Inicjalizacja zaliczek na dokumentach

Wprowadzając dokument do systemu po wpisaniu kontrahenta na dokument program wyszukuje nierozliczone zapisy kasowe/bankowe dla tego kontrahenta (odpowiednio po stronie należności lub zobowiązań w zależności od dokumentu). W sytuacji, gdy są jakieś zaliczki to ikona plusa dostępna pod tabelą Zaliczki do rozliczenia ma wtedy dodatkowo ikonę wykrzyknika. Istnieje wtedy możliwość rozliczenia zaliczki bezpośrednio z poziomu dokumentu. Dodatkowo, jeśli na dokumencie wybrano pracownika, którego zaliczki powinny być rozliczone – są one dopisywane do listy zaliczek kontrahenta.

Formy płatności

W konfiguracji użytkownik tworzy listę form płatności, które będzie wykorzystywał. Każda forma płatności musi być skojarzona z rejestrem domyślnym, prowadzonym w PLN.

Dodatkowo, z każdą formą płatności można powiązać dodatkowo rejestry walutowe. Informacje o obsługiwanych rejestrach walutowych wprowadza się na liście widocznej w dolnej części okna.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

• Jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
• Jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą.
• Jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Użytkownicy, którzy nie posiadają rachunków walutowych – formy płatności kojarzą tylko z rejestrem złotówkowym. W takim przypadku, niezależnie od waluty dokumentu – w Kasie/Banku będą one rejestrowane zawsze na rachunku (w kasie) złotówkowej.

Jeśli użytkownik prowadzi rachunek w walucie obcej i chce, by wszystkie płatności do dokumentów wystawianych w takiej walucie były tam automatycznie rejestrowane na rachunku walutowym – powinien odpowiedni rejestr walutowy przypisać do formy płatności. Wtedy program wszystkie płatności w danej walucie automatycznie zapisze w rejestrze walutowym. Natomiast płatności do dokumentów w złotówkach oraz innych walutach – będą zapisywane w rejestrze złotówkowym.

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Łączenie kart kontrahentów

W programie istnieje możliwość łączenia kart kontrahentów, gdzie jeden zostanie ustawiony jako kontrahent główny, a pozostali jako kontrahenci podrzędni (duplikaty). Aby takie łączenie było możliwe na formularzu operatora (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne], musi być zaznaczony parametr Prawo do łączenia kart kontrahentów.

Funkcja Połącz kontrahentów dostępna jest na liście kontrahentów w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w menu głównym pod ikoną  Połącz kontrahentów.

Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj.

Pozostałe elementy współpracy opisane są w poniższych artykułach.

Współpraca z modułem fakturującym

Współpraca z modułem CRM Plus – windykacja

Współpraca z modułami księgowymi

Współpraca z modułem Płace i Kadry

Konfiguracja programu

W momencie otwierania nowej bazy tworzona jest domyślna konfiguracja umożliwiająca współpracę modułu księgowego z modułem Kasa/ Bank.

Przed rozpoczęciem generowania płatności do zapisów w module księgowym należy jednak skontrolować taką konfigurację programu. z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość otwieramy opcję Płatności do rejestru VAT. z tego poziomu ustalamy:

• Typ dokumentu dla rejestru sprzedaży – oprócz standardowych typów dokumentów w klasie Wpłata warto utworzyć odrębny typ dla zapisów pochodzących bezpośrednio z rejestrów VAT sprzedaży. Przypomnijmy, że dla każdego typu dokumentu ustalany jest odrębny schemat numeracji.

• Typ dokumentu dla rejestru zakupów – również ze względu na odrębną numerację warto założyć odrębny typ w klasie Wypłata dla zapisów pochodzących z rejestrów VAT zakupów.

• Forma płatności dla wpłat częściowych – jeśli zdarzy się, że faktura, pomimo że płatna np. przelewem, jest już częściowo zapłacona, warto tak skonfigurować program, by informacje o tych wpłatach częściowych trafiały do odrębnego rejestru kasowego/ bankowego. Najprościej jest to rozwiązać przy pomocy odrębnej formy płatności, którą powiążemy z osobnym rejestrem kasowym/ bankowym.

Forma ta będzie wykorzystywana jedynie podczas ręcznego generowania płatności dla zapisów pochodzących z wersji wcześniejszej niż 2.00.1, gdzie nie było możliwości automatycznego tworzenia zapisów w Kasie/Banku. Dla zapisów z wersji późniejszych istnieje możliwość dowolnego ustalenia płatności w tabeli płatności.

Konfiguracja programu/ Kasa i Bank/ Parametry

W konfiguracji modułu Kasa/Bank znajduje się parametr decydujący o współpracy z Rejestrami VAT: Automatyczna rejestracja kasy dla Rejestrów VAT. Decyduje on o tym, czy w przypadku zapisów wprowadzanych bezpośrednio dla rejestrów VAT płatnych gotówką powinien być automatycznie wprowadzany zapis kasowy do raportu kasowego. Jeżeli:

• Parametr jest zaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką:
  • automatycznie tworzony jest zapis kasowy,
  • w Preliminarzu pojawia się zdarzenie na kwotę wpłaty o statusie rozliczony całkowicie,
  • zapis w rejestrze jest automatycznie rozliczony ze zdarzeniem w Preliminarzu.
• Parametr jest niezaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką w rejestrze VAT:
  • nie jest generowany zapis w raporcie kasowym,
  • w Preliminarzu pojawia się zdarzenie ze statusem nierozliczone,
  • rozliczenie musi zostać wykonane „ręcznie” w chwili wprowadzenia do raportu kasowego/ bankowego odpowiedniego zapisu.

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego,, tak jak przy „ręcznym” dodawaniu KP/KW.

Konfiguracja programu/Księgowość/ Parametry

W tym miejscu znajduje się parametr Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jego zaznaczenie spowoduje, że podczas dodawania zapisów na konta rozrachunkowe, bezpośrednio w dziennikach księgowych, użytkownik będzie miał możliwość automatycznego generowania płatności w Preliminarzu przy zapisaniu „ręcznego PK”.

Współpraca z Rejestrami VAT

Współpraca z rejestrami VAT zależy przede wszystkim od ustawienia parametru dotyczącego automatycznego generowania kasy dla zapisów w rejestrze (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Parametry). Rozróżnić trzeba kilka przypadków:

Zapis w rejestrze VAT z odroczonym terminem płatności:

• po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji,
• jeśli zmieniona zostanie kwota w rejestrze VAT – zmianie ulega również kwota na zdarzeniu w Preliminarzu.

Zapis w rejestrze VAT rozliczony przez użytkownika:

• dopóki dokument w rejestrze VAT nie jest rozliczony, nie ma ograniczeń co do wprowadzanych na nim zmian,
• jeśli dokument został już rozliczony przez użytkownika z poziomu modułu Kasa/Bank, wtedy:
  • zmiana kwoty jest możliwa w takim zakresie, że kwota dokumentu nie może być mniejsza niż kwota już rozliczona,

• w przypadku zmiany kontrahenta – zmieniony zostaje kontrahent na zdarzeniu w Preliminarzu, natomiast na zapisie kasowym pozostaje bez zmian.

Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr nieaktywny):

• po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu Płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji, podobnie jak w przypadku płatności z odroczonym terminem,
• jeśli zmienione zostaną dane na dokumencie w rejestrze VAT – zmianie ulegają również dane na zdarzeniu w Preliminarzu.

Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr aktywny)

• Po zatwierdzeniu zapisu w rejestrze VAT automatycznie generowany jest zapis w Kasie/Banku
• Numer zapisu kasowego jest nadany zgodnie ze schematem zdefiniowanym w Konfiguracja programu/ Księgowość/ Płatności do rejestru VAT. Jako numer obcy wpisywany jest numer z dokumentu w rejestrze VAT.
• Warunkiem jest otwarty raport obejmujący datę z jaką ma powstać zapis kasowy. Jeżeli dla danego rejestru nie ma jeszcze raportu za odpowiedni okres, przy zapisywaniu takiego dokumentu w rejestrze VAT pojawia się pytanie Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport?. Po zaakceptowaniu odpowiedni raport zostaje otworzony.
• W Preliminarzu powstaje zdarzenie, które jest automatycznie rozliczane z zapisem kasowym.
• Zmiany na dokumencie w rejestrze VAT są wtedy ograniczone:
  • jeśli raport kasowy, w którym powstał zapis, jest otwarty – zmiana jest możliwa. W chwili zmiany informacji na dokumencie w rejestrze VAT zmiany są automatycznie wprowadzane na skojarzonym zdarzeniu w Preliminarzu i zapisie w rejestrze kasowym
  • jeśli raport, w którym powstał zapis, jest zamknięty – program pozwala na zmianę jedynie takich pól jak: data deklaracji VAT-7, czy rodzaj transakcji. Inne zmiany są możliwe jedynie po otwarciu raportu kasowego.

Informacje dodatkowe:

W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka należy pamiętać, że podczas importu pomijana jest informacja o wpłatach częściowych. Całość kwoty deklarowana jest odpowiednio do zapłaty w formie zadeklarowanej na dokumencie w programie Comarch ERP Klasyka. Informacje o wpłatach częściowych powinny zostać uzupełnione „ręcznie”.

W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka dla zapisów płatnych gotówką automatycznie proponowana jest forma płatności gotówka predefiniowana w programie. Jest to ważne ze względu na rejestr kasowy skojarzony z tą formą płatności (w chwili zatwierdzenia dokumentu będą do niego trafiać zapisy kasowe).

Jeśli faktura jest wystawiana z poziomu modułu sprzedaży systemu Comarch ERP Optima – to w chwili jej zatwierdzenia automatycznie tworzone jest zdarzenie w Preliminarzu oraz zapis kasowy, które zostają ze sobą rozliczone. Dlatego po przeniesieniu takiej faktury do rejestru VAT program nie generuje ponownie płatności.

Daty zapisów i terminy płatności w Rejestrach VAT

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów, które odpowiadają za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas rejestrowania dokumentów w Rejestrach VAT.

W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:

• FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest wykorzystywany podczas wprowadzania dokumentów do Rejestrów VAT (oraz wystawiania faktur i paragonów w module Faktury).
• FZ – w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur zakupu w module Faktury.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:

Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania faktury sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.

Oprócz faktur sprzedaży parametr obowiązuje również podczas wprowadzania zapisów w Rejestrze VAT sprzedaży. Należy pamiętać, że zapisy KP i KW są automatycznie tworzone w raportach kasowych tylko wtedy, gdy w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry aktywny jest parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT. Jeśli parametr będzie odznaczony – wprowadzenie dokumentu w rejestrze VAT zawsze spowoduje powstanie planowanej płatności w Preliminarzu (niezależnie od formy i terminu płatności).

Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania faktury zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.

Podobnie jak w przypadku Faktur Sprzedaży – aktywny powinien być parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT.

Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę kosztową.

Data zdarzenia w Preliminarzu dla FS/WKA, PA – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wystawienia, data sprzedaży) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę przychodową.

Współpraca z Ewidencją dodatkową

Współpraca przebiega w sposób analogiczny jak w przypadku Rejestrów VAT, z małymi wyjątkami:

• O automatycznym tworzeniu zapisu kasowego dla dokumentu płatnego gotówką decyduje parametr w Konfiguracji programu/ Kasa i Bank/ Parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej.
• Zapis kasowy, który powstaje automatycznie w chwili zatwierdzenia dokumentu w Ewidencji dodatkowej ma numer zgodny z numerem dokumentu.

Pozostałe zasady są takie same jak w przypadku Rejestrów VAT.

Daty zapisów i terminy płatności w Ewidencji dodatkowej

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów można ustalić parametry, które odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu.

W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:

Ew. dodatkowa – podczas wprowadzania zapisów w Ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów istnieje możliwość takiej konfiguracji programu, by termin płatności był liczony od daty wystawienia, daty operacji lub daty zapisu.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany. Odpowiada za to ustawienie parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej. Dokument KP/ KW generowany podczas zatwierdzania dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów może być tworzony w raporcie z datą wystawienia, datą zapisu lub datą operacji.

Należy pamiętać, że powstanie płatności dla zapisu wprowadzonego w Ewidencji dodatkowej jest uzależnione od zaznaczenia parametru Generowanie płatności podczas wprowadzania dokumentu (bezpośrednio na formularzu). Jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu powstanie zapis w Kasie/Banku, jeśli nie jest aktywny – zapisanie dokumentu nie będzie miało żadnych konsekwencji w module kasowym.

Powiązanie dekretów księgowych z Preliminarzem

W programie istnieje możliwość generowania płatności w Preliminarzu podczas dodawania dekretów księgowych na konta rozrachunkowe. Jeżeli użytkownik wybierze na formularzu pozycji zapisu księgowego opcję Generowanie płatności, wówczas w Preliminarzu powstaje płatność dla kontrahenta wskazanego na zapisie księgowym wg następujących zasad:

• Definicja dokumentu – jeśli księgowanie jest na stronę Wn i kwota jest dodatnia lub księgowanie jest na stronę Ma i kwota jest ujemna, pobieramy z konfiguracji domyślny typ dokumentu KP, w przeciwnym wypadku pobieramy domyślny typ dokumentu KW.
• Podmiot dla kont rozrachunkowych słownikowych pobierany jest ze słownika konta, dla kont rozrachunkowych niesłownikowych w pierwszej kolejności ze słownika konta, jeżeli jest ono nie uzupełnione, to z nagłówka PK, w innym przypadku jest ustawiany kontrahent !Nieokreślony!.
• Rejestr pobierany jest na podstawie formy płatności (z uwzględnieniem księgowań walutowych).
• Kwota, waluta, typ kursu, kurs, kategoria, numer obcy, data, forma płatności, termin – pobierane są z elementu dekretu.
• Status – ustawiany jest jako Nie rozliczono.
• Dopuszczalna zwłoka – na podstawie informacji z karty kontrahenta.
• Stan – do realizacji.

Generowanie płatności dla dokumentów bilansu otwarcia

Podobnie jak w przypadku dekretów księgowych wprowadzanych w dziennikach księgowych, również w przypadku wprowadzania dokumentu BO istnieje możliwość generowania zdarzeń w Preliminarzu Płatności. Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.

Następnie, dodając nową pozycję na Dokumencie BO, należy skorzystać z opcji Dodanie pozycji przez formularz.

Na formularzu pozycji zapisu księgowego konieczne jest:

• Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
• Zaznaczenie pola Generowanie płatności,
• Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.

W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie, na którym jako konto przeciwstawne pojawi się konto z pozycji BO. Umożliwi to łatwiejszą kontrolę kwot znajdujących się w Preliminarzu oraz na Bilansie otwarcia.

Sposób generowania płatności jest analogiczny jak w przypadku Generowania płatności dla dekretów „ręcznych”.

Automatyczne rozliczenia i rozrachunki

W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu będą automatycznie łączone rozliczenia prowadzone w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.

Rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.

W celu ułatwienia sprawdzania jakie rozliczenia są powiązane z którymi rozrachunkami, w menu głównym z poziomu Listy zapisów kasowych/bankowych, Preliminarza płatności, formularza zapisu kasowego/bankowego i formularza płatności dostępna jest ikona  odwołująca do Listy rozrachunków związanych z rozliczeniami.

Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj.

Wielozakładowość

W przypadku firm wielozakładowych (z wybranym w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry rodzajem księgowości: Księga Podatkowa i zaznaczonym parametrem Firma wielozakładowa na niektórych formularzach jest możliwość przypisania zakładu.

Na liście różnic kursowych, różnic kursowych magazynu walut oraz delegacji w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Ustaw zakład. Opcja ta jest dostępna również na liście zapisów kasowych/bankowych zarówno w menu kontekstowym, jak i pod ikoną operacji seryjnych. Opcja Ustaw zakład umożliwia seryjne przypisanie/zmianę zakładu na zaznaczonych i niezaksięgowanych dokumentach.

Podczas dodawania nowego zapisu kasowego/bankowego podpowiadany jest zakład domyślny. Jeżeli zapis powstanie podczas pojedynczego lub seryjnego rozliczania w Preliminarzu płatności wygenerowanej do dokumentu źródłowego, to na formularz zapisu przenosi się zakład wybrany na dokumencie źródłowym. Jeśli płatność nie posiada dokumentu źródłowego to na zapis trafia zakład domyślny.

W przypadku rozliczeń seryjnych zbiorczych pole dotyczące zakładu pozostaje puste.

W przypadku wykorzystanie opcji Rozlicz dostępnej na liście faktur w module Handel zapis wygenerowany zostanie na zakład domyślny.

Jeżeli zapis kasowy powstanie automatycznie do dokumentu w Rejestrze VAT, Ewidencji dodatkowej lub listy wynagrodzeń to na formularz zapisu przeniesie się zakład wybrany na dokumencie źródłowym.

Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

Współpraca z modułem fakturującym opiera się głównie na generowaniu zapisów/ zdarzeń w module Kasa/Bank na podstawie wystawianych dokumentów sprzedaży oraz automatycznego rozliczania tych zapisów/zdarzeń. Obowiązuje przy tym zasada, że:

• Jeśli faktura jest płatna gotówką – zatwierdzenie dokumentu wiąże się z automatycznym wygenerowaniem zapisu kasowego w danym rejestrze. Generalnie numer tego zapisu kasowego jest numerem faktury. Jednak w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.
• Jeśli faktura ma odroczony termin płatności – jej zatwierdzenie powoduje zarejestrowanie zapisu w Preliminarzu Płatności, również w rejestrze przypisanym do wykorzystanej formy płatności.

Domyślne rejestry kasowe/bankowe dla operatorów

W systemie istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności gotówka oraz przelew, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnego rejestru kasowego/bankowego.

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne, znajdują się pola Domyślna kasa oraz Domyślny bank. Z rozwijanej listy można wybrać rejestr kasowy/bankowy, do którego powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

• Dla domyślnej kasy na liście pojawiają się tylko rejestry typu KASA, natomiast dla domyślnego banku na liście pojawiają się rejestry typu BANK
• Rejestry muszą być prowadzone w walucie systemowej
• Na liście nie pojawią się rejestry, do których operator ma założone zakazy (zakładka [Zakazy] na formularzu rejestru). Równocześnie program kontroluje, by dla operatora nie można było założyć zakazów do rejestru, który został wcześniej zdefiniowany jako jego domyślny rejestr kasowy/bankowy.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr,  istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna.

W przypadku, gdy operator ma przypisaną Domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z Rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.

Podczas korzystania z funkcji domyślnych rejestrów kasowych/bankowych może zdarzyć się sytuacja, że przypisana operatorowi kasa domyślna bądź bank domyślny nie będzie dostępny. W takim przypadku, przy próbie wystawienia dokumentu z wykorzystaniem formy płatności skojarzonej z rejestrem domyślnym, program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. Należy wtedy sprawdzić, czy:

• Przypisany dla operatora rejestr kasowy/bankowy nie został zablokowany na liście rejestrów kasowych/ bankowych.

W aktualnej bazie jest utworzony rejestr kasowy/bankowy przypisany do operatora na jego karcie (przede wszystkim jeśli operator pracuje na kilku bazach danych).

Daty na zdarzeniach/ zapisach związanych z dokumentami zakupu/ sprzedaży

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów odpowiadających za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury, w Rejestrach VAT oraz Ewidencji dodatkowej oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank.

W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:

• FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i paragonów w module Faktury.
• FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW,  istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:

Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.

W przypadku dokumentów zakupu i sprzedaży użytkownik może zdefiniować, z jaką datą ma powstać zdarzenie w Preliminarzu. Odpowiadają za to ustawienie parametru Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ oraz Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA. Użytkownik ma do wyboru datę wpływu, datę zakupu, datę wystawienia dla dokumentów zakupowych oraz datę wystawienia i datę sprzedaży dla dokumentów sprzedażowych.

Kategorie

W trakcie wystawiania faktury przypisujemy jej kategorię. Warto pamiętać, że kategoria ta jest kopiowana na zapis kasowy (w przypadku płatności gotówką) lub na zdarzenie zapisywane w Preliminarzu w przypadku płatności odroczonej.

Faktura w buforze

Jeśli dokument sprzedaży zostaje zapisany do bufora to nie może to powodować powstania żadnych zapisów w rejestrach kasowych/bankowych (przypomnijmy, że faktura w buforze jest nadal edytowalna i jej zawartość może być zmieniana).

Natomiast płatność za taką fakturę można traktować jako planowany przychód (lub rozchód w przypadku np. zwrotu towaru). Dlatego wpisanie faktury do bufora powoduje rejestrację zdarzenia w Preliminarzu. Zdarzenie to jest powiązane z konkretną fakturą (jej numer jest widoczny w polu dokument) i nie ma możliwości zmiany wpisanych tam informacji (zmiana danych możliwa jest jedynie z poziomu dokumentu sprzedaży). Zdarzenie takie ma nadany stan Bufor i na liście jest widoczne w kolorze zielonym.

Jeśli płatność jest rozbita na kilka części – w Preliminarzu pojawi się odpowiednia ilość zdarzeń odpowiadających kolejnym wpłatom.

Zatwierdzenie faktury powoduje wygenerowanie zapisu kasowego na kwotę płatną gotówką, natomiast z Preliminarza znika odpowiadające mu zdarzenie. Zdarzenia powiązane z płatnościami odroczonymi nadal są widoczne w Preliminarzu, jednak ich stan zostaje zmieniony na Zatwierdzone do realizacji.

Anulowanie faktury

Jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana.

Jeśli dokument został rozliczony, możliwość anulowania dokumentu zależy od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry:

Jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:

• rozpięte zostaje rozliczenie,
• znika płatność z Preliminarza,
• zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.

Jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego):

• rozpina rozliczenie,
• usuwa zdarzenie z Preliminarza,
• usuwa zapis z raportu kasowego, pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty. Jeśli raport został zamknięty – zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.

Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej).  W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę.

Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:

• Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FS.
• Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
• W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu
• Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
• Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na Fakturze Sprzedaży.