Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.
Dodawanie nowej firmy
Przycisk Dodaj 
(lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.
W celu utworzenia nowej bazy Użytkownik powinien podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT.
Następnie należy podać nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych.Po zaakceptowaniu za pomocą przycisku 
, następuje tworzenie bazy danych na serwerze.
Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję.
Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp. Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków 
oraz 
.
Poniżej opis poszczególnych kroków kreatora.
Krok 1. Witamy w kreatorze nowej firmy.
Pierwszy krok działania kreatora. W przypadku zaznaczenia parametru Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji, dane można uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp).
Krok 2. Jak będziesz używał tego programu?
W przypadku wersji stacjonarnej programu możliwe jest określenie sposobu korzystania z Comarch ERP Optima – jako samodzielnego programu, bądź jako modułu do współpracy z Comarch ERP XL / Comarch ERP Altum.
W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP Altum zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP Altum w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z Altum. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace.
W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP XL zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace.
W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł handlowy dla Comarch ERP XL nowa baza zostanie nieodwracalnie oznaczona jako baza sprzedażowa przeznaczona do współpracy z Comarch ERP XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Sprzedaż.
Krok 3. Które obszary programu chcesz skonfigurować?
W przypadku wybrania standardowego sposobu korzystania z programu Comarch ERP Optima możliwe jest zawężenie konfigurowanych parametrów do wybranych obszarów funkcjonalnych programu – sprzedaży, kadr i płac oraz księgowości. Odznaczenie wybranych obszarów powoduje, że kroki kreatora ich dotyczące nie będą wyświetlane.
Po zakończeniu konfiguracji przejdź do wyszukiwarki biur rachunkowych – w przypadku zaznaczenia parametru po zakończeniu działania kreatora konfiguracji parametrów firmy otwierana jest przeglądarka internetowa Społeczności Biur Rachunkowych – www.iksiegowosc24.pl
Krok 4. Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy.
W tym kroku kreatora należy uzupełnić dane firmy – bądź ręcznie bądź pobierając dane z bazy REGON na podstawie wskazanego numeru NIP. W kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. W przypadku kiedy klucz zawiera licencje w wersji dla biur rachunkowych, numer NIP nie jest podpowiadany. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON. Dane te zostaną zaczytane do Pieczątki firmy znajdującej się w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy, jak również do gałęzi Konfiguracji Firmy dotyczących deklaracji.
W przypadku pobierania danych firmy z bazy REGON w kreatorze konfiguracji parametrów firmy, na podstawie przeważającego numeru PKD uzupełniane jest również pole Działalność w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L.
Krok 5. W tym miejscu możesz wskazać logo dla faktur
Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Możliwe jest wskazanie w nim pliku graficznego z logo dla faktur wraz z opcją podglądu przykładowego wydruku.
Krok 6. Podaj numer rachunku bankowego Twojej firmy.
W tym kroku możliwe jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego firmy. Program proponuje pobranie aktualnej listy banków działających w Polsce. Po ich pobraniu należy wskazać odpowiedni z nich i uzupełnić numer rachunku bankowego (program podpowie początek numeru rachunku bankowego na podstawie wybranego banku – należy uzupełnić tylko 16 ostatnich cyfr numeru rachunku).
Krok 7. Podaj dane właściciela/przedstawiciela i Urzędu Skarbowego.
Możliwie jest uzupełnienie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela Firmy. Program proponuje pobranie aktualnej listy Urzędów Skarbowych umożliwiając wskazanie odpowiedniego z nich.
Krok 8. Podaj dane dotyczące rozliczeń z ZUS.
Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Kadry i płace. Umożliwia konfigurację danych dotyczących rozliczeń z ZUS poprzez uzupełnienie skróconej nazwy firmy, kodu terminu składania deklaracji ZUS, określenie procentu składki wypadkowej oraz tego czy pracodawca wypłaca zasiłki ZUS. Możliwe jest również wskazanie indywidualnego rachunku składkowego dla deklaracji ZUS DRA dla pracowników.
Krok 9. W jaki sposób prowadzisz sprzedaż?
Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Konfigurując sposób prowadzenia sprzedaży możliwy jest wybór faktur walutowych oraz cen z czterema miejscami po przecinku. W przypadku zaznaczenia w kreatorze parametru Wystawiam faktury walutowe, zostaną zaznaczone również parametry: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu oraz VAT na fakturach w walucie znajdujące się w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Możliwe jest również wskazanie Izby Administracji Skarbowej w przypadku składania deklaracji Intrastat oraz zaznaczenie opcji korzystania z opakowań i kaucji.
Krok 10. W jaki sposób rozliczasz magazyn?
Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Jako sposób rozliczenia magazynu można wybrać jedną z 3 dostępnych opcji:
- FIFO- pierwsze przyszło – pierwsze wyszło,
- LIFO – ostatnie przyszło – pierwsze wyszło,
- AVCO – koszt średni ważony.
Krok 11. W jaki sposób chcesz numerować dokumenty?
Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. W tym kroku możliwie jest określenie schematu numeracji dla dokumentów handlowych, magazynowych i przesyłek – czy numeracja ma być w ramach miesiąca bądź roku oraz czy numer dokumentu ma zawierać zera wiodące. W przypadku faktur sprzedaży możliwe jest określenie symbolu tych dokumentów (domyślny symbol to FA).
Krok 12. W jaki sposób prowadzisz księgowość?
Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Księgowość. Możliwy jest wybór spomiędzy 3 rodzajów prowadzenia księgowości:
- Ewidencja ryczałtowa,
- Księga podatkowa,
- Księgowość kontowa.
Krok 13. Jaki jest okres obrachunkowy i stawka CIT w Twojej firmie?
Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Użytkownik ma możliwość określenia daty początkowej dla okresu obrachunkowego oraz jego długości. Możliwe jest określenie stawki podatku CIT oraz wybór uproszczonych zaliczek na CIT-8.
Krok 14. Dla jakiej działalności mamy utworzyć plan kont?
Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Dotyczy on parametrów wpływających na tworzony przez program plan kont. Jako Typ podmiotu można wybrać: Spółka akcyjna, Spółka z o.o., Spółka cywilna, Osoba fizyczna, Jednostka budżetowa oraz Inny. W polu Rodzaj podatnika możliwe do wyboru opcje to: Jednostka duża, Jednostka mała oraz Jednostka mikro. Jako Typ działalności można zaznaczyć opcje: Handlowa, Produkcyjna oraz Usługowa. W przypadku wyboru jako typu podmiotu jednostki budżetowej, nie ma możliwości określenia rodzaju podatnika ani typu działalności.
Możliwy jest wybór opcji księgowania kosztów na konta zespołu „4” i/lub „5”.
Krok 15. Które zestawienia księgowe będziesz sporządzał?
Krok 16. Teraz możemy skonfigurować dla Ciebie program.
Ostatni krok działania kreatora konfiguracji parametrów firmy. Po kliknięciu przycisku Zakończ kreator jest zamykany, a użytkownik zostaje zalogowany do nowo utworzonej firmy.
Odłączanie lub kasowanie bazy danych
Jeżeli baza danych nie będzie już w programie używana, wówczas możliwe jest jej odłączenie z programu lub jej fizyczne usunięcie z serwera MS SQL. Służy do tego przycisk 
Odłącz lub skasuj bazę danych (lub klawisz <DELETE>).
Możliwe są dwa tryby usunięcia bazy danych:
- Tylko odłączenie bazy danych z programu – jeżeli nie zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie, ale nie wykona jej fizycznego usunięcia z serwera. Bazę taką będzie można powtórnie podłączyć za pomocą funkcji Podłącz istniejącą bazę.
- Całkowite usunięcie danych – jeżeli zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program zarówno usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie jak i skasuje bazę danych na serwerze. W ten sposób usunięte dane nie będą mogły być już nigdy odzyskane.
Po akceptacji wprowadzonych danych baza zostanie usunięta.
Dołączanie istniejącej bazy
Jeżeli na serwerze znajduje się baza danych, która nie jest zarejestrowana w programie, możemy ją zarejestrować używając przycisku 
Podłącz istniejącą bazę firmy (lub klawiszami <SHIFT> + <INSERT>). Sytuacja taka może wystąpić, jeżeli np. uprzednio wykonaliśmy funkcję usuwania bazy danych z programu, bez jej fizycznego skasowania (patrz rozdział dotyczący odłączania bazy danych).
Po uruchomieniu funkcji dołączania program wyświetli serię pytań, które pozwolą na określenie położenia interesującej nas bazy danych.
- Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym znajduje się interesująca nas baza danych (analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej bazy).
- Nazwa bazy danych – program wyświetla listę baz danych dostępnych na wskazanym serwerze. Jeśli wskazana baza danych podłączona jest do innej bazy konfiguracyjnej to wyświetli się komunikat:
- Baza firmowa systemu Comarch ERP Optima może być podłączona tylko do jednej bazy konfiguracyjnej. Czy odłączyć wybraną bazę firmową od bazy konfiguracyjnej [nazwa] ? Jeśli wybierzemy:
- Tak – baza firmowa zostanie automatycznie odłączona od „starej” bazy konfiguracyjnej i podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
- Nie – baza firmowa nie zostanie podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
- Potwierdzenie parametrów – po wybraniu interesującej nas bazy danych program wyświetli zestawienie wprowadzonych informacji i poprosi o ostateczne potwierdzenie.
Po zatwierdzeniu następuje sprawdzenie, czy wskazana baza danych jest rzeczywiście poprawną bazą programu Comarch ERP Optima i jeżeli tak, to zostanie ona zarejestrowana w programie, tzn. na liście firm pojawi się nowa pozycja.
Wykonywanie kopii bezpieczeństwa
Do wykonania kopii bezpieczeństwa służy przycisk 
Utwórz kopię bezpieczeństwa danych (klawisz <F11>). Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz służący do określenia miejsca wykonania kopii.
Dołączony do programu asystent pomaga utworzyć kopię bezpieczeństwa. W kolejnych pojawiających się oknach:
- Zawartość kopii bezpieczeństwa – program pyta czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy głównej i bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz.
- Nazwa pliku dla kopii – program pyta, gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń w poprzednim oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj.
Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAK
Wciskając przycisk Przeglądaj otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa.
- Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
- Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].
Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa
Do odtworzenia kopii bezpieczeństwa danych służy przycisk 
Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa (klawisz <CTRL> + <F11>). Po jego wciśnięciu pojawia się formularz służący do określenia miejsca, w którym znajduje się kopia.
- Nazwa pliku z kopią danych – program proponuje zawsze odtworzenie ostatniej Pole edycyjne musi zawierać pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych.
- Wciskając przycisk Przeglądaj otwierane jest okno pozwalające na wybór innego pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa.
- Nazwa bazy danych – należy podać nazwę nowej bazy, do której zostanie odtworzona kopia bezpieczeństwa (program utworzy taką bazę w chwili odtwarzania). Istnieje również możliwość odtworzenia kopii bezpieczeństwa pod starą nazwą bazy, która jest widoczna na liście firm, co spowoduje jej nadpisanie.
Parametry kopii bezpieczeństwa – po potwierdzeniu podanych informacji program odtworzy kopię bezpieczeństwa.
Aby odtworzyć kopię bazy konfiguracyjnej należy:
- Zamknąć i uruchomić ponownie program.
- Po pojawieniu się okna logowania do programu zamykamy je klawiszem
. - Wciskamy na pasku narzędziowym klawisz zmiany konfiguracji
. - Potwierdzamy chęć podłączenia bazy konfiguracyjnej oraz nazwę serwera, w którym chcemy kopię odtworzyć (program proponuje odpowiednią nazwę).
- W kolejnym oknie wybieramy opcję Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa
- Podczas odtwarzania kopii bazy konfiguracyjnej (pod nową nazwą) usuwane są wpisy na liście firm, co umożliwia łatwe podłączenie baz firmowych pod nazwami, pod którymi figurowały w momencie wykonywania kopii bazy konfiguracyjnej. Jeśli nadpisujemy istniejącą bazę konfiguracyjną (odtwarzamy pod tą samą nazwą) to wpisy nie są usuwane.
Optymalizacja indeksów bazy danych
Funkcja jest uruchamiana po wciśnięciu klawisza 
znajdującego się z prawej strony okna z listą baz danych.
Zadaniem tej funkcji jest odbudowa indeksów bazy danych w celu optymalizacji pracy bazy danych. Funkcja jest zawsze wykonywana dla podświetlonej bazy danych.
Konwersja bazy danych
Kolejne wersje programu mogą obsługiwać różne formaty bazy danych – zmiana formatu może być wymuszona zmianą lub rozszerzeniem funkcjonalności programu. Dostosowanie bazy do formatu obsługiwanego przez aktualną wersję programu (czyli konwersja) odbywa się z menu bazy danych, po podświetleniu wybranej bazy danych i wciśnięciu przycisku 
. Próba wykonania konwersji na bazie danych, która już posiada właściwy format kończy się odpowiednim komunikatem.
Informacje o rozmiarze bazy danych oraz danych binarnych
Na liście firmowych baz danych widoczne są kolumny: Wielkość bazy (MB) oraz Rozmiar danych binarnych (MB). Do odświeżenia informacji o rozmiarach baz firmowych służy przycisk 
Odśwież informację o rozmiarach baz i danych binarnych. Informacje dotyczące rozmiaru bazy konfiguracyjnej są wyliczane na bieżąco. Jeżeli Operator ma zakaz do danej bazy, wówczas w miejsce danych w tych kolumnach jest pokazywane „—–”.
Pod listą firmowych baz danych znajduje się informacja o rozmiarze bazy konfiguracyjnej oraz o dacie ostatniego wykonania jej kopii bezpieczeństwa.