Bieżący okres obrachunkowy

Opcja Bieżący okres obrachunkowy, związana z księgowością kontową, daje możliwości wyboru okresu obrachunkowego, bez konieczności dokonywania zmiany w Konfiguracji programu. Funkcja ta może zostać wykorzystana na przełomie roku, kiedy istnieje konieczność wprowadzania (księgowania) dokumentów równocześnie w dwóch okresach obrachunkowych, przez więcej niż jednego użytkownika.  Oznacza to, że niezależnie od domyślnego okresu obrachunkowego (zawsze podpowiada się po zalogowaniu do programu) ustawionego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, operator może tymczasowo zmienić rok obrotowy. Zmiana będzie obowiązywać tylko na czas trwania aktualnej sesji.

W oknie Tymczasowa zmiana okresu obrachunkowego dostępna jest lista okresów obrachunkowych, spośród których można dokonać wyboru. Odpowiada ona liście znajdującej się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.

Zmiana okresu obrachunkowego

 




Data dla wydruków

Wydruki z programu zawierają datę wykonania wydruku. Standardowo jest to data systemowa. W programie istnieje funkcja pozwalająca na zmianę tej daty. Jest to funkcja wywoływana z poziomu Narzędzi/ Data dla wydruków. 

Data wydruku

Okno zawiera tylko jeden domyślnie zaznaczony parametr Pokazuj na wydrukach bieżącą datę. Po jego odznaczeniu (puste pole) program pozwala na wybranie innej, dowolnej  daty. Datę możemy wpisać z klawiatury lub wybrać z kalendarza wyświetlanego przez kliknięcie prawym klawiszem myszy. Stosując ten sposób datowania wydruków należy pamiętać, że program nie ma na nią wpływu i na użytkowniku spoczywa obowiązek poprawnego jej ustawienia.




Data bieżąca

Funkcja służy do określenia z jaką datą będą wykonywane operacje w programie. Odznaczenie parametru Program ma działać z datą bieżącą powoduje, że jako data programu będzie brana data wpisana w tym oknie przez Użytkownika. W przeciwnym przypadku datą programu będzie data systemowa danego komputera.

Data w programie

 




Filtry obowiązkowe GenRap

Filtry Obowiązkowe GenRap służą do ograniczania użytkownikom możliwości generowania (drukowania) raportów. Rozwiązanie to ma na celu zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych. Założenie filtra pozwala ograniczyć dostęp do danych w ramach poszczególnych obiektów.

Dodanie nowego filtra polega na określeniu niezbędnych elementów. Przy definiowaniu filtra należy uzupełnić pola:

Filtr dla – umożliwia wybranie z listy operatorów względem, których filtr ma być stosowany.

Nazwa – przyjazna dla użytkownika nazwa filtra.

Obiekt(y) – obiekt, dla którego filtr ma być stosowany. Możliwe jest wprowadzenie kilku obiektów oddzielonych przecinkiem.

Filtr – wyrażenie filtrujące dane w ramach obiektu.

Definiowanie filtra obowiązkowego GenRap

Uwaga
Dla Obiekt(y), Filtr należy podać bazową nazwę tabeli/obiektu; bazowe nazwy pól/tabel. W tym miejscu nie działają „przyjazne” nazwy. GenRap jest czuły na wielkość liter. Należy na to zwrócić szczególną uwagę wprowadzając dane do pól Obiekt(y), Filtr. Warunkiem zadziałania filtrów jest włączenie parametru Stosuj filtry obowiązkoweKonfiguracji programu/ Użytkowe/ Parametry oraz zdefiniowanie przynajmniej jednego filtra dla aktualnie zalogowanego użytkownika.




Historia zmian

Dotyczy wersji: 2018.5.1
  Funkcja jest dostępna wyłącznie dla Administratora systemu. Rejestruje kolejne akcje wykonywane w programie przez Użytkownika. Taki zapis historii umożliwia zapamiętywanie osób, które modyfikują lub pobierają dane z programu.

Rejestrowane są m.in. takie operacje jak: 

  • dodanie, modyfikacja i usunięcie dokumentów oraz danych słownikowych,
  • zatwierdzanie dokumentów,
  • wysyłanie i odbieranie UPO dla deklaracji oraz plików JPK,
  • wykonywanie wydruków (wraz z informacją jaki wydruk wykonano),
  • eksportowanie danych (wraz z informacją do jakiego pliku nastąpił eksport),
  • wysłanie z programu wiadomości e-mail oraz SMS
  • logowanie do bazy (wraz z informacją o modułach jakie zostały pobrane),
  • wykonanie kopii bazy danych,
  • dodanie nowej bazy oraz jej usunięcie,
  • wejście do konfiguracji programu.

Nie jest rejestrowane jakie pola zostały zmodyfikowane na dokumencie bądź danych słownikowych a jedynie sam fakt zaistnienia tej czynności.

Dla każdej operacji zapisywane są:

  • Nazwisko lub Akronim Operatora wykonującego operację,
  • Data i godzina operacji,
  • Typ słownika lub dokumentu z którym związany jest wpis (np. Kontrahent, Pracownik, Faktura sprzedaży, Polecenie księgowania),
  • Kod podmiotu lub numer dokumentu którego dotyczy operacja,
  • Rodzaj wykonanej operacji (np. Dodanie, Modyfikacja, Usunięcie, Wydrukowanie, Eksport do XML),
  • Dodatkowy opis operacji (np. nazwa wykonanego wydruku, lokalizacja dla eksportu danych).

Zapis operacji następuje w momencie zaistnienia zmiany dla danego dokumentu/danej w bazie – w szczególności jego dodania, zmodyfikowania bądź usunięcia. Tak więc samo podejrzenie danych bez żadnej ich zmiany nie jest zapisywane. Jeżeli jednak wykonano wydruk (podgląd wydruku) bądź jakikolwiek eksport danych (np. do PDF, Excel, XML, za pomocą pracy rozproszonej bądź IWD, eksport płatności z preliminarza, itp), to pomimo że taka operacja może nie powodować zmian w bazie, jest ona rejestrowana w Historii zmian. Ma to na celu zaewidencjonowanie wszelkich operacji pobrania danych z programu w dowolnej formie (drukowanej bądź elektronicznej).

W przypadku operacji seryjnych bądź innych operacji wpływających jednocześnie na większą ilość danych w bazie, zapisywana jest informacja dotycząca każdej pozycji (kontrahenta, pracownika, dokumentu, kategorii, itp) która w efekcie tej operacji uległa zmianie. Tak więc przykładowo seryjna zmiana kategorii dla 100 kontrahentów spowoduje zapis do Historii zmian 100 operacji modyfikacji danych dla każdego ze 100 kontrahentów.

Dla operacji wykonywanych dla danych/dokumentów powiązanych z pracownikiem (takich jak: dodatki, nieobecności, wypłaty pracownika), w opisie operacji prezentowany jest kod pracownika wraz z jego imieniem i nazwiskiem. W opisie pojawia się również informacja o dodaniu oraz usunięciu zapisu historycznego pracownika wraz z datą jego aktualizacji.

Operacje wykonywane automatycznie (jak choćby pobieranie notowań kursów walut) również są zapisywane.

Wejście Operatora do Konfiguracji, nawet jeżeli nie wiązało się z dokonaniem przez niego jakichkolwiek zmian, pojawia się jako zdarzenie w Historii zmian.

Zapisywane są również operacje związane z bazami danych, jak logowanie do bazy, dodanie bazy i jej usunięcie, konwersja oraz wykonanie kopii bezpieczeństwa. Podobnie logowane jest wykonanie funkcji z menu Narzędzia z gałęzi Korekty danych, Serwer bazy danych oraz Kasowanie danych.

Po wybraniu funkcji Historia zmian uruchamiane jest okno z pełną listą historii zmian zawierające dwie zakładki:

  • Działania w obrębie firmy [Nazwa firmy],
  • Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm. 

Na obydwu zakładach lista zawiera takie same kolumny: Data operacji, Typ słownika/dokumentu, Kod/Numer dokumentu, Rodzaj operacji, Operator oraz Opis.

Możliwe jest filtrowanie listy zarówno za pomocą filtra prostego w nagłówku kolumny, jak i filtra zaawansowanego. Wyświetloną listę działań można wyeksportować do pliku lub wydrukować.

W przypadku podświetlenia wpisów dotyczących danego dokumentu/słownika, kliknięcie Ikony lupy  powoduje otwarcie okna z historią tego wybranego dokumentu.

Kliknięcie przycisku  Archiwizuj powoduje otwarcie okna Archiwizacja historii zmian umożliwiającego zapisanie historii zmian w pliku Excel – zarówno na dysku lokalnym jak i IBARD. Na oknie należy określić zakres dat dla archiwizowanych danych. Zaznaczenie parametru Usuń wyeksportowane wpisy powoduje usunięcie z bazy historii zmian która zostanie wyeksportowana do pliku. Przycisk  Archiwizuj powoduje wykonanie archiwizacji i zamknięcie okna. Tworzony jest plik o nazwie Historia_zmian_[Firma] bądź Historia_zmian_wspólnych z określonym na oknie archiwizacji zakresem dat. Przycisk  Zamknij zamyka okno bez wykonania żadnej operacji.

 




Kopia bezpieczeństwa

Z poziomu menu Narzędzia istnieje możliwość wykonania kopii bezpieczeństwa bazy danych. Kopia wykonywana jest w analogiczny sposób jak kopia generowana z poziomu konfiguracji programu (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych). 




Skrzynka IWD

Skrzynka IWD widoczna jest z menu Narzędzia/ Skrzynka IWD. W Skrzynce IWD użytkownik ma możliwość podglądnięcia wysłanych paczek oraz odebranych i oczekujących na odbiór. Eksport/Import danych odbywa się z menu Narzędzia / Praca rozproszona / Eksport/Import.

Na tej liście dostępne są dwie zakładki:

  • [Wysłane] – na tej liście widoczne są paczki wysłane, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż dane skasowane i odebrane można zobaczyć również o takim statusie.
  • [Do odebrania] – na tej liście widoczne są paczki do odebrania, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż paczki odebrane dla oddziału można zobaczyć również paczki o takim statusie. Na tej zakładce dostępne są dodatkowe opcje odbioru E-faktury oraz jej podglądu w przeglądarce internetowej.

Skrzynka Internetowej Wymiany Dokumentów

Na obu zakładkach znajdują się kolumny:

  • Lp – liczba porządkowa paczki,
  • Typ danych – rodzaj danych,
  • Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który przeprowadził eksport,
  • Odbiorca/Nadawca – symbol oddziału z którego pochodzą dane,
  • Data wysłania – data wysłania paczki na serwer,
  • Rozmiar danych – wielkość paczki w kilobajtach,
  • Odebrano – status paczki,
  • ID paczki – identyfikator paczki.

Na liście Wysłane możliwe są następujące statusy:

  • tak – paczka odebrana,
  • nie – paczka nieodebrana,
  • częściowo – niektóre oddziały odebrały paczkę, pozostałe nie odebrały lub paczka została przez niektóre oddziały skasowana,
  • skasowano – paczka została skasowana przez wysyłającego lub przez wszystkich adresatów – nikt nie będzie mógł jej odebrać.

Na liście Do odebrania możliwe są następujące statusy:

  • tak – paczka odebrana,
  • nie – paczka nieodebrana,
  • błąd – zaczęto pobieranie, ale go nie zakończono,
  • skasowano – tylko ten oddział nie będzie mógł paczki odebrać

Na obu zakładkach jest możliwe odświeżenie skrzynki, skasowanie paczki i podglądnięcie jej szczegółów, w których można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce.

 Odśwież – odświeżenie listy paczek. Uaktualnienie odbywa się poprzez połączenie z serwerami Comarch i sprawdzenie wysłanych/czekających na odbiór paczek wraz ze statusami.

 Odbierz fakturę – odbiór e-faktury. Odbiór odbywa się po wskazaniu paczki do odebrania i naciśnięciu przycisku. Po zaakceptowaniu informacji o certyfikacie kolumna Odebrano otrzyma status „Tak”, natomiast sam dokument pojawi się na liście faktur zakupu. Przycisk uaktywnia się w momencie zaznaczenia na liście e-faktury (kolumna Typ danych posiada status „E-faktura”).

 Podgląd faktury – podgląd e-faktury. Podgląd będzie wykonywał się w przeglądarce internetowej. Przycisk uaktywnia się w momencie zaznaczenia na liście e-faktury (kolumna Typ danych posiada status „E-faktura”).

  Usuń – skasowanie paczki.

 Podgląd – podgląd szczegółów paczki. W szczegółach paczki można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce.