W celu zaktualizowania licencji należy zaprogramować klucz HASP przy pomocy pliku o rozszerzeniu RUS (zwany dalej plikiem RUS), który zawiera informację o licencjach. Klient otrzymuje plik od Autoryzowanego Partnera Comarch.

W celach porządkowych pliki RUS mają w nazwie numer klucza, który mogą zaprogramować. Numer klucza HASP i pliki RUS są ze sobą ściśle powiązane, dlatego danym plikiem RUS możemy zaprogramować tylko jeden dedykowany dla niego klucz HASP.

Programowanie klucza możemy przeprowadzić w następujących krokach:

1. Podłączyć klucz HASP, do komputera, z którego będziemy aktualizować licencje
2. Uruchomić program Comarch ERP Optima
3. Po uruchomieniu programu z menu wybrać pozycję: Pomoc \ Rejestracja programu (opcja widoczna tylko dla operatora z uprawnieniami administratora.
4. Następnie w należy wskazać odpowiedni plik RUS, który posłuży do zaprogramowania klucza.
5.  Na koniec wciskamy przycisk Zaprogramuj.

Klucz HASP można również zaprogramować pobierając plik RUS bezpośrednio z serwerów Comarch (opcja wymaga dostępu do internetu). W tym celu należy po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na ikonę Menadżera Kluczy wybrać opcję Aktualizuj moduły w kluczu HASP > Aktualizacja z chmury. Aktualizacja z chmury nie jest dostępna dla kluczy partnerskich oraz kluczy HASP, na których dodatkowo są licencje dla programów Comarch ERP Klasyka.

Comarch ERP Menadżer Kluczy można zainstalować z płyty instalacyjnej Comarch ERP Optima. Dostępna jest ona z poziomu prezentacji w Dodatkach lub w podkatalogu “SETUP” płyty instalacyjnej. Można go również pobrać ze strony https://www.erp.comarch.pl/klienci/default.aspx?site=2248

Po uruchomieniu instalacji należy podać katalog, w którym zostanie zainstalowany Comarch ERP Menadżer Kluczy, a następnie podać nazwę lokalnego serwera SQL, który zostanie skonfigurowany do pracy z Menadżerem Kluczy. Najczęściej serwerem tym jest serwer, który przechowuje również dane Comarch ERP Optima

Domyślną nazwą serwera SQL dla programu Comarch ERP Optima jest “Nazwa_komputera\OPTIMA”. Po wpisaniu nazwy serwera SQL należy nacisnąć przycisk Instaluj. Uwaga! Narzędzie to ma dodatkową funkcję dodania wyjątku do systemowej zapory sieciowej, co umożliwia sieciową pracę programu Comarch ERP Optima.

Więcej informacji na temat Menadżera Kluczy można znaleźć na stronie http://www.comarch.pl/erp/dla_klientow

W takiej sytuacji należy wykonać kilka czynności, które powinny rozwiązać problem:

1. Zalogować się ponownie do programu System \ Logowanie, wybierając na drugiej zakładce Moduły odpowiednie moduły, na które posiada się licencje.
2. Sprawdzić (w przypadku wersji jednostanowiskowej bądź pracy na serwerze) czy po prawej stronie na dole na pasku menu widoczna jest ikona Menadżera Kluczy „ikona kłódki” w kolorze zielonym. Jeżeli jest czerwona to proszę prawym przyciskiem myszy klikając na kłódkę wybrać opcję Restartuj usługę. Jeżeli ikona kłódki jest niewidoczna to proszę uruchomić plik ComarchMLTray.exe z katalogu C:\Program files\Comarch\Comarch ERP Menadżer Kluczy.
3. W przypadku kiedy na dany moduł posiadana jest tylko jedna licencja, z której korzysta kilku operatorów na różnych stanowiskach, należy sprawdzić czy poprzedni użytkownik pracujący na danym module prawidłowo się wylogował, czyli czy zwolnił licencję. Jeśli nie, można tego dokonać klikając prawym przyciskiem myszy na ikonie kłódki poprzez wybór opcji Zwolnij moduły, a następnie wybierając odpowiedniego użytkownika. Po poprawnym wylogowaniu poprzedniego operatora należy jeszcze raz zalogować się do programu.
4. Jeśli wymienione czynności nie pomogą należy sprawdzić w programie Comarch ERP Optima ważność licencji. W tym celu z poziomu Comarch ERP Optima proszę wybrać z menu Pomoc \ O programie, następnie kliknąć Informacje techniczne, gdzie na drugiej zakładce Moduły, widoczna jest informacja z datą ważności licencji. Jeżeli data nie jest aktualna należy zaprogramować klucz HASP. W tym celu należy zwrócić się do Partnera Comarch z prośbą o wygenerowanie ponownego pliku .RUS podając swoje numery identyfikacyjne (PIN, ID) oraz numer klucza. Po otrzymaniu pliku klikając prawym przyciskiem myszy na ikonę kłódki należy wybrać opcję Aktualizuj moduły w kluczu HASP > Aktualizacja z dysku, następnie wskazać odpowiedni plik. Klucz HASP można również zaprogramować pobierając plik RUS bezpośrednio z serwerów Comarch (opcja wymaga dostępu do internetu). W tym celu należy wybrać opcję Aktualizuj moduły w kluczu HASP \ Aktualizacja z chmury. Aktualizacja z chmury nie jest dostępna dla kluczy partnerskich oraz kluczy HASP, na których dodatkowo są licencje dla programów Comarch ERP Klasyka.

Jeżeli te czynności nie rozwiążą problemu o pomoc należy utworzyć nowe zgłoszenie w Systemie Zgłoszeń podając dodatkowe informacje: 

Komunikat może się pojawić podczas logowania w instalacjach sieciowych, w przypadku, gdy Comarch ERP Optima, ma źle skonfigurowane pole Serwer klucza lub na podanym serwerze nie jest prawidłowo skonfigurowany Comarch ERP Menadżer Kluczy.

W celu usunięcia problemu należy sprawdzić:

1. Czy pole serwer klucza jest prawidłowo wypełnione? W większości przypadków pole to powinno być puste, co oznacza, że licencje będą pobierane z serwera, gdzie znajduje się baza danych Comarch ERP Optima, podana wcześniej w polu Serwer. Jeżeli istnieje potrzeba zastosowania serwera klucza na odrębnym komputerze wtedy w polu serwer klucza należy podać nazwę instancji SQL w notacji: Nazwa_komputera\Nazwa_instancji.
   Jeżeli w Menadżerze Kluczy wskazano więcej niż jeden klucz (w przypadku kluczy wirtualnych), serwer kluczy powinien zostać wskazany w postaci Nazwa_komputera\Nazwa_instancji::Numer_klucza
2. Czy na podanym serwerze zainstalowano komponenty niezbędne do obsługi klucza? Komunikat tak jak to jest podane w jego treści może również wskazywać na to, że na podanym serwerze nie są zainstalowane komponenty Menadżera Kluczy. W takiej sytuacji na podanym serwerze należy zainstalować Menadżer Kluczy (patrz pyt. „W jaki sposób zainstalować Comarch ERP Menadżer Kluczy?”).
3. Czy podany serwer klucza jest dostępny? Trzecim powodem pojawienia się komunikatu jest niedostępność podanego serwera klucza. W takiej sytuacji należy się upewnić, czy jest on włączony i czy działa do niego połączenie sieciowe z wybranej stacji.

Od wersji 2013.3.1 Comarch ERP Optima wprowadzono możliwość pracy z wieloma kluczami zawierającymi moduły tej samej aplikacji. Może to być klucz HASP oraz klucze wirtualne lub same klucze wirtualne. Każdy klucz tworzy osobną pulę modułów, ilości modułów nie sumują się pomiędzy kluczami.Poszczególne pule są identyfikowane poprzez numer danego klucza, dlatego w Comarch ERP Optima w polu serwer klucza po nazwie serwera SQL oraz dwóch dwukropkach „::” należy podać numer klucza, jeżeli chcemy pobierać moduły z określonej puli.

Klucz może zostać przypisany do bazy firmowej. W tym celu w konfiguracjifirmy (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Parametry) należy uzupełnić pole Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej.

Dodatkowo od wersji 2015.3.1 Comarch ERP Optima na formularzu operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Bazy umożliwiono wskazanie na jakie moduły ma się logować i z jakiego serwera klucza ma korzystać Operator podczas logowania do określonej bazy firmowej. W związku z tym na zakładce Bazy dodano kolumny: Ustawienia ogólne, Serwer klucza oraz kolumny z wszystkimi modułami Comarch ERP Optima.

Serwer klucza określony na zakładce Bazy na formularzu operatora ma pierwszeństwo przed serwerem wskazanym jako Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Parametry) oraz serwerem klucza wskazanym na oknie logowania.

Wersja demo pozwala zapoznać się z programem Comarch ERP Optima bez konieczności jego wcześniejszego kupna. Posiada ona pełną funkcjonalność licencjonowanej wersji programu. Jednakże ma również jedno ograniczenie. Polega ono na tym, że w bazie danych różnica między datami operacyjnymi dokumentów nie może być większa niż 60 dni. Jeżeli próg ten zostanie przekroczony program się zablokuje i baza będzie dostępna jedynie do odczytu.

Pliki licencyjne softhasp.sig oraz softhasp.dat należy skopiować do katalogu głównego dysku instalacyjnego obecnie uruchomionego systemu opracyjnego (zazwyczaj dysk C:\), a następnie  dokonać restartu Menadżera Kluczy (menu kontekstowe pod prawym przyciskiem myszy na ikonie kłódki obok zegarka).

Jeżeli ikona czerwonej kłódki nie jest widoczna obok zegarka, powinna automatycznie się pojawić podczas uruchamiania programu Comarch ERP Optima. Poprawny odczyt licencji przez Menadżer Kluczy powinien objawić się zmianą koloru ikony kłódki z czerwonego na zielony.

Dodatkowo należy zweryfikować czy w rejestrach ustawiona jest opcja pobierania licencji z klucza programowego (wartość '1′).

32 bitowy system operacyjny –
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\CDN\HASP\KluczProgramowy 
64 bitowy system operacyjny –HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\CDN\HASP\KluczProgramowy 

Istnieje możliwość modyfikacji ścieżki do jakiej wgrane mają być pliki licencyjne. Zmodyfikowaną ścieżkę należy podać w poniższym wpisie rejestru:

32 bitowy system operacyjny –
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\CDN\HASP\FolderKluczaProgramowego 
64 bitowy system operacyjny – HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\CDN\HASP\FolderKluczaProgramowego