• nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
• numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
• kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
• system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.

Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.

Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

• FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
• jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
• jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
• dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.

System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.

W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.

Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).

Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.

• Jeżeli do FA/PA przekształcono wiele dokumentów WZ lub WZ powiązane z korektami generującymi KP, na zakładce [Płatności]wyświetlone zostaną wszystkie zapisy KP.
• Jeżeli do FA/PA przekształcono dokumenty WZ które posiadają korekty generujące zapisy KW, na zakładce [Płatności]dla każdej WZ zostanie wyświetlony zapis KP pomniejszony o kwoty z zapisów KW.
• Jeżeli przy zapisie WZ jest równocześnie tworzona Faktura (zaznaczony parametr FA), parametr Płatność na Wydaniu zostanie wyłączony – płatność zostanie utworzona do dokumentu handlowego.

W przypadku, kiedy Faktura lub Paragon utworzony z WZ zostanie zmodyfikowany, to:

• Jeżeli wartość FA/PA jest równa kwocie zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie całkowicie rozliczony.
• Jeżeli wartość FA/PA jest większa niż kwoty z zapisów kasowych, w zależności od formy płatności wybranej na dokumencie handlowym utworzona zostanie płatność lub zdarzenie w Preliminarzu Płatności na różnicę wartości dokumentu oraz rozliczonych wpłat.
• Jeżeli wartość FA/PA jest mniejsza niż kwoty z zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie rozliczony kolejno z zapisami kasowymi do wysokości wartości faktury (część zapisów kasowych nie zostnie w pełni rozliczona).

Na dokumencie handlowym wygenerowanym z WZ z płatnością, domyślnie podpowiada się forma płatności przypisana do kontrahenta.

Dokumenty walutowe

Płatność do dokumentu WZ w walucie obcej tworzona jest na całą wartość brutto dokumentu, niezależnie od zaznaczenia parametru Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży parametr Płatność VAT w PLN na zakładce [Płatności] nie będzie domyślnie zaznaczony. Po zatwierdzeniu Faktura zostanie w całości rozliczona z zapisem kasowym powstałym przy tworzeniu WZ. Jeżeli Operator zaznaczy parametr na Fakturze, po jej zatwierdzeniu utworzona zostanie płatność w PLN na kwotę podatku VAT, a Faktura zostanie rozliczona z zapisem kasowym utworzonym do WZ do wysokości kwoty netto, wynikającej z tej Faktury. Część zapisu kasowego pozostanie nierozliczona.

Anulowanie dokumentów

To, czy możliwe będzie anulowanie WZ z płatnością lub Faktury/Paragonu przekształconych z takiego WZ oraz czy zostanie skasowany zapis kasowy utworzony do WZ, zależne jest od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:

Dokument/Parametr	Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów
	Niezaznaczony	Zaznaczony
WZ z płatnością	Anulowanie WZ nie będzie możliwe, wyświetli się komuniakt Nie można anulować dokumentu . Dokument posiada rozliczone płatnosci.	Przy anulowaniu WZ skasowany zostanie powiązany z nim zapis kasowy.
FA/PA utorzone z WZ	Anulowanie FA/PA nie będzie możliwe, wyświetli się komuniakt Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatnosci.	Jeżeli dokument handlowy zostanie anulowany razem z WZ, zapis kasowy zostanie skasowany. Jeżeli dokument handlowy zostanie anulowany bez WZ, płatność zostanie przepięta na WZ.

Jeżeli płatność z dokumentu WZ została rozliczona z fakturą niepowiązaną z tym WZ, wówczas anulowanie WZ będzie możliwe po usunięciu rozliczenia w Kasie/Banku.

Sprawdzanie płatności

Na Liście Wydań Zewnętrznych możliwe jest również wyświetlenie wszystkich dokumetnów posiadających (lub nie) płatności, za pomocą filtra zaawansowanego Z płatnością.

Po wciśnięciu przycisku Rozliczenia z poziomu Faktury lub Paragonu utworzonych z WZ, na liście wyświetlą się te zapisy kasowe utworzone do WZ, które zostały rozliczone na Fakturze/Paragonie.

Usuwanie powiązania z rozliczeniem

Na liście dokumentów WZ, w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest funkcja Usuń powiązanie z rozliczeniem. Po wykonaniu tej operacji możliwe będzie anulowanie Wydania Zewnętrznego z przyjętą płatnością (nawet wtedy, gdy raport, w którym znajduje się płatność został zamknięty), a zapis kasowy pozostanie w bazie.

• Sprzedaż z ostatnich trzech miesięcy (w przeliczeniu na walutę systemową), tj. ostatnich 90 dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. Wartość ta uwzględnia także korekty (również korekty do dokumentów pierwotnych). Dodatkowo nagłówek zawiera opcje:
• Informacja o oknie. Po najechaniu na nią pojawi się krótka informacja o funkcjonalności okna, z możliwością jego powiększenia oraz informacja o możliwości jego wyłączenia.
• Minimalizuj, pozwalająca na zminimalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <->
• Maksymalizuj, pozwalająca na zmaksymalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <+>
• Przywróć, pozwalająca na przywrócenie rozmiaru okna do domyślnych rozmiarów.

Jeżeli kontrahenci zostali scaleni, to wartość sprzedaży na panelu pokazuje:

• Dla kontrahenta nadrzędnego – sumę z dokumentów wystawionych dla niego i dla kontrahentów podrzędnych.
• Dla podrzędnego – 0,00 PLN.

• Treść opisu kontrahenta wprowadzona na jego karcie. Jeżeli treść opisu jest zbyt długa, na końcu tekstu wyświetlany jest trzykropek. Aby wyświetlić pełny opis należy zmaksymalizować okno. Po zmaksymalizowaniu żółtej karteczki ej wysokość dopasowywana jest do zawartości. Jeżeli opis kontrahenta nie mieści się na zmaksymalizowanym oknie, w części opisowej widoczny jest suwak do przewijania treści opisu. Również w rozmiarze domyślnym wysokość okna dopasowywana jest do zawartości.
  Po kliknięciu w treść opisu na żółtej karteczce, użytkownik zostaje przekierowany do karty kontrahenta na zakładkę [Handlowe]. Kursor ustawiony jest w polu Opis. Po zmodyfikowaniu opisu i zapisaniu karty kontrahenta, zawartość pola jest aktualizowana na oknie.

• Po zmaksymalizowaniu okna pojawia się trzecia informacja – pięć najstarszych nierozliczonych dokumentówdla tego kontrahenta (pięć najstarszych zdarzeń z preliminarza). Informacja o nierozliczonych fakturach wczytywana jest dopiero w momencie maksymalizacji okna. W dolnej części okna wyświetlane są numery najstarszych, nierozliczonych dokumentów wraz z kwotami do rozliczenia. W przypadku ich braku, wyświetlana jest informacja: „Wszystkie dokumenty zostały rozliczone”. W przypadku, gdy scalano kartoteki kontrahentów i jedną kartotekę oznaczono jako duplikat, przy otwieraniu dokumentu wystawionego na kontrahenta głównego, w najstarszych, nierozliczonych dokumentach wyświetlane są dokumenty wystawione zarówno na kontrahenta głównego jak i na kontrahenta będącego duplikatem.

Żółta karteczka widoczna w oknie dokumentu jest rozwinięta, tylko jeśli na karcie kontrahenta wprowadzono opis (w przeciwnym wypadku karteczka jest widoczna w formie zminimalizowanej).

Karteczkę można „złapać” za nagłówek i przesunąć w dowolne miejsce na oknie programu (bez możliwości nachodzenia na wstążkę). Dla danego typu dokumentu zapamiętywane jest umiejscowienie i rozmiar okna (zminimalizowane, domyślne), jakie ustawił operator w momencie zamykania formularza dokumentu. Jeżeli w chwili zamykania formularza dokumentu okno z opisem było zmaksymalizowane lub wysunięte poza obszar formularza dokumentu, po otwarciu dokumentu przywracane jest do rozmiarów domyślnych.

Po zmianie kontrahenta na dokumencie, na żółtą karteczkę automatycznie pobierane są informacje z karty nowo wybranego kontrahenta. Jeżeli pole Opis na karcie wybranego kontrahenta jest puste, wyświetlana jest stosowna informacja:

Informacje o kontrahencie na pozostałych dokumentach

Na formularzach dokumentów: FZ, ZD, TaxFree, FRR, FWS, FWZ, PZ, RW, PW, PKA, WKA oraz ich korektach, okno informacji o kontrahencie zawiera tylko sam opis z karty kontrahenta, a w nagłówku okna wyświetlany jest tekst: „Informacje o kontrahencie”.

Sprzedaż dedykowana

Ponieważ wszystkie dane dotyczące zadłużenia i wartości sprzedaży znajdują się już na oknie Sprzedaży Dedykowanej, żółta karteczka wyświetlana w tym miejscu zawiera tylko informacje wprowadzone w polu Opis na karcie kontrahenta.

Domyślna szerokość wykresu dostosowana jest do rozmiaru okna informacji o kontrahencie.

Jeżeli przed aktualizacją programu okno z wykresem miało inne ustawienia niż domyślne np. schowany wykres lub ustawiony w innym rozmiarze, panel może przysłaniać dane dostępne na oknie. W takiej sytuacji można go przesunąć w inne, dogodne dla użytkownika miejsce lub zminimalizować.

Informacje o kontrahencie są aktualizowane przy każdej zmianie kontrahenta.

Konfiguracja

Wyświetlanie okna informacji o kontrahencie można wyłączyć na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry]. W parametrach modułu handlowego dostępny jest parametr: Okno informacji o kontrahencie na dokumentach. Parametr jest domyślnie zaznaczony.

Modyfikowanie pokazywanych informacji

Możliwe jest spersonalizowanie wyświetlanych informacji zgodnie z potrzebami użytkownika. Dokonanie takiej personalizacji możliwe jest wyłącznie poprzez zmodyfikowanie funkcji wyświetlających dane przez Autoryzowanych Partnerów Comarch.

Każda informacja na oknie generowana jest za pomocą oddzielnej procedury SQL (z parametrami: ID kontrahenta, rodzaj dokumentu, ID operatora).

Na dokumentach rozchodowych dostępne są procedury:

• wartość sprzedaży z ostatnich trzech miesięcy (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
• opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis),
• pięć najstarszych nierozliczonych faktur – procedura wywoływana dopiero w momencie maksymalizacji okna (funkcja GetKntNajstarszeNierozliczone).

Na oknie sprzedaży dedykowanej oraz na dokumentach przychodowych dostępne są procedury:

• stały tekst „Informacje o kontrahencie” (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
• opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis).

Zastosowanie parametrów ID kontrahenta, ID operatora oraz rodzaj dokumentu pozwala na dostosowanie informacji do danego operatora biorąc pod uwagę kontrahenta wybranego na dokumencie oraz rodzaj dokumentu. W zależności od potrzeb, na różnych dokumentach będzie można wczytywać zupełnie różne dane.

Widok okna informacji o kontrahencie w połączeniu terminalowym

Na panelu użyta jest czcionka Segoe Print.

Jeżeli:

• w połączeniu terminalowym jest wyłączona opcja wygładzania czcionek,
• w panelu sterowania wyłączona jest opcja Dopasuj tekst ClearType,
• zaznaczono opcję Dopasuj dla uzyskania najlepszej wydajności/ Wygładź krawędzie czcionek ekranowych.

wówczas czcionka zmieniana jest na standardową.

• brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.
• ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie
• blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.

Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów  do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności.

Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe.

Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:

• jeśli parametr jest aktywny – operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta
• jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora

Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA (które można wystawiać w module Handel, Handel Plus).

W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:

• Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)
• Pokaż zaległości– otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.

Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).

Limit kredytu kontrahenta

Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Handlowe]) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.

Zasady obliczania limitu wykorzystanego:

Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostające do rozliczenia.

Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze.

Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.)

W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie.

W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności.

Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty.

Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).

Limit przeterminowanych płatności

Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.

Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”.

Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF

Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry].

Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu.

W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji).

Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).