasowe/bankowe.
• Rodzaj:
  • Należności – wyświetlone zostaną należności.
  • Zobowiązania – wyświetlone zostaną zobowiązania.
• Dokumenty źródłowe:
  • Przychodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury sprzedaży oraz korekty do nich (zarówno z modułu Faktury jak również z Rejestru VAT), Wydania Kaucji, Tax Free, Ewidencja dodatkowa przychodów, Noty odsetkowe, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Wn niezależnie od tego, czy kwota takiego dokumentu jest ujemna czy dodatnia, a także zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie przychód i zapisy kasowe/bankowe przychodowe.
  • Rozchodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury zakupu oraz korekty do nich, Przyjęcia kaucji, Ewidencja dodatkowa kosztów, Wypłaty pracowników, płatności do deklaracji, zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie rozchód, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Ma oraz zapisy kasowe/bankowe rozchodowe.
• Korekta:
  • Do VAT – wyświetlane są dokumenty zakwalifikowane do korekty VAT. Dokumenty pojawiają się, jeżeli minęło 150 dni od upływu terminu jej płatności.
    Dotyczy wersji: 2019.1.1

    Od 01.01.2019 roku ilość dni opóźnienia w płatności została skrócona i wynosi 90 dni.
    Przykład

    Termin płatności przypada na 20.10.2018r. Uwzględniając 90 dni od daty upływu terminu płatności dokument zostanie zakwalifikowany do korekty już z dniem 18.01.2019 r.
  • Do dochodowego – na liście pojawią się dokumenty w 30 dniu od upływu terminu płatności oraz jeśli termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, dla których mija 90 dni od daty zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. W Konfiguracji programu /Ogólne /Parametry dostępny jest parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień z możliwością zaznaczenia 30/90 lub 31/91. Wyświetlając na wskazany dzień listę dokumentów nierozliczonych do korekty podatku dochodowego uwzględniane jest zaznaczenie parametru w konfiguracji. Dane z konfiguracji nie są uwzględniane w oknie informacji bieżących na liście dokumentów rozchodowych przeterminowanych do dochodowego.
    Przykład

    Przykład: Faktura kosztowa wystawiona i zaksięgowana z datą 30-01-2013. Termin płatności to 10.10.2013 (dłuższy niż 60 dni). Dokument będzie zakwalifikowany do korekty podatku dochodowego w dniu 30.04.2013 tj. 90 dni od daty zaliczenia kwoty dokumentu do kosztów uzyskania przychodów).

Na liście znajdują się następujące przyciski:

 – Odśwież listę do wyszukiwania zapisów – zmienia wygląd, jeżeli lista nie została jeszcze odświeżona po zmianie parametrów filtrowania,

  – przyciski służące do zwijania/rozwijania gałęzi,

 – Szukaj tekstu – służy do wyszukiwania tekstu, po wciśnięciu pojawia się dodatkowy panel wyszukiwania,

 – Podgląd dokumentu (tylko do odczytu).

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu,

– lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności,

– lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu.

W menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone znajduje się lista wszystkich dokumentów nierozliczonych w programie. Lista zawiera dwie zakładki: [Ogólne] i [Na dzień].

Zakładka Ogólne

Lista ta jest posortowana wg terminu płatności, a w obrębie tego samego terminu płatności wg daty dokumentu. Pod listą dokumentów dostępne są następujące parametry, które ułatwiają obsługę listy:

Filtr – wyszukujący po kolumnach: Numer dokumentu i Opis.

Podmiot – umożliwia zawężenie listy do dokumentów konkretnego podmiotu. Umożliwi to alternatywny sposób rozliczania poszczególnych podmiotów (w stosunku do listy Rozliczenia podmiotu) oraz dodatkowy wydruk dokumentów nierozliczonych danego podmiotu.

Zakres dat – zawężający dokumenty do tych z zadanym terminem płatności.

Waluta – zawężający listę do dokumentów w konkretnej walucie.

Należności – zaznaczenie parametru spowoduje zawężenie listy tylko do należności.

Zobowiązania – zaznaczenie parametru spowoduje zawężenie listy tylko do zobowiązań.

Ikona zbiorczego rozliczania  – zawierająca dodatkowe podmenu:

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu,

– lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności,

 – lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu.

Seryjne/Zbiorcze rozliczanie

Ikona rozliczania (klawisz <F8>) jest aktywna, jeżeli są zaznaczone co najmniej dwa dokumenty oraz wybrana jest waluta inna niż –wszystkie-. W programie są możliwe dwa typy seryjnych rozliczeń: 

• Typ domyślny to Rozliczanie dokumentów dla jednego podmiotu – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą dokumenty dla tego samego podmiotu. Mechanizm rozliczania wygląda tak samo jak w przypadku listy Rozliczenia podmiotu. Gdy brak pary do rozliczenia, mechanizm przechodzi do rozliczenia dokumentów kolejnego podmiotu, pozostawiając jako nierozliczone dokumenty poprzedniego podmiotu. Jeżeli Użytkownik zaznaczy dwa dokumenty o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów – w logu z przebiegu rozliczenia będzie informacja o braku pary do rozliczenia. Aby rozliczyć takie dokumenty należy wybrać drugą funkcję.
• Rozliczanie dokumentów wielu podmiotów – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą również dokumenty różnych podmiotów. Mechanizm rozliczania jest następujący – funkcja kojarzy najpierw dokumenty tego samego podmiotu. Gdy zostaną już tylko dokumenty, dla których nie ma pary dla tego samego podmiotu – funkcja będzie rozliczać dokumenty najpierw próbując dopasować je po takiej samej kwocie, a następnie po terminie płatności.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W programie Comarch ERP Optima dokument kompensaty to spinacz istniejących w programie rozliczeń o typie kompensata. Lista dokumentów kompensat dostępna jest w module Kasa/Bank – obszar Rozliczenia pomiędzy: Dokumentami rozliczonymi a Różnicami kursowymi .

W Konfiguracji firmy /Definicje dokumentów /Kasa Bank użytkownik ma możliwość definiowania własnych schematów numeracji dla gałęzi kompensaty. Gdy użytkownik zdecyduje się posłużyć zdefiniowanym przez siebie schematem numeracji powinien go wskazać, jako domyślny typ w Konfiguracji firmy /Kasa Bank /Dokumenty.

Proces rozliczania będzie odbywał się tak jak do tej pory. Kompensaty, które wykonano w programie pojawiają się na liście dokumentów rozliczonych. Zarówno z tego poziomu jak i z listy kompensat użytkownik będzie mógł skompensowane pozycje uwzględniać na liście dokumentów kompensaty. Dodawanie dokumentu kompensaty z poziomu dokumentów rozliczonych opisano w rozdz. 3.9.1. „Obsługa listy rozliczonych dokumentów”. Także z poziomu dokumentów kompensaty dostępnej pod przyciskiem  jest możliwość dodawania kompensat.

Wprowadzone na listę dokumenty kompensat można księgować albo poprzez predekretację, albo za pomocą zdefiniowanych schematów księgowych. Korzystając ze schematu księgowego można uwzględnić księgowanie całej kwoty kompensaty jak również kwoty poszczególnych rozliczeń, co będzie miało znaczenie w przypadku kompensat walutowych. Podczas księgowania kompensat walutowych nie można w schemacie korzystać z kwoty kompensaty tylko należy odwołać się do kwot poszczególnych rozliczeń, ponieważ w tym przypadku mamy dostęp do kwot przeliczanych na PLN wg odpowiednich kursów. Gdy w schemacie księgowym wybrany zostanie podział na słowniki: Podmiot roz.1 lub Podmiot roz.2 należy pamiętać, aby odwoływać się do kwot poszczególnych rozliczeń: @KwotaRoz1 oraz @KwotaRoz2. Program podczas księgowania będzie sprawdzał czy przypadkiem dokumenty kompensaty nie były księgowane z listy rozliczeń, a w przypadku próby ponownego księgowania zostanie wygenerowany odpowiedni komunikat. Ponadto pod listą w polu filtrowania użytkownik może skorzystać z wyszukania pozycji niezaksięgowanych do KH.

Z poziomu dokumentu kompensaty jest także możliwość wydruku potwierdzenia kompensaty. Wydruk możliwy jest w dwóch wariantach. Na wydruku Potwierdzenie kompensaty2 nie są drukowane kompensaty zapisów kasowych/bankowych. Wydruk kompensaty można będzie wysłać e-mailem do odbiorcy. Na formularzu wiadomości podpowie się adres e-mail z karty kontrahenta.

Wydruk potwierdzenia kompensaty 

Z poziomu listy Dokumenty rozliczone dostępne są 2 wydruki kompensaty:

• Z poziomu wyedytowanego formularza dostępny jest wydruk kompensaty z dwoma różnymi podmiotami np. firma ABC robi kompensatę dla kontrahentów X i Y.

Po dodatkowym ograniczeniu listy rozliczeń zaznaczeniem parametru Tylko kompensaty oraz określeniu Waluty i Kontrahenta, dostępny jest również wydruk potwierdzenia kompensaty, który przedstawia z jednej strony skompensowane należności (podsumowane), z drugiej strony skompensowane zobowiązania (podsumowane) i zakończony jest kwotą pozostającą do rozliczenia. Wydruk ten dotyczy tylko kompensat dokumentów pochodzących z Preliminarza płatności, czyli nie bierze pod uwagę kompensaty KP z KW. Ponadto, jeżeli np. FS została skompensowana z FZ to na wydruku dokument FZ zostanie pokazany tylko raz z kwotą sumaryczną.

Dostępna z poziomu menu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone lista rozliczeń obejmuje wszystkie dokonane w programie rozliczenia i kompensaty dokumentów kasowych/bankowych oraz płatności znajdujących się w Preliminarzu. W odróżnieniu od listy rozliczeń kontrahenta, w tym miejscu znajdują się wszystkie rozliczenia niezależnie od kontrahenta. Z tego miejsca użytkownik ma możliwość księgowania rozliczeń i kompensat do dzienników księgowych oraz seryjnego usuwania rozliczeń. W działalności firmy często zdarzają się sytuacje, kiedy jeden kontrahent jest zarówno dostawcą, jak i odbiorcą. W takiej sytuacji dokumenty przychodowe i rozchodowe są księgowane na dwa różne konta. Rozliczanie takich dokumentów np. Faktury Zakupu i Faktury Sprzedaży powinno mieć swoje odzwierciedlenia nie tylko w rozrachunkach, ale również na kontach księgowych.

Dostępna lista rozliczeń wyświetlana jest według daty dokonania rozliczenia. Jej widok może być dostosowany w zależności od wymagań użytkownika poprzez odpowiednie „odfiltrowanie”. Na liście mogą być widoczne dokumenty z określonego zakresu dat Od – Do lub tylko te, które powstały w wyniku rozliczenia dokumentów w określonej walucie (z rozwijalnego menu należy wskazać właściwą).

Można również ograniczyć listę wyłącznie dla dokumentów danego podmiotu np.: 

Poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola istnieje również możliwość ograniczenia listy do dokumentów:

• Tylko kompensat.
• Wyłącznie do tych, które powstały w wyniku rozliczenia (kompensowania) dokumentów wystawionych dla różnych podmiotów.
• Do tych, które nie powstały w wyniku rozliczeń automatycznych.

Po zawężeniu listy do: podmiotu, waluty i zaznaczeniu parametru: tylko kompensaty, w menu kontekstowym widoczna będzie się opcja Dodaj dokument kompensaty. Zaznaczając na liście wybrane kompensaty i uruchamiając opcję z menu kontekstowego, wywołany zostanie formularz dokumentu kompensaty, na który przeniosą się zaznaczone pozycje.

Z formularza tego dokumentu użytkownik może dodawać kolejne pozycje lub usuwać niepotrzebne. Podczas dodawania kolejnych pozycji program kontroluje, aby nie było możliwości dodawania uwzględnionych wcześniej kompensat do tego lub kolejnych dokumentów. Zapisany dokument kompensaty pojawi się na liście kompensat dostępnej w obszarze Rozliczenia pomiędzy: Dokumentami rozliczonymi a Różnicami kursowymi .

Lista rozliczonych dokumentów składa się z kolumn:

• Zaznaczanie dokumentów – pozwala na zaznaczenie dokumentów, które mają zostać zaksięgowane.
• Dokument rozliczany i Dokument rozliczający – w zależności od rodzaju rozliczenia, te kolumny mogą mieć różne znaczenie. Np. w przypadku zwykłego rozliczenia Dokument rozliczany jest płatnością z Preliminarza, a Dokumentem rozliczającym jest zapis kasowy/bankowy.

Typ rozliczenia	Dokument rozliczany	Dokument rozliczający
Zwykłe	Zdarzenie	Zapis
Kompensata zdarzenie -zdarzenie	Zdarzenie kosztowe	Zdarzenie przychodowe
Kompensata zapis - zapis	Zapis KW	Zapis KP

• Data – oznacza datę dokonania rozliczenia lub kompensaty.
• Kwota – jest to kwota na jaką zostały rozliczone (kompensowane) dokumenty.
• Waluta – w jakiej wystawione były rozliczone (lub kompensowane) dokumenty.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.  Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 Księguj dokumenty – możliwość zaksięgowania dokumentu rozliczenia (kompensaty) jest dostępna dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa. Program podczas księgowania kompensat z listy rozliczonych dokumentów będzie sprawdzał czy przypadkiem dokumenty kompensaty nie były księgowane z listy kompensat. W przypadku księgowania pozycji uwzględnionych i zaksięgowanych na liście dokumentów kompensaty zostanie wygenerowany odpowiedni komunikat.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Na Formularzu dokumentu wyliczone pola nie są edytowalne. Jedyne, co użytkownik może zrobić (do chwili zaksięgowania dokumentu), to wskazać konta, na jakie będzie księgowany dokument rozliczenia.

Z poziomu formularza możliwe jest podglądnięcie dokumentów, które zostały ze sobą rozliczone (skompensowane). Obok konkretnych dokumentów znajdują się przyciski z lupką, których wciśnięcie spowoduje wyświetlenie odpowiedniego formularza.

Po zaksięgowaniu dokumentu rozliczenia (kompensaty), na formularzu pojawia się odniesienie do zapisu, znajdującego się w dzienniku księgowym zaksięgowanego dokumentu – użytkownik ma możliwość podglądu wygenerowanych dekretów.

Wydruk potwierdzenia kompensaty

Z poziomu listy Dokumenty rozliczone dostępne są 2 wydruki kompensaty:

• Z poziomu wyedytowanego formularza dostępny jest wydruk kompensaty z dwoma różnymi podmiotami np. firma ABC robi kompensatę dla kontrahentów X i Y.
• Po dodatkowym ograniczeniu listy rozliczeń zaznaczeniem parametru Tylko kompensaty oraz określeniu Waluty i Kontrahenta, dostępny jest również wydruk potwierdzenia kompensaty, który przedstawia z jednej strony skompensowane należności (podsumowane), z drugiej strony skompensowane zobowiązania (podsumowane) i zakończony jest kwotą pozostającą do rozliczenia. Wydruk ten dotyczy tylko kompensat dokumentów pochodzących z Preliminarza płatności, czyli nie bierze pod uwagę kompensaty KP z KW. Ponadto, jeżeli np. FS została skompensowana z FZ to na wydruku dokument FZ zostanie pokazany tylko raz z kwotą sumaryczną.