Parametry

Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej – włączenie tego parametru powoduje generowanie zapisów kasowych w raportach kasowych podczas wpisywania zapisów w ewidencjach dodatkowych. Jeśli parametr zostanie wyłączony, zapisy w ewidencjach dodatkowych będą generować wpisy w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank)

Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT – włączenie tego parametru powoduje generowanie zapisów kasowych w raportach kasowych podczas wpisywania zapisów w rejestrach VAT. Jeśli parametr zostanie wyłączony, zapisy w rejestrach VAT będą generować zapisy w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank).

Automatyczne kompensaty – mechanizm automatycznych kompensat ma zastosowanie w przypadku wystawiania faktur korygujących. Polega on na tym, że w sytuacji, gdy korekta jest wystawiana z odroczonym terminem płatności (kwota zapłacona jest mniejsza od wartości brutto faktury) – system próbuje ją od razu skompensować z płatnością dla faktury korygowanej.

Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową –  zaznaczenie parametru powoduje, że dla zapisów wprowadzanych z formą płatności Karta kredytowa  generowane są na liście zapisów kasowych/bankowych odpowiednie dokumenty. Aby automatyczne rozliczanie płatności kartą zadziałało dla dokumentów dodawanych do rejestru VAT / ewidencji dodatkowej, muszą być również zaznaczone parametry Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT/ Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowejKonfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry.

Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych zaznaczenie tego parametru powoduje, iż przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.

Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów – parametr ten decyduje, czy w momencie kasowania lub anulowania dokumentów już rozliczonych ma być kasowane wykonane do tego dokumentu rozliczenie.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

  • Zapis kasowy zostanie usunięty, jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
  • Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – rozpięte zostanie jedynie powiązanie pomiędzy fakturą a odpowiednim zapisem. Zapis pozostanie w raporcie ze statusem
  • Program nie usunie zapisu, jeśli znajduje się on w raporcie zamkniętym (usunięte zostanie jedynie powiązanie z fakturą).

Kompensaty z datą bieżącą – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż kompensaty są tworzone z datą bieżącą. Domyślnie parametr ten jest odznaczony.

Kontrola numerów kart kredytowych – zaznaczenie parametru powoduje, że program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów kart kredytowych.

Obliczaj należne odsetki na ponagleniach zapłaty – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że na wydruku ponaglenia zapłaty zostaną naliczone odsetki wg ustawowej lub indywidualnej stopy procentowej. Odsetki te naliczane są na dzień wydruku ponaglenia.

Nie naliczaj odsetek dla płatności do ponagleń zapłaty i not odsetkowych – jeżeli parametr zostanie zaznaczony to, generując płatność dla kosztów dodatkowych z ponaglenia zapłaty lub płatność dla noty odsetkowej, automatycznie zaznaczy się parametr Nie naliczaj odsetek. Płatności powstałe do not odsetkowych nigdy nie są uwzględniane na kolejnych notach, niezależnie od ustawień parametru.

Przy zmianie podmiotu/kategorii podczas edycji/kopiowania:

  • na Zdarzeniu k/b zawsze pobieraj Kategorię z karty podmiotu i Opis z Kategorii,
  • na Zapisie k/b zawsze pobieraj Kategorię z karty podmiotu i Opis z Kategorii.

Jeżeli parametry są zaznaczone podczas ręcznej edycji czy kopiowania dokumentu, gdy zostanie zmieniony podmiot, kategoria aktualizuje się zawsze z karty podmiotu (a w raz z nią opis z kategorii). Nawet jeżeli kategoria na karcie podmiotu jest pusta. Przy zmianie kategorii opis zawsze aktualizuje się zgodnie z opisem kategorii.

Jeżeli parametry są odznaczone to, jeżeli na dokumencie jest wypełniona kategoria nie podmienia się przy zmianie podmiotu, jeżeli na dokumencie nie ma kategorii a na karcie podmiotu jest – jest nadpisywana przy zmianie podmiotu. Jeżeli na dokumencie opis nie jest wypełniony – jest nadpisywany przy zmianie kategorii, jeżeli jest wypełniony – nie podmienia się przy zmianie kategorii.

Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” – zaznaczenie parametru powoduje, że wszystkie dodawane płatności i zapisy kasowe/bankowe od razu otrzymują status Nie podlega. Parametr nie działa na płatności generowane do ręcznych PK i dokumentu BO. Jeżeli zaznaczymy na nich generowanie płatności to płatność będzie miała stan Nie rozliczono.

Wyświetlanie kwot na raportach otwartych – włączenie tego parametru powoduje wyświetlanie dla otwartych raportów kasowych kwot w kolumnach Stan poprzedni oraz Stan końcowy. Ustawienie dotyczy zarówno listy raportów kasowych jak i formularza raportu kasowego.

Domyślny początek opisu do banku dla przelewów zwykłych – wpisany opis jest przenoszony do pierwszej linii opisu na zdarzenie w Preliminarzu płatności; w polu można wpisać do 20 znaków.

Kopiuj numery rozliczonych dokumentów do pola opis na KP/KW – zaznaczenie parametru pozwoli w polu Opis uzyskać numer dokumentu rozliczającego podczas rozliczania zapisów KP/KW wprowadzonych do raportu ręcznie. Opis drukowany jest na kwitach KP/KW w polu: Za co. Jeśli na dokumencie rozliczającym zostanie wypełnione pole z numerem obcym wówczas na zapisie KP/KW do pola Opis podstawi się numer obcy. Korzystając podczas rozliczania z funkcji Rozlicz dostępnej w preliminarzu płatności nie ma konieczności zaznaczania parametru w konfiguracji, ponieważ do pola Opis przenoszony jest odpowiedni numer. Używając funkcji Rozlicz przy zaznaczonym parametrze na zapisie KP/KW do pola Opis numer podpowiadać się będzie dwukrotnie. Jeśli miałby być podawany tylko raz, parametr w konfiguracji należy odznaczyć. Usuwając rozliczenia, dodany przy pierwszym rozliczeniu numer w opisie nie zostanie usunięty. Przy ponownym rozliczaniu z tym samym dokumentem numer pojawi się kolejny raz. Podczas automatycznego rozliczania przy imporcie wyciągów, numery rozliczanych dokumentów nie są kopiowane do pola Opis, niezależnie od ustawień parametru.

Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta – przy zaznaczonym parametrze przy edycji zapisu zaimportowanego z pliku z banku (zapisu, na którym zaczytał się numer rachunku, ale podmiot nie został rozpoznany – widoczny jest kontrahent nieokreślony) i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany.




Formy płatności

W systemie Comarch ERP Optima zdefiniowano pięć podstawowych form płatności: gotówka, czek, przelew, karta płatnicza i inna. Domyślnie wszystkie te formy związane są z jednym rejestrem KASA (tworzonym w chwili zakładania nowej bazy danych). Zalecane jest jednak założenie oddzielnych rejestrów dla przelewu i firmowych kart płatniczych. 

Użytkownik programu może zdefiniować własne formy płatności. Warto przy tym pamiętać, że program w pewnych przypadkach ułatwia konfigurowanie form płatności:

  • W chwili pierwszego uruchomienia nowej bazy danych pojawia się kreator, który umożliwia m.in. założenie pierwszego rejestru dla rachunku bankowego. Jeśli użytkownik z niego skorzysta – program automatycznie skojarzy formę płatności przelew z tworzonym rejestrem bankowym.
  • Jeśli użytkownik nie skorzysta z kreatora to w chwili założenia pierwszego rejestru bankowego (bezpośrednio w module Kasa/Bank) – program automatycznie skojarzy ten rejestr z formą płatności przelew.
  • Jeśli użytkownik zakłada kolejny rejestr dla rachunku bankowego złotówkowego – program zaproponuje utworzenie dodatkowej formy płatności skojarzonej z tym rejestrem.

Lista form płatności obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Jeżeli forma płatności została już wykorzystana w systemie (istnieje dokument rozliczany tą formą płatności), to nie jest możliwa zmiana nazwy ani typu płatności (dopuszczamy tylko zmianę domyślnego terminu i domyślnego rejestru oraz oznaczenie czy forma jest aktywna czy nie).

Usunięcie pozycji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu związanego z kasowaną formą płatności.

     
Dla nowej formy płatności określamy:

Nazwa – nazwa definiowanej formy płatności o długości maksymalnie do 20 znaków.

Typ – wskazanie na jedną z czterech podstawowych form płatności, o którą opieramy definicję nowej formy.

Rejestr – każda forma płatności musi być skojarzona z rejestrem domyślnym prowadzonym w PLN. Na liście dostępnych rejestrów widoczne będą tylko rejestry prowadzone w walucie systemowej (PLN).

Forma płatności

Uwaga
W przypadku form płatności typu gotówka oraz przelew istnieje możliwość takiego zdefiniowania, by płatności związane z tą formą trafiały do różnych rejestrów, w zależności od operatora, który wystawia dokument. Są to tzw. kasy domyślne oraz banki domyślne dla operatora. Funkcja może być przydatna w firmach, gdzie poszczególni operatorzy wprowadzają zapisy do odrębnych rejestrów. Funkcjonalność jest szczegółowo opisana w Podręczniku Użytkownika moduł Kasa/Bank.

Termin – domyślny termin płatności związany z formą płatności (ilość dni)

Terminal płatniczy –  parametr wykorzystywany dla płatności dokonywanych przez terminal płatniczy, jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny.

Płatnik – możliwość wskazania podmiotu, na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank, w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumencie.

Czy forma płatności jest zablokowana – decydujemy, czy forma płatności ma być aktywna (dostępna) na nowo powstających dokumentach. Tę funkcję można wykorzystać, gdy używana do tej pory forma płatności przestaje obowiązywać. Na starych dokumentach, na których ją kiedyś wykorzystaliśmy – pozostanie. Przy wystawianiu nowych nie będzie widoczna na liście dostępnych aktualnie płatności.

Rachunki walutowe a formy płatności

Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać dodatkowo rejestry walutowe. Informacje o obsługiwanych rejestrach walutowych wprowadza się na liście widocznej w dolnej części okna. Dodając nowy rejestr na liście pojawiają się tylko rejestry prowadzone w walutach obcych. Po wybraniu rejestru, program automatycznie uzupełnia informację o walucie.

Uwaga
Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie (tzn. Z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

  • Jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
  • Jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą.
  • Jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Użytkownicy, którzy nie posiadają rachunków walutowych, przypisują tylko rejestr domyślny (złotówkowy). W takim przypadku, niezależnie od waluty dokumentu, w Kasie/Banku będą one rejestrowane zawsze na rachunku (w kasie) złotówkowej.

Jeśli użytkownik prowadzi rachunek w walucie obcej i chce, by wszystkie płatności do dokumentów wystawianych w takiej walucie były tam automatycznie rejestrowane na rachunku walutowym – powinien odpowiedni rejestr walutowy przypisać do formy płatności. Wtedy program wszystkie płatności w danej walucie automatycznie zapisze w rejestrze walutowym. Natomiast płatności do dokumentów w złotówkach oraz innych walutach – będą zapisywane w rejestrze złotówkowym.

Przyklad

W firmie są dwa rachunki bankowe: jeden złotówkowy, a drugi w EURO. Założone są dla nich dwa rejestry: R_PLN – złotówkowy (dla rachunku w PLN) oraz R_EUR (dla rachunku w walucie obcej). Użytkownik definiuje jedną formę płatności przelew. Domyślnie kojarzy go z rejestrem R_PLN, natomiast w sekcji rejestry walutowe dopisuje dodatkowo rejestr R_EUR.

  • Jeśli wystawi dokument w PLN – płatność znajdzie się w Preliminarzu w rejestrze R_PLN
  • Jeśli wystawi dokument w EUR – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_EUR

Jeśli wystawi dokument w USD – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_PLN.




Daty dokumentów

W sekcji Daty dokumentów możemy określić rodzaj daty, z jaką będą zapisywane operacje kasowe podczas automatycznego generowania w nich pozycji (w czasie zamykania dokumentów).

Data zapisu kasowego przy zapisie FA – określa, czy zapis kasowy generowany przy Fakturze Sprzedaży/ Wydaniu Kaucji będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności Faktury Sprzedaży/ Wydania Kaucji.

Data zapisu kasowego przy zapisie PA – określa, czy zapis kasowy generowany przy paragonie będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności paragonu.

Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – określa, czy zapis kasowy generowany przy Fakturze Zakupu/ Przyjęciu Kaucji będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu, datą wpływu czy terminem płatności z Faktury Zakupu/ Przyjęcia Kaucji.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ  – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zamykania Faktury Zakupu/ Przyjęcia Kaucji, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu czy datą wpływu.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej – określa, czy operacja kasowa generowany przy zapisach z ewidencji dodatkowych, będzie opatrzona datą wystawienia, datą zapisu, datą  operacji czy terminem płatności.

Data zdarzenia w preliminarzu dla ewidencji kosztów – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu dla dokumentu wprowadzonego do ewidencji dodatkowej kosztów, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zapisu czy datą operacji.

Data zdarzenia w preliminarzu dla ewidencji przychodów – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu dla dokumentu wprowadzonego do ewidencji dodatkowej przychodów, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zapisu czy datą operacji.

FA/WKA, PA – termin płatności liczony od – określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Sprzedaży, Dokumentów Wydania Kaucji i paragonów. Do wyboru mamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży.

FZ/PKA – termin płatności liczony od – określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Zakupu oraz dokumentów kaucyjnych (Przyjęcie Kaucji). Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zakupu oraz datę wpływu.

Ewidencja dodatkowa – termin płatności liczony od – określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności zapisów w ewidencjach dodatkowych. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zapisu oraz datę operacji.




Dokumenty

W systemie Comarch ERP Optima dostępne są następujące typy dokumentów kasowych/bankowych: Delegacje, Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, Nota Odsetkowa, Ponaglenia Zapłaty, Potwierdzenie Salda, Różnica Kursowa oraz Różnica Kursowa powstała w magazynie walut. Dla każdego z tych typów dokumentów możliwe jest określenie odrębnego sposobu numeracji i domyślnej serii. Umożliwi to łatwe wystawianie dokumentów, bez konieczności każdorazowego wyboru sposobu numeracji. Wyboru można dokonać spośród schematów zdefiniowanych w gałęzi Definicje dokumentów/ Kasa i Bank.




Diety i ryczałty

Wyświetlana jest lista krajów wraz z walutą i kwotami diet i ryczałtów. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)).

Kwoty diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg można zmienić wpisując indywidualne wartości. Kwoty są zapamiętywane historycznie. Z tego poziomu można również określić czy delegacje mają być wyliczane w oparciu o ustawowe (pobierane z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty) czy indywidualne (pobierane z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty) stawki diet i ryczałtów.




Karty kredytowe

W programie zdefiniowana jest lista najczęściej spotykanych kart kredytowych. Lista predefiniowanych pozycji nie jest edytowalna. Istnieje jednak możliwość dopisania do tej listy innych kart.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Możliwość zmiany nazwy karty jest dostępna tylko, jeśli została ona dopisana przez użytkownika.

Usunięcie pozycji jest możliwe tylko dla pozycji wprowadzonych przez użytkownika

Podczas wprowadzania zapisu kasowego z wykorzystaniem karty system Comarch ERP Optima sprawdza poprawność jej numeru.

Zasady sprawdzania poprawności wprowadzanych numerów kart kredytowych zostały opisane w artykułach związanych z modułem Kasa/Bank.