Preliminarz płatności – zakładka Kalendarz

Zakładka [Kalendarz] to niejako zbiorcze zestawienie wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń).

Kalendarz ma budowę hierarchiczną. Każdy wiersz odpowiada jednemu tygodniowi. Wybrany tydzień można rozwinąć na poszczególne dni, a te na poszczególne zdarzenia.

Lista zawiera sześć kolumn:

Data/ Dokument – w zależności od poziomu zawiera albo daty tygodnia albo konkretny dzień. Dla poszczególnych zdarzeń i zapisów zawiera numer dokumentu związanego (lub jeśli takiego numeru nie ma – fragment opisu zdarzenia).

Podmiot – zawiera nazwę podmiotu związanego ze zdarzeniem lub zapisem (kolumna jest wypełniona tylko na poziomie konkretnego zdarzenia).

Przychód – wartość zapisów typu przychód oraz planowanych przychodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia.

Rozchód – wartość zapisów typu rozchód oraz planowanych rozchodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia.

Bilans – różnica pomiędzy wartością przychodu i rozchodu.

Saldo – saldo określa stan rachunku na koniec danego dnia/tygodnia. W przypadku zdarzenia saldo nie jest wyliczane.

Saldo wyliczane jest w oparciu o bilans otwarcia rejestru (wybranego lub wszystkich w zależności od ustawień Kalendarza) oraz wszystkich wprowadzonych zapisów kasowych/bankowych oraz zdarzeń w części pozostającej do rozliczenia, od początku istnienia danego rejestru do podanej daty.

Uwaga
Wartości zawsze wyliczane są w PLN zgodnie z kursem podanym na poszczególnych zdarzeniach/ zapisach.

Lista obsługiwana jest przez:

Zakres dat od… do… – zakres dat dla jakiego liczony ma być kalendarz. Proponowany jest okres obejmujący dwa tygodnie wstecz i cztery w przód.

Rejestr – istnieje możliwość by wartości wyliczone w kalendarzu obejmowały wszystkie zapisy i zdarzenia lub tylko z jednego wybranego rejestru.

Uwaga
Kalendarz jest zawsze wyliczany w walucie, w jakiej prowadzony jest wskazany rejestr kasowy/ bankowy. Jeśli Użytkownik wybierze opcję wszystkie – wartości zostaną wykazane w PLN.

Zapisy: preliminarz, zapisy k/b – przy odznaczonej opcji preliminarz wyświetlane będą tylko zapisy kasowe/bankowe, przy odznaczonej opcji zapisy k/b wyświetlane będą tylko zdarzenia z preliminarza płatności. Przy odznaczonych obu opcjach lista będzie pusta.

Pomijaj dni bez obrotów – zaznaczenie parametru spowoduje, że w kalendarzu nie pojawią się dni, w których nie ma żadnych planowanych operacji finansowych. Tygodnie bez obrotów będą widoczne na liście dla zachowania ciągłości czasu.

Preliminarz płatności – Kalendarz

Pomijaj zdarzenia/zapisy ze statusem Nie podlega rozliczeniu – parametry odpowiadają za uwzględnianie płatności/zapisów w zależności od ich statusu (Nie rozliczone / Nie podlega): 

  • jeśli jest odznaczony – w Kalendarzu uwzględniane są wszystkie płatności/ zapisy kasowe/bankowe,
  • jeśli parametr jest zaznaczony – uwzględniane są tylko te, które podlegają rozliczeniom.

 – powoduje przeliczenie wartości w kalendarzu.

 – przycisk zmienia wygląd jeśli kalendarz nie był jeszcze przeliczony lub zmieniono parametry listy. Oznacza to, że powinien zostać przeliczony na nowo.

Zasady obsługi Kalendarza: 

  1. Jeśli dana część listy (odpowiadająca tygodniowi czy dniowi) jest zwinięta – obok daty widoczny jest . Jego kliknięcie spowoduje rozwinięcie listy.
  2. Jeśli dana lista jest rozwinięta to widoczny jest . Jego kliknięcie spowoduje zwinięcie listy.
  3. Na poziomie poszczególnych zdarzeń nie pojawiają się przyciski służące zwijaniu/rozwijaniu list. Zdarzenia oznaczone są .
  4. W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępne są dodatkowo funkcje Zwiń wszystko (powoduje zwinięcie całej listy do poziomu poszczególnych tygodni) oraz Rozwiń wszystko (powoduje rozwinięcie kalendarza aż do poziomu zdarzeń).
  5. Po przeliczeniu kalendarz zawsze domyślnie wyświetlany jest jako zwinięty do poziomu tygodni.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.




Split payment a inne zdarzenia

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Parametr Split payment widoczny jest również na innych płatnościach niż wyżej wymienione (np. płatnościach z BO, do dokumentów wprowadzonych do Ewidencji dodatkowej, ręcznie wprowadzonych do Preliminarza płatności) wprowadzonych na kontrahenta lub urząd, jednak domyślnie jest on zawsze niezaznaczony.

Po zaznaczeniu parametru w polu:

  • Numer dokumentu –podpowiadany jest Numer obcy ze zdarzenia,
  • NIP –podpowiadany jest numer NIP odczytany z formularza kontrahenta,
  • Kwota VAT – domyślnie jest zero, należy ją wpisać samodzielnie. Kwota VAT nie może być większa niż kwota płatności

Przy podziale takiego zdarzenia program przepisuje informacje o split payment. Kwota VAT jest wyliczona proporcjonalnie na obu płatnościach.




Split payment a zdarzenia powstałe do deklaracji

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Na płatnościach, które powstały do najnowszych wersji deklaracji:

  • VAT-7 v.18
  • VAT-7K v.12

Dotyczy wersji: 2019.0.1

  • VAT-8 v.9

  • VAT-9M v.8

parametr Split payment jest domyślnie zaznaczany. W polu Kwota VAT podpowiadana jest cała kwota płatności, jako numer dokumentu wprowadzony jest numer deklaracji, np. DEK/07/2018/VAT7 oraz uzupełniany jest numer NIP firmy. Wszystkie te pola można modyfikować. [/version]




Synchronizacja kwoty płatności z sumą rozliczeń

Na zakładce [Rozliczenia] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zdarzenia z sumą dokumentów rozliczających to zdarzenie.

Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zdarzeniach (do chwili wpisania kwoty zdarzenia). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zdarzenia.

Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zdarzeniu, przy czym kwota na zdarzeniu jest nadrzędna.

Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zdarzenia jest przyrównywana do sumy rozliczanych zapisów. Wprowadzenie rozliczenia powoduje zmianę kwoty na zdarzeniu.

Uwaga
Podczas synchronizacji kwot lista proponowanych zapisów jest zawężana do zapisów w walucie zgodnej z walutą na zdarzeniu.

Uwaga
Parametr nie jest dostępny na zdarzeniach w Preliminarzu powiązanych z fakturą.

Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot?

Planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 1500 zł. Zdarzenie zostało wprowadzone w Preliminarzu płatności. Następnie okazało się, że faktura zakupu ma wartość 1550 zł. (mamy na jej podstawie wprowadzony zapis kasowy). W związku z tym podczas rozliczania zdarzenia włączamy synchronizację kwot. Teraz wskazanie odpowiedniego zapisu bankowego do rozliczenia powoduje zmianę kwoty zdarzenia z 1500 zł na 1550 zł.

Może zdarzyć się, że sprzęt został zakupiony na dwie różne faktury 1000 zł i 550 zł. Wtedy dodajemy do rozliczeń pierwszą fakturę – kwota zdarzenia zostaje zmieniona na 1000 zł. Po dodaniu kolejnej faktury na kwotę 550 zł – wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1550 zł.

Uwaga
Należy zwrócić uwagę, by parametr nie został zaznaczony podczas rozliczania zdarzenia, którego kwota nie powinna zostać zmieniona.
Na zdarzeniach związanych z dokumentami (np. z fakturami sprzedaży) synchronizacja kwot podczas rozliczania nie jest możliwa.

 




Rozliczanie zdarzenia z kilkoma zapisami

W przypadku, gdy zdarzenie rozliczane jest z kilkoma zapisami kasowymi/bankowymi, istnieją dwa sposoby wskazania tych zapisów: 

  • Wprowadzanie kolejno rozliczanych zapisów – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę nierozliczonych zapisów, wybrać zapis, zatwierdzić. Kiedy zapis pojawi się na zakładce [Rozliczenia], należy ponownie otworzyć listę, wybrać kolejny zapis itd.
  • Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zapisów równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zapisów należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczane jest zdarzenie (zaznaczając pole widoczne obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu, wszystkie zaznaczone zapisy pojawiają się na zakładce [Rozliczenia]. Zaznaczone zapisy są rozliczane ze zdarzeniem kolejno – jeśli program napotka zapis, który nie może być rozliczony ze zdarzeniem, wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie z pozostałymi.

Podobna zasada rozliczania dotyczy kompensat.  




Formularz zdarzenia – edycja danych

Edycja danych na zdarzeniu dotycząca podmiotu, kwoty czy terminu płatności nie jest możliwa dla zdarzenia z nadanym stanem zrealizowano (niezależnie od sposobu nadania tego stanu).

Przypomnijmy, że stan zrealizowano można nadać zdarzeniu: 

  • „ręcznie” przez operatora, niezależnie od tego, czy dane zdarzenie jest już rozliczone. W takiej sytuacji odblokowanie zapisu następuje po zmianie stanu.
  • automatycznie po całkowitym rozliczeniu zdarzenia. W takiej sytuacji odblokowanie zdarzenia nastąpi po usunięciu wprowadzonego rozliczenia.

Na zdarzeniu zrealizowanym jedyną możliwością zmiany jest zmiana na zakładce [Rozliczenia] (dodawanie nowych lub usunięcie już wpisanych rozliczeń).

Edycja danych jest również ograniczona dla zdarzeń powiązanych z innym dokumentem wprowadzonym w systemie – wtedy nie ma możliwości zmiany informacji nt. kwoty czy kontrahenta. Tutaj ograniczenie nie jest w żaden sposób uzależnione od stanu dokumentu i wynika z faktu, że wszystkie informacje zostały określone wcześniej na powiązanym dokumencie.

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Na zdarzeniach bankowych, które dotyczą kontrahenta lub urzędu i ich stan to Bufor lub Do realizacji mamy możliwość zmiany parametru Split payment oraz kwoty VAT. Kwota VAT na zdarzeniu nie może być:

  • większa od kwoty VAT z dokumentu źródłowego. W przypadku wielu płatności do jednego dokumentu program uwzględnia wszystkie płatności split payment dla danego dokumentu. Łączna kwota VAT z takich zdarzeń nie może przekroczyć kwoty VAT z dokumentu źródłowego.
  • większa od kwoty płatności – jeśli zdarzenie zostało wprowadzone ‘ręcznie’.

Pozostałe dwa pola czyli NIP i Numer dokumentu można zmienić na dokumentach, które nie są powiązane z dokumentem źródłowym. W tym przypadku numer NIP odczytywany jest z kontrahenta a numer dokumentu z numeru obcego na zdarzeniu.

Na zdarzeniach wysłanych do banku lub zrealizowanych parametry związane ze split payment są nieaktywne.