Każdy dokument można zapisać:
- w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor czerwony), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
- do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.
Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FA i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze
- Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
- Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
- Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
- Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
- Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
- Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
- Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.
Dokumenty w buforze a ilość towaru
Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:
- dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
- dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
- dokumenty handlowe sprzedaży (FA, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.
Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:
- ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
- ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje
W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry – Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FA) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.
W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.
TYP DOKUMENTU | ILOŚĆ | REZERWACJE | ZAMÓWIENIA |
---|---|---|---|
FA/PA (pobranie) | √ | ||
FA/PA (rezerwacja) | √ | ||
FA/PA Kor. ilości | √ | ||
FZ | √ | ||
FZ Kor. ilości | √ |
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.
TYP DOKUMENTU | ILOŚĆ | REZERWACJE | ZAMÓWIENIA |
---|---|---|---|
WZ | √ | ||
WZ Kor ilości | √ | ||
PZ | √ | ||
PZ Kor. ilości | √ | ||
PW | √ | ||
PW kor. ilości | √ | ||
RW | √ | ||
RW Kor. ilości | √ | ||
PWP | √ | ||
RWS (rezerwacja) | √ | ||
RWS (pobranie) | √ | ||
ZD | √ | ||
RO | √ |