Aby składki właściciela były uwzględnione na deklaracjach rozliczeniowych, należy w pierwszej kolejności poprawnie uzupełnić informacje na formularzu danych kadrowych właściciela (Kadry / Lista pracowników – Właściciele) – czyli wprowadzić dane personalne, identyfikacyjne (zakładka Ogólne), informacje dotyczące ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat)) oraz zatrudnienia – rozpoczęcia działalności (zakładka Etat – data zatrudnienia, stawka, ‘rodzaj zatrudnienia’: właściciel/osoba współpracująca, itp.)

Dla właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od minimalnej podstawy wymiaru (60% przeciętnego wynagrodzenia), na zakładce Etat należy zaznaczyć parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu ‘Stawka’ pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, wpisana z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.

Jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty lub w przypadku prowadzących działalność gospodarczą nie dłużej niż 24 miesiące (nowe firmy) opłacających składki od obniżonej podstawy – 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia – parametr ‘Dochód deklarowany’ powinien być pusty, a kwotę podstawy należy wówczas wpisać w polu ‘Stawka’.

Dodatkowo należy podać w jaki sposób właściciel rozlicza się z ZUS – łącznie z pracownikami czy na odrębnej deklaracji. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. W tym celu należy na formularzu danych kadrowych właściciela – zakładka Ubezpieczenie (etat) zaznaczyć parametr ‘Indywidualna DRA’.

Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac o rodzaju ‘Właściciel’ i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie natomiast wykazany właściwy kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

Ostatnim etapem jest utworzenie deklaracji rozliczeniowej ZUS. Jeżeli dla właściciela tworzona jest indywidualna deklaracja, w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’ wciskamy przycisk ‘Właściciel’ i wybieramy z listy nazwisko właściciela. Po ustawieniu pozostałych parametrów, tj. wskazaniu pliku KEDU, podaniu miesiąca uruchamiamy przeliczenie deklaracji. Jeżeli właściciel rozlicza się wspólnie z pracownikami, nie wskazujemy właściciela – w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’, w wyszarzonym wierszu powinien być widoczny opis ‘pracownicy’.

Składkę wypadkową można ustawić z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS. Przed wpisaniem nowej wartości składki wypadkowej należy wykazać odpowiedni miesiąc, od kiedy składka będzie obowiązywała, wprowadzić jej wartość, a następnie zapisać ikoną dyskietki  .

W przypadku posiadania modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe składkę wypadkową można również zmienić seryjnie dla zaznaczonych baz danych. W tym celu, po zalogowaniu się do Biura Rachunkowego, należy w obszarze Operacje seryjne/ Parametry firm ustawić odpowiedni rok i miesiąc, od którego obowiązuje zmiana składki wypadkowej, zaznaczyć bazy, w których chcemy zmienić jej wartość, a następnie wybrać z sekcji Parametry firm opcję „Składka wypadkowa” wprowadzając jej nową wartość. Wprowadzone dane należy zatwierdzić  – wówczas wartość składki wypadkowej zmieni się dla wszystkich wskazanych baz od wybranej wcześniej daty.

Jest to wynik nieprawidłowej kolejności działań podczas uzupełniania informacji o zwolnieniu pracownika. Sytuacja taka występuje wówczas, gdy po naliczeniu wypłat za dany miesiąc zostanie uzupełniona informacja o zwolnieniu pracownika (na Formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Etat – Data zwolnienia) z datą wcześniejszą niż okres listy płac. Taka osoba pozostaje z naliczoną wypłatą, ale ponieważ nie jest w danym okresie zatrudniona – nie jest widoczna w oknie ‘Wypłaty pracowników’.

Aby wypłata była widoczna na oknie 'Wypłaty pracowników’ należy zaznaczyć parametr „Pokaż wszystkie wypłaty na tej liście płac” umożliwiający wyświetlenie wszystkich wypłat naliczonych na wybranej liście płac. Następnie nadmiarowo policzoną wypłatę można usunąć za pomocą ikony kosza.

System Comarch ERP Optima umożliwia przygotowanie i przesłanie zestawu poleceń przelewu do banku. W tym celu można wykorzystać jeden z istniejących formatów przelewów lub zdefiniować własny w oparciu o informacje dostarczone przez bank. Formaty wymiany dodajemy w menu Ogólne / Inne / Formaty przelewów. W programie są predefiniowane m.in.: 

W programie Comarch ERP Optima jest dostępna funkcja pozwalająca na przeliczenie składki wypadkowej w już naliczonych wypłatach, bez konieczności ich usuwania i ponownego wyliczania. Aby dokonać korekty należy wejść z poziomu zakładki Narzędzia / Korekty danych / ‘Korekta składki wypadkowej’. Po wskazaniu miesiąca deklaracji dla którego chcemy wykonać korektę, wystarczy wcisnąć przycisk 'piorunka’. Program przelicza składkę wypadkową zgodnie z aktualnym na wskazany miesiąc procentem składki wprowadzonym z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Składki ZUS.

Wydruk dostępny z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR – Informacja dla ubezpieczonego lub z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR) – wydruk dla zaznaczonych pracowników z możliwością wysłania ze skrzynki pocztowej modułu Comarch ERP Optima CRM.

Wydruk IMIR może być wykonany zarówno jako raport roczny, jak i raport za wybrane miesiące– decyduje o tym ustawienie parametrów przed wydrukiem.

Przed wydrukiem warto skorzystać z nowego globalnego filtra dodanego na liście pracowników. Wyszukuje osoby, które we wskazanym roku, mają naliczone wypłaty wykazywane na deklaracjach ZUS (po zawężeniu listy filtrem, można zaznaczyć wszystkich i wykonać wydruk seryjny).

Funkcjonalność ta opisana została w Filmie instruktażowym.

Program Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry Plus umożliwia pełną ewidencję zajęć wynagrodzeń.

Aby dodać pracownikowi zajęcie wynagrodzenia w pierwszej kolejności należy utworzyć typ wypłaty będący potrąceniem (System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat). Potrącenie musi mieć w konfiguracji zaznaczone parametry Potrącenie oraz Zajęcie wynagrodzenia na zakładce 1. Ogólne. Następnie należy przypiąć dane potracenie w odpowiedniej grupie ograniczeń potrąceń (System/Konfiguracja/Firma/Płace/Grupy ograniczeń potraceń).

Kolejnym krokiem jest dodanie Zajęcia wynagrodzenia na liście zajęć pracownika. Funkcjonalność dostępna jest z poziomu listy pracowników po rozwinięciu ikony , z poziomu  formularza danych kadrowych lub z listy pracowników po naciśnięciu prawego przycisku myszy będąc ustawionym na danym pracowniku.

Na formularzu zajęcia należy podać sygnaturę akt, datę dostarczenia decyzji oraz wskazać w polu Typ wypłaty zdefiniowane potrącenie. Można wskazać całkowitą lub miesięczną wartość zajęcia oraz okres, w jakim ma być naliczane.

Na formularzu zajęcia należy także wybrać Komornika, dla którego ma się wygenerować płatność. Komorników wybiera się spośród kontrahentów, którzy mają zaznaczony parametr Komornik na formularzu kontrahenta. Parametr jest dostępny na nowej zakładce Komornik na formularzu kontrahenta.

Jeśli na formularzu komornika ustawiona jest forma płatności typu przelew, dodatkowo na formularzu zajęcia podstawia się domyślny rachunek wybranego komornika. Jeżeli wybrany komornik (kontrahent) ma ustawioną formę płatności typu gotówka, pola bank i numer rachunku są nieaktywne.

Zajęcia wynagrodzeń naliczane są zawsze w wypłatach etatowych. Dodatkowo mogą być naliczane w wypłatach umów cywilnoprawnych, jeśli na formularzu zajęcia zaznaczony jest parametr Egzekucja również z wypłat umów. Przy naliczaniu potrąceń komorniczych w wypłacie umów, kwoty obciążeń są ograniczane zgodnie z ustawieniem na formularzu danego zajęcia. Użytkownik może ustawić ograniczenie potrącenia z wypłat umów:  

Funkcjonalność ta opisana została w Filmie instruktażowym .