Jak wysłać e-Sprawozdanie Finansowe na portalu eKRS?

Aby wysłać e-Sprawozdanie Finansowe postępuj zgodnie z krokami opisanymi w tym artykule.

 

Krok 1

Wejdź na stronę portalu eKRS.

Jeśli nie masz założonego konta na tej stronie należy się wcześniej zarejestrować. Utworzenie konta zostało opisane w kroku 2.

Jeśli masz już założone konto przejdź od razu do kroku 6, w którym opisano jak zalogować się do portalu eKRS.

Krok 2

Jeśli nie masz założonego konta w eKRS należy się wcześniej zarejestrować.

W tym celu kliknij w S24 – Rejestracja spółki, Inne wnioski.

Krok 3

Przejdź na koniec strony i w oknie Logowanie wybierz Utwórz konto.

Krok 4

Uzupełnij pola dotyczące adresu e-mail oraz hasła (pola te są wymagane), a także zaznacz parametr potwierdzający akceptację regulaminu.

Po tych czynnościach kliknij w przycisk Dalej.

Krok 5

Autoryzuj założenie konta poprzez podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP.

Krok 6

Jeżeli masz już założone konto to na stronie eKRS kliknij w Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych.

Krok 7

Kliknij w przycisk Zaloguj się.

Otworzy się formularz logowania, w którym należy wprowadzić adres e-mail oraz hasło, które było podane w momencie zakładania konta.

Krok 8

Po zalogowaniu otworzy się strona Ministerstwa Sprawiedliwości, w której wybierz opcję Przygotowanie i składanie zgłoszeń.

Krok 9

Kliknij w przycisk Dodaj zgłoszenie.

Krok 10

Wpisz numer KRS przedsiębiorstwa, dla którego chcesz złożyć sprawozdanie.

Uwaga
Należy podać nr KRS, ten sam co jest wpisany w pliku xml.

Krok 11

Zweryfikuj dane firmy jakie się pojawiły.

Przejdź na koniec strony i kliknij w przycisk Dalej.

Krok 12

Uzupełnij wymagane pola:

Nazwa robocza zgłoszenia – wpisz tutaj własną, roboczą nazwę zgłoszenia. Pole to jest pomocne przy wypełnianiu większej ilości zgłoszeń dla identyfikacji zgłoszenia.

Okres, za jaki składane są dokumenty – wpisz okres za jaki składane są dokumenty, zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego dla danego podmiotu.

Wskazówka
Pola Data od i Data do uzupełnia się klikając w ikonę kalendarza.

Wybierz rodzaj zgłoszenia:

  • Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych
  • lub Składanie sprawozdań finansowych grup kapitałowych i innych dokumentów finansowych.

Przycisk Dodaj dokument stanie się aktywny po uzupełnieniu powyższych pól. Kliknij w niego.

Krok 13

Pojawi się okienko Dodanie dokumentu.

Uzupełnij pole Data sporządzenia dokumentu.

Uwaga
Wpisz datę sporządzenia dokumentu e-Sprawozdania Finansowego, zgodnie z datą wskazaną podczas tworzenia e-Sprawozdania Finansowego w aplikacji Comarch e-Sprawozdania.

Data sporządzenia dokumentu nie jest datą złożenia zgłoszenia oraz nie jest datą dodania pliku do zgłoszenia.

Wskazówka
Pola Data od i Data do uzupełnia się klikając w przycisk kalendarza.

Krok 14

Po uzupełnieniu pola Data sporządzenia dokumentu pojawi się pole do wskazania Rodzaju dokumentu.

Wybierz jeden z dokumentów wymienionych na liście.

Krok 15

Jeżeli sporządzasz Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR zaznasz parametr Sporządzony zgodnie z MSR.

Wybierz język dokumentu.

Krok 16

W polu Plik dokumentu kliknij w przycisk Wybierz plik.

Wskazany tutaj plik może być opatrzony podpisem kwalifikowanym wewnętrznym lub zewnętrznym.

  • Podpis wewnętrzny:

Jeżeli plik został podpisany wewnętrznym podpisem to po dodaniu pliku kliknij w przycisk Zapisz.

  • Podpis zewnętrzny:

Jeżeli plik został podpisany zewnętrznym podpisem, to podczas podpisywania tworzony jest dodatkowy plik zawierający podpis. Mamy zatem 2 pliki: plik źródłowy i plik zawierający podpis.

W tym przypadku załączamy oba pliki.

Plik źródłowy dodajemy za pomocą przycisku Wybierz plik w polu Plik dokumentu, a plik podpisu za pomocą przycisku Wybierz plik w polu Plik zawierający oddzielny podpis. W tym polu może być dodanych kilka plików podpisów.

Uwaga
Nazwa pliku musi się składać z co najmniej 3 znaków (max. 256).

Po dodaniu pliku źródłowego i pliku z podpisem kliknij w przycisk Zapisz.

Uwaga
Jeżeli dodamy plik, który nie posiada podpisu i nie załączymy podpisu zewnętrznego to po kliknięciu w przycisk Zapisz pojawi się komunikat z błędem i nie będzie możliwości zapisania dodania dokumentu.

Krok 17

Po pomyślnym zapisaniu dokumentu w tabeli pojawi się nasz dodany dokument. Automatycznie pozostałe pola w tym kroku staną się nieaktywne.

Kliknij w przycisk Dalej.

Krok 18

Zaznacz parametr, iż oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe.

Jeżeli dokument nie posiada wszystkich podpisów zaznacz odpowiedni parametr i wskaż przez jaką osobę nie został podpisany oraz uzasadnij powód braku podpisu.

Następnie kliknij w przycisk Dalej.

Krok 19

Przed ostateczną weryfikacją dokumentu niezbędne jest jego zapisanie.

Kliknij zatem w przycisk Zapisz, który znajduję się na dole strony.

Następnie kliknij w przycisk Weryfikuj zgłoszenie.

Po pomyślnej weryfikacji pojawi się komunikat „Zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane”.

Krok 20

Zgłoszenie musi być podpisane przez co najmniej jedną osobę fizyczną uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Osoba ta musi posiadać numer PESEL wpisany do KRS. W tabeli znajduje się lista osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu posiadających nr PESEL.

Zaznacz osobę (co najmniej jedną) z listy, która będzie podpisywać zgłoszenie.

Następnie kliknij w przycisk Wybierz.

Masz do wyboru podpis kwalifikowany lub podpis poświadczony profilem zaufanym ePUAP.

Jeżeli wskażesz siebie, podpisz zgłoszenie.

Jeśli wskazana osoba nie może podpisać zgłoszenia na Twoim komputerze, możesz przekazać jej zgłoszenie do podpisu na jej konto, podając adres e-mail powiązany z jej kontem.

Uwaga
Udostępnienie dokumentu innym osobom należy stosować wyłącznie w przypadku, gdy wskazana osoba nie może podpisać dokumentu na Twoim komputerze.

W przypadku gdy zgłoszenie zostało udostępnione do podpisu innym osobom, możesz dokonać zmiany osoby lub usunąć osobę i zrezygnować z oczekiwania na podpis.

Krok 21

Jeżeli zgłoszenie będzie pozytywnie zweryfikowane oraz poprawnie podpisane przez co najmniej jedną osobę, przycisk Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF stanie się aktywny i możesz wtedy wysłać zgłoszenie.

Na swoje konto otrzymasz powiadomienie o dokonaniu wpisu wzmianek w rejestrze KRS oraz o zamieszczeniu dokumentów w Repozytorium.

Uwaga
Przy dużym obciążeniu systemu, dokumenty będą zamieszczone w Repozytorium w ciągu 24 godzin.

Uwaga
Zgłoszenie, które w przeciągu 14 dni nie zostanie wysłane do repozytorium DF zostanie automatycznie usunięte z systemu.

Wysłane zgłoszenia możesz obejrzeć w zakładce Przeglądanie złożonych zgłoszeń znajdującej się na głównej stronie portalu eKRS. Przeglądanie złożonych zgłoszeń możliwe jest tylko po zalogowaniu się na portalu eKRS.

Jeżeli zgłoszenie zostało zweryfikowane negatywnie lub nie zostało poprawnie podpisane, a nie ma możliwości jego poprawienia, musisz złożyć wniosek do sądu.

Uwaga
Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS – sprawozdania finansowe i inne dokumenty.

 

W razie wątpliwości dotyczących rejestracji na portalu eKRS oraz sposobu wysyłania e-Sprawozdania Finansowego proszę kontaktować się z centrum wsparcia:

 




Jak podpisać e-Sprawozdanie Finansowe profilem zaufanym z ePUAP?

Aby podpisać e-Sprawozdanie Finansowe podpisem zaufanym ePUAP postępuj zgodnie z krokami opisanymi w tym artykule.

Uwaga
W przypadku korzystania z podpisu kwalifikowanego oraz profilu zaufanego ePUAP w pierwszej kolejności rekomendowane jest podpisanie dokumentu profilem zaufanym ePUAP, a następnie podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym.

 

Krok 1

Wejdź na stronę serwisu polskiego rządu.

Krok 2

Kliknij w przycisk Podpisz dokument.

Krok 3

Wybierz sposób logowania za pomocą profilu zaufanego

Krok 4

Po wybraniu sposobu logowania profilem zaufanym automatycznie otworzy się strona z możliwością zalogowania się do ePUAP-u. Zaloguj się za pomocą hasła lub wskaż odpowiedni bank.

Krok 5

Po zalogowaniu automatycznie otworzy się strona obywatel.gov.pl.

Kliknij w przycisk Wybierz dokumenty z dysku.

Należy tutaj wskazać plik z e-Sprawozdaniem Finansowym w formacie xml.

Uwaga
Rozmiar załącznika nie może przekraczać 10 MB.

Krok 6

Po prawidłowym wczytaniu pliku pojawi się komunikat „Dokument został poprawnie dodany”.

Z tego miejsca masz możliwość dodania własnego podpisu oraz weryfikacji czy plik posiada już jakiś podpis.

Aby podpisać plik, kliknij w przycisk Dodaj podpis.

Krok 7

Ponownie otworzy się strona obywatel.gov.pl, w której należy się zalogować.

Po zalogowaniu wybierz Podpisz podpisem zaufanym.

Po tej operacji pojawi się okno autoryzacji podpisania profilem zaufanym i prośba o zalogowanie i potwierdzenie smsem lub kodem ze zdrapki.

Krok 8

Po wykonaniu tych czynności pojawi się komunikat „Twój dokument został poprawnie podpisany”.

Z tego miejsca można przeglądać złożone podpisy oraz zapisać na dysku plik z e-Sprawozdaniem Finansowym za pomocą opcji Zapisz.

Uwaga
Plik podpisany zapisywany jest domyślnie z tą samą nazwą co wybrany plik do podpisywania! Podczas zapisywania pliku masz możliwość zmiany nazwy pliku podpisanego oraz wskazania, gdzie ma się zapisać plik.




Jak podpisać jeden dokument przez więcej niż jedną osobę profilem zaufanym ePUAP?

W sytuacji, kiedy e-Sprawozdanie Finansowe ma podpisać więcej niż jedna osoba możesz postępować na dwa sposoby.

Uwaga
W przypadku korzystania z podpisu kwalifikowanego oraz profilu zaufanego ePUAP w pierwszej kolejności rekomendowane jest podpisanie dokumentu profilem zaufanym ePUAP, a następnie podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym.

 

Opcja 1:

Zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi na stronie profilu zaufanego.

Aby dokument mogło podpisać więcej osób, każda z nich powinna mieć:

  • zarejestrowane konto na ePUAP,
  • dostęp do wspólnego konta podmiotu (np. fundacji) na ePUAP.

Zaproszenie do wspólnego konta

Zaloguj się do ePUAP. Kliknij symbol ▼ rozwinięcia listy przy nazwie konta, a następnie wybierz Zarządzanie kontem » Uprawnienia » + Zaproś osobę.

Podpisanie dokumentu

Pierwsza osoba loguje się na konto podmiotu:

  1. Przygotowuje dokument i podpisuje go.
  2. Wybiera opcję Powrót do edycji, a potem opcję Chcę modyfikować dokument i zostawić w nim podpisy.
  3. Zapisuje dokument.

Kolejna osoba loguje się na ePUAP na konto tego samego podmiotu:

  1. Wybiera kolejno: Moja Skrzynka lub Elektroniczna Skrzynka Podawcza » Robocze – i wybiera dokument.
  2. Wybiera opcję Chcę modyfikować dokument i zostawić w nim podpisy.
  3. Druga osoba podpisuje i wysyła dokument.

Uwaga

Wszelkie informacje dotyczące zarejestrowania konta na ePUAP i utworzenie dostępu do wspólnego konta podmiotu dostępne są na stronie profilu zaufanego.

W razie wątpliwości proszę kontaktować się z centrum pomocy usługi Profil Zaufany.

 

Opcja 2:

Możesz podpisać e-Sprawozdanie Finansowe z własnego konta, a następnie wystarczy udostępnić/przesłać swoje podpisane e-Sprawozdanie Finansowe kolejnej osobie.

Następnie loguje się ona na swoje konto profilu zaufanego ePUAP i przechodzi przez wszystkie kroki opisane w artykule Jak podpisać e-Sprawozdanie Finansowe profilem zaufanym z ePUAP? 

Po podpisaniu e-Sprawozdania Finansowego w opcji Złożone podpisy będą widoczne te podpisy.




Czy w aplikacji Comarch e-Sprawozdania istnieje możliwość zaczytania e-Sprawozdania Finansowego przygotowanego wstępnie w innym systemie i kontynuowania pracy nad e-Sprawozdaniem w aplikacji Comarch e-Sprawozdania?

Tak, aplikacja Comarch e-Sprawozdania umożliwia odczytanie utworzonego wcześniej pliku XML (zgodnego ze schematem MF). W oknie startowym należy wybrać opcję Edytuj istniejące (w przypadku aplikacji Comarch e-Sprawozdania w wersji 2019.0.) lub Otwórz plik XML (w przypadku aplikacji Comarch e-Sprawozdania od wersji 2019.1) i wskazać miejsce, w którym znajduje się plik XML.




Czy sprawozdanie finansowe można przygotowywać w dotychczasowy sposób w programie Comarch ERP Optima, czy trzeba je koniecznie przygotować w aplikacji Comarch e-Sprawozdania?

Do stworzenia e-Sprawozdania Finansowego potrzebna jest aplikacja Comarch e-Sprawozdania, tworząca sprawozdanie finansowe w formie pliku XML.




Jak wygląda proces podpisywania e-Sprawozdania Finansowego przez zarząd?

Od wersji aplikacji Comarch e-Sprawozdania Finansowe 2019.2 istnieje możliwość składania podpisów elektronicznych pod przygotowany plik XML. Dodanie podpisu odbywa się z poziomu zakładki Podpisy.

Dodanie osoby, która będzie podpisywać e-Sprawozdanie Finansowe następuje przez naciśnięcie przycisku Dodaj osobę podpisującą znajdującego się w górnej części programu. Ikona staje się aktywna, kiedy sprawozdanie posiada status Bufor, Zatwierdzone lub Podpisywane. Po naciśnięciu tej ikony w tabelce pojawi się pusty wiersz, w którym należy uzupełnić dane osoby (imię i nazwisko) podpisującej.

Aby złożyć podpis elektroniczny należy nacisnąć przycisk Złóż podpis . Ikona Złóż podpis jest aktywna tylko wtedy, gdy sprawozdanie posiada status Zatwierdzone. Po kliknięciu w ikonę pojawia się okno w wyborem sposobu podpisania sprawozdania. W programie jest możliwość wyboru czy plik ma zostać podpisany podpisem kwalifikowanym czy poprzez profil zaufany ePUAP.

Uwaga
Zgodnie z informacją przekazaną przez KRS, możliwe jest załączenie do systemu pliku podpisanego jednocześnie profilem zaufanym ePUAP oraz podpisem kwalifikowanym. W przypadku korzystania z podpisu kwalifikowanego oraz Profilu Zaufanego ePUAP: w pierwszej kolejności rekomendowane jest podpisanie dokumentu Profilem Zaufanym ePUAP, a następnie podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym.

Podpis złożony jest wyświetlany na liście w kolorze zielonym, a brak podpisu w kolorze czarnym.

W sytuacji gdy, została dodana omyłkowo osoba podpisująca, która nie będzie podpisywać sprawozdania to jest możliwość jej usunięcia z listy za pomocą przycisku Usuń osobę podpisującą .

Podpis profilem zaufanym

Po wyborze opcji podpisania pliku profilem zaufanym ePUAP wyświetla się okno z Instrukcją złożenia podpisu. Należy postępować zgodnie z instrukcją zawartą w tym oknie, aby prawidłowo złożyć podpis.

W przypadku podpisywania profilem zaufanym zachęcamy do zapoznania się z artykułami:

  1. Jak podpisać e-Sprawozdanie Finansowe profilem zaufanym z ePUAP?
  2. Jak podpisać jeden dokument przez więcej niż jedną osobę profilem zaufanym ePUAP?

Podpis kwalifikowany

Po wyborze sposobu podpisu jako podpis kwalifikowany wyświetli się okno Windows z listą certyfikatów osobistych do wyboru zainstalowanych na danym stanowisku. Po wskazaniu certyfikatu z listy następuje standardowe przekierowanie do okienka sterownika podpisu kwalifikowanego.

 




Jeżeli e-Sprawozdanie Finansowe zostanie już opatrzone podpisem elektronicznym, to po jego edycji w aplikacji Comarch e-Sprawozdania, e-Sprawozdanie Finansowe należy ponownie podpisać?

Tak, po edycji w aplikacji Comarch e-Sprawozdania podpisanego wcześniej  e-Sprawozdania Finansowego należy go ponownie opatrzyć podpisem elektronicznym.