Ewidencja dodatkowa

Ewidencję dodatkową przychodów i kosztów wprowadzono w celu umożliwienia rejestracji dokumentów, które nie są dokumentami VAT, a które użytkownicy chcieliby osobno ewidencjonować i księgować schematami księgowań np. polisy ubezpieczeniowe, zlecenia.

W przypadku tzw. pracy rozproszonej (poszczególne moduły, stanowiska pracują poza siecią) do Ewidencji dodatkowej przenoszone są także dokumenty wewnętrzne z modułu magazynowego (np.Przyjęcia zewnętrzne, Wydania zewnętrzne, Przesunięcia międzymagazynowe, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne).

Ewidencja dodatkowa pozwala również na ewidencjonowanie zapisów w walucie obcej.

Funkcjonalność obu ewidencji dodatkowych (przychodów i kosztów) jest identyczna, szczegółowo zostanie omówiona ewidencja kosztów.

Na liście dokumentów, w Ewidencji dodatkowej, dostępna jest lista dokumentów rozliczających podświetlony dokument, po wybraniu ikony  z paska menu. Okno to jest podnoszone wyłącznie dla dokumentów całkowicie lub częściowo rozliczonych.

Z poziomu listy dokumentów w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów w pasku menu dostępna jest ikona . Po uruchomieniu ikony podnosi się okno z zakresem dat i listą parametrów kontroli:

Parametry kontroli duplikacji w Ewidencji dodatkowej

Zaznaczenie parametru Zakres dat pozwala na zawężenie kontroli do wskazanego przedziału czasowego (zakres dat przejmowany jest z listy zapisów w Ewidencji dodatkowej). Odznaczenie parametru powoduje kontrolę wszystkich zapisów, bez względu na datę.

Kontrola duplikacji jest sprawdzana na podstawie parametrów wskazanych w Konfiguracji. Wybór w Konfiguracji opcji Kwota netto dokumentu/ Kwota brutto dokumentu pozwala na kontrolę Ewidencji dodatkowej według kwoty Razem wprowadzonej na dokumencie. Wybór w Konfiguracji opcji Numer dokumentu pozwala na kontrolę według Numeru obcego. Użytkownik ma możliwość wskazania innych opcji kontroli (minimum 2).

Z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona  odwołująca się do zapisu księgowego w księgowości kontowej/ KPiR/ Ewidencji ryczałtowej, powstałego do danego dokumentu – dla otwartego formularza dokumentu dostępna tylko wtedy gdy dokument został zaksięgowany. Odwołanie do zapisu księgowego dostępne jest również poprzez skrót klawiaturowy <CTRL>+<F6>.

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to z poziomu listy dokumentów na pasku menu dostępna jest ikona po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość uzupełnienia predekretacji na dokumencie. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały w artykule Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja.

Jeżeli użytkownik korzysta z opisu analitycznego to z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona  po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość wprowadzenia opisu analitycznego na dokumencie w rejestrze VAT. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7>.

Ewidencja dodatkowa dostępna jest z poziomu menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa.

Ewidencja dodatkowa dzieli się na dwa podstawowe rejestry: 

  • Ewidencję przychodów,
  • Ewidencję kosztów.

Ewidencję przychodów i kosztów wyróżniono dwiema pionowymi zakładkami.

W ramach ewidencji przychodów i kosztów, program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów. Podrejestry definiuje się z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów.

Lista

Okno ewidencji dodatkowej (przychodów, kosztów) pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego podrejestru. Wprowadzone zapisy mogą być edytowane, kasowane pod warunkiem, że nie zostały zaksięgowane. Na liście zapisów widoczne są następujące dane dokumentu:

Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji programu, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca.

Data – data zapisu dokumentu w ewidencji dodatkowej.

Numer dokumentu – wyświetla numer obcy, a jeżeli ten jest pusty to numer wewnętrzny.

Numer wewnętrzny – numer nadawany dokumentowi automatycznie przez program.

Status – status dokumentu.

Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu.

Kwota – wartość wyświetlana z formularza dokumentu, z pola Razem.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Waluta – umożliwia zawężenie listy do określonej waluty.

PRED – informacja czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.

Ewidencja dodatkowa – Koszty

Rejestr  – umożliwia wybranie ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop‑down) nazwy rejestru, dla którego chcemy wyświetlić zapisy na liście. Program posiada oddzielną listę rejestrów przychodów i kosztów. Nazwy Rejestrów Zakupów i Sprzedaży ustala się w Konfiguracji firmy.

Zakres dat   – wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, MiesiącRok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy.

Okres   – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.

 Usuń – przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w przypadku, gdy nie został on zaksięgowany. Jeżeli dany zapis został zaksięgowany, jego usunięcie jest możliwe dopiero po wcześniejszym wykasowaniu z bufora lub wystornowaniu z księgi związanego z nim zapisu księgowego. Zapis można usunąć również klawiszem <DELETE>.

 Renumeracja rejestru – po naciśnięciu przycisku zapisy w rejestrze są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do rejestru w porządku chronologicznym, ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. Renumeracja rejestru jest możliwa, jeżeli wybrano zapisy dla konkretnego rejestru za miesiąc lub rok. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>. Renumeracja Ewidencji dodatkowej wykonywana jest zgodnie z ustawieniem parametru Numeracja ewidencji dodatkowej ciągła w roku, dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry (zaznaczenie parametru powoduje numerowanie dokumentów narastająco w ramach całego roku. Jeżeli parametr jest odznaczony to wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od liczby porządkowej 1).

 Księguj – księgowanie można uruchomić również klawiszem <F7>. Funkcja jest aktywna wyłącznie, jeżeli wybrano zapisy konkretnego rejestru za dzień, miesiąc, rok lub okres. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja ta dokonuje zaksięgowania zaznaczonych zapisów do Księgi Handlowej za pomocą Schematów księgowań (opis w rozdziale: Schematy księgowań) lub wg predekretacji.

Po wywołaniu funkcji księgowania pojawia się okno, na którym użytkownik może wybrać w jaki sposób chce zaksięgować dokumenty, które mają uzupełnioną predekretację: czy wg wcześniej dokonanej na każdym dokumencie z osobna predekretacji czy jednak wg schematu i wybrać konkretny schemat księgowy, a dla dokumentów bez predekretacji może wybrać odpowiedni schemat księgowy.

Okno wyboru sposobu księgowania dokumentów

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową funkcja ta umożliwia zaksięgowanie zaznaczonych zapisów do odpowiedniej kolumny Księgi podatkowej lub ryczałtu.

 Operacje seryjne – po rozwinięciu strzałki obok przycisku oraz w menu kontekstowym w grupie Operacje seryjne widoczne są opcje:

  • Zmień rejestr – funkcja umożliwia przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi.

    Parametry seryjnej zmiany rejestru
  • Ustaw kategorię – po zaznaczeniu parametru Ustaw kategorię nagłówka użytkownik może przypisać nową lub zmienić dotychczasową kategorię nagłówka dla zaznaczonych dokumentów. Zaznaczenie parametru Aktualizuj opis powoduje przeniesienie do nagłówka dokumentu opisu z formularza wybranej kategorii.

    Parametry seryjnego ustawiania kategorii
  • Ustaw zakład – funkcja widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Operacja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.

    Parametry seryjnego ustawiania zakładu
  • Usuń rozliczenia – funkcja umożliwia seryjne usunięcie rozliczeń z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Nie jest usuwany automatycznie wygenerowany zapis kasowy.

Podczas próby usunięcia rozliczenia związanego z zaksięgowaną różnicą kursową pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych różnic kursowych.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas próby usunięcia zaksięgowanego rozliczenia pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych rozliczeń.

Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Dokumencie kompensaty pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty.

Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Nocie odsetkowej pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki to podczas próby usunięcia rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.

Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dodatkowe

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] dostępna jest w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Obieg dokumentów lub nie posiada modułu Obieg dokumentów, ale pobrał moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa (w trybie do odczytu) widoczna jest wtedy sekcja Biblioteka dokumentów i/lub w przypadku modułu CRM – sekcja Zadania i kontakty CRM.

Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja

Zakładka [Predekretacja] jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia dokonanie predekretacji dokumentów, czyli sprawdzenie przyszłego księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Użytkownik może „wrzucić” przyszłe księgowanie dokumentu wg wybranego schematu, sprawdzić czy dekret się bilansuje, ewentualnie poprawić kwoty, konta, zmienić dziennik księgowań oraz dopisać własne księgowania. Dokument zapredekretowany jest blokowany do edycji. Ostateczne księgowanie do dziennika może odbywać się wg predekretacji albo wg schematu księgowego.

Na zakładce widoczne są informacje o sumie księgowań po stronie Wn i Ma, data księgowania, pole z wyborem schematu księgowego i dziennika księgowań oraz tabela z pozycjami.

Tabela zawiera kolumny Kategoria, Opis, Konto Wn, Kontow Wn Nazwa, Konto Ma, Konto Ma Nazwa, Kwota, Kwota w walucie Waluta, R.

W kolumnie R pokazywana jest informacja czy w danej pozycji zaznaczony jest parametr Rozrachunek. Litera T w kolumnie R oznacza zaznaczony rozrachunek.

Kolumna Kwota w walucieWaluta dostępna tylko gdy pobrano moduł Księga Handlowa Plus. Kolumny Konto Wn NazwaKonto Ma Nazwa są domyślnie ukryte.

Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja

 

Wydruki

Z poziomu listy Ewidencja dodatkowa przychody/koszty dostępne są następujące wydruki:

Lista dokumentów – wzór standard

Dodatkowe, w tym:

  • Lista dokumentów wg kategorii nagłówka,
  • Wydruk wg kategorii elementu,
  • Wydruk wg kategorii 2 elementu,
  • Wydruk wg kategorii nagłówka.

Dokumenty zaznaczone, w tym:

  • Nota księgowa,
  • Dowód wewnętrzny

Natomiast z poziomu otwartego dokumentu przychodów/kosztów w ewidencji dodatkowej udostępniono dwa wydruki, a mianowicie:

  • Dowód wewnętrzny – wzór standard,
  • Nota księgowa.

Wydruk Noty księgowej (zamiennie określana notą obciążeniową) jest dowodem księgowym rozliczeniowym, stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej przeprowadzonej między jednostką a jej kontrahentem i stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełnia warunki ustawy o rachunkowości (art.20 ust.2).

Jeśli edycji zostanie poddany dokument przychodowy, to wartość dokumentu na wydruku znajdzie się po stronie obciążeniowej, jeśli dokument kosztowy to po stronie uznaniowej. Wydruk jest możliwy tylko w walucie polskiej, natomiast użytkownicy, którzy chcą skorzystać z wydruku w walucie obcej, mogą w opisie wprowadzić kwotę dokumentu w walucie obcej oraz kurs waluty.

Uwaga
Szczególnym przypadkiem jest dokument przychodowy lub kosztowy w kwocie ujemnej.

W takim przypadku, jeśli dokument przychodowy jest na kwotę ujemną, to kwota na wydruku pojawi się po stronie uznaniowej. Natomiast, jeśli dokument kosztowy jest na kwotę ujemną, to na wydruku pojawi się po stronie obciążeniowej.

Podczas wydruku Noty księgowej operator proszony jest o uzupełnienie opisu noty. Opis ten jest zapamiętywany i podpowiadany przy następnym wydruku.

Formatka ustalenia wartości parametrów wydruku

Jeżeli opis nie zostanie uzupełniony, wówczas na wydruku pojawi się opis z pola Kategoria.




Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne

Dodanie nowego zapisu w Ewidencji dodatkowej jest możliwe przez naciśnięcie przycisku Dodaj  lub klawisza <INSERT>. Powoduje to otwarcie nowej formatki.

W polu Dokument dla dokumentów wprowadzanych do ewidencji przychodów pojawia się domyślnie symbol dokumentu EDP, dla dokumentów kosztowych symbol dokumentu EDK.

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania także własnych symboli dokumentów np. RA (dla rachunków), ZLEC (dla zleceń). Definicja dokumentów została udostępniona z poziomu Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Księgowość. Przy definicji dokumentu należy określić schemat numeracji. Domyślnym schematem numeracji dla definiowanych typów dokumentów jest schemat trzyczłonowy zawierający symbol dokumentu, numer, rok kalendarzowy. Schemat numeracji można poszerzyć maksymalnie do 5 członów tj. o miesiąc oraz rejestr np.: 

  • Człon pierwszy: symbol dokumentu,
  • Człon drugi: numer,
  • Człon trzeci: miesiąc,
  • Człon czwarty: rok kalendarzowy,
  • Człon piąty: rejestr.

Uwaga
W schemacie numeracji dokumentów Ewidencji dodatkowej Rejestr oznacza Serię. Serie definiujemy z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Serie dokumentów. Można ją przypisać w momencie wprowadzania dokumenty do Ewidencji dodatkowej lub w definicji dokumentów domyślnych, z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Dokumenty.

Jeżeli w trakcie wprowadzania dokumentu do ewidencji, zostanie użyta definicja dokumentu zawierająca w schemacie numeracji człon (Rejestr), któremu nie przypisano serii, przy próbie zapisu dokumentu zostanie wyświetlony komunikat Brak wymaganego składnika w numeracji dokumentu (Rejestr).

Dodanie nowego zapisu – zakładka Ogólne

Pole Kontrahent  na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Dane wyświetlą się na zakładce [Dodatkowe]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:

  • Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub w przypadku Banku i Urzędu akronimu.
  • Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
  • Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku strzałki, który otwiera menu z podmiotami:

Następnie wybieramy właściwą listę i wybieramy właściwy podmiot z listy.

W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wciskając przycisk  Dodajna liście konkretnych podmiotów. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w rejestrze na zakładce [Kontrahent].

Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Zmiana waluty jest możliwa do momentu rozliczenia lub zaksięgowania dokumentu.

Uwaga
Jeżeli na karcie kontrahenta wskazano jako domyślną walutę obcą, a na dzień wprowadzenia dokumentu do Ewidencji dodatkowej nie pobrano kursu waluty, to na dokumencie podstawia się kurs ręczny równy: 1 [symbol waluty] = 1 PLN. Podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie ustawiono walutę niesystemową o kursie ręcznym 1:1. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie przenosi kursor do pola określającego typ kursu, aby umożliwić użytkownikowi zmianę kursu.

Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy.

Uwaga
Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.

Po naciśnięciu ikony  następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Uwaga
Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej kategorii poprzez wpisanie kodu lub wciśnięcie przycisku .

Lista kategorii

Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku  lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisną klawisz Dodaj  lub <INSERT> na liście kategorii, pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po uzupełnieniu jej należy pole zapisać przyciskiem Zapisz    lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece Kontrahenta zdefiniowaliśmy kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.

Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.

Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii.

Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych.

Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych.

Uwaga
Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.

W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów.

W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w sekcji Domyślny płatnik Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika. Na zdarzenie związane z domyślnym płatnikiem, które powstaje do takiego dokumentu jest przenoszony nr rachunku bankowego z dokumentu. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika.

W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla ewidencji przychodów i kosztów) określa się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Przychodów lub Rejestry Kosztów.

Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu/roku.

Istnieje   możliwość zmiany liczby porządkowej przy zapisaniu dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy na programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do ewidencji dodatkowej, w polu Liczba porządkowa można zmienić AUTO, na konkretny numer. Jest on nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.

Uwaga
Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w ewidencji dodatkowej, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji

Numer obcy – w polu wpisujemy numer własny dokumentu źródłowego (rachunku, zlecenia, dokumentu wewnętrznego).

Data zapisu – data wprowadzenia dokumentu do ewidencji.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

Data operacji – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu).

Kolejne pola związane są z formą i terminem płatności:

Generowanie płatności – parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie gotówka, program automatycznie, w Raporcie kasowym, wygeneruje zapis po stronie przychodu dla dokumentu przychodowego oraz po stronie rozchodu dla dokumentu kosztowego. Odznaczenie parametru lewym klawiszem myszy pozwala na zapis dokumentu z formą płatności gotówka bez generowania płatności w raporcie. Data, z jaką zostanie wygenerowany zapis, zależy od parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, który określa, czy operacja kasowa będzie opatrzona datą wystawienia, datą zapisu, datą operacji czy terminem płatności.

Forma płatności – forma płatności wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze rozwijanej listy pomocniczej.

Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności.

Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.

Termin płatności – jest liczony zgodnie z parametrem Ewidencja dodatkowa – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności zapisów w ewidencjach dodatkowych. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zapisu oraz datę operacji. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane.

Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności

Razem – tu wprowadzana jest wartości dokumentu.

Zapłacono – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym.

Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko przy zaznaczonym parametrze Generowanie płatności.

Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Razem minus Zapłacono.

Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności.

Na dole, po lewej stronie formularza dokumentu, znajdują się jeszcze dwa dodatkowe parametry:

Waluta – pole pozwala na wybór waluty, jeżeli dokument jest w walucie obcej. Po wybraniu waluty następuje przeliczenie wartości na walutę systemową wg wybranego kursu. Kurs jest definiowany w Konfiguracji programu lub można wprowadzić kurs ręczny.

Magazyn źródłowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu źródłowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie.

Magazyn docelowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu docelowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie.

Zakład – pole jest widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

Uwaga
Podczas wprowadzania dokumentu na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności oraz przy zaznaczonym parametrze Generowanie płatności, pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu.

Na formularzu zapisu w Ewidencji dodatkowej istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku. Przycisk widoczny jest  tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Obok przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać:

Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).

Uwaga
W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.

Wskaż plik  na dysku i zapisz … (w iBard24/ do bazy/link):

  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na iBard/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Skanuj dokument i zapisz… (w iBard24/ do bazy):

  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
  • zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na iBard/ do bazy (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.

Wskaż plik z iBard24 i… (zapisz do bazy/ zapisz link):

  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z iBard24,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • zapisywany jest link do iBard24 lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.

Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku.

Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.

Uwaga
Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIF, GIF, JPG

Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona!

Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik  spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik.

Z chwilą zapisu dokumentu w Ewidencji dodatkowej tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:

  • dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w Ewidencji dodatkowej), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
  • numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
  • data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
  • operator – aktualnie zalogowany,
  • katalog – pobrany z ustawień w konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
  • podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.

Uwaga
W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.

W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.

  • Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
  • Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
  • Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).

Kwoty dodatkowe dokumentów w ewidencji dodatkowej wprowadzamy po naciśnięciu przycisku . Zawartość listy kwot dodatkowych można modyfikować za pomocą klawiszy:

 Dodaj lub <INSERT> – dodanie nowej kwoty.

 Zmień lub <ENTER>, ewentualnie dwukrotne kliknięcie na wierszu – zmiana wskazanego wiersza Tabeli.

 Usuń lub <DELETE> – skasowanie wiersza z Tabeli.

Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to otwierany jest dodatkowy formularz. W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami:

<TAB> – następna kolumna,

<SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna

<CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową, użytkownik może uzupełnić następujące pola: Kategoria, Opis, Kwota, Kolumna, Kategoria2 i Opis2.

Kolumna Kwota – służy do wprowadzenia kwoty z dokumentu.

Kolumna Kolumna – poszczególnym pozycjom możemy przypisać kolumnę Książki przychodów i rozchodów lub stawkę ryczałtową.




Kwoty dodatkowe

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na fakturze w rejestrze VAT sprzedaży, rejestrze VAT zakupu, ewidencji dodatkowej oraz raportach kasowych/bankowych po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość przypisania kwot dodatkowych. Formularz kwot dodatkowych może także zostać wywołany za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<O>.

Kwoty dodatkowe mają na celu zwiększenie możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: Rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowe/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla użytkowników księgujących koszty w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, ale nie tylko.

Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Ma oraz Kwota, a także Kategoria2 i Opis2.

Jeżeli użytkownik posiada moduł Księga Handlowa Plus, ma możliwość wprowadzania pozycji w walucie obcej. Pozycje w walucie obcej można wprowadzać poprzez formularz za pomocą kombinacji klawiszy <SHIFT>+<INSERT> lub poprzez wybranie dodawania pozycji przez formularz za pomocą strzałki obok ikony .

W nagłówku formatki Kwot dodatkowych znajduje się informacja o kwocie dokumentu. W przypadku faktury w Rejestrze VAT są to trzy kwoty: netto, VAT i brutto w walucie systemowej.

Jeżeli wprowadzając pozycje w Kwotach dodatkowych użytkownik często wpisuje takie same pozycje różniące się jedynie kwotami, może wykorzystać Szablony Kwot dodatkowych do zdefiniowania powtarzających się pozycji.

Podczas kopiowania dokumentów kopiowane są także w całości Kwoty dodatkowe.

Przyklad
Przy fakturach kosztowych może pojawić się konieczność rozksięgowania kwoty netto z faktury np. na wiele kont układu rodzajowego oraz wiele kont układu funkcjonalnego. Funkcja ta umożliwia jednoczesną dekretację na kontach zespołu czwartego i piątego.

Faktura kosztowa za zużycie energii zawiera następujące pozycje:

Kwota BRUTTO – 1230 zł

Kwota VAT – 230 zł

Zużycie energii NETTO – 1000 zł.

Powinna być zaksięgowana na konta:

Kwota dekretuStrona Wn konta:Strona Ma konta:
1230,-201 Rozrachunki z dostawcami
230,-221 VAT naliczony
1000,-401 Zużycie energii
700,-550 Koszty zarządu490 Rozliczenie kosztów
300,-551 Koszty wydziałowe490 Rozliczenie kosztów

Pozycje wzorca dla przykładu

Dla faktury, przy pomocy kwot dodatkowych, można stworzyć wzorzec, który będzie rozksięgowywał jednocześnie wszystkie kwoty na odpowiednie konta. Wystarczy tylko, oprócz przypisania na fakturze kategorii, związanej z kosztem rodzajowym do danej pozycji, przy wprowadzaniu faktury uzupełnić kwoty dodatkowe w następujący sposób:

Następnie ułożyć wzorzec wykorzystujący zdefiniowane kwoty dodatkowe:

Konto WnKonto MaKwotaWarunek
202Brutto
221-2VAT
401NettoEnergia
Kwota dodatkowa/ Konto WnKwota Dodatkowa
Kwota dodatkowa/ Konto MaKwota Dodatkowa
 




Szablony dekretacji dla kwot dodatkowych

Szablony dekretacji dla Kwot dodatkowych służą do zdefiniowania wzorca predekretacji. Jeżeli użytkownik w Kwotach dodatkowych wpisuje często te same pozycje – może je zdefiniować w szablonie i wybierać podczas wprowadzania Kwot dodatkowych. Dzięki temu trzeba będzie wypełnić tylko kwoty dla odpowiednich pozycji – kategoria, opis i konta zostaną przepisane z szablonu.

Na liście schematów księgowych (Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań) znajduje się zakładka o nazwie Kwoty dodatkowe. Zawiera ona dwie kolumny o nazwie SymbolNazwa.

Szablony Kwot dodatkowych można podzielić na odpowiednie typy, podobnie jak to ma miejsce ze schematami księgowymi. Jest to do wyboru pięć typów szablonów:

  1. Rejestr Sprzedaży VAT
  2. Rejestr Zakupu VAT
  3. Ewidencja przychodów
  4. Ewidencja kosztów
  5. Zapisy kasa/bank

Podobnie jak na liście schematów księgowych jest dostępny parametr Pokazuj nieaktywne oraz wszystkie standardowe ikony.

Ikona plusa  otwiera formatkę Szablonu dekretacji. Formatka pozycji szablonu zawiera pola: Kategoria, Opis kategorii, Konto WnKonto Ma, a także Kategoria2Opis2.

Na formatce Kwot dodatkowych, w lewym dolnym rogu, znajduje się rozwijana lista szablonów zdefiniowanych dla danego typu ewidencji. Przeniesienia szablonu na formatkę Kwot dodatkowych wykonuje się poprzez wybranie odpowiedniego szablonu i kliknięcie na ikonę  .

Zaakceptowanie odpowiedniego szablonu powoduje przepisanie na formatkę Kwot dodatkowych wartości Kategorii, Kont oraz Opisu.




Ewidencja dodatkowa – scenariusze

Jak dodać nowy rejestr dla Ewidencji Przychodów lub Kosztów?

Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:

  1. Otworzyć konfigurację firmy wybierając z menu: System lub wciskając przycisk Konfiguracja w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Ogólne.
  2. Wybrać Konfiguracja/ Firma/ Księgowość Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak dodać nowy zapis do ewidencji dodatkowej?

Aby wprowadzić nowy dokument do Ewidencji Kosztów należy:

  1. Otworzyć Ewidencję Dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień lub za miesiąc.
  4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
  5. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
  6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć dokument z ewidencji?

Aby usunąć dokument z ewidencji należy:

  1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
  4. Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
  6. Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.

Uwaga
Usunąć można wyłącznie dokumenty niezaksięgowane. Aby usunąć dokument zaksięgowany, należy najpierw usunąć zapis księgowy. Dopiero wtedy jest możliwe jego usunięcie z ewidencji.

Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do księgowości kontowej?

Aby zaksięgować dokument należy:

  1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  4. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA>, ewentualnie naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
    Uwaga
    Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi Handlowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
  5. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji do Księgi Handlowej.
  6. Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
  7. Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z Ewidencji do zapisów Księgi, wyświetlając odpowiednie pytanie.
  8. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach oraz informację o sumie wartości zaksięgowanych po stronach Wn (Dt) i Ma (Ct), która będzie pomocna przy ustaleniu, czy błąd księgowania wynika z niezbilansowanego PK.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do KPiR?

Aby zaksięgować dokument należy:

  1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/Ewidencja Dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  4. Zaznaczyć dokumenty, które mają zostać zaksięgowane – ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie
    Uwaga
    Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone, w przypadku gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
  5. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej. Jeżeli Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w sekcji Zbiorcze księgowanie dokumentów zaznaczono Ewidencja dodatkowa przychodów to dla poszczególnych rejestrów tworzone są zbiorcze zapisy miesięczne zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
  6. Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z ewidencji do zapisów księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
  7. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do ewidencji dodatkowej kosztów uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych.

Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych.

jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii.

Jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w księdze, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak wprowadzić dokument do  Ewidencji dodatkowej kosztów płatny kartą płatniczą (płatność jest rozliczana z operatorem kart płatniczych)?

Aby wprowadzić dokument do Ewidencji Dodatkowej płatny kartą płatniczą należy:

  1. Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Dodać nową formę płatności o typie Karta z wybranym operatorem kart płatniczych w polu Płatnik.
  4. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  5. Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.
  6. Zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
  7. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
  8. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Koszty].
  9. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
  10. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
  11. Uzupełnić dane, w polu Forma płatności wybrać zdefiniowaną wcześniej formę płatności z podpiętym Płatnikiem – operatorem kart płatniczych.
  12. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  13. Zostanie wygenerowany automatyczny zapis kasa/bank na podmiot wybrany w polu Płatnik.



Dodanie nowego zapisu – zakładka Dodatkowe

Zakładka [Dodatkowe] zawiera pełne informacje o danych podmiotu. Podmiotem może być: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd. Menu podmiotów otwieramy przyciskiem .

Przy wprowadzaniu zapisu ewidencji, dane na zakładce Dodatkowe muszą być uzupełnione w dwóch przypadkach: 

  • Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Dodatkowe].
  • Dokument (rachunek) od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane, np. adres, muszą zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowane. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie, jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]).

Na zakładce tej dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu.

Zawarte są one w Tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:

Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana

Kwota – wartość płatności

Kwota rozliczona – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za wystawiony dokument (rachunek).

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dodatkowe

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:

 – dodanie nowej raty płatności

– edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian

 – usunięcie pozycji z listy płatności.

Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością dokumentu. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy

Przyklad
Jeśli wprowadzimy dokument, który w całości ma zostać zapłacony określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce [Ogólne]. Kwota będzie równa wartości z pola Razem dokumentu. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie.

Do ewidencji wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu, gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce [Ogólne] w Tabeli płatności pojawi się zapis:

  • termin – data dzisiejsza,
  • forma płatności: gotówka,
  • kwota: 800 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.

W chwili zatwierdzenia zapisu do ewidencji program automatycznie generuje wpłatę gotówki (800 zł) do kasy.

Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to:

na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł, w polu pozostaje – kwota 0 zł,

  • na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,

w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za dokument.

Przyklad
Wprowadzam zapis do ewidencji dodatkowej płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 700 zł. Na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności pojawi się zapis:

  • termin – data dzisiejsza + 14 dni,
  • forma płatności: przelew,
  • kwota: 700 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.

Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:

  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za dokument jeszcze nie wpłynął,
  • na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
  • w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszym dokumentem,
  • w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 700 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 700 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

  • zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,

na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności, Kwota rozliczona również będzie równa 700 zł (do banku wpłynęła zapłata).

Przyklad
Jeśli wprowadzany dokument ma zostać zapłacony w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.

Wprowadzamy dokument na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca gotówką, w chwili wystawiania dokumentu 500 zł, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności):

Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:

  • termin: data dzisiejsza ,
  • forma płatności: gotówka,
  • kwota: 500 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.

Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:

  • termin – data dzisiejsza + 14 dni,
  • forma płatności: przelew,
  • kwota: 1900 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.

Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia to:

  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
  • na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
  • w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
  • w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
  • w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

  • zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
  • na zakładce Dodatkowe, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),

zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego

Zaliczki do rozliczenia

Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów.

Podczas dodawania dokumentu bezpośrednio do ewidencji pomocniczej, na dokumencie na zakładce [Dodatkowe] jest tabelka pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z danym zapisem. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w ewidencji dodatkowej domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać inny rodzaj podmiotu.

W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych/bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania dokumentu ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dany dokument jest związany z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik

W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:

  • Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
  • Kwota maks. – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
  • Numer dokumentu wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.

Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.

W wyniku rozliczenia zaliczki:

  • Dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce.
  • Na liście zapisów KB zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.