Współpraca z Comarch e-Sklep

Informacje ogólne

Comarch e-Sklep powstał w celu zaspokojenia potrzeb rynkowych przedsiębiorstw w zakresie sprzedaży on‑line. Comarch e-Sklep dedykowany jest dla firm, które chcą poszerzyć możliwości dotarcia do klientów poprzez oferowanie swoich towarów w ogólnodostępnym sklepie internetowym.

Współpraca Comarch ERP OptimaComarch e-Sklep polega na:

  1. eksporcie do Comarch e-Sklep danych o towarach oraz grupach towarów,
  2. imporcie danych o nowych kontrahentach zapisanych w Comarch e-Sklep,
  3. imporcie zamówień złożonych w Comarch e-Sklep.

Właściciel sklepu wykorzystuje do swojej pracy tylko jeden program: Comarch ERP Optima. Comarch e-Sklep w tym podejściu jest wyłącznie narzędziem umożliwiającym prowadzenie sprzedaży za pośrednictwem Internetu.

Wymagania systemowe

Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep wymaga środowiska NET Framework 2.0, dodatku Microsoft Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime  oraz komponentu SQLXML.

Uwaga
Comarch ERP Optima jest programem zaprojektowanym na rynek polski. W Comarch e-Sklep (w panelu administracyjnym) w danych Sprzedawcy pole Kraj zawsze przyjmuje wartość Polska, niezależnie od ustawień w Comarch ERP Optima (Dane firmy w Pieczątce firmy).

Do współpracy z Comarch e-Sklep konieczne jest posiadanie modułów (minimum) Kasa/Bank (KB) i Handel (HA). Posiadając dodatkowo moduł Obieg Dokumentów (OBD), Użytkownik ma dostęp do Archiwum wydruków, w którym może mieć wgląd do wydruków faktur wysłanych do e-Sklep.

Formularz Comarch e-Sklep


Grupy towarów wysyłane do Comarch e-Sklep

Do sklepu będą wysyłane Grupy towarów zgodnie z definicją w konfiguracji (Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e‑Sklep/wszystko.pl). Jeśli w konfiguracji zostanie ustawiona Grupa Główna to zostaną wysłane wszystkie grupy będące w Grupie Głównej wraz z podgrupami. Jeśli zostanie wybrana inna grupa, wówczas do sklepu będą przesyłane grupy, będące jej podgrupami wraz z kolejnymi poziomami.

Uwaga
Do Comarch e-Sklep przenoszone są nazwy, a nie kody grup. Dlatego ważne jest, aby dla każdej grupy, która ma się pojawić w Comarch e-Sklep, została wypełniona nazwa grupy. Daje to dodatkową możliwość opisania grup w czytelny sposób, na potrzeby prezentacji w Comarch e-Sklep.

Na formularzu grupy towarowej dostępna jest zakładka e-Sklep, z poziomu której można wprowadzić dłuższą nazwę grupy czy opis dla grupy z wykorzystaniem języka HTML. Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość wprowadzenia nazwy, opisu grupy także w językach obcych, m.in.: niemieckim, angielskim, francuskim. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Informacje te są eksportowane do Comarch e-Sklep.

Formularz grupy towarowej – zakładka e-Sklep

Po naciśnięciu ikony  na zakładce e-Sklep pojawi się formularz języka grupy towarowej:

Formularz języka grupy towarowej – zakładka Ogólne

Opcje dostępne na formularzu języka grupy towarowej na zakładce Ogólne:

  • w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Po zalogowaniu do modułu Handel pole Język jest zablokowane do edycji i wskazany jest język polski,
  • należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty,
  • w polu Nazwa grupy wyświetlana w nagłówku listy można wprowadzić nazwę dla grupy towarowej, która będzie wyświetlać się w nagłówku listy w Comarch e-Sklep
  • dostępny jest edytor HTML dla opisu grupy towarowej przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:
    • Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
    • HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
    • Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w  Comarch e-Sklep bez możliwości edycji.

Z poziomu okna Formularz języka grupy towarowej na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML , po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora.

Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://

Na zakładce Pozycjonowanie możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania:

  • Tytuł – tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków,
  • Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL,
  • Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10,
  • Meta Opis – opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków,
  • Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie,
  • Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu.

Parametr Kolejność w menu Comarch e-Sklep poprzez wpisanie liczby umożliwia ustalenie kolejności wyświetlania grup w Comarch e-Sklep.

Towary wysyłane do  Comarch e-Sklep

Po skonfigurowaniu Comarch e-Sklep, na karcie towarowej produktu pojawi się zakładka e-Sklep. Aby towary były widoczne w sklepie internetowym należy w tej zakładce zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep dla wybranego sklepu i zapisać zmiany przyciskiem . Towar musi być przypisany do co najmniej jednej grupy, która znajduje się w drzewie wysyłanym do Comarch e-Sklep. Jeśli towar znajduje się w kilku grupach, to w Comarch e-Sklep zostanie umieszczony w każdej z przypisanych grup.

Umożliwiono definiowanie oddzielnych danych towarowych pod każdy sklep, w którym towar ma być udostępniony. Dane towarowe, które możemy ustawiać w zależności od wybranego sklepu znajdują się na zakładkach Główne oraz Dodatkowe. Są to języki, grupa domyślna, status dostępności, ceny i koszty dostawy, atrybuty czasowe oraz jednostki pomocnicze. Wszystkie pola są dostępne do edycji niezależnie czy parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep jest zaznaczony czy nie.

Do Comarch e-Sklep wysyłane są następujące dane o towarach: kod towaru, nazwa, opis, cena zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, zdjęcia towaru , producent, marka przypisana do towaru, jednostka miary towaru podstawowa, jednostki pomocnicze i jednostka dla ceny jednostkowej towaru, kod producenta oraz przeliczniki między jednostkami.

Na karcie towaru (zakładka Dodatkowe) znajdują się pola Waga w kg pozwalające na zdefiniowanie wagi towaru, pole Kod producenta umożliwiające wpisanie kodu towaru, pod jakim występuje u producenta, informacje te, podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep.

Użytkownicy modułu Handel Plus na karcie towaru, na zakładce e-Sklep mogą wprowadzić nazwę i opis towaru także w języku obcym. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski.

Na liście zasobów oraz cenniku dostępny jest parametr e-Sklep, w którym mamy do wyboru z listy zdefiniowane w konfiguracji sklepy. Po wybraniu sklepu, na liście towarów zostaną wyświetlone tylko towary, które są udostępnione w wybranym sklepie.

Pozycja cennika – zakładka e-Sklep

Na zakładce e-Sklep mamy cztery pionowe zakładki: Główne, Dodatkowe, wszystko.pl oraz Wspólne.

Na zakładce  Główne znajdują się parametry związane ze współpracą programu z Comarch e-Sklep. Oprócz grupy domyślnej definiujemy tu języki dla wybranego sklepu oraz status dostępności i atrybuty czasowe. Jeżeli chcemy, aby towar udostępniany był w większej ilości sklepów to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego sklepu korzystając z przycisku .

Grupa domyślna – mamy możliwość wyboru domyślnej grupy. W polu tym nie może być wybrana Grupa główna oraz grupa, która jest węzłem głównym dla danego sklepu (wybrana w konfiguracji sklepu). Grupa musi zawierać się w drzewie, które jest wysyłane do sklepu. Kopiując dane z innego sklepu grupa domyślna nie będzie kopiowana.

W przypadku zdefiniowania rabatu towaru typu grupa towarowa (z poziomu zakładki Ogólne/Rabaty), w Comarch e-Sklep rabat zostanie uwzględniony dla towarów znajdujących się w grupie rabatowanej, jeśli jest ona wybrana jako ich grupa domyślna.

Jeżeli towar jest przypisany do kilku grup, ale na jego karcie zostanie określona grupa domyślna, po wybraniu tego towaru z wyszukiwarki (prostej lub zaawansowanej) w e-Sklep, otworzy się karta towaru ze ścieżką do grupy domyślnej.

Na zakładce e-Sklep znajduje się pole Nazwa Comarch e-Sklep, w którym podajemy nazwę towaru oraz edytor HTML dla opisu towaru przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:

  • Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
  • HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
  • Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w e-Sklep bez możliwości edycji.

Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://

Opis e-Sklep dla towaru – zakładka e-Sklep

Z poziomu okna Formularz języka towaru na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML, po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora.

W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Nazwa HTML, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Nazwa z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus).

Jeśli nie zdefiniujemy nic na zakładce Języki, wówczas w Comarch e-Sklep wyświetlana jest wartość pola Nazwa z zakładki Ogólne z formularza towaru.

Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano nazwy towaru, wówczas wyświetlana jest nazwa towaru w języku domyślnym.

Podobnie w przypadku wyświetlania opisu. W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Opis HTML, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Opis z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus), jeśli to pole również nie jest wypełnione, wtedy wyświetlana jest wartość pola Opis z zakładki Dodatkowe z formularza towaru.

Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano opisu towaru, wówczas wyświetlany jest opis towaru w języku domyślnym.

Uwaga
W celu dodania plików graficznych w polu Opis należy użyć przycisku dodaj obiekt. Wklejenie tam obrazka opcją <CTRL>+<V> spowoduje, że obrazek nie będzie wyświetlał się poprawnie.

Zakładka Pozycjonowanie:

Z poziomu tej zakładki możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania:

Tytuł – Tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków.

Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL.

Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10.

Meta Opis – Opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków.

Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie.

Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu.

Status dostępności:

  • Dostępny – po zaznaczeniu parametru aktywuje się rozwijalna lista Dostępność, w której wybieramy odpowiedni status dostępności. Jest możliwość wybrania takich statusów jak:
  • Dostępny od ręki
  • Dostępny do 24h
  • Dostępny do 48h
  • od 3 do 5 dni
  • do 7 dni
  • do 14 dni
  • powyżej 14 dni
  • Dostępny na zamówienie
  • Niedostępny
  • Zapowiedź
  • Dostępny od: – parametr zależny od parametru Zapowiedź, umożliwia określenie daty (np. premiery produktu) od której towar będzie dostępny w sprzedaży.
  • Nie kontroluj stanów magazynowych – po zaznaczeniu parametru program nie kontroluje stanów magazynowych w przypadku powyższego towaru.

Ceny i koszt dostawy:

  • Zapytaj o cenę towaru – zaznaczenie parametru powoduje ukrycie ceny produktu po stronie e-sklepu.
  • Towar nie podlega rabatowaniu
  • Negocjowalny koszt dostawy – do wyboru z listy będą dostępne 3 parametry:
    • ustawienia e-Sklep
    • negocjowalny koszt dostawy
    • stały koszt dostawy – wraz z informacją w jakiej walucie jest powyższy koszt

Atrybuty czasowe:

  • Atrybuty czasowe – możemy wybrać atrybuty takie jak:
    • Nowość
    • Promocja
    • Produkt z gazetki
    • Produkt polecany
    • Wyprzedaż
    • Nagroda
    • Super jakość
    • Super cena
    • Najlepiej oceniany
    • Rekomendacja sprzedawcy

W zakładce Dodatkowe możemy wybrać jednostki pomocnicze (wcześniej zdefiniowane na zakładce Jednostki i kody), które mają być wysyłane do wybranego z listy sklepu internetowego. Możemy zaznaczyć jedną z jednostek jako jednostkę domyślną. Jeżeli jedna z jednostek pomocniczych ustawiona będzie jako domyślna, wówczas w Comarch e-Sklep będą dostępne tylko jednostki pomocnicze a dodatkowo będzie widoczna cena za jednostkę podstawową.

Na zakładce wszystko.pl definiujemy kategorię i atrybuty dla wszystko.pl. Są to wspólne dane dla wszystkich sklepów.

Na zakładce Wspólne znajduje się parametr Towar nadrzędny z możliwością wskazania innego towaru, który będzie służył w Comarch e-Sklep do łączenia ze sobą tych samych towarów, ale o różnych atrybutach np. butów o różnych rozmiarach. Dodatkowo na liście zasobów i cenniku będzie można dodać kolumnę Towar nadrzędny i użyć jej, jako podstawy grupowania.

Przy dodawaniu atrybutu do towaru oprócz zaznaczenia parametru udostępniaj w Comarch e-Sklep, mamy możliwość zaznaczenia parametru  atrybut grupujący w Comarch e-Sklep (dotyczy atrybutów typu lista). Taki parametr powinien być zaznaczony na pogrupowanych towarach (towarze nadrzędnym i towarach podrzędnych). Towary zgrupowane będą widoczne jako jeden towar po stronie Comarch e-Sklep, na którym będzie widoczna lista z wartościami atrybutu grupującego. Po wyborze wartości, wyświetlą się dane dla konkretnej kartoteki, do której ta wartość atrybutu jest przypisana. Dla każdego atrybutu grupującego wyświetlana jest oddzielna lista. Kolejność wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów grupujących uzależniona jest od kolejności tych wartości na definicji tego atrybutu w Comarch ERP Optima na zakładce Pozycje listy w menu Ogólne/ Atrybuty Towaru. Dostępna jest tam opcja ustawiania odpowiedniej ich kolejności za pomocą przycisków Pozycja w górę  i Pozycja w dół .

Cena jednostkowa towaru

Na karcie towaru (zakładka Jednostki i miary) można zdefiniować jednostkę miary, w której będzie prezentowana cena jednostkowa. W tym celu należy w kolumnie JM dla ceny jednostkowej zmienić wartość na TAK (wartość TAK może być ustawiona tylko dla jednej jednostki pomocniczej).

Cena jednostkowa towaru

W przypadku, gdy towar posiada taką jednostkę i jest udostępniony w Comarch e-Sklep, jednostka miary i przelicznik dla ceny jednostkowej jest przesyłany podczas synchronizacji z Comarch e-Sklep.

Prezentacja ceny jednostkowej towaru

Dodatkowe atrybuty towarów

Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo inne informacje o towarze w formie atrybutów. Aby dany atrybut został wysłany wraz z towarem do Comarch e-Sklep, zarówno na definicji jak i na towarze, atrybut musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj w Comarch e-Sklep. Jeśli zatem na kartę towaru dodajemy atrybut, który nie jest wysyłany do sklepu i zaznaczymy na nim udostępnianie, parametr zostanie też zaznaczony na definicji tego atrybutu. Jeśli z kolei atrybut jest przypisany do towarów, odznaczenie parametru na definicji atrybutu, spowoduje też odznaczenie go na kartach towarów. Do sklepu internetowego można wysyłać atrybuty o formacie: tekst, liczba, lista, data. Po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w Comarch e-Sklep dla atrybutów o typie: tekst, liczba lub data aktywuje się dodatkowo parametr Pozwalaj na edycję. W przypadku, gdy parametr ten jest zaznaczony do Comarch e-Sklep nie jest wysyłana wartość atrybutu ustawiona na karcie towaru. W Comarch e-Sklep Klient może sam wprowadzić wartość atrybutu dla towaru, która w przypadku wygenerowania zamówienia zostanie umieszczona w polu Opis.

Kolejność atrybutów jak i ich wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów uzależniona jest od ich kolejności na karcie cennikowej danego produktu na zakładce Atrybuty w Comarch ERP Optima. Dostępna jest tam opcja ustawiania odpowiedniej ich kolejności za pomocą przycisków Pozycja w górę  i Pozycja w dół .

Uwaga
Do Comarch e-Sklep dane binarne przesyłane są jako załączniki.

Dodawanie atrybutu do towaru

Uwaga
Do Comarch e-Sklep przesyłana jest nazwa atrybutu – w przypadku braku nazwy wysyłany jest kod atrybutu.

W przypadku modułu Handel Plus i obsługi wielojęzyczności możliwe jest zdefiniowanie języka dla atrybutu. Na formularzu atrybutu, na zakładce Ogólne widoczna jest lista rozwijana, z której można wybrać język. Domyślnie, dla nowo tworzonych atrybutów podpowiada się język polski.

Dla atrybutu, który jest dodawany do towaru lub modyfikowany, z poziomu formularza towaru (zakładka Atrybuty) również istnieje możliwość wybrania języka, czyli można zmienić język tylko dla wybranego towaru. Przy synchronizacji, do Comarch e-Sklep przekazywane są wszystkie dane dotyczące atrybutów wraz z informacją o języku.

Atrybut wyświetlany jest tylko w tym języku, w którym został dodany. Dlatego, w przypadku, gdy atrybut ma być wykorzystywany dla wszystkich wersji językowych w Comarch e-Sklep należy dodać go trzy razy, za każdym razem z inną wersją językową.

Dotyczy wersji: 2019.3.1
Wartości atrybutów (typu lista) na kartotekach towarowych muszą być zgodne z definicją (kartą) atrybutu. W przypadku gdy na towarze znajduje się atrybut typu lista oraz ma przypisaną wartość, która została usunięta lub zmieniona na definicji atrybutu, wówczas nie jest ona wysyłana do e-Sklep.

Dla atrybutów grupujących:

  • jeżeli wartość na towarze nadrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut nie będzie wyświetlany w e-Sklep.
  • jeżeli wartość na towarze podrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut będzie wyświetlany, natomiast wartość przypisana do towaru podrzędnego nie będzie możliwa do wyboru z listy rozwijalnej w e-Sklep.

Dodatkowo aby ułatwić znalezienie towarów, dla których wartość atrybutu nie posiada odpowiednika na definicji atrybutu, został dodany test integralności Zgodność wartości atrybutów z definicją. Test jest dostępny z poziomu Narzędzia\ Testy Integralności w zakładce Testy w gałęzi Cennik.

Zdjęcie towaru

Towary mogą być prezentowane w Comarch e-Sklep razem z obrazami (fotografie, grafiki itp.), przedstawiającymi ich wygląd, stan itd. Aby możliwe było wyświetlanie obrazów dla towaru w Comarch e-Sklep należy skorzystać z załączników.

Karta towaru – zakładka Atrybuty

Dodawanie danych binarnych odbywa się na karcie towaru na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki.

W sekcji Załączniki dostępne są kolumny (w przypadku, gdy skonfigurowany jest Comarch e-Sklep):

  • Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link,
  • Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej,
  • Typ – plik lub link,
  • Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.

Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje:

Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt

Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm, xlsb

PDF – pliki pdf

Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: gif, png, jpg

Video  – avi, mp4, mkv

Audio – mp3, wav

Flash – swf

Archiwa – zip, rar

Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku.

  • e-Sklep – opcja udostępnienia w e-Sklep, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
  • Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu/wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji program pyta: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/wszystko.pl. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/wszystko.pl?,

W przypadku zdjęć, można uzupełnić dodatkowe informacje (metadane) dotyczące zapisywanej pozycji, kolumny:

  • Link – pole tekstowe do wprowadzania linku do zdjęcia (dozwolone znaki zgodnie ze specyfikacją URL),
  • Atrybut Alt – pole tekstowe do wprowadzania krótkiego opisu zdjęcia,
  • Atrybut Rel – wartości na liście wyboru: brak (puste), nofollow. Określa, czy odnośnik do pliku ma znaczenie dla robotów sieciowych i czy mają za nim podążać,
  • Atrybut Title – pole tekstowe do wprowadzania rozszerzonego opisu o elemencie.

Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:

  • Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
  • Język – do wyboru lista języków.

W sekcji Załączniki dostępne są przyciski:

Dodaj załącznik

 – Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku

 – Usuń

 Pozycja w górę/Pozycja w dół – przyciski ustawiania kolejności plików.

W menu dostępnych opcji przy przycisku   Dodaj załącznik do wyboru są trzy opcje:

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej, niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka.

Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie.

Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:

  • w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami,
  • zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku.

Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:

  • pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
  • powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.

Uwaga
Załączniki w postaci linków nie są wysyłane do Comarch e-Sklep..

Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.

Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:

  • Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji,
  • Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki,
  • Nazwa – nazwa danej binarnej,
  • Nazwa pliku – nazwa pliku.

Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Położenie panelu może być przez Użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Dane binarne

Na liście załączników istnieje także możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.

Dodanie atrybutu o typie binarnym do towaru i przypisanie wartości binarnej spowoduje automatyczne pojawienie się wskazanej pozycji binarnej na liście załączników. Aby załącznik udostępniany był w Comarch e-Sklep, w kolumnie o nazwie e-Sklep należy wybrać opcję TAK (opcja TAK niedostępna dla linków).

Jako zdjęcie główne w Comarch e-Sklep wyświetlana jest pierwsza pozycja binarna na liście załączników. Istnieje możliwość ustawienia kolejności załączników – aby przenieść załącznik w górę lub w dół należy skorzystać z przycisków  lub .

Niemożliwe jest wielokrotne dodawanie tej samej danej binarnej na jedną kartę cennikową produktu wysyłanego do Comarch e-Sklep. Przy próbie zapisania takiej karty program zwróci ostrzeżenie: Dodano dwie identyczne dane binarne wysyłane do e-Sklep! i nie pozwoli na jej zapis, dopóki nie zostanie to poprawione.

Poniżej przedstawione są przykłady atrybutów i ich formaty:

Opis atrybutów i ich formatów

Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczoną daną binarną o wielkości przekraczającej 10MB, program zwróci komunikat: Rozmiar danej binarnej, która jest wysyłana do e-Sklep, nie może być większa niż 10MB.

Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczonym zdjęciem (typ pliku : Grafika) o wielkości przekraczającej 512 KB, program zwróci komunikat: Rozmiar pliku graficznego, który jest wysyłany do e-Sklep, nie może być większy niż 512KB.

Seryjne dodawanie/usuwanie atrybutów

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby poprzez Operacje seryjne można dla pozycji zaznaczonych na liście przypisać atrybut, który będzie wykorzystywany w Comarch e-Sklep, wraz z określeniem jego wartości. Z tego poziomu można również wykonać seryjne usunięcie atrybutu z kartotek towarowych.

Producent i Marka

Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo informacje na temat Marki i Producenta danego produktu. Informacje te można wprowadzić na zakładce Dodatkowe karty cennikowej. Na formularzach Producenta i Marki dostępna jest zakładka e-Sklep, na tej zakładce można wprowadzić dodatkowe nazwy, opisy i dane dotyczące pozycjonowania w Comarch e-Sklep

Definiowanie zamienników towarowych

Produkty podobne są wyświetlane w Szczegółach Produktu w sklepie internetowym. Aby dodać do towaru jego zamienniki (produkty podobne) należy w karcie produktu przejść do zakładki  Zamienniki. Po kliknięciu przycisku Dodaj  pojawi się lista wszystkich produktów, z których wybieramy towar, który ma być zamiennikiem (można zaznaczyć również opcję obustronnych zamienników).

Dodawanie zamiennika

Rabaty towarów

W menu Ogólne/ Rabaty dla opcji:

  • grupa kontrahenta / wszystkie towary
  • jeden kontrahent / wszystkie towary
  • grupa kontrahenta / grupa towarowa
  • grupa kontrahenta / jeden towar
  • jeden towar / wszyscy kontrahenci
  • jeden kontrahent / grupa towarowa
  • jeden kontrahent / jeden towar
  • grupa towarowa / wszyscy kontrahenci
  • jeden towar / wszyscy kontrahenci
  • grupa towarowa / gruba kontrahenta
  • stała cena – wszyscy kontrahenci
  • stała cena – grupa kontrahentów
  • stała cena – jeden kontrahent

można wprowadzić rabat mający zastosowanie w Comarch e-Sklep. Wartość rabatu dla e-Sklepu na zakładce Procentowe określana jest w kolumnie Rabat e-Sklep, wartość ceny dla e-Sklepu na zakładce Stała cena pobierana jest z kolumny Cena. Informację o rabatach mających zastosowanie w Comarch e-Sklep dla danego kontrahenta można sprawdzić w oknie Lista rabatów kontrahenta (opcja dostępna z poziomu listy kontrahentów, w górnym menu ikon ).

Zmiana parametrów dla Comarch e-Sklep

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby  w Operacjach seryjnych dostępne są funkcje:

  • zmiana marki/producenta:

 

  • zmiana parametrów Comarch e-Sklep:

Zmiana parametrów Comarch e-Sklep

Dla pozycji zaznaczonych na liście można zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklepdla wybranego sklepu, zmienić status dostępności towaru i grupę domyślną czy zmienić kategorię wszystko.pl. Dodatkowo można ustawić atrybuty czasowe. Aby ustawić atrybut czasowy należy zaznaczyć opcję na przykład Ustaw nowość i potem zaznaczyć lub odznaczyć parametr Nowość. Operacja podmieni tylko te atrybuty, które były zaznaczone do ustawienia.

Kontrahenci wysyłani do Comarch e-Sklep

W menu Ogólne/ Kontrahenci można wprowadzić kontrahentów,  których karty zostaną wyeksportowane do Comarch e-Sklep. Aby kontrahent został wysłany do sklepu muszą zostać uzupełnione następujące dane:

  • Kod
  • Nazwa
  • Ulica
  • Nr domu
  • Miasto
  • Kod pocztowy
  • E-Mail
  • Kraj ISO
  • Województwo – wymagane jeżeli w polu Kraj ISO wpisane będą wartości PL (bez względu na wielkość liter)

 

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ e-Sklep/wszystko.pl skonfigurowano stanowisko sklepu, na formularzu Kontrahenta będzie dostępna zakładka e-Sklep, na której mamy możliwość wybrania, do których sklepów kontrahent zostanie wysłany.  Dodawanie kontrahentów do sklepu możliwe jest po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch e-Sklep i dotyczy tylko aktywnych sklepów Enterprise oraz B2B.

Udostępniając kontrahenta w sklepie, należy określić loginy przedstawicieli, dla których zostaną założone konta w Comarch e-Sklep. Jeden z loginów musi zostać oznaczony jako login główny. Jeżeli skonfigurowano więcej niż jeden sklep, loginy kontrahenta można udostępniać w wielu sklepach jednocześnie.

Jeśli na zakładce Dodatkowe kontrahent ma zdefiniowanych przedstawicieli, na oknie dodawania loginów do e-Sklep można wskazać spośród nich osoby uprawnione do logowania w sklepie. Dla poszczególnych przedstawicieli można edytować adres e-mail do logowania, a także określić, który z loginów będzie głównym. Aby login przedstawiciela został dodany, pole z adresem e-mail musi być uzupełnione.

Jeżeli kontrahent nie ma dodanego żadnego aktywnego przedstawiciela, podczas dodawania kontrahenta do sklepu zostanie wyświetlony formularz umożliwiający założenie karty przedstawiciela, będącego loginem głównym w Comarch e-Sklep.

Na formularzu dostępne są pola :

  • Właściciel loginu – domyślnie uzupełniane jest Nazwą kontrahenta, pole obowiązkowe
  • E-mail – domyślnie uzupełniane jest adresem e-mail kontrahenta, pole obowiązkowe
  • Telefon

Podczas dodawania loginów do Comarch e-Sklep, Użytkownik ma możliwość określenia ceny domyślnej kontrahenta, która będzie wysyłana do poszczególnych sklepów. W przypadku, gdy na karcie kontrahenta nie zostanie ustawiona cena domyślna dla e-sklepu, to dla danego klienta wysyłana będzie cena wskazana w konfiguracji na formularzu stanowiska Comarch e-Sklep – pole cena domyślna.

Loginy przedstawicieli udostępniane w ramach jednego sklepu muszą być unikalne.

Po wysłaniu kontrahentów do e-Sklep nie ma możliwości edytowania adresu e-mail do logowania ani usunięcia zsynchronizowanych loginów z zakładki e-Sklep. Jeśli chcemy zablokować przedstawicielowi możliwość logowania do sklepu, jego login należy oznaczyć na zakładce e-Sklep jako nieaktywny. Nieaktywne loginy są wyświetlane na liście w kolorze czerwonym. Jeśli nieaktywny login zostanie odblokowany, należy wykonać synchronizację kontrahentów, aby loginy zostały odblokowane również po stronie sklepu.

Nie można też usuwać Przedstawicieli powiązanych z loginem wysłanym do Comarch e-Sklep.

Uwaga
Zmiana danych, adresu e-mail na karcie Przedstawiciela, nie powodują zmiany na loginach kontrahenta. Również podczas synchronizacji loginów z Comarch e-Sklep, karty przedstawicieli kontrahentów nie są aktualizowane.

Ponieważ karta Przedstawiciela powiązanego z loginem e-Sklep pozostaje do edycji, nazwa i adres e-mail na karcie Przedstawiciela i na loginie mogą być różne. Aby szybko sprawdzić z jakim przedstawicielem powiązany jest login, z poziomu listy loginów kontrahenta dostępna jest funkcja Pokaż powiązanego przedstawiciela.

Po skonfigurowaniu sklepu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ e‑Sklep/wszystko.pl, na liście kontrahentów z poziomu operacji seryjnych dostępna jest opcja: Zmiana parametrów e-Sklep. Funkcja umożliwia dodanie kontrahentów do sklepu i ustawienie dla nich ceny domyślnej w sklepie. Podczas dodawania kontrahenta do sklepu, w zależności od wybranej opcji, tworzony jest login główny, na podstawie danych kontrahenta lub danych przedstawiciela domyślnego, o ile taki przedstawiciel istnieje. Za pomocą operacji seryjnej nie ma możliwości dopisywania, usuwania czy modyfikowania przedstawicieli dla kontrahenta.

Zmiana parametrów Comarch e-Sklep

Na kartotece zaimportowanej z Comarch e-Sklep automatycznie zostanie dodany sklep, z którego kontrahent został zaimportowany, wraz z poszczególnymi loginami kontrahenta.

 

Skasowanie kontrahenta jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklep, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie kontrahenta, a następnie go usunąć.

Przesyłane są również grupy kontrahentów zdefiniowane w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.

Anonimizacja

Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima należy wykonać synchronizację danych do Comarch e-Sklep. Po anonimizacji kontrahenta w Comarch ERP Optima, wszystkie loginy powiązane z e-Sklep są oznaczane jako nieaktywne i usuwane z karty kontrahenta. Klient w sklepie nie ma możliwości zalogowania na takie konta.

Po anonimizacji przedstawiciela, z loginu tego Przedstawiciela na zakładce e-Sklep usuwany jest adres e-mail do logowania. Kontrahent nie ma już możliwości zalogowania się na takie konto w sklepie.

Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima, dane kontrahenta w Comarch e-Sklep nie są usuwane. Anonimizację należy więc wykonać również w sklepie.

Uwaga
Anonimizacja karty kontrahenta w Comarch e-Sklep, nie powoduje anonimizacji danych w systemie ERP. W Comarch ERP Optima należy osobno zanonimizować dane takiego kontrahenta.

W związku z wprowadzeniem w Comarch ERP Optima funkcjonalności łączenia kart kontrahentów, umożliwiono przenoszenie kont w e-Sklep pomiędzy kontrahentami. Opcja dostępna jest z poziomu listy kontrahentów w menu kontekstowym (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na liście).

Funkcjonalność jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia do łączenia kart kontrahentów – zaznaczony parametr z poziomu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy Prawo do łączenia kart kontrahentów. Wybranym Operatorom z uprawnieniami do łączenia kart, można natomiast zablokować możliwość przenoszenia kont. Blokada – Parametry przepinania konta e-sklep kontrahentów dostępna jest na karcie Operatora na zakładce Blokady dostępu.

Uwaga
Funkcjonalność przepinania kont e-Sklep dostępna jest dla Comarch e-Sklep w wersji 2016.5.1 i późniejszych.

Funkcja przenoszenia kont może być wykorzystywana zarówno do przepinania kont sklepów z kontrahenta duplikata na kontrahenta głównego, ale również pomiędzy kartami aktywnych kontrahentów.

W przypadku, gdy w systemie są zarejestrowane niezrealizowane zamówienia dla kontrahentów, których konta będą przepinane, zalecana jest wcześniejsza realizacja tych zamówień.

Po wybraniu funkcji przepinania kont podnosi się okno Przepnij konta e-sklep, gdzie w polach „z kontrahenta” i „na kontrahenta” należy wskazać odpowiednich kontrahentów pomiędzy, którymi będą przenoszone dane. W polu „z kontrahenta” jest możliwość wskazania kontrahenta duplikata, jeżeli wcześniej karty kontrahentów zostały połączone. W tym celu należy listę kontrahentów otworzyć za pomocą przycisku „z kontrahenta” i w filtrze zaznaczyć parametry Nieaktywni oraz Pokaż duplikaty. W polu „na kontrahenta” jest możliwość wybrania tylko aktywnych kontrahentów.

W przypadku posiadania więcej niż jednego sklepu, jeżeli dany kontrahent ma na swojej karcie wybrane kilka kont e-Sklep, podczas przepinania danych przenoszone są wszystkie konta na drugiego kontrahenta.

Jeżeli na karcie kontrahenta, na którego będą przenoszone dane dotyczące e-Sklep, nie był uzupełniony adres e‑mail, w wyniku przeniesienia kont na jego kartę zostanie wpisany adres e-mail z karty pierwszego kontrahenta. Adres e-mail nie będzie zmieniony i nadpisany, jeżeli był uzupełniony na kartach obu wybranych kontrahentów.

Po przepięciu danych na drugiego kontrahenta, synchronizacja oraz rejestrowanie zamówień po stronie Comarch ERP Optima będą realizowane w ramach karty tego kontrahenta. Należy jednak pamiętać, że dane kontrahenta po stronie e-Sklep zostaną zmienione na aktualne w przypadku, gdy adres e-mail na karcie, na którą zostało przeniesione konto, będzie zgodny z adresem e-mail wykorzystywanym jako login przez klienta w Comarch e Sklep. W przypadku, gdyby adresy e-mail na karcie kontrahenta oraz adres służący jako login były różne, Operator może dokonać zmiany z poziomu Comarch ERP Optima bądź w Comarch e-Sklep po zalogowaniu do Panelu administratora.

W przypadku, gdy obaj wskazani w funkcji kontrahenci, mają już założone konta w sklepie, po wykonaniu operacji przenoszenia danych, dotychczasowe konto kontrahenta, na którego przepinamy dane zostanie zablokowane. Ponadto na nowe konto, nie zostanie przeniesiona historia jego zamówień.

Jeżeli dane przepinane są na kontrahenta, który wcześniej nie posiadał konta w Comarch e-Sklep, na jego kartę przenoszone są zarówno dane konta jak i ustalony rodzaj ceny. Jeżeli jednak kontrahent, na którego przenoszone są dane, ma ustalony indywidualny rodzaj cen dla e-Sklepu, dane te nie zostaną nadpisane. W razie potrzeby należy je zmodyfikować ręcznie na karcie kontrahenta w Comarch ERP Optima.

Po przeprowadzeniu operacji przenoszenia danych między kartami kontrahentów, zalecane jest wykonanie ręcznej synchronizacji z zaznaczoną opcją „Wyślij kontrahentów”.

Zgody kontrahenta w Comarch e-Sklep

Do Comarch ERP Optima importowane są definicje treści zgód z Comarch e-Sklep oraz rejestrowane są zgody wyrażone przez kontrahentów w sklepie. Możliwa jest również synchronizacja do sklepu definicji treści zgód, dodanych z poziomu programu, a także zgód przypisanych do kontrahentów wysyłanych do sklepu.

Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane minimum jedno stanowisko sklepu, z poziomu Ogólne/Słowniki dostępna jest lista [Formy kontaktu]. Nie ma możliwości dodania ani usunięcia form z listy. Na formularzu formy kontaktu można zdefiniować nazwę formy w różnych językach.

Ponadto, w przypadku współpracy z e-Sklepem, na formularzu definicji treści zgody widoczna jest wtedy dodatkowa zakładka [e-Sklep]. Aby zgoda została wysłana do Comarch e-Sklep, należy wskazać sklepy, w których ma być udostępniona. Dla poszczególnych sklepów można też zdefiniować treści zgód w różnych językach.

Aby na liście Treści zgód zostały wyświetlone zgody synchronizowane z Comarch e-Sklep, należy zaznaczyć w filtrze parametr Pokazuj treści zgód w Comarch e-Sklep. Ustawienie parametru jest zapamiętywane.

Jeżeli zgoda została zsynchronizowana do e-Sklep, nie ma możliwości edycji jej treści, dodania/usunięcia sklepu, ani dodania kolejnego tłumaczenia w innych językach. Chcąc zmienić treść zgody wysłanej do sklepu lub dodać nowe tłumaczenie, należy wprowadzić nową wersję zgody.

W przypadku treści zgód zaimportowanych z Comarch e-Sklep, nie ma możliwości ich edycji, ani dodania nowych wersji zgody w programie. Ewentualnych zmian należy dokonać po stronie Panelu Administratora. W Comarch ERP Optima taką zgodę można jedynie oznaczyć jako nieaktywną.

Definicje zgód z Comarch e-Sklep mogą być importowane wraz z powiązanymi regulaminami. Po stronie Panelu Administratora należy dodać regulamin wraz z podpiętym plikiem pdf (pole Treść w pdf). Taki regulamin należy następnie powiązać z treścią zgody. Po zaakceptowaniu takiej zgody przez klienta w sklepie, plik zostanie zaimportowany do Comarch ERP Optima. Plik będzie widoczny jako Załącznik do zgody zaakceptowanej przez konkretnego przedstawiciela.

W Comarch e-Sklep rejestrowane są zgody podmiotu (np. podczas rejestracji) a także zgody w ramach konkretnych transakcji, składania zamówienia. Zgody wyrażone przez klientów Comarch e-Sklep są przypisywane do konkretnych loginów w e-Sklep.

W Comarch ERP Optima udzielone zgody podmiotu są widoczne na formularzu przedstawiciela na zakładce [Zgody]. W polu Wyrażający podawana jest nazwa firmy kontrahenta oraz adres e-mail loginu, który wyraził zgodę.

W przypadku zgody pochodzącej z e-Sklep, jeśli do zgody został podpięty regulamin, to plik .html z treścią regulaminu oraz załączniki .pdf, będą widoczne na formularzu zgody na zakładce [Dokumenty] w sekcji Załączniki.

Zgody przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep, wyrażone po stronie systemu ERP również są wysyłane do Comarch e-Sklep. Aby informacja o zgodach została wysłana do sklepu, należy wykonać synchronizację danych kontrahentów (ręczną bądź automatyczną).

Klient może w każdej chwili wycofać wyrażoną przez siebie zgodę. Jeżeli wycofa zgodę w sklepie, informacja jest zapisywana w Comarch ERP Optima na formularzu zgody.

Zgodę można również wycofać z poziomu Comarch ERP Optima. Po wykonaniu synchronizacji informacja ta jest wysyłana do Comarch e-Sklep. Usunięcie zgody z karty Przedstawiciela, nie będzie skutkować oznaczeniem jej jako wycofana w e-Sklep.

W przypadku klientów niezarejestrowanych w e-Sklep, zgody wyrażone na newsletter nie są synchronizowane do Comarch ERP Optima. Takie zgody należy weryfikować po stronie Panelu administracyjnego e-Sklep.

Uwaga
Jeżeli treść zgody z Comarch ERP Optima zostanie przypisana do kilku sklepów jednocześnie, a klient jest zarejestrowany w sklepach na tym samym loginie, wyrażenie bądź wycofanie przez klienta zgody w jednym sklepie, spowoduje odpowiednio wyrażenie/wycofanie zgody w pozostałych sklepach.

W związku z tym, w przypadku pracy na kilku sklepach, dla treści zgód utworzonych w Comarch ERP Optima, zaleca się zdefiniowanie osobnej treści zgody dla każdego sklepu.

Uwaga
W przypadku treści zgód synchronizowanych z Comarch e-Sklep (zarówno pochodzących ze sklepu, jak i dodanych w Comarch ERP Optima), nie zaleca się przypisywania jej w programie wielokrotnie do przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep.

Jeśli jedna treść zgody będzie wielokrotnie przypisana jako aktywna, wówczas informacja o wycofaniu takiej zgody w e-Sklep, może zostać zarejestrowana na niewłaściwej zgodzie w Comarch ERP Optima.

Zgody transakcyjne wyrażone podczas składania zamówienia w sklepie, są zapisywane dla danego dokumentu. Na zamówieniach pochodzących ze sklepu (dokumenty RO), na zakładce [e-Sklep] można wyświetlić listę zaakceptowanych zgód za pomocą przycisku Zgody wyrażone podczas składania zamówienia. Na liście możliwy jest tylko podgląd wyrażonej zgody. Na formularzu zgody widoczna jest tylko sekcja Wyrażenie zgody, ponieważ takich zgód nie można wycofać.

System lojalnościowy w Comarch e-Sklep

Obsługa systemu lojalnościowego Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep obejmuje możliwość ustalania dla poszczególnych grup cenowych ilości punktów przyznawanych za zakup towaru, a także płatność, przy użyciu zgromadzonych punktów, za zamówienia złożone w e-Sklepie.

Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane stanowisko e-Sklep, na kartach towarów na zakładce Ogólne, można ustalać ilość punktów w e-Sklep dla poszczególnych cen sprzedaży. Dla ceny zakupu nie ma możliwości ustalenia przelicznika.

Pozycja cennika – Punkty w e-Sklep

Klienci Comarch e-Sklep mają możliwość zakupu wybranych towarów, w zamian za punkty zgromadzone na swoim koncie. Na kartach towarów, które mogą być wymienione za punkty, należy zaznaczyć parametr Nagroda, dostępny na zakładce e-Sklep w sekcji Atrybuty czasowe.

Pozycja cennika – parametr Nagroda

Jeżeli na karcie towaru zaznaczony jest parametr Zapytaj o cenę, taki towar nie może być nagrodą. Również, jeśli na karcie zaznaczony jest parametr Nagroda, nie ma możliwości zaznaczenia opcji Zapytaj o cenę, parametr jest wówczas nieaktywny.

Z poziomu menu Ogólne/Cennik oraz Handel/Zasoby dla zaznaczonych pozycji dostępna jest seryjna funkcja Zmiana przyznanych punktów w Comarch e-Sklep.

Zmiana przyznanych punktów w Comarch e-Sklep

Dla wybranych cen można ustalić ilość punktów na dwa sposoby:

  • Ustal ilość punktów – pozwala na wpisanie konkretnej wartości przyznawanych punktów.
  • Ustal przelicznik punktów – umożliwia określenie kwoty, za jaką przyznany zostanie 1 punkt. Na tej podstawie zostanie wyliczona ilość punktów dla poszczególnych cen. Ilość punktów jest wyliczana niezależnie od waluty wskazanej ceny, tylko na podstawie wartości ceny jednostkowej z karty towaru. Jeśli cena towaru będzie niższa od ustalonego przelicznika, cena otrzyma 0 punktów.

Przykład
Przelicznik : 1 punkt = 10 kwota.
Towarhurtowa 1PUNKTYhurtowa 2PUNKTYhurtowa 3PUNKTY
GRABIE_LIŚCIE129.99127.5050 euro5

Funkcja umożliwia też seryjne wyczyszczenie punktów dla wskazanych cen.

W ramach funkcji seryjnej Zmiany parametrów Comarch e-Sklep, możliwa jest zmiana zaznaczenia parametru Nagroda na kartach produktów. Ponieważ parametry Nagroda i Zapytaj ocenę nie mogą być jednocześnie zaznaczone na kartach towarów, na oknie operacji seryjnych obowiązują następujące zależności :

  • Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny i Zapytaj o cenę, można zaznaczyć tylko parametr Ustaw nagroda – parametr Nagroda będzie nieaktywny.
  • Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć zarówno parametr Ustaw nagroda i Nagroda.
  • Jeśli zostanie zaznaczony Ustaw nagroda i Nagroda, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę będzie nieaktywny.
  • Jeśli zostanie zaznaczony parametr Ustaw nagroda, a Nagroda nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny oraz Zapytaj o cenę.

Zmiana parametrów Comarch e-Sklep

Płatność punktami spowoduje obniżenie wartości elementów zamówienia (towarów, za które zapłacono punktami), poprzez naliczenie rabatu. Wartość takich towarów po rabacie będzie odpowiednio pomniejszona. W przypadku, gdy towar zostanie w całości wymieniony na punkty – zostanie zastosowany maksymalny rabat, wtedy wartość takiego towaru zostanie pomniejszona do 0,01 zł. Płatność punktami obniży też odpowiednio wartość całego zamówienia.

Pozycje oznaczone parametrem Nagroda, nie powinny mieć zatem ustalonej Granicy ceny – minimalna marża. Jeśli po zastosowaniu rabatu, wynikającego z płatności punktami, ustalona wartość towaru – Nagrody będzie poniżej marży – takie zamówienie nie zostanie wczytane do Comarch ERP Optima. Aby zamówienie zaimportować, Operator powinien mieć prawo do sprzedaży poniżej minimalnej marży (parametr na karcie Operatora System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – zakładka Parametry).

W Comarch e-Sklep Klient gromadzi na swoim koncie punkty przyznane za składane zamówienia. Punkty są dodawane po realizacji zamówienia, tzn. gdy dane Zamówienie otrzyma w Comarch e-Sklep status Zrealizowane, na koncie Klienta zostanie zaktualizowana ilość posiadanych punktów.

W przypadku zwrotu, reklamacji czy anulowania złożonego zamówienia, ewentualnych zmian, odjęcia wcześniej przyznanych punktów można dokonać po stronie Comarch e-Sklep z poziomu Panelu administracyjnego.

Aby w pełni korzystać z systemu lojalnościowego, po stronie Comarch e-Sklep należy m.in. zdefiniować programy lojalnościowe, określić przeliczniki punktów przyznawanych za zamówienie. Informacje dotyczące konfiguracji systemu lojalnościowego znajdują się w dokumentacji użytkownika Comarch e-Sklep.

Weryfikacja oferty e-Sklep

Aby zweryfikować poprawność danych oferty wysyłanej do Comarch e-Sklep, można wykonać testy integralności dla kartotek udostępnianych w e-Sklep.

Z poziomu menu Narzędzia/ Testy integralności na zakładce Testy dostępna jest opcja – Weryfikacja oferty dla e-Sklepu. Test obejmuje następujące dane :

  • Ceny towarów
  • Fantomy – towary połączone
  • Grupy
  • Niedozwolone znaki
  • Załączniki

Dodatkowo w celu weryfikacji zgodności wartości atrybutów typu lista na kartotekach towarowych z wartościami na definicji (karcie) atrybutu w gałęzi Cennik jest dostępny test:

  • Zgodność wartości atrybutów z definicją

Odbiór zamówień z Comarch e-Sklep

Wszystkie zamówienia zarejestrowane w Comarch e-Sklep trafiają do bazy Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. W systemie dostają kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO. Nr zamówienia wygenerowany w Comarch e-Sklep przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO.

Data zamówienia wysyłana jest z Comarch e-Sklep i jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca.

Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika Comarch e-Sklep w danych kontaktowych.

Klient jednorazowy

Jeśli klient Comarch e-Sklep nie posiada swojego profilu, czyli nie zarejestrował się na stronie Comarch e‑Sklep, wówczas traktowany jest jako użytkownik jednorazowy, a faktura dla niego wystawiana jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Dane kontrahenta trafiają na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima.

Klient zarejestrowany

Jeśli klient posiada swój profil (konto) w Comarch e-Sklep wówczas przy najbliższej synchronizacji z Comarch ERP Optima jego dane są importowane i zakładana jest karta kontrahenta. Karty kontrahentów otrzymują automatyczny Kod, składający się z członów ESKL_IDSKLEPU_IDKONTRAHENTA, gdzie IDSKLEPU i ID KONTRAHENTA to numery identyfikacyjne sklepu/kontrahenta. Dane na kartę kontrahenta pobierane są z danych fakturowych wprowadzonych  przez użytkownika sklepu.

Jeśli w konfiguracji sklepu zaznaczono Mapowanie po e-mail, podczas importu kontrahentów sprawdzane jest czy istnieje kontrahent o podanym adresie e-mail. Jeśli tak, na liście jego przedstawicieli szukana jest osoba o podanym adresie e-mail. Jeśli taki przedstawiciel istnieje, zostanie zmapowany z loginem. Jeśli nie znaleziono przedstawiciela z podanym adresem e-mail, zakładana jest karta przedstawiciela oraz login e-sklep.

Jeśli przedstawiciel w Comarch e-Sklep nie ma uzupełnionej nazwy, w Comarch ERP Optima Przedstawiciel oraz login otrzymują nazwę kontrahenta.

Jeżeli podczas rejestracji w Comarch e-Sklep użytkownik zaznaczył parametr Firma, w Comarch ERP Optima otrzymuje status podmiotu gospodarczego a na zakładce Handlowe ustawia się parametr Dokument liczony od na netto – zamówienia z Comarch e-Sklep są realizowane w cenach netto. Jeżeli cena w e-Sklepie jest ceną typu brutto a użytkownik podczas rejestracji w e‑Sklepie nie zaznaczył parametru Firma, to w Comarch ERP Optima będzie on miał status Osoba fizyczna i parametr Dokument liczony od na jego karcie w Comarch ERP Optima ustawi się na wartość brutto.

Różne dane kontaktowe i fakturowe

Jeśli użytkownik Comarch e-Sklep dane do faktury wpisał inne niż te zarejestrowane jako kontaktowe, wówczas na zamówieniu, w polach Płatnika znajdą się dane zapisane w danych do faktury, natomiast dane kontaktowe zostaną umieszczone w polach związanych z Odbiorcą.

Forma płatności

Forma płatności jest importowana z Comarch e-Sklep i ustawiana zgodnie z konfiguracją płatności zdefiniowaną na karcie sklepu w sekcji Formy płatności na zakładce Dodatkowe (Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ e Sklep/wszystko.pl).

Elementy zamówienia

Na zamówienia trafiają towary przesłane z zamówienia złożonego w Comarch e-Sklep wraz z cenami i wskazanymi przez klienta atrybutami. Ceny zapisywane są zgodnie z przesłanymi z Comarch e-Sklep bez względu na zmiany cennika. Atrybuty towarów są przenoszone na RO w pole Opis/ atrybuty znajdujące się w oknie pozycji dokumentu.

Na importowane zamówienia w walucie pobierany jest aktualny kurs domyślny z konfiguracji programu, w polu typ kursu ustawiany jest kurs ręczny.

W przypadku zamówień z rozróżnieniem na cechy partii (moduł Handel Plus), informacje o cechach partii znajdują się na formularzu RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Po przekształceniu RO do WZ lub Faktury Sprzedaży z opcją pobrania towaru z magazynu i wykonaniu synchronizacji z Comarch e-Sklep – w Comarch e-Sklep pomniejszany jest stan towaru o zrealizowany na FA/ WZ.

Koszty transportu/wysyłki

Na zamówienie przenoszone są również koszty związane z dostarczeniem towaru do klienta. Aby dane te poprawnie trafiły na dokument RO należy założyć w Cenniku kartę usługową przeznaczoną na koszty związane z dostawą, a następnie wybrać tę pozycję w Konfiguracji Comarch   e-Sklep dla Kosztu przesyłki  (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ e-Sklep/ wszystko.pl).

Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do RO zostanie dodana pozycja usługowa o kodzie z cennika, natomiast nazwa i wartość zostaną przesłane z Comarch e-Sklep

Opis transakcji

Klient składający zamówienie w Comarch e-Sklep może umieścić na nim dowolne uwagi, które następnie trafiają do pola Opis na dokumencie RO. Dodatkowo, jeżeli klient wykorzysta kupon rabatowy podczas składania zamówienia, informacja o numerze kuponu przesyłana jest również w polu Opis na dokumencie RO.

Uwaga
W wersji 2017.5 Comarch ERP Optima została wprowadzona możliwość ustalania cen towarów z czterema miejscami po przecinku. Podczas synchronizacji zamówień z e-Sklep, na dokumencie RO ceny poszczególnych towarów są wyliczane od wartości pozycji (wartość / ilość).  Jeśli w Comarch e-Sklep zostanie złożone zamówienie na towar z ceną z czterema miejscami po przecinku, po imporcie zamówienia na dokumencie RO cena towaru zostanie wyliczona zgodnie z tym algorytmem.

Zakładka e-Sklep

Na dokumentach RO wczytanych z Comarch e-Sklep wyświetlana jest dodatkowa zakładka [e-Sklep]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia, m.in. Uwagi Klienta, informacje o sposobie dostawy, dane aukcji na której zakupiono produkt.

Uwaga
Zakładka [e-Sklep] będzie dostępna na zamówieniach pod warunkiem współpracy z Comarch e-Sklep w wersji 2018.0.1 lub wyższej.

Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu płatności oraz dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do Klienta e-Sklep w formie powiadomienia mailowego.

Uwaga
Zmiana statusu płatności na RO z Comarch e-Sklep, nie wpływa na faktyczne rozliczenie dokumentu (paragon, faktura), wygenerowanego do zamówienia.

Informacje ogólne

Zakładka e-Sklep. Sposób dostawy – Przesyłka

Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru Klienta podczas zamówienia w Comarch e-Sklep.

Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez Klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest do edycji.

Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi Klienta.

Status płatności – status płatności zamówienia.

Powiązane aukcje – jeśli zamówienie zostało złożone poprzez serwis aukcyjny w sekcji Informacje ogólne prezentowane są również dane dotyczące aukcji, z której pochodzi zamówienie. W tabeli wyświetlana jest lista powiązanych aukcji – nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji.

 

Informacje o dostawie

Sposób dostawy – rodzaj dostawy (Przesyłka, Odbiór osobisty w punkcie, Paczkomaty InPost).

Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez Klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone.

Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia.

 

Punkt odbioru osobistego

Zakładka e-Sklep. Punkt odbioru osobistego.

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep, Klient wybierze sposób dostawy – Punkt odbioru osobistego, na zamówienie są przenoszone dane adresowe wybranego przez Klienta punktu (nazwa, kraj ISO, województwo, ulica, nr budynku, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, nr telefonu, nr telefonu GSM).

Na dokumencie RO jest możliwość zmiany adresu punktu odbioru. W polu Kod z listy dostępne są adresy nadawcze zdefiniowane w konfiguracji programu (System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy nadawcze), na których zaznaczono parametr Punkt odbioru osobistego.

 

W programie jest możliwość zapisu nowego adresu nadawczego lub powiązanie z istniejącym. Jeśli w bazie istnieje już podobny adres, przy próbie zapisu adresu z zamówienia, wyświetlany jest komunikat : „Na liście adresów nadawczych istnieje już punkt o podobnych danych [ESKLPOO_1_1]. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać nowy punkt odbioru lub Nie, aby powiązać z istniejącym.”.

Zmiany wprowadzone w programie w adresie punktu odbioru osobistego, który został wczytany z Comarch e-Sklep i zapisany, nie są wysyłane z powrotem do Comarch e-Sklep.

Paczkomaty InPost

Zakładka e-Sklep. Paczkomaty InPost.

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez Klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie.

Odbiór w punkcie – Poczta Polska

Zakładka e-Sklep, Odbiór w punkcie – Poczta Polska

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – Poczta Polska, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez Klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy).

Przekształcając takie zamówienie do Zlecenia Nadania Przesyłki Poczty Polskiej, zostanie na nim automatycznie zaznaczona usługa Odbiór w punkcie oraz zostaną przeniesione dane punktu odbioru, wybranego przez Klienta.

Odbiór w punkcie – DHL

Zakładka e-Sklep, Odbiór w punkcie – DHL

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – DHL, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez Klienta (kod punktu odbioru, nazwa, ulica, nr budynku, miasto, kod pocztowy).

Na zatwierdzonym dokumencie RO Operator może zmienić tylko rodzaj dokumentu, jaki ma zostać wystawiony do zamówienia, status płatności i status dostawy. Pozostałe pola będą aktywne, jeżeli Operator będzie miał nadane uprawnienie zmiany opisu i osoby odbierającej na dokumencie (ustawienie na karcie Operatora w konfiguracji).

Na liście dokumentów RO pod opcją Wybór kolumn dostępne są dodatkowe kolumny : Status płatności i Status dostawy.

Zamówienia w cenach netto

Dla Klientów Comarch e-Sklep w wersji Enterprise, towary prezentowane są w cenach netto lub brutto. W zależności od sposobu prezentacji ceny w e-Sklep, na Rezerwacjach Odbiorcy w Comarch ERP Optima podatek VAT liczony jest algorytmem „od netto” lub „od brutto”.

Potwierdzanie zamówienia

Zamówienie zaimportowane z Comarch e-Sklep trafia do bufora. Jednak, aby zamówienie zostało zaimportowane musi ono być potwierdzone przez klienta i mieć status „Oczekuje na potwierdzenie sklepu”. Jeśli zamówienie będzie miało status „Oczekuje na Twoje potwierdzenie” to takie zamówienie nie będzie zaimportowane z Comarch e-Sklep do Comarch ERP Optima. Po jego weryfikacji, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. zamówienie można zatwierdzić co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep. Wtedy zamówienie uzyska status „Potwierdzone”.

Realizacja zamówienia

Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Nie ma znaczenia czy dokument ten jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument zamówienia ma status w realizacji, to w Comarch e-Sklep przy najbliższej synchronizacji zostanie ono potwierdzone. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do Comarch e-Sklep zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”.

Na Rezerwacji Odbiorcy, a także na Paragonie, Fakturze Sprzedaży i Wydaniu zewnętrznym generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić numer listu przewozowego 

Dotyczy wersji: 2019.2.1
oraz informację o nazwie przewoźnika (pole Kurier).

Numer i kurier podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep, klient otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą nr listu przewozowego.

Dotyczy wersji: 2019.2.1
Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.

Dla każdego z tych dokumentów (zapisanego do bufora, jak i na trwałe), istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia nadania przesyłki – ZNP. Jeśli Klient wybrał metodę dostawy Odbioru osobistego, na zlecenie ZNP generowane do zamówienia przenoszone są informacje o wybranym punkcie odbioru osobistego.  Po zamówieniu kuriera, na dokumencie Zlecenia przesyłki zapisywane są dla każdej paczki numery, nadane przez przewoźnika. Każda paczka otrzymuje swój własny numer listu przewozowego. Numery te są również przenoszone na dokument, z którego bezpośrednio powstało zlecenie.

Dotyczy wersji: 2019.2.1
Pole Kurier jest wówczas automatycznie uzupełniane na dokumencie, do którego zostało wygenerowane ZNP.

Podczas wysyłki numerów listów przewozowych do Comarch e-Sklep, program każdorazowo szuka powiązanego dokumentu zlecenia ZNP lub ręcznie uzupełnionego numeru listu/kuriera na dokumentach. Sprawdzanie odbywa się według kolejności tworzenia dokumentów – najpierw sprawdzane jest zamówienie RO, następnie utworzone z niego dokumenty – tj. WZ, FA, PA. Numer listu i kurier jest wysyłany dla pierwszego napotkanego dokumentu, wysyłka z kolejnych dokumentów jest już blokowana – są one pomijane podczas synchronizacji. Numer i kurier pochodzące ze zlecenia ZNP mają wyższy priorytet niż dane wpisane ręcznie.

Uwaga
W związku z opisanym działaniem, zalecane jest, by przyjąć jeden schemat postępowania w przypadku realizacji wysyłek zamówień, np. ustalić jeden rodzaj dokumentu, na podstawie którego będą później tworzone zlecenia nadania przesyłek.

Przykład
Do zamówienia z Comarch e-Sklep, w Comarch ERP Optima generujemy zlecenie nadania przesyłki i zamawiamy kuriera. Po wykonaniu synchronizacji, do e-Sklep zostanie wysłany nadany numer listu przewozowego oraz informacja o kurierze dla zamówienia. Następnie, do zamówienia wystawiamy fakturę sprzedaży i z niej również generujemy zlecenie nadania przesyłki. Po synchronizacji, numer listu przewozowego nadane dla zlecenia do faktury nie zostaną już wysłane do e-Sklep.

Anulowanie zamówienia

Jeśli występuje potrzeba anulowania zamówienia, należy dokument RO zatwierdzić a następnie anulować. Zapewnia to wysyłanie odpowiednich, automatycznych informacji do Klienta składającego dane zamówienie o jego anulowaniu. Program nie pozwala na usunięcie RO zaimportowanego z e-Sklepu będącego w buforze.

Uwaga
Jeśli z jakichkolwiek przyczyn z realizacji zamówienia trzeba się wycofać, wówczas nie wystarczy usunięcie faktury czy dokumentu WZ, status w sklepie pozostanie jako zrealizowany. Jeśli zamówienie nie będzie realizowane, wówczas należy anulować dokument RO. Informacja o anulowaniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep.

Komunikacja z Comarch e-Sklep

Komunikacja z Comarch e-Sklep polega na synchronizacji danych w dwóch kierunkach:

  • eksporcie do Comarch e-Sklep informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, binariach oraz stanach magazynowych,
  • imporcie informacji o kontrahentach zarejestrowanych w Comarch e-Sklep oraz złożonych zamówieniach.

Proces synchronizacji odbywa się:

  • Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę Comarch e-Sklep dostępną w menu Narzędzia,
  • automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych.

Synchronizacja ręczna

Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę  dostępną w menu Narzędzia. Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.

Okno synchronizacji Comarch e-Sklep

Na oknie tym w polu Sklep umożliwiono wybór jednego, kilku lub wszystkich e-Sklepów, z którymi chcemy wykonać synchronizację.

Poniżej wskazujemy jaką synchronizację chcemy wykonać. W pierwszej części dostępne są dwa parametry, domyślnie zaznaczone:

  • Wyślij ofertę do e-Sklepu – powoduje on różnicową synchronizację do e-Sklepu listy towarów, grup towarowych, cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, rabatów, zestawów promocyjnych oraz zasobów.
  • Pobierz zamówienia z e-Sklepu – powoduje on synchronizację zamówień z e-Sklepu.

W części okna Ustawienia dodatkowe dostępne są kolejne parametry, domyślnie niezaznaczone:

  • Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do e-Sklepu zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sklep. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
  • Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, i rabatów do e-Sklepu, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
  • Wyślij kontrahentów – powoduje on eksport listy kontrahentów wraz z ich cenami i rabatami do e-Sklepu.
  • Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sklepu jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
  • Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sklepu, która może trwać bardzo długo.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch ERP OptimaComarch e-Sklep. Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima.

Usługa Comarch  Serwis Operacji Automatycznych  instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania.

Uwaga
Po instalacji Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch ERP Optima należy ją uruchomić w systemie Windows (Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi).

Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło.

W System/ Konfiguracja/ Program znajduje się gałąź Automat synchronizacji, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP OptimaComarch e-Sklep.

W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.

Dla Comarch e-Sklep dostępne są dwa rodzaje synchronizacji :

Eksport oferty/Eksport zasobów – synchronizowane są te same dane, jak przy parametrze Wyślij ofertę do e-Sklepu dla ręcznej synchronizacji. W ramach eksportu dostępna jest również opcja Eksportuj także kontrahentów.

Import zamówień/Eksport zasobów i cen towarów – importowane są zamówienia z Comarch e-Sklep oraz synchronizowane stany magazynowe i ceny towarów.

W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła.

Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs

Uwaga
Podczas wywoływania synchronizacji ręcznej Użytkownik może otrzymać komunikat: Synchronizacja danych odbywa się na innym stanowisku lub poprzez automat lub poprzednia została niepoprawnie przerwana. Czy wykonać synchronizację? Po kliknięciu na TAK zostanie uruchomiona synchronizacja ręczna. W przypadku wybrania opcji NIE program wróci do okna parametrów synchronizacji i nie wykona jej. Zalecane jest uruchamianie synchronizacji ręcznej w sytuacji, kiedy automat jest wyłączony lub Użytkownik ma pewność, że w danej chwili nie wykonuje się synchronizacja automatyczna. Wynika to z faktu, że uruchomienie automatu i jednocześnie synchronizacji ręcznej spowoduje, że wykonają się jednocześnie dwie synchronizacje co może spowodować niepoprawny wynik synchronizacji.

 




Eksport i import dokumentów – Comarch EDI

Comarch ERP Optima – eksport/import faktur do/z systemu Comarch EDI

Dla użytkowników programu Comarch ERP Optima, którzy współpracują z siecią sklepów obsługiwaną przez system EDI firmy COMARCH została stworzona dodatkowa funkcja, która pozwala na wymianę danych między systemami zgodnie z przyjętymi standardami elektronicznej wymiany dokumentów. Comarch ERP Optima obsługuje tylko specyfikacje standardową EDI. Wymiana danych dotyczy takich dokumentów jak: Faktury VAT (liczone algorytmem od netto)korekty do Faktur VAT (korekty ilościwartości). Przygotowanie programu Comarch ERP Optima do współpracy z systemem EDI.

Aby eksport przebiegł poprawnie spełnione muszą być następujące warunki:

  1. W System/Konfiguracja/Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy należy uzupełnić pola:
    ILN/GLN własny – swój numer ILN/GLN
    ILN/GLN centrali – jeśli rozliczenia odbywają się przez centralę należy tam wpisać jej numer, jeśli firma jest niezależna należy ponownie wpisać swój numer ILN/GLN.
  2. Dla każdego z odbiorców obsługiwanych w systemie EDI należy wpisać jego numer ILN/GLN na karcie ewidencyjnej (formularz kontrahenta: zakładka Ogólne).

Uwaga
Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc. Po wyeksportowaniu cennika lub dokumentów zawierających ceny z czterema miejscami po przecinku, ceny zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc.

Eksport faktur/korekt sprzedaży

Eksport faktur/korekt sprzedaży jest możliwy z poziomu listy faktur. Jeśli użytkownik posiada licencję na funkcję odpowiedzialną za eksport do systemu EDI na liście faktur widoczny jest przycisk .

Po zaznaczeniu faktur/korekt, które mają być wyeksportowane należy wcisnąć przycisk .

W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w iBard24), w którym zostaną zapisane pliki z fakturami. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .

Eksport faktur/korekt w formacie EDI

Faktury zostaną wyeksportowane po wciśnięciu przycisku .

Zasady eksportu faktur/korekt

  1. Każda faktura/korekta zapisywana jest do odrębnego pliku XML
  2. Eksport nie obejmuje korekt VAT
  3. Formą płatności musi być przelew
  4. Numer faktury/korekty nie może przekraczać 16 znaków
  5. Numer rachunku bankowego nie może przekraczać 30 znaków (dla sieci TESCO spacje i znaki specjalne przy eksporcie są pomijane)
  6. Faktury/korekty muszą być liczone algorytmem od netto
  7. Faktury/korekty muszą być wystawione w walucie PLN
  8. Na eksportowanych fakturach/korektach podana ilość nie powinna przekraczać dwóch miejsc po przecinku
  9. Konieczne jest wypełnienie kodu EAN dla sprzedawanych towarów (na karcie ewidencyjnej), a jeśli dany produkt nie posiada kodu paskowego w polu EAN należy wprowadzić 5-cyfrowy kod AAP (nadawany przez supermarket)
  10. Jeśli Rezerwacja Odbiorcy jest przekształcana do Faktury Sprzedaży, to następnie przy eksporcie faktury do systemu EDI w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu RO: Numer zamówienia, Data rezerwacji
  11. Jeśli do Faktury Sprzedaży jest utworzone Wydanie Zewnętrzne, to następnie przy eksporcie faktury do systemu EDI w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu WZ: Numer dostawy, Data dostawy
    Dodatkowo, jeśli na karcie kontrahenta, będącego nabywcą na fakturze sprzedaży, dodany jest atrybut DELIVERYADDRESS (typu lista) o wartości „Tak” to w pliku zostanie zapisany adres miejsca dostawy (adres Odbiorcy z dokumentu WZ)
  12. Jeśli do Faktury sprzedaży utworzona jest Rezerwacja Odbiorcy i na rezerwacji uzupełniona jest wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN (GLN odbiorcy zamówienia), to przy eksporcie faktury do systemu EDI wartość ta zapisywana jest w pliku (sekcja OrderedBy)
  13. Przy eksporcie „Kod kontrahenta u kupującego” w pierwszej kolejności zapisywana jest wartość atrybut dokumentu CODEBYBUYER. Jeżeli atrybut nie występuje to zapisywana jest wartość tego atrybutu z karty kontrahenta

Dodatkowo dla sieci MAKRO

Sieć MAKRO wymaga dodatkowej informacji w Fakturze, która będzie zawierała tzw. „kod towaru u kupującego”, „Kod kontrahenta u kupującego”, ”Numer zamówienia lub noty korygującej”, „Data zamówienia lub noty korygującej” aby program zapisywał takie informacje w pliku, należy skorzystać z funkcjonalności atrybutów.

Kod towaru u kupującego

  • w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
  • na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut „BUYERITEMCODE
  • ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany
    • w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć MAKRO po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany

Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERITEMCODE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany kontrahentowi z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana zawsze pusta wartość pola „kod wg. kupującego”

Kod kontrahenta ukupującego

Aby w pliku XML zawarta była informacja o kodzie, pod jakim firma dostawcy jest zarejestrowana u kupującego, należy wykorzystać funkcję atrybutów kontrahenta:

  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
  • na karcie kontrahenta (kupującego) dodać atrybut
  • jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego

Numer zamówienia lub noty korygującej

  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERNUMBER
  • podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
    • jako wartość atrybutu wpisać numer wymagany przez sieć MAKRO

Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERNUMBER nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywany numer zamówienia skojarzonego dokumentu RO.

Data zamówienia lub noty korygującej

  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERDATE typu Data
  • podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
    • jako wartość atrybutu podać datę wymaganą przez sieć MAKRO

Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERDATE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana data wystawienia skojarzonego dokumentu RO

Dodatkowo dla korekt sieci TESCO

Korekty do sieci TESCO rozpoznawane są po odpowiednim ILN/GLN dla kontrahenta wskazanego na korygowanej fakturze. W przypadku korekt tworzony jest atrybut dokumentu CORRECTIONREASON o wartości

  • korekta wartości
  • korekta ilości

Dodatkowo dla korekty ilościowej tworzone są atrybuty dokumentu RETURNSNOTICENUMBER – wartość atrybutu wymagana (Numer zawiadomienia o zwrotach) oraz RETURNSNOTICEDATE (Data zawiadomienia o zwrotach). Dane te zapisywane są w pliku sekcja Returns.

Dla korekty można również podać wartości atrybutu CORRECTIONREASON = 3 (korekty wynikające z zapisów w Warunkach Handlowych np. bonusy, promocje, upusty, rabaty cenowe) Dla takiego dokumentu przenoszony jest jego opis (zakładka Płatności) do pliku sekcja Remarks.

Eksport zamówień

Eksport zamówień jest możliwy z poziomu listy zamówień. Jeśli użytkownik posiada licencję na funkcję odpowiedzialną za eksport do systemu EDI na liście zamówień widoczny jest przycisk .

Po zaznaczeniu zamówień, które mają być wyeksportowane należy wcisnąć przycisk .

W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w iBard24), w którym zostaną zapisane pliki z zamówieniami. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .

Eksport zamówień w formacie EDI

Zamówienia zostaną wyeksportowane po wciśnięciu przycisku .

Zasady eksportu zamówień

    1. każde zamówienie zapisywane jest do odrębnego pliku XML
    2. nazwą pliku jest numer dokumentu z listy zamówień
    3. numer zamówienia nie może przekraczać 16 znaków
    4. numer rachunku bankowego nie może przekraczać 30 znaków (dla sieci TESCO spacje i znaki specjalne przy eksporcie są pomijane)
    5. zamówienia muszą być liczone algorytmem od netto
    6. zamówienia muszą być wystawione w walucie PLN
    7. na eksportowanych zamówieniach podana ilość nie powinna przekraczać trzech miejsc po przecinku
    8. konieczne jest wypełnienie kodu EAN dla towarów znajdujących się na zamówieniu (na karcie ewidencyjnej), a jeśli dany produkt nie posiada kodu paskowego w polu EAN należy wprowadzić 5-cyfrowy kod AAP (nadawany przez supermarket)
    9. Kod towaru u kupującego (jeżeli sieć handlowa tego wymaga)
      w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
      na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut „BUYERITEMCODE
      ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany
      w kolumnie Wartość wprowadzić kod towaru u kupującego. Po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany
    10. Kod kontrahenta u kupującego (jeżeli sieć handlowa tego wymaga)

Aby w pliku XML zawarta była informacja o kodzie, pod jakim firma sprzedawcy jest zarejestrowana u kupującego, należy wykorzystać funkcję atrybutów kontrahenta:

  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
  • na karcie kontrahenta (sprzedającego) dodać atrybut
  • jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego

Eksport Awizo wysyłki do LEROY MERLIN

W programie istnieje możliwość utworzenia i wyeksportowania Awizo wysyłki. Dokument tworzony jest do zamówień tranzytowych – zamówienia dostarczane do Centrum Logistycznego w Strykowie (ze Strykowa towar przewożony jest do sklepów docelowych w ramach transportu wewnętrznego LEROY MERLIN). W zamówieniach tranzytowych pojawia się pole z informacją o „Ostatecznym Odbiorcy Towaru”, czyli sklepie docelowym (UltimateCustomer).

Dokument Awizo tworzony jest z poziomu listy rezerwacji odbiorcy i może być wystawiony do pojedynczej lub kilku rezerwacji. W celu utworzenia Awizo należy zaznaczyć rezerwacje i wybrać przycisk lub  z menu kontekstowego Utwórz/Edytuj Awizo.

Zasady tworzenia Awizo do rezerwacji

  1. Dokument generowany jest do rezerwacji zrealizowanej (zrealizowanej częściowo) zatwierdzonym dokumentem WZ. Rezerwacja może być również zamknięta, pod warunkiem, że był do niej wygenerowany dokument WZ
  2. Rezerwacje muszą być wystawione na tych samych kontrahentów
  3. Do rezerwacji może być wystawiony tylko jeden dokument Awizo
  4. Wskazane rezerwacje, do których generowane jest Awizo, jeśli mają uzupełniony kod dostawcy (atrybut dokumentu CODEBYBUYER) to musi być identyczny (wszystkie zaznaczone rezerwacje muszą mięć wtedy uzupełniony kod dostawcy).

Rezerwacje, do których wystawiony jest dokument Awizo, na liście w kolumnie Status mają znacznik AW. Wybranie przycisku  (lub z menu kontekstowego Utwórz/Edytuj Awizo) na rezerwacji ze znacznikiem AW powoduje edycję/ podgląd skojarzonego Awizo. Usuwanie dokumentu Awizo dostępne jest na liście rezerwacji z menu kontekstowego „Usuń awizo” (jeśli jest w buforze). Zatwierdzony dokument można przywrócić do bufora również z  menu kontekstowego za pomocą opcji „Przywróć awizo do bufora”.

Formularz dokumentu Awizo

Dokument Awizo składa się z trzech części: Nagłówka, Pozycji towarowych, Opakowań

Formularz awizo

1.Nagłówek:

 – Zapisz zmiany – zapisanie formularza.

 -Zamknij –zamyka okno dokumentu.

 –Eksport awizo w formacje Comarch EDI – przycisk aktywny na zatwierdzonym Awizo lub po odznaczeniu parametru Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo).

 –Drukuj etykiety – przycisk aktywny na zatwierdzonym Awizo lub po odznaczeniu parametru Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo).

Nr Awiza – numer awiza jest wymagany i musi być unikalny. Pole uzupełniane automatycznie na podstawie daty dostawy DDMMRRRR. Jeżeli w danym dniu wystawione jest więcej niż jedno awizo dla danego kontrahenta (nabywcy) to zostanie dodany przyrostek 01, 02, 03 itd.

Data awiza – domyślnie podstawiana data bieżąca

Nabywca – kontrahent przeniesiony z rezerwacji (zwykle LEROY MERLIN)

Odbiorca – kontrahent przeniesiony z rezerwacji (zwykle Centrum Logistyczne Stryków)

Typ transportu lista rozwijalna z możliwością wyboru typu transportu (zwykle drogowy)

Warunki dostawy – lista rozwijalna z możliwością wyboru (zwykle DDP – Dostarczone, cło opłacone)

2. Pozycje towarowe (lewa dolna lista).

Lista domyślnie pogrupowana jest po kolumnie Nr odbiorcy i Nr zamówienia (dla danego odbiorcy). Składa się z następujących kolumn:

Nr odbiorcy – ostateczny odbiorca (wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN) przenoszony z rezerwacji. Istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia (po wcześniejszym usunięciu grupowania).

Nr zamówienia – numer przenoszony z rezerwacji. Istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia (po wcześniejszym usunięciu grupowania).

Kod – kod towaru przenoszony z rezerwacji.

Ilość całkowita (domyślnie ukryta) – jest to całkowita ilość do zapakowania (przeniesiona z rezerwacji ilość zrealizowana).

Spakuj – w polu tym użytkownik podaje ilość do zapakowania (po wygenerowaniu Awiza podpowiada się Ilość całkowita). Po spakowaniu, ilość w tej kolumnie pomniejszona jest o ilość już zapakowaną. Po całkowitym spakowaniu towaru ilość w tej kolumnie wynosi 0.

Ilość zapakowana – ilość, która została już zapakowana.

EAN (domyślnie ukryta) – kod EAN towaru przeniesiony z rezerwacji.

JM (domyślnie ukryta) – jednostka miary towaru przeniesiona z rezerwacji.

Nazwa (domyślnie ukryta) – nazwa towaru przeniesiona z rezerwacji.

Nr rezerwacji (domyślnie ukryta) – numer rezerwacji, z której został przeniesiony towar.

3. Opakowania (prawa dolna lista)

Na potrzeby Awizo możemy rozróżnić trzy rodzaje opakowań: nadrzędne, podrzędne, zwykłe

Opakowanie nadrzędne – Opakowanie, które zawiera opakowania podrzędne. Do opakowania nadrzędnego nie można przypisać (zapakować) bezpośrednio towarów.

Opakowanie podrzędne – Opakowanie, które jest skojarzone z opakowaniem nadrzędnym. Do opakowania podrzędnego przypisane są (zapakowane) towary.

Opakowanie zwykłe – Opakowanie, które nie jest skojarzone z opakowaniem nadrzędnym. Do opakowania zwykłego są przypisane (zapakowane) towary.

Opakowaniem nadrzędnym może być np. paleta zawierająca tylko paczki z towarami (opakowania podrzędne). Opakowaniem zwykłym może być np. paleta tylko z samymi towarami.

 – Dodaj – służy do dodania opakowania. Po wybraniu przycisku pojawia się okno ze standardowymi przyciskami do zapisywania i zamykania okna.

Formularz opakowania

Numer opakowania – kolejny numer opakowania, pole uzupełnia się automatycznie.

Numer opakowania nadrzędnego – lista rozwijalna z możliwością wyboru numeru opakowania nadrzędnego (proponowane numery opakowań nadrzędnych). Pole pozostaje puste, jeśli dane opakowanie jest opakowaniem nadrzędnym lub zwykłym. Opakowanie możemy przypisać do opakowania nadrzędnego również z listy opakowań. W tym celu należy przytrzymać opakowanie (lewym przyciskiem myszy) przeciągnąć i upuścić na opakowaniu nadrzędnym.

Opis – pole na wpisanie dodatkowej informacji

Typ – lista rozwijalna z typami opakowań

Numer seryjny SSCC – seryjny numer jednostki wysyłkowej, domyślnie uzupełniony kolejnym, wolnym kodem SSCC. Istniej możliwość wygenerowania nowego numeru za pomocą przycisku . Numer seryjny SSCC wymaga konfiguracji po stronie programu (szczegółowe informacje w punkcie Konfiguracja kodów SSCC)

Ostateczny odbiorca – lista rozwijalna, uzupełniona na podstawie kolumny Nr Odbiorcy znajdującej się na liście z pozycjami towarowymi. Opakowanie nadrzędne nie musi mieć wskazanego ostatecznego odbiorcy. Na opakowaniach zwykłych i podrzędnych ostateczny odbiorca powinien zostać uzupełniony. Jeśli opakowanie nadrzędne ma wskazanego ostatecznego odbiorcę, to wszystkie opakowania podrzędnego wchodzące w skład tego opakowania nadrzędnego, również muszą mieć wskazanego tego samego ostatecznego odbiorcę. Jeśli na opakowaniu zostanie wskazane opakowanie nadrzędne, to ostateczny odbiorca z opakowania nadrzędnego, zostanie automatycznie przepisany na to opakowanie.

Numer zamówienia – lista rozwijalna, uzupełniona na podstawie kolumny Nr Zamówienia znajdującej się na liście z pozycjami towarowymi. Jeżeli pole z ostatecznym odbiorcą zostanie wcześniej uzupełnione to lista z zamówieniami będzie zawężona tylko dla tego odbiorcy. Na opakowaniu nadrzędnym nie wskazujemy numeru zamówienia. Na opakowaniach zwykłych i podrzędnych numer zamówienia powinien zostać uzupełniony.

Waga w kg – całkowita masa opakowania wyrażona w kilogramach. Na opakowaniu nadrzędnym wylicza się automatycznie( jest sumą z wszystkich jego podrzędnych opakowań), można również ją zmienić podając wartość z klawiatury.. Można podać inną masę. Masa powinna być uzupełniona dla wszystkich rodzajów opakowań.

Objętość w m3 – całkowita objętość opakowania wyrażona w metrach sześciennych. Na opakowaniu nadrzędnym wylicza się automatycznie( jest sumą z wszystkich jego podrzędnych opakowań), można również ją zmienić podając wartość z klawiatury. Objętość powinna być uzupełniona dla wszystkich rodzajów opakowań.

 – Edycja pozycji – służy do edycji opakowania lub ilości zapakowanego towaru.

 – Usuń – służy do usuwania opakowań lub zapakowanych towarów. Jeśli zostanie usunięte opakowanie to automatycznie usuną się wszystkie zapakowane do niego towary. Jeśli zostanie usunięte opakowanie nadrzędne to również zostaną automatycznie usunięte wszystkie skojarzone opakowania podrzędne wraz z ich towarami.

 – Zapakuj towary – służy do pakowania towarów. W celu przypisania towaru do paczki należy po lewej stronie wybrać towar (lub kilka towarów), w kolumnie Spakuj podać pakowaną ilość, po prawej stronie wskazać paczkę, a następnie nacisnąć przycisk. Towary można dodać do paczki również przez ich „przeciągnięcie”. W tym celu należy przytrzymać zaznaczone towary (lewym przyciskiem myszy) przesunąć i upuścić na opakowaniu.

Pakowane towary muszą mieć ten sam numer zamówienia i ostatecznego odbiorcę, co wskazywana paczka.

Jeśli wskazywana paczka nie ma uzupełnionego numeru zamówienia lub ostatecznego odbiorcy to dane te zostaną przeniesione z pakowanego towaru.

Do opakowań nadrzędnych nie można pakować towarów.

Gdy towar zostanie przypisany do opakowania to jego zapakowaną ilość można zwiększać lub zmniejszać przez edycję kolumny Ilość towaru. Zmiany zostaną automatycznie uwzględnione w kolumnie Spakuj oraz Ilość zapakowana.

Nie można zatwierdzić dokumentu Awizo z pustymi opakowaniami.

 –Rozpakuj towary – służy do rozpakowania towarów. W celu rozpakowania całego opakowania (podrzędnego lub zwykłego) należy je wskazać, a następnie nacisnąć przycisk. Wszystkie towary przypisane do tego opakowania zostaną rozpakowane.   Jeżeli ma zostać rozpakowany całkowicie pojedynczy towar, to należy go wskazać, a następnie nacisnąć przycisk lub w kolumnie Ilość towaru wpisać 0 (należy wtedy odświeżyć listę przez klawisz F5 lub kliknąć myszką w dowolne pole).

Kolumny dostępne na liście opakowań

Nazwa – nazwa opakowania/ nazwa towaru.

Nr opakowania – numer opakowania.

Ilość towaru – ilość zapakowanego towaru.

Opis – opis opakowania.

Numer zamówienia – numer zamówienia pobierany z opakowania.

Ostateczny odbiorca – ostateczny odbiorca pobierany z opakowania.

Kod SSCC (domyślnie ukryta)kod pobierany z opakowania.

Objętość w m3 (domyślnie ukryta) – objętość pobrana z opakowania.

Waga w kg (domyślnie ukryta) – masa pobrana z opakowania.

Eksport Awizo

Przy eksporcie Awizo wymagany jest również Kod produktu u kupującego. W tym celu należy:

  • w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
  • w menu Handel/ Cennik na karcie każdego towaru, który będzie pakowany na dokumencie Awizo dodać atrybut „BUYERITEMCODE” (zakładka Atrybuty)
  • ikoną plusa dodać Kontrahenta, dla którego ten atrybut ma być używany (Nabywca z dokumentu Awizo)
  • w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć LEROY MERLIN, po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany

Jeśli w importowanych zamówieniach z sieci LEROY MERLIN uzupełniony jest Kod produktu u kupującego, to jego wartość zostanie dodana automatycznie na kartotekę towarową (szczegółowe informacje w rozdziale Import zamówień, punkt import pozycji)

W celu eksportu Awizo do pliku XML w formacie EDI należy na zatwierdzonym dokumencie lub przy odznaczonym parametrze Bufor (dokument po wybraniu opcji eksportu zostanie automatycznie zatwierdzony) nacisnąć przycisk . W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w iBard24), w którym zostanie zapisany plik Awizo. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .

Eksport awizo w formacie EDI

Awizo zostanie wyeksportowane po wciśnięciu przycisku .

Wydruk Awizo

Wydruk formularza Awizo dostępny jest z górnego menu programu.

Przycisk wydruku  aktywny jest na zatwierdzonym Awizo lub przy odznaczonym parametrze Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo).

Po rozwinięciu  dostępne są następujące wydruki:

Etykiety – drukuje się komplet etykiet, po jednej na każdą paczkę + list przewozowy, w układzie poziomym po dwie etykiety na stronie.

Etykiety (jedna na stronie) – drukuje się komplet etykiet, po jednej na każdą paczkę + list przewozowy, w układzie pionowym po jednej etykiecie na stronie.

Etykiety zbiorcze – drukują się tylko etykiety na opakowania nadrzędne + list przewozowy, w układzie poziomym po dwie etykiety na stronie.

Etykiety zbiorcze (jedna na stronie) – drukują się tylko etykiety na opakowania nadrzędne + list przewozowy, w układzie pionowym po jednej etykiecie na stronie.

Jeśli opakowanie nadrzędne zawiera opakowania podrzędne skojarzone z różnymi numerami zamówień to na etykiecie opakowania nadrzędnego w polu Numer wz-ki: drukowany jest napis ZGRUPOWANA

Na etykietach w polu Ostateczny odbiorca towaru drukowana jest nazwa z karty kontrahenta (kontrahent rozpoznawany jest po numerze ILN wskazanym na opakowaniu w polu Ostateczny odbiorca.) w następujący sposób: drukowane jest pierwszych 12 znaków, 13 znak jest pomijany, 14 znak i kolejne drukowane są już od nowej linii. Przy wpisywaniu nazwy na karcie kontrahenta należy mieć na uwadze powyższy mechanizm.

Konfiguracja kodów SSCC

W celu nadania/ generowania na opakowaniu przez program seryjnego numeru jednostki wysyłkowej (kodu SSCC) należy uzupełnić parametry w konfiguracji programu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kody SSCC.

Cyfra uzupełniająca – może przyjmować wartości od 0 do 9. Stosowana jest tylko i wyłącznie po to, aby zwiększyć pojemność numeru SSCC.

Prefiks GS1 – kod kraju, pole 3 cyfrowe. Prefiks polskiej organizacji krajowej to 590.

Numer identyfikacyjny firmy – numer jednostki kodującej. Pole z możliwością wpisania od 4 do 7 cyfr.

Numer seryjny od – indywidualny numer jednostki logistycznej. Pole z możliwością wpisania od 1 do 9 cyfr. W Polsce składa się od 6 do 9 cyfr.

Liczba znaków prefiksu, numeru identyfikacyjnego firmy i numeru seryjnego nie może przekroczyć 16 znaków.

Import zamówień

Zamówienia od odbiorcy mogą być w systemie importowane jako dokumenty Rezerwacji Odbiorcy. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy rezerwacji. Po wciśnięciu przycisku  należy wskazać plik z zamówieniem.

Import nagłówka:

  1. Numer zamówienia z pliku jest przepisywany w pole Nr zamówienia na dokumencie rezerwacji.
  2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
  3. Data wystawienia i data rezerwacji są importowane z pliku z zamówieniem.
  4. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
  5. Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocji dla nagłówka (pole PromotionReference w sekcji Order‑Header) to zostanie przeniesiony w pole Opis (zakładka Dodatkowe) na dokumencie rezerwacji
  6. Kod kontrahenta u kupującego (CODEBYBUYER) przenoszony jest z pliku jako atrybut dokumentu.

Import pozycji:

1.Towary są rozpoznawane wg kodów EAN z karty towaru, uzupełnionych na zakładce Ogólne lub Jednostki i kody. Dodatkowo przenoszona jest jednostka miary powiązana z tym kodem EAN.

2. Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na zamówieniu – program założy brakującą kartotekę w poniższy sposób: 

  • kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
  • kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
  • nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
  • jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
  • stawka VAT sprzedaży/zakupu – 23%
  • Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.

3. Jeśli na zamówieniu są podane ceny towaru – zostaną one przepisane na dokument Rezerwacji Odbiorcy  w systemie Comarch ERP Optima.

4. Jeśli na zamówieniu nie ma podanych cen lub są ceny zerowe – program na dokumencie RO zaproponuje ceny sprzedaży przypisane kontrahentowi (z uwzględnieniem rabatów).

5. Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocji dla pozycji (pole PromotionReference w sekcji Line-Item) to zostanie przeniesiony w pole Opis dla danej pozycji dokumentu rezerwacji odbiorcy (zakładka Ogólne na formularzu pozycji dokumentu).

6. Jeśli w pliku uzupełniony jest opis towaru dla pozycji (pole Remarks) to zostanie przeniesiony w pole Opis dla danej pozycji dokumentu rezerwacji odbiorcy (zakładka Ogólne na formularzu pozycji dokumentu).

7. Jeśli w pliku uzupełniony jest Kod produktu u kupującego (pole BuyerItemCode w sekcji Line-Item) to zostanie on przeniesiony na kartotekę towarową (Handel/ Cennik) jako wartość atrybutu BUYERITEMCODE zależnego od kontrahenta. Jeśli dany atrybut znajduje się już na towarze, to jego wartość nie zostanie nadpisana.

W przypadku importu zamówień tranzytowych z LEROY MERLIN przenoszona jest również informacja o „Ostatecznym Odbiorcy Towaru” (wartość pola ILN w sekcji UltimateCustomer). Informacja ta zapisywana jest na rezerwacji odbiorcy jako wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN (atrybut dokumentu typu tekst).

Import faktur zakupu

Faktury sprzedaży mogą być w systemie importowane jako faktury zakupu. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku  należy wskazać plik z fakturą sprzedaży. Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora.

Import nagłówka:

  1. Numer faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie faktury zakupu.
  2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
  3. Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku.
  4. Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta.
  5. Termin płatności importowany jest z pliku.
  6. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
  7. Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty.

Import pozycji:

  1. Towary są rozpoznawane wg kodów EAN z karty towaru, uzupełnionych na zakładce Ogólne lub Jednostki i kody. Dodatkowo przenoszona jest jednostka miary powiązana z tym kodem EAN.
  2. Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na fakturze – program założy brakującą kartotekę w poniższy sposób.
  • kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
  • kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
  • nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
  • jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
  • stawka VAT sprzedaży/zakupu – stawka pobrana z pliku
  • PKWiU – wartość pobierana z pliku
  • Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.

3. Wartość pozycji przenoszona jest z pliku XML.


4. Informacja zawarta w tagu BuyerItemCode zapisywana jest w polu opis na elemencie pozycji.

Import korekt do faktur zakupu

Korekty do faktur sprzedaży mogą być w systemie importowane jako korekty do faktur zakupu. W pliku zapisana jest informacja do jakiego dokumentu źródłowego jest wystawiona korekta (numer obcy dla faktury zakupu). Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku  należy wskazać plik z korektą do faktury sprzedaży. Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora.

Import nagłówka:

  1. Numer korekty faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie korekty faktury zakupu.
  2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
  3. Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku.
  4. Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta.
  5. Termin płatności pobierany jest z pliku.
  6. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
  7. Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty.

Import pozycji:

  1. W importowanym pliku towary mają zapamiętany numer pozycji z korygowanego dokumentu. Numer ten wykorzystywany jest do rozpoznawania towarów podczas importu korekty. W związku z tym na dokumentach, do których będą importowane korekty, nie należy usuwać lub dodawać pozycji towarowych.

Uwaga
Korekty muszą być importowane w kolejności, w jakiej zostały wystawione.

Eksport cennika w formacie Comarch EDI

Funkcja eksportu cennika w formacie EDI jest dostępna z poziomu okna wywołanego przy standardowym eksporcie cennika (Ogólne/ Cennik), pod przyciskiem , z zakładki Comarch EDI. Funkcja służy zapisaniu cennika dla wybranego kontrahenta w pliku xml.

Uwaga
Wybranie konkretnego kontrahenta jest konieczne do wykonania eksportu.

Eksport cennika w formacie EDI

Podczas eksportu należy określić:

  • podmiot, któremu wysyłamy cennik.
  • zakres towarów, które mają być ujęte w pliku cennika (wybrana grupa/ wszystkie, aktywny/ nieaktywny)
  • grupę cenową, która będzie zapisana w cenniku (na liście dostępne są wszystkie ceny sprzedaży netto)

Uwaga
W przypadku, gdy w oknie zostanie wybrany konkretny kontrahent do pliku wysyłane są ceny uwzględniające wszystkie przydzielone rabaty:

Jeśli kontrahent ma rabat typu stała cena – zostaje ona wysłana do pliku, niezależnie od wybranej w oknie grupy cenowej.

Jeśli kontrahent ma przypisany rabat procentowy (standardowy lub na wybrane pozycje) – w pliku zostaną zapisane ceny ze wskazanej grupy cenowej, pomniejszone o przydzielony upust.

Cennik jest zapisywany w pliku XML we wskazanej lokalizacji.




Współpraca z wszystko.pl


Informacje wstępne

Comarch ERP Optima współpracuje z wirtualną galerią handlową: wszystko.pl. Serwis wszystko.pl zapewnia skuteczną promocję i realizację procesu sprzedaży towarów i usług w Internecie. Użytkownicy Comarch ERP Optima poprzez wszystko.pl mogą prezentować swoją ofertę produktową. Dzięki temu możliwe jest szybkie dotarcie do klientów i pozyskanie nowych klientów odwiedzających serwis. Klienci mogą poprzez wszystko.pl składać zamówienia, które następnie są importowane do Comarch ERP Optima. Współpraca z serwisem wszystko.pl możliwa jest bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima. Szczegóły na temat serwisu wszystko.pl można znaleźć na stronie:

http://www.icomarch24.pl/oferta/produkty/wszystkopl

Uwaga
Współpraca Comarch ERP Optima z wszystko.pl jest usługą dostępną wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.

Aby oferta produktowa z Comarch ERP Optima była prezentowana w galerii internetowej wszystko.pl należy uprzednio przeprowadzić konfigurację po stronie Comarch ERP Optima, następnie wykonać synchronizację programu z wszystko.pl.

wszystko.pl to wirtualna galeria handlowa, pozwalająca na promocję oraz sprzedaż produktów i usług w Internecie. Transakcje we wszystko.pl odbywają się na zasadzie sklepu internetowego. Sprzedawcy wystawiają swoje towary na sprzedaż, a każdy Internauta (osoba prywatna lub inna firma czy instytucja) może kupić je za pośrednictwem wszystko.pl.

wszystko.pl pomaga w zawarciu transakcji kupna-sprzedaży. To miejsce spotkania i wymiany informacji pomiędzy kupującym i sprzedającym. W przypadku zawarcia transakcji wszystko.pl przekazuje pocztą elektroniczną odpowiednie informacje o zamówieniu do kupującego (takie jak dane sprzedającego, numer konta do zapłaty, kwota do zapłaty) oraz automatycznie tworzy rezerwację odbiorcy (zamówienie) w systemie sprzedającego. W przypadku, kiedy kupujący nie był wcześniej klientem danego sklepu dodatkowo wszystko.pl prześle wszystkie jego dane i wymagania, co do zamówienia i stworzy kartę kontrahenta w Comarch ERP Optima.

Sprzedawcą we wszystko.pl może zostać każda firma posiadająca moduł Comarch ERP Optima Handel. Aby sprzedawać towary nie jest konieczne posiadanie Comarch e-Sklep, wystarczy konfiguracja według poniższych wskazówek i akceptacja regulaminu wszystko.pl, który można przeczytać na www.wszystko.pl.pl/regulamin.

Konfiguracja wszystko.pl

Sprawdzenie możliwości korzystania z serwisu wszystko.pl

wszystko.pl współpracuje z Comarch ERP Optima od wersji 2010.7.1. Aby sprawdzić czy posiadamy aktualną wersję programu należy przejść na okno Informacje Online.

Jeżeli wersja oprogramowania nie jest aktualna, konieczne będzie zainstalowanie nowej wersji. Można to zrobić we własnym zakresie (należy pamiętać o wykonaniu kopii bezpieczeństwa bazy danych przed rozpoczęciem reinstalacji) lub z pomocą Autoryzowanego Partnera Comarch. Każda nowa wersja Comarch ERP Optima posiada opis aktualizacji lub instalacji publikowany na Indywidualnych Stronach Klientów Comarch.


Konfiguracja konta wszystko.pl

W menu System/ Konfiguracja firmy/ Ogólne/ e-Sklep/wszystko.pl po przejściu na zakładkę wszystko.pl należy dodać plusem nowy formularz wszystko.pl, na którym znajdują się parametry konfiguracji Comarch ERP Optima do współpracy z serwisem wszystko.pl.

Aktywne staną się trzy zakładki ,  w których należy uzupełnić dane

Formularz wszystko.pl zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne należy uzupełnić pola:

Nazwa wszystko.pl – należy podać nazwę naszego sklepu we wszystko.pl.

Waluty:

Domyślna Waluta – waluta, w jakiej będą prezentowane ceny we wszystko.pl (domyślnie zaznaczone PLN). Użytkownik nie ma możliwości wskazania innej waluty.

Ceny:

Cena domyślna – należy wybrać cenę, która będzie wysyłana do galerii wszystko.pl. W przypadku, gdy cena w cenniku określona jest w walucie obcej, w trakcie eksportu do wszystko.pl zostanie przeliczona na PLN wg aktualnego kursu (domyślnego).

Cena poprzednia – pole wykorzystywane dla wyświetlania cen promocyjnych we wszystko.pl, kiedy Użytkownik chce wyświetlić w galerii cenę przed promocją – wówczas wyświetlana jest cena określona w tym polu.

Zasoby:

Domyślny magazyn – należy wskazać magazyn, na który będą trafiały zamówienia zaimportowane z serwisu wszystko.pl.

Wyślij zasoby – parametr jest odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych do wszystko.pl. Jeśli parametr jest zaznaczony (domyślnie) do wszystko.pl zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola ilość. Jeśli parametr jest odznaczony do wszystko.pl nie zostaną wysłane stany magazynowe. Dodatkowo można zaznaczyć poniższe parametry:

  • Ze wszystkich magazynów – przy zaznaczonym parametrze, do pl wysyłane zostaną zbiorczo stany ze wszystkich magazynów, z uwzględnieniem parametru Stany na dzień. Parametr dostępny jest tylko po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby,
  • Stany na dzień – parametr jest odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych z datą bieżącą (datą, z którą pracuje program Comarch ERP Optima). Jeśli parametr jest zaznaczony, do pl zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola ilość dostępna. Jeśli nie jest zaznaczony, do wszystko.pl zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola ilość.

Uwaga
Aby wysłane z Comarch ERP Optima informacje o zasobach były widoczne we wszystko.pl należy w menu Konfiguracja sprzedawcy/ Stany magazynowe zaznaczyć parametr Wyświetlaj i kontroluj stany magazynowe.

Grupa towarów – należy wybrać grupę towarową, która stanowi trzon drzewa towarów dla wszystko.pl. Do galerii trafią wszystkie towary z wybranej grupy wraz z podgrupami.

Rezerwacje:

Definicja RO – schemat numeracji dla zamówień importowanych do Comarch ERP Optima przy synchronizacji z wszystko.pl.

Seria – seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla dokumentu RO wskazanego powyżej.

Koszt przesyłki – należy przypisać z cennika pozycję usługową, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki we wszystko.pl. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z galerii wszystko.pl wraz z zamówieniem. Jeżeli użytkownik nie ma usługi typu koszt przesyłki, należy dodać jej kartę cennikową, a następnie wskazać w tym polu. Cenę tej usługi w zależności od różnych czynników (waga, ilość itp.) możemy zdefiniować we wszystko.pl.

Na zakładce Dodatkowe należy określić:

Formy płatności – formy płatności pobrane z serwisu wszystko.pl (widoczne po naciśnięciu przycisku Pobierz słowniki z zakładki Wizytówka) należy powiązać z płatnościami dostępnymi w Comarch ERP Optima. Na zamówieniu zaimportowanym z serwisu wszystko.pl będzie widniała forma płatności z Comarch ERP Optima ustawiona jako odpowiednik formy płatności z serwisu wszystko.pl.

Inne:

Mapowanie kontrahenta: Po NIP, Po email – parametr ten pozwala na kontrolowanie podczas importu istnienia takich samych kontrahentów na podstawie nr NIP lub/i adresu e-mail. Jeżeli w bazie programu Comarch ERP Optima znajduje się kontrahent o danym numerze NIP czy adresie e-mail, podczas importu do Comarch ERP Optima nie jest tworzona nowa karta dla takiego kontrahenta,

Grupa kontrahenta – kontrahenci będą importowani z serwisu wszystko.pl do wskazanej grupy (grupy kontrahentów tworzymy w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów).

Eksport faktur w formacie pdf – jeżeli na wydruku Faktury Sprzedaży zaznaczono parametr kopia elektroniczna (menu Wydruk danych/ Konfiguracja wydruków), podczas wydruku/ wysyłania e-mailem Faktury Sprzedaży wystawionej do Rezerwacji Odbiorcy, tworzona jest Faktura Sprzedaży w formacie PDF (Użytkownicy modułu Obieg Dokumentów mają dostęp do Faktur w formacie PDF w Archiwum Wydruków). Faktura po zatwierdzeniu jest wysyłana podczas synchronizacji do wszystko.pl jako PDF.

Na zakładce Wizytówka należy wprowadzić podstawowe informacje o sklepie/firmie – dane adresowe, dane kontaktowe, logo sklepu. Informacje te będą widoczne we wszystko.pl na stronie danego sklepu.

Formularz wszystko.pl zakładka Wizytówka

Id klienta – należy wprowadzić numer Id znajdujący się na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania, który otrzymuje Użytkownik po zakupie Comarch ERP Optima. Po pierwszym wysłaniu wizytówki firmy do Comarch ERP wszystko.pl numer Id nie podlega edycji.

Dane takie jak nazwa, opis, miasto, ulica, województwo – uzupełniamy zgodnie z danymi adresowymi siedziby firmy – we wszystko.pl kupujący mają możliwość wybrać sklepy tylko z własnej okolicy.

Telefon, E-Mail, Facebook i numer gadu-gadu również widoczne będą wśród danych sprzedawcy.

E-Mail – adres a-mail używany jest do logowania do serwisu wszystko.pl,

Logo – należy wczytać plik graficzny z logotypem bądź znakiem firmowym sklepu.

Uwaga
Plik powinien być przygotowany w formacie .PNG przeźroczysty – tzn. bez tła.

Pobierz słowniki – funkcja pobiera z serwisu wszystko.pl:

  • formy płatności (widoczne w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Sklep/pl na formularzu wszystko.pl, na zakładce Dodatkowe – tabela Formy płatności, kolumna Nazwa wszystko.pl),
  • koszt przesyłki – w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Sklep/pl na formularzu wszystko.pl, na zakładce Dodatkowe należy przypisać pozycję usługową z cennika wykorzystywaną we wszystko.pl,
  • kategorie wraz z atrybutami, które należy przypisać dla towarów i usług udostępnianych we pl (menu Ogólne/ Cennik – pozycja cennika, zakładka wszystko.pl).

Wyślij wizytówkę firmy – przycisk powoduje wysłanie do wszystko.pl danych o firmie wprowadzonych na zakładce Wizytówka, przycisk nie będzie aktywny przed zapisaniem zmian w konfiguracji.

Przed pierwszym wysłaniem wizytówki firmy należy podać numer PIN przypisany do Id klienta (numer PIN znajduje się na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania):

Pole do wprowadzenia numeru PIN

Mam już konto wszystko.pl – jeżeli wszystko.pl skonfigurowane było wcześniej poprzez Panel administracyjny e‑Sklepu, to za pomocą tego przycisku możliwe jest przeniesienie obsługi konta wszystko.pl do programu Comarch ERP Optima. Po wywołaniu tej opcji w programie pojawi się komunikat:

Mam już konto wszystko.pl

  • Wybierając opcję TAK program rozpocznie proces przenoszenia danych wizytówki firmy z e-Sklepu do Optimy. Należy wtedy podać w kolejnym kroku Id i PIN, dla których skonfigurowane było pl poprzez Panel administracyjny e-Sklepu, potwierdzić akceptację regulaminu wszystko.pl a następnie przyciskiem Zapisz zmiany  wywołać proces przenoszenia oddziału wszystko.pl do Optimy.

Potwierdzenie przeniesienia konfiguracji

Zakończenie tej operacji będzie potwierdzone komunikatem. Po jej wykonaniu konfiguracja wszystko.pl powinna zostać zapisana a następnie skonfigurowana powinna być oferta produktów wysyłanych do wszystko.pl z poziomu Comarch ERP Optima.

  • Wybierając opcję NIE anulujemy operację przenoszenia danych wizytówki wszystko.pl z e-Sklepu do Optimy.

Uwaga
Za pomocą opcji Mam już konto wszystko.pl możemy przenieść dane wizytówki firmy we wszystko.pl z Panelu administracyjnego e-Sklepu tylko jednorazowo. Po pobraniu tych danych konfiguracja wszystko.pl w Optimie powinna zostać zapisana.

Uwaga
Po przeniesieniu danych Wizytówki wszystko.pl z Panelu administracyjnego e‑Sklepu do konfiguracji Comarch ERP Optima należy skonfigurować ofertę produktową wszystko.pl w Optimie.


Ustawienia na karcie cennikowej

Po skonfigurowaniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ e-Sklep/wszystko.pl współpracy z serwisem wszystko.pl, na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik) dostępna jest zakładka wszystko.pl.

Nazwa, opis, jednostki miary, zasoby i dostępność

Aby dodać towar do wszystko.pl należy otworzyć istniejącą lub utworzyć nową pozycję cennika, którą chcemy sprzedawać przez Internet. Na początek należy zadbać o to, aby nazwa towaru była odpowiednia dla produktu, który sprzedajemy. Należy również upewnić się czy cena, która została zdefiniowana w danych konfiguracyjnych wszystko.pl na zakładce Ogólne, uzupełniona jest właściwie na karcie towaru.

Należy również sprawdzić czy dany produkt posiada opis w zakładce Dodatkowe. Z tego pola informacje trafią wprost do wszystko.pl.

Na każdej karcie towarowej widoczna jest dodatkowa zakładka wszystko.pl. podzielona jest trzema pionowymi zakładkami Główne, Dodatkowe i wszystko.pl.

Na pierwszej z nich wyświetlany jest parametr Udostępniaj w wszystko.pl odpowiada on za udostępnienie towaru w galerii wszystko.pl.

Jeżeli towar jest już udostępniony w e-Sklepie to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego sklepu korzystając z przycisku .

Zakładka wszystko.pl na formularzu pozycji cennikowej

Na zakładce tej należy również wybrać odpowiedni Status dostępności.

Dla towaru udostępnianego we wszystko.pl należy ustawić Status Dostępności Towaru, który będzie widoczny we wszystko.pl:

  • Dostępny (od ręki/ do 24h/ do 48h/ od 3 do 5 dni/ do 7 dni/ do 14 dni/ powyżej 14 dni),
  • Dostępny na zamówienie,
  • Niedostępny,
  • Zapowiedź.

Po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w wszystko.pl możemy wprowadzić dodatkowe informacje o towarze w tabeli Języki, składa się ona z kolumn podstawowych: Język, Nazwa wszystko.pl, Opis wszystko.pl oraz kolumn opcjonalnych: Meta opis, Opis skrócony, Słowa kluczowe, Tytuł. Aby dodać pozycje do tej tabeli należy nacisnąć przycisk . Otworzy się wtedy okno Formularza języka towaru, z dwoma zakładkami: wszystko.pl Pozycjonowanie.

Na zakładce wszystko.pl dostępne są pola:

  • Język – (pole nieaktywne) informuje o tym, że język wprowadzonych danych to język polski,
  • Przycisk Kopiuj nazwę i opis z towaru – służy on do kopiowania pól Nazwa i Opis z karty towarowej
  • Nazwa wszystko.pl – nazwa towaru zdefiniowana dla pl,
  • Opis wszystko.pl – opis produktu zdefiniowany dla pl. W oknie tym dostępne są dodatkowo trzy dolne zakładki:
    • Edytor – do wprowadzenia opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
    • HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji kodu,
    • Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w Comarch ERP wszystko.pl bez możliwości edycji.

Formularz języka towaru

Uwaga
W celu dodania plików graficznych w polu Opis wszystko.pl należy użyć przycisku dodaj obiekt.  Wklejenie obrazków w powyższym polu opcją <CTRL+V> może spowodować ich niepoprawne wyświetlanie

Jeśli opis produktu zostanie uzupełniony zarówno na zakładce Dodatkowe na pozycji cennika, na formularzu języka na zakładce Ogólne i na zakładce wszystko.pl to przeniesiony zostanie ten ostatni. Jeśli opis ten zostanie uzupełniony na zakładce Dodatkowe na pozycji cennika i na formularzu języka na zakładce Ogólne, to w serwisie wyświetli się opis z formularza języka z zakładki Ogólne.

Uwaga
Nazwa i opis towaru wysyłane są do wszystko.pl wyłącznie w języku polskim.

Na zakładce Pozycjonowanie dostępne są pola:

  • Tytuł – tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania,
  • Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL
  • Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka,
  • Meta Opis – opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy,
  • Opis skrócony – opis produktu, wyświetlany na liście produktów we pl.
  • Szukaj – podczas wyszukiwania towarów we pl uwzględniane są słowa wpisane w tym polu.

Dane definiowane na tej zakładce prezentowane są w wynikach wyszukiwania, pozwalają one na lepsze pozycjonowanie produktu w przeglądarkach internetowych.

Na drugiej zakładce pionowej Dodatkowe możliwe jest wskazanie pomocniczych jednostek miary do wszystko.pl. Użytkownik za pomocą przycisku Dodaj  może wybrać jednostki spośród tych, które wcześniej zdefiniowano na zakładce Jednostki i kody.

Zakładka wszystko.pl na formularzu pozycji cennikowej

Cena produktu we wszystko.pl zostanie przeliczona zgodnie z przelicznikiem dla danej jednostki ustawionym w Comarch ERP Optima, a ponadto zostanie zaprezentowana cena za jednostkę podstawową. Użytkownik może wybrać w Comarch ERP Optima, która z przesyłanych dodatkowych jednostek miary ma być domyślną we wszystko.pl.

Na trzeciej zakładce pionowej wszystko.pl wyświetlana jest Kategoria wszystko.pl tego towaru oraz Atrybuty danej kategorii, jeśli są zdefiniowane. Określenie wartości atrybutów jest wymagane. Jeżeli nie zostaną uzupełnione wartości wszystkich atrybutów związanych z wybraną kategorią wszystko.pl, wówczas przy próbie zapisu kartoteki będzie wyświetlany komunikat o braku uzupełnionych wartości atrybutów.

Zakładka wszystko.pl na formularzu pozycji cennikowej

Od wersji 2012 Comarch ERP Optima dostępna jest seryjna funkcja pozwalająca na zmianę parametrów dotyczących wszystko.pl na kartach w cenniku (Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby) dla wielu pozycji jednocześnie. Wystarczy zaznaczyć wybrane pozycje cennika na liście oraz wybrać z operacji seryjnych dostępnych pod przyciskiem , operację Zmiana parametrów wszystko.pl

Zmiana parametrów wszystko.pl

.

Kategorie i atrybuty kategorii

W serwisie wszystko.pl towary prezentowane są z podziałem na kategorie. Poszczególne kategorie posiadają przypisane zestawy atrybutów służące do dokładnego opisu towaru. Podczas pobierania słowników z wszystko.pl (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ e-Sklep/wszystko.pl, formularz wszystko.pl zakładka Wizytówka) lub wykonywania synchronizacji z serwisem wszystko.pl (menu Narzędzia/ Wymiana danych) do Comarch ERP Optima zaczytywane jest drzewo kategorii wykorzystywane w galerii wszystko.pl wraz z przypisanymi do tych kategorii atrybutami. Lista kategorii wszystko.pl dostępna jest z poziomu pozycji cennika, na zakładce wszystko.pl, pod przyciskiem Kategoria wszystko.pl:

Lista kategorii wszystko.pl

Lista kategorii ma formę drzewa, do towaru należy przypisać kategorię najniższego poziomu, np. zgodnie z widocznym obrazkiem: do towaru należy przypisać kategorię: Kuchenki elektryczne.

Uwaga
Jeśli na karcie cennikowej zaznaczono parametr Udostępniaj we wszystko.pl, a nie wybrano Kategorii wszystko.pl, to program nie pozwoli na zapisanie takiego towaru wyświetlając komunikat: „Nie można udostępnić we wszystko.pl, nie uzupełniono Kategorii wszystko.pl.”

Po przypisaniu do towaru kategorii, w tabeli Atrybuty pojawią się atrybuty przypisane do danej kategorii. Z tego poziomu należy wprowadzać wartości poszczególnych atrybutów:

Atrybuty kategorii towaru dla wszystko.pl

Wartość atrybutu wprowadzamy naciskając ikonę  Otwórz w tabeli z listą atrybutów. W oknie Formularz atrybutu zostanie zmieniony można wskazać wartość atrybutu:

Ustalanie wartości atrybutu towaru

Przypisanie kategorii i uzupełnianie wartości Atrybutów umożliwia precyzyjne wyszukiwanie towarów w galerii wszystko.pl.

Uwaga
Jeśli na karcie cennikowej nie uzupełniono wartości Atrybutów kategorii wszystko.pl, to przy jej zapisie zostanie wyświetlony komunikat: Towar wysyłany do wszystko.pl Nie uzupełniono atrybutów związanych z wybraną kategorią wszystko.pl.

Zdjęcia towarów i binaria

Aby ułatwić klientowi identyfikację produktu, do towaru można przypisać zdjęcie wysyłane razem z produktem do wszystko.pl.

Załączniki

Zdjęcia dodajemy na karcie towaru, na zakładce Atrybut w sekcji Załączniki.  Funkcja dodawania załącznika ma trzy opcje  .

Do wszystko.pl przenoszone są załączniki, dla których w kolumnie wszystko.pl wybrana jest opcja TAK (opcja TAK niedostępna dla linków) .

Uwaga
Jeśli dodawane są załączniki a towar ma ustawioną opcję wysyłania do wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji pojawi się komunikat: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/wszystko.pl. Czy ustawić dla załączników parametr e‑Sklep/wszystko.pl? Jeśli wybrana zostanie opcja TAK, to dany załącznik będzie oznaczony jako wysyłany do wszystko.pl.

Niemożliwe jest wielokrotne dodawanie tej samej danej binarnej na jedną kartę cennikową produktu wysyłanego do wszystko.pl. Przy próbie zapisania takiej karty program zwróci ostrzeżenie i nie pozwoli na jej zapis, dopóki nie zostanie to poprawione.

Oprócz zdjęć towarów możliwe jest również dodanie jako załączników dodatkowych opisów dotyczących danego produktu zawartych w plikach o rozszerzeniu PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX. Pliki te wysłane zostaną do wszystko.pl i wyświetlone zostaną w szczegółach danego produktu.

Uwaga
Załączniki, które będą przesyłane do wszystko.pl mogą mieć rozmiar do 10 MB

Cena jednostkowa towaru

Na karcie towaru (zakładka Jednostki i miary) można zdefiniować jednostkę miary, w której będzie prezentowana cena jednostkowa. W tym celu należy w kolumnie JM dla ceny jednostkowej zmienić wartość na TAK (wartość TAK może być ustawiona tylko dla jednej jednostki pomocniczej).

cena jednostkowa towaru

W przypadku, gdy towar posiada taką jednostkę i jest udostępniony w wszystko.pl, jednostka miary i przelicznik dla ceny jednostkowej jest przesyłany podczas synchronizacji z wszystko.pl.

Zestawy promocyjne

W menu Ogólne/ Inne/ Zestawy promocyjne można wprowadzić zestawy promocyjne, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie.

Formularz zestawu promocyjnego

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ e-Sklep/wszystko.pl zaznaczono opcję wszystko.pl, na formularzu Zestawu pojawi się dodatkowy parametr: Udostępniaj w e-Sklep lub Udostępniaj w wszystko.pl. Aby zapis z zaznaczonym parametrem był możliwy, każdy towar wskazany na zestawie również musi mieć zaznaczony ten parametr na swojej karcie.

Skasowanie zestawu jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w wszystko.pl, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie zestawu, a następnie go usunąć. Podczas próby usunięcia z poziomu Cennika/ Listy Zasobów towaru lub usługi, które są powiązane z Zestawem promocyjnym pojawi się komunikat blokujący tą operację. Aby wykasować taką kartę z programu, należy najpierw usunąć wszystkie zestawy, na których dana pozycja występuje.

Jeżeli towar jest elementem zestawu lub towarem głównym zestawu promocyjnego i na swojej karcie ma cenę 0,00 a jest zaznaczony parametr w konfiguracji e-Sklepu – Pomijaj  towary z ceną 0,00, wówczas taki zestaw nie jest przesyłany do Comarch e-Sklep.

Przycisk Operacji Seryjnych , który pozwala na seryjne udostępnienie zaznaczonych zestawów w wszystko.pl jest dostępny wyłącznie po zaznaczeniu opcji  wszystko.pl w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ e‑Sklep/wszystko.pl.

We wszystko.pl zestawy promocyjne wyświetlane są po wybraniu z listy kategorii opcji Zestawy promocyjne. Dodatkowo na szczegółach każdego towaru, który wchodzi w skład zestawu promocyjnego wyświetlana jest informacja o tym, że towar ten dostępny jest również w zestawie. Jeśli Sprzedawca oferuje Klientom zestawy, to na jego wizytówce wyświetlana będzie taka informacja. Informacje na temat stanów magazynowych zestawów we wszystko.pl wyświetlane są na podstawie stanów magazynowych produktów wchodzących w skład danego zestawu.


Komunikacja z wszystko.pl

Komunikacja między programem Comarch ERP Optima a galerią internetową wszystko.pl polega na synchronizacji w dwóch kierunkach:

  • eksporcie do pl informacji o towarach,
  • imporcie drzewa kategorii, atrybutów kategorii, form płatności z serwisu pl, informacji o kontrahentach zarejestrowanych we wszystko.pl oraz złożonych zamówieniach.

Proces synchronizacji odbywa się:

  • Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę wszystko.pl dostępną w menu Narzędzia
  • Automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Optima Automat Synchronizacji.

Synchronizacja ręczna

Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy z nacisnąć ikonę  dostępną w menu Narzędzia. Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.

Okno synchronizacji wszystko.pl

Rys. Okno synchronizacji wszystko.pl

Na oknie tym w polu Sklep umożliwiono wybór sklepu w wszystko.pl, z którym wykonujemy synchronizację.

Poniżej wskazujemy, jaką synchronizację chcemy wykonać. W pierwszej części dostępne są dwa parametry, domyślnie zaznaczone:

Wyślij ofertę do wszystko.pl – powoduje on różnicową synchronizację do wszystko.pl listy towarów, cen, zestawów promocyjnych oraz zasobów.

  • Pobierz zamówienia z wszystko.pl –powoduje on synchronizację zamówień z pl. Synchronizacja zamówień wykonywana jest on-line, nie ma opóźnienia w ich zaczytywaniu do Comarch ERP Optima.

W części okna Ustawienia dodatkowe dostępne są kolejne parametry, domyślnie niezaznaczone:

  • Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do pl zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska wszystko.pl. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do wszystko.pl.
  • Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen i rabatów do pl, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do wszystko.pl.
  • Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do wszystko.pl, bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
  • Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do pl, która może trwać bardzo długo.

Towary nie pojawią się od razu we wszystko.pl, najpierw należy skonfigurować Panel sprzedawcy w serwisie, opisany w dalszych rozdziałach. Po wykonaniu tej operacji odświeżanie listy towarów we wszystko.pl odbywa się w godzinach nocnych. Import i potwierdzanie zamówień odbywa się w czasie rzeczywistym, stan zamówień można sprawdzić w każdej chwili, nie występuje tutaj opóźnienie jak przy synchronizacji towarów.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch ERP Optima wszystko.pl. Wymiana ta polega na eksporcie i imporcie danych, zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi wszystko.pl zdefiniowanymi w konfiguracji (na zasadach opisanych przy synchronizacji ręcznej). Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowany jest program Comarch ERP Optima.

Uwaga
Aby Synchronizacja automatyczna działała, w pierwszym kroku należy uruchomić Serwis operacji automatycznychSystem/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis operacji automatycznych/ Parametry. Szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

W menu System/ Konfiguracja/ Program znajduje się gałąź Automat Synchronizacji, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z serwisem wszystko.pl.

W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.

W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła.

Konfiguracja Panelu Sprzedawcy wszystko.pl

 

Aby zalogować się do Panelu Sprzedawcy wszystko.pl należy przejść na stronę logowania. Zanim będzie możliwa sprzedaż poprzez platformę wszystko.pl konieczne jest ustawienie kilku opcji związanych z zamówieniami klientów. Do Panelu Sprzedawcy za pierwszym razem logujemy się za pomocą adresu e-mail zdefiniowanego w Comarch ERP Optima na zakładce Wizytówka i numeru PIN z Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania. Po pierwszym zalogowaniu do wszystko.pl użytkownik zostanie poproszony o zmianę PIN na bezpieczne hasło, należy wykonać tą operację i od tej pory używać do logowania nowego hasła.

Uwaga
Pierwsze zalogowanie jest możliwe po około 30 minutach od wysłania Wizytówki do wszystko.pl.

Logowanie do wszystko.pl

Macierz dostaw

Po zalogowaniu do Panelu Sprzedawcy, po lewej stronie znajduje się menu z dostępnymi opcjami. Należy wybrać opcję Macierz dostaw. W tej zakładce należy ustawić koszty transportu i rodzaje płatności, jakie oferujemy klientom.

Dostępne rodzaje płatności:

  • gotówka,
  • przelew (wymaga podania numeru rachunku bankowego),
  • płatność On-Line (wymagane wypełnienie formularza w Rejestracja DotPay).

Dostępne sposoby dostarczenia towaru do odbiorcy:

  • odbiór osobisty (wymaga zdefiniowania punktu odbioru osobistego),
  • przesyłka pocztowa,
  • przesyłka kurierska,
  • Paczkomaty 24/7 (wymagane aktywowanie współpracy z serwisem Inpost http://www.inpost.pl).

Nie ma konieczności oferowania wszystkich możliwości płatności i dostaw, zdefiniować należy tylko te kombinacje sposobów realizacji, które chcemy proponować klientom przy zamawianiu towarów.

Dostępne opcje definiowania kosztów przesyłki:

  • koszt stały,
  • koszt uzależniony od wagi,
  • koszt uzależniony od ilości,
  • koszt uzależniony od wartości zamówienia.

W celu automatyzacji pracy koszty będą przeliczane według modelu zdefiniowanego przez sprzedawcę i dołączane do zamówienia, dzięki temu klient otrzyma jasną informację ile i w jaki sposób ma zapłacić za transakcję, a sprzedawca nie będzie musiał ręcznie rozliczać kosztów realizacji zamówienia.

Uwaga
Każdą zmianę należy potwierdzić klikając przycisk Zapisz.

Macierz dostaw

Punkty odbioru osobistego

Jeżeli w Macierzy dostaw zdefiniowane zostały koszty obsługi dostawy dla Odbioru osobistego to należy zdefiniować przynajmniej jeden Punkt odbioru osobistego.

Punkty odbioru własnego

Minimalna wartość zamówienia

Kolejnym krokiem jest określenie Minimalnej wartości zamówienia. Domyślnie ustawiona jest tam wartość 0,00, taka wartość oznacza brak wartości minimalnej zamówienia.

Regulamin sprzedawcy

Następnie należy dodać plik z Regulaminem sprzedawcy w formacie PDF. Wskazanie pliku z regulaminem jest konieczne do prowadzenia sprzedaży we wszystko.pl. Jego brak blokuje pojawienie się oferty towarowej we wszystko.pl.

Regulamin sprzedawcy

Rejestracja DotPay

W Panelu Sprzedawcy dostępny jest również Formularz rejestracji w DotPay, jego wypełnienie jest opcjonalne dla użytkowników, którzy chcą umożliwić Klientom korzystanie z tej formy płatności.

Realizacja zamówień z serwisu wszystko.pl

Po skonfigurowaniu Comarch ERP Optima i Panelu Sprzedawcy towary zostaną przesłane podczas synchronizacji do wszystko.pl. Klienci składając zamówienie przez wszystko.pl określą towar, ilość, formę zapłaty i transportu. Otrzymają oni automatycznie potwierdzenie złożenia zamówienia i informację, w jaki sposób mają opłacić zamówienie oraz czy i gdzie mogą odebrać zamówienie. W Comarch ERP Optima utworzony zostanie dokument Rezerwacja Odbiorcy, który widzimy w menu Handel/ Rezerwacje Odbiorcy.

Dokumenty Rezerwacji Odbiorcy zaimportowane z serwisu wszystko.pl widoczne w Comarch ERP Optima

Dokument Rezerwacja Odbiorcy będzie widoczny w Comarch ERP Optima po synchronizacji, domyślnie zaimportuje się on z oznaczeniem bufor, dlatego na liście będzie mieć kolor zielony. Razem z Rezerwacjami Odbiorców zostaną zaimportowane dane Klientów i utworzone zostaną karty nowych kontrahentów. Jeśli Klient wszystko.pl zaznaczy w Profilu użytkownika na portalu status Firma, to podczas zakładania jego karty w systemie Comarch ERP Optima zostanie zaznaczony na niej status Podmiot gospodarczy, oraz na zakładce Handlowe ustawi się parametr Dokument liczony od na netto. Jeżeli cena w wszystko.pl jest ceną typu brutto a użytkownik podczas rejestracji w wszystko.pl nie zaznaczy parametru Firma, to w Optimie będzie on miał status Osoba fizyczna i parametr Dokument liczony od na jego karcie ustawi się na wartość brutto.

Realizacja Rezerwacji Odbiorcy z serwisu wszystko.pl w systemie Comarch ERP Optima

Po weryfikacji zamówienia, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. Rezerwację Odbiorcy można zatwierdzić – co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji danych z serwisem informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do galerii i do Klienta. Zamówienie uzyska wówczas status Potwierdzone, o czym Klient zostanie poinformowany wiadomością e-mail.

Realizacja zamówienia polega na przekształceniu go do dokumentów handlowych lub magazynowych. Przekształcenie takie odbywa się z poziomu listy Rezerwacji Odbiorców. Nie ma znaczenia czy utworzony dokument jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument RO ma status w realizacji to we wszystko.pl przy najbliższej synchronizacji danych zostanie on potwierdzony. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do wszystko.pl status zamówienia zmieni się na Zrealizowane, o czym Klient zostanie poinformowany wiadomością e-mail.

Na Rezerwacji Odbiorcy, a także na Paragonie, Fakturze Sprzedaży i Wydaniu zewnętrznym generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić numer listu przewozowego. Numer podczas synchronizacji jest przesyłany do wszystko.pl, klient otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą nr listu przewozowego.

Dla każdego z tych dokumentów (zapisanego do bufora, jak i na trwałe), istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia nadania przesyłki – ZNP. Po zamówieniu kuriera, na dokumencie Zlecenia przesyłki zapisywane są dla każdej paczki numery, nadane przez przewoźnika. Każda paczka otrzymuje swój własny numer listu przewozowego. Numery te są również przenoszone na dokument, z którego bezpośrednio powstało zlecenie.

Podczas wysyłki numerów listów przewozowych do wszystko.pl, program każdorazowo szuka powiązanego dokumentu zlecenia ZNP lub ręcznie uzupełnionego numeru listu na dokumentach. Sprawdzanie odbywa się według kolejności tworzenia dokumentów – najpierw sprawdzane jest zamówienie RO, następnie utworzone z niego dokumenty – tj. WZ, FA, PA. Numer listu jest wysyłany dla pierwszego napotkanego dokumentu, wysyłka z kolejnych dokumentów jest już blokowana – są one pomijane podczas synchronizacji. Numer pochodzący ze zlecenia ZNP ma wyższy priorytet niż numer wpisany ręcznie.

Uwaga
W związku z opisanym działaniem, zalecane jest, by przyjąć jeden schemat postępowania w przypadku realizacji wysyłek zamówień, np. ustalić jeden rodzaj dokumentu, na podstawie którego będą później tworzone zlecenia nadania przesyłek.

Przykład
Do zamówienia z wszystko.pl, w Comarch ERP Optima generujemy zlecenie nadania przesyłki i zamawiamy kuriera. Po wykonaniu synchronizacji, do wszystko.pl zostanie wysłany nadany numer listu przewozowego dla zamówienia. Następnie, do zamówienia wystawiamy fakturę sprzedaży i z niej również generujemy zlecenie nadania przesyłki. Po synchronizacji, numer listu przewozowego nadany dla zlecenia do faktury nie zostanie już wysłany do wszystko.pl.

Jeżeli istnieje potrzeba anulowania zamówienia Klienta możliwe jest to poprzez anulowanie dokumentu RO w Comarch ERP Optima. Należy zatwierdzić dokument i dopiero po zatwierdzeniu wykonać funkcję Anulowanie dokumentu dostępną w menu kontekstowym na liście RO. Usunięcie dokumentu RO będącego w buforze zaimportowanego z wszystko.pl jest blokowane przez program.

Po anulowaniu zamówienia, we wszystko.pl, przy synchronizacji danych status zamówienia zmieni się na Anulowane, o czym Klient zostanie poinformowany wiadomością e-mail.




Współpraca z Comarch Mobile


Wstęp

Comarch Mobile to mobilne wsparcie dla rozległych działań sprzedażowych i marketingowych.  Jest on nieocenioną pomocą w codziennej pracy przedstawiciela handlowego. Znajduje zastosowanie zarówno w pre‑sellingu jaki i w van-sellingu. Aplikacja bazuje na najnowszych technologiach i przeznaczona jest na urządzenia przenośne, takie jak smartphony, czy palmtopy.

Program Comarch ERP Optima został zintegrowany z aplikacją Comarch Mobile tak, aby możliwe było wysyłanie danych o towarach i kontrahentach do urządzenia oraz odczytywanie z urządzenia informacji o zamówieniach lub sprzedaży.

Uwaga
Comarch Mobile współpracuje z modułem Handel lub Handel Plus (opcjonalnie z modułem CRM lub CRM Plus w przypadku Terminarza oraz modułami księgowymi w przypadku Samochodów i przejazdów). Nie są wymagane dodatkowe licencje od strony Comarch ERP Optima. Niezbędne jest posiadanie licencjonowanej aplikacji Comarch Mobile zainstalowanej na urządzeniu mobilnym.

Uwaga
Comarch ERP Optima w wersji 2018.0.1 działa z Comarch Mobile w wersji 2017.5.0 lub nowszej. Przy czym niektóre funkcjonalności opisane w tym dokumencie dostępne są od wersji 2018.0.1 Comarch Mobile.

Instalacja i obsługa aplikacji Comarch Mobile

Dokumentacja dotycząca instalacji oraz konfiguracji aplikacji Comarch Mobile znajduje się w obszarach Dla Partnerów lub Dla Klientów dostępnych na stronie http://www.comarch.pl/erp. Po zalogowaniu na strony indywidualne i wybraniu z menu po lewej stronie Comarch Mobile uzyskujemy dostęp do pełnej dokumentacji oraz do aktualnych wersji aplikacji. W dokumentacji znajduje się również instrukcja obsługi Comarch Mobile. Wsparcie w tym temacie realizuje Asysta Comarch Mobile.

Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch Mobile

Konfiguracja współpracy z urządzeniem mobilnym

W programie utworzono nowy rodzaj magazynu o typie mobilny.  Z magazynu tego typu przesyłane są na urządzenia mobilne stany magazynowe (w postaci dokumentów MM). Na magazynach „mobilnych” nie można wykonywać żadnych transakcji po stronie Comarch ERP Optima.

W konfiguracji Comarch ERP Optima stworzono obszar dotyczący stanowisk mobilnych powiązanych z określonym magazynem „mobilnym” oraz operatorem (akwizytorem). Konfigurację stanowiska umieszczono w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska.

Dla nowego stanowiska definiujemy pola na trzech zakładkach.

Ogólne:

  • Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między urządzeniem (z aplikacją Comarch Mobile) a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima.
  • Nieaktywne – po zaznaczeniu tego parametru stanowisko jest nieaktywne.
  • Grupa towarów – wybrana grupa towarowa będzie wysyłana do urządzenia. W przypadku wybrania Grupy Głównej wysyłany jest cały cennik.
  • Grupa kontrahentów – wybrana grupa kontrahentów. W przypadku pozostawienia pustego pola do urządzenia mobilnego zostanie wysłana cała lista kontrahentów.
  • Edycja kontrahenta – zaznaczenie parametru pozwoli na edycję danych kontrahenta na stanowisku sprzedaży mobilnej.

  • Definicja PA – definicja schematu numeracji dla Paragonów wystawianych w Comarch Mobile. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Han
  • Definicja FS – definicja schematu numeracji dla Faktur Sprzedaży wystawianych w Comarch Mobile. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FS schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  • Definicja WZ – definicja schematu numeracji dla Wydań Zewnętrznych wystawianych w Comarch Mobile. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla WZ schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
  • Definicja MM – definicja schematu numeracji dla Przesunięć Międzymagazynowych. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla MM schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
  • Definicja RO – definicja schematu numeracji dla Rezerwacji Odbiorcy wystawianych w Comarch Mobile. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla RO schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  • Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych wystawionych w Comarch Mobile. Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska Użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank).
  • Definicja CRM – pole nie jest obowiązkowe (posiadanie modułu CRM lub CRM Plus jest opcjonalne). W polu należy wskazać definicję schematu numeracji dla spotkań/kontaktów utworzonych w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.
  • Definicja FPF – definicja schematu numeracji dla dokumentów Pro-Forma wystawianych w Comarch Mobile. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FPF schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
    Uwaga
    W definicji dokumentów mogą występować w dowolnej kombinacji elementy: symbol/ numer/ miesiąc/ rok/ magazyn/ seria – jednakże po stronie urządzenia mobilnego symbol zawsze będzie pojawiał się na początku.

Pola związane ze schematami numeracji dokumentów są nieobowiązkowe. Nieuzupełnienie któregoś z pól będzie oznaczało blokadę wystawiania odpowiednich dokumentów na urządzeniu mobilnym. Objawia się to brakiem danego typu dokumentu na liście możliwych do wystawienia lub w przypadku KP i KW odpowiednim komunikatem.

Wyjątkiem od powyższej zasady są dokumenty CRM. W przypadku tych dokumentów definicja nie jest wysyłana na urządzenie mobilne (ma zastosowanie dopiero podczas wczytywania dokumentów do systemu ERP) i nie ma możliwości zablokowania ich wystawiania.

Schemat definicji może zostać uzupełniony w dowolnym momencie. Istnieje też możliwość zmiany schematu, przy czym należy pamiętać o kliku zależnościach. Jeżeli schemat numeracji zostanie zmieniony przed wczytaniem wszystkich wcześniej wystawionych na urządzeniu mobilnym dokumentów do Comarch ERP Optima, to zostaną one zapisane już w nowym schemacie numeracji z kolejnym wolnym numerem. Numeracja będzie kontynuowana ze starego schematu. Nie ma w takiej sytuacji możliwości rozpoczęcia numeracji od nowa i należy pamiętać, że wystąpi wtedy niezgodność schematu numeracji pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Jedyna możliwość rozpoczęcia numeracji od nowa to wyczyszczenie bazy na urządzeniu mobilnym i zmiana schematów numeracji po stronie systemu ERP przed pierwszą synchronizacją na urządzeniu. W takim przypadku numeracja zostanie uruchomiona ponownie, ale należy pamiętać, że powrót do starego schematu numeracji może spowodować błędy duplikacji.

Uwaga
Nie jest zalecane zmienianie schematów numeracji na takie, które już kiedyś były wykorzystane na urządzeniu mobilnym. Może to prowadzić do duplikacji numerów dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie nowych stanowisk sprzedaży mobilnej lub korzystanie tylko z nowo utworzonych schematów (w celu uniknięcia pomyłki).

W schemacie numeracji może zostać użyty człon Magazyn. Numery dokumentów wystawione z takim schematem numeracji będą zawierały Symbol w numeracji magazynu domyślnego (w przypadku RO i FPF) lub mobilnego (w przypadku FA, PA i WZ).

  • Rejestr – w wybranym rejestrze zapisywane są dokumenty KP/KW oraz rozliczenia dokumentów handlowych. Lista rejestrów pobierana jest z menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Jeżeli pole rejestr pozostanie puste, to wczytywanie rozliczeń dokumentów do systemu ERP będzie niemożliwe.
  • Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji wszystkich dokumentów wystawianych na urządzeniu mobilnym.
  • Typ – określa typ ceny (brutto/netto) wg jakiej będą domyślnie wystawiane dokumenty na urządzeniu mobilnym.
  • Generuj WZ – zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ do dokumentów FA i PA wczytywanych do systemu ERP.

Operatorzy, płatności i ceny:

  • Operatorzy – w tym miejscu należy przypisać do stanowiska wybranego Operatora. Do jednego stanowiska możne być przypisany tylko jeden Operator, który nie może już być przypisany do innych stanowisk.
  • Formy płatności – w tabeli tej Użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane w Comarch Mobile. W tym celu należy:
    • Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
    • Zdefiniować dla nich nazwy, które będą widoczne w Comarch Mobile.
    • Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany. Domyślną formą płatności musi być płatność typu gotówka, nie odroczona.

Uwaga
Operator przypisany do stanowiska sprzedaży mobilnej musi mieć zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus na swojej karcie na zakładce Ogólne w menu Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Brak zaznaczania jednego z tych modułów spowoduje błąd podczas próby synchronizacji z Comarch Mobile.

Uwaga
Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu Kasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.

  • Ceny – w tabeli wybierane są ceny, które będą wysyłane na urządzenie mobilne. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży. Cena zakupu jest wysyłana opcjonalnie.

Magazyny:

  • Magazyn mobilny – można wybrać magazyn tylko o statusie „mobilny”. Wybrany magazyn służy do przesyłania stanów magazynowych na urządzenie za pomocą dokumentów MM, w których magazynem docelowym jest magazyn mobilny. Należy założyć tyle magazynów mobilnych, ile będzie stanowisk Comarch Mobile. Na magazyn ten trafiają wystawione na urządzeniu mobilnym Faktury Sprzedaży (FS), Paragony (PA) oraz Wydania Zewnętrzne (WZ). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem mobilnym (FS, PA, WZ, MM).
  • Magazyn domyślny – na wybrany w tym polu magazyn (tylko o statusie „lokalny”) podczas synchronizacji trafiają zwroty niesprzedanego towaru (przesunięcia międzymagazynowe MM). Ponadto mogą tam trafiać wystawione na urządzeniu mobilnym rezerwacje odbiorcy (RO) oraz faktury pro-forma (FPF), na których domyślnie podpowiada się ten magazyn (w razie potrzeby można go zmienić na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima na etapie wystawiania dokumentu). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem domyślnym (RO, FPF, MM).\
  • Lista zablokowanych magazynów – do listy blokad można dodać tylko magazyn o typie lokalny. Dodanie magazynu do listy spowoduje, że Operator danego urządzenia mobilnego nie będzie miał możliwości podglądu zasobów na tym magazynie oraz nie będzie mógł wystawiać dokumentów rezerwacji (RO) i Pro-Forma (FPF) na ten magazyn.

Synchronizacja danych

Urządzenie mobilne pobiera z bazy Comarch ERP Optima informacje o ustawieniach,  towarach, cenniku, kontrahentach oraz stanach magazynowych na podstawie danych zdefiniowanych w konfiguracji określonego stanowiska. To, z którego stanowiska dane będą ściągane, zależy od zalogowanego do urządzenia Operatora. Operator może mieć przypisane tylko jedno takie stanowisko.

  • Ustawienia

Parametry synchronizowane są na podstawie zalogowanego do urządzenia Operatora. Podczas pierwszego logowania Operatora na urządzeniu mobilnym sprawdzane jest czy taki Operator istnieje we wskazanej bazie, czy ma przypisane stanowisko sprzedaży mobilnej oraz czy na jego karcie jest zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus. Jeśli autoryzacja Operatora powiedzie się, wówczas nastąpi synchronizacja danych wg ustawień tego stanowiska. Kolejne synchronizacje można wykonywać w dowolnym momencie na urządzeniu mobilnym. Na tym etapie na urządzenie przesyłane są informacje o formach płatności i schematach numeracji. Po synchronizacji on‑line (połączenie z serwerem) dalsza praca może odbywać się w trybie off-line (brak połączenia z serwerem).

Ponadto na urządzenie mobilne przesyłane są następujące ustawienia dostępne na karcie Operatora w Comarch ERP Optima:

  • sprzedaż poniżej minimalnej marży,
  • brak dostępu do cen zakupu,
  • blokady zmiany cen na PA, FA, WZ, RO i FPF.

Umożliwienie sprzedaży poniżej minimalnej marży ma dodatkowe znaczenie w porównaniu z Comarch ERP Optima. Nawet w przypadku braku ustalenia w systemie ERP minimalnej marży towaru, na urządzeniu mobilnym domyślnie blokowana jest sprzedaż poniżej ceny zakupu (minimalna marża wynosi domyślnie 0%). To ustawienie jest niezależne od systemu ERP i tylko zaznaczenie odpowiedniego parametru na karcie Operatora (Sprzedaż poniżej minimalnej marży) spowoduje możliwość takiej sprzedaży.

Do wyliczenia marży brana jest pod uwagę ostatnia cena zakupu towaru, a w przypadku dokumentów FA, PA i WZ jego rzeczywisty koszt. To działanie jest niezależne od ustawienia parametru Symulacja wartości zakupu (marży) po stronie Comarch ERP Optima.

  • Towary

Do urządzenia przekazywane są dane o towarach takie jak: Kod, nazwa, kody EAN (kod domyślny oraz kody dodatkowe), jednostki miary (jednostka podstawowa oraz jednostki pomocnicze), stawka VAT, ceny, minimalna marża.

Dodatkowe kody EAN wykorzystywane są do wyszukiwania towarów podczas wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym. Każdy kod EAN powiązany jest z przypisaną mu jednostką miary. Na pozycjach dokumentów wczytanych do systemu ERP widoczne są domyślne kody EAN pobrane z karty cennikowej danej pozycji.

O tym, które towary zostaną zsynchronizowane decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być albo cały cennik (Grupa Główna) albo towary z wybranej grupy towarowej.

Ponadto na zakładce Dodatkowe na formularzu pozycji cennikowej w Comarch ERP Optima znajduje się parametr Dostępny w Mobile. Towar wysyłany jest na dane stanowisko sprzedaży mobilnej jeżeli spełnia dwa warunki:

  1. Ma zaznaczony parametr Dostępny w Mobile;
  2. Należy do grupy wybranej w konfiguracji danego stanowiska sprzedaży mobilnej (i/lub którejś z jej podgrup; menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska).

Na nowo dodanych pozycjach cennikowych parametr Dostępny w Mobile jest domyślnie zaznaczony. Ponadto w bazach skonwertowanych z wcześniejszych wersji Comarch ERP Optima parametr jest domyślnie zaznaczony na wszystkich pozycjach cennikowych.

Uwaga
Import cennika z plików (*.xml, *.xls, eksport z Comarch ERP Klasyka) nie powoduje zaznaczenia parametru Dostępny w Mobile na nowych (dodanych w trakcie importu) kartach cennikowych.

Z poziomu listy Cennika i listy Zasobów dostępna jest operacja seryjna: Zmiana parametrów Comarch ERP Mobile. Dzięki tej operacji możliwe jest seryjne zaznaczenie lub odznaczenie parametru Dostępny w Mobile na zaznaczonych pozycjach listy.

Na urządzenie mobilne wysyłane są wszystkie ceny danego towaru. Cena domyślna na urządzeniu jest wyróżniona zielonym „ptaszkiem” i to ona przenoszona jest na transakcje.

Przesyłana jest również granica ceny w postaci minimalnej marży (jeżeli została ustalona). Na urządzeniu nie ma natomiast możliwości blokowania sprzedaży powyżej maksymalnego rabatu.

Dodatkowo na platformę android możliwe jest przesłanie zdjęć towaru lub filmów w formacie gif. Jeżeli do towaru mamy przypisanych kilka zdjęć, to po synchronizacji na urządzeniu mobilnym jako domyślne pokaże się zdjęcie, dla którego wartość atrybutu (czyli de facto nazwa pliku) po stronie Comarch ERP Optima jest alfabetycznie pierwsza (karta towaru, lista przypisanych atrybutów binarnych – sortowanie po kolumnie Wartość). Istnieje możliwość podglądu pozostałych zdjęć/filmów. 

Pozycje cennikowe z zaznaczonym parametrem Karta nieaktywna nie są synchronizowane.

  • Ceny

Na urządzenie wysyłane są tylko te ceny, które zostały dodane do stanowiska sprzedaży mobilnej w konfiguracji Comarch ERP Optima. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży, a cena zakupu może nie być wysyłana na urządzenie.

Ceny wysłanej na urządzenie mobilne nie można oznaczyć jako nieaktywna w systemie ERP.

W przypadku nie wysłania na urządzenie mobilne ceny zakupu, Użytkownik Comarch Mobile nie będzie miał dostępu do danych związanych z marżą uzyskaną ze sprzedaży

Uwaga
Jeżeli na urządzenie nie zostanie wysłana cena, która jest ceną domyślną wybraną na towarze(-ach) wysłanym na urządzenie, to jako cena domyślna dla tego towaru ustawi się pierwsza cena (wg ID w bazie mobilnej) wysłana na urządzenie mobilne.

  • Kontrahenci

Na urządzenie przekazywane są dane kontrahentów takie jak: kod kontrahenta, nazwa, adres, forma płatności, termin płatności. O tym, którzy kontrahenci zostaną zsynchronizowani decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być cała lista kontrahentów (puste pole Grupa kontrahentów) lub kontrahenci należący do wskazanej grupy.

Ponadto możliwe jest wysyłanie kontrahentów na urządzenie mobilne wg opiekuna. Funkcjonalność ta jest dostępna po zaznaczeniu parametru Eksport wg opiekuna w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej w Comarch ERP Optima. Aby dany kontrahent został wysłany, opiekunem (ustawionym na karcie tego kontrahenta w Comarch ERP Optima) musi być Operator przypisany do danego stanowiska sprzedaży mobilnej. Ponadto, jeżeli do stanowiska sprzedaży mobilnej przypisana jest konkretna grupa kontrahentów, dany kontrahent musi do niej należeć.

W przypadku wysyłania całej listy kontrahentów istotne jest to, że na urządzenie wysyłana jest informacja, do jakiej grupy należy kontrahent (przydatne podczas filtrowania listy).

Na urządzenie wysyłane są również rabaty ustalone dla kontrahentów w Comarch ERP Optima. Rabaty działają na urządzeniu tak samo jak w systemie ERP.

Na urządzenie przekazywany jest parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych. Jego działanie na urządzeniu w porównaniu do Comarch ERP Optima różni się tylko w przypadku dokumentów Pro-Forma (FPF). Jeżeli jest zaznaczony, to w systemie ERP nie można wystawić takich dokumentów, natomiast na urządzeniu jest taka możliwość.

Na urządzenie są wysyłane dane związane z kontrolą limitu kredytu i limitu przeterminowanych płatności, które uzupełnione są na formularzu kontrahenta w Comarch ERP Optima, na zakładce Handlowe.

Blokada lub ostrzeżenie podczas wystawiania dokumentów w Comarch Mobile zależy od ustawienia parametru na karcie Operatora w systemie ERP (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry). Ponieważ kontrola na urządzeniu mobilnym dotyczy tylko zapisu na trwałe (zatwierdzenia) wysyłana jest wartość parametru Kontrola płatności Zapis na trwałe.

Kontrola płatności standardowo dotyczy dokumentów sprzedażowych, czyli faktur sprzedaży (FA) i paragonów (PA). Jeżeli ma ona dotyczyć również wydań zewnętrznych (WZ), rezerwacji odbiorcy (RO) i dokumentów Pro‑Forma (FPP), to należy zaznaczyć na karcie Operatora w Comarch ERP Optima (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry) parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF.

Uwaga
Aby wartości limitów oraz wykorzystanych kwot w Comarch Mobile i systemie ERP były aktualne niezbędne jest częste wykonywanie synchronizacji na urządzeniu mobilnym oraz wczytywanie wystawionych na urządzeniu dokumentów do Comarch ERP Optima.

Uwaga
Kontrola płatności w Comarch Mobile dotyczy tylko zapisu na trwałe czyli zatwierdzenia dokumentu na urządzeniu.

  • Zasoby

Na urządzeniu mobilnym stany magazynowe dla poszczególnych pozycji cennika pokazywane są dla magazynów lokalnych (zasoby w  Comarch ERP Optima) oraz dla Magazynu Mobilnego powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży (zasoby wysłane na urządzenie mobilne).  Nie są dostępne w żaden sposób (podgląd stanu, wystawianie dokumentów) zasoby magazynów lokalnych zablokowanych w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska zakładka Magazyny).

Aby utworzyć zasób na urządzeniu mobilnym należy przesunąć towary dokumentem MM na Magazyn Mobilny powiązany z danym stanowiskiem i wykonać synchronizację na urządzeniu mobilnym. Raz przesłany na urządzenie dokument MM nie może być wysłany ponownie.

Uwaga
Aby zasoby na urządzeniu były dostępne do sprzedaży dokument przesunięcia MM musi zostać zatwierdzony na urządzeniu mobilnym. Nie dotyczy to przesunięć wystawionych na Magazyn Mobilny w Comarch ERP Optima przed pierwszą synchronizacją z urządzeniem – wtedy zasoby są dostępne od razu.

Zwrot zasobów jest realizowany na urządzeniu mobilnym poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu i trafia do Magazynu domyślnego (określonego w konfiguracji stanowiska).

Wysyłanie zasobów na urządzenie mobilne nie zawsze jest konieczne. Stany magazynowe poszczególnych pozycji cennika w Comarch ERP Optima są widoczne zawsze, co umożliwia skuteczne wystawianie dokumentów rezerwacji i faktur Pro-Forma (RO i FPF). Należy pamiętać, że aby stany były jak najbardziej aktualne należy często wykonywać synchronizację na urządzeniu mobilnym.

Uwaga
Nie zaleca się korygowania po stronie Comarch ERP Optima dokumentów MM wystawionych na Magazyn Mobilny w żadnym wypadku. Nawet jeżeli korekta zostanie wykonana przed wysłaniem dokumentu MM na urządzenie, to zasoby i tak zostaną przesłane, a korekta będzie istniała tylko po stronie systemu ERP. Prowadzi to do niemożliwej do skorygowania z poziomu Użytkownika niezgodności zasobów pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP.

  • Atrybuty Towaru

Na formularzu atrybutu dostępne są dwa parametry, które pojawiają się tylko wtedy, gdy skonfigurowane jest przynajmniej jedno stanowisko sprzedaży mobilnej: udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję.

Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie towaru (pod warunkiem, że jest przypisany do danego towaru po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów z dowolnym towarem.

Atrybutu nie można dodawać ręcznie do pozycji dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do pozycji automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że atrybut dodany ręcznie na pozycję dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości.

Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do pozycji dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty towaru (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty).

Na urządzeniu mobilnym można dodać maksymalnie pięć atrybutów towaru do pozycji wystawianego dokumentu.

Uwaga
Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie towarowej na urządzeniu. Karty cennikowe na urządzeniu są nieedytowalne.

Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami) za wyjątkiem atrybutów binarnych (nie dotyczy to zdjęć i filmów w formacie gif, które są wysyłane). Nie są też wysyłane atrybuty zależne od kontrahenta.

Atrybuty towaru dodane na pozycjach dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.

  • Atrybuty Kontrahenta

Atrybuty kontrahenta wysyłane są na urządzenie mobilne na takich samych zasadach jak atrybuty towarów.

Na karcie atrybutu kontrahenta dostępne są dwa parametry udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję:

Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie kontrahenta (pod warunkiem, że jest przypisany do danego kontrahenta po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów na dowolnego kontrahenta oraz podczas dodawania nowego kontrahenta po stronie urządzenia mobilnego.

Atrybutu nie można dodawać ręcznie do nagłówka dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do nagłówka automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że parametr dodany ręcznie do nagłówka dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości.

Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do nagłówka dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty kontrahenta (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty). Podczas wystawiania dokumentu dla nowo utworzonego na urządzeniu mobilnym kontrahenta możliwe jest tylko ręczne dodanie atrybutów kontrahenta do nagłówka.

Uwaga
Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie kontrahenta na urządzeniu. Karty kontrahentów na urządzeniu są nieedytowalne.

Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami).

Atrybuty kontrahenta dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.

  • Atrybuty Dokumentu

Na urządzenie wysyłane są atrybuty dokumentu, na których formularzu zaznaczono parametr udostępniaj w Mobile. Zaznaczenie tego parametru jest jednoznaczne z pozwoleniem na edycję, ponieważ na urządzenie nie trafia żadna wartość tego typu atrybutu. Atrybuty dokumentu można dodawać do nagłówka dokumentu tylko ręcznie.

Atrybuty dokumentu dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.

Dokumenty wystawiane na urządzeniu mobilnym

W aplikacji Comarch Mobile współpracującej z systemem Comarch ERP Optima możliwe jest wystawianie następujących dokumentów:

  • Rezerwacja odbiorcy (RO). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
  • Dokument Pro-Forma (FPF). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
  • Faktura sprzedaży (FA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów). Faktury mogą być rozliczone lub nie (ogólna kwestia dotycząca rozliczenia dokumentów została przedstawiona w dalszej części punktu 3.3).
  • Paragon (PA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
  • Wydanie zewnętrzne (WZ). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
  • Zwrotny dokument przesunięcia międzymagazynowego (MM). Aby zwrócić zasoby wysłane dokumentem MM na urządzenie mobilne należy wykonać zwrot na urządzeniu mobilnym. Podczas synchronizacji utworzony w wyniku tej operacji dokument wykona przesunięcie zasobów z Magazynu Mobilnego na Magazyn domyślny określony w konfiguracji stanowiska.

Uwaga
Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy).

Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch ERP Mobile

Dokumenty RO, FPF, FA, PA oraz WZ wystawione na urządzeniu mobilnym mogą mieć wskazanego innego odbiorcę oraz innego płatnika (dotyczy FA i PA). Dane te są później wczytywane do systemu ERP.

Ponadto na urządzeniu mobilnym można wystawiać dokumenty KP/KW.

Możliwe jest również rozliczanie nierozliczonych płatności. Do urządzenia mobilnego przesyłane są informacje o nierozliczonych dokumentach dla wybranej w konfiguracji stanowiska grupy kontrahentów. Mogą to być zarówno należności jak i zobowiązania. Płatność może być rozliczona po stronie urządzenia mobilnego (utworzony zostaje dokument KP lub KW), a po kolejnej synchronizacji po stronie Comarch ERP Optima dokument, który ją wygenerował zostanie rozliczony.

Uwaga
Istnieje kilka zasad dotyczących wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym, które decydują o poprawnej współpracy pomiędzy obydwoma aplikacjami. Zasady te opisane są w dalszej części instrukcji.

Istotną sprawą podczas pracy na urządzeniu mobilnym jest rozliczanie dokumentów. Należy zdecydować czy dokumenty mają być rozliczone po stronie urządzenia mobilnego czy po stronie Comarch ERP Optima. Nie powinno rozliczać się dokumentów po obu stronach. Może to spowodować wystąpienie błędów podczas wczytywania dokumentów do Comarch ERP Optima! Dokumenty mające odroczoną płatność można wczytać do Comarch ERP Optima jako nierozliczone i rozliczyć na tej samej zasadzie co inne dokumenty w programie.

Dokumenty gotówkowe lub z inną formą płatności, które rozliczyliśmy na urządzeniu mobilnym najlepiej wczytać dopiero po wykonaniu na urządzeniu mobilnym rozliczenia kasy. Jeżeli nie wykonamy rozliczenia kasy dokumenty trafią do programu jako nierozliczone i należy bezwzględnie pamiętać, żeby ich nie rozliczyć po stronie Comarch ERP Optima (w przyszłości spowoduje to błędy podczas synchronizacji). Przykładem takiej sytuacji jest scenariusz:

  1. Wystawiamy dokument na urządzeniu mobilnym i rozliczamy go
  2. Nie rozliczamy kasy
  3. Wczytujemy dokument do Comarch ERP Optima – wczytuje się on jako nierozliczony
  4. Ktoś rozlicza dokument w Comarch ERP Optima
  5. Wykonujemy po jakimś czasie rozliczenie kasy na urządzeniu mobilnym
  6. Ponownie wczytujemy dokumenty do Comarch ERP Optima
  7. Otrzymujemy błąd podczas synchronizacji, ponieważ program chce wczytać rozliczenie dokumentu, które już istnieje w programie!

Aby poradzić sobie z tym problemem należy skasować rozliczenie powiązane z danym dokumentem.

Ponadto należy pamiętać, że zalecaną ścieżką wystawiania i rozliczania dokumentów w urządzeniu mobilnym jest:

  1. Wystawienie dokumentu
  2. Rozliczenie dokumentu (dotyczy również dokumentów gotówkowych – nie są one rozliczane automatycznie, dopóki nie ustawimy odpowiedniego parametru po stronie Comarch Mobile – Automatyczna zapłata)
  3. Rozliczenie kasy na urządzeniu mobilnym (uwzględnia ono wszystkie dokumenty rozliczone)
  4. Wykonanie synchronizacji na urządzeniu mobilnym
  5. Wczytanie dokumentów do systemu Comarch ERP Optima

Uwaga
Przed wczytaniem rozliczeń do Comarch ERP Optima należy rozliczyć kasę na urządzeniu mobilnym i wykonać na nim synchronizację.

Uwaga
Dokumenty nierozliczone na urządzeniu mobilnym do programu trafiają również, jako nierozliczone. W razie potrzeby można je rozliczyć w dowolnym momencie w Comarch ERP Optima, ale w takim wypadku należy pozostawić je, jako nierozliczone na urządzeniu mobilnym. Przy kolejnych synchronizacjach zostaną rozliczone automatycznie.

Uwaga
Do Comarch ERP Optima wysyłane są tylko dokumenty zapisane na stałe (zatwierdzone na urządzeniu mobilnym).

Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima

Wczytywanie dokumentów wystawionych w Comarch Mobile odbywanie się za pomocą znanej Użytkownikom Comarch ERP Optima Detal ikony widocznej w grupie Narzędzia w górnym menu programu.

Po kliknięciu w powyższą ikonę otwiera się okno synchronizacji.

Na oknie możemy określić, czy chcemy dokonać synchronizacji tylko stanowisk Comarch Mobile oraz wybrać konkretne stanowisko z rozwijanej listy. Możliwa jest synchronizacja wszystkich stanowisk Comarch Mobile oraz w ogóle wszystkich stanowisk skonfigurowanych w programie (Comarch ERP Optima Detal + Comarch Mobile).

Uwaga
Aby możliwe było wczytanie dokumentów do Comarch ERP Optima niezbędne jest zatwierdzenie dokumentów na urządzeniu mobilnym oraz wykonanie na nim synchronizacji. Dodatkowo w przypadku dokumentów KP/KW i płatności do dokumentów handlowych należy rozliczyć stan kasy po stronie urządzenia mobilnego.

Wczytywane są następujące dokumenty:

  • Rezerwacje Odbiorcy (RO) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze do bufora.
  • Dokumenty Pro-Forma (FPF) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze jako zapisane na trwałe.
  • Faktury Sprzedaży (FA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Jeżeli faktura została rozliczona po stronie urządzenia mobilnego zostaną zaczytane dokumenty rozliczające KP powiązane z daną fakturą lub fakturami.
  • Paragony (PA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury.
  • Wydania zewnętrzne (WZ) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury lub paragonu. W przypadku przekształcenia do paragonu VAT na dokumencie WZ musi być liczony „od brutto”.
  • Zwrotne przesunięcia międzymagazynowe (MM)– magazynem docelowym jest Magazyn domyślny powiązany ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.

Uwaga
Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy).

Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch ERP Mobile.

  • Dokumenty KP/KW – wystawione na urządzeniu mobilnym, trafiają do Comarch ERP Optima do rejestru powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.

Jako pierwsze do systemu Comarch ERP Optima wczytywane są dokumenty RO i FPF (nie tworzą płatności, nie mają wpływu na stan magazynowy). Dzięki temu zawsze trafią one do systemu, nawet w przypadku problemów ze stanem magazynowym lub raportami kasowymi/bankowymi.

Pozycje dokumentów wystawionych w Comarch Mobile są wczytywane do Comarch ERP Optima w takiej samej jednostce miary, jaka została użyta na urządzeniu mobilnym.

Ponadto do systemu wczytywane są rozliczenia dokumentów. W przypadku braku możliwości wczytania rozliczenia (np. rozliczenie zostało wykonane po stronie Comarch ERP Optima) jest ono pomijane, a kolejne rozliczenia są wczytywane do systemu. Komunikat o braku możliwości rozliczenia będzie pojawiał się aż do skutku (np. umożliwienia rozliczenia poprzez jego usunięcie w Comarch ERP Optima).

Uwaga

Płatność do dokumentu handlowego realizowana jest w kilku etapach.

  1. Podczas pierwszej synchronizacji po stronie Comarch ERP Optima dokument zostaje tylko wczytany.
  2. Następnie synchronizacja na urządzeniu powoduje potwierdzenie wczytania dokumentu do Comarch ERP Optima i wysłanie rozliczenia.

Kolejna synchronizacja po stronie Comarch ERP Optima spowoduje rozliczenie dokumentu.

Uwaga

Z urządzenia mobilnego do Comarch ERP Optima nie są wysyłane:

– informacje o samochodach (z sekcji Słowniki),

– informacje o rodzajach przejazdów (z sekcji Słowniki),

– sekcja Przejazdy,

– sekcja Wizyty.

Uwaga
Podczas wczytywania danych do Comarch ERP Optima sprawdzana jest obecność licencji na moduł Handel lub Handel Plus

Anulowanie dokumentów Comarch ERP Optima

Nie jest możliwe anulowanie dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym.

Korekty do dokumentów w Comarch ERP Optima

Do dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym i wczytanych do sytemu ERP można wystawiać korekty.
Ponieważ korekta takiego dokumentu powoduje powstanie niezgodności stanu zasobów na magazynie mobilnym (zasób „wraca” na magazyn mobilny, ale nie jest ponownie wysyłany na urządzenie mobilne) umożliwiono przekształcenie takiej korekty do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM). Dokument MM spowoduje przesunięcie zasobów z magazynu mobilnego na magazyn domyślny i w efekcie wyrównanie ilości zasobów pomiędzy magazynem mobilnym w systemie ERP a urządzeniem mobilnym.

Możliwe jest anulowanie dokumentów korygujących (pod warunkiem, że nie zostały przekształcone do dokumentu MM).

Wczytywanie nowych kontrahentów do Comarch ERP Optima

Comarch Mobile umożliwia dodawanie nowych kontrahentów. Dzięki niej użytkownik aplikacji mobilnej może na bieżąco dodawać nowych odbiorców i od razu wystawiać dokumenty na ich konto. Informacje, które są wczytywane z Comarch Mobile to:

  • Dane słownikowe
  • Warunki handlowe
  • Forma płatności
  • Termin płatności (w przypadku płatności odroczonej maksymalna wartość przekazywana do systemu ERP to 999 dni, nawet w przypadku ustalenia większej wartości na urządzeniu mobilnym).
  • Cena początkowa

Przy wyborze dla kontrahenta formy płatności typu gotówka, termin płatności zostanie pobrany z konfiguracji tejże formy płatności w programie Comarch ERP Optima, a nie z aplikacji mobilnej.

Nowi kontrahenci są wczytywani ze statusem Podmiot gospodarczy i zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny.

Uwaga
Jeżeli użytkownik aplikacji mobilnej wystawił dokument dla nowo dodanego kontrahenta, to ten dokument zostanie wczytany dopiero po drugiej z kolei synchronizacji z poziomu Comarch Mobile. Pierwsza synchronizacja dodaje nowego kontrahenta do Programu Comarch ERP Optima. Druga synchronizacja przygotowuje dokumenty dla tego kontrahenta do wczytania w Comarch ERP Optima.

Aktualizacja danych kontrahenta zmienionych na urządzeniu mobilnym

W celu umożliwienia edycji danych kontrahenta na urządzeniu mobilnym należy zaznaczyć parametr Edycja kontrahenta w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej (menu System/ Konfiguracja – Firma/Urządzenia Mobilne/Stanowiska). Po zaznaczeniu parametru i wykonaniu synchronizacji na urządzeniu mobilnym możliwa będzie edycja wszystkich pól z danymi kontrahenta. Zmiana danych kontrahenta spowoduje ich aktualizację w systemie ERP.

Aby zablokować możliwości edycji poszczególnych pól lub zmienić ustawienia pól wymaganych należy skontaktować się z autoryzowanych Partnerem Comarch.

Zmodyfikowane w Comarch Mobile dane kontrahenta trafiają do systemu ERP po synchronizacji na urządzeniu mobilnym. Podczas pierwszej synchronizacji dane są wysyłane (ikona kontrahenta na urządzeniu ma kolor niebieski), a podczas kolejnej synchronizacji dane są potwierdzane przez system ERP (ikona kontrahenta ma kolor zielony).

W przypadku niektórych informacji wysyłanych z urządzenia, nie ma możliwości obsłużenia ich po stronie Comarch ERP Optima. Przykładem może być oznaczenie na urządzeniu osoby kontaktowej danego kontrahenta jako archiwalna. Nie jest to odpowiednik usunięcia przedstawiciela kontrahenta po stronie systemu ERP. Jeżeli chcemy, aby na urządzeniu nie pojawiała się dana osoba kontaktowa, to należy ją usunąć w systemie ERP.

Uwaga
W przypadku korzystania z opisanej funkcjonalności należy pamiętać, że na urządzeniu powinny być edytowane tylko pola, które posiadają swoje odpowiedniki w Comarch ERP Optima. W przypadku uzupełnienia wartości pola, którego odpowiednika nie ma w systemie ERP będzie ono wyczyszczone podczas potwierdzenia zmian.

Uwaga
Wszelkie modyfikacje związane z opisaną funkcjonalnością powinny być wykonywane przez autoryzowanego Partnera.

Terminarz

Współpraca modułu CRM lub CRM Plus z Terminarzem na urządzeniu mobilnym odbywa się na zasadzie obustronnej wymiany danych. Synchronizację wykonuje się tylko po stronie urządzenia (dane trafiają do systemu ERP automatycznie).

  • Moduł CRM/CRM Plus

W module CRM/CRM Plus można tworzyć kontakty/zadania, które po synchronizacji na urządzeniu mobilnym trafiają do Terminarza ze statusem do wykonania. Na urządzenie wysyłane są tylko zadania/kontakty będące w realizacji (kolor zielony na liście kontaktów i zadań).

Poniższa tabela prezentuje zależność pomiędzy rodzajami zadań:

Comarch ERP Optima Comarch Mobile
KontaktKontakt
ZadanieSpotkanie

Wykonane (zatwierdzone) po stronie urządzenia kontakty/zadania są oznaczone, jako zrealizowane w systemie Comarch ERP Optima. Kontakty/zadania mogą również zostać odrzucone po stronie urządzenia mobilnego i taki też status (anulowane) otrzymają w module CRM po wykonaniu synchronizacji.

Ponadto kontakty/zadania wysłane na urządzenie mobilne, a następnie zrealizowane po stronie systemu ERP podczas kolejnej synchronizacji zostaną oznaczone, jako wykonane w Terminarzu na urządzeniu mobilnym (podobnie anulowane/ odrzucone).

Kontakt/zadanie utworzone na kontrahenta, który nie został wcześniej wysłany na urządzenie mobilne (nie należy do grupy kontrahentów przypisanej do stanowiska sprzedaży mobilnej) zostanie wysłany(e) na urządzenie i dane kontrahenta będą na nim (kontakcie/spotkaniu) widoczne. Tym nie mniej taki kontrahent nie będzie dostępny na liście kontrahentów po stronie urządzenia mobilnego.

Uwaga
Na urządzenie mobilne nie są wysyłane zadania cykliczne utworzone w Comarch ERP Optima.

  • Terminarz na urządzeniu mobilnym

Kontakty tworzone na urządzeniu mogą mieć status tylko wykonany (zatwierdzony). Do modułu CRM trafiają, jako kontakty zrealizowane.

Spotkania mogą mieć na urządzeniu status do realizacji, wykonany lub odrzucony. Do modułu CRM trafiają tylko spotkania wykonane jako zrealizowane lub odrzucone jako anulowane. Jeżeli spotkanie ma nie być w ogóle wysłane należy je usunąć z poziomu urządzenia mobilnego.

Terminy typu „Prywatne” nie są wysyłane do modułu CRM.

Zawartość pola Uwagi do realizacji jest wysyłana. Po stronie systemu ERP nie można jej edytować.

Ponadto niezależnie od miejsca powstania zadania/kontaktu nie są wysyłane Wątki.

Uwaga
Na zadaniach (spotkaniach) zaimportowanych z urządzenia nie ma możliwości generowania zadań cyklicznych (po ich odblokowaniu).

  • Ankiety

Na urządzenie mobilne wysyłane są wzorce ankiet utworzone w module CRM Plus w Comarch ERP Optima, które następnie mogą zostać użyte podczas tworzenia zdarzenia CRM w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Następnie wypełnione ankiety synchronizowane są wraz z powiązanym Zadaniem lub Kontaktem do modułu CRM Plus w Comarch ERP Optima.

Ponadto ankieta może trafić na urządzenie jako powiązana z konkretnym Kontaktem lub Zadaniem wysyłanym z Comarch ERP Optima.

W przypadku wysyłania na urządzenie mobilne zdarzeń CRM zawierających ankiety, wysyłana jest tylko jedna ankieta. Jest to ankieta, która została podpięta do danego zdarzenia jako pierwsza. Ankieta ta jest zablokowana do usunięcia po stronie systemu ERP, pozostałe ankiety można usunąć z danego zdarzenia. Ogólnie rzecz biorąc, dla wszystkich ankiet, które zostały wysłane na urządzenie mobilne z Comarch ERP Optima, operacja usunięcia jest zablokowana.

Jeśli przesłane ankiety mają status do wypełnienia, wówczas można je edytować (wypełnić) podczas realizacji danego zdarzenia na urządzeniu mobilnym. Jeżeli na ankiecie w Comarch ERP Optima uzupełnione zostaną odpowiedzi, a ankieta ma status do wypełnienia, to odpowiedzi te zostaną wysyłane na urządzenie mobilne (będą widoczne na ankiecie). Jeśli na urządzeniu odpowiedzi zostaną zmienione (ankieta zostanie wypełniona), po zatwierdzeniu zdarzenia CRM ankieta zostanie wysłana do Comarch ERP Optima, a istaniejące odpowiedzi zostaną nadpisane.

Jeżeli w Comarch ERP Optima ankieta zostanie wypełniona, a jej status zmieniony na wypełniona/zatwierdzona, to na urządzenie mobilne zostanie wysłana ankieta z odpowiedziami, ale nie będzie można jej edytować (zmieniać odpowiedzi).

W przypadku wysłania na urządzenie mobilne kliku zdarzeń CRM zawierających tą samą ankietę, ankieta ta jest traktowana jako jeden obiekt (na urządzeniu mobilnym zmiany na ankiecie podpiętej do zdarzenia nr 1 będą widoczne na ankiecie podpiętej do zdarzenia nr 2). Po zatwierdzeniu tych zdarzeń na urządzeniu mobilnym, do Comarch ERP Optima trafi ostatnia wersja ankiety sprzed synchronizacji.

W przypadku zdarzenia CRM wygenerowanego na urządzeniu (do którego została podpięta ankieta), po synchronizacji do Comarch ERP Optima możliwe jest usunięcie podpiętej do niego ankiety.  Standardowo taka ankieta ma status wypełniona i nie można jej usunąć. Dopiero zmiana statusu na do wypełnienia pozowoli usunąć ankietę.

Samochody i przejazdy

Dane dotyczące samochodów i przejazdów wymieniane są pomiędzy systemami podczas synchronizacji na urządzeniu mobilnym. Z systemu ERP pobierane są dane samochodu (numer rejestracyjny, marka i opis), natomiast z urządzenia mobilnego do systemu ERP wysyłane są dane dotyczące przejazdów (trasa, cel, długość trasy, Operator importujący/modyfikujący i dysponent).

Automat synchronizacji

Uwaga
Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać jest prawidłowa konfiguracja usługi Serwis Operacji Automatycznych. Konfiguracja ta została opisana w podręczniku Ogólne i konfiguracja.

Automatyczna synchronizacja danych polega na wczytywaniu danych z Comarch Mobile do systemu Comarch ERP Optima regularnie w określonych odstępach czasowych bez konieczności ręcznego wywoływania importu przez Użytkownika.

Konfiguracja parametrów synchronizacji automatycznej odbywa się w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji.

W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do obecnie używanej bazy konfiguracyjnej. Dla każdej z baz na zakładce Comarch ERP Optima Detal/ Comarch Mobile można włączyć automatyczną synchronizację, a także określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością będzie się ona odbywać.

Dodatkowo w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji/ Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima (o ile zostało ustalone).

Uwaga
Automat wczytuje tylko te dokumenty, które zostały wcześniej wysłane z urządzenia mobilnego. Oznacza to, że synchronizacja na urządzeniu jest konieczna.

Uwaga
W przypadku, gdy w trakcie synchronizacji automatycznej wystąpi błąd to synchronizacja zostanie przerwana.
Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach logów, które dostępne są z poziomu systemu ERP (menu System/ Raportowanie).

[/su_list]

 




Współpraca modułu Handel z systemem Comarch ERP XL

Uwaga
System Comarch ERP Optima w wersji 2018.0.1 współpracuje z systemem Comarch ERP XL od wersji 2016.3 (dodatkowe uwagi o współpracy w dokumencie). Po wykonaniu reinstalacji systemów zalecane jest wykonanie pełnej synchronizacji.

Model współpracy centrala – oddział

Współpraca pomiędzy centralą (system Comarch ERP XL) a oddziałem (Comarch ERP Optima) polega na odwzorowywaniu operacji przeprowadzonych w oddziale na jednym z magazynów znajdujących się w bazie centralnej. Wymiana informacji pomiędzy systemem Comarch ERP XL i systemem Comarch ERP Optima oparta jest o przesyłanie danych słownikowych (towary, kontrahenci, …) oraz przeprowadzonych transakcji (faktury, paragony, zamówienia, …) za pośrednictwem plików w formacie XLO.

Pliki XLO są w rzeczywistości spakowanymi plikami XML, zarówno system Comarch ERP XL jak i Comarch ERP Optima rozpoznają format pliku i potrafią odczytać zarówno plik XML jak i XLO).

W efekcie synchronizacji w centrali znajduje się pełna informacja o operacjach przeprowadzonych w oddziale (faktury sprzedaży, paragony, faktury zakupu, dokumenty wewnętrzne, raporty kasowe wraz z zapisami kasowymi).

W centrali istnieje magazyn wewnętrzny odpowiadający oddziałowi (dla każdego oddziału w centrali zakładany jest odrębny magazyn wewnętrzny).

W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładane są magazyny:

  1. magazyn lokalny odpowiadający magazynowi wewnętrznemu zdefiniowanemu w centrali.
  2. magazyn odległy odpowiadający centrali

Oddział może mieć wiele magazynów lokalnych. Jednak wszystkie magazyny oddziału są traktowane przez centralę tak, jakby w oddziale był tylko jeden magazyn. Można powiedzieć, że oddziały na własne potrzeby mogą (ale nie muszą) zakładać więcej magazynów lokalnych.

Na rysunku podano przykład centrali, w której funkcjonują 3 magazyny (MAG, M1, M2).

Magazyn M1 reprezentuje oddział pierwszy. Oddział M1 posiada trzy magazyny lokalne (ML1.1, ML1.2, ML1.3).

Magazyn M2 reprezentuje oddział drugi. Oddział M2 posiada dwa magazyny lokalne (ML2.1, ML2.2).

W oddziale pierwszym, magazyn centralny jest reprezentowany przez magazyn MAG. W oddziale pierwszym towary mogą być przesyłane tylko na magazyn centralny MAG oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału pierwszego (ML1.1, ML1.2, ML1.3).

W oddziale drugim, magazyn centralny jest reprezentowany również przez magazyn MAG. W oddziale drugim towary mogą być przesyłane na magazyn centralny M2 oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału drugiego (ML2.1, ML2.2).

Uwaga
Od wersji 8.5 istnieje możliwość wystawiania dokumentów MM między dwoma różnymi oddziałami (opis w podpunkcie 6.14).

Komunikacja między oddziałami bez pośrednictwa centrali nie jest możliwa, dokumenty zawsze trafiają do Centrali.

W oddziałach dokumenty mogą być wystawiane na dowolnych magazynach. W centrali dokumenty te będą interpretowane tak, jakby były wystawione na oddziałowym magazynie głównym. 

W centrali definiowane są również m.in.:

  • rejestr kasowy/ bankowy, w którym rejestrowane będą wszystkie operacje kasowe przeprowadzane w oddziale oraz skojarzone z nim formy płatności,
  • grupa towarów dostępnych do sprzedaży w oddziale,
  • grupa kontrahentów obsługiwanych przez oddział.

W trakcie synchronizacji informacje z centrali są przesyłane do oddziału. W efekcie w oddziale zakładany jest identyczny jak w centrali rejestr kasowy/bankowy oraz formy płatności.

Uzupełniane są również dane słownikowe: lista towarów i kontrahentów. W oddziale rejestrowane są karty ewidencyjne towarów i kontrahentów przypisanych do grupy skojarzonej w centrali z oddziałem.

Towar z centrali do oddziału jest przesyłany przy pomocy dokumentów MM.

W oddziale istnieje możliwość wystawiania dokumentów zakupu (faktury zakupu) i sprzedaży (faktury sprzedaży, paragony),  dokumentów wewnętrznych (PW i RW) oraz zapisów kasowych.

Podczas ponownej synchronizacji informacje o wystawionych dokumentach są przesyłane do centrali. W centrali dokumenty są zapisywane w magazynie wewnętrznym skojarzonym z danym oddziałem. Na ich podstawie aktualizowane są m.in. stany magazynowe.

Uwaga
Jednolity Plik Kontrolny generowany jest po stronie centrali (Comarch ERP XL).

Zakładanie nowej bazy dla oddziału w Comarch ERP Optima

Proces zakładania nowej bazy danych dla oddziału jest identyczny jak w przypadku wersji standardowej (opisany w podręczniku do Konfiguracji). Dopiero na poziomie konfiguracji Użytkownik zaznacza, że dana baza ma pełnić role oddziału.

Podczas konfigurowania wersji oddziałowej programu Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych wyświetlanych w momencie pierwszego uruchomienia bazy danych. Po wyświetleniu pierwszego okna powinien wybrać opcję konfiguracji zaawansowanej i zaznaczyć opcję: Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL. W takim przypadku kolejne etapy konfigurowania bazy danych są znacznie ograniczane. Jedyne informacje możliwe do ustalenia w konfiguracji to:

  • sposób rozliczania magazynu – Użytkownik powinien przy tym pamiętać, że ustalony tutaj algorytm powinien być zgodny z algorytmem stosowanym w centrali (program Comarch ERP XL). Na liście dostępnych algorytmów nie jest dostępna metoda AVCO, ponieważ w centrali (Comarch ERP XL) nie jest ona obsługiwana.
  • katalog plików wymiany – pole na wpisanie ścieżki dostępu do katalogu, w którym program będzie zapisywał kolejne pliki wykorzystywane do synchronizacji.

Po zakończeniu konfiguracji program automatycznie ustala w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona opcję Oddział.

Uwaga
Nie ma możliwości konfigurowania wersji oddziałowej z poziomu programu. Aby zdefiniować bazę jako oddział Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych.

Uwaga
W przypadku wersji oddziałowej bazy konfiguracyjna i firmowa muszą być na tym samym serwerze SQL.

Uwaga
W przypadku wersji oddziałowej nie można stosować znaków diakrytycznych niezgodnych z formatem Windows-1250. W przeciwnym razie eksport danych może zakończyć się błędem!

Synchronizacja danych

Funkcję synchronizacji w oddziale (Comarch ERP Optima) można wywołać z poziomu menu Narzędzia: Praca rozproszona centrala/ oddział po wciśnięciu przycisku  na pasku wstążce.

Po wywołaniu funkcji wyświetlane jest okno:

Plik wymiany – synchronizacja jest przeprowadzana w oparciu o wysyłane pliki wymiany. Plik wymiany odbierany i tworzony jest w jednym katalogu. Ścieżkę dostępu do katalogu można określić w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona. Jest on proponowany podczas kolejnych synchronizacji.

E-mail centrali – utworzony plik wymiany może zostać wysłany do centrali przy pomocy programu Microsoft Outlook. Jeśli adres jest wypełniony po wykonaniu synchronizacji przycisk  staje się aktywny i jego wciśnięcie powoduje automatyczne wywołanie poczty z załączonym plikiem przeznaczonym dla centrali.

Proces synchronizacji jest wywoływany po wciśnięciu przycisku .

Podczas synchronizacji w oddziale odczytywane są informacje z pliku XLO utworzonego przez centralę. Równocześnie tworzony jest plik zwrotny dla centrali o określonej nazwie OD_ODDZIAL.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu).

W trakcie synchronizacji w centrali odczytywany jest plik przesłany z oddziału i równocześnie tworzony jest plik o nazwie DLA_ODDZIAŁ.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu).

Proces wymiany plików odbywa się w oparciu o pliki zawierające symbol oddziału. Kierunek (DLA, OD) określa, czy dany plik jest przeznaczony do odczytu w centrali (OD), czy do odczytu w oddziale (DLA). Wyjątkiem jest pierwsza synchronizacja, kiedy to centrala tworzy plik o nazwie DLA_MAGAZYN.XLO.

Przykład

W trakcie pierwszej synchronizacji z centrali wysyłany jest plik DLA_MAGAZYN.XLO. Nazwa oddziału nadana w centrali to KRAK.

Po wykonaniu synchronizacji w oddziale (odczytaniu pliku) tworzony jest plik OD_KRAK.XLO, przeznaczony dla centrali i zawierający potwierdzenie wykonania pierwszej synchronizacji.

Plik jest odczytywany w centrali. Równocześnie tworzony jest kolejny plik przeznaczony dla oddziału DLA_KRAK.XLO. Od tej pory synchronizacja opiera się już na plikach:

  • XLO – plik z centrali przeznaczony dla oddziału KRAK
  • XLO – plik z oddziału KRAK przeznaczony dla centrali

Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu

Funkcja automatycznej synchronizacji jest dedykowana dla firm, które prowadzą wiele oddziałów, gdzie „ręczne” wykonanie synchronizacji byłoby uciążliwe.

Zarówno po stronie centrali jak i oddziału należy wskazać adres serwera, gdzie zainstalowano WebSerwis. Adres należy podać w formie IP lub nazwy serwera.

W oddziale synchronizacja jest wykonywana tak jak dotychczas na żądanie (o ile użytkownik nie ma uruchomionej usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych (opis w kolejnym podpunkcie). Jednak plik wymiany dla centrali tworzony jest na wskazanym serwerze.

W centrali plik wymiany jest automatycznie odczytywany. Plik zwrotny dla oddziału jest tworzony również na wskazanym serwerze, gdzie „oczekuje” na odczyt ze strony oddziału.

Jeśli w oddziale zostanie wykonana synchronizacja – na serwerze tworzony jest nowy plik zwrotny dla centrali, który jest automatycznie odczytywany.

Konfiguracja automatycznej synchronizacji w oddziale sprowadza się do ustalenia kilku parametrów w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona :

  • Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu – zaznaczenie parametru spowoduje, że docelowe miejsce pliku wymiany będzie na wskazanym serwerze.
  • Adres serwera plików wymiany – adres IP lub nazwa serwera, gdzie zainstalowany jest Webserwis.

W przypadku wystąpienia problemów zastosowanie mają parametry Ilość powtórzeń zerwanej transmisji oraz Czas, po którym powtórzyć przesłanie zerwanej transmisji. Jeśli pomimo powtórzeń (zgodnych z tymi ustawieniami) transmisja nie powiedzie się program szuka pliku synchronizacyjnego w katalogu wskazanym, jako Katalog pliku wymiany. Dopiero, kiedy nie znajdzie tam pliku wyświetlany jest błąd.

Uwaga
Do poprawnego działania transmisji z wykorzystaniem WebSerwisu niezbędny jest pakiet Web Services Enhancements (WSE) 3.0 for Microsoft .NET

Transmisja danych z wykorzystaniem usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych

W transmisji z wykorzystaniem Webserwisu możliwe jest skorzystanie z automatu synchronizacji po stronie oddziału. Do tego celu służy usługa Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych, instalowana wraz z systemem Comarch ERP Optima. Uruchomienie usługi musi zostać poprzedzone konfiguracją Webserwisu.

Sama konfiguracja Serwisu Operacji Automatycznych sprowadza się do skonfigurowania parametrów dotyczących synchronizacji programu Comarch ERP OptimaComarch ERP XLSystem/ Konfiguracja/ Program/ Automat synchronizacji. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Należy dla bazy oddziałowej włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.

W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła.

W gałęzi System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry w sekcji Logowanie Serwisu Operacji Automatycznych widoczne są dane: nazwa serwera, nazwa bazy konfiguracyjnej, serwer klucza. Dane uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu.

Usługa Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych po instalacji jest domyślnie wyłączona. Aby możliwe było automatyczne realizowanie zdefiniowanych zadań należy:

  • zaznaczyć Logowanie usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych jako: (Konto, Hasło) podać nazwę i hasło użytkownika systemu operacyjnego dla usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych. Hasło należy podać każdorazowo przed ustawieniem tego konta dla usługi. Przy definiowaniu konta należy podać nazwę domeny\nazwę użytkownika (jeżeli komputer należy do domeny) lub nazwę komputera\nazwę użytkownika (jeżeli komputer nie należy do domeny). Przed konfiguracją należy nadać hasło użytkownikowi Windows, który jest tu wskazywany, jeżeli do tej pory użytkownik ten nie miał nadanego hasła.
  • kliknąć Uruchom usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych – po ustawieniu konta dla usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych należy usługę uruchomić.

Dopiero po skonfigurowaniu i uruchomieniu Serwisu Operacji Automatycznych wykonywane będą zadania automatyczne określone w programie.

Uwaga
W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 uruchomienie usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych będzie możliwe po uprzednim wyłączeniu w systemie operacyjnym trybu UAC (User Account Control – kontrola konta użytkownika) lub uruchomieniu Comarch ERP Optima w trybie Administratora.

Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych działa jako usługa systemowa i uruchamiana jest wraz z systemem operacyjnym. Nie informuje ona użytkownika o swoim działaniu. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, dostępnych z poziomu programu w zakładce System/Otwórz folder z logami.

Konfiguracja oddziału w Comarch ERP Optima

Dla wersji oddziałowej programu automatycznie ograniczany jest dostęp do pewnych funkcji konfiguracyjnych. Dla potrzeb oddziału w Konfiguracji została utworzona nowa grupa parametrów Oddział.

Konfiguracja firmy

CRM

Daje możliwość skonfigurowania modułu CRM

Dane firmy

Daje możliwość podglądu Pieczątki firmy. Informacja o nazwie firmy i jej adresie jest przesyłana z centrali w trakcie synchronizacji.

Definicje dokumentów

Daje możliwość podglądu schematów numeracji ustalonych dla dokumentów wystawianych w oddziale.

Dostępne grupy dotyczą dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych/bankowych oraz CRM. Ponieważ numeracja jest narzucana z centrali – nie ma możliwości usunięcia oraz dodania nowego schematu. Nie jest również możliwa zmiana schematu – edycja ograniczona jest do podglądu.

W każdej klasie dokumentów zdefiniowany jest jeden schemat numeracji, zawierający serię. Seria odpowiada symbolowi oddziału nadanemu w centrali.

Klasy dokumentów w poszczególnych grupach są przystosowane do rodzajów dokumentów, które można wystawiać w oddziale (np. W grupie dokumentów magazynowych znajdują się klasy dotyczące inwentaryzacji, przesunięć międzymagazynowych,  przyjęć i wydań zewnętrznych oraz przyjęć i rozchodów wewnętrznych).

Detal

Parametry –  w tej grupie zebrane są informacje na temat parametrów pracy modułu Detal. Jest to alternatywne okno sprzedaży detalicznej dla sprzedaży realizowanej w Comarch ERP Optima. Jest to aplikacja ściśle powiązana z Comarch ERP Optima i mająca na celu uproszczenie pracy sprzedawców.

Stanowisko – okno konfiguracji nowego modułu uproszczonej sprzedaży – Comarch ERP Optima DETAL. Składa się z dwóch sekcji. W oknie dodawania nowego stanowiska definiuje się parametry każdego użytkowanego stanowiska. W sekcji Rodzaje płatności dla detalu udostępnia się przesłane przez centrale formy płatności dla wszystkich użytkowanych stanowisk.

Dla każdego stanowiska definiujemy pola:

  • Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między stanowiskiem Comarch ERP Optima Detal, a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima (szczegółowe informacje w podręczniku Comarch ERP Optima Detal),
  • Nazwa – nazwa stanowiska,
  • Domyślny magazyn – magazyn, z którym powiązane będą wystawione w Comarch ERP Optima Detal Paragony i Faktury Sprzedaży.,
  • Grupa towarów – grupa, w oparciu o którą możliwa jest sprzedaż w Comarch ERP Optima Detal,
  • Numer ceny – do wyboru z rozwijanej listy cen sprzedaży pobieranych z Konfiguracji firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług,
  • Definicje PA / FS / KP / KW – definicje schematów numeracji tych dokumentów pochodzą z centrali.
  • Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji Paragonów i Faktur Sprzedaży oraz niezależnych KP/ KW wystawionych na stanowisku sprzedaży. Serie definiowane są po stronie centrali.
  • Operatorzy – mający dostęp do stanowiska. Lista wyboru zawiera wyłącznie operatorów, którzy na karcie mają zdefiniowaną funkcję pracownika (Funkcja Detal).
  • Nieaktywne – parametr pozwala określić dostęp do stanowiska Comarch ERP Optima Detal. Jeśli jest włączony, przy próbie uruchomienia stanowiska w punkcie sprzedaży detalicznej generowany jest komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze.

Handel

Ceny towarów i usług – grupy cenowe definiowane są w centrali. W związku z tym w oddziale istnieje jedynie możliwość podglądu zdefiniowanych cen, bez możliwości zmiany.

Dokumenty – lista dokumentów handlowych zawężona jest do tych, które można wystawiać w oddziale: Faktur Sprzedaży, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur Zakupu oraz Zamówień u Dostawcy. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Parametry – konfiguracja parametrów wykorzystywanych w handlu została ograniczona do takich, które decydują jedynie o sposobie obsługi programu:

  • możliwości wyboru sposobu dodawania pozycji na dokument przez wybór wielu towarów (jednoczesne dodawanie kilku pozycji zaznaczonych na liście zasobów), podniesienie formularza lub dodawania towaru bezpośrednio z poziomu listy pozycji (EIP).
  • Sprzedaż tylko wg kodów EAN – identyfikacja towarów podczas wpisywania na dokumenty sprzedaży opiera się TYLKO na kodach kreskowych, a nie są uwzględniane kody nadane na karcie towarowej.
  • Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu dla kontrahenta !Nieokreślony! – jeśli na dokumencie wpisany będzie kontrahent nieokreślony program przed zapisem zapyta Użytkownika, czy na pewno chce taki dokument zatwierdzić.
  • Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczona płatnością dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! – po zaznaczeniu parametru w module Handel istnieje możliwość zapisu dokumentów z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!
  • Kontrola marży – kontrola marży polega na sprawdzaniu przez program czy na dokumencie nie ma towarów, dla których cena zakupu jest większa od ceny sprzedaży. Parametr decyduje o tym, czy program ma kontrolować uzyskaną marżę w chwili zapisu dokumentu do bufora czy dopiero zatwierdzenia na trwałe. Istnieje możliwość takiego ustawienia, by program w ogóle nie prowadził kontroli marży (obydwa parametry odznaczone) lub sprawdzał niezależnie od tego czy dokument jest zapisywany na trwałe, czy do bufora (obydwa parametry zaznaczone).
  • Pozwalaj na zmianę netto/brutto – po zaznaczeniu parametru możliwa jest zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na dokumentach w buforze, w przypadku kiedy na dokumencie znajdują się już pozycje.
  • Procent marży obliczany metodą „w stu” – w programie istnieje możliwość określenia sposobu wyliczania procentowej wartości marży metodą „od stu” (parametr odznaczony) lub „w stu” (parametr zaznaczony).
  • Kopiowanie dokumentów (<CTRL> + <INS>) – przenoś płatności z dokumentu źródłowego – po zaznaczeniu parametru podczas kopiowania dokumentów kopiowana jest również tabela płatności.
  • Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu parametru podczas zapisywania pozycji cennika (słowniki Ogólne/ cennik lub magazyn/ zasoby/ formularz pozycji cennika) program sprawdza czy wypełniona nazwa dla urządzeń fiskalnych (zakładka Dodatkowe/ pole Nazwa) nie istnieje już w bazie.
  • Generowanie kodów EAN – zdefiniowanie domyślnego zakresu dla kodów EAN generowanych na kartotekach towarowych (dla EAN-8, EAN-13, EAN-14).
  • Walidacja poprawności kodu EAN – po wyłączeniu parametru poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość.

Ponieważ ceny sprzedaży są przesyłane do oddziału z centrali nie ma możliwości ustalania parametrów dotyczących aktualizacji cen.

W oddziale nie można wystawiać dokumentów w walutach obcych, w związku z czym Użytkownik nie ma możliwości definiowania parametrów dotyczących tej opcji.

Parametry wydruku faktury  – Pozwalają na zdefiniowanie pewnych informacji drukowanych na fakturze sprzedaży – wzór Parametryzowany. Funkcja opisana jest dokładnie w podręczniku Comarch ERP Optima 2015.5.1 – Ogólne i Konfiguracja.

Rabaty – Gałąź nie jest dostępna dla Użytkownika. Polityka rabatowa jest ustalana w centrali.

Kasa i Bank

W gałęzi Kasa i Bank Użytkownik ma ograniczony dostęp do informacji związanych z:

  • definiowaniem schematów numeracji dla dokumentów – schematy numeracji dla raportów kasowych i zapisów kasowych są definiowane w centrali i przesyłane do oddziału podczas pierwszej synchronizacji. Użytkownik ma możliwość podglądu ustalonych schematów.
  • formami płatności – formy płatności dla oddziału również są definiowane w centrali. Użytkownik ma możliwość jedynie podglądu informacji (bez wprowadzania zmian).
  • parametrami konfiguracyjnymi – część parametrów nie jest możliwa do ustawienia w oddziale (dotyczące kompensat, zapisów kasowych dla Rejestrów VAT i Ewidencji dodatkowej czy naliczania odsetek), ponieważ są to funkcje zablokowane w wersji oddziałowej programu.

Informacje możliwe do zdefiniowania w programie to:

  • lista kart kredytowych – oprócz kart kredytowych predefiniowanych w programie Użytkownik ma możliwość dopisania innych, obsługiwanych w programie. Więcej informacji na temat płatności kartami kredytowymi można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
  • daty dokumentów – parametry zgromadzone w tej grupie dotyczą terminów płatności na dokumentach oraz zapisów kasowych tworzonych na podstawie rejestrowanych dokumentów. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
  • parametry – część parametrów dotyczących pracy modułu Kasa/ Bank jest możliwa do ustalenia przez Użytkownika:
  • wyświetlanie kwot na raportach otwartych – parametr dotyczy wyliczania sald otwarcia i zamknięcia na raportach kasowych, które nie zostały jeszcze zamknięte.
  • kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów – parametr dotyczy automatycznego rozpinania rozliczeń w chwili anulowania dokumentu.
  • kontrola numerów kart kredytowych – parametr dotyczy kontroli numerów kart kredytowych podczas wprowadzania zapisów kasowych w programie. Więcej informacji na temat kontroli numerów kart można znaleźć w podręczniku do modułu Kasa/Bank.
  • automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową – parametr dotyczy tworzenia zapisów kasowych dla dokumentów płatnych kartą kredytową. Jeśli parametr jest aktywny – zapisy trafiają w chwili zatwierdzania dokumentu do Raportu kasowego. Jeśli nie – zapisy trafiają do Preliminarza płatności jako Nierozliczone.

Magazyn

Dokumenty – lista dokumentów jest zawężona do takich, które można wystawiać w oddziale: PrzyjęćWydań Zewnętrznych, PrzyjęćRozchodów Wewnętrznych, dokumentów MM oraz Arkuszy Inwentaryzacyjnych. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Inicjacja dokumentów – parametry dotyczące wystawiania nowych dokumentów w oddziale zostały zawężone do Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu.

Podczas wystawiania dokumentów handlowych w oddziale obowiązuje zasada, że:

  • dokumenty handlowe w buforze – powodują od razu zdjęcie towaru z magazynu
  • w chwili zapisywania na trwałe – dokumenty handlowe są automatycznie kojarzone z magazynowymi.

W związku z tym w Konfiguracji firmy Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jedynie domyślnych parametrów dotyczących zapisu do bufora.

Kaucje:

Obsługa opakowań kaucjonowanych – Użytkownik ma możliwość załączenia parametru obsługi opakowań kaucjonowanych.

Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FA / PA – Możliwe do załączenia jeśli oddział obsługuje opakowania kaucjonowane. Przy załączonym parametrze program będzie automatycznie dodawał kaucje po dodaniu towaru który ma schemat opakowań.

KGO – Zaznaczenie opcji obsługa KGO powoduje uaktywnienie się opcji związanych z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji. Wartość KGO to integralna część ceny towaru, która będzie podlegać rabatowaniu. Rabat naliczał się będzie od sumy ceny netto towaru i wartości KGO.

Parametry:

Naliczanie kosztu własnego – metodę Użytkownik wybiera w chwili tworzenia nowej bazy danych, z poziomu wyświetlanego przy pierwszym uruchomieniu wizarda. Później parametry umożliwiające zmianę nie są już dostępne.

Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – parametr dotyczy sprawdzania ilości dostępnej do sprzedaży w chwili wystawiania FakturParagonów:

  • jeśli obydwa parametry nie są zaznaczone – program nie kontroluje ilości dostępnej w trakcie wystawiania dokumentów. Dopiero w chwili zatwierdzania dokumentu program poinformuje o braku towaru
  • w edycji przed zapisem (ustawienie domyślne dla oddziału) – program będzie kontrolował ilość dostępną, zanim dokument zostanie zatwierdzony (do bufora lub na trwałe)
  • przy akceptacji pozycji – program będzie kontrolował ilość dostępną przy dopisywaniu każdej kolejnej pozycji na dokument.

Symulacja wartości zakupu – parametr dotyczy wyliczania kosztu towaru na dokumencie sprzedaży (Fakturze, Paragonie) przed utworzeniem do niego dokumentu WZ. Do chwili utworzenia WZ nie ma informacji o koszcie rzeczywistym towaru i program może taki koszt symulować w oparciu o ostatnią cenę zakupu lub średnią cenę zasobów. Dzięki temu już w trakcie wystawiania dokumentu Użytkownik ma informację o uzyskanej marży.

Jeśli nie zostanie zaznaczona żadna opcja – program nie będzie symulował kosztu sprzedaży w chwili wystawiania dokumentów, w związku z czym Użytkownik nie będzie miał informacji o uzyskanej na dokumencie marży. W takim przypadku informacja o koszcie będzie dostępna dopiero po zatwierdzeniu dokumentu i utworzeniu dokumentu WZ.

Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM – OL – parametr odpowiada za aktualizację (zmianę) ostatniej ceny zakupu na karcie towaru. Jeśli jest zaznaczony, w przypadku zatwierdzenia na trwałe dokumentu MM z magazynu odległego, zmieniana jest cena zakupu na karcie towaru.

Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) – parametr dotyczy korekty wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji. Cena zakupu widoczna na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika, zakładka Ogólne – tabela z cenami) jest aktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego na stałe. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:

  • Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).
  • Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).

Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów – standardowo inwentaryzacja w programie jest blokowana przez dokumenty w buforze. Istnieje jednak możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem takiej kontroli.

Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora – w przypadku braku towaru podczas zamykania inwentaryzacji tworzone są dokumenty PW. Mogą być one zapisywane do bufora po to, by Użytkownik mógł określić wartość, w jakiej towar ma być wprowadzony na magazyn.

Ilości na listach – Użytkownik ma możliwość ustalenia ilości zer po przecinku wyświetlanych na listach podczas wystawiania dokumentów (maksymalnie 4).

Ogólne

Grupy kontrahentów – w oddziale istnieje możliwość zdefiniowania grup kontrahentów i ich wykorzystania na kartach ewidencyjnych. Należy jednak pamiętać, że podział ten jest niezależny od podziału na grupy w centrali (Comarch ERP XL). Podczas synchronizacji danych informacje o grupie przypisanej kontrahentowi nie są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem.

Parametry – parametry ogólne dotyczą przede wszystkim kontrolowania przez program poprawności danych wprowadzanych przez Użytkownika w trakcie pracy:

  • Sprawdzanie poprawności NIP i Sprawdzanie poprawności PESEL – dotyczą kontroli wprowadzanych numerów zgodnie z obowiązującymi algorytmami. Jeśli parametry będą aktywne – program poinformuje o błędnym numerze może zablokować możliwość zapisania formularza.
  • Zakaz używania znaków specjalnych w akronimach podmiotów – wpisanie spacji, kropki lub pauzy w kodzie kontrahenta może spowodować utrudnienia podczas wymiany danych przez pliki. Dlatego program może kontrolować poprawność akronimów podczas wprowadzania nowych kart ewidencyjnych.
  • Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów – w systemie istnieje mechanizm sprawdzający podczas zatwierdzania nowej karty kontrahenta, czy w bazie danych nie istnieje kontrahent o podobnych danych. Wykorzystanie takiego mechanizmu zapobiega duplikacji kart kontrahentów w bazie.
  • Parametry dotyczące kursów walut nie są dostępne dla Użytkownika. Kursy walut są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Jeśli w danym dniu kurs nie był uaktualniony – program podczas wystawiania dokumentów pobierze kurs z dnia najbliższego dacie wystawienia dokumentu.

Praca rozproszona – dotyczy wymiany danych z centralą. Jeśli podczas tworzenia bazy Użytkownik zaznaczył opcję Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL, w konfiguracji automatycznie zaznaczona zostaje opcja Oddział (bez możliwości zmiany).

  • Katalog pliku wymiany – w trakcie zakładania bazy danych, z poziomu wizardów konfiguracyjnych, Użytkownik definiuje katalog wymiany plików z programem Comarch ERP XL. Katalog ten jest podpowiadany podczas wykonywania synchronizacji.
  • Adres e-mail centrali – w trakcie wykonywania synchronizacji istnieje możliwość wysyłania przygotowanego pliku pocztą elektroniczną. Wprowadzony tu adres jest podpowiadany w oknie synchronizacji, skąd można taki plik wysłać.

Stanowisko sprzedaży

Zebrane w gałęzi parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży w module Detal. Konfiguracja modułu i znaczenie poszczególnych parametrów zostało dokładniej opisane w dokumentacji modułu.

Warto pamiętać, że w trakcie pierwszej synchronizacji program ustawia parametry dotyczące pracy modułu w wersji oddziałowej:

  • Dokumenty z WZ – parametr jest zaznaczony i nie ma możliwości zmiany ustawienia (w oddziale dokumenty handlowe zawsze są wystawiane z dokumentami magazynowymi).
  • Formy płatności – wstępnie definiowana jest forma gotówka z terminem 0. Pozostałe formy płatności (jeśli są wykorzystywane w firmie) Użytkownik powinien zdefiniować sam, zgodnie z przyjętymi zasadami (opisane w ulotce dotyczącej modułu Comarch ERP Optima Detal).

Uwaga
W przypadku zmiany form płatności przesyłanych z centrali do oddziału program nie zmienia ich automatycznie dla stanowiska sprzedaży. Operator w takiej sytuacji powinien pamiętać o odpowiednim przedefiniowaniu wprowadzonych form płatności.

Konfiguracja programu

 

CRM

Konfiguracja kont e-mail wymagana dla „Skrzynki pocztowej” oraz wiadomości SMS. Szczegóły konfiguracji kont   e‑mail, SMS oraz samej funkcjonalności zawarte są w podręcznikach „Ogólne i Konfiguracja” oraz „CRM”.

Detal

Dla każdego Operatora pracującego w Comarch ERP Optima Detal należy określić funkcje, które będzie mógł wykonywać z poziomu stanowiska sprzedaży detalicznej. Standardowo w programie zdefiniowane są 3 funkcje: Kasjer, Kierownik zmiany, Menadżer – można je modyfikować, usuwać oraz dodawać nowe. Po wprowadzeniu w polu Kod nazwy funkcji nadajemy odpowiednie uprawnienia.

Do wyboru dostępne są funkcje:

  • Zmiana ceny sprzedaży
  • Rabat pozycji
  • Rabat dokumentu
  • Storno ostatniej pozycji
  • Storno całego paragonu
  • Wpłata do kasy
  • Wypłata z kasy
  • Ręczne otwarcie szuflady
  • Raport fiskalny
  • Raport okresowy
  • Podgląd stanu kasy
  • Płatność innymi formami
  • Faktura do paragonu
  • Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja „Podgląd dokumentów wszystkich”, parametr jest automatycznie włączany bez możliwości odznaczenia
  • Podgląd dokumentów wszystkich
  • Dostęp do konfiguracji stanowiska
  • Dostęp do konfiguracji interfejsu
  • Płatność odroczona dla !Nieokreślonego

Informacje bieżące

Informacje bieżące to funkcjonujący w systemie mechanizm wyświetlania powiadomień dla operatorów o istotnych dla nich sprawach czy zadaniach do wykonania. Funkcja została dokładnie opisana w podręczniku do Konfiguracji.

Ogólne

Stawki VAT – lista stawek VAT jest uzupełniana przez program w trakcie synchronizacji na podstawie wprowadzanych kart ewidencyjnych towarów.

Waluty i Typy kursów walut – są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości zmian.

Drukarki fiskalne i Symbole stawek VAT – Użytkownik ma możliwość dopisania do listy pracującej w firmie drukarki fiskalnej oraz odpowiednio zdefiniować dla niej symbole stawek VAT tak, aby fiskalizacja sprzedaży była możliwa. Proces fiskalizacji został dokładniej opisany w instrukcji do modułu Faktury (Magazyn).

Terminy – opcja jest związana z działaniem Informacji bieżących. Opis funkcji można znaleźć w podręczniku do Konfiguracji.

Użytkowe

Z poziomu gałęzi Użytkowe istnie możliwość zarządzania bazami danych oraz ustawiania niektórych parametrów pracy w firmie.

Opis tych funkcji znajduje się w podręczniku do Konfiguracji.

Operatorzy

Lista operatorów wraz z ich uprawnieniami jest przesyłana z centrali w czasie synchronizacji.

Użytkownik z poziomu programu nie ma możliwości dopisania nowego operatora. Musi to zrobić centrala, a podczas synchronizacji operator zostanie dopisany do listy.

Użytkownik nie ma również możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach.

Większość uprawnień operatora jest ustalanych w centrali.

W większości przypadków uprawnienia operatora są ustalane zbiorczo (tzn. dotyczą wszystkich operatorów) i związane są z możliwością wprowadzania zmian na kartach towarów, zmian cen na dokumentach sprzedaży, zmiany cen na dokumentach zakupu oraz na zamówieniach.

Uwaga
Jeśli w centrali operator zostanie zdefiniowany jako dyrektor lub z uprawnieniami bez ograniczeń – operator zawsze ma możliwość zmiany ceny na dokumentach sprzedaży FA i PA (niezależnie od ustawień dla oddziału).

Uprawnienia indywidualne (tzn. ustalane dla poszczególnych operatorów) dotyczą np. dostępu do informacji o cenach zakupu.

Nie ma możliwości ustawienia operatorowi opcji: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie (opcja domyślnie wyłączona bez możliwości zmiany), oraz Sprzedaż poniżej min. marży/max. rabatu, Sprzedaż z przekroczonym limitem kredytu na kontrahenta, Zmiana limitu na karcie kontrahenta (wszystkie 3. opcje domyślnie załączone, bez możliwości zmiany),  parametr Blokada ponownej fiskalizacji, Blokada anulowania dokumentu, Rozliczanie dokumentów z poziomu listy, Zmiana opisu na elemencie jest dostępny dla operatora o prawach administratora.

Jedyne dane na karcie operatora, które podlegają edycji to możliwość ustalenia zestawu informacji, które powinien otrzymywać operator w związku z funkcjonowaniem w programie Informacji bieżących (opis w podręczniku do Konfiguracji).

Konfiguracja stanowiska

Drukarka fiskalna –  w oknie możliwe jest podłączenie drukarki fiskalnej. Należy wskazać typ drukarki (sterownik) oraz port, do którego drukarka jest podpięta. Lista dostępnych drukarek jest tworzona w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Dokładne zasady obsługi mechanizmu fiskalizacji są opisane w podręczniku Użytkownika modułu Magazyn (Faktury).

Moduły – w oknie można zaznaczyć moduły, które pracują na danym stanowisku. W przypadku oddziału mogą to być moduły Faktury, Magazyn, AnalizyCRM.

Użytkownik powinien jednak pamiętać, że w przypadku zaznaczenia modułów, na które nie posiada licencji program będzie pracował w wersji startowej (ograniczenie wprowadzania danych do 60 dni).

W przypadku oddziału zaznaczenie innych modułów (księgowych i kadrowo-płacowych) nie spowoduje wyświetlenia dostępnych funkcji w menu programu.

Wydruki – zasady obsługi wydruków niestandardowych (definiowanych przez Użytkownika) są identyczne jak w przypadku wersji podstawowej programu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Wydruki tekstowe – oprócz standardowych wydruków graficznych w programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość generowania wydruków tekstowych dla faktur, WZ, PZ i rejestrów VAT. Zasady generowania wydruków tekstowych zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Uwaga
Konfiguracji oddziału zostały usunięte gałęzie dotyczące modułów kadrowo- płacowych, księgowości oraz modułu Środki Trwałe. Nie ma możliwości wykorzystania tych modułów w wersji oddziałowej programu – księgowość oraz kadry są prowadzone w centrali.


Funkcjonalność w wersji oddziałowej

W związku z ograniczoną funkcjonalnością wersji oddziałowej programu Comarch ERP Optima wprowadzone są pewne modyfikacje interfejsu. Poniżej różnice w stosunku do wersji standardowej programu:

  1. W menu głównym nie pojawiają się opcje związane z księgowością (Księgowość, Rejestry VAT, Środki Trwałe) oraz kadrami (Kadry i Płace).
  2. W menu Ogólne nie ma dostępnych list urzędów, wspólników, pracowników, receptur (wykorzystywanych w produkcji), zestawów promocyjnych oraz rabatów (polityka rabatowa jest narzucana w centrali).
  3. W menu Handel sekcja Handel nie ma dostępnych opcji:

  • Faktury ProForma
  • Faktury RR
  • Faktury Wewnętrzne Sprzedaży i Faktury Wewnętrzne Zakupu.
  1. W menu Handel sekcja Magazyn nie ma list dokumentów związanych z produkcją (Kompletacja – Przychody produktów oraz Kompletacja – Rozchody składników) oraz z Bilansem otwarcia (towary są wprowadzane do magazynu dokumentami MM z centrali) lub przez wprowadzenie Faktury Zakupu lub Przyjęcia Wewnętrznego.
  2. W menu Kasa/Bank nie ma opcji dotyczących Różnic kursowych (w oddziale można wystawiać tylko dokumenty w walucie systemowej), Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda (rozrachunki są prowadzone w centrali).
  3. W menu Narzędzia nie ma opcji Importu danych (z innej bazy lub innego programu) oraz Korekty danych. Pojawia się natomiast opcja Praca rozproszona centrala/ oddział, która służy do synchronizacji danych pomiędzy oddziałem a programem Comarch ERP XL.
  4. W menu Ogólne nie jest dostępna opcja Nadawania przesyłek.
  5. W wersji oddziałowej nie ma możliwości wskazania innego płatnika na dokumentach handlowych (wyszarzona sekcja Domyślny płatnik).
  6. Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo – magazynowych z wykluczeniem korekt i kaucji. Zaimportować można identyfikator towaru i ilość, cena pobierana jest zawsze z programu. Struktura pliku TOWAR;ILOŚĆ gdzie Towar –kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN  lub dodatkowy/ PLU. Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku). Nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).

Magazyny

Podczas pierwszej synchronizacji na liście magazynów zakładany jest magazyn lokalny (odpowiadający oddziałowi). Kod magazynu w oddziale jest zgodny z kodem nadanym w centrali.

Równocześnie zakładany jest magazyn typu odległy, który odpowiada centrali. Magazyn odległy reprezentujący centralę jest niezbędny podczas przesyłania dokumentów MM pomiędzy magazynem a centralą. Na liście magazynów mogą pojawić się także inne magazyn oddziałowe (o statucie C). Wykorzystywane są one w funkcjonalności MM pomiędzy oddziałami (dokładny opis w podpunkcie 6.14).

Operator ma możliwość dopisywania nowych magazynów lokalnych. Odpowiadają one magazynom prowadzonym w oddziale. Należy jednak pamiętać, że podczas synchronizacji wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży są zbiorczo przenoszone do centrali. W związku z tym z poziomu programu Comarch ERP XL nie ma informacji o tym, w którym „pod-magazynie” oddziału został wystawiony dokument.

Kontrahenci

W oddziale Użytkownik ma możliwość:

 edycji danych kontrahenta – w ograniczonym zakresie, nie ma możliwości zmiany informacji narzucanych w centrali

 dopisania nowego kontrahenta – zakres wprowadzanych danych jest ograniczony

 usunięcia kontrahenta – tylko wtedy jeśli nie ma przeprowadzonych z nim transakcji.

importu kontrahentów z arkusza MS Excel – informacje na temat struktury takiego pliku, wymaganych kolumn itd. zostały umieszczone w biuletynie „Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima” dostępnym na stronach dla Klientów/ Partnerów. Nie powinno się uzupełniać pól o dostępnym limicie kredytu dla kontrahenta, danych bankowych kontrahenta oraz o statusie kontrahenta. Dane te pochodzą z centrali.

Zasady obsługi listy oraz wypełniania formularza kontrahenta są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu.

Należy jednak pamiętać, że na formularzu kontrahenta Użytkownik ma możliwość edycji tylko niektórych informacji. Są to:

  • zakładka Ogólne – m.in. nazwa kontrahenta, numer NIP, dane adresowe…

Użytkownik ma możliwość przypisania kontrahenta do grupy (grupy kontrahentów są definiowane w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów). Należy jednak pamiętać, że jest to podział wewnętrzny w oddziale i informacja ta nie jest przesyłana do centrali w trakcie synchronizacji. Podział na grupy kontrahentów w oddziale i centrali jest niezależny.

Uwaga
W systemie Comarch ERP Optima całkowicie zniesiono formatowanie kodu pocztowego. W wersji oddziałowej systemu, na potrzeby synchronizacji, format kodu pocztowego ##-### jest wymagany w przypadku wystawiania dokumentów dla kontrahentów krajowych. Należy zaznaczyć, że status kontrahenta (krajowy/unijny, pozaunijny, …) dotyczy tylko płatnika wybranego na dokumencie, dlatego w przypadku kontrahenta „krajowego” wybranego jako płatnik, kod pocztowy o formacje ##-### jest wymagany także dla kontrahenta wybranego jako odbiorca.

  • zakładka Handlowe – domyślnej ceny sprzedaży dla kontrahenta z możliwością przyznania upustu standardowego, oraz dane dotyczące naliczania płatności do kaucji.
  • Zakładka Płatności – informacje dotyczące formy płatności i terminu płatności.

Uwaga
Ramka „Numery kont bankowych” nie jest wykorzystywana przy współpracy Comarch ERP Optima Offline a Comarch ERP XL.

Informacje te są przesyłane z centrali. Jednak operator ma możliwość ich zmiany. Zmiany są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem w trakcie synchronizacji (będą widoczne w centrali).

Nie są dostępne informacje o limicie kredytu dla kontrahenta (limity kredytu ustala centrala), danych bankowych kontrahenta (rozrachunki są prowadzone w centrali) oraz o statusie kontrahenta (dane te nie są synchronizowane).

  • zakładka Dodatkowe – informacje o przedstawicielach firmy, domyślnym odbiorcy oraz osobie odpowiedzialnej za kontakty CRM.
  • zakładka Atrybuty – edycja, dodawanie, usuwanie atrybutów dla kontrahenta (nie są one synchronizowane z centralą)
  • zakładka Upusty – upusty dla kontrahenta (z Centrali)

Istnieje również możliwość kopiowania kart kontrahentów (CTRL i INSERT). Na utworzoną w ten sposób kartę przepisywane są dane kontrahenta. Użytkownik musi jednak zmienić kod kontrahenta, który jest unikalny w obrębie bazy.

W trakcie synchronizacji…

… informacje o dopisanych kontrahentach są przesyłane do centrali. W centrali nadawany jest im numer identyfikacyjny (tzw. GID), który jest unikalny dla kontrahenta. Numer ten jest przesyłany do oddziału w trakcie ponownej synchronizacji. Numer GID kontrahenta w centrali jest widoczny na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Ogólne).

Podczas synchronizacji danych z centralą program uaktualnia informację o przyznanym limicie kredytu dla kontrahenta. Informacje te są przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany. Jednocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta. Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy.

Jeśli zdarzy się sytuacja, że równocześnie w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla kontrahentów z identycznym kodem – w trakcie synchronizacji centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat. Nowy kod jest uzgadniany w oddziale podczas kolejnej synchronizacji.

Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla tego samego kontrahenta – podczas synchronizacji karty te zostaną połączone. Identyfikacja kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP i miasta wpisanego na karcie kontrahenta.

Towary

Lista towarów (Cennik oraz Zasoby) jest przesyłana do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości dopisywania nowych pozycji do cennika, jak również zaimportowania cennika z zewnątrz.

Możliwość wprowadzania zmian na karcie jest bardzo ograniczona. Większość informacji jest przesyłana z centrali i te nie są edytowalne dla operatora.

Grupy cenowe są definiowane w centrali. W oddziale przyjmowane są grupy z centrali i operator nie ma możliwości wprowadzania zmian. Na zakładanych kartach jest tyle grup cenowych, ile zdefiniowano w centrali.

Ceny sprzedaży są ustalane również w centrali i przesyłane do oddziału w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Również w przypadku zmiany ceny zakupu (np. przez zarejestrowanie dokumentu Faktura Zakupu lub Przyjęcie Wewnętrzne) ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Dlatego wszystkie parametry dotyczące aktualizacji cen nie są dostępne dla Użytkownika i skonfigurowane tak, by ceny sprzedaży były stałe.

Wyjątkiem jest tzw. cennik autonomiczny, opisany w odrębnym rozdziale niniejszej ulotki.

Dane o towarze dotyczące stawek VAT, numeru PKWiU, kodu EAN, schemat opakowań itp.  są również przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany.

Na karcie towaru jest możliwość załączenia parametrów ‘Kopiuj opis na fakturę’, ‘Pozwalaj na edycję opisu na fakturze’.

W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola obecności numeru PKWiU dla stawek innych niż 23%.

W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola numeru katalogowego – numery katalogowe nadane towarom mogą być identyczne dla różnych towarów.

Z możliwością wprowadzania jakichkolwiek zmian na karcie towaru jest związany parametr Blokada edycji pozycji cennika, ustalany dla operatorów. Należy pamiętać, że uprawnienia operatora są ustalane w centrali i przesyłane w trakcie synchronizacji – w oddziale możliwość zmiany karty operatora jest zablokowana.

Grupy towarów są przesyłane do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości zmiany, ani dopisywania nowych grup towarowych. Struktura w oddziale odzwierciedla strukturę drzewa w Centrali. Towar może być wpięty do jednej lub do wielu grup towarowych, z założeniem, że jedna z nich jest grupą domyślną. Po tejże grupie domyślnej robione są analizy oraz wydruki w Oddziale. Grupy towarowe można zobaczyć z poziomu Słowniki / Grupy towarowe

Uwaga
Grupy towarowe są przesyłane od wersji Comarch ERP Optima 10.0.1 z wersją Comarch ERP XL 5.0 HR3. Jeśli wymiana danych oparta jest o wersję Comarch ERP XL 5.0 HR2  i wcześniejsze, program nie przenosi grup towarów.

Pole wartość KGO na karcie towaru – w polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej.

Uwaga
Pole wartość KGO jest edytowalne tylko wtedy, kiedy oddział nie ma blokady zmiany danych na kartach towarowych.

Dotyczy wersji: 2018.1.1

Z poziomu listy cennika i zasobów można utworzyć fakturę sprzedaży oraz paragon. Opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) : Utwórz fakturę, Utwórz paragon.

  • dokument tworzony jest dla pozycji cennikowych zaznaczonych na liście bądź dla pozycji podświetlonej na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji,
  • na dokumencie domyślnie podpowiada się kontrahent !NIEOKREŚLONY!,
  • cena na dokument jest pobierana zgodnie z ustawioną na karcie kontrahenta !NIEOKREŚLONY!. Jeśli kontrahent ten ma ustawioną cenę „domyślna”, to pobierana jest domyślna cena z karty towaru.
  • magazyn na dokumencie tworzonym z listy zasobów podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
    • magazyn wybrany na liście zasobów,
    • magazyn domyślny operatora,
    • magazyn domyślny stanowiska,
    • magazyn główny.
  • magazyn na dokumencie tworzonym z cennika podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
    • magazyn domyślny operatora,
    • magazyn domyślny stanowiska,
    • magazyn główny.

W trakcie synchronizacji…

  1. Program uzupełnia informacje o stawkach VAT (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT). Lista jest uzupełniana o wszystkie stawki zdefiniowane w centrali (niezależnie od tego, czy są wykorzystane na przesyłanych kartach towarowych).
  2. Program uzupełnia informacje o walutach (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty). Lista jest uzupełniana o waluty zdefiniowane w centrali. Wraz z walutami przesyłana jest informacja o aktualnym kursie. W oddziale operator nie ma uprawnień do wprowadzania notowania waluty.
  3. Każdy towar ma nadany w centrali numer ID, na podstawie którego jest identyfikowany w trakcie synchronizacji. Numer ID jest widoczny na karcie towaru: zakładka Dodatkowe.

Uwaga
Podczas uzupełniania listy walut uzupełniany jest jedynie symbol waluty (bez nazwy oraz kraju pochodzenia). Na formularzu waluty w Comarch ERP Optima pola te będą puste.

Cennik domyślny dla oddziału

Podczas synchronizacji może dojść do sytuacji, w której z centrali do oddziału jest przesyłana tylko jedna cena (np. hurtowa 1), podczas, gdy na karcie towarowej jest zadeklarowana cena domyślna stosowana w centrali (np. hurtowa 2).  Ponadto nawet jeśli do oddziału są wysyłane wszystkie ceny z centrali, to niekoniecznie ceną domyślną dla oddziału musi być ta, którą zadeklarowano jako domyślną w centrali.

Dlatego już na poziomie definiowania magazynu oddziałowego można zadeklarować cenę domyślną obowiązującą w oddziale.

Uwaga
Wyższy priorytet od ceny domyślnej dla oddziału mają ceny przypisane kontrahentowi na jego karcie. Określona cena domyślna będzie obowiązywała w przypadku, gdy na jakiejś karcie towarowej lub karcie kontrahenta pojawi się cena domyślna, która nie figuruje w przesłanej z centrali kolekcji cen.

Cennik autonomiczny

Comarch ERP Optima współpracująca z systemem Comarch ERP XL otrzymuje cenniki z centrali. Istnieje możliwość przesłania jednego wybranego lub wszystkich cenników dostępnych w centrali. W przypadku standardowych cenników oddział nie ma możliwości edycji cen w cennikach przysłanych z centrali.

W wielu firmach, głównie tych, w których sklepy i oddziały mają większą autonomię, istnieje potrzeba wykorzystywania cennika dodatkowego, całkowicie niezależnego od centrali (z cenami ustalanymi tylko w oddziale). Dlatego istnieje możliwość tworzenia cennika autonomicznego.

Zdefiniowanie cennika autonomicznego dla oddziału musi być wykonane w centrali. Dodatkowo w centrali definiowana jest cena domyślna, na podstawie której uzupełniana jest cena autonomiczna po pierwszym przesłaniu do oddziału.

Podczas kolejnych synchronizacji cena autonomiczna w oddziale nie jest nadpisywana przez ceny przysyłane z centrali.

Uwaga
Cena autonomiczna może być modyfikowana w oddziale, z wyjątkiem algorytmu netto/ brutto. Informacja o tym, czy cena jest netto czy brutto, jest ustawiana na podstawie algorytmu ceny domyślnej. Po wykonaniu synchronizacji nie ma już możliwości zmiany algorytmu (ani w centrali, ani w oddziale).

Po wykonaniu synchronizacji cena autonomiczna jest dopisywana na karcie towaru, jako kolejna, ostatnia grupa cenowa. Jedna w odróżnieniu od pozostałych cen – cena autonomiczna może być modyfikowana przez Użytkownika. Zasady ustalania ceny autonomicznej są podobne jak w wersji standardowej systemu (ustalenie marży procentowej, wpisanie ceny, zmiana waluty).

Uwaga
Istnieje możliwość wyliczania marży algorytmem w stu lub od stu. Parametr ustawiany jest w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry.

W chwili zatwierdzania dokumentów zakupowych istnieje możliwość wyliczenia nowej ceny sprzedaży: na karcie towaru dla ceny autonomicznej powinien być ustawiony parametr Aktualizacja cen TAK/NIE (TAK).

Schematy opakowań

W przypadku wykorzystywania schematów opakowań w menu Cennik pojawia się Lista schematów opakowań. Cała lista schematów i same schematy są przenoszona w trakcie synchronizacji z Comarch ERP XL, z poziomu Oddziału nie ma możliwości zmian danego schematu opakowań. Istnieje możliwość podglądu danych.

Rabaty

Polityka rabatowa jest ustalana w centrali. W centrali istnieje możliwość ustalenia różnego typu rabatów m.in. od formy płatności, dla grupy towarowej, dla grupy kontrahentów. Informacje o upustach wraz z algorytmami ich przeliczania są w trakcie synchronizacji przesyłane z centrali do oddziału. Na tej podstawie wyliczany jest w trakcie wystawiania dokumentu rabat wynikowy.

Operator ma możliwość z poziomu programu Comarch ERP Optima podglądu ustalonych rabatów.

Upusty kontrahenta         

Rabaty ustalone dla kontrahenta są widoczne na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Upusty). Ustalony upust może dotyczyć : 

  • rabatu procentowego – na liście upustów widoczna jest procentowa wartość rabatu

Przykład
Widoczna liczba 5% oznacza, że na dany towar kontrahent ma przyznane 5% upustu

  • stałej ceny towaru – na liście upustów widoczna jest waluta, w jakiej określono cenę oraz to, czy ustalona cena jest ceną netto czy brutto (znacznik [N] lub [B]).

Przykład
Upust typu 4.33 [PLN] [N] oznacza, że dla kontrahenta określono stałą cenę netto na towar 4.33 PLN.

Progi upustów cenowych

Jeśli w centrali ustalono system rabatowania, gdzie cena sprzedaży jest zmieniana w zależności od ilości towaru – w programie istnieje możliwość wywołania okna z możliwością podglądu. Tabela z ustalonymi progami jest dostępna po wciśnięciu przycisku :

  • z poziomu karty towaru – upusty dotyczą towaru, którego karta jest aktualnie wyświetlana
  • z poziomu faktury sprzedażyparagonu – upusty dotyczą towaru, który jest aktualnie podświetlony na liście pozycji.

Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży program wylicza cenę sprzedaży zgodnie z przesłanymi upustami. Algorytm wyliczania cen na podstawie otrzymanych informacji jest również ustalany w centrali (Comarch ERP XL).

Jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia – ma możliwość zmiany wyliczonej ceny bezpośrednio na dokumencie.

Jeśli przysłany upust dotyczy stałej ceny – w trakcie wystawiania faktury/ paragonu cena ta jest uznawana przez program jako cena początkowa (przed rabatem) i od niej udzielane są inne upusty.

Promocje

Podczas synchronizacji danych uwzględniane są ustalone w systemie Comarch ERP XL promocje. Umożliwia to znaczne poszerzenie możliwości prowadzenia polityki rabatowej w oddziale (ustalenie progów upustów cenowych, promocje o określonym czasie trwania).

Funkcjonalność pozwala na obsługę dwóch zagadnień:

  • wymianę danych o promocjach podczas synchronizacji – dane ustalone w Comarch ERP XL są przesyłane do oddziału
  • wystawianie dokumentów z promocjami (rabatami) – ustalone w centrali (Comarch ERP XL) promocje są uwzględniane podczas wystawiania dokumentów w oddziale (Comarch ERP Optima).

W przypadku promocji nie ma możliwości zobaczenia z poziomu programu Comarch ERP Optima ustalonych w centrali promocji. Jednak podczas wystawiania dokumentów w oddziale proponowane ceny uwzględniają wszystkie rabaty.

Wszystkie rodzaje rabatów ustalone w centrali (Comarch ERP XL) są synchronizowane po stronie oddziału. Dotyczy to także terminów ustawionych na promocjach (cena lub rabat w określonych ramach czasowych).

Uwaga
Podczas synchronizacji danych z centrali przesyłana jest również informacja o aktualnym kursie walut. Jako aktualne notowanie w oddziale jest ustawiany zawsze kurs obowiązujący w centrali w chwili ostatniej synchronizacji.

Faktury Sprzedaży i Paragony

W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:

  1. Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży nie ma możliwości zatwierdzenia go na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego WZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr WZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu WZ).
  2. W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
  3. Podczas zatwierdzania paragonu płatnego gotówką z kontrahentem !Nieokreślonym!, w okienku potwierdzenia wpłaty/ wypłaty jest prowadzona dodatkowa kontrola, czy klient nie wpłaca kwoty mniejszej niż wynika z wartości brutto. Jeśli kwota wpisana jako wpłacana przez klienta będzie mniejsza niż kwota brutto dokumentu – program nie pozwoli na zatwierdzenia takiego dokumentu.
  4. Na nowej fakturze sprzedaży proponowany jest kontrahent !Nieokreślony! (predefiniowany w trakcie tworzenia bazy danych). Jednak na każdej Fakturze Sprzedaży musi zostać określony kontrahent. Dlatego w momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony – w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu.
  5. Na fakturze muszą być uzupełnione informacje o mieście i numerze NIP Jeśli te informacje nie zostaną uzupełnione na fakturze – program nie pozwoli na jego zatwierdzenie.
  6. Istnieje możliwość wystawienia faktury sprzedaży dla kontrahenta bez określonego numeru NIP w przypadku, gdy na karcie kontrahenta parametr Płatnik VAT jest odznaczony.
  7. Paragony mogą być wystawiane dla kontrahenta !Nieokreślonego!. Nie powoduje to problemów z synchronizacją. W centrali (Comarch ERP XL) będą widoczne jako dokumenty wystawione dla kontrahenta Jednorazowego.
  8. Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
  9. W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis KP musi być nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
  10. W oddziale istnieje możliwość wystawiania korekt dotyczących ilości i wartości sprzedawanego towaru. Nie ma możliwości wystawiania korekt dotyczących stawki VAT – dokumenty tego typu wystawia centrala.
  11. W przypadku anulowania Faktury Sprzedaży (Paragonu) automatycznie anulowany jest skojarzony dokument magazynowy WZ.
  12. Jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
  13. W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
  14. Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.

W trakcie synchronizacji…

  1. Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.
  2. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
  3. Pomijane są dokumenty w buforze.
  4. Po zakończeniu synchronizacji dokumenty, które zostały wysłane do centrali otrzymują status E (wyeksportowany). Jest on widoczny na liście dokumentów w kolumnie Status.

Przekształcenie paragonu do faktury sprzedaży

 

  1. Utworzenie dokumentu Faktura Sprzedaży na podstawie wystawionego wcześniej paragonu jest możliwe o ile prawo do wystawienia FS do PA zostało nadane w Comarch ERP XL. Takie prawo w Comarch ERP XL to ‘Ilość dni na wystawienie FS z PA’ i domyślnie w trakcie tworzenia oddziału po stronie Comarch ERP XL jest ustawiane na 7 dni. Oznacza to że oddział może wystawić FS do 7 dni od daty wystawienia PA. Takie prawo jest zapisywane na każdym dokumencie PA w bazie danych.
  2. Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży do którego była podpięta kaucja (dokument WKA) nie powoduje przepięcia powiązania na Fakturę Sprzedaży (zakładka dokumenty na dokumencie WKA będzie wskazywać Paragon)
  3. Podczas synchronizacji wraz z Paragonem zostaje wysłana Faktura Sprzedaży.
  4. Jeśli Paragon nie został wysłany do centrali w trakcie synchronizacji – skojarzona z nim Faktura Sprzedaży również nie zostaje wysłana.
  5. Aby anulować sprzedaż należy anulować dokument Faktura Sprzedaży. Anulowanie faktury powoduje pytanie czy anulować także PA. Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA to program anuluje tylko FA, w przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie o anulowanie PA program automatyczne anuluje zarówno paragon jak i dokument WZ.
  6. Anulowanie Faktury Sprzedaży skojarzonej z paragonem jest możliwe tylko jeśli z Comarch ERP XL powróci informacja że taka operacja jest dozwolona.

Anulowania Faktury Sprzedaży utworzonej z Paragonu

Jeśli Faktura Sprzedaży została utworzona na podstawie Paragonu podczas jej anulowania program pyta, czy równocześnie anulować PA.

  1. Jeśli Użytkownik chce anulować PA w wyniku operacji zostaną anulowane FS, PA oraz dokument WZ. Należy jednak pamiętać o tym, że program nie pozwoli na anulowanie PA jeśli:

  • został on zafiskalizowany poprawnie
  • został już wysłany do centrali (w trakcie synchronizacji) i nie jest potwierdzony
  1. Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA – w wyniku operacji anulowana zostanie tylko FS, natomiast PA i WZ zostaną.

Seryjne zatwierdzanie faktur i paragonów

Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów z bufora. Dokumenty, które powinny zostać zapisane na trwałe Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja zatwierdzania jest dostępna w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Zatwierdź dokumenty.

  1. Seryjnie zatwierdzane mogą być zarówno faktury sprzedaży/ paragony jak i dokumenty korygujące.
  2. Seryjnie zatwierdzane mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności.
  3. Systemu program sprawdza wszystkie warunki, jakie muszą być spełnione dla prawidłowej synchronizacji (wypełnienie informacji o nazwie kontrahenta, ulicy, mieście). Dodatkowo dla Faktur Sprzedaży sprawdzana jest obecność numeru NIP.
  4. Do zatwierdzanych dokumentów zawsze tworzone są dokumenty magazynowe WZ.

W trakcie zatwierdzania wybranych faktur/ paragonów Użytkownik widzi raport, które dokumenty zostały zatwierdzone, a które nie i z jakiego powodu.

Faktury zakupu

W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Zakupu wprowadzających towar do magazynu. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:

  1. Podczas wystawiania faktury zakupu nie ma możliwości zatwierdzenia na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego PZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr PZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu przyjęcia do magazynu PZ).
  2. W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
  3. Na Fakturze Zakupu musi zostać określony kontrahent. W momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony i, w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu nie można wystawić dokumentu na kontrahenta !Nieokreślony!).
  4. Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
  5. W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis kasowy musi być w całości nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
  6. W przypadku anulowania dokumentu FZ automatycznie anulowany jest skojarzony z nim dokument magazynowy PZ.
  7. W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
  8. Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.

Dodatkowo istnieje możliwość przekształcenia Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami – pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę.

Powiązanie pomiędzy FZ a FA jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce Dokumenty.

W trakcie synchronizacji…

  1. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
  2. Pomijane są dokumenty w
  3. Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.

Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO)

KGO uwidaczniany jest na dokumentach wystawionych w walucie systemowej PLN, na Przyjęciach Zewnętrznych (PZ), Fakturach Zakupu (FZ), Wydaniach Zewnętrznych (WZ), Fakturach sprzedaży (FA), Paragonach (PA)

Uwaga
KGO nie jest wykazywany na dokumentach walutowych oraz eksportowych i wewnątrzunijnych, wystawionych dla kontrahenta innego niż krajowy (przyjmie wartość 0 PLN bez możliwości edycji).

Na liście pozycji dokumentu dodano nową kolumnę KGO, w której umieszczana jest wartość KGO zawarta w cenie towaru.

Wartość KGO umieszczona jest również na oknie pozycji dokumentu obok pola Rabat.

Wartość KGO można edytować, przy czym edycja na dokumentach rozchodowych nie powoduje żadnych zmian na karcie towaru, natomiast po zmianie wartości KGO na dokumentach przychodowych pojawi się komunikat:

Jeśli wybierzemy Tak, wówczas wartość KGO zostanie zaktualizowana na formularzu towaru.

Wiele serii dla dokumentów

Dotychczas każdy oddział posiadał swoją unikalną serię, która stanowiła fragment definicji każdego z wystawianych dokumentów. Nie było żadnej możliwości zmiany oraz dodania nowej serii.

W wersji 16 Comarch ERP Optima wprowadzono obsługę wielu serii dla dokumentów. Zmiana ta została podyktowana potrzebą rozróżniania dokumentów pochodzących z różnych stanowisk Comarch ERP Optima DETAL.

Dodatkowe serie należy zdefiniować po stronie centrali. Po synchronizacji zostaną one udostępnione w oddziale.

Serie te wykorzystuje się do konfiguracji stanowisk Comarch ERP Optima DETAL. Istnieje natomiast możliwość wykorzystania ich jako fragment definicji dowolnego dokumentu wystawianego w oddziale. Zmianę tą należy dokonać na formularzu.

Tak wystawiony dokument zostanie przesłany do centrali z wybraną serią.

Uwaga
Nie ma możliwości skonfigurowania dodatkowych serii w konfiguracji tak, aby zawsze były podpowiadane na formularzach dokumentów lub podczas przekształceń dokumentów. Istnieje jedynie możliwość ręcznej zmiany serii na formularzu.

Uwaga
Funkcjonalność definiowania dodatkowych serii dla oddziału została wprowadzona w Comarch ERP XL 9.

Comarch ERP Optima DETAL

Aby umożliwić działanie modułu Comarch ERP Optima DETAL w oddziale niezbędne będą dodatkowe serie dla dokumentów. Serie te przydzielane są w centrali i muszą zostać zsynchronizowane z oddziałem.

Szczegółowe informacje o działaniu i konfigurowanie modułu znajdują się pod następującym linkiem Comarch ERP Optima Detal.

Rozliczanie dokumentów z list PA, FA, FZ, WKA, PKA

Jeśli operator ma zaznaczony parametr ‘Rozliczanie/usuwanie rozliczeń z listy’ to pod prawym klawiszem myszy na listach pojawia się opcja ‘Rozlicz’. Umożliwia ona rozliczenia dokumentu bez potrzeby korzystania z Kasy / Banku. W przypadku korzystania z tej funkcji w oddziale są pewne ograniczenia: 

  • dokument nie może być przesłany do Centrali (tylko dokumenty bez statusu E mogą być rozliczane)
  • raport RKB nie może być zamknięty, ani wysłany do Centrali

Funkcja ta pozwala także na częściowe rozliczanie transakcji, do każdej częściowej zapłaty tworzy się dokument KP/KW.

W oddziale nie ma możliwości usuwania rozliczeń z poziomu listy.

Dokumenty magazynowe WZ i PZ

Dokumenty magazynowe Wydań ZewnętrznychPrzyjęć Zewnętrznych są tworzone automatycznie podczas zatwierdzania dokumentów handlowych Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu. Dokumenty magazynowe są od razu zapisywane na trwałe.

Operator ma możliwość dopisania nowego dokumentu WZ lub PZ nie skojarzonego z dokumentem handlowym. Opcje dodawania i usuwania dokumentów są dostępne z listy dokumentów WZ oraz PZ za pomocą ikony plusa.

Podczas wystawiania dokumentów WZ/PZ  użytkownik mam możliwość wyboru czy dany dokument ma być zapisany,

  • do bufora
  • na stałe (może później degenerować do niego dokument handlowy)
  • na stałe z tworzącym się dokumentem handlowym
  • na stałe bez dokumentu handlowego natomiast dokument handlowy FZ/FA będzie degenerowany w centrali (należy na dokumencie przed zapisem zaznaczyć opcję FZ/FA w centrali)
  • istnieje możliwość przekształcania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych z różnych magazynów
  • na dokumencie handlowym przekształconym z magazynowego nie ma możliwości dodawania nowych pozycji towarowo/usługowych

Anulowanie dokumentów magazynowych

  • jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
  • nie ma możliwości anulowania dokumentu, który posiada już wygenerowany dokument handlowy.
  • jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który powstał z (WZ/PZ), dokument magazynowy nie zostanie anulowany, aby dokonać tek operacji należy na liście WZ/PZ osobno anulować taki dokument
  • jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który podczas zatwierdzania wygenerował dokumenty magazynowe, skojarzone z nim transakcje (WZ/PZ) zostaną anulowane.

Dokumenty kaucyjne WKA i PKA

Dokumenty kaucyjne WKA (wydanie kaucji) i PKA (przyjęcia kaucji) mogą być tworzone:

  • jako osobne dokumenty z listy PKA i listy WKA (Magazyn)
  • tworzone automatycznie w przypadku zapisu dokumentu FA, PA na stałe o ile zakładka ‘Kaucje’ jest wypełniona.
  • z listy wydanie zewnętrzne/przyjęcie zewnętrzne za pomocą ikonek WKA/PKA (pozycja na dokumencie magazynowym musi posiadać skojarzoną kaucję)

Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia i zasady:

  1. Dokumenty WKA / PKA są liczone zawsze ‘od brutto’
  2. Dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ umożliwia dodanie tylko towarów lub usług o statusie ‘kaucja’ na karcie towaru
  3. Na dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ jest możliwość ustawiania ‘płatności’. Zależy to od ustawienia na kontrahencie. Termin płatności kaucji jest także przenoszony z karty kontrahenta z możliwością zmiany
  4. Do dokumentów WKA / PKA możemy wygenerować korekty ilości oraz wartości. Do dokumentów WKA / PKA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  5. Dokumenty WKA / PKA można przekształcić do FA / FZ. Takie FA / FZ są dokumentami zawsze ‘od brutto’
  6. FA / FZ powstałe z dokumentów WKA / PKA mają zablokowaną możliwość zmiany ceny
  7. W przypadku anulowania FA / FZ, która powstała z WKA / PKA (fakturujemy niezwrócone kaucje) program rozepnie powiązanie WKA / PKA. Jeśli najpierw był dokument FA / FZ a do niego generowane WKA / PKA anulowanie FA spowoduje anulowanie WKA / PKA oraz WZ / PZ
  8. W przypadku anulowania FA/FZ która powstała z WZ/PZ powiązanego z WKA/PKA, anulowany jest tylko dokument handlowy, program rozepnie powiązanie pomiędzy dokumentem magazynowym WZ/PZ.
  9. Nie ma możliwości ‘dodania nowego WKA / PKA’ do dokumentów FA / PA / FZ już zapisanych. Należy wystawić osobne WKA / PKA

W trakcie synchronizacji…

  1. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany
  2. Pomijane są dokumenty w buforze

Dokumenty korygujące

W oddziale zostały wprowadzone pewne ograniczenia co do rodzaju wystawianych dokumentów korygujących:

  1. Faktury sprzedaży – możliwe jest wystawianie korekt ilościowychwartościowych. Nie ma możliwości wystawiania korekt VAT (robi to centrala). Do dokumentów faktura sprzedaży NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  2. Faktury sprzedaży powstale z PA – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura sprzedaży powstała z PA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  3. Paragony – możliwe jest wystawianie korekt ilościowych.
  4. Faktury zakupu – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura zakupu NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  5. Wydania Zewnętrzne (WZ) – można korygować ilość lub wartość
  6. Przyjęcia Zewnętrzne (PZ) – można korygować ilość lub wartość
  7. Rozchody Wewnętrzne (RW) – można korygować ilość lub wartość
  8. Przychody Wewnętrzne (PW) – możliwe wystawienie korekt ilości.
  9. Przesunięcia Międzymagazynowe (MM) – nie ma możliwości wykonania korekty do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM) przysłanego z centrali oraz do przesunięcia wysłanego do centrali.

Istnieje jedynie możliwość korygowania dokumentów MM przesuwających towar pomiędzy magazynami lokalnymi. Korekty takie nie są uwzględniane podczas synchronizacji.

W przypadku korekt opis elementu na dokumencie nie jest przesyłany do Comarch ERP XL.

W przypadku oddziału można wystawić korektę do dokumentu o ile dokument pierwotny, do którego robimy korektę nie jest: anulowany, nie jest ‘oznaczony do anulowania’ (oddział czeka na potwierdzenie możliwości anulowania z Centrali), jest niepotwierdzony przez Centralę.

Pozostałe zasady jak i sposób wystawiania dokumentów korygujących w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do modułu Handel.

W trakcie synchronizacji…

… korekty wysyłane są do centrali tylko w przypadku, gdy dokument korygowany został już wyeksportowany.

Program sprawdza czy dokument, którego dotyczy korekta został już wysłany do centrali. 

  • jeśli tak – wysyłana jest również korekta.
  • jeśli dokument korygowany nie został wysłany do centrali – korekta również nie zostanie wysłana do centrali (niezależnie od formy płatności).

Uwaga
Nie będzie możliwości zapisu korekt ilościowych, kiedy zasoby dla tego towaru zostały rozchodowane i pociągałoby to za sobą wygenerowanie dokumentów WZKK. Takie dokumenty nie są synchronizowane z Comarch ERP XL.

Taka sytuacja także nie pozwoli na wygenerowanie ostatniego dokumentu (korekty ilości do faktury zakupu)

  1. FZ 1, 100 szt towaru w cenie 1 PLN,
  2. FA 1, 100 szt towaru
  3. FZ 2, 100 szt towaru
  4. 4. FZ korekta ilości do FZ 1, -100 szt[/alert]

Zamówienia u Dostawców

W oddziale nie ma możliwości zamawiania towaru u zewnętrznych dostawców. Towar może być zamawiany tylko w centrali. W oddziale mogą funkcjonować dwa rodzaje zamówień: 

  • w oddziale zabrakło towaru w magazynie – do centrali wysyłany jest dokument wystawiony na kontrahenta !Nieokreślonego!. Oznacza to, że zapotrzebowanie na towar jest związane z bieżącą sprzedażą.
  • do oddziału zgłosił się kontrahent, który zamawia towar. Okazuje się jednak, że towaru nie ma w magazynie. W związku z tym do centrali wysyłane jest zamówienie z informacją o tym, że zapotrzebowanie na towar jest związane z rezerwacją przez klienta. Na dokumencie należy wtedy określić kontrahenta Zamawiającego.

Różnica pomiędzy dokumentami polega na tym, że w przypadku określenia kontrahenta na zamówieniu do centrali trafia informacja o tym, dla kogo towar jest zamawiany.

Tworzone zamówienia są w trakcie synchronizacji wysyłane do centrali. W centrali informacje o zamawianym towarze są wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów MM.

Uwaga
Dokument Zamówienia u Dostawcy w oddziale jest odpowiednikiem Zamówienia Wewnętrznego w centrali. Dlatego dla dokumentów typu Zamówienie u Dostawcy w centrali został zdefiniowany odrębny schemat numeracji ZW.

Dokumenty Zamówienia u Dostawcy są zawsze skierowane do centrali. Informacja o kontrahencie zamawiającym towar jest informacją dodatkową i nie jest wymagana podczas wystawiania dokumentu. Na liście dokumentów oraz na samym formularzu nie ma zakładek odpowiadających za dane Dostawcy.

Uwaga
Zarejestrowanie dokumentu ZD w systemie nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów (w przypadku standardowej wersji programu powoduje zwiększenie ilości zamawianej na liście zasobów).

Uwaga
Na zamówieniu mogą być wpisywane tylko towary (nie ma możliwości dopisania pozycji o statusie usługa).

Wystawiony dokument zamówienia jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do dokumentu MM). Kiedy MM zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument ZD otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali. Równocześnie utworzony na podstawie zamówienia dokument MM może zostać przesłany z centrali do oddziału.

Uwaga
Nie ma możliwości wystawiania korekt do dokumentów ZW. Istnieje jedynie możliwość anulowania zamówienia.

Anulowanie zamówienia w oddziale jest możliwe kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument ZW również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).

Rezerwacje Odbiorcy

W oddziale istnieje również możliwość rejestrowania zamówień dokonanych przez klientów, które nie będą jednak realizowane przez oddział, lecz przez centralę.

Do rejestracji takich zamówień są wykorzystane dokumenty RO (Rezerwacji Odbiorcy).

Uwaga
Dokument Rezerwacji odbiorcy w oddziale jest odpowiednikiem Zamówienia Sprzedaży w centrali. Dlatego dla dokumentów typu Zamówienie u Dostawcy w centrali został zdefiniowany odrębny schemat numeracji ZS.

Na dokumencie określany jest kontrahent zamawiający towar. W trakcie synchronizacji informacja o rezerwacji jest wysyłana do centrali. Centrala rejestruje fakt zamówienia towaru przez konkretnego klienta, jednak nie wysyła towarów do oddziału.

Różnica pomiędzy dokumentem Rezerwacji Odbiorcy oraz Zamówienia u Dostawcy ze wskazaniem kontrahenta polega na tym, że z dokumentem ZD wiąże się zwrotne przesłanie towaru do oddziału, natomiast rezerwacje na podstawie dokumentu RO są realizowane przez centralę.

Uwaga
Zarejestrowanie dokumentu RO w systemie nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów (w przypadku standardowej wersji programu dokument RO powoduje zarezerwowanie towaru).

Wystawiony dokument RO jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do faktury sprzedaży). Kiedy faktura zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument RO otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali.

Uwaga
Nie ma możliwości wystawiania korekt do dokumentów RO. Istnieje jedynie możliwość anulowania rezerwacji.

Anulowanie rezerwacji w oddziale jest możliwe, kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument RO również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).

Dokumenty MM

Towary przesuwane są z centrali do oddziału za pomocą dokumentów MM. Wystawiona w centrali MM powoduje przesunięcie towaru do magazynu wewnętrznego odpowiadającego oddziałowi.

Po wykonaniu synchronizacji w oddziale tworzony jest dokument MM z magazynu odległego (centrali) wprowadzający towar na stan.

W oddziale dokumenty MM są widoczne na liście w menu Magazyn/ Przesunięcia międzymagazynowe. Dokumenty MM przesłane z centrali mają status OL, co oznacza, że zostały przesłane z magazynu odległego. Po ponownej synchronizacji – dokument otrzymuje dodatkowy status E, co oznacza, że do centrali zostało wysłane potwierdzenie otrzymania MM. Potwierdzony dokument nie będzie już uwzględniany podczas kolejnych synchronizacji.

Uwaga
Wymiana towarów z magazynem odległym  (centralą) jest możliwa tylko podczas synchronizacji. Nie ma możliwości dodatkowego importu/ eksportu dokumentów MM z innych plików.

W oddziale wystawiane są dokumenty zakupu i sprzedaży. Stany magazynowe są aktualizowane na bieżąco.

Przy ponownej synchronizacji informacje o przeprowadzonych transakcjach są przenoszone do centrali. Na ich podstawie aktualizowane są stany magazynowe w magazynie wewnętrznym odpowiadającym oddziałowi.

Przykład

  1. W centrali wystawiany jest dokument MM dla oddziału (100 szt.). W efekcie towar jest zdejmowany z magazynu głównego w centrali (CENTRALA) i wprowadzany na magazyn wewnętrzny (ODDZIAŁ1). W programie Comarch ERP Optima nie ma jeszcze informacji o przesuniętej ilości (0 szt.).
  2. Podczas synchronizacji przesyłany jest dokument MM. Po wykonaniu synchronizacji w oddziale rejestrowany jest dokument MM. Towar jest wprowadzany na magazyn ODDZIAŁ1 w programie Comarch ERP Optima (jest 100 szt.).
  3. W oddziale wystawiana jest faktura sprzedaży na 30 szt. towaru. W programie Comarch ERP Optima towar jest od razu zdejmowany z magazynu (ilość dostępna to 70 szt.). W centrali nie ma jeszcze informacji o wystawionym dokumencie i stan nadal jest 100 szt.
  4. Podczas kolejnej synchronizacji informacja o wystawionej fakturze sprzedaży jest przenoszona do centrali i na tej podstawie zdejmowany jest towar w magazynie wewnętrznym ODDZIAŁ1. Teraz zarówno w programie Comarch ERP Optima jak i magazynie wewnętrznym ODDZIAŁ1 stan towaru wynosi 70 szt.

Istnieje również możliwość zakładania magazynów lokalnych (wewnętrznych) w ramach oddziału. Towar może być przesyłany pomiędzy magazynami lokalnymi. Zasady przesuwania towarów za pomocą dokumentów MM są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu i więcej na ich temat można znaleźć w podręczniku do modułu Magazyn.

Warto pamiętać, że podczas przesuwania towaru pomiędzy magazynami lokalnymi jego globalna ilość w oddziale nie ulega zmianie. Zmienia się jedynie ilość dostępna na poszczególnych magazynach.

Uwaga
W trakcie synchronizacji towar przysyłany z centrali jest zawsze wprowadzany na magazyn główny. Dopiero potem można go przesuwać z magazynu głównego na inne magazyny lokalne (wewnętrzne).

Istnieje możliwość zapisania dokumentu MM tworzonego w trakcie synchronizacji do bufora. Odpowiada za to parametr w konfiguracji oddziału w Comarch ERP XL

Uwaga
Zaimportowany dokument MM w buforze nie podlega edycji – Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na liście pozycji.

Dokumenty MM między oddziałami

Towary mogą być przesyłane między oddziałami bez pośrednictwa Użytkownika w centrali. Jest to o wiele szybszy proces wymiany danych pomiędzy dwoma oddziałami niż za pośrednictwem centrali. Aby można było skorzystać z przesyłania dokumentów między oddziałami, należy po stronie Comarch ERP XLStrukturze Firmy dodać dla określonych oddziałów magazyny innych oddziałów.

Po synchronizacji takie magazyny będą widoczne po stronie Oddziału jako magazyny Centrali (Odległe). Na dokument MM będzie można wybrać taki magazyn i przesłać MM między dwoma oddziałami.

W trakcie synchronizacji…

…dokument MM oddział – oddział jest wysyłany do Centrali. Tam zostaje automatycznie zatwierdzony i wysłany do oddziału do którego był adresowany. Jeśli oddział zapisuje MM do bufora to taki dokument będzie krążył w pliku synchronizacji do momentu zatwierdzenia go przez oddział docelowy.

Dokumenty wewnętrzne RW i PW

Dokumenty wewnętrzne są dostępne w menu Magazyn: Przychody wewnętrzneRozchody wewnętrzne.

Dokumenty wewnętrzne od razu powodują ruch towaru w magazynie (przyjęcie lub rozchód). Nie są w żaden sposób powiązane z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że nie generują płatności.

Sposób wystawiania dokumentów jest identyczny jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i został dokładniej opisany w podręczniku do modułu Magazyn.

Po wykonaniu synchronizacji w oddziale dokumenty PW i RW są rejestrowane w tworzonym pliku. Nadawany jest status E, który oznacza, że dokumenty te zostały już wysłane do centrali.

Nie są wysyłane dokumenty w buforze oraz anulowane.

Uwaga
Od wersji 8.5 dokumenty RW i PW można korygować.

Inwentaryzacja

Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów: 

  • Etap 1 – przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych (dokumentów AI lub AIP)
  • Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie
  • Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)

Funkcja jest dostępna w menu Magazyn: Inwentaryzacja. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu Comarch ERP Optima (zostały dokładnie opisane w podręczniku do modułu Magazyn.), z pewnymi wyjątkami związanymi z późniejszą synchronizacją:

  1. Zablokowano możliwość wystawiania jakiegokolwiek dokumentu w oddziale jeśli istnieje AI nie w buforze i niepotwierdzony (TrN_Bufor=0 i GID-y NULL-owe).
  2. Zablokowano możliwość wystawiania AI na magazynie innym niż główny.
  3. Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli na jakimkolwiek magazynie, poza głównym są niezerowe zasoby:
  4. Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli są inne AI w buforze lub zatwierdzone, ale jeszcze nie przekształcone. Oznacza to, że w oddziale może być tylko jeden arkusz AI nieprzekształcony do PW/RW.

Warto pamiętać, że informacja o przeprowadzonej inwentaryzacji zostanie przesłana do centrali dopiero po jej zakończeniu, czyli utworzeniu dokumentów PW i RW. Wraz z dokumentami RW i PW do centrali przesyłane są związane z nią arkusze inwentaryzacyjne.

Uwaga
Po przesłaniu dokumentów związanych z synchronizacją do centrali w oddziale blokowana jest możliwość wycofania oraz anulowania inwentaryzacji.

Kasa i Bank

Rejestry kasowe

W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładany jest rejestr kasowy. Użytkownik nie ma możliwości dodawania kolejnych rejestrów kasowych/ bankowych. Nie ma również możliwości usuwania rejestrów założonych w trakcie synchronizacji. Przyciski odpowiedzialne za dodawanie i usuwanie rejestrów nie są dostępne dla Użytkownika.

Użytkownik nie ma również możliwości zmiany statusu rejestru aktywny/ nieaktywny, ani wprowadzania żadnych innych zmian na formularzu rejestru. wszystkie informacje są przesyłane z centrali.

Równocześnie zakładane są formy płatności skojarzone z założonym rejestrem. Formy płatności przesyłane są z centrali – mogą być typu: gotówka, przelew oraz karta. Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na zdefiniowanych formach płatności.

Raporty kasowe

W trakcie pierwszej synchronizacji równolegle z tworzeniem rejestru kasowego zakładany jest pierwszy raport.

Uwaga
Raport zakładany w trakcie pierwszej synchronizacji nie ma określonej daty zamknięcia. Przed rozpoczęciem pracy Użytkownik powinien określić datę zamknięcia raportu kasowego.

Użytkownik ma możliwość zakładania nowych raportów w ramach utworzonego rejestru kasowego. Zasady otwierania kolejnych raportów w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu (opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank).

Ze względu na konieczność zachowania chronologii zakładanych raportów kasowych/bankowych w wersji oddziałowej wprowadzono kilka ograniczeń: 

  • nie można założyć raportu z datami otwarcia/ zamknięcia wcześniejszymi niż data ostatniego raportu na liście.
  • zablokowana została możliwość przeprowadzenia renumeracji raportów.

W trakcie synchronizacji…

Należy pamiętać, że raporty kasowe zakładane w oddziale są wysyłane w trakcie synchronizacji do centrali. Aby raport został wysłany przez rozpoczęciem synchronizacji musi zostać zamknięty. Raport można zamknąć zaznaczając na formularzu parametr Zamknięty (menu Kasa/Bank: Raporty kasowe/bankowe). RKB nie zostanie wysłany jeśli przed nim występuje RKB otwarty.

Uwaga
Zamknięcie raportu przed synchronizacją jest warunkiem przesłania do centrali informacji o przeprowadzonych operacjach gotówkowych.

Jeśli raport nie zostanie zamknięty dokumenty które zapłacone zostały gotówką zostaną wysłane do Centrali jako nierozliczone.

Po wykonaniu synchronizacji raport otrzymuje status E (widoczny na liście raportów) i nie można go ponownie otworzyć (co oznacza równocześnie zablokowanie wprowadzania jakichkolwiek zmian w zapisach raportu).

Zapisy kasowe

W oddziale istnieje możliwość rejestrowania dokumentów KP i KW, zarówno tych będących zapłatą za faktury, jak i niezależnych (np. zaliczek wpłacanych przez kontrahenta).

Zapisy kasowe mogą być wystawiane tylko z podmiotami typu kontrahent (wyłączona jest opcja zapisów dla podmiotów typu urząd, bank, pracownik, wspólnik). Zasady wystawiania dokumentów KP i KW są podobne jak w przypadku standardowej wersji programu i zostały dokładniej opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank.

Preliminarz płatności

W oddziale istnieje możliwość rejestrowania zaległych płatności związanych z wystawionymi dokumentami zakupu i sprzedaży. Użytkownik nie ma możliwości dopisywania niezależnych zdarzeń w Preliminarzu. W związku z tym w Preliminarzu nie są dostępne przyciski związane z dodawaniem i usuwaniem zdarzeń. Również edycja  jest ograniczona do podglądu (bez możliwości wprowadzania zmian).

W oddziale nie ma możliwości eksportu poleceń przelewu do banku (elektroniczna wymiana danych z bankiem).

W trakcie synchronizacji…

… do centrali przesyłane są informacje o wystawionych dokumentach z odroczonym terminem płatności. Natomiast w trakcie kolejnej synchronizacji z centrali do oddziału przesyłane są informacje o aktualnym stanie zadłużenia kontrahenta oraz o przeprowadzonych rozliczeniach.

Równocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta (widoczne na karcie kontrahenta: zakładka Handlowe). Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy.

Rozliczanie płatności

W oddziale istnieje możliwość rozliczania wprowadzonych zapisów kasowych z wystawionymi dokumentami (Faktury Zakupu, Faktury Sprzedaży, Paragony).

Rozliczanie dokumentów jest możliwe z poziomu zapisu kasowego/ bankowego, płatności w Preliminarzu oraz z poziomu funkcji Rozliczenia (menu Kasa/Bank, dokumenty nierozliczone).

Funkcja Rozliczenia

Funkcja Rozliczenia działa tylko dla podmiotów typu Kontrahent. W oknie Rozliczenia pojawiają się wszystkie nie rozliczone do końca zapisy kasowe/ bankowe oraz płatności z Preliminarza. Widoczne są wszystkie dokumenty wystawione w danym oddziale, niezależnie od tego czy zostały już wysłane do centrali. Podczas rozliczania można zaznaczyć wszystkie dokumenty. Dla dokumentów wysłanych do centrali, przy próbie rozliczenia pojawi się komunikat „Rozliczenie niemożliwe. Jeden z dokumentów został już wysłany do centrali.”

Zasady rozliczeń są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu, z następującymi wyjątkami:

  1. Rozliczać można tylko płatności związane z dokumentami, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie dokumentu zostaje zablokowane i można je wykonać tylko z poziomu systemu Comarch ERP XL.
  2. Rozliczać można tylko zapisy kasowe z raportów, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie zapisu jest możliwe tylko w systemie Comarch ERP XL.
  3. Rozliczać można tylko płatności i zapisy wprowadzone w oddziale (przy rozliczaniu nie pojawiają się płatności związane z dokumentami wystawionymi w centrali lub innym oddziale, z rejestru !Rozliczenia!).

Uwaga
Usunięcie rozliczenia jest możliwe w systemie Comarch ERP Optima tylko z poziomu zapisu kasowego/ bankowego (zakładka Rozliczenia). Usunięcie rozliczenia jest możliwe tylko dla zapisów wprowadzonych w danym oddziale (nie należących do rejestru !ROZLICZENIA!), do czasu wysłania raportu kasowego do centrali.

Wszystkie pozostałe miejsca (lista Rozliczenia, formularz płatności w Preliminarzu) są w dalszym ciągu zablokowane do rozliczenia.

Synchronizacja rozliczeń

Warto wiedzieć, że w trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest rejestr !ROZLICZENIA!. Rejestr ma status nieaktywny, w związku z czym nie widać go na standardowej liście rejestrów wyświetlanej w programie. Rejestr jest wykorzystywany do przechowywania informacji o zaległościach kontrahenta przesłanych z centrali, które nie są związane z dokumentami wystawionymi w oddziale.

W trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest również kontrahent !ROZLICZENIA!. Kontrahent ma status nieaktywny i nie można go usunąć z bazy. Jest wykorzystywany do rejestrowania w oddziale rozliczeń dokonanych w centrali.

W trakcie synchronizacji z oddziału do centrali wysyłane są informacje o fakturach, które nie zostały zapłacone. Informacja ta jest zapisywana w centrali i tam możliwe jest rozliczenie płatności. Podczas zwrotnej synchronizacji (z centrali do oddziału) są wysyłane informacje o jeszcze nie rozliczonych dokumentach. Na tej podstawie w oddziale rozpoznawane jest, które dokumenty zostały zapłacone, a które nie.

Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie faktury (całkowite) – to podczas kolejnej synchronizacji dokument ten nie zostanie przesłany do oddziału jako nierozliczony. Na podstawie tej informacji w oddziale w rejestrze !ROZLICZENIA! tworzony jest zapis kasowy, który automatycznie rozlicza fakturę.

Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie częściowe faktury – to podczas kolejnej synchronizacji do oddziału przesyłana jest informacja tylko o kwocie zaległej. W takiej sytuacji w oddziale tworzony jest zapis kasowy w rejestrze !ROZLICZENIA! na kwotę pozostałą (czyli zapłaconą). Zapis automatycznie rozlicza fakturę.

Na tej samej zasadzie – jeśli faktura została zapłacona w oddziale, a następnie w centrali rozliczenie zostanie usunięte, w trakcie ponownej synchronizacji informacja o zaległości zostanie przesłana do oddziału i tam również zostanie rozpięte rozliczenie.

Na podstawie informacji o rozrachunkach z kontrahentem przesłanych z centrali program uaktualnia w trakcie synchronizacji informacje o aktualnym zadłużeniu kontrahenta, widocznym na karcie ewidencyjnej. Informacja ta jest wykorzystana podczas kontroli limitu kredytu dla kontrahenta.

Całkowity zwrot towaru do centrali

W przypadku, kiedy oddział przestaje funkcjonować wykonywany jest zwrot całkowity do centrali.

Funkcja jest dostępna z poziomu okna synchronizacji pod przyciskiem . Po jej uruchomieniu program wykonuje następujące operacje:

  1. Sprawdza, czy warunki wykonania zwrotu całkowitego (opisane poniżej) są spełnione.
  2. Importuje informacje z pliku przysłanego z centrali
  3. Generuje automatycznie dokument MM z oddziału do centrali, zwracający całość towaru
  4. Tworzy plik wymiany przeznaczony dla centrali.

Uwaga
Należy pamiętać, że wykonanie zwrotu całkowitego BLOKUJE pracę oddziału. Oznacza to, że w oddziale nie będą mogły być wystawiane dokumenty.

Synchronizacja przeprowadzona jako zwrot całkowity jest OSTATNIĄ synchronizacją z centralą.

Należy pamiętać, że wykonanie zwrotu całkowitego BLOKUJE pracę oddziału. Oznacza to, że w oddziale nie będą mogły być wystawiane dokumenty.

Synchronizacja przeprowadzona jako zwrot całkowity jest OSTATNIĄ synchronizacją z centralą.

Warunki wykonania zwrotu całkowitego:

  1. wszystkie dokumenty muszą być zatwierdzone
  2. wszystkie dokumenty muszą posiadać potwierdzenie przyjęcia z centrali.
  3. zasoby towarowe mogą być wprowadzone tylko na magazynie głównym. Na pozostałych magazynach (lokalnych) ilość towaru musi wynosić 0. Oznacza to, że przed wykonaniem zwrotu całkowitego towar powinien być przesunięty z magazynów wewnętrznych (lokalnych) na magazyn główny.
  4. wszystkie raporty kasowe muszą być zamknięte.

Jeśli którykolwiek z warunków nie zostanie spełniony program nie wykona zwrotu całkowitego. W wyświetlonym oknie pojawi się informacja, które dokumenty uniemożliwiają jej przeprowadzenie.

Jeśli wykonanie zwrotu całkowitego jest możliwe po wciśnięciu przycisku  program wywołuje proces synchronizacji. Podczas synchronizacji wszystkie towary z magazynu głównego w oddziel przesuwane są do centrali (tworzony jest dokument MM).

Równocześnie wszystkie pozycje w cenniku mają nadany status nieaktywny, co uniemożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży.

Na liście raportów kasowych/ bankowych blokowana jest możliwość dopisywania nowych raportów. Tym samym nie ma możliwości rejestrowania nowych zapisów kasowych.

Po odczytaniu pliku w centrali generowany jest plik zwrotny dla oddziału i magazyn wewnętrzny w centrali (odpowiadający oddziałowi) jest blokowany. Oznacza to, że w centrali nie będzie już możliwe wywołanie kolejnej synchronizacji.

Plik przesłany z centrali po ostatniej synchronizacji powinien być odczytany w oddziale po to, by uaktualnić informacje np. O płatnościach.

Synchronizacja – informacje szczegółowe

Proces synchronizacji

Wymiana danych pomiędzy centralą a oddziałem jest wykonywana przy pomocy plików. W plikach wymiany, zarówno po stronie centrali jak i oddziału, zapamiętywana jest data utworzenia pliku. W chwili odczytania takiego pliku data ta jest zapisywana w bazie danych jako data ostatniej synchronizacji. Podczas kolejnej synchronizacji program porównuje datę utworzenia odczytywanego właśnie pliku z datą ostatniej synchronizacji.

  • Jeśli data utworzenia pliku jest późniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – następuje pełny odczyt pliku i utworzenie pliku zwrotnego.
  • Jeśli data utworzenia pliku jest wcześniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – program odczytuje jedynie informacje o towarach i kontrahentach. Uzupełniane są tylko informacje o pozycjach, które wcześniej nie istniały w bazie. Pozycje istniejące nie są aktualizowane. Tworzony jest plik zwrotny, jednak program nie zmienia zapamiętanej w bazie daty ostatniej synchronizacji.

Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie spada ryzyko zakłócenia procesu synchronizacji. Możliwa jest taka sytuacja, że w oddziale synchronizacja jest wykonywana kilkukrotnie, bez odczytu pliku w centrali. Przy każdej kolejnej synchronizacji plik tworzony po stronie oddziału będzie nadpisywany, a odczytana zostanie ”najnowsza” wersja w momencie uruchomienia synchronizacji po stronie oddziału.

W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona widoczne są informacje związane z synchronizacją:

  • ID Oddziału – identyfikator oddziału nadawany w centrali
  • ID ostatniego pliku wymiany – w pliku wymiany pamiętany jest jego numer kolejny, jednak zgodność tych numerów nie jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia synchronizacji.
  • Data ostatniej synchronizacji – data ostatnio odczytanego pliku z centrali.

W przybliżeniu schemat synchronizacji można opisać w następujący sposób:

  1. Pierwsza synchronizacja – zanim dojdzie do wysłania danych z centrali do oddziału, centrala powinna przygotować pracę oddziałom, czyli posiadać niezbędne dla nich dane. Centrala powinna więc mieć przygotowany:

  • zestaw operatorów, którzy powinni pojawić się w oddziałach,
  • serie dokumentów,
  • grupy towarowe, towary i ceny,
  • rejestry kasowo-bankowe oraz formy płatności,
  • stawki VAT,
  • kontrahentów (chociaż ich dopisywanie jest możliwe również w oddziale),
  • rabaty dla kontrahentów i towarów.

Po przygotowaniu danych, centrala może wykonać wysłanie danych do oddziałów. Dane są zapisywane w pliku DLA_MAGAZYN.XLO.

  1. Comarch ERP Optima w oddziale odczytuje plik wymiany – funkcja synchronizacji identyfikuje plik wymiany przeznaczony dla danego oddziału i aktualizuje dane (zakłada magazyn reprezentujący centralę odległą, operatorów, towary, rabaty, … ).
  2. Funkcja synchronizacji zapisuje nowy plik wymiany z potwierdzeniami przyjętych danych i nowymi danymi (Faktury, paragony, …). Nowy plik wymiany ma nadany nowy identyfikator synchronizacji (o jeden większy od poprzedniego).
  3. Wykonanie synchronizacji uprawnia oddział do wykonywania wszelkich działań (sprzedaż, zamawianie, dokumenty kasowe, rozliczenia nie wysłane do centrali).
  4. Centrala odbiera kolejny plik wymiany, sprawdza Id synchronizacji i generuje kolejny plik wymiany z potwierdzeniem odebranych informacji oraz (jeśli jest taka potrzeba) z informacjami, które chce przesłać do oddziału (np. O rozliczonych płatnościach).
  5. Kolejna synchronizacja po stronie oddziału odczytuje plik wymiany i zapisuje swoje nowe dane (faktury sprzedaży, zamówienia).

Podczas synchronizacji musi być spełniony warunek ciągłości numerów synchronizacji w ramach danego oddziału. Centrala lub oddział spodziewają się, że zanim zapiszą kolejny, wyjściowy plik wymiany, najpierw odczytają plik wymiany, który dla danego magazynu ma numer ostatniej synchronizacji (zapisany w pliku wymiany) o jeden większy od ostatniego zapisanego w bazie. Numer synchronizacji w ramach danego magazynu jest jakby „żetonem” przekazywanym poprzez plik wymiany.

Cykl synchronizacji danych z jednym magazynem przedstawia rysunek:


Funkcjonalność synchronizacji

Kontrahenci

Model synchronizacji kontrahentów opiera się na możliwości zakładania kart kontrahentów po obydwu stronach, tj. W centrali i oddziale.

Jeśli kontrahent jest założony w centrali, to jest mu nadawany GID i informacja o tym numerze jest przenoszona do oddziału.

Jeśli kontrahent jest założony w oddziale, to ma GID zerowy. Przy synchronizacji po stronie oddziału, po odczytaniu danych o kontrahentach w centrali są im nadawane GID-y i informacja ta jest zwracana z powrotem do oddziału jako potwierdzenie założenia kart kontrahentów.

Jeśli zdarzy się duplikacja kodu kontrahenta, to centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat.

Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale zakładana jest nowa karta dla kontrahenta, który ma takie same dane (NIP i miasto) jak już istniejący – nadawany jest GID -1. Dzięki temu kontrahent jest rozpoznawany w trakcie synchronizacji jako nowy (a nie zmodyfikowany już istniejący) i zakładana jest w centrali dla niego karta.

Podczas synchronizacji kontrahentów może zajść konflikt w sytuacji, kiedy ten sam kontrahent jest zmodyfikowany po stronie centrali i oddziału. O tym, która zmiana jest „ważniejsza” decyduje data ostatniej modyfikacji kontrahenta. Jeśli data ostatniej modyfikacji kontrahenta po stronie odbiorcy jest późniejsza od daty ostatniej modyfikacji kontrahenta w pliku wymiany, to nie jest on aktualizowany, ale jest wysyłany w pliku potwierdzającym synchronizację.

Dokumenty wystawione w oddziale (Comarch ERP Optima) dla kontrahenta !Nieokreślonego! są po synchronizacji widziane w centrali (Comarch ERP XL) jako dokumenty dla kontrahenta Jednorazowego.

Uwaga
Należy pamiętać, jeśli podczas wystawiania dokumentu kod pocztowy na kontrahencie !NIEOKREŚLONY! jest pusty, to dokumenty zsynchronizują się z Comarch ERP XL, a jeśli jest wpisany to musi być równy masce ##-###.

Operatorzy

Operatorzy mogą być zakładani tylko po stronie centrali. Aby wykonać pierwszą synchronizację w oddziale musi być zalogowany domyślny operator (ADMIN). ADMIN po pierwszej synchronizacji pozostaje. W bazie nadawane jest mu jednak inne hasło oraz są przepisywani inni operatorzy z odpowiednimi hasłami. Operator ADMIN po stronie oddziału nie może być kasowany.

Towary

Towary są przesyłane tylko z centrali do oddziału. Z towarami są zawsze wysyłane: 

  • ceny – zgodnie z parametrami synchronizacji (ceny zakupu, wszystkie ceny lub wybrane)
  • progi upustów cenowych – w oddziale są zawsze nadpisywane (stare upusty są kasowane, a nowe są dodawane).

Upusty

Polityka rabatowa jest narzucana przez centralę. Informacja o rabatach kontrahentów stanowi odrębny blok danych. Upusty są przenoszone do centrali 1:1, tzn. przenoszone są wszystkie tabele związane z rabatami.

Dokumenty

Dokumenty, które są synchronizowane z oddziałem:

  • MM – przesunięcia międzymagazynowe
    • MMLO – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (magazyn główny lokalny – centrala odległa magazyn główny lokalny – oddział odległy). Te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału
    • MMOL – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (centrala odległa – magazyn główny lokalny lub też oddział odległy – magazyn główny lokalny) – te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału odległego.
  • FA – faktura sprzedaży
    • FA – faktura sprzedaży zwykła
    • FAKI – faktura sprzedaży korekta ilościowa
    • FAKW – faktura sprzedaży korekta wartościowa
  • PA – paragon
    • PA – paragon zwykły
    • PAKI – paragon korekta ilościowa
  • FZ – faktura zakupu
    • FZ – faktura zakupu zwykła
    • FZ – faktura zakupu korekta ilościowa
    • FZ – faktura zakupu korekta wartościowa
  • WZ – wydanie zewnętrzne
    • WZ – dokument wydania zwykły
    • WZ – dokument wydania korekta ilościowa
    • WZ – dokument wydania korekta wartościowa
  • PZ – przyjęcie zewnętrzne
    • PZ – dokument przyjęcia zwykły
    • PZ – dokument przyjęcia korekta ilościowa
    • PZ – dokument przyjęcia korekta wartościowa
  • PW – przyjęcie wewnętrzne
    • PW – przyjęcie wewnętrzne
    • PWAI – przyjęcie wewnętrzne powstałe z arkusza inwentaryzacyjnego
    • PW – przyjęcie wewnętrzne korekta ilościowa
  • RW – rozchód wewnętrzny
    • RW – rozchód wewnętrzny zwykły
    • RWAI – rozchód wewnętrzny powstały z arkusza inwentaryzacyjnego
    • RW – rozchód wewnętrzny korekta ilościowa
    • RW – rozchód wewnętrzny korekta wartościowa
  • ZD – zamówienie u dostawcy (dostawcą może być tylko centrala)
  • RO – rezerwacja odbiorcy (rezerwacja, która będzie realizowana w całości przez centralę)

Identyfikacja synchronizowanych dokumentów opiera się na nadawaniu GID po stronie centrali, podobnie jak to ma miejsce w przypadku kontrahentów.  Dokumenty wysłane z oddziału do centrali mają ustawiony znacznik wysłania (E). Po prawidłowym dodaniu, dokument w centrali otrzymuje GID. Informacja o nadanym GID jest odsyłana do oddziału jako potwierdzenie prawidłowego przyjęcia dokumentu. Od tego momentu dokument nie jest brany pod uwagę przy wykonywaniu kolejnych synchronizacji (nie jest wysyłany z oddziału do centrali).

Z oddziału do centrali mogą być wysyłane wyłącznie dokumenty zatwierdzone (nie w buforze) oraz te, które nie mają GID nadanego przez centralę (nawet te, które zostały wysłane przy poprzedniej synchronizacji).

Jeżeli przy synchronizacji Comarch ERP Detal do Comarch ERP Optima nie zostaną zaimportowane rozliczenia do paragonów wystawionych w Comarch ERP Detal (np. brak otwartego raportu kasowo/bankowewgo) to takie paragony nie są wysyłane do centrali. Dopiero po poprawnym przesłaniu rozliczeń, paragony zostaną wyeksportowane do centrali.

Ponieważ w oddziale dopuszcza się możliwość zakładania lokalnych magazynów (po stronie centrali wszystkie te magazyny są traktowane jak jeden magazyn, czyli oddział), w oddziale mogą być wystawiane dokumenty MM między magazynami lokalnymi, ale nie są one wysyłane do centrali (centrala nie wie o ich istnieniu). Dokumenty te są wystawiane tylko na potrzeby oddziału. Na dodatkowych magazynach mogą być wystawiane te same dokumenty, które są wystawiane na magazynie głównym.

Przy synchronizacji na dokumentach nie jest wysyłana informacja o magazynach – każdy dokument (wystawiony w oddziale) po stronie centrali jest więc traktowany tak, jakby był wystawiony tylko na magazynie głównym (po prostu w oddziale).

MM i synchronizacja stanów magazynowych

Informacja o stanach magazynowych jest przesyłana wyłącznie przy pomocy dokumentów MM.

Po stronie centrali jest to dokument MM z magazynu lokalnego (centrali) do magazynu odległego (oddziału). W oddziale ta sama MM-ka będzie reprezentowana przez dokument MM (MMOL) z magazynu odległego (centrali) do magazynu lokalnego (oddziału).

W przypadku zwrotów towarów z oddziału do centrali po stronie oddziału towar będzie przesyłany dokumentem MM (MMLO) z magazynu lokalnego (oddziału) do magazynu odległego (centrali). Po stronie centrali dokument ten będzie odwzorowany przy pomocy dokumentu MM (MMOL) z magazynu odległego (oddziału) do magazynu lokalnego (centrali).

Dokument MM prawidłowo przyjęty w oddziale będzie potwierdzany przez oddział w nowym pliku synchronizacyjnym. Dokument MM potwierdzony przez oddział i oznaczony w centrali (że został prawidłowo przyjęty) nie będzie ponownie wysyłany do oddziału.

Sprawdzanie stanów magazynowych w Centrali

Sprawdzanie stanów magazynowych odbywa się na liście zasobów poprzez ikonę  znajdującą się na liście zasobów. Wybranie towaru i naciśnięcie ikony spowoduje pokazanie stanów tego towaru w Centrali oraz we wszystkich oddziałach firmy. Wymaganym komponentem jest WebSerwis.

Zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne

Zamówienia wewnętrzne pełnią rolę zamówień u dostawcy, przy czym specyficznym dostawcą jest centrala, w której jest zainstalowany XL. Na podstawie zamówień wewnętrznych są generowane dokumenty MM z centrali do oddziału.

Zamówienia zewnętrzne pełnią rolę rezerwacji odbiorców. Przesyłane do centrali stanowią zamówienia odbiorców zbierane przez oddział, ale realizowane wyłącznie w centrali.

W oddziale rolę zamówienia wewnętrznego pełni zamówienie u dostawcy (ZD). Kontrahent takiego zamówienia jest !Nieokreślony!. Dla potrzeb Comarch ERP XL wymagane jest, aby zamówienie wewnętrzne posiadało pole z kontrahentem docelowym, dla którego jest przeznaczony zamawiany towar. W związku z tym ZD w oddziale posiada dodatkowo kontrahenta docelowego (zamawiającego).

Rolę zamówienia zewnętrznego w oddziale pełni rezerwacja odbiorcy (RO). Kontrahentem takiej rezerwacji jest kontrahent docelowy, który zamówił towar.

Faktury sprzed., Paragony, Faktury zakupu i powiązane dokumenty magazynowe

W programie Comarch ERP Optima faktury sprzedaży i paragony oraz związane z nimi korekty ilościowe mogą być powiązane z dokumentami WZ. Podobnie dokumenty FZ mogą być powiązane z dokumentami PZ.

Ponieważ Comarch ERP XL dla dokumentów WZ i PZ z Comarch ERP Optima ma swoje odpowiedniki , obowiązuje zasada, że do centrali mogą być wysłane:

  • dokumenty handlowe (FA, PA, FZ),
  • dokumenty magazynowe (WZ, PZ które nie mają powiązania z handlowym)
  • dokumenty magazynowe wystawione z ręki i do nich handlowe
  • dokumenty handlowe, które:
    • są powiązane z dokumentami magazynowymi jeśli na tych dokumentach występują jakiekolwiek towary
    • nie powiązane z dokumentami magazynowymi, jeśli na tych dokumentach występują wyłącznie usługi (takie dokumenty z definicji nie mają WZ-ek i PZ-ek).

Inwentaryzacja

Proces inwentaryzacji w modelu współpracy Comarch ERP XLComarch ERP Optima opiera się wyłącznie na mechanizmach dostępnych w programie Comarch ERP Optima:

  1. Otwarcie arkuszy inwentaryzacyjnych – oddział inicjuje swoje arkusze inwentaryzacyjne (AI).
  2. Wypełnienie arkuszy inwentaryzacyjnych – po zatwierdzeniu arkusze są przygotowane do wypełnienia (możliwa edycja ilości, ale nie możliwe dodawanie towarów).
  3. Przekształcenie do dokumentów wewnętrznych PW i RW – oddział ma za zadanie wypełnić arkusze inwentaryzacyjne i wykonać przekształcenie do PWAI (nadwyżki) lub RWAI (niedobory).
  4. Synchronizacja w oddziale – po wykonaniu przekształcenia, do centrali wysłane są dokumenty PWAI/RWAI oraz (informacyjnie) wypełnione arkusze inwentaryzacyjne (AI).
  5. Synchronizacja w centrali – funkcja synchronizacji po stronie Comarch ERP XL aktualizuje stany magazynowe na podstawie dokumentów RWAI i PWAI znajdujących się w pliku wymiany.

Uwaga
Po wykonaniu synchronizacji dokumentów związanych z inwentaryzacją blokowana jest możliwość jej wycofania lub anulowania.

Weryfikacja stanów magazynowych

W oddziale (Comarch ERP Optima) zapis dokumentu aktualizuje stany magazynowe. W trakcie synchronizacji przesyłane dane zawierają aktualny stan ilościowy towarów. W oddziale dla każdego towaru sumowane są ilości ze wszystkich magazynów (centrala wszystkie te magazyny traktuje jak jeden magazyn).

Odrębne koszty sprzedaży, a synchronizacja dostaw

W modelu współpracy systemów Comarch ERP XLComarch ERP Optima przyjęto zasadę odrębnego liczenia kosztu własnego sprzedaży w centrali i oddziale.

O sposobie liczenia kosztu po stronie oddziału decyduje Użytkownik zakładający bazę danych w oddziale. Przy kreowaniu bazy musi wybrać jedną z metod (FIFO, LIFO, QUAN).

Podczas zatwierdzania dokumentu w oddziale towar jest zdejmowany z magazynu zgodnie z przyjętą metodą. W przypadku faktur zakupu i dokumentów PW towar jest automatycznie wprowadzany na magazyn.

W trakcie synchronizacji w centrali na podstawie przysłanych z oddziału dokumentów handlowych program Comarch ERP XL tworzy własne dokumenty magazynowe, które wprowadzają towar na magazyn lub zdejmują go z magazynu zgodnie z określonymi w centrali zasadami.

Istnieje możliwość, że zaistnieją niezgodności wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży między centralą i oddziałami. Jednak dzięki takiej funkcjonalności możliwe jest szacowanie wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży (marży) po stronie oddziału.

Płatności

Po stronie oddziału można przyjmować tylko wpłaty gotówkowe, kartą kredytową lub czekiem. Oddział nie przyjmuje przelewów bankowych – przyjmuje je wyłącznie centrala (XL).

Tylko centrala rozlicza dokumenty (kojarzy zaległości i zapłaty). Informacja o aktualnych długach każdego kontrahenta jest przesyłana do oddziału, przy czym jest to informacja pochodząca ze wszystkich oddziałów oraz z centrali. Dzięki temu oddział na bieżąco jest informowany o stanie zaległości danego kontrahenta, niezależnie od miejsca, w którym te długi powstały.

W trakcie synchronizacji z oddziału wysyłane są dokumenty z kwotami Wartość i Zaległość. Ta informacja jest wysyłana tylko raz wraz z synchronizowanym dokumentem.

Na tej podstawie centrala uzupełnia informację o płatnościach do dokumentów oraz aktualnym zadłużeniu kontrahenta.

Z centrali do oddziału zawsze wędruje informacja o zaległościach wszystkich kontrahentów aktualnie synchronizowanych z oddziałem i o zaległościach wszystkich dokumentów związanych z oddziałem.

Na podstawie przesłanych informacji o aktualnych zaległościach w oddziale aktualizowane są informacje o: 

  • nierozliczonych dokumentach wystawionych w oddziale
  • globalnym zadłużeniu kontrahentów.

Raporty kasowe

Raporty kasowo-bankowe są wysyłane z oddziału do centrali wraz ze wszystkimi zapisami kasowo-bankowymi przynależącymi do tego raportu. Do centrali są przesyłane tylko te raporty, które są zamknięte i nie posiadają GID. Po prawidłowym przyjęciu raportu przez centralę, raportowi nadawany jest GID, który jako potwierdzenie jest przesyłany z powrotem do oddziału i tam jest zapisywany na wysłanym wcześniej raporcie. Raportów wysłanych z centrali i niepotwierdzonych nie można otwierać.

Eksport danych

Ogólnie synchronizacja danych opiera się na odczycie pliku z centrali i automatycznym wysłaniu pliku z danymi do centrali. Istnieje jednak możliwość wysłania danych bez wcześniejszego odczytu pliku synchronizacyjnego z centrali.

Funkcja jest dostępna w oknie synchronizacji po zaznaczeniu parametru Eksport.

Podczas eksportu danych wysyłane są wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze potwierdzone, jako odebrane przez centralę (również te, które już zostały wyeksportowane, ale jeszcze nie są potwierdzone).




e-Faktury

Czym jest e-faktura

E-faktura jest dokumentem elektronicznym zgodnym z obowiązującym w Polsce prawem podatkowym. Dokument e-faktury występuje w postaci pliku XML. Musi jedynie spełniać wymogi formalne by uznać go za fakturę.

Uwaga
Przed rozpoczęciem konfiguracji należy aktywować usługę Comarch ERP Optima Internetowa Wymiana Dokumentów. Proces aktywacji jest opisany na stronie:
http://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/rozwiazania-dla-biur-rachunkowych/

Uwaga
Internetowa wymiana dokumentów wymaga wykorzystywania tej samej wersji Comarch ERP Optima u wszystkich partnerów wymiany.

Uwaga
Do uruchomienia e-faktur należy zainstalować w systemie operacyjnym Menadżer CryptoCard Suite w wersji 1.20, dostępny do pobrania z płyty instalacyjnej Comarch ERP Optima z folderu Setup\CryptoCard

Sposób wymiany e-faktur

Użytkownik, który chce korzystać z e-faktur powinien mieć aktywne konto w systemie Internetowej Wymiany Dokumentów. Współpraca polega na tym, że jeden z oddziałów partnera wysyła zaszyfrowane i podpisane dane zapisane w swojej bazie sprzedażowej, poprzez Internet, na serwery COMARCH, a następnie inny z oddziałów partnera, również przez Internet – je odbiera i zaczytuje do swojej bazy.

Wysyłanie danych następuje z poziomu listy faktur sprzedaży, użytkownik wystawia fakturę w programie Comarch ERP Optima, a następnie przesyła ją do kontrahenta (odbiorcy dokumentu) w formie elektronicznej. Dokument w postaci pliku XML wysyłany jest na serwer Comarch. Od tego momentu dokument znajduje się w skrzynce UWD kontrahenta (odbiorcy dokumentu).

Schemat wymiany e-faktur

Wystawienie i przesłanie powinno być opatrzone podpisem elektronicznym w rozumieniu art.3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. O podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późń. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Wystawca sam decyduje, w jakiej formie wystawia fakturę: w elektronicznej czy papierowej. Fakturę w formie papierowej należy wystawić w wypadku gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawienie i przesłanie faktury w formie elektronicznej, na przykład: 

  • wystawca nie dysponuje już bezpiecznym podpisem elektronicznym,
  • odbiorca cofnął akceptację,
  • nastąpiła awaria sprzętu (uwaga – nie sposób po usunięciu usterki zweryfikować prawdziwości oświadczenia o awarii).

W jaki sposób zabezpieczone są przesyłane dane?

Główne cechy zastosowanego rozwiązania:

  • bezpieczeństwo danych – system został tak zaprojektowany aby zapewnić jak najlepsze bezpieczeństwo przesyłanych danych,
  • poufność danych uzyskiwana jest dzięki podwójnemu systemowi szyfrowania (paczki danych są szyfrowane/deszyfrowane asymetrycznie parą kluczy RSA oraz przesyłane szyfrowanym kluczem symetrycznym protokołem opartym o TLS 1.0 / SSL 3.0),
  • integralność danych – jest zapewniona dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego (paczki są podpisywane kluczem prywatnym strony wysyłającej) strona odbierająca ma pewność, że dane nie zostały zmodyfikowane,
  • zabezpieczenia serwera (takie jak wymuszanie silnych haseł, czy szyfrowanie całej transmisji uniemożliwiające przechwycenie hasła) uniemożliwiają nieautoryzowane usuwanie danych z serwera, oraz wysyłanie na serwer.

Jak skonfigurować bazę danych do Internetowej Wymiany Dokumentów?

Aktywacja konta

Przed rozpoczęciem wymiany należy aktywować konto na serwerze COMARCH. Następnie w menu System -> Konfiguracja -> Program -> Ogólne -> Praca rozproszona/ E-faktury – konto należy zaznaczyć parametr „Aktywuj wymianę danych przez serwer ComArch”, a następnie podać: 

  • Numer klienta: numer ewidencyjny COMARCH (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
  • PIN: numer PIN przydzielony Klientowi COMARCH do korzystania z Comarch Asysty (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania) – wymagany przy zakładaniu konta,
  • Hasło: w to pole należy wpisać hasło, które będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze COMARCH. Hasło musi mieć minimalnie 8 znaków oraz zawierać znaki należące przynajmniej do dwóch grup z spośród następujących: litery, liczby, znaki specjalne.

Następnie należy nacisnąć przycisk Aktywuj wymianę. Program poprosi o powtórzenie hasła i po sprawdzeniu poprawności danych założy konto na serwerze. Pola z danymi zostaną wyszarzone.

Po aktywacji wymiany aktywne będą przyciski:

  • Zmień hasło – opcja umożliwia zmianę hasła dostępu do konta na serwerze,
  • Zarządzanie oddziałami – opcja umożliwia zarządzanie oddziałami, szerszy opis w kolejnym punkcie.

Po założeniu konta należy skonfigurować oddziały.

Konfiguracja oddziałów

W każdym typie wymiany należy skonfigurować oddział/oddziały partnerów wymiany. Oddziały są ściśle związane z danym numerem klienta. Opcja Zarządzanie oddziałami jest dostępna po podaniu hasła. Dodając nowy oddział należy podać jego symbol (nie może on zawierać polskich znaków ani znaków specjalnych: spacja,_,!,’,” itp.) oraz dane adresowe. Wszystkie pola są wymagane. Po dodaniu oddziału należy wybrać oddział związany z daną instalacją.

Oddziału nie można usunąć. Jeśli zaistnieje potrzeba wstrzymania wymiany z danym oddziałem można ustawić parametr ‘nieaktywny’. W razie potrzeby każdy oddział nieaktywny możemy ponownie aktywować.

Zmiana oddziału (także wybranie ponowne tego samego oddziału) spowoduje wygenerowanie nowego certyfikatu, co uniemożliwi odbiór wiadomości oczekujących na serwerze oraz wysłanie wiadomości z oddziału aktualnie wybieranego jeśli jest on wykorzystywany w innej bazie. Po wybraniu oddziału, dla danej instalacji, aktywna staje się tabela z konfiguracją wszystkich baz firmowych dostępnych w podłączonej bazie konfiguracyjnej – w przypadku e-faktur konfiguracja tabeli nie jest konieczna.

Konfiguracja karty kontrahenta

Aby wymieniać dane z innym oddziałem partnera wymiany należy skonfigurować odpowiednio kartę kontrahenta. W tym celu należy na zakładce Handlowe zaznaczyć czek „Zgoda na wysyłanie e-faktur”, a następnie podać odpowiednie dane w polach ID Partnera oraz Oddział partnera. Dane podane w tych polach muszą się zgadzać z danymi na serwerze ComArch dla tego samego kontrahenta. Wymiana będzie się odbywać za pomocą pliku XML. Oznacza to, że dokument będzie można automatycznie zaimportować do bazy danych Comarch ERP Optima.

Przy zapisie karty kontrahenta następuje:

  • komunikacja z serwerem UWD i jest tworzone powiązanie między naszym kontem wymiany, a danymi wpisanymi na karcie kontrahenta.
  • następuje weryfikacja na podstawie NIP-u. NIP z karty kontrahenta w Comarch ERP Optima, jest porównywany z NIPem w bazie Comarch S.A. dla tego ID Partnera o danym oddziale.

Karta kontrahenta zakładka Handlowe

Wysyłanie i odbieranie danych

Eksport danych

Wysyłanie danych odbywa się z listy faktur sprzedaży za pomocą przycisku  Generowanie e-faktury. Po zaznaczeniu wybranych faktur i wciśnięciu przycisku generowania e-faktury pojawi się okno, w którym po wciśnięciu przycisku pioruna uruchamiamy export e-faktur.

Uwaga
Aby wygenerować dokument wszystkie towary ujęte w eksportowanym dokumencie muszą posiadać wypełniony kod EAN. Jeżeli któryś z towarów nie będzie zawierał uzupełnionego tego pola dokument nie zostanie wyeksportowany.

Uwaga
Dokumenty pierwotne, faktury zaliczkowe, faktury VAT Marża oraz korekty do faktur sprzedaży nie są eksportowane.

Import danych

Odbieranie danych odbywa się z listy faktur zakupu za pomocą przycisku Import e-faktur. Nastąpi nawiązanie połączenia z serwerem Comarch oraz przejście do skrzynki UWD. Po aktywacji konta do skrzynki UWD można również wejść poprzez opcję Skrzynka UWD w menu Narzędzia.

Skrzynka Internetowej Wymiany Dokumentów

W oknie Skrzynka UWD dostępne są dwie zakładki:

  • Wysłane – na tej liście widoczne są paczki wysłane, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż dane skasowane i odebrane można zobaczyć również o takim statusie. Możliwe jest także skasowanie paczki oraz podglądnięcie szczegółów paczki, możemy dowiedzieć się jakie operacje zostały wykonane na danej paczce.
  • Do odebrania – na tej liście widoczne są paczki do odebrania, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż paczki odebrane dla oddziału można zobaczyć również o takim statusie. Dostępne są opcje odbioru faktury, podglądu faktury w przeglądarce internetowej IE, podglądnięcie szczegółów paczki oraz możliwość odrzucenia znajdującej się w skrzynce paczki.

Skrzynka Internetowej Wymiany Dokumentów

Na obu zakładkach znajdują się kolumny: 

  • LP – liczba porządkowa paczki,
  • Typ danych – rodzaj danych
  • Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który przeprowadził eksport,
  • Nadawca – symbol oddziału z którego pochodzą dane,
  • Data wysłania – data wysłania paczki na serwer,
  • Rozmiar danych – wielkość paczki w kilobajtach,
  • Odebrano – status paczki,
  • ID paczki – identyfikator paczki.

Na listach wysłane, do odebrania  możliwe są następujące statusy:

  • tak – paczka odebrana,
  • nie – paczka nieodebrana,
  • błąd – zaczęto pobieranie, ale go nie zakończono,
  • odrzucono – usunięto paczkę w oddziale do którego została wysłana,
  • skasowano – gdy oddział wysyłający usunie paczkę wówczas oddział odbierający nie będzie mógł paczki odebrać.

Odbieranie danych

W skrzynce UWD po przejściu na zakładkę „Do odebrania” pojawią się wszystkie paczki, które są dostępne do pobrania z serwera ComArch dla naszego oddziału. Dla paczek, które nie zostały jeszcze odebrane jest możliwość podglądu faktury  lub podglądu szczegółów paczki . Podgląd faktury będzie wykonywał się zawsze w przeglądarce Microsoft Internet Explorer, nawet jeżeli nie będzie ona przeglądarką domyślną w systemie Windows.

Aby odebrać dokument należy po wskazaniu paczki wcisnąć przycisk Odbierz fakturę . Pojawi się wówczas informacja o certyfikacie jakim podpisany jest dokument, po jego zaakceptowaniu otrzymamy informacje że operacja, została wykonana pomyślnie i wówczas taki dokument w skrzynce UWD w kolumnie Odebrano dostanie status „Tak”, natomiast sam dokument pojawi się na liście faktur zakupu zapisany do bufora posiadając status eF.

Uwaga
Towary identyfikowane są po kodach EAN oraz powinny posiadać taką samą jednostkę miary w bazie danych po stronie wystawcy i odbiorcy.

Jeżeli w pliku xmlowym jest inna jednostka miary niż dla towaru o takim samym kodzie EAN w bazie danych programu wówczas otrzymamy informację o tym, które towary w bazie mają inną jednostkę miary niż w pliku XMLowym.

Uwaga
Użytkownik odbierający dokument musi zaimportować certyfikaty główne użytkownika wysyłającego, np. użytkownik wysyłający posiada podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany) KIRu, to użytkownik odbierający musi posiadać zainstalowane w systemie operacyjnym główne certyfikaty KIRu. W przeciwnym wypadku otrzymamy komunikat „Nieprawidłowy certyfikat” i dokument nie zostanie zaimportowany.

E-faktury – edycja dokumentu zaimportowanego

Na dokumencie zaimportowanym można zmienić

  • Datę wpływu,
  • Magazyn,
  • Kategorię dokumentu i pozycji,
  • Atrybuty dokumentu i pozycji,
  • Zasoby,
  • Formę i termin płatności.

Na dokumencie zaimportowanym nie można zmienić:

  • Kontrahenta,
  • Dodać i Usunąć pozycji,
  • Zmienić pozycji (towaru, kodu, ceny itd),
  • Zmienić daty zakupu i wystawienia oraz numeru obcego.

Przykłady konfiguracji

Oddział wystawcy i odbiorcy

Oddział wystawcy – WARSZAWA

Firma (numer klienta 4, PIN 4444) zamawia aktywację UWD w ComArch. Następnie ustawia konfigurację:

1. W menu System -> Konfiguracja -> Program -> Ogólne -> Praca rozproszona / E-faktury – konto należy zaznaczyć parametr „Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch”, a następnie podać: 

  • Numer klienta: 4,
  • PIN: 4444,
  • Hasło: ustala samodzielnie hasło spełniające wymagania bezpieczeństwa.

2. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje założone.

3. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Oddział o symbolu „WARSZAWA” i go wybiera.

4. Zakładamy kontrahenta LUBLIN o Nipie: 5555555555, na zakładce Handlowe zaznaczamy czek: „Zgoda na wysyłanie e-faktur” i uzupełniamy pola ID Partnera: 5 oraz Oddział partnera: LUBLIN.

Oddział odbiorcy –  LUBLIN

Firma (numer klienta 5, PIN 5555) zamawia aktywację UWD w Comarch. Następnie ustawia konfigurację:

1. W menu System -> Konfiguracja -> Program -> Ogólne -> Praca rozproszona/ E-faktury – konto należy zaznaczyć parametr „Aktywuj wymianę danych przez serwer ComArch”, a następnie podać:

  • Numer klienta: 5,
  • PIN: 5555,
  • Hasło: ustala samodzielnie hasło spełniające wymagania bezpieczeństwa.

2. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje założone.

3. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Oddział o symbolu „LUBLIN” i go wybiera.

4. Zakładamy kontrahenta WARSZAWA o Nipie: 4444444444, na zakładce Handlowe zaznaczamy czek: „Zgoda na wysyłanie e-faktur” i uzupełniamy pola: ID Partnera: 4 oraz Oddział partnera: WARSZAWA.




Jak zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia w programie?

Szczegóły zostały zaprezentowane tutaj.