Co oznaczają kolory dokumentów handlowych oraz magazynowych na liście?

Kolor zielony – dokument w buforze – możliwe jest jego modyfikowanie lub usunięcie go z listy; nie można do niego wystawić korekty, przekształcić go do innych dokumentów ani go zaksięgować.

Specyficznym dokumentem jest Arkusz Inwentaryzacyjny, w którym ilość wg spisu może być wypełniona dopiero po wyciągnięciu z bufora (zob. Inwentaryzacja – Arkusz AI jest zapisany do bufora, widoczne są stany bieżące. Co należy zrobić, aby uzupełnić kolumnę ilość wg spisu?).

Kolor czarny – dokument zatwierdzony na stałe – można go zaksięgować i wystawić do niego korektę; nie można go usunąć z listy, a jedynie anulować go (zob. Kiedy można anulować dokument?).

Kolor czerwony – dokument anulowany – nie wpływa na Preliminarz Płatności, nie wpływa na Zasoby, nie można go zaksięgować; może go usunąć z listy tylko Autoryzowany Partner Comarch narzędziami serwisowymi.

Kolor niebieski – dokument zaksięgowany do Rejestru VAT lub do KH albo KP.




Jak wyprodukować (skompletować) towar złożony z innych towarów?

Na początek należy przygotować formularz towaru, który chcemy wyprodukować. W menu Ogólne/ Cennik należy dodać nowy towar, który będzie kompletowany. Jako typ należy ustawić złożony.

Po ustawieniu typu „złożony” pojawi się zakładka [Receptury], na której możemy określić składniki towaru złożonego.

Na zakładce [Receptury] naciskamy ikonę plusa, żeby dodać nową recepturę (jeśli ikona plusa jest nieaktywna należy sprawdzić czy zostały wypełnione wszystkie obowiązkowe pola na zakładce [Ogólne]): 

  • w polu Kod wpisujemy nazwę identyfikującą daną recepturę (wyłącznie do informacji operatora programu),
  • w polach Dla ilości, JM podajemy ile towarów złożonych i w jakiej jednostce miary chcemy wyprodukować, w oparciu o recepturę, którą będziemy definiować poniżej. 

Ikoną plusa dodajemy towary/ usługi potrzebne do wyprodukowania towaru złożonego: 

  • w kolumnie Ilość podajemy ilość składnika potrzebną do wyprodukowania ilości towaru złożonego zdefiniowanej w polach Dla ilości, JM,
  • w kolumnie Jm określamy jednostkę miary składnika,
  • w kolumnie Magazyn określamy magazyn, z którego zostanie zdjęty składnik, potrzebny do produkcji towaru złożonego. 

Uwaga
Widoczne ceny i wartość składników są pokazywane na podstawie ostatniej dostawy składnika. Dopiero w momencie produkcji towaru złożonego, pobrane zostaną z magazynu konkretne składniki i wówczas zostanie podany ich rzeczywisty koszt zakupu.

W przypadku, gdy składnikiem produktu jest usługa, jej koszt zostanie uwzględniony w koszcie produktu tylko w przypadku, gdy ma ona określony koszt kwotowy (na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe]).

Nie ma możliwości określenia kosztu usługi bezpośrednio na recepturze towaru. W koszt produktu wliczona zostanie wartość usługi pobrana z jej karty ewidencyjnej. Koszt usługi może zostać ustalony/zmieniony bezpośrednio na samym dokumencie PWP, na zakładce [Receptura].

Po zapisaniu receptury i kartoteki towarowej/usługowej, w następnym kroku należy dokonać przyjęcia towaru złożonego na magazyn za pomocą dokumentu PWP – Przyjęcie Wewnętrzne Produktu. Dodanie dokumentu możliwe jest z poziomu menu Handel/Inne (w sekcji Magazyn)/Kompletacja-przyjęcia produktów.

Za pomocą przycisku Dodaj otwieramy formularz dokumentu PWP, na który dodajemy towar złożony i określamy jego ilość. Każdy towar może mieć zdefiniowanych kilka receptur, ale tylko jedna receptura może być oznaczona jako domyślna. To właśnie receptura domyślna proponowana jest w momencie wystawiania dokumentu PWP. Sugerowaną recepturę można korygować lub zmienić na zupełnie inną z poziomu dokumentu PWP. Podglądu receptury dokonujemy z poziomu okna Pozycja dokumentu na zakładce [Receptura].

Na skutek zapisu dokumentu PWP, zostaje automatycznie wygenerowany dokument RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników, wchodzących w skład danego produktu.

Zatwierdzony dokument PWP powoduje automatyczne zatwierdzenie dokumentu RWS, który pobiera towar z magazynu z datą wskazaną w polu Data rozch. skł.

Zapisując dokument PWP do bufora mamy możliwość zadecydowania, czy dokument RWS ma od razu pobierać składniki z magazynu czy też jedynie rezerwować, decydują o tym parametry Rezerwuj i Pobierz dostępne w prawym górnym rogu formularza dokumentu PWP. 

  • W przypadku, gdy dokument RWS pobiera towar z magazynu i któregoś ze składników nie będzie na magazynie wskazanym na recepturze, zostaniemy poinformowani o tym fakcie stosownym komunikatem. Nie będzie wówczas możliwości zapisania dokumentu PWP,
  • W przypadku, gdy dokument RWS rezerwuje towar i w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry zaznaczony jest parametr: Kontrola ilości składników na elementach PWP (dla rezerwacji), wówczas przy zapisywaniu PWP do bufora, jeśli program natrafi na braki towarów poinformuje nas o tym, których składników i w jakiej ilości brakuje. Następnie zapyta czy zapisać dokument ze zmniejszoną ilością (tak, aby wystarczyło składników na wytworzenie towaru złożonego). Jeżeli zostanie wyrażona zgoda, program zmienia ilość na dokumencie PWP i równocześnie proponuje utworzenie dokumentu różnicowego na brakującą ilość. Jeśli zdecydujemy się na utworzenie PWP różnicowego, zmianie ulegają ilości na zapisywanym dokumencie PWP oraz tworzone jest dokument różnicowy na taką ilość, dla której zabrakło składników. PWP różnicowe jest zapisywane do bufora z zaznaczoną opcją rezerwacja. Jeśli nie chcemy tworzyć PWP różnicowego, zmianie ulegają jedynie ilości na zapisywanym dokumencie PWP.

Dokument RWS możemy podejrzeć z poziomu dokumentu PWP na zakładce [Dokumenty] bądź na liście RWS, dostępnej z poziomu Handel/Inne (w sekcji magazyn)/Kompletacja-rozchody składników.

Zasady wyliczania cen na dokumenncie PWP:

  • Po dodaniu towaru złożonego na dokument PWP, w kolumnie Cena proponowana jest ostatnia cena zakupu tego towaru, pobrana z karty towaru.
  • W sytuacji, gdy na dokumencie PWP następuje pobranie składników (po zatwierdzeniu dokumentu PWP i przy zapisie dokumentu PWP do bufora z zaznaczoną opcją Pobierz), cena towaru złożonego wyliczana jest jako suma kosztu składników, potrzebnych do wyprodukowania danego towaru na podstawie rzeczywistej ceny zakupu tych składników.
  • Po zapisaniu dokumentu PWP do bufora z zaznaczoną na formularzu dokumentu opcją Rezerwuj, cena towaru złożonego wyliczana jest jako suma symulowanego kosztu składników, potrzebnych do wyprodukowania danego W zależności od sposobu symulacji wartości zakupu (ustalonego w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry), wartość ta wyliczana jest na podstawie ostatniej ceny zakupu składników lub średniej ceny zakupu. Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu PWP, składniki są zdejmowane z magazynu i wyliczany jest rzeczywisty koszt towaru złożonego. 



Jak anulować Wydanie z magazynu, ale nie usuwać powiązanego z WZ zapisu kasowego?

Na dokumencie WZ, po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy parametru Płatność do WZ, możliwe jest określenie formy płatności. Wybór formy jest możliwy spośród form nieodroczonych o zaznaczonym (w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności) typie gotówka lub karta. W związku z tym, w momencie zatwierdzania WZ, następuje przyjęcie wpłaty, a w module Kasa/Bank tworzy się odpowiedni zapis.

W przypadku próby anulowania WZ z zarejestrowaną płatnością, pojawi się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatności. Aby taka operacja mogła zostać jednak przeprowadzona w programie, należy przed anulowaniem dokumentu, po zaznaczeniu go na liście, z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy, wybrać najpierw opcję Usuń powiązanie z rozliczeniem. Po wykonaniu tej operacji, możliwe będzie anulowanie Wydania Zewnętrznego z przyjętą płatnością (nawet wtedy, gdy raport, w którym znajduje się płatność został zamknięty), a zapis kasowy pozostanie w bazie.




Jak wyeksportować/ zaimportować cennik z kodami CN?

Eksport:

Podczas eksportu cennika do dokumentu MS Excel (menu Ogólne/ Cennik, ikona  – Eksportuj cennik) do oddzielnego arkusza przenoszone są wszystkie kody CN zdefiniowane w programie (menu Ogólne/ Inne/ Kody CN).

W arkuszu kolumny przyjmują nazwy: 

  • Intrastat – kod CN – ośmiocyfrowy kod CN,
  • Intrastat – kraj pochodzenia – dwuznakowy symbol kraju pochodzenia towaru,
  • Intrastat – masa – masa netto dla jednostki podstawowej towaru podana w kg,
  • Intrastat – JmPomPrzelicznikL – licznik przelicznika jednostki miary uzupełniającej przypisanej do kodu CN określającego jej stosunek do podstawowej jednostki miary towaru,
  • Intrastat – JmPomPrzelicznikM – mianownik przelicznika jednostki miary uzupełniającej przypisanej do kodu CN określającego jej stosunek do podstawowej jednostki miary towaru. 

Import:

Kody CN są importowane każdorazowo podczas importu cennika z dokumentu MS Excel (menu Ogólne/ Cennik, ikona  – Importuj cennik). Aby dane dotyczące Intrastatu zostały zaktualizowane podczas importu cennika należy zaznaczyć parametr aktualizacja kodów CN.

W sytuacji, kiedy w arkuszu Cennik dla towaru uzupełniono kod CN, ale nie ma go bazie, do której wykonywany jest import i nie uzupełniono go w arkuszu Kody CN, kod ten nie zostanie uzupełniony na importowanej/ aktualizowanej kartotece towarowej.




Jak wyliczana jest marża?

Naliczanie marży w programie Comarch ERP Optima może odbywać się przy pomocy jednej z dwóch metod:

metodą „w stu” – naliczanie marży od ceny sprzedaży
marża = (cena sprzedaży – ostatnia cena zakupu)/ cena sprzedaży * 100,

metodą „od stu” – naliczanie marży od ceny zakupu
marża = (cena sprzedaży – ostatnia cena zakupu) / cena zakupu * 100.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Procent marży obliczany metodą „w stu”. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą „od stu”. Jeśli parametr jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą „w stu”.




Jak dodać wiele kodów EAN dla towarów?

Dodatkowe kody EAN wprowadzane są na formularzu pozycji cennika na zakładce Jednostki i kody (Ogólne/ Cennik). Funkcjonalność może zostać wykorzystana podczas sprzedaży towarów. Kod EAN może być powiązany z konkretną jednostką, dzięki czemu po wczytaniu kodu na dokument sprzedaż realizowana już jest w tej jednostce miary. Kod domyślny EAN wprowadzamy z poziomu zakładki Ogólne. Kod ten automatycznie przeniesiony zostanie na zakładkę Jednostki i kody.

Na zakładce Jednostki i kody wprowadzamy jednostkę miary z którą powiązany będzie dodatkowy kod EAN. Na liście kodów EAN dodajemy kolejny kod i wskazujemy dla niego jednostkę miary. Kod może zostać dodany ręcznie lub wygenerowany automatycznie.

Dodanie wielu kodów EAN dla towaru zostało też pokazane w filmie instruktażowym Wiele kodów EAN dla towaru: 

 




Jakie wymogi muszą spełniać dokumenty aby mogły być zafiskalizowane na urządzeniu fiskalnym (drukarka fiskalna)?

Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”).

Paragony: po odznaczeniu opcji Bufor zostaje automatycznie zaznaczony znacznik Fiskalizuj. Wtedy zatwierdzenie paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk paragonu na zwykłej drukarce.
Faktura sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur sprzedaży parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany na kontrahenta, który posiada status osoby fizycznej oraz przypisany domyślny algorytm wystawiania dokumentów: od brutto.
W sytuacji wystawiania faktury sprzedaży dla kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy, po odznaczeniu parametru Bufor znacznik Fiskalizuj nie jest automatycznie zaznaczany.

Algorytm naliczania VAT można także zmienić ręcznie przed wprowadzeniem towarów na dokument (na formularzu dokumentu znajduje się z lewej strony nad tabelką z towarami). W momencie wprowadzenia pierwszej pozycji towarowej możliwość zmiany algorytmu zostanie zablokowana. Aby możliwa była zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na Fakturze Sprzedaży w buforze, na której już dodano pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/ brutto na dokumentach zawierających pozycje. Należy pamiętać, że warunkiem pojawienia się znacznika fiskalizacji jest wskazanie sterownika drukarki z poziomu menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna.
Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie paragon fiskalny.
Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy dokumentów jeśli:

  • na karcie operatora zaznaczony jest parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FA i PA,
  • ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument. 

Dokument, który został zafiskalizowany ma w kolumnie status znacznik (F).

Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się lub będzie nieaktywny):

  1. Faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce.
  2. Dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym.
  3. Dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla Urzędu Skarbowego.

Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, to program sprawdza, czy:

  • dokument nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje),
  • nie występują pozycje bez nazwy,
  • nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0. 

W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat i nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji.