Wszystkie wystawione w Comarch ERP Optima Detal dokumenty:

oraz:

można zaimportować do Comarch ERP Optima.

Proces synchronizacji danych z Comarch ERP Optima Detal do Comarch ERP Optima odbywa się:

Synchronizacja ręczna

Funkcja Wymiana danych – Detal / Mobilna sprzedaż jest dostępna z poziomu aplikacji Comarch ERP Optima w menu Narzędzia. Jej uaktywnienie generuje okno:

Przed wczytaniem dokumentów do programu Comarch ERP Optima użytkownik może wywołać raport towarów, których może brakować, aby pokryć sprzedaż zrealizowaną w Detalu.

Po wybraniu Stanowiska i wciśnięciu ikony Kontrola zasobów program wyliczy ewentualne braki w magazynie przypisanym do wskazanego stanowiska i wyświetli je w odrębnym oknie. Możliwe jest również wygenerowanie listy braków dla wszystkich stanowisk jednocześnie, w tym celu w polu Stanowisko należy wybrać opcję Wszystkie.

Na podstawie Paragonów wystawionych w Detalu wyliczana jest łączna ilość sprzedanych towarów w ramach danego dnia i magazynu, a następnie porównywana jest ona ze stanem towaru (Magazyn/ Zasoby/ kolumna Ilość) w magazynie przypisanym do stanowiska. Jeżeli ilość w magazynie jest mniejsza niż ilość sprzedana na stanowisku detalicznym – różnica (wyrażona w jednostce podstawowej towaru) wykazywana jest jako brak w oknie Kontroli zasobów, w kolumnie Ilość.

Oprócz kolumny Ilość w oknie Kontroli zasobów dostępne są następujące kolumny:

Na oknie dostępne są również przyciski PW, PZ oraz ZD, dzięki którym możliwe jest uzupełnienie braków poprzez automatyczne wygenerowanie dokumentów Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia zewnętrznego lub Zamówienia u dostawcy.

Właściwości dotyczące tworzenia dokumentów PW, PZ, ZD:

1. Dla każdego magazynu i każdej daty, na które wykazano braki tworzony jest odrębny dokument.
2. Dokumenty generowane są dla kontrahenta !Nieokreślony!.
3. Data wystawienia na dokumencie to data, która została wykazana na raporcie braków.
4. Towary na dokumencie dodawane są w ilościach pozwalających na pokrycie braków.
5. Towary dodawane są na dokument w ostatniej cenie zakupu.
6. Dokumenty zapisywane są do bufora.

Aby wczytać dokumenty wystawione na stanowisku sprzedaży do programu Comarch ERP Optima w polu Stanowisko należy wybrać jego nazwę, i wcisnąć ikonę  Uruchom synchronizację. W polu Stanowisko można też wybrać opcję Wszystkie – wówczas zaimportowane zostaną dokumenty z wszystkich stanowisk.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na wczytywaniu danych z Comarch ERP Optima Detal do systemu Comarch ERP Optima regularnie w określonych odstępach czasowych bez konieczności ręcznego wywoływania importu przez użytkownika.

Konfiguracja parametrów synchronizacji automatycznej odbywa się w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji.

W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do obecnie używanej bazy konfiguracyjnej. Dla każdej z baz na zakładce [Optima Detal/ Mobile Sprzedaż] można włączyć automatyczną synchronizację, a także określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością będzie się ona odbywać.

Dodatkowo w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji/ Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima (o ile zostało ustalone).

Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima

Właściwości dotyczące importowanych dokumentów:

1. W pierwszej kolejności wczytywane są dokumenty PKA.
2. Na PA/ FA , PAKOR, FSKOR, PKA (zakładka [Płatności]) widoczny jest akronim operatora, który dany dokument wystawił.
3. Kategoria skojarzona z dokumentem jest zgodna z ustawieniami na karcie kontrahenta (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Ogólne]).
4. Kategoria elementu jest zgodna z kategorią sprzedaży ustaloną na karcie ewidencyjnej towaru (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Cennik, pozycja cennika, zakładka [Ogólne]).
5. Pozycje towarowe występujące na Paragonie kilkakrotnie nie są agregowane do jednej pozycji.
6. Jeśli na Paragonie zostały sprzedane kaucje po imporcie trafią one na zakładkę [Kaucje] na dokumencie.
7. Jeżeli w ustawieniach stanowiska (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska) zaznaczono parametr Generuj WZ, do importowanych dokumentów automatycznie generowane są dokumenty WZ/ WZKOR. Dokumenty te zapisywane są na trwałe. Ponadto jeżeli schematy numeracji dla dokumentu WZ/ WZKOR zawierają składnik SERIA i w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametry dotyczące przenoszenia serii na dokumenty i korekty powiązane, to automatycznie wygenerowane dokumenty WZ i WZKOR będą miały serię ustaloną dla stanowiska Detalu.
8. Nie jest uwzględniana blokada dla operatora dotycząca sprzedaży poniżej min. marży/ maks. rabatu.
9. Nie jest uwzględniany parametr na karcie kontrahenta (Słowniki/ Kontrahenci, zakładka Handlowe) Blokada wystawiania dok. rozchodowych.
10. Jako odbiorca Paragonu/ Faktury Sprzedaży występuje nabywca. Nie jest uwzględniany odbiorca domyślny zdefiniowany na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]).

Płatności do Paragonów

Podczas wczytywania Paragonów do Comarch ERP Optima generowane są związane z nimi płatności. W ten sposób powstają:

Dla płatności odroczonych (przelew, gotówka z odroczonym terminem itp.) – zdarzenia w Preliminarzu płatności: 

Dla płatności gotówkowych z terminem 0 dni – zapisy KP w aktualnym raporcie kasowym:

Dla płatności kartą z terminem 0 dni – w zależności od ustawień parametru w konfiguracji programu Comarch ERP Optima (Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry), Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową tworzone są:

Jeżeli na jednym Paragonie określonych jest kilka form płatności związanych z powstaniem zapisów KP (np. część kwoty jest płacona gotówką, a część bonami lub część gotówką, a część kartą kredytową) – program podczas importu dokumentu tworzy kilka zapisów kasowych w aktualnych raportach, w rejestrach skojarzonych z wybranymi formami płatności. Jeżeli w jednym z rejestrów nie ma otwartego raportu – podczas importu zostaje wczytany Paragon bez wygenerowania płatności z nim wiązanych. W logu importu generowany jest komunikat

Aby poprawnie zakończyć import należy otworzyć odpowiedni raport.
W przypadku, gdy na Paragonie występowały kaucje podczas importu zawsze generowane są oddzielne płatności do kaucji.
Jeżeli Paragon został zapłacony kilkoma formami płatności, na dokumencie zaimportowanym do Comarch ERP Optima na zakładce [Ogólne] widoczna jest pierwsza z wykorzystanych form płatności. Wszystkie płatności związane z Paragonem są widoczne w zakładce [Płatności]  dokumentu.

Niezależne zapisy  KP/ KW (niepowiązane z dokumentami zapisy kasowo/ bankowe):

Numer zapisu jest zgodny ze schematem numeracji dla KP zdefiniowanym w Konfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska na formularzu stanowiska, definicja KP/ KW.