Comarch ERP Optima Przypominacz to program zewnętrzny, który sprawdza zadania (zwykłe i cykliczne) oraz faktury cykliczne dla operatora bezpośrednio w bazie danych i niezależnie od operacji przeprowadzanych w samym programie wyświetla informacje o zbliżających się terminach.
W programie wyświetlane są również przypomnienia dla zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz przypomnienia dla poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.
Uruchomienie programu
Działanie funkcji oparte jest o program zewnętrzny. W związku z czym w Konfiguracji/ stanowisko/ ogólne należy zaznaczyć parametr: Uruchamiaj Comarch ERP Optima Przypominacz przy uruchomieniu systemu operacyjnego.
Jeśli parametr jest zaznaczony Comarch ERP Optima Przypominacz uruchamiany jest w momencie uruchomienia systemu operacyjnego, jeśli nie, należy program uruchomić ręcznie.
Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu, pojawia się ikona w pasku zadań. Po jej „kliknięciu” wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Dodatkowo w momencie, gdy na liście pojawi się nowe zadanie – w prawym dolnym rogu wyświetli się informacja. Po pojawieniu się przypomnienia w prawym dolnym rogu ekranu nie zniknie ono od razu. Użytkownik może je zamknąć klikając w przycisk na okienku powiadomienia. Jeśli nie zamknie okna, zniknie ono dopiero po godzinie.
Bazy danych operatora
Comarch ERP Optima Przypominacz może gromadzić zadania z wielu baz danych. W Konfiguracji programu na karcie operatora na zakładce [Bazy], należy zaznaczyć bazy, z jakich dla danego operatora mają być „ściągane” zadania do Comarch ERP Optima Przypominacz.
Zaznaczyć konkretną bazę można tylko w przypadku, gdy:
- Baza nie jest zaznaczona jako nieaktywna na liście baz
- Operator nie ma zaznaczonej blokady dostępu do bazy danych
Dla każdego operatora powinna być zaznaczona przynajmniej jedna baza, gdyż podczas logowania jest to sprawdzane przez program Comarch ERP Optima Przypominacz. W przypadku nie zaznaczenia ani jednej bazy dla przypomnienia wyświetli się komunikat: Operator nie ma zaznaczonych baz dla przypomnień. Aplikacja nie zostanie uruchomiona.
Jeśli operator nie będzie miał zaznaczonej przynajmniej jednej bazy dla przypomnienia, program nie zostanie uruchomiony.
Termin i czas przypomnienia
Na formularzu zadania znajdują się parametry, które umożliwiają określenie, czy program ma przypominać o zadaniu oraz określenie czasu, na ile wcześniej przypomnienie ma być wyświetlane.
Po zaznaczeniu parametru: Przypomnienie jest możliwość ustalenia czasu – na ile wcześniej ma zostać wyświetlone przypomnienie, czas ten może być ustalony w minutach (0,5,10,15,30 min.) godzinach (1,2,3…11,12,18 godz.) dniach (1,2,3,4,5,6 dzień) tygodniach (1,2 tyg.).
W module Comarch ERP Optima Serwis na zleceniu serwisowym na zakładce [Czynności] należy zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu, po zaznaczeniu tych parametrów będzie możliwość zaznaczenia przypomnienia.
W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr rezerwuj czas w terminarzu a następnie parametr przypomnienie.
Wyświetlanie przypomnienia
Program przypomina o zadaniu w momencie, gdy przypada określony czas przed terminem lub w momencie rozpoczęcia. Wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Lista zawiera zadania aktualne i zaległe. Jest również możliwość wyświetlenia wszystkich zadań oraz z poziomu wyświetlanej listy możliwość podglądu konkretnego zadania/ czynności.
Na liście zadań/ czynności do wykonania w Przypominaczu wyświetlane są:
- temat zadania – jeśli temat zadania nie jest uzupełniony to wyświetla się numer zadania,
- termin wykonania ( data i godzina rozpoczęcia), dla zadań realizowanych w ramach cyklu dodatkowo pojawia się ikona cykliczności,
- podmiot.
Dostępne parametry do zaznaczenia:
- aktualne – wyświetla tylko zadania/ czynności określone jako aktualne,
- zaległe – wyświetla tylko zadania/ czynności określone, jako zaległe,
- wszystkie – wyświetla wszystkie zadania/ czynności.
Ponadto:
- otwórz – wyświetla formularz wskazanej pozycji. Otwierany jest formularz Comarch ERP Optima. Jeśli program Comarch ERP Optima nie jest aktualnie otwarty w zależności od wskazanej pozycji otwierany jest Comarch ERP Optima w bazie, w której dotyczy dana pozycja,
- odrzuć- możliwość usunięcia wyświetlanych pozycji,
- odłóż – pozycje są usuwane z listy do momentu ponownego uruchomienia programu.
Zasady filtrowania zadań dla Comarch ERP Optima Przypominacz:
- Opiekunem jest zalogowany operator,
- Zadania są niezakończone,
- Zadania mają zaznaczone przypomnienie.
Status aktualne/ zaległe jest określany w oparciu o termin rozpoczęcia.