Właściciele i osoby współpracujące

W programie można wprowadzać i rozliczać właścicieli. W przypadku korzystania z modułu Księga Podatkowa jest to wspólna lista wspólników. Listę możemy wywołać również z poziomu Ogólne/ Inne/ Wspólnicy lub kombinacją klawiszy <CTRL>+<W>. W module Płace i Kadry lista dostępna jest z poziomu Kadry/ Lista pracowników i dodatkowo należy w polu lista wybrać Właściciele . Wyboru dokonujemy z rozwijanej listy, która pojawia się po wciśnięciu strzałki z prawej strony okna.

Uwaga
Z właścicielem lub osobą współpracującą nie można zawierać umowy cywilnoprawnej. Przy próbie dodania umowy takiej osobie pojawia się komunikat: Nie można dodać umowy cywilnoprawnej właścicielowi lub osobie współpracującej. Aby naliczyć wypłatę dla właściciela lub osoby współpracującej należy dodać ich na listę pracowników.

Formularz właściciela

Formularz właściciela zbudowany jest podobnie jak formularz pracownika, składa się z  siedmiu zakładek, na których działają identyczne przyciski i klawisze. Różnica dotyczy zakładek:

[Etat] – należy uzupełnić:

Datę zatrudnienia – aby aktywne stały się pola w sekcji dotyczącej wynagrodzenia. Należy przyjąć datę taką, jak do ubezpieczeń.

Rodzaj zatrudnienia – należy wybrać Właściciel.

Dochód deklarowany [√] – wówczas pojawi się w polu Stawka kwota stanowiącą podstawę naliczania składek ZUS dla prowadzących działalność (podstawa urzędowa – 60% z przeciętnego wynagrodzenia) wpisana w danym miesiącu w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia. Podstawę można zmienić, jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty.

Uwaga
Osoby, które rozpoczęły pozarolniczą działalność gospodarczą po 24.08.2005r. (Ustawa z 1 lipca 2005r. o zmianie Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw Dz.U. nr 150, poz.1248) i spełniają określone warunki mogą opłacać przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania tej działalności, składki na ubezpieczenie społeczne od zadeklarowanej przez siebie kwoty, nie niższej niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takim przypadku, nie należy zaznaczać pola Dochód deklarowany, tylko w polu Stawka należy samodzielnie obliczyć i wpisać podstawę.

[Podst. zdrow. Mnożnik] – pozwala na zmianę (n-krotność) podstawy do ubezpieczenia zdrowotnego dla prowadzącego działalność. Zgodnie z Ustawą z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2004, nr 210, poz.2135) prowadzący działalność ma obowiązek opłacania składki zdrowotnej z każdej działalność z możliwością wyboru, z której działalności (firmy) będzie rozliczał składkę zdrowotną od wyższej podstawy. Podstawa do ubezpieczenia zdrowotnego pobrana z Konfiguracji/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia zostanie przemnożona przez mnożnik z „etatu” właściciela.

Formularz właściciela/zakładka Etat – zatrudnienie

[Indywidualny procent wypadkowej] (domyślnie nie jest zaznaczony) – pole edytowalne po zaznaczeniu flagi. Działanie:  

  • niezaznaczony – to % składki wypadkowej pobierany jest z Konfiguracji firmy / Płace / Składki ZUS,
  • zaznaczony – w wypłacie właściciela % składki wypadkowej pobierany będzie z formularza właściciela i według tego % obliczana składka na ubezpieczenie wypadkowe.

[Ubezpieczenie (etat)] – zawiera między innymi:

przycisk , który wyświetli nam listę tytułów ubezpieczeniowych związanych z osobami, które opłacają składki od dochodu deklarowanego. Kod możemy wybrać z listy lub wpisać go ręcznie z klawiatury. Po wpisaniu odpowiedniego kodu program zaznaczy ubezpieczenia, które będą naliczane. Jest to tylko propozycja programu, użytkownik może ją indywidualnie zmienić.

Dotyczy wersji: 2019.0.1
Po ustawieniu kodu tytułu ubezpieczenia 0570 na formularzu właściciela, automatycznie zostanie zaznaczony parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy na zakładce [6.Inne informacje].

Dotyczy wersji: 2019.2.1
[Przychód za poprzedni rok] – pole, w którym należy podać kwotę przychodu uzyskanego w  poprzednim roku dla właściciela zgłoszonego do ubezpieczeń z kodem 0590 lub 0592. Podana kwota przychodu będzie wykazana na deklaracji ZUS DRA część II oraz ZUS RCA część II.

[Ubezpieczenie (etat)] – w programie są dwa sposoby generowania deklaracji dla właścicieli. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami, wtedy tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. Możemy to osiągnąć po zaznaczeniu parametru .

Nieobecności właściciela

W zależności od sposobu rozliczania właściciela jego nieobecności mogą być wykazywane na raporcie ZUS RSA lub nie.

  • Właściciel rozlicza się sam (indywidualna DRA) – generowana jest tylko deklaracja DRA,
  • Właściciel rozlicza się z osobą współpracującą – generowana jest deklaracja DRA, raporty ZUS: RCA i RSA,
  • Właściciel rozlicza się wraz z pracownikami – generowana jest deklaracja DRA, raporty ZUS: RCA i RSA.

W programie istnieje możliwość rozliczania nieobecności właściciela. Można to zrobić z poziomu listy pracowników w Kadrach lub wypłatach pracowników. Lista nieobecności dostępna jest:

  • po wciśnięciu ikony „Czas pracy” lub po rozwinięciu strzałki i wybraniu opcji Nieobecności,
  • z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki (Kalendarz).

Dla właściciela dostępne są następujące nieobecności:

  • Wł. Urlop macierzyński,
  • Wł. Urlop macierzyński (dodatkowy),
  • Wł. Urlop rodzicielski,
  • Wł. Urlop ojcowski,
  • Wł. Urlop opiekuńczy (zasiłek),
  • Wł. Urlop rehabilitacyjny,
  • Wł. Urlop rehabilitacyjny/wyp.,
  • Wł. Zwolnienie chorobowe,
  • Wł. Zwolnienie chorobowe/wypadek.

W przypadku, gdy właściciel ma odnotowaną jedną z powyższych nieobecności, podstawa wymiaru do składek społecznych jest proporcjonalnie pomniejszana w stosunku do dni kalendarzowych nieobecności.

Podstawa prawna dodania nieobecności Wł. Urlop opiekuńczy (zasiłek) dla prowadzących działalność i osób współpracujących – Wyrok Trybunału konstytucyjnego z 6 marca 2007r. (sygn.akt P45/06).

Uwaga
Na liście typów nieobecności standardowe typy nieobecności są zawężane dla listy właścicieli. Przy wprowadzeniu nieobecności z poziomu listy pracowników (lista właściciele) lub listy wypłat pracowników ukryte są nieobecności nieaktywne i dodatkowo nieobecności standardowe dedykowane dla pracowników. Widoczne są tylko nieobecności z przedrostkiem „wł”.

Uwaga
W przypadku zwolnień chorobowych właściciela do programu Comarch ERP Optima powinny być wprowadzone nieobecności tylko za okres, za który ZUS wypłaca takiej osobie zasiłek. Nie rejestrujemy w programie nieobecności potwierdzonych zaświadczeniem lekarskim ZLA, jeśli nie został za ten okres wypłacony zasiłek przez ZUS. Jeśli ZUS potwierdził prawo do zasiłku dla właściciela tylko za część zwolnienia chorobowego, to okres takiej nieobecności pomniejszającej podstawę składek należy odpowiednio skrócić.

Kwoty do deklaracji

Na formularzu właściciela istnieje możliwość zdefiniowania kwot deklaracji. W tym celu należy edytować formularz danych kadrowych właściciela i kliknąć przycisk Kwoty deklaracji  (dane możliwe do wprowadzenia przy zaznaczonym odpowiednim module). Otwarta zostanie karta indywidualnych odliczeń podatnika. Udziały i odliczenia w każdym miesiącu są dostępne po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>.

Uwaga
Dla poprawnego wyliczenia przychodów i kosztów należy uzupełnić udziały podatnika w poszczególnych miesiącach dla wszystkich źródeł przychodu. W przypadku jednoosobowej działalności należy wprowadzić udziały w wysokości 100% (czyli 1.00/1). Jeżeli dla danego podatnika udziały są równe przez cały rok, to wystarczy je wpisać w jednym miesiącu i jest to dziedziczone na pozostałe miesiące. W przypadku zmiennych udziałów należy w każdym miesiącu je odpowiednio skorygować.

Aby wprowadzić odliczenia, udziały oraz przychodu i koszty z dodatkowych źródeł dochodu podatnika za dany miesiąc należy na karcie indywidualnych kwot zaznaczyć parametr W miesiącu  oraz określić Rok i Miesiąc, za który wprowadzamy wartości.

Użytkownik ma również możliwość przeglądania wszystkich odliczeń narastająco za cały rok, w tym celu należy zaznaczyć odpowiedni parametr  – wszystkie kwoty zostaną obliczone narastająco od stycznia do miesiąca wprowadzonego w polu Miesiąc.

Formularz dla wprowadzania indywidualnych kwot dla podatnika składa się z zakładek:

  • Dwie pierwsze zakładki [PIT-36] obejmują odliczenia od dochodu oraz kwoty zwiększające podstawę opodatkowania oraz kwoty odliczeń od podatku,
  • [PIT-36L] zawiera parametr podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L),
  • [Dz. Gospodarcza] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,
  • [Strefa] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej,
  • [Najem] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu, podnajmu lub dzierżawy.

Formularz osoby współpracującej

Analogicznie jak dla właściciela, osobę współpracującą należy dodać z poziomu listy właścicieli. Formularz składa się z  siedmiu zakładek. [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] oraz [Inne informacje] powinny być uzupełniono następująco:

Etat – analogicznie jak przy właścicielu należy uzupełnić:

Datę zatrudnienia (najlepiej zgodną ze zgłoszenie do ubezpieczeń).

Rodzaj zatrudnienia – wybrać Osoba współpracująca,

Dochód deklarowany – w sekcji dotyczącej wynagrodzenia należy zaznaczyć pole Dochód deklarowany, jeśli składki mają być liczone od kwoty innej niż Dochód deklarowany dla danego miesiąca zapisanej w konfiguracji programu, to należy odznaczyć parametr Dochód deklarowany oraz wpisać kwotę stanowiącą podstawę naliczania składek ZUS.

Podst. zdrow.mnożnik – powinien zostać bez zmian 1.00,

Indywidualny procent wypadkowej – powinien być zaznaczony i uzupełniony analogicznie jak dla właściciela tylko wówczas, gdy osoba współpracująca rozlicza się z właścicielem na indywidualnej DRA.

Ubezpieczenie (etat) – przycisk  wyświetli listę dostępnych kodów – tytułów do ubezpieczeń związanych z osobami, które opłacają składki od dochodu deklarowanego. Kod można wybrać z listy lub wpisać go ręcznie z klawiatury. Po wpisaniu odpowiedniego kodu (0511XX) program zaznaczy ubezpieczenia, które będą naliczane. Jest to tylko propozycja programu, użytkownik może ją indywidualnie zmienić.

Inne informacje –  w przypadku osób współpracujących zgłoszonych do ubezpieczenia składka na FGŚP powinna być naliczana jedynie, gdy ta osoba jest dodatkowo zatrudniona na podstawie umowy o pracy. Podczas dodawania osoby współpracującej, dla której ustawiono kod tytułu ubezpieczenia 0511xx lub 0545xx,w momencie zapisu formularza danych kadrowych w polu Nie naliczać składek na FGŚP automatycznie jest ustawiana data zwolnienia z opłacania składek na FGŚP zgodna z pierwszym dniem miesiąca zatrudnienia. Konwersja bazy danych do wersji 2018.0 powoduje zmianę daty, od kiedy przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FGŚP dla osób współpracujących na datę zgodną z pierwszym dniem miesiąca z daty zatrudnienia, jeśli data zapisana wcześniej jest późniejsza niż data zatrudnienia. Przy powyższym ustawieniu parametru Nie naliczać składek na FGŚP składka nie będzie naliczana. Jeśli osoba współpracująca ma zawartą umowę o pracę i w związku z tym powinna mieć naliczaną składkę na FGŚP należy zmienić ustawiony okres zwolnienia z FGŚP na datę osiągnięcia 55/60 lat.

Indywidualna DRA właściciela, osoby współpracującej

Sposób rozliczenia właściciela na odrębnej deklaracji rozliczeniowej ZUS wynika z ustawienia parametru Indywidualne DRA na formularzu właściciela, zakładka [Etat / Ubezpieczenie]:

  • Właściciel rozliczany na oddzielnej DRA – należy zaznaczyć Indywidualne DRA [v].Obliczając Deklarację rozliczeniową ZUS należy wskazać plik KEDU, do którego zostanie zapisana DRA właściciela, a po kliknięciu „Właściciel” wybrać nazwisko właściciela, podać miesiąc, rok, którego dotyczy deklaracja i obliczyć naciskając klawisz „Pioruna”.
  • W przypadku, gdy Właściciel miałby być rozliczany z pracownikami – nie zaznaczamy pola Indywidualne DRA [ ]. Przy generowaniu deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA pole „Właściciel” pozostawiamy puste, a poniżej widoczny będzie napis „pracownicy”. Program wygeneruje deklarację DRA z raportami za pracowników i właścicieli.

Uwaga
W przypadku, gdy Właściciel będzie miał odrębną deklarację ZUS, a firma zatrudnia pracowników i będzie oddzielna za nich deklaracja, to Kod terminu składania deklaracji ZUS w konfiguracji firmy należy ustawić na 3 (15-ty dzień następnego miesiąca) – wówczas na DRA dla pracowników kod terminu będzie miał symbol 3, a na DRA właściciela będzie miał symbol 4.

Dotyczy wersji: 2019.2.1
Uwaga
Dla właściciela zgłoszonego do ubezpieczeń z kodem 0590/0592 opłacającego składki wyłącznie za siebie lub rozliczającego się razem z pracownikami, automatycznie zostanie utworzona deklaracja odpowiednio ZUS DRA cz.II lub ZUS RCA cz. II podczas naliczania deklaracji rozliczeniowej za styczeń danego roku lub miesiąc rozpoczęcia/wznowienia działalności.

Po wpisaniu kodu tytułu ubezpieczenia przewidzianego dla osoby współpracującej (05 11 XX) uaktywnia się przycisk  (zakładka [Ubezpieczenie (etat)]). Kod (akronim) właściciela można wpisać z ręki lub wybrać z listy, która wyświetli się po kliknięciu tego przycisku. Powiązanie to skutkuje rozliczeniem pod wspólną deklaracją rozliczeniową właściciela z wybranymi osobami współpracującymi. Puste pole  oznacza, że osoba współpracująca będzie wykazana pod deklaracją DRA razem z pracownikami.

Uwaga
Z jednym właścicielem może być rozliczanych kilka osób współpracujących.

Przygotowanie deklaracji ZUS dla właścicieli i osób współpracujących

Warunkiem niezbędnym do wygenerowania dla właścicieli, osób współpracujących raportów ZUS (RCA, RSA), czy samych deklaracji DRA jest utworzenie listy płac dla właścicieli.
Aby odróżnić ją od innych list płac należy:

  • w polu dokument wybrać symbol W, wówczas automatycznie w polu Rodzaj pojawi się napis Właściciel,
  • lub dodać własny symbol dokumentu dla tego typu list płac i samodzielnie uzupełnić pole rodzaj Właściciel,
  • uzupełnić datę wypłaty (deklaracji),
  • zapisać formularz listy płac,
  • następnie przejść do okna Wypłaty pracowników i pod przyciskiem „Lista płac” wybrać zdefiniowaną wcześniej listę dla właścicieli,
  • „Plusem” naliczamy Wypłatę właścicielowi. Zapisujemy. Na liście będzie ona widoczna z kwotą 0,00 do wypłaty.

Takie naliczenie jest niezbędne do wygenerowania przez program raportów, deklaracji ZUS.

Formularz listy płac dla właścicieli