Odnotowanie pracy na część etatu podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego/rodzicielskiego

Za pomocą przycisku  można odnotować pracę na część etatu w trakcie urlopu macierzyńskiego dodatkowego/urlopu rodzicielskiego. Przycisk jest niedostępny, jeśli edytowany zapis historyczny jest pierwszym zapisem pracownika oraz w przypadku, gdy pracownik nie ma uzupełnionej daty zatrudnienia. Nie jest też dostępny dla pracowników tymczasowych i oddelegowanych do pracy za granicę.

Ustawienie rozpoczęcia, także zakończenia pracy na część etatu podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego/rodzicielskiego wymaga wykonania aktualizacji danych kadrowych pracownika z dniem, od kiedy pracownik zaczyna pracę na część etatu. Na formularzu dotyczącym pracy podczas urlopu rodzicielskiego należy zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego i uzupełnić wymiar etatu, stawkę zaszeregowania oraz kalendarz według którego ma być rozliczany czas pracy pracownika.

Jeśli pracownik miał wprowadzoną standardową nieobecność urlop macierzyński dodatkowy/rodzicielski przed zrobieniem aktualizacji, podczas zapisu formularza pracownika z zaznaczoną pracą w trakcie urlopu rodzicielskiego nastąpi automatyczne podzielenie wprowadzonej nieobecności zgodnie z datą zapisu historycznego. W wyodrębnionym okresie nieobecności automatycznie będzie zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Jeśli nieobecność nie była wprowadzona przed wykonaniem aktualizacji podczas jej zapisu parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego także zaznaczy się automatycznie. W razie usunięcia pracownikowi zapisu historycznego, w którym wcześniej dodano lub zmieniano informacje o łączeniu pracy z  urlopem rodzicielskim, należy sprawdzić i odpowiednio zmodyfikować ręcznie parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego na nieobecnościach związanych z rodzicielstwem przypadających w tym okresie.

Na czasie pracy pracownika wyświetlany jest czas pracy odpowiedni dla odnotowanego pomniejszonego wymiaru etatu, natomiast urlop rodzicielski jest oznaczony ikoną wózka . W czasie pracy można odnotowywać pracownikowi inne, dodatkowe nieobecności np. urlop wypoczynkowy czy zwolnienie chorobowe.  Podczas edycji dnia, w którym pracownik ma odnotowany urlop rodzicielski i pracę na część etatu podnosi się okno z obecnością. Nieobecności można edytować z poziomu zakładki [Nieobecności].

Plan pracy pracownika w okresie przypadającym na okres pracy w trakcie urlopu rodzicielskiego pokazuje normę czasu pracy pracownika odpowiadającą pomniejszonemu wymiarowi etatu.

Odnotowanie dodatkowej pracy na część etatu podczas urlopu rodzicielskiego nie wpływa na wyliczenie limitu urlopowego. Należny limit nie jest pomniejszany w związku z pracą w mniejszym wymiarze etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Odnotowanie w tym okresie urlopu wypoczynkowego ściąga z limitu tyle godzin, ile pracownik ma zaplanowanych do przepracowania w danym dniu w ramach łączenia pracy z urlopem rodzicielskim.

Naliczanie wypłat

W wypłacie etatowej pracownika łączącego urlop rodzicielski z pracą na część etatu są naliczane dwa         wynagrodzenia zasadnicze za ten sam okres:   

• Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (praca.pdst) – wynagrodzenie za czas pracy wyliczone według stawki i planu pracy odpowiedniego dla pracy na część etatu, skorygowane o ewentualne nieobecności i odchyłki,
• Wynagrodzenie zasadnicze /mies. (rodzic) (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (rodzic)(praca.pdst) – wynagrodzenie zasadnicze za okres łączenia  pracy z urlopem rodzicielskim wyliczone według stawki i planu pracy dla etatu podstawowego pomniejszone za czas urlopu rodzicielskiego.

W elemencie wypłaty zasiłek macierzyński (rodzicielski) wypłacanym za okres pracy na część etatu w polu Podstawa zapisywana jest informacja o podstawie zasiłku, jaka była wyliczona przed odnotowaniem łączenia pracy z rodzicielskim, a w polu Podstawa składek E/R podstawa odpowiednio przeliczona do wymiaru etatu podstawowego i pomniejszonego.  Kwota zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego) jest wyliczana przy uwzględnieniu podstawy składek E/R. Kwota zapisana w polu Podstawa będzie uwzględniana przy wyliczaniu zasiłków po zakończeniu okresu łączenia pracy na część etatu z urlopem rodzicielskim. Jeśli pracownik będzie miał nieobecność typu zwolnienie ZUS w trakcie pracy na część etatu, podstawa zasiłku zostanie wyliczona ze średniej z wypłat z okresu pełnych miesięcy łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Podstawa z tego zasiłku będzie przepisywana tylko do kolejnych zasiłków innych niż macierzyński przypadających w okresie łączenia pracy z urlopem rodzicielskim.

Przy rozliczaniu urlopów wypoczynkowych i innych płatnych nieobecności, poza nieobecnościami typu ZUS, uwzględniany jest czas pracy wynikający z pomniejszonego wymiaru etatu.

Przy wyliczaniu dodatkowych elementów wynagrodzenia uwzględniany jest czas pracy dotyczący pracy na część etatu. Dodatki są automatycznie korygowane o nieobecności inne niż urlop macierzyński dodatkowy/urlop rodzicielski, które mają zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.

Funkcja Nieobec() wykorzystywana w algorytmie 12 nie zlicza nieobecności mających zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.

Deklaracje ZUS i PFRON

Pracownik łączący pracę z rodzicielskim jest wykazywany na dwóch raportach RCA:

• z kodem 1240 i składkami od zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego),
• z kodem pracowniczym i składkami oraz wymiarem etatu pomniejszonym.

Na raporcie ZUS RSA będzie wykazany kod świadczenia zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego) i ewentualnie będzie tworzony dodatkowy załącznik/załączniki z informacjami o nieobecnościach/zasiłkach odnotowanych dla części etatu.

Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia na deklaracji WN-D oraz na wydrukach pomocniczych do WN-D i strukturach zatrudnienia PFRON i ZPChr pracownik łączący pracę na część etatu z urlopem rodzicielskim jest uwzględniany, nie pomniejsza stanu zatrudnienia. Wymiar etatu jest pobierany z formularza dotyczącego pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Dla pracownika niepełnosprawnego łączącego rodzicielski z pracą tworzony jest załącznik INF-D-P z wymiarem etatu pomniejszonym i z uwzględnieniem dodatkowych nieobecności.

Wydruki kadrowe i płacowe

Na wydruku Karta zasiłkowa w kolumnie 15 – przychód przyjęty do obliczenia   zasiłku drukowana jest kwota podstawy pomniejszonej dla nieobecności urlop macierzyński dodatkowy i urlop rodzicielski podczas łączenia tych nieobecności z pracą na część etatu.

Na wydruku Zaświadczenie dla płatnika składek Z-3 dla pracownika, który łączy pracę z urlopem rodzicielskim w kolumnie nr 5 Przyczyna nieprzepracowania całego miesiąca nie są wykazywane nieobecności urlop macierzyński dodatkowy i rodzicielski, które są łączone z pracą na część etatu.

Na wydruku Karta pracy/Karta pracy skrócona przedstawiana jest norma i czas pracy dotyczący pracy na część etatu, a w nieobecnościach wykazywane są jedynie nieobecności dodatkowe, które wystąpiły w trakcie pracy na część etatu.

Na wydrukach do GUS osoba przebywająca na urlopie rodzicielskim i jednocześnie pracująca na część etatu, jest wliczana do przeciętnej liczby zatrudnionych, a osiągnięte przez nią wynagrodzenie jest uwzględniane w raportach.

Schemat płatności – umożliwia podział wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia najczęściej na: wypłatę z kasy (gotówka) i rachunek bankowy (przelew). z poziomu Listy form płatności, można dodać/ edytować formę płatności, gdzie dostępne są następujące pola:

Forma płatności – dostępne są: gotówka, czek, przelew, kredyt, inna.

Odbiorca płatności  – z możliwością wyboru Pracownik/Kontrahent/Wspólnik. Odbiorcą wynagrodzenia pracownika w całości lub w części może być inny podmiot (np. komornik, odbiorca alimentów, współmałżonek), a nie sam pracownik. W przypadku pracowników wieloetatowych (Płace i Kadry Plus) może posłużyć do połączenia płatności z wielu etatów w jedną płatność. Domyślnie Odbiorcą płatności jest sam pracownik, dlatego w polu Pracownik wyświetla się Akronim edytowanego pracownika. Po kliknięciu pola Pracownik pojawi się Lista pracowników – Wszyscy spośród których można wskazać innego Odbiorcę płatności niż edytowany pracownik (np. współmałżonka).

Ponadto, dla formy płatności Przelew, po wskazaniu innego Odbiorcy płatności niż sam pracownik, pojawia się pole Nr/opis rachunku.

Pole, typu lista zawiera rachunki bankowe zapisane w schemacie płatności wskazanego Odbiorcy płatności. Pojawią się wyłącznie te numery rachunków bankowych, dla których Odbiorca płatności jest zarówno właścicielem, jak i podmiotem.

Pomocniczo wyświetla się Bank i numer rachunku wskazanego Odbiorcy płatności.

Po zatwierdzeniu zmiany, Bank i numer rachunku przepisuje się do schematu płatności edytowanego pracownika.

Jeśli wskazany Odbiorca płatności ma w schemacie płatności wpisany jeden rachunek bankowy, to jego numer rachunku przepisuje się domyślnie do pola Nr/opis rachunku. W przypadku, gdy Odbiorca płatności ma przypisanych kilka rachunków bankowych, to wyboru numeru konta można dokonać z listy.

Po wybraniu formy płatności Przelew, gdy odbiorcą płatności jest sam pracownik, należy wybrać Bank, automatycznie podpowie się 8 cyfr rachunku bankowego. Cyfry te jednoznacznie identyfikują dany bank. Rachunek bankowy należy więc uzupełnić jedynie o brakującą część numeru konta pracownika, a następnie nacisnąć klawisz <TAB>, pole z rachunkiem uzupełni się o numer kierunkowy banku.

Dodatkowo, dla łatwiejszej identyfikacji płatności służy pole Opis rachunku, aktywne wyłącznie przy formie płatności Przelew. Wypełnienie pola nie jest obowiązkowe. Docelowo, wprowadzony opis będzie widoczny w wypłacie i na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Na formularzu płatności algorytm podziału kwoty do wypłaty definiowany jest za pomocą następujących pól:

Procent – wskazanie, jaki procent kwoty do wypłaty ma przypadać na daną płatność – przy czym dla pierwszej płatności z listy – procent liczony od całej kwoty netto, dla kolejnych płatności z listy będzie to oznaczać procent z kwoty pozostałej po obsłużeniu poprzednich płatności o niższych numerach porządkowych (tych, które były wyżej na liście płatności).

Kwota – kwota podawana w złotówkach przypadająca domyślnie na daną płatność.

Nadwyżki nad zadeklarowane kwoty dodawane do tej płatności – flaga pozwalająca na wskazanie płatności, na której mają być uwzględniane dodatnie różnice (przy kilku płatnościach zadeklarowanych kwotowo pozwoli to na wskazanie tej z płatności, do której ma trafiać ewentualna nadwyżka; pozwala to na obsłużenie sytuacji, w której ostatnia płatność na liście ma być domyślnie korygowana w dół, jeśli kwota z wypłaty nie wystarczy na jej obsłużenie, ale ma zadeklarowaną górną kwotę – np. alimenty na maksymalnie 500 zł przy równoczesnym zadeklarowaniu minimalnej kwoty, jaką musi otrzymać pracownik).

W sytuacji, gdy płatność jest nieaktywna przez pewien okres (np. zawiesza się przelew alimentów) dopuszcza się rejestracje płatności z zerową kwotą i zerowym procentem jednocześnie.

Informacje o poprzednim zatrudnieniu pracownika. Na liście wyświetlany jest sumaryczny staż pracy oraz nazwa zakładu pracy i okres zatrudnienia w danym zakładzie. Formularz danych historii zatrudnienia oprócz powyższych danych zawiera informacje o adresie zakładu pracy, stanowisku pracownika. Staż pracy w danym zakładzie można wprowadzić wpisując daty od i do (program sam wyliczy staż) lub od razu wprowadzić staż tj. ilość lat, miesięcy i lat bez podawania dat Od – Do.

– możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Po naciśnięciu przycisku Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy  na liście historii zatrudnienia zostanie automatycznie dopisana pozycja o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy, bez zakresu dat Od-Do i z sumarycznym stażem w ilości równej 10 lat. Formularz zbiorczego stażu pracy jest dostępny tylko w trybie do podglądu, bez możliwości edycji. Staż pracy wynikający ze zbiorczego stażu pracy jest zaliczany do stażu pracy poza firmą. Jest uwzględniany przy wyliczaniu dodatków stażowych oraz limitu urlopu wypoczynkowego.

Lista form płatności zawiera kolumnę Odbiorca płatności, co pozwoli na szybszą identyfikację odbiorcy danej płatności.

Na Liście płatności może występować wiele form płatności, stąd też użytkownik może decydować o kolejności realizowanych płatności poprzez tak zwany mechanizm „bąbelkowania”, to znaczy przesuwania płatności w górę i w dół przez klawisze . Stojąc na pierwszej pozycji płatności dostępna jest tylko ikona „bąbelkowania” w dół, natomiast stojąc na ostatniej pozycji dostępna jest tylko ikona „bąbelkowania” w górę.

Informacja o znajomości języków obcych. W formularzu możemy określić stopień znajomości języka obcego w mowie i piśmie.

Atrybuty to cechy, za pomocą, których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji, stosownie do potrzeb danej firmy. Możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwoli na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac. Zamiast definiowania kilku podobnych typów wypłat, różniących się tylko wartością jednego parametru, można zdefiniować jeden typ wypłaty, używając jako parametru odpowiedniego atrybutu, którego wartość byłaby pobierana z pracownika. Użytkownik ma do dyspozycji następujące typy atrybutów:  

Lista atrybutów domyślnie zawężona jest do tych, których okres obowiązywania (ważności) obejmuje dzień, na który wyświetlana jest lista (na liście w kadrach jest to data aktualności, na liście Wypłat pracowników – data bieżąca programu).

Import atrybutów z programu Comarch ERP XL (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – dostępny jest tylko w bazach danych współpracujących z programem Comarch ERP XL. W przypadku braku połączenia z bazą Comarch ERP XL po uruchomieniu opcji importu wyświetlany jest stosowny komunikat. Atrybuty dodawane pracownikowi w Comarch ERP Optima i ich wartości (wraz z historią) zapisywane są równocześnie jako atrybuty danego pracownika w Comarch ERP XL. Przy imporcie pracowników (z menu Narzędzi lub z poziomu listy pracowników) z programu Comarch ERP XL do programu Comarch ERP Optima „nowi” pracownicy importowani są wraz z listą atrybutów i wartościami z Comarch ERP XL (wartość z najpóźniejszego zapisu w historii).

Przy dodawaniu pozycji do listy atrybutów pracownika jest możliwość wyboru: czy dodajemy pojedynczy atrybut, czy dodajemy całą grupę atrybutów:

Dodawanie pojedynczego atrybutu – po wybraniu z listy atrybutów opcji Dodaj pojedynczy atrybut otwiera się formularz atrybutu, na którym poprzez przycisk  wybieramy zdefiniowany w Konfiguracji atrybut. Następnie dodajemy aktywną ikoną Plusa historię atrybutu, tzn. okres, w jakim będzie obowiązywał atrybut oraz jego wartość. Jeżeli atrybut przysługuje na czas nieokreślony, to nie wypełniamy dat „od… do”.

Historia atrybutu – jeżeli przyznana wartość atrybutu zmienia się, to należy go zaktualizować poprzez dodanie kolejnego zapisu w historii atrybutu. Wchodząc na formularz atrybutu ikoną Plusa tworzymy kolejny zapis poprzez podanie w pierwszej kolejności daty aktualizacji, czyli daty, od której obowiązuje zmiana wartości atrybutu. Podczas aktualizowania wartości atrybutu w nowym zapisie proponuje się jako „data od” podana wcześniej data aktualizacji. Po wybraniu okresu obowiązywania atrybutu zmieniamy wartość i zapisujemy stworzony zapis historyczny.

Atrybut bez uzupełnionej historii jest traktowany jako ciągle aktywny z wartością zero, więc bez względu na włączony lub wyłączony znacznik Pokaż wszystkie atrybuty pracownika będzie widoczny na liście atrybutów pracownika.

Dodawanie grupy atrybutów – przy dodawaniu równocześnie całej grupy atrybutów – ich okres ważności jest ustawiany jako bezterminowy, a wartości przypisywane zgodnie z domyślnymi wartościami ustawionymi w konfiguracji. Jeśli w definicji atrybutu nie byłoby ustawionej wartości domyślnej, to atrybut byłby przypięty bez wartości.

Z pozycji listy pracowników w kadrach dostępny jest wydruk dla zaznaczonych pracowników o nazwie „Pracownicy według atrybutów”, który pozwala sprawdzić, którzy pracownicy posiadają wybrany atrybut.