Ewidencja samochodu – scenariusze

Jak dodać nowy samochód?

Aby wprowadzić do bazy danych nowy samochód, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane samochodu.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Numer rejestracyjny i Pojemność. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Jeżeli pojazd jest używany tylko do działalności gospodarczej i należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu należy również uzupełnić daty rozpoczęcia ewidencji, ewentualnie końca gdy zostanie z tej ewidencji wyłączony.

Uwaga
Numer rejestracyjny musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch samochodów o identycznej rejestracji. Z kolei właściwe wypełnienie pola Typ pojazdu ma istotne znaczenie ze względu na rozliczanie stawek za jeden kilometr przebiegu

Jak zmienić dane samochodu?

Aby zmienić dane samochodu, należy:

  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
  2. Odszukać pojazd na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Zmień   lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  4. Program wyświetli Formularz samochodu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Formularzu samochodu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj   lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak wprowadzić trasy przejazdów?

Aby wprowadzić do ewidencji nową trasę przejazdu, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Trasy lub nacisnąć przycisk Ewidencja tras w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane Program wymaga, aby na formularzu dodania nowej trasy bezwzględnie wypełnione były pola Kod, Cel, Trasa i Długość trasy. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Uwaga
Kod trasy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch tras o identycznym kodzie.

Jak wprowadzić i potwierdzić przejazd?

Aby wprowadzić przejazd, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów   i wybrać pierwszą zakładkę [Przejazdy].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wypełnić kolejno dane przejazdu. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Cel wyjazdu, Odległość oraz Dysponent samochodu. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Pola te mogą być wypełnione przez wybranie trasy z listy pomocniczej tras
  5. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  6. Aby potwierdzić przejazd należy na liście przejazdów z menu kontekstowego wybrać opcję Potwierdź lub z poziomu formularza przejazdu zaznaczyć parametr Potwierdził. Należy podać dane Operatora potwierdzającego oraz datę potwierdzenia.

Jak wprowadzić dokument kosztu?

Aby wprowadź dokument związany z kosztem używania samochodu, należy:

  1. Otworzyć listę ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Koszty].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wypełnić kolejno dane dokumentu kosztowego. Dane dokumentu mogą być pobrane z listy zapisów w Rejestrze Zakupów VAT lub wprowadzone bezpośrednio na formularzu kosztu. Aby wybrać fakturę z Rejestru VAT należy nacisnąć przycisk  i po wybraniu danej faktury nacisnąć przycisk Wybierz .
  5. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Dokument oraz Wartość dokumentu. Jeżeli którekolwiek z tych pól nie jest wypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.

Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.

Jak usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie przebiegu?

Aby usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie, należy:

  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Wejść na wybraną zakładkę.
  3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Uwaga
Nie ma możliwości usunięcia zapisu z Ewidencji samochodu, jeżeli dla tego samochodu istnieją jakiekolwiek zapisy w ewidencji przejazdów, kosztów lub rozliczeń. Podobnie nie ma możliwości usunięcia przejazdów i kosztów w miesiącach już rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak zmienić dane przebiegu lub kosztu?

Aby zmienić dane przebiegu lub kosztu, należy:

  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać właściwą zakładkę.
  3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  5. Program wyświetli formularz zmiany zapisu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  6. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Uwaga
Nie ma możliwości zmiany zapisu w ewidencji przebiegów i kosztów w miesiącach rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak dokonać rozliczenia przejazdów samochodem?

Aby dokonać rozliczenia przebiegu przejazdu, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Następnie należy wybrać miesiąc, za który chcemy dokonać rozliczenia oraz wpisać opis zdarzenia gospodarczego przez wybór odpowiedniej kategorii z listy lub wpisaniu odpowiedniego opisu.
  5. Nacisnąć przycisk Przelicz wartość  lub klawisz <F8>, co spowoduje przeliczenie wartości i rozliczenie przebiegu przejazdów przez porównanie wartości kosztów udokumentowanych i przebiegu razy stawka za kilometr.
  6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.

Jak zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu do KPiR?

Aby zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu należy:

  • Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  • Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
  • Dokonać rozliczenia przebiegu pojazdu zgodnie z opisem w podrozdziale: Jak dokonać rozliczenia przebiegu.
  • Po dokonaniu rozliczenia przebiegu na Liście rozliczeń przejazdów za dany miesiąc pojawi się wartość rozliczenia, która może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
  • Ustawiamy kursor na wartości za dany miesiąc i naciskamy przycisk Księgowanie  lub klawisz <F7>.

Program wygeneruje zapis księgowy oraz, w razie potrzeby, zapis korekcyjny w rejestrze zakupów VAT. Zapis rozliczenia zmienia kolor wyróżnienia z czarnego na granatowy i nie można go usunąć ani zmienić bez wcześniejszego wykasowania z Zapisów księgowych. Na dokumencie rozliczenia przejazdu pojawi się w polu Zapis księgowy odwołanie do konkretnego dokumentu, jego numer i data księgowania. Użytkownik ma możliwość podglądnięcia zapisu przez naciśnięcie przycisku .

Uwaga
Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.

Jak zmienić stawki za kilometr przebiegu?

Aby zmienić stawki za kilometr przebiegu, należy:

  1. Otworzyć konfigurację programu wybierając z menu: System/ Konfiguracja programu/ Księgowość/ Ewidencja samochodowa.
  2. Zmienić stawki przebiegu za kilometr dla poszczególnych typów pojazdów.
  3. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.