• Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.
• Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.
• Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.
• W zależności od ustawień w konfiguracji:
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja – towar jest nadal zarezerwowany
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika

W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.

Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem  generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości – WZ nie zostanie utworzony.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

• jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu
• jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie

Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki [Dokumenty].

Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.

Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie. 

Cel ćwiczenia: rozliczenie z poziomu Faktury Sprzedaży zaliczki wpłaconej wcześniej przez kontrahenta

Rejestrujemy zaliczkę w programie

• Otwieramy menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/ bankowe
• Zaliczka zostanie zarejestrowana w kasie gotówkowej (rejestr KASA)
• Wprowadzamy wpłaconą zaliczkę od kontrahenta:
  • dokument: KP
  • kwota: 200 zł
  • kontrahent: TWÓJ OGRÓD
  • status: nie rozliczono (rozliczenie nastąpi z poziomu Faktury Sprzedaży)

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży

• Otwieramy menu Handel/ Faktury
• Dodajemy nową fakturę:
  • kontrahent: TWÓJ OGRÓD
  • forma płatności: PRZELEW
• Wprowadzamy towary:
  • TUJE_3L: 100 szt. w cenie 7.50 zł
• Wartość brutto faktury 922.50 zł

Rozliczamy zaliczkę

• Otwieramy zakładkę [Płatności]
• Klikamy ikonę plusa z wykrzyknikiem i na liście wybieramy wprowadzony wcześniej zapis na kwotę 200 zł.
• Zatwierdzamy fakturę na trwałe (nie do bufora). Zaznaczmy parametr WZ (towar zostanie zdjęty z magazynu)
  • na podglądzie faktury widać kwotę zapłaconą 200 zł, pozostaje do zapłaty 722.50 zł
  • zapis kasowy otrzymał status R – Rozliczony całkowicie
  • zdarzenie w Preliminarzu powiązane z fakturą posiada status C – rozliczony częściowo: rozliczono 200 zł, pozostaje 722.50 zł.

• Ustaliliśmy z naszym klientem, że towar będzie mu dostarczany codziennie, ale fakturę wystawiamy zawsze na koniec tygodnia, w piątek. Dostawy potwierdzane są dokumentami WZ. Mamy 5 dokumentów WZ/2008/000001….WZ/2008/000005.
• Towar jest wydawany z magazynu na bieżąco – w chwili wystawienia dokumentu WZ.
• W celu wystawienia Faktury Sprzedaży należy na liście zaznaczyć odpowiednie Wydania Zewnętrzne. Muszą one dotyczyć:
  • tego samego kontrahenta
  • na wszystkich zastosowano ten sam algorytm wyliczania podatku VAT (netto/brutto)
• Zaznaczamy wybrane WZ i za pomocą polecenia Przekształcenie do FA z menu kontekstowego rozpoczynamy proces tworzenia Faktury Sprzedaży. Odpowiedni komunikat programu poinformuje nas o poprawnym zakończeniu procesu generowania faktury.
• Wszystkie przekształcone WZ otrzymują status FA
• Nowa faktura jest w buforze. Oprócz tego, że można na niej modyfikować daty, formę i termin płatności, program dopuszcza również pewną modyfikację pozycji:
  • nie można modyfikować ani usuwać pozycji, które pochodzą z konwertowanych wcześniej dokumentów WZ
  • można dopisać nowe pozycje na FA. W momencie jej zatwierdzania program utworzy kolejny dokument WZ (różnicowy) na dopisane pozycje
• Proponowane przez program ustawienia na FA:
  • data wystawienia faktury – to data wykonania konwersji (data bieżąca)
  • data sprzedaży – to również data bieżąca
  • jeśli na dokumentach WZ znajdował się kilka razy ten sam towar w identycznej cenie – program w chwili konwersji zsumuje go do jednej pozycji.
• Na fakturze należy ustalić formę i termin płatności. Po jej zatwierdzeniu – w preliminarzu płatności pojawią się odpowiednie zapisy. 

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie

Zdefiniowanie grupy kontrahentów

• Otwieramy System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
• Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
• Zatwierdzamy dane
• Zamykamy konfigurację

Zarejestrowanie kontrahenta

• Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
• Dodajemy kolejnego kontrahenta:
  • kod: GALERIA
  • grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
  • rodzaj: odbiorca
  • NIP: 111-111-11-11
  • nazwa: Galeria Kwiatów
  • adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
  • kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
• Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
  • bank: BGŻ /KRAKÓW
  • rachunek: 90-20301459-1234123412341234
  • forma płatności: PRZELEW
  • termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
• Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
  • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
• Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.

Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
  • równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie pliku Elixir-0 do banku BPH w celu zrealizowania przelewów
z wynagrodzeniami dla pracowników.

• Z menu modułu Kasa/ Bank wybieramy Preliminarz płatności.
• W pozycji Rejestr wybieramy założony podczas Konfiguracji rejestr bankowy Zaznaczamy pole „Przelewy do wysłania”.
• Na liście widzimy tylko płatności (zdarzenia) w kolorze czarnym, czyli zatwierdzone do realizacji.
• Zaznaczamy wszystkie płatności na liście <ctrl> + <A> i ikoną dyskietki uruchamiamy Eksport poleceń przelewów.
  • Wybieramy eksport dla zaznaczonych płatności
  • Katalog docelowy – wskazujemy konkretne miejsce na dysku
  • Nazwa pliku – wpisujemy np. przelewy_etat
  • Data przelewu – wybieramy datę realizacji
  • Zaznaczamy pole Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów w celu utworzenia jednego przelewu dla konkretnego pracownika (w przypadku kilku list płac)
  • Piorunkiem uruchamiamy proces generowania pliku elixir-0 (z rozszerzeniem pli)
• Pojawia się log z informacją o przebiegu eksportu, po zapoznaniu się z jego treścią należy go zamknąć.
• W oknie Preliminarz płatności zdarzenia zniknęły z okna, nie są już wyświetlane jako przelewy do wysłania. Po wyłączeniu tej opcji pojawiają się ponownie, wyświetlane w kolorze niebieskim, co oznacza, że zostały wysłane do banku. Edytujemy dowolną płatność i sprawdzamy stan – „Wysłane”.

Cel ćwiczenia: wprowadzenie Faktury Zakupu w walucie obcej oraz dokumentu SAD

Wprowadzamy kontrahenta na listę

• Dodajemy nowego kontrahenta do listy (zgodnie z podanymi informacjami):
  • kod: IMP/EXP
  • grupa: ODB_FIRMY
  • nazwa: Firma importowo – eksportowa
  • kategoria: MAT.PODSTAWOWE (typ KOSZTY)
  • status: podmiot gospodarczy, odbiorca pozaunijny
  • forma płatności: PRZELEW_BPH (termin standardowy)
  • domyślna waluta: EUR
  • grupa cenowa: HURTOWA 3

Wprowadzamy Fakturę Zakupu

• Wprowadzamy Fakturę Zakupu od dostawcy zagranicznego:
  • numer obcy: 4444/2013
  • kontrahent: IMP/EXP
  • faktura liczona od: netto
  • kurs: ręczny 1 EURO = 4.00 PLN
  • towary: ROZDRABNIACZ 10 szt. w cenie zakupu 100 EURO
  • stawka VAT dla towaru automatycznie zmieniana jest na 0%
  • wartość faktury: 1000 EURO
  • wartość w PLN: 4.000 zł
• W wyniku zatwierdzenia FZ (na trwałe, z zaznaczonym parametrem PZ):
  • w Preliminarzu płatności (rejestr BPH) powstaje płatność dla kontrahenta IMP/EXP o wartości 1000 EURO
  • na magazyn wprowadzany jest nowy zasób towaru ROZDRABNIACZ o wartości 4 000 PLN
  • Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%).
• Otrzymujemy dokument SAD:
  • kurs na dokumencie SAD wynosi 4.00 PLN
  • wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartość transportu

Opłata celna	5% x (4000+500)  – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu	225.00 PLN
Podatek VAT	0.23 x (4 000 + 225 + 500)	1086,75 PLN
Wartość brutto dokumentu (należność wobec urzędu)		1311,75 (1086,75+225)

• W związku z tym wystawiamy dokument Korekty granicznej:
  • zaznaczamy na liście dokumentów FZ fakturę, której dotyczy SAD
  • z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki obok przycisku Korekta wybieramy Korekta graniczna/cło
• Pojawia się formularz dokumentu Korekty granicznej:
  • w nagłówku należy uzupełnić dane o urzędzie, w którym regulowana będzie płatność:
  • z menu pod strzałką (obok pola kontrahent) wybieramy opcję URZĄD
  • z wyświetlonej listy urzędów skarbowych wybieramy 03 (Urząd Skarbowy Kraków – Krowodrza)
  • Na dokumencie korekty granicznej klikając ikonę otworzy się okno Kwoty celne (pozycje na liście kwot celnych można edytować w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/  Kwoty celne) wprowadzamy dwie kwoty:
    • transport
      • w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.
    • cło
      • w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak
      • Na zakładce [Płatności] zaznaczamy Naliczaj VAT od towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN
• Korekta graniczna może być wystawiona jedynie w walucie PLN
  • cena towaru podana na korekcie granicznej jest przeliczona z EURO na PLN wg kursu podanego na Fakturze Zakupu
  • do wartości towaru ma być doliczona wartość cła i transportu
  • wartość korekty, jaką wpisujemy to wartość cła: 225 PLN. Kwota transportu podnosi wartość towaru na magazynie, natomiast nie wpływa na płatność ponieważ została wcześniej wprowadzona osobna faktura na transport.

Tabela VAT po wykonanych czynnościach powinna wyglądać jak poniżej

stawka	netto	VAT	brutto
0.23	225	1086.75	1311.75

• Po zatwierdzeniu dokumentu:
  • wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000 + 225 + 500 = 4725 PLN
  • w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN

• Zamawiamy towar u dostawcy. W programie utworzony zostaje dokument ZD/000001/2008.
• Ilość zamawianego towaru jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Wartość jest wyliczana w oparciu o ostatnią cenę zakupu.
• Otrzymujemy dostawę towaru. Wtedy dokument ZD konwertujemy do dokumentu Przyjęcia zewnętrznego (zaznaczamy na liście, a następnie wciskamy przycisk Przekształcenie do PZ). Dokument ZD otrzymuje status PZ, co oznacza, że zamówienie nie jest już aktywne.
• Powstaje dokument PZ w buforze. Na PZ należy uzupełnić:
  • numer obcy, czyli numer otrzymanego dokumentu od dostawcy
  • ostatecznie ustalić przyjmowaną ilość i wartość towaru.
• Po zatwierdzeniu dokumentu PZ towar jest wprowadzany do magazynu.
• Podczas zatwierdzania program pyta, czy wygenerować uzupełniający dokument zamówienia (jeśli ilości na dokumencie PZ zostały zmniejszone). Jeśli tak – na liście zamówień pojawi się nowy dokument ZD na brakującą ilość.
• W chwili otrzymania Faktury Zakupu – dokument PZ konwertujemy do Faktury Zakupu. Na dokumencie FZ ustalamy m.in. formę i termin płatności.
• Po zatwierdzeniu Faktury Zakupu w preliminarzu płatności powstaje odpowiednie zdarzenie lub, w przypadku płatności gotówką – zapis KW w raporcie kasowym.

Scenariusz 2 Zamawiany towar otrzymujemy w dwóch dostawach

• Zamawiamy 100 szt. towaru. W systemie rejestrujemy ten fakt tworząc dokument ZD/000002/2008.
• Zamówiona ilość 100 szt. jest widoczna w kolumnie Zamówienia.
• Otrzymujemy towar T1. Okazuje się, że otrzymaliśmy teraz tylko 60 szt. towaru, natomiast brakujące 40 szt. zostanie dowiezione w ciągu dwóch dni. Faktura natomiast zostanie wystawiona na całość towaru.
• Dokument zamówienia konwertujemy do dokumentu PZ. Na powstałym dokumencie przyjmowaną ilość zmieniamy ze 100 na 60 szt.
• W chwili zatwierdzenia dokumentu PZ program pyta, czy utworzyć uzupełniający dokument zamówienia. Ponieważ pozostałe 40 szt. towaru dostaniemy w kolejnej dostawie – tworzymy takie zamówienie.
• Przyjęte 60 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu – odpowiednio zwiększa się ilość towaru.
• Na liście Zamówień, dokument ZD/000002/2008 otrzymuje status W realizacji. Na formularzu zamówienia w kolumnie Zrealizowano dla towaru T1 widnieje liczba 60, w kolumnie Pozostaje – 40 szt. Ilość 40 szt. widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia
• Po dwóch dniach otrzymujemy kolejną dostawę. Dokument ZD konwertujemy do PZ. Uzupełniamy numer obcy dokumentu. Po zatwierdzeniu PZ kolejne 40 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu. Równocześnie usuwana jest ilość zamówiona a dokument ZD otrzymuje status Zrealizowano
• Otrzymujemy również Fakturę Zakupu 100 szt. towaru. Aby utworzyć ją na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów PZ:
  • zaznaczamy je na liście
  • wciskamy przycisk Utworzenie Faktury zakupu.
• Na liście FZ pojawia się nowy dokument Ustalamy formę i termin płatności. Po zatwierdzeniu powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu płatności, natomiast w przypadku płatności gotówką – generowany jest odpowiedni zapis KW.