Wypłata z rozliczeniem nieobecności z poprzedniego okresu (miesięcy wstecz 1)

Po naliczeniu wypłaty za np. wrzesień pracownik dostarcza nam zwolnienie lekarskie. Co możemy z tym zrobić? Możemy tą nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu (październiku).

Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej za następny miesiąc i rozliczenie na niej zaległej nieobecności – zwolnienia lekarskiego.

  • Z menu głównego Płace i Kadry wybieramy Listy płac dodajemy kolejną listę płac etatową za następny miesiąc. W tym celu możemy użyć funkcji kopiowania kombinacją klawiszy <ctrl>+<Insert> lub <ctrl>+<„plus”>.
  • W polu Miesięcy wstecz zmieniamy z 0 na: 1 (będziemy rozliczać nieobecność, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie). W polu Opis aktualizujemy dany miesiąc. Zapisujemy formularz nagłówka listy.
  • W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy Listę płac o symbolu E za następny miesiąc.
  • Podświetlamy pracownika Jan Kowalski i poprzez przycisk Kalendarz wywołujemy kalendarz czasu pracy,
    nanosimy nieobecność „Zwolnienie chorobowe” na okres od 30 dnia bieżącego miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca.
  • Po wprowadzeniu nieobecności naliczamy <plusem> pracownikowi wypłatę – przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i widzimy następujące pozycje:
    • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotę ujemną, jako pomniejszenie za nieobecność z poprzedniego miesiąca, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie
    • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotą dodatnią, po pomniejszeniu za nieobecność z aktualnego miesiąca
    • Składka PZU – tylko za aktualny miesiąc
    • Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy – pracownik nie posiada jeszcze 30 dni okresu ubezpieczenia chorobowego (jeśli zatrudnienie było w miesiącu, w którym jest 30 dni)
    • Wynagrodzenie za czas choroby z podziałem na poszczególne okresy kalendarzowe (jeśli zatrudnienie pracownika było w miesiącu, w którym było 31 dni)
    • Spłata zaliczki udzielonej 25 dnia miesiąca przed wypłatą etatową
    • Spłata pożyczki (rata kapitałowa) oraz spłata pożyczki (odsetki) pierwsza spłata do pożyczki wypłaconej 25 dnia miesiąca
  • Zapisujemy wypłatę
  • Z poziomu listy pracowników w kadrach możemy wydrukować „Raport zaliczek” i „Raport pożyczek” (sekcja wydruków płacowych) oraz dodatkowo z formularza pracownika dostępny jest wydruk „Pożyczki pracownika”.




Jak zdefiniować kalendarz?

  1. Konfiguracja/ Firma/ Kalendarze klawiszem  otwieramy formularz kalendarza.
  2. Podajemy jego nazwę i akronim, wybieramy sposób rozliczania nadgodzin i normę czasu pracy.
  3. Przechodzimy na zakładkę [Kalendarz] i definiujemy dni. Dni niezdefiniowane zaznaczone są na czerwono . Możemy definiować każdy dzień oddzielnie lub możemy wykorzystać do tego celu serie.
  4. Po wciśnięciu przycisku Wstawianie serii na zakładce [Ustawienia] ustalamy ilość powtórzeń lub podajemy okres (daty od i do), na który będzie naniesiona nasza seria.
  5. Przechodzimy na zakładkę Seria, gdzie wybieramy wcześniej zdefiniowaną serię i nanosimy na kalendarz poleceniem . Po naniesieniu serii obok daty pojawia się godzina rozpoczęcia pracy a w nawiasie liczba godzin do przepracowania (norma).
  6. Następnie ustalamy dni dodatkowo wolne od pracy i święta. Święta możemy zaznaczyć w kalendarzy modyfikując wybrany dzień lub możemy wykorzystać listę zdefiniowaną w programie. Przed naniesieniem świąt określamy okres za jaki zmieniamy kalendarz (miesiąc lub rok). Program pyta nas również czy wcześniej zdefiniowane dni mają być modyfikowane. W naszym przypadku pole zamieniaj zdefiniowane dni powinno być zaznaczone [√].
  7. Możemy oczywiście najpierw nanieść święta i dni dodatkowo wolne od pracy a następnie nanieść serię. W takim przypadku nanosząc serię należy zaznaczyć pole pozostaw bez zmian zdefiniowane dni [√]. Modyfikując kalendarz program pominie wcześniej zdefiniowane dni (w naszym przypadku święta i wolne).
  8. Tak zdefiniowany kalendarz zapisujemy poprzez wciśnięcie klawisza .

 




Wprowadzanie nieobecności (zwolnienie lekarskie, urlop na żądanie, urlop wychowawczy)

Zwolnienie lekarskie

  1. Można edytować dane kadrowe pracownika (Lista pracowników/ Formularz danych pracownika) lub tylko podświetlić nazwisko pracownika na liście pracowników w kadrach/ w oknie wypłat pracowników,
  2. dostępna będzie ikona (Nie)obecności . Otwiera się formularz czasu pracy i nieobecność możemy wpisać z dwóch miejsc: bezpośrednio na zakładce [Kalendarz] lub przechodząc na zakładkę [Nieobecności]. W obu przypadkach nową nieobecność wpisujemy korzystając z klawisza  lub <INSERT>,
  3. na formularzu wybieramy typ nieobecności, podajemy daty od i do (możemy je wpisać z ‘ręki’ lub wybrać z kalendarza, który wyświetli się po kliknięciu prawym klawiszem myszki). Jeśli jest to nieobecność typu ZUSzwolnienie chorobowe, uzupełniamy pola określające datę wystawienia, dostarczenia zwolnienia i powód nieobecności. W przypadku podania na zwolnieniu kodu choroby uzupełniamy również to pole,
  4. na zakładce [Pozostałe] wpisujemy inne informacje związane z tą nieobecnością,
  5. po uzupełnieniu wszystkich danych zapisujemy formularz przyciskiem ,
  6. tak zapisana nieobecność pojawi się na liście nieobecności oraz w kalendarzu.

Urlop na żądanie

W przypadku rejestrowania nieobecności typu Urlop wypoczynkowy można określić, czy jest to urlop na żądanie.

  1. Należy podświetlić kursorem pracownika, któremu zostanie dodany urlop na żądanie,
  2. następnie nacisnąć ikonę (Nie)obecności  – dostępna jest z listy pracowników w kadrach, na formularzu danych kadrowych lub na wypłatach pracowników,
  3. dodajemy nową nieobecność , wybieramy Typ nieobecności – Urlop wypoczynkowy,
  4. na formularzu nieobecności należy zaznaczyć parametr Na żądanie,
  5. następnie zapisać  formularz.

Na oknie listy nieobecności pracownika dostępna jest kolumna ‘Nieobecność na żądanie’, w której oznaczone są wykorzystane przez pracownika dni urlopu na żądanie.

Uwaga
Pole to ma charakter informacyjny. Co oznacza, że program przy wpisaniu większej ilości dni, niż przysługująca w ciągu całego roku pozwoli zapisać nieobecność. Dni wykorzystanego urlopu na żądanie zliczają się automatycznie pod warunkiem, że pracownik ma wpisany limit urlopu wypoczynkowego. W kadrach z listy pracowników, pod ikoną Drukarki w sekcji Wydruki kadrowe dostępny jest wydruk Zestawienie urlopów wypoczynkowych. Jeśli przed wydrukiem zostanie zaznaczony parametr tylko urlopy na żądanie, to na raporcie pojawią się tylko te urlopy, które na formularzu nieobecności mają zaznaczony parametr Na żądanie.

Urlop wychowawczy

  1. Można edytować dane kadrowe pracownika (Lista pracowników/ Formularz danych pracownika) lub tylko podświetlić nazwisko pracownika na liście pracowników w kadrach / w oknie wypłat pracowników,
  2. dostępna będzie ikona  (Nie)obecności . Otwiera się formularz czasu pracy i nieobecność możemy wpisać z dwóch miejsc: bezpośrednio na zakładce [Kalendarz] lub przechodząc na zakładkę [Nieobecności]. W obu przypadkach nową nieobecność wpisujemy korzystając z klawisza  lub <INSERT>,
  3. na Formularzu nieobecności – z listy typów nieobecności wybieramy urlop wychowawczy, podajemy daty od i do (możemy je wpisać z ‘ręki’ lub wybrać z kalendarza który wyświetli się po kliknięciu prawym klawiszem myszki),
  4. na zakładce [Pozostałe] możemy odnotować imię i nazwisko dziecka, na które została udzielona nieobecność oraz inne informacje związane z tą nieobecnością,
  5. po uzupełnieniu wszystkich danych zapisujemy formularz przyciskiem .

Tak zapisana nieobecność pojawi się na liście nieobecności oraz w kalendarzu.

Na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania nieobecności pracownika na deklaracji RSA z kodem przerwy 121 (122) oraz naliczenie składek: emerytalnej, rentowej i zdrowotnej. W tym celu w programie należy odnotować nieobecność „urlop wychowawczy”, będzie liczył się zasiłek w kwocie zerowej z poprawnymi składkami emerytalno-rentowymi i zdrowotną.

Uwaga
Aby urlop wychowawczy był wykazany w deklaracjach ZUS musi być rozliczony w wypłacie. Informacja o urlopie wychowawczym pracownika wykazywana jest na raportach imiennych ZUS RCA i ZUS RSA w deklaracji rozliczeniowej utworzonej za miesiąc, w którym wystąpiła nieobecność. Miesiąc i rok deklaracji ustawiony na liście płac,w której rozliczony jest urlop wychowawczy nie wpływa na wykazanie go w deklaracjach.




Definiujemy kalendarz za pomocą serii


Cel ćwiczenia: Utworzenie nowego kalendarza (dla pracowników niepełnosprawnych) i szybkie zdefiniowanie dni przy użyciu serii.

  • W konfiguracji (Firma/ Płace/ Kalendarze) otwieramy nowy Formularz kalendarza.
  • Na zakładce Ogólne:
    • Nazwa: 35-godzinny
    • Akronim: 35h
    • Pozostawiamy zaznaczenie w polu „Uwzględniaj wymiaru etatu”
    • Nadgodziny: pozostawiamy zaznaczone pola: „Rozliczaj nadgodziny”, „Licz standardowe dopłaty do nadgodzin”, „Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/powyżej normy”, „Licz standardowe dopłaty do godzin nocnych”, norma według kalendarza
  • Przechodzimy na zakładkę Kalendarz – widzimy niezdefiniowane dni, które są wyświetlane jako .
  • Po wciśnięciu przycisku Kalendarz otwiera się formularz wstawiania serii. Na zakładce Ustawienia podajemy okres, na który będzie naniesiona nasza seria – od dnia do dnia.

Uwaga
Zakres dat należy podać w ten sposób, aby rozpoczynał się od poniedziałku, jako początku tygodnia pracy.

  • W części Pozostaw bez zmian – odznaczamy wszystkie parametry.
  • Przechodzimy na zakładkę Seria i wybieramy z listy naszą zdefiniowaną serię. Pojawiają się zdefiniowane dni serii.
  • Uruchamiamy nanoszenie serii dni na kalendarz używając ikony pioruna. Po naniesieniu serii w kalendarzu obok daty pojawia się godzina rozpoczęcia pracy, a w nawiasie liczba godzin do przepracowania (norma).
  • Następnie nanosimy święta – naciskamy przycisk Wstawianie świąt i określamy okres (wybrany rok), na jaki wprowadzamy standardowe święta. W części Wstaw – pozostawiamy zaznaczone pole [√] święta. Jak również pole Zamieniaj zdefiniowane dni powinno być zaznaczone [√], aby zdefiniowane wcześniej dni w kalendarzu zostały zamienione na świąteczne.
  • Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty należy odnotować dodatkowe dni wolne za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.).
  • W prawym górnym rogu wyświetlona jest norma czasu pracy ustalona w oparciu o naniesioną serię i dni świąteczne. Jeśli godziny i dni normy pracy się zgadzają z naszymi oczekiwaniami, zapisujemy zdefiniowany Kalendarz.




Odnotowanie obecności pracownika – czasu faktycznie przepracowanego

Sposób, w jaki wpisujemy informację o rzeczywistym czasie pracy zależy od tego, jaki rodzaj rozliczenia czasu pracy został wybrany w etacie pracownika.

Rozliczenie według kalendarza

Przy takim typie rozliczenia czas pracy czytany jest z kalendarza, jaki został wybrany dla danego pracownika. W przypadku, gdy pracownik nie miał żadnych odchyłek i nieobecności program przyjmuje, że czas pracy i czas normatywny (ten z grafika, który pracownik był zobowiązany przepracować) są sobie równe. W celu odnotowania odchyłki należy:

  1. Wyświetlić formularz danych pracownika (przycisk  na liście pracowników).
  2. Wcisnąć klawisz Nieobecności lub wyświetlić listę i wybrać Nieobecności.
  3. Będąc na zakładce [Kalendarz] na formularzu czasu pracy wybrać dzień, który należy zmodyfikować.
  4. Wyświetlić formularz dnia (klikamy 2 razy lewym klawiszem myszki lub przyciskiem lupki) i poprawić czas rozpoczęcia pracy lub sumaryczny czas pracy w ciągu dnia.
  5. Na końcu wszystkie zmiany zapisujemy przyciskiem .

Rozliczenie według obecności

Ten sposób rozliczenia pociąga za sobą obowiązek uzupełnienia wszystkich dni pracy o rzeczywisty czas. Jeśli w danym dniu nie będzie modyfikacji zapisu program potraktuje to jako dzień pracy z zerową (0) ilością godzin. W ekstremalnym przypadku, gdy w ciągu miesiąca nie będzie ręcznie wprowadzonego ani jednego dnia pracy program policzy zerowy czas pracy (a odchyłka na minus będzie wynosiła tyle co norma z grafika). Sposób uzupełniania informacji o czasie pracy analogiczny jak w poprzednim przypadku.

Rozliczenie według zestawienia

Rozliczenie według zestawienia polega na podaniu sumarycznego czasu pracy (wraz z nadgodzinami), ilości przepracowanych dni, ilości nadgodzin 50%, 100%, świątecznych i nocnych.

Przykład
Pracownik miał przepracować 168 godz./ 21 dni. Przez 7 dni (5 pracy) przebywał na urlopie wypoczynkowym. Dodatkowo przyszedł do pracy na 3 godziny w niedzielę. Jego rzeczywisty czas pracy to 131 godzin. W kalendarzu Nieobecności wpisujemy urlop, w zestawieniu podajemy rzeczywisty czas pracy, czyli 131 godzin/ 16 dni oraz 3 godziny w święta.




Dodajemy serię dla kalendarza z 35-godzinnym tygodniem pracy

Cel ćwiczenia: Wprowadzenie pomocniczej serii kalendarza (w celu wykorzystania jej w definiowaniu kalendarza czasu normatywnego).

  • W konfiguracji (Firma/ Płace/ Serie kalendarzy) otwieramy nowy Formularz serii.
  • Na zakładce Ogólne:
    • Nazwa: Tydzień 35h
    • Symbol: 35h
  • Przechodzimy na zakładkę Pozycje i tutaj dodajemy poszczególne dni:
    • Pierwszy dzień serii – wypełniamy:
      • Typ dnia: Pracy
      • Od godziny 07:00
      • Do godziny: 14:00
      • Strefa: Czas pracy podstawowy
    • Drugi dzień pracy (aż do piątego) – tutaj możemy wykorzystać funkcję „kopiuj” z menu kontekstowego, czyli podświetlamy ostatnio dodaną pozycję i naciskamy prawy przycisk myszki. W ten sposób dodajemy 4 kolejne dni pracy.
    • Szósty dzień typu Wolny – z zerowym czasem pracy i bez wskazania strefy
    • Siódmy dzień typu Święto – z zerowym czasem pracy i bez wskazania strefy
  • Na koniec zapisujemy formularz serii.




Odnotowanie nieobecności i nadgodzin w kalendarzu

Cel ćwiczenia: Wprowadzenie na kalendarzu pracownika rzeczywistego czasu pracy wraz z nieobecnością,

  • Na Liście pracowników podświetlamy wybranego pracownika Jan Kowalski.
  • Na dole okna otwieramy przycisk (Nie)obecności – na ekranie pojawi się Formularz czasu pracy.
  • Na zakładce Nieobecności – dodajemy nieobecność Urlop wypoczynkowy na okres tylko 1 dnia pracy (w drugim tygodniu zatrudnienia) dodatkowo zaznaczamy pole „Na żądanie” i zapisujemy formularz nieobecności.
  • Przechodzimy na zakładkę Kalendarz – widzimy, że czas pracy został pomniejszony o 7h (taka jest dzienna norma pracy dla tego pracownika). W części Nieobecności (dni) widzimy informację o 1 dniu nieobecności typu Urlop. Natomiast w dniu, w którym wpisano urlop, zamiast informacji o czasie pracy, wyświetlany jest skrót nazwy nieobecności.
  • Dodatkowo na zakładce Kalendarz – edytujemy inny dzień pracy (z czasem pracy) – również w drugim tygodniu zatrudnienia – na wyświetlonym Formularzu dnia modyfikujemy godzinę zakończenia pracy z 14:00 na 16:00 (W związku z tym, że norma dobowa w dniu typu „Pracy” została przekroczona, pracownik otrzyma w wypłacie dopłaty do nadgodzin 50%).
  • Akceptujemy formularz dnia pracy – widzimy, że czas pracy został zwiększony o 2 godziny.
  • Zapisujemy wprowadzone zmiany