System umożliwia definiowanie schematów księgowych także dla:

• Amortyzacji, ulepszenia, przeszacowania, otrzymania i likwidacji środków trwałych,
• Deklaracji,
• Delegacji,
• Listy płac,
• Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty,
• Różnic kursowych, różnic kursowych MW, rozliczeń, kompensat,
• Ewidencji przychodów i kosztów.

Etapy definiowania schematów dla w/w typów dokumentów są dokładnie takie same jak przy definiowaniu schematów dla dokumentów handlowych, magazynowych itp.

Różnice dotyczą tylko identyfikatorów opisów, makr dat księgowań, warunków oraz identyfikatorów kwot, dostępnych przy tworzeniu nagłówka schematu oraz jego pozycji.

Przystępując do definiowania schematu, którym będą księgowane raporty kasowe oraz bankowe, należy wybrać typ schematu Raporty kasa/bank.

Zasady zakładania schematów dla raportów kasowych oraz bankowych są prawie identyczne jak dla dokumentów handlowych, dokumentów Rejestru VAT.

Definiowanie nagłówka schematu księgowań

Na liście Schematy księgowe przycisk  Dodaj wywołuje formularz schematu księgowego.

Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:

Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. BANK. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów.

Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. BANK.

Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych, tzw. drop-down.

Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Nie zaznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.

Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.

Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.

Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk  uruchamiającego Wizarda.  Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.

Wizard – Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski:

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Waluta, Rachunek.

– zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Opis], pozwalającą na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.

Warunkiem może być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Rachunek:
  • Symbol – @Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
  • Nazwa – @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu.
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nazwy i symbolu wyświetlana jest lista, z której można skorzystać i wartość zostanie odpowiednio przypisana.

Wizard – Opis w nagłówku schematu księgowań

Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanego raportu kasowo/bankowego. Poniżej okno wizarda nagłówka Opis.

Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Waluta, Rachunek, Numer dokumentu

– zatwierdza wybrany identyfikator opisu

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę Warunek pozwalająca na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jego zatwierdzenia poprzez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro np. @Dokumenty, jeżeli wybraliśmy Numer dokumentu.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Numer dokumentu – w ramach którego dostępne są następujące makra:
  • Obcy – symbol @DokObcy – odwołuje się do numeru obcego raportu wprowadzonego w nagłówku raportu,
  • Wewnętrzny – symbol @NumerPelny – odwołuje się do numeru raportu nadawanego przez program automatycznie.
• Rachunek – w jego ramach dostępne są dwa makra:
  • Symbol – symbol @Rachunek – odwołuje się do kodu rejestru,
  • Nazwa – symbol @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
• Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.

Formularz posiada dwie zakładki:

[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań.

[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.

Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne]

Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:

• Symbol – symbol schematu księgowań,
• Nazwa – nazwa schematu księgowań,
• Dziennik – dzienniki księgowań, w którym będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty,
• Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty,
• Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument,
• Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego,
• Księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.

Formularz posiada grupy przycisków.

Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:

 Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.

 Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgowań z możliwością dokonania zmian.

 Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.

   – Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.

Grupa druga zawiera przyciski:

 – Sprawdzanie poprawności działania schematu.

 – Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań – (alternatywnie można używać kombinacji klawiszy <CTRL>+<ENTER>).

 – Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu.

W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.

Formularz wyposażono w następujące pola:

• Konta księgowe Wn i Ma,
• Podział na słowniki,
• Podział na kategorie,
• Kwota,
• Rozrachunek,
• Księgowanie walutowe (dla użytkowników modułu Księga Handlowa Plus),
• Opis,
• Warunek zadziałania schematu księgowań.

Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn i Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:

• Konta – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
• Konto kasy (rachunku) – konto przypisane na rejestrze kasowo/bankowym – symbol @KontoRach
• Konto przeciwstawne – konto lub jego część przypisana na zapisie kasowo/bankowym – symbol @KontoPrzeciw.

W najprostszym przypadku schemat księgowy dla raportu kasowego będzie zawierał dwie pozycje (przychód, rozchód), gdzie z jednej strony będzie odwołanie do konta księgowego z rejestru kasowo/bankowego, a z drugiej strony odwołanie do konta przeciwstawnego z zapisu kasowo/bankowego.

• Kategoria – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w księgowanym dokumencie – symbol @KatKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w księgowanym dokumencie – symbol @KatKontoMa.
• Podmiot
  • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
• Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
  • Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
  • Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
  • Konto Wn kategorii – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
  • Konto Ma kategorii – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
  • Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
  • Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma.

Jeżeli konta takie jak 202 Rozrachunki z dostawcami oraz 201 Rozrachunki z odbiorcami mają nadany status kont słownikowych, wtedy w Wizardzie elementu, w polu Konto Wn lub Konto Ma wystarczy wprowadzić konto syntetycznie oraz wybrać parametr Podział na słowniki – Podmioty. Program automatycznie dokona księgowania na właściwe konto analityczne.

Księgowanie z podziałem na kategorie – parametr zaznaczamy, gdy w oparciu o kategorie mają być tworzone odrębne dekrety księgowe.

Parametr Księgowanie walutowe – dostępny tylko w przy aktywnym module Księga Handlowa Plus. Pozwala na zaksięgowanie zapisu kasowego na konto walutowe np. na konto kontrahenta zagranicznego. Dodatkowo, jeśli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest zaznaczony parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych, to podczas księgowania zostanie utworzone konto analityczne kontrahenta z oznaczeniem symbolu waluty np. 202-ABC-EURO.

Parametr Rozrachunek – zaznaczenie parametru na pozycji, gdzie użyto konto rozrachunkowe, powoduje, że po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki. Pozwoli to na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty

Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą parametrów:

Współczynnik – pozwala na zaksięgowanie kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.

Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot dokumentu kasowego lub bankowego. Podzielone zostały na grupy: Wartość, Kwota, Kwoty dodatkowe.

• Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty,
• Identyfikatory kwot z grupy Kwota to: Przychód, Rozchód, Rozliczenia,
• Identyfikator kwot z grupy Kwoty dodatkowe to Kwota.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Warunek] i [Opis], pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis

Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanego dokumentu kasowo/bankowego.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek] pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.

Formularz Opis posiada  dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu.

Opisami mogą być:

• Waluta
  • Dokumentu – symbol @Waluta
  • Rozliczenia – symbol @RozliczenieWaluta
• Nr dokumentu
  • Numer obcy – @DokObcy – odwołuje się do pola numer obcy z dokumentu KP, KW
  • Numer wewnętrzny – @NumerPelny – odwołuje się do automatycznie nadawanego numeru pozycji, np. KP/0001/2001/KASA.
• Rachunek
  • Symbol – @Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
  • Nazwa – @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
• Opis – symbol @Opis
• Kategoria
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaSzczegol
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolna
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpis.
• Symbol dokumentów – @SymbolDok
• Podmiot
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu.
• Kwoty dodatkowe
  • Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
  • Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
  • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
  • Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
  • Waluta – @DodatWaluta
  • Opis – @OpisDodat
  • Opis2 – @Opis2Dodat.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego

Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę  i uruchamiając wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Warunkiem może być:

• Waluta
  • Dokumentu – symbol @Waluta
  • Rozliczenia – symbol @RozliczenieWaluta
• Rachunek
  • Symbol – @Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
  • Nazwa – @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
• Konta
  • Konto kasy (rachunku) – symbol @KontoRach – można uzależnić zadziałanie pozycji schematu od konkretnego numeru konta księgowego, znajdującego się na rejestrze kasowo/bankowym,
  • Konto przeciwstawne – symbol @KontoPrzeciw – można uzależnić zadziałanie pozycji schematu od konkretnego numeru konta księgowego, znajdującego się na zapisie kasowo/bankowym,
  • Czy jest konto przeciwstawne – symbol @JestKontoPrzeciw – możliwość zaksięgowania tylko niektórych pozycji przy użyciu makra @KontoPrzeciw np. @JestKontoPrzeciw=’TAK’ – tylko jeśli jest wypełnione, w pozostałych wypadkach pomijaj, @JestKontoPrzeciw=’NIE’– zawsze.
• Opis – symbol – @Opis
• Kategoria
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaSzczegol
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolna
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpis
  • Konto Wn kategorii – symbol @KatKontoWn
  • Konto Ma kategorii – symbol @KatKontoMa.
• Symbol dokumentu – symbol @SymbolDok
• Kwota
  • Przychód – symbol @Przychod
  • Rozchód – symbol @Rozchod.
    
• Podmiot
  • Kod podmiotu – @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – @TypPodmiotu
  • Konto odbiorcy – @KontoPodmiotuOdb
  • Konto dostawcy – @KontoPodmiotuDost.
• Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
• Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
  • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
  • Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
  • Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
  • Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
  • Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
  • Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
  • Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
  • Waluta – symbol @DodatWaluta
  • Opis -symbol @OpisDodat
  • Opis2 – symbol @Opis2Dodat.

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu.    

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku niektórych funkcji konieczne jest wpisanie wartości „z ręki”, ale większość można przypisać przez wybór z wyświetlanej listy.

Po zaakceptowaniu, wyświetlane jest okno pokazujące zdefiniowane parametry danego elementu schematu. Ich ostateczne zapisanie następuje przez wybranie przycisku  Zapisz.

Dokumentom wprowadzanym bezpośrednio do Rejestru VAT przypisano typy schematów: Rejestr Sprzedaży VAT oraz Rejestr Zakupu VAT. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania, za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi. Wyjątkiem są faktury VAT wprowadzone w module Faktury, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Jeśli użytkownik nie korzysta z tego parametru, a korzysta z modułów Faktury oraz Handel, schematy tego typu będą dotyczyć jedynie faktur kosztowych oraz faktur dokumentujących zakup środka trwałego, ponieważ faktur związanych z tego rodzaju operacjami nie wprowadza się ani do modułu Faktury ani do modułu Handel.

Przystępując do definiowania schematu dla dokumentów kosztowych w polu Typy schematów wybieramy typ Rejestr zakupów VAT.

Ikona  Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy, przystępujemy do definiowania nagłówka schematu.

Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:

Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów.

Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY.

Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych tzw. drop-down.

Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.

Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.

Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.

Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk  uruchamiający Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.

Wizard Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmiotu, Typ zaliczkobiorcy.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalająca na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.

Warunkiem może być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Opis – symbol @Opis
• Rejestr – symbol @Rejestr
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Nag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
• Dokument Wewnętrzny – symbol @Wewnetrzna – pozwala na wyodrębnienie, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewnętrznych.
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPodmiotu
  • Typ – symbol @TypPodmiotu
  • Konto odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto dostawcy – symbol @KontoPodmiotuDost
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
  • Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
  • Kod – symbol @KodPlatnika
  • Typ – symbol @TypPlatnika
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

Elementy definicji
Łącznik		Funkcje			Operator		Wartość
Symb.	Opis	Nazwa	Symb.	Opis	Symb.	Relacja
AND OR	I LUB	Waluta	@Waluta	Symbol waluty Faktury VAT	= > < >= <= < > zawiera nie zawiera	Równa się Mniejszy Większy Mniejszy lub równy Większy lub równy Różny	Jedna z walut wprowadzonych w  Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
		Opis	@Opis	Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii			Dowolna wartość wprowadzona "z ręki"
		Rejestr	@Rejestr	Decyduje, czy schemat ma dotyczyć księgowania faktur z wybranego rejestru			Wybór z listy rejestrów VAT
		Kategoria szczegółowa	@KategoriaNag	Kod kategorii szczegółowej			Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
		Kategoria Ogólna	@KateoriaOgólnaNag	Kod kategorii ogólnej			Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Opis kategorii	@KategoriaOpisNag	Opis kategorii			Opis kategorii ze słownika
		Konto Wn kategorii	@KatNag KontoWn	Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto Ma kategorii	@KatNagKontoMa	Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Dokument wewnętrzny	@Wewnętrzna	Pozwala wyodrębnić, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewn.			Wybór: Tak, Nie
		Płatność VAT w PLN	@PlatnoscVatPLN	Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego			Wybór: Tak, Nie
		Kod Podmiotu	@KodPodmiotu				Wartość wprowadzona "z ręki"
		Typ Podmiotu	@KodPodmiotu				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto odbiorcy	@KontoPodmiotuOdb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
		Konto dostawcy	@KontoPodmiotuDost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
		Typ Zaliczkobiorcy	@TypZaliczkobiorcy				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto płatnika 1	@KontoPlatnikaOdb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto płatnika 2	@KontoPlatnikaDost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kod Płatnika	@KodPlatnika				Wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Płatnika	@TypPlatnika				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy

Wizard Opisu w nagłówku schematu księgowań

Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.

Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda.

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Warunek], pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia po przez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Numer Faktury Zakupu – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
• Opis faktury – mechanizm Opis – @Opis
• Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
• Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są cztery parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPodmiotu
  • Typ – symbol @TypPodmiotu
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPlatnika
  • Typ – symbol @TypPlatnika
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)

Dane pobierane są z księgowanej Faktury rejestru VAT i tak:

• Nr dokumentu pobierany jest z pola
• Opis z pola znajdującego się obok pola Kategoria.
• Identyfikator księgowy – pobierany jest z pola Id. Księgowy.
• Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).
• Kod podmiotu pobierany jest z pola
• Typ podmiotu pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu.
• Waluta pobierana jest z zakładki [Waluta].

Definiowanie elementu w schemacie księgowań

Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.

Formularz posiada dwie zakładki:

[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań

[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.

Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne].

Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:

• Symbol – symbol schematu księgowań.
• Nazwa – nazwa schematu księgowań.
• Dziennik – dzienniki księgowań, w których będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty.
• Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty.
• Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument.
• Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego.
• Parametr – księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.

Formularz posiada trzy grupy przycisków.

Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:

 Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.

 Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian.

Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.

   – Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.

Grupa druga zawiera przyciski:

 Sprawdzanie poprawności działania schematu.

 Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań.

 Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu.

W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.

Formularz wyposażono w następujące pola:

• Konta księgowe Wn i Ma,
• Podział na słowniki,
• Podział na kategorie,
• Kwota,
• Rozrachunek,
• Księgowanie walutowe – pole widoczne przy aktywnym module Księga Handlowa Plus dla typów dokumentów walutowych,
• Opis,
• Warunek zadziałania schematu księgowań.

Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn i Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:

• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Kategoria2 pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
  • Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
• Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego.
• Wartość niematerialna i prawna – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej.

• Podmiot
  • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
• Płatnik
  • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód  lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
  • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
• Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
  • Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
  • Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
  • Konto Wn kategorii – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
  • Konto Ma kategorii – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
  • Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
  • Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na zakładce [Dodatkowe] kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma

Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. faktury kosztowej).

Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Środki Trwałe, Płatnicy.

Typ Środek trwały – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą środków trwałych mogą być zakładane automatycznie w oparciu o rodzaj środka trwałego lub w oparciu grupę i rodzaj środka trwałego. Chcąc uzyskać jeden z wymienionych efektów, zakładając konto księgowe np. 010 Środki Trwałe, należy nadać mu status konta słownikowego – Środki Trwałe. Wówczas konta analityczne do konta syntetycznego 010 zakładane będą dla konkretnych środków trwałych. Dodatkowo, zaznaczenie parametru Wg grup spowoduje zakładanie kont analitycznych w strukturze dwupoziomowej. Poziom pierwszy będą stanowić konta analityczne wg grup środków trwałych. Drugi poziom – konta analityczne wg konkretnych środków trwałych.

Typ Podmioty – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych wg środków trwałych oraz wg ich grupy, pozwala na automatyczne zakładania kont księgowych wg kontrahentów, pracowników i wspólników, banków, urzędów oraz towarów.

Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP/PESEL, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał użytkownik musi:

W menu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP/PESEL, Identyfikator liczbowy).

W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca, opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne, kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em/PESEL-em lub Identyfikatorem).

Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.

Typ Zaliczkobiorcy – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, słowniki wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:

• Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym, powiązanym ze słownikiem pracowników
• Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.

Typ Płatnicy – odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy warunków.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty

Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów:

Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.

Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury będących odpowiednikami kwot w rejestrze VAT. Podzielone zostały na grupy:

Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty.

• Identyfikatory kwot z grupy Netto to całkowita kwota netto z faktury, a także wartości netto w poszczególnych stawkach.
• Identyfikatory kwot z grupy Brutto to między innymi: Brutto razem, Brutto 3% itd.
• Identyfikatory kwot z grupy VAT to łączna kwota VAT, a także w poszczególnych stawkach i kwota VAT w PLN po kursie do VAT z faktury w walucie obcej dla kontrahenta krajowego.
• Identyfikatory kwot z grupy Akcyza to kwota akcyzy.
• Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
• Identyfikatory kwot z grupy Środki Trwałe i WNiP to: wartość kosztowa i wartość bilansowa.
• Identyfikatory kwot z grupy Kwoty dodatkowe to kwota przypisana na dokumencie.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki Warunek i Opis, pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis

Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek], pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.

Formularz Opis posiada dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku   Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Nr faktury – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
• Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
• Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
• Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
• Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Kategoria pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.
• Kategoria2 pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
  • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
  • Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem.
• Płatności – w ramach których dostępny jest parametr: Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
• Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Nr inwentarzowy – symbol @ST_NrInwent
  • Nazwa – symbol @ST_Nazwa
  • Grupa – symbol @ST_Grupa
  • KŚT – @ST_KST
  • Kategoria szczegółowa – @KategoriaST
  • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaST
  • Opis kategorii – @KategoriaOpisST.
• Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Nr inwentarzowy – @WNP_NrInwent
  • Nazwa – symbol @WNP_Nazwa
  • Grupa – symbol @WNP_Grupa
  • Kategoria szczegółowa – @KategoriaWNP
  • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaWNP
  • Opis kategorii – @KategoriaOpisWNP.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik– w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
  • Typ płatnika – symbol @TypPlatnika.
• Kwoty dodatkowe – w ramach których dostępne są:
  • Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
  • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
  • Opis kategorii – @OpisDodat
  • Waluta – @DodatWaluta
  • Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
  • Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
• Opis kategorii2 – @Opis2Dodat.
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
• Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego

Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę  i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalna liczba znaków 2000), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

– udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Warunkiem może być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Opis – symbol @Opis
• Rejestr – symbol @Rejestr
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Kategoria2 pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
  • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
  • Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem
  • Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
  • Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
• Płatności – w ramach, którego dostępny jest następujący parametr:
  • Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
  • Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
• Dokument wewnętrzny– symbol @Wewnetrzna
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
• Odliczenia VAT – symbol @Odliczenia
• Rodzaj zakupu/sprzedaży – symbol @RodzajZakupu/ @RodzajSprzedazy
• Środek trwały – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Nr inwentarzowy,
  • Nazwa,
  • Grupa,
  • KŚT,
  • Kategoria szczegółowa,
  • Kategoria ogólna,
  • Opis kategorii,
  • Konto Wn kategorii,
  • Konto Ma kategorii.
• Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Nr inwentarzowy,
  • Nazwa,
  • Grupa,
  • Kategoria szczegółowa,
  • Kategoria ogólna,
  • Opis kategorii,
  • Konto Wn kategorii,
  • Konto Ma kategorii.
• Podmiot – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPodmiotu
  • Typ – symbol @TypPodmiotu
  • Konto Odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto Dostawcy– symbol @KontoPodmiotuDost
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
  • Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
  • Kod – symbol @KodPlatnika
  • Typ – symbol @TypPlatnika.
• Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
  • Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
  • Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
  • Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
  • Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
  • Opis – symbol @OpisDodat
  • Waluta – symbol @DodatWaluta
  • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
  • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
  • Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
  • Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
  • Opis2 – symbol @Opis2Dodat.
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii, dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych również mamy możliwość wyboru odpowiedniej wartości z wyświetlanej listy.

Pod pojęciem dokumentów handlowych rozumiemy dokumenty wystawiane bądź wprowadzane do modułu Faktury. Są to Faktury Sprzedaży, paragony oraz Faktury Zakupu. Z dokumentami handlowymi związane są następujące typy schematów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, Paragony, Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży, Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.

Dokumenty magazynowe to: PZ, WZ, PW, RW, MM, WKA, PKA, Tax Free. Są one ściśle związane z modułem Handel. Do każdego z wymienionych typów dokumentów przypisany jest odrębny typ schematu księgowań i tak:

• Typ schematu dla dokumentów PZ to Przyjęcia zewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów WZ to Wydania zewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów PW to Przyjęcia wewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów RW to Rozchody wewnętrzne,
• Typ schematu dla dokumentów MM to Przesunięcie międzymagazynowe,
• Typ schematu dla dokumentów WKA to Wydanie kaucji,
• Typ schematu dla dokumentów PKA to Przyjęcia kaucji,
• Typ schematu dla dokumentów Tax Free to Tax Free.

Sposób budowania schematu dla wszystkich powyższych typów jest jednakowy. W punkcie tym omówione zostanie definiowania schematu księgowego na przykładzie wzorca o typie Faktury Sprzedaży.

Schemat księgowań posiada strukturę analogiczną do budowy zapisów księgowych – składa się z nagłówka oraz pozycji.

Nagłówek wzorca odpowiada nagłówkowi zapisu księgowego, pozycja schematu – pozycji w zapisie księgowym, czyli pojedynczemu dekretowi.

Przykład definiowania schematu o typie Faktury Sprzedaży:

Przystępując do definiowania schematu dla Faktur Sprzedaży w polu Typy schematów wybieramy typ Faktury Sprzedaży.

Ikona  Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy. Przystępujemy do definiowania nagłówka schematu.

Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:

Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ. Symbol musi być unikalny w ramach danego typu dokumentów.

Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ TOWARÓW HANDLOWYCH.

Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych, tzw. drop-down.

Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.

Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.

Pobierz datę księgowania z Konfiguracji  – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany typ dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą. Przy dodawaniu nowego schematu księgowań parametr ten jest domyślnie zaznaczony.

Jeżeli parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji nie zostanie zaznaczony, wówczas użytkownik ma możliwość określenia daty księgowania bezpośrednio na schemacie księgowań, właściwej dla danego typu dokumentu.

W takim przypadku przycisk Data księg. i pole do wpisania makra są aktywne. Data księgowania może zostać wówczas bezpośrednio wpisana „z ręki”. Data księgowania może zostać również wybrana z listy po naciśnięciu przycisku Data księg. Wyświetlana lista wyboru jest zależna od typu schematu księgowań, a dostępne wartości zostały przedstawione w Tabeli poniżej.

Typ schematu księgowań	Dostępne daty	Źródło daty	Makro
Amortyzacja Likwidacja Otrzymanie Przeszacowanie Ulepszenie Środka Trwałego	Data operacji	pole Data operacji na dokumencie środka trwałego	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/Data bieżąca	@DataBiezaca
Deklaracje	Data deklaracji	ostatni dzień miesiąca, za który liczona jest deklaracja np. dla deklaracji za 01.2011 będzie to data 31.01.2011	@DataDeklaracji
	Termin płatności	termin płatności, termin złożenia deklaracji np. dla VAT-7 za 01.2011 będzie to 25.02.2011	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Delegacje	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
	Data rozpoczęcia delegacji	pole od z sekcji Czas trwania delegacji	@DataRozpoczeciaDelegacji
	Data zakończenia delegacji	pole do z sekcji Czas trwania delegacji	@DataZakonczeniaDelegacji
	Data rozliczenia delegacji	pole Data rozliczenia delegacji	@DataRozliczeniaDelegacji
Ewidencja kosztów, Ewidencja przychodów	Data zapisu	pole Data zapisu na dokumencie	@DataZapisu
	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data operacji	pole Data operacji na dokumencie	@DataOperacji
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Faktury Sprzedaży, Paragony Rejestr Sprzedaży VAT	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data sprzedaży	pole Data sprzedaży na dokumencie	@DataOperacji
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	Menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
	Data obowiązku podatkowego	pole Obowiązek podatkowy na dokumencie	@DataObowPodat
Dokumenty Wewnętrzne sprzedaży	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data sprzedaży	pole Data sprzedaży na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Dokumenty Wewnętrzne zakupu	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data wpływu	pole Data wpływu na dokumencie	@DataWplywu
	Data zakupu	pole Data zakupu na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Faktury Zakupu, Rejestr Zakupów VAT	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data wpływu	pole Data wpływu na dokumencie	@DataWplywu
	Data zakupu	pole Data zakupu na dokumencie	@DataOperacji
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
	Data obowiązku podatkowego	pole Obowiązek podatkowy na dokumencie	@DataObowPodat
	Data prawa do odliczenia	pole Prawo do odliczenia na dokumencie	@DataPrawoOdlicz
Dokumenty kompensat	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Lista płac	Data wypłaty	pole Data wypłaty na dokumencie	@DataWyplaty
	Okres wypłaty	pole Okres do na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Noty odsetkowe	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Termin płatności	pole Termin płatności na dokumencie	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Noty odsetkowe KH	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Termin płatności	pole Termin	@TerminPlatnosci
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Ponaglenie zapłaty	Data dokumentu	pole Data dokumentu	@DataDok
	Termin płatności odsetek	pole Termin płatności odsetek	@TerminPlatosciOdsetki
	Termin płatności kosztów dodatkowych	pole Termin płatności dla kosztów dodatkowych	@TerminPlatnosciKoszty
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Przesunięcia międzymagazynowe, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Przyjęcia kaucji, Przyjęcia zewnętrzne	Data wpływu	pole Data wpływu na dokumencie	@DataWplywu
	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data przyjęcia	pole Data przyjęcia na dokumencie	@DataOperacji
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
PW produkcyjne	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data przyj. prod.	pole Data przyj. prod.	@DataOperacji
	Data rozch. skł.	pole Data rozch. skł.	@DataRozch
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Raporty kasa/bank	Data zamknięcia	pole Data zamknięcia na dokumencie	@DataZamkn
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Rozliczenia, Różnice kursowe, Różnice kursowe MW	Data rozliczenia	pole Data rozliczenia na dokumencie	@DataRozlicz
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
RW produkcyjne	Data rozchodu	pole Data rozchodu	@DataRozch
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca
Wydania kaucji, Wydania zewnętrzne	Data wystawienia	pole Data wystawienia na dokumencie	@DataWyst
	Data wydania	pole Data wydania na dokumencie	@DataWydania
	Data bieżąca	menu: Narzędzia/ Data bieżąca	@DataBiezaca

Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk  uruchamiającego Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.

Okno Warunek zadziałania schematu księgowego pozwala na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Kreatora schematu:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmioty, Typ zaliczkobiorcy itp.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

– tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalającą na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.

Warunkiem może być:

• Waluta – symbol @Waluta,
• Opis – symbol @Opis,
• Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza,
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu),
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne jest pięć parametrów:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPodmiotu
  • Typ – symbol @TypPodmiotu
  • Konto odbiorcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto dostawcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Przychód – symbol @KontoPlatnikaOdb
  • Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce Dodatkowe w polu Rozchód – symbol @KontoPlatnikaDost
  • Kod – symbol @KodPlatnika
  • Typ – symbol @TypPlatnika
• Magazyn – symbol @Magazyn
• Faktury zaliczkowe – symbol @CzyZaliczkowa
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy. Możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i Wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.

Symb.	Opis	Nazwa	Symb.	Opis	Symb.	Relacja
AND OR	I LUB	Waluta	@Waluta	Waluta dokumentu	"=" ">" "<" ">=" "<=" "< >" zawiera nie zawiera	Równa się Większy Mniejszy Większy lub równy Mniejszy lub równy Różny	Symbol waluty wprowadzonej w konfiguracji programu
		Opis	@Opis	Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii			Dowolna wartość wprowadzona „z ręki”
		Korekta zbiorcza	@KorektaZbiorcza	Faktura jest korektą zbiorczą			Tak, Nie
		Płatność VAT w PLN	@PlatnoscVatPLN	Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego			Tak, Nie
		Kategoria szczegółowa	@KategoriaNag	Kod kategorii szczegółowej			Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
		Kategoria Ogólna	@KategoriaOgolnaNag	Kod kategorii ogólnej			Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Opis kategorii	@KategoriaOpisNag	Opis kategorii ogólnej			Opis kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Konto Wn kategorii	@KatNagKontoWn	Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto Ma kategorii	@KatNagKontoMa	Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kod Podmiotu	@KodPodmiotu				Wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Podmiotu	@TypPodmiotu				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto odbiorcy	@KontoPodmiotuOdb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto dostawcy	@KontoPodmiotuDost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Zaliczkobiorcy	@TypZaliczkobiorcy				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto płatnika 1	@KontoPlatnikaOdb	Konto wprowadzone na karcie płatnika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto płatnika 2	@KontoPlatnikaDost	Konto wprowadzone na karcie płatnika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Magazyn	@Magazyn				Wybór z listy magazynów
		Fa zaliczkowe	@CzyZaliczkowa				Tak, Nie, Finalna
		Wartość atrybutu	@Dok_Atrybut	Atrybut wybrany na fakturze o typie kontrahent lub dokument			Wybór z listy atrybutów dla kontrahenta lub dokumentu o wartości wprowadzonej „z ręki”

Wizard Opisu w nagłówku schematu księgowań

Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.

Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę Warunek pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia poprzez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
• Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
• Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
• Magazyn – symbol @Magazyn
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut
• Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

  

Dane pobierane są z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:

• Nr dokumentu – pobierany jest z pola Dokument
• Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
• Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa – pobierane są z pola Kategoria, wktórym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik)
• Kod podmiotu – pobierany jest z pola Kontrahent
• Typ podmiotu – pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu
• Magazyn – jest pobierany zgodnie z polem Magazyn.

Definiowanie elementu w schemacie księgowań

Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.

Formularz posiada dwie zakładki:

[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań

[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.

Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne]

Formularz zakładki swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek z polami:

• Symbol – symbol schematu księgowań
• Nazwa – nazwa schematu księgowań
• Dziennik – dzienniki księgowań, w którym będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty
• Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty
• Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument
• Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego
• Parametr – Księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.

Formularz posiada dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:

 Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań

 Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian

 Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań

    – Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji tzn., jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście to opcja w górę jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja w dół jest nieaktywna.

Grupa druga zawiera przycisk:

 Sprawdzanie poprawności działania schematu

W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.

Formularz wyposażono w następujące pola:

• Konta księgowe Wn i Ma,
• Podział na słowniki,
• Podział na kategorie,
• Kwota,
• Opis,
• Warunek zadziałania schematu księgowań,
• Rozrachunek,
• Księgowanie walutowe – pole to jest widoczne przy włączonym module Księga Handlowa Plus i dostępne tylko dla tych schematów, które wykorzystują kwoty w walucie.

Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola konto Wn i Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu następującymi makrami:

• Kategoria dokumentu – w ramach której dostępne są dwa parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Podmiot:
  • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb,
  • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
• Płatnik:
  • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb,
  • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], wpolu Rozchód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
• Magazyn:
  • @KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu wybranego w nagłówku dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcia międzymagazynowe),
  • @KontoElemMagazyn – odwołuje się do konta wybranego na pozycji dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcie międzymagazynowe),
  • @KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu określonego na dokumencie Przesunięcie międzymagazynowe jako magazyn źródłowy (w schemacie o typie Przesunięcia międzymagazynowe),
  • @KontoMagDocelowy – odwołuje się do konta magazynu wybranego na dokumencie Przesunięcie międzymagazynowe jako magazyn docelowy (w schemacie o typie Przesunięcie międzymagazynowe).

Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. Faktury Sprzedaży).

Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Towary oraz Płatnicy.

Typ Towar – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą towarów mogą być zakładane automatycznie w oparciu o grupy towarowe oraz o rodzaj asortymentu. Jeżeli użytkownik chce uzyskać taki efekt, zakładając konto księgowe np. 730 Sprzedaż towarów, powinien nadać mu status konta słownikowego Towary z podziałem na grupy. Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.

Typ Podmioty – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla Kontrahentów, Pracowników, Wspólników, Banków, Urzędów.

Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał Użytkownik musi:

W menu Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP, Identyfikator liczbowy).

W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em, lub Identyfikatorem).

Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.

Typ Zaliczkobiorcy – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe i słowniki, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:

• Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym powiązanym ze słownikiem pracowników,
• Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.

Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy też warunków.

Typ Płatnicy odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Parametr Księgowanie walutowe- dostępny tylko w przy aktywnym module Księga Handlowa Plus. Pozwala na zaksięgowanie faktury na konto walutowe np. na konto kontrahenta zagranicznego. Jeśli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest zaznaczony parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych, wówczas podczas księgowania zostanie utworzone konto analityczne kontrahenta z oznaczeniem symbolu waluty np. 202-ABC-EURO.

Parametr Rozrachunek – zaznaczenie parametru na pozycji, gdzie użyto konto rozrachunkowe, powoduje, że po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki. Pozwoli to na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty

Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów:

Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działanie typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.

Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury. Podzielone zostały na grupy: Wartość, Pozycje, Kwoty VAT, Płatności oraz Fa Finalne:

• Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty,
• Identyfikatory kwot z grupy Pozycje to: Wartość netto, Wartość brutto, Wartość akcyzy. Są związane z elementami faktury

  

• Identyfikatory kwot z grupy Kwoty VAT to między innymi: Netto razem, Netto nie podlega, Netto zwolnione, Netto 0%, Netto 3%, Akcyza. Są to łączne kwoty z nagłówka faktury.

• Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
• Identyfikatory kwot z grupy Fa finalne to Zaliczki netto, Zaliczki brutto, zaliczki VAT (tylko dla faktur sprzedaży).
• Dla faktur zakupu dostępna jest jeszcze Kwota celna.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Warunek] i [Opis], pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis

Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek] pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub  definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.

Poniżej okno Wizarda pozycji schematu księgowań Opis.

Formularz Opis posiada w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię.szczegółową

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

 – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
• Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
• Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.

• Płatności – Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
  • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
  • Typ płatnika – symbol @TypPlatnika
• Towar – symbol @NazwaTowaru
• Magazyn – symbol @Magazyn
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
• Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (opis dostępny tylko dla faktur zakupu)

• Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

Dane pobierane są między innymi z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:

• Nr dokumentu pobierany jest z pola Dokument
• Kod podmiotu pobierany z pola Kontrahent
• Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
• Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Warunek zadziałania elementu schematu księgowego

Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub ikonę  i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski co na oknie Opis.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Warunkiem może być:

• Waluta – @Waluta
• Opis – symbol @Opis
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu)
• Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży)
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są parametry:
  • Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Elem
  • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
  • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
  • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Płatności – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
  • Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Kod – symbol @KodPodmiotu
  • Typ – symbol @TypPodmiotu
  • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
  • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
  • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
  • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
  • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], w polu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost
  • Kod – symbol @KodPlatnika
  • Typ – symbol @TypPlatnika.
• Magazyn – symbol @Magazyn.
• Fa zaliczkowe – (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży) w ramach, których dostępne są następujące parametry:
  • Faktura zaliczkowa – symbol @CzyZaliczkowa =’TAK’
  • Faktura finalna do zaliczkowej – symbol @CzyZaliczkowa =’FINALNA’
  • Faktura zwykła – symbol @CzyZaliczkowa =’NIE’.
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
• Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (warunek dostępny tylko dla faktur zakupu)

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

• Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”)
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii.

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

Elementy definicji
Łącznik		Funkcja			Operator		Wartość
Symb.	Opis	Nazwa	Symb.	Opis	Symb.	Relacja
AND OR	I LUB	Waluta	@Waluta	Symbol waluty Faktury VAT			Jedna z walut wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
		Opis	@Opis	Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii			Dowolna wartość wprowadzona „z ręki
		Płatność VAT w PLN	@PlatnoscVatPLN	Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego	=	Równa się	Tak, Nie
		Korekta zbiorcza	@KorektaZbiorcza	Dokument jest korektą zbiorczą	>	Większy	Tak, Nie
		Kategoria dokumentu szczegółowa	@KategoriaNag	Kod kategorii szczegółowej	<	Mniejszy	Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
		Kategoria dokumentu ogólna	@Kategoria OgolnaNag	Kod kategorii ogólnej	>=	Większy lub równy	Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Opis kategorii	@KategoriaOpis Nag	Opis kategorii ogólnej	<=	Mniejszy lub równy	Opis kategorii ze słownika kategorii
		Konto Wn kategorii	@KatNagKonto Wn	Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentu	<>	Różny	Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto Ma kategorii	"@"KatNag Konto Ma	Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentu			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kategoria pozycji szczegółowa	@Kategoria Elem	Kod kategorii szczegółowej pozycji dokumentu			Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
		Kategoria pozycji ogólna	"@"Kategoria OgolnaElem	Kod kategorii ogólnej pozycji dokumentu			Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
		Opis kategorii pozycji	@Kategoria OpisElem	Opis kategorii pozycji			Opis kategorii ze słownika kategorii
		Konto Wn kategorii	@KatElem KontoWn	Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentu			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto Ma kategorii	"@KatElem KontoMa	Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentu			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Waluta płatności	@WalutaPlatnosci				Wybór z listy walut lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kierunek przepływu pieniędzy	@PlatKierunek	Wpłata lub wypłata			Wartość przepisana przez wybór z listy (1 – wpłata, -1 – wypłata)
		Kod Podmiotu	@Kod Podmiotu				Wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Podmiotu	@Typ Podmiotu				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto odbiorcy	@Kontopodmiotu Odb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto dostawcy	@Kontopodmiotu Dost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Zaliczko-bior.	@TypZaliczkobiorcy				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Konto płatnika 1	@KontoPlatnikaOdb	Konto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto płatnika 2	@KontoPlatnikaDost	Konto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownika			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Kod Płatnika	@KodPlatnika				Wartość wprowadzona „z ręki”
		Typ Płatnika	@TypPlatnika				Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
		Magazyn	@Magazyn				Wybór z listy magazynów
		Docelowy	@MagDocelowy	Dotyczy tylko dokumentów Przesunięcia międzymagazynowe			Wybór z listy magazynów
		Fa zaliczkowe	@CzyZaliczkowa	Faktura zaliczkowa			Wybór z listy: Faktura zaliczkowa, Faktura finalna do zaliczkowej, Faktura zwykła
		Kwota celna	@NazwaKwotyCelnej	Nazwa kwoty celnej			Wybór z listy: Koszt transportu, Wartość akcyzy, Wartość cła
		Konto 1 elementu wymiaru	@OpisAnalitycznyKonto1('NAZWA WYMIARU')	Numer konta księgowego			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Konto 2 elementu wymiaru	@OpisAnalitycznyKonto2('NAZWA WYMIARU')	Numer konta księgowego			Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
		Ostatni element pozycji wymiaru	@OpisAnalitycznyElement('NAZWA WYMIARU')	Kod podwymiaru, kod elementu wymiaru, konto księgowe, kod kategorii lub akronim słownika			Wybór z listy elementów wymiaru
		Pozycja wymiaru	@OpisAnalitycznyPozycja('NAZWA WYMIARU')	Cała pozycja opisu analitycznego na dokumencie z pominięciem kodu wymiaru			Wybór z listy elementów wymiaru

Wizard w polu Konto

W elemencie schematu księgowego w polu Konto Wn i Konto Ma jest dostępny wizard obok kont odwołujący się do zdefiniowania dłuższych wyrażeń, np. funkcji serwerowych.

Schematy księgowań zostały podzielone na:

• Schematy księgowań dla dokumentów handlowych, magazynowych
• Schematy księgowań dla dokumentów wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru VAT
• Schematy księgowań dla dokumentów kasowych i bankowych
• Pozostałe typy schematów księgowych

Wstęp

W systemie Comarch ERP Optima zautomatyzowano księgowanie dokumentów źródłowych: Faktur Zakupu, Faktury Sprzedaży, dokumentów magazynowych (Przyjęć zewnętrznych, Wydań zewnętrznych, Przesunięć międzymagazynowych, itp.), listy płac, odpisów amortyzacyjnych itd. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi (pobierz przykładowe schematy księgowań).

Wskazówka

Schemat księgowy należy zaimportować z poziomu Księgowość/Inne/Schematy księgowe naciskając ikonę  , wskazując plik z dysku a następnie wykonując import za pomocą ikony .

Wyjątkiem są faktury VAT, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Poza tym wyjątkiem oznacza to, że: dokumenty handlowe takie jak Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, paragony księguje się z poziomu modułu Faktury, dokumenty magazynowe (Wydania zewnętrzne, Przyjęcia zewnętrzne, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne, Przesunięcia międzymagazynowe, Wydania kaucji, Przyjęcia kaucji) z poziomu modułu Handel, dokumenty kasowo/bankowe z poziomu modułu Kasa/Bank, listę płac z poziomu modułu Płace i Kadry, faktury kosztowe z poziomu Rejestru VAT. Ponadto możliwe jest automatyczne księgowanie kwot z deklaracji podatkowych (PIT-36/PIT-36S, PIT-36L/PIT-36SL, CIT-8, VAT-7, VAT-8, VAT-9M), odsetek do zapłaty z Not Odsetkowych, różnic kursowych i rozliczeń (kompensat) z modułu Kasa/Bank.

Budowa schematu księgowego swą konstrukcją przypomina budowę zapisu księgowego. Składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadającym poszczególnym dekretom księgowym.

Poniższy rozdział opisuje zasady tworzenia schematów księgowych oraz szczegółowe rozwiązania dla różnych typów dokumentów źródłowych.

Lista schematów księgowań

Budowa schematów księgowych odbywa się na poziomie menu Księgowość/ Inne/ Schematy Księgowań.

Przystępując do definiowania, użytkownik musi wybrać jeden z dostępnych typów schematów powiązanych z rodzajem dokumentów. Poniżej opis typów schematów.

Typ schematu	Opis
Amortyzacja	Automatyczne księgowanie odpisów amortyzacyjnych z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Amortyzacja)
Deklaracje	Automatyczne księgowanie kwot podatku do zapłacenia z poziomu Księgowość/ PIT-36 lub PIT-36L lub CIT- 8 lub Rejestry VAT/ Deklaracja VAT-7 lub VAT-8 lub VAT-9M
Delegacje	Automatyczne księgowanie delegacji, menu:
	Kasa/Bank /Delegacje
Dokumenty kompensat	Automatyczne księgowanie Dokumentów kompensat, menu: Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat
Dokumenty	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży, z poziomu Handel/ Inne/ Dokumenty Wewnętrzne sprzedaży
Wewn. Sprz.
Dokumenty Wewn. Zak.	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Dokumentów Wewnętrznych Zakupu, z poziomu Handel/ Inne/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu
Ewidencja kosztów	Automatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu: Rejestry VAT/ Ewidencja dodatkowa – zakładka Koszty
Ewidencja przychodów	Automatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa – zakładka Przychody
Faktury Sprzedaży	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Sprzedaży, z poziomu Handel/ Faktury Sprzedaży
Faktury Zakupu	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Zakupu, z poziomu Handel/ Faktury Zakupu
Likwidacja Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów likwidacji środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Likwidacja)
Lista płac	Automatyczne rozksięgowanie kwoty z listy płac, z poziomu Płace i Kadry/ Listy płac
Nota odsetkowa	Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
	Kasa/Bank/ Noty odsetkowe
Noty odsetkowe KH	Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
	Księgowość/ Rozrachunki/ Noty odsetkowe
Otrzymanie Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów otrzymania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Otrzymanie)
Paragony	Automatyczne rozksięgowanie kwot z paragonów, z poziomu Handel/ Paragony
Ponaglenie zapłaty	Automatyczne księgowanie kwoty odsetek lub kosztów, z poziomu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty
Przesunięcia międzymagazynowe	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu Przesunięcia międzymagazynowe, z poziomu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe
Przeszacowanie Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów dot. przeszacowania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Przeszacowanie)
Przyjęcia kaucji	Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcia Kaucji
Przyjęcia Wewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcie Wewnętrzne
Przyjęcia Zewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PZ, z poziomu Handel/ Przyjęcie Zewnętrzne
PW produkcyjne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – przyjęcie produktów
Raporty Kasa/Bank	Automatyczne rozksięgowanie kwot z raportu kasowego lub bankowego, z poziomu Kasa/Bank/ Raporty Kasowe/Bankowe
Rejestr Sprzedaży VAT	Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów sprzedaży wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru Sprzedaży VAT, z poziomu Rejestry VAT/Rejestry VAT ( zakładka Rejestry Sprzedaży)
Rejestr zakupu VAT	Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów zakupu wprowadzonych bezpośrednio do rejestru zakupu VAT, menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT (zakładka Rejestry Zakupu)
Rozchody wewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Rozchody wewnętrzne
Rozliczenia	Automatyczne księgowanie rozliczeń, menu:
	Kasa/Bank /Rozliczenia
Różnice kursowe	Automatyczne zaksięgowanie różnic kursowych, menu:
	Kasa/Bank /Różnice kursowe
Różnice kursowe MW	Automatyczne zaksięgowanie różnic kursowych z Magazynu Walut, menu:
	Kasa/Bank /Magazyn walut – zakładka Różnice kursowe
RW produkcyjne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – rozchody składników
Tax Free	Automatyczne księgowanie dokumentów Tax Free, menu: Handel/ Inne/ Tax Free
Ulepszenie Środka Trwałego	Automatyczne księgowanie dokumentów ulepszeń środków trwałych, menu: Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ - Ulepszenie)
Wydania kaucji	Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania Kaucji
Wydania zewnętrzne	Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu WZ, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania zewnętrzne

Na liście Schematy Księgowań funkcjonują następujące przyciski:

  Eksportuj formaty do pliku – przycisk pozwala na eksport schematu księgowań do pliku XML

  Importuj formaty z pliku – przycisk pozwala na import schematu księgowań z pliku XML.

Dostępny jest również parametr Pokazuj nieaktywne, którego odznaczenie pozwala na zawężenie listy tylko do schematów aktywnych, czyli nadal wykorzystywanych. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to lista zawiera wszystkie schematy (zarówno aktywne jak i nieaktywne).

Schematy księgowań dla dokumentów handlowych, magazynowych opisane zostały tutaj.

Co należy wiedzieć o przesunięciach MM

Jedną z podstawowych cech modułu Handel jest wielomagazynowość. W programie można prowadzić wiele magazynów lokalnych (w obrębie jednej bazy danych) oraz odległych (odpowiadających np. oddziałom w innych miastach).

Do przesuwania towaru pomiędzy magazynami służą dokumenty Przesunięć Międzymagazynowych MM. Na dokumencie MM określamy magazyn źródłowy – czyli ten, z którego wydawany jest towar oraz magazyn docelowy – czyli ten, do którego towar jest przesuwany.

W wyniku przesunięcia MM towar przestaje być dostępny w jednym magazynie, a powiększa zasoby w drugim (docelowym). W przypadku przesunięć pomiędzy magazynami odległymi odbywa się to w oparciu o eksport dokumentu MM do pliku, a następnie jego import.

Warto przy tym pamiętać, że w przypadku przesunięć pomiędzy magazynami lokalnymi – ogólna ilość towaru w firmie (bazie), widoczna np. na liście zasobów dla wszystkich magazynów, nie ulega zmianie. Natomiast w chwili wystawiania dokumentu, dla którego musimy określić magazyn, dostępna jest ilość odpowiednio pomniejszona/ powiększona.

Należy pamiętać, że każdy dokument wystawiany w systemie musi być powiązany przynajmniej z jednym lokalnym magazynem.

W przypadku, gdy przyjmujemy do firmy jedną dużą dostawę towaru, którą chcemy rozmieścić w różnych magazynach – musimy towar wprowadzić do jednego z magazynów, a następnie przesunąć odpowiednie ilości do pozostałych magazynów.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych:

• w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
• przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista Przesunięć Międzymagazynowych

Lista MM – Przesunięć Międzymagazynowych dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe. Zawiera wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informacje wyświetlane na liście to:

Numer dokumentu – numer dokumentu zgodny z wybranym schematem numeracji.

Status – informacja o typie magazynu źródłowego i docelowego. W zależności od typu magazynów z MM na liście w kolumnie Status pojawia się:

• LL – jeśli dokument dotyczył magazynów lokalnych
• LO – jeśli magazyn docelowy jest zdefiniowany jako odległy
• OL – jeśli dokument MM został zaimportowany z pliku (z magazynu odległego)
• RO – jeśli dokument MM utworzony został z Rezerwacji Wewnętrznej.

Data operacji – data wykonania operacji przesunięcia towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Jest to również data z jaką dany dokument będzie księgowany.

Magazyn źródłowy – magazyn, z którego przesuwamy towar.

Magazyn docelowy –  magazyn, na który przyjmowany jest towar.

Wartość – wartość dokumentu MM

Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:

Księgowanie do księgowości kontowej – użycie tego przycisku powoduje rozpoczęcie księgowania Przesunięć Międzymagazynowych na odpowiednie konta księgowe. Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych i zostało opisane w odrębnym rozdziale.

Korekta przesunięcia międzymagazynowego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korektę możemy zrobić jedynie do zatwierdzonego przesunięcia. Sposób został opisany w rozdziale Dokumenty korygujące.

Warto również pamiętać, że w przypadku dokumentów MM funkcjonują pojęcia Magazyn źródłowy i Magazyn docelowy, które również mają wpływ na listę wyświetlanych dokumentów. Przez właściwy dobór tych parametrów możemy w przypadku ogólnym uzyskać wszystkie dokumenty (magazyn źródłowy: puste pole i magazyn docelowy: puste pole).

Przesyłanie dokumentów MM pomiędzy magazynami odległymi

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość wymiany dokumentów MM pomiędzy magazynami prowadzonymi w dwóch różnych bazach danych. Dokumenty takie są przenoszone w postaci plików XML. W magazynie źródłowym istnieje możliwość zapisania dokumentu MM do pliku, natomiast w magazynie docelowym istnieje funkcja, która pozwala na zaimportowanie dokumentu (i wprowadzenie towaru do magazynu).

Eksport dokumentu MM

Eksport dokumentów MM do pliku jest możliwy po wciśnięciu przycisku . Eksportowane są dokumenty MM zaznaczone na liście.

Po wciśnięciu przycisku pojawia się okienko pozwalające na podanie nazwy pliku, w którym zapisane zostaną dokumenty i jego położenia. W trakcie wykonywania eksportu wyświetlane są informacje o przebiegu operacji.

Po wykonaniu eksportu w kolumnie Status pojawia się znacznik E, oznaczający, że dokument został już wyeksportowany do pliku.

Zasady eksportu MM do pliku:

• Eksport dotyczy tylko dokumentów MM, gdzie magazyn docelowy jest magazynem odległym.
• Nie można eksportować do pliku dokumentów MM, które dotyczą magazynów lokalnych.
• Dokument MM może być eksportowany kilka razy – program wyświetla ostrzeżenie o ponownym eksporcie.
• Dokumenty MM, które będą eksportowane do pliku należy wcześniej zaznaczyć na liście.
• Do jednego pliku można eksportować równocześnie kilka dokumentów MM (muszą być zaznaczone na liście)
• Każdy zestaw dokumentów jest zapisywany w odrębnym pliku XML. Nie ma możliwości dopisania dokumentu do już istniejącego pliku. Możliwe jest jedynie nadpisanie danych, co oznacza, że wcześniej zapisane w pliku informacje zostaną utracone.

Import dokumentu MM

Import MM jest możliwy po wciśnięciu przycisku  na liście dokumentów MM w magazynie docelowym.

Nazwa pliku – pełna ścieżka dostępu do pliku zawierającego dokument MM. Podczas określania dostępu można posłużyć się przyciskiem.

Na wyświetlonej liście dokumentów MM (zapisanych we wskazanym pliku) należy zaznaczyć te, które będą importowane. Dopiero po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu dostępny jest przycisk Zatwierdź. Jego wciśnięcie spowoduje zaimportowanie zaznaczonych dokumentów MM.

Jeśli symbole magazynów z dokumentów MM nie będą zgodne z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu w części Magazyny importowanego dokumentu:

• magazyn źródłowy – magazyn źródłowy, z którego pochodzą dokumenty MM. Jeśli na MM magazyn źródłowy będzie inny – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna lista magazynów zawiera tylko magazyny zdefiniowane na Liście magazynów jako odległe.
• magazyn docelowy – magazyn docelowy, do którego zostanie wprowadzony towar. Jeśli magazyn docelowy z MM jest inny niż określony w oknie importu – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna jest lista magazynów zdefiniowanych na Liście magazynów jako lokalne.

Użytkownik ma możliwość akceptacji importu z zaproponowanymi parametrami lub rezygnacji. W przypadku rezygnacji dokument MM zostanie pominięty podczas importu.

Aby import przebiegał bez zakłóceń należy stosować zasady:

• jednorazowo importować tylko dokumenty MM ze zgodnym magazynem źródłowym i lokalnym.
• w oknie importu określać magazyny domyślne zgodne z magazynami z importowanych dokumentów MM.

Zasady importu MM z pliku:

• Jeśli na dokumencie MM występują towary, które nie posiadają kart w magazynie docelowym – w trakcie importu program zakłada brakujące karty.
• Jeśli na zakładanych kartach wpisana jest jednostka miary lub grupa, która nie istnieje w magazynie docelowym – zostanie automatycznie uzupełniona.
• Program nie uzupełnia listy walut – jeśli na zakładanych kartach towarowych wykorzystana jest waluta nie zdefiniowana w bieżącej bazie użytkownik powinien ją dopisać (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).
• W trakcie importu nie jest przeprowadzana aktualizacja danych na karcie towaru – tzn. na kartach już istniejących nie są wprowadzane żadne zmiany.
• Identyfikacja towaru w trakcie importu oparta jest o kody towarów.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się parametr związany z importem MM z pliku: MM-OL: Bufor:

• jeśli parametr jest odznaczony – dokument MM jest zapisywany na trwałe w chwili importu. Towar jest od razu wprowadzany na magazyn i zwiększa ilość dostępną.
• jeśli parametr jest zaznaczony – dokument jest najpierw zapisywany do bufora. Towar nie jest wprowadzany na magazyn, ilość z dokumentu MM jest widoczna w kolumnie Zamówienia. Dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu towar jest wprowadzany na magazyn.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM-OL. Daje on możliwość aktualizowania ceny zakupu towaru na podstawie wprowadzonego dokumentu MM z magazynu odległego:

• jeśli parametr jest zaznaczony – zmianie ulega ostatnia cena zakupu na karcie wprowadzanych towarów, a tym samym istnieje możliwość aktualizacji cen sprzedaży (na ogólnie obowiązujących zasadach)
• jeśli parametr jest odznaczony – cena zakupu na karcie towaru pozostaje po imporcie bez zmian (jak dotychczas)

Dokument MM jest zawsze wystawiany w walucie systemowej PLN. Jeśli ostania cena zakupu na karcie towaru jest wprowadzona w walucie obcej, a użytkownik zaznaczy parametr o aktualizacji ostatniej ceny – to po imporcie cena zakupu na karcie będzie wyrażona w PLN.

Formularz MM: zakładka Ogólne

W celu utworzenia nowego Przesunięcia Międzymagazynowego możemy posłużyć się klawiszem <INSERT>, przyciskiem  lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego. Menu kontekstowe wywołujemy z listy przesunięć prawym klawiszem myszki.

Informacje zawarte na tej zakładce to:

Dokument – typ dokumentu w klasie Przesunięcie międzymagazynowe. Decyduje on o sposobie numeracji. Domyślnie proponowany jest typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty). Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich rodzajów schematów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny sposób numeracji lub możemy stworzyć nowy schemat.

Numer – wartość pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, które będą zawierały poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii zdefiniowanych dla Przesunięć Międzymagazynowych i pozwoli na wskazanie właściwej.

Kategoria – standardowo proponowana jest lista przychodowych. Wybranie kategorii umożliwia przeprowadzenie raportów i analiz oraz pozwala po zaksięgowaniu uzupełnić gromadzone w księgowości dane.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

Razem netto – łączna wartość Przesunięcia Magazynowego. Jest to wartość netto (bez podatku VAT).

Parametr Bufor – standardowo, na formularzu nowo tworzonego dokumentu parametr ten jest zaznaczony. Pozwala on na zapisanie dokumentu do bufora i późniejszą jego modyfikację i poprawę. W celu ostatecznego zatwierdzenia Przesunięcia Międzymagazynowego należy odznaczyć ten parametr (pole bufor puste) i zapisać dokument.

Podczas wystawiania dokumentów  MM należy określić magazyn źródłowy i docelowy. Magazynem źródłowym podczas wystawiania dokumentu MM może być jedynie magazyn zdefiniowany jako lokalny (program automatycznie zawęża listę). Jako magazyn docelowy można określić zarówno magazyn lokalny jak i odległy.

• jeśli magazyn docelowy jest magazynem lokalnym (dotyczy też magazynów serwisowych i mobilnych) – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu źródłowego i automatycznie wprowadzony do magazynu określonego jako docelowy.
• jeśli magazyn docelowy jest magazynem odległym – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu. Aby pojawił się w magazynie docelowym należy wykonać eksport MM do pliku, a następnie w magazynie docelowym – jej import.

Formularz MM: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym MM dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z MM

Typ – dokumentu skojarzonego z MM. Pole to może przyjmować wartość:

• SRW – dokument utworzony w module Serwis, dla którego wykonano przeniesienie części na magazyn serwisowy
• DEK – dekret księgowy

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z MM

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przesunięciem Magazynowym

Przycisk  umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przesunięciem Magazynowym.

Na zakładce tej wyświetlane są informacje dodatkowe związane z Przesunięciem Magazynowym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentu.

Formularz PW: zakładka Ogólne

Zakładka zawiera następujące informacje:

Dokument – schemat numeracji dokumentu.. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcia wewnętrzne. W programie dla Przyjęć Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Numer – numer dokumentu nadany zgodnie z przyjętym schematem numeracji.

Kontrahent – kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie PW dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!.

Kategoria –możemy wybrać kategorię, która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie (domyślnie podpowiada się kategoria zakupu z karty kontrahenta). Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii kosztowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dodać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą przyjęcia towaru na magazyn.

Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu.

Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu, towar nie jest przyjmowany jeszcze na magazyn. Dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. PW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji, którą należy uzupełnić ręcznie. Jeśli parametr jest odznaczony – dokument jest zapisywany na trwałe.

Formularz PW: zakładka Kontrahent

Dostarcza szczegółowych informacji o kontrahencie, w tym przypadku dostawcy. Zmiana kontrahenta na tej zakładce (poprzez wpisanie innego kodu czy wybór z listy) powoduje automatyczną zmianę kontrahenta na zakładce [Ogólne]. Modyfikacja wyświetlanych danych dostawcy ma wpływ tylko na dany dokument, nie będą one zapamiętane na karcie kontrahenta.

Na zakładce tej wyświetlane są dodatkowe informacje związane z Przyjęciem Wewnętrznym. Informacje te można zapisać w polu Opis. Pole to może być wykorzystywane przy szukaniu dokumentu.

Formularz PW: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z PW

Typ – dokumentu skojarzonego z PW. Pole to może przyjmować wartość:

• KOR – korekta do dokumentu PW
• AI – arkusz inwentaryzacyjny, na podstawie którego powstało przyjęcie
• FA – jeśli PW zostało wygenerowane do korekty FA pierwotnej
• DEK – dekret księgowy

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z PW

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przyjęciem Wewnętrznym

Przycisk  umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym.