Komunikat pojawia się przy zapisie dokumentu, gdy podczas edycji dokumentu w buforze poprawiona została data wystawienia dokumentu na wcześniejszy miesiąc/rok przy miesięcznej/rocznej numeracji dokumentów.
Komunikat pojawia się również w sytuacji kiedy Użytkownik wpisał ręcznie numer dokumentu a w bazie danych jest już zapisany inny dokument o takim numerze.

Komunikat ten może pojawić się przy próbie fiskalizacji, jeśli na dokumencie, który próbujemy zafiskalizować znajduje się towar, który kiedykolwiek wcześniej został sprzedany z inną stawką podatkową niż obecnie. Takie zdarzenia pozostają w pamięci drukarek fiskalnych i przez to wysłanie towaru z nową stawką VAT może zostać przez nie zablokowane. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest zmiana nazwy towaru (np. dodanie kropki na początku) oraz ponowne wystawienie dokumentu przeznaczonego do fiskalizacji.

Komunikat ten pojawia się w momencie, gdy próbujemy anulować dokument wyeksportowany. Standardowo operator nie ma możliwości anulowania dokumentu o takim statusie. Istnieje możliwość nadania takich uprawnień poszczególnym operatorom. Można to zrobić na karcie operatora w lokalizacji: System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy na zakładce Parametry poprzez zaznaczenie parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych, opcja ta jest dostępna w dziale związanym z pracą rozproszoną.

W przypadku występowania komunikatu należy sprawdzić czy w menu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy -> Zakładka Ogólne -> Domyślna kasa widnieje właściwa kasa – domyślna dla Operatora. Jeśli jest niewłaściwa lub nie jest określona należy ją wskazać.

Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z kas domyślnych dla operatorów, należy w System/Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Formy płatności dla formy płatności gotówka, w polu „Rejestr” wskazać konkretny rejestr kasowy ( zmiana z opcji „-domyślna-”).

W Comarch ERP Optima usunąć można jedynie dokumenty zapisane do bufora (dokumenty wyświetlane na liście na zielono). Nie ma możliwości usunięcia dokumentów zapisanych na stałe (wyświetlane na liście na czarno) oraz dokumentów anulowanych (wyświetlane na liście w kolorze czerwonym). Dokument zapisany na stałe może zostać jedynie anulowany. Istnieje możliwość skopiowania anulowanego dokumentu, numer anulowanego dokumentu można wykorzystać ponownie wpisując go ręcznie w polu “AUTO” na formularzu dokumentu.

Jeśli skasowanie danego dokumentu jest konieczne to należy się w tym celu skontaktować z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

W przypadku pojawienia się powyższego komunikatu należy sprawdzić czy zostały spełnione warunki gwarantujące wykonanie inwentaryzacji.

Zamknięcie inwentaryzacji z kontrolą poprawności dokumentów.
Aby inwentaryzacja mogła zostać zamknięta na listach nie mogą występować rezerwacje, zamówienia, dokumenty w buforze lub dokumenty handlowe (FA, PA, FZ), które nie są skojarzone z dokumentami magazynowymi. Jeśli program napotka na takie dokumenty sprawdza, czy dotyczą one towarów (wtedy nie pozwoli na zamkniecie inwentaryzacji) czy też usług (wtedy inwentaryzacja zostanie zamknięta). Jeśli zamknięcie inwentaryzacji zostanie przerwane – program wyświetla listę dokumentów, które są za to odpowiedzialne. Znacznie ułatwia to korygowanie bazy danych tak, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe.

Przed zamknięciem inwentaryzacji należy:

Zamknięcie inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów.
Istnieje również możliwość zamknięcia inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów. W tym celu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry, należy zaznaczyć parametr: Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów. Wówczas program wyświetli informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI (Przyjęcie Wewnętrzne)/ RWAI (Rozchód Wewnętrzny).

Należy pamiętać, że w przypadku zamykania bezwarunkowego inwentaryzacji, jeśli po wykonaniu inwentaryzacji zostaną zapisane dokumenty wpływające na stan magazynu z datą wcześniejszą niż data arkusza, to ilości na arkuszu nie będą zgodne z ilościami na stanie magazynowym na dzień utworzenia arkusza.

Jeżeli podczas zapisywania dokumentu FA/PA pojawia się komunikat Dokument nie może być zapisany. Operator nie ma prawa zapisu dokumentu do bufora. Oznacza to, że na karcie operatora została włączona przez Administratora Blokada zapisu FA i PA do bufora.