• rejestrujemy Fakturę Zakupu i przy jej zapisie program tworzy automatycznie dokument PZ,
• wprowadzamy Fakturę Zakupu, zatwierdzamy ją, a później na jej podstawie tworzymy dokument PZ,
• wprowadzamy Przyjęcie Zewnętrzne i przy zapisie program automatycznie tworzy dokument FZ,
• wystawiamy Przyjęcie Zewnętrzne i na jego podstawie generujemy w późniejszym terminie Fakturę Zakupu.

Ta ostatnia metoda daje nam możliwość rejestrowania towarów przyjmowanych na podstawie dokumentów WZ od naszego dostawcy (wprowadzamy PZ). Kiedy dostajemy od niego fakturę – konwertujemy PZ do Faktury Zakupu. FZ jest w buforze dzięki czemu jest nadal edytowalna.

Lista Przyjęć Zewnętrznych

Lista Przyjęć Zewnętrznych dostępna jest z poziomu Handel/ Przyjęcia zewnętrzne. Standardowo lista składa się z następujących kolumn:

Numer dokumentu – numer nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.

Dokument źródłowy – numer własny dokumentu, stosowany przez dostawcę.

Status – pole puste oznacza PZ niepowiązane z Fakturą Zakupu. W przypadku PZ powiązanych z Fakturą Zakupu w polu pojawia się symbol FZ.

Magazyn – magazyn, na który został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.

Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.

Data przyjęcia – data wprowadzenia towaru na magazyn.

Netto – wartość netto dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego.

Brutto – wartość brutto wynikająca z Przyjęcia Zewnętrznego.

Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się:

– księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

– utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można utworzyć z jednego lub kilku Przyjęć Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta. Nie można przekształcać PZ będącego w buforze lub anulowanego. Utworzona na podstawie Przyjęcia Zewnętrznego faktura podlega edycji.

– korekta ilościowa/ wartościowa/stawki VAT Przyjęcia Zewnętrznego:

• nie można korygować PZ będących w buforze (podlegają edycji),
• korekcie podlegają tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Zakupu,
• korekta PZ skojarzonego z FZ możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FZ).

Korekty do PZ zostały opisane w artykule Korekty dokumentów magazynowych.

– przyjęcie opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji. Przycisk jest dostępny jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi.

– utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego z PZ podświetlonego na liście bądź z dokumentów zaznaczonych. Na Wydanie Zewnętrzne przenoszona jest tylko lista towarów wraz z odpowiednimi ilościami, pozostałe dane ustawiane są jak na nowo wystawianym WZ.

Ilości pobierane z dokumentu PZ na dokument WZ zależą od ustawienia parametru Konwersja PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną, znajdującego się w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry:

• Jeżeli parametr jest nie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie towaru na magazynie lub jeżeli towar będzie występował w niewystarczającej ilości, dokument WZ nie jest tworzony. Pojawi się komunikat o braku towaru.
• Jeżeli parametr będzie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie odpowiedniej ilości towaru na magazynie lub część towarów będzie na nim niedostępna dokument WZ będzie tworzony na taką ilość towaru, jaka jest aktualnie dostępna na magazynie.

• Netto – program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT.
• Brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.

Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.

W momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT jest blokowana.

Rabat – wartość rabatu odczytywana jest z karty kontrahenta i powoduje pomniejszenie cen wszystkich dopisanych później pozycji. Po wpisaniu wartości rabatu na dokument zawierający już pozycje towarowe program proponuje przeliczenie cen. Zasady działania rabatów w programie zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Razem brutto – łączna wartość brutto PZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości zmiany tej kwoty.

Netto – łączna wartość netto PZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Bufor – informuje o sposobie zapisu dokumentu.

• jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu. Dokumenty PZ zapisane na stałe powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie.
• odznaczenie parametru (puste pole) oznacza, że następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Dokumenty PZ w buforze powodują zwiększenie ilości zamówionej towaru.

FZ – jest to parametr odpowiedzialny za automatyczne tworzenie Faktury Zakupu.

• jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Przyjęcia Zewnętrznego program automatycznie na jego podstawie tworzy dokument handlowy. Powstała Faktura Zakupu jest w buforze.
• jeśli parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – w trakcie zapisu dokumentu magazynowego program nie tworzy żadnego dokumentu handlowego. Taki sposób zapisu Przyjęcia Zewnętrznego pozwala na późniejsze generowanie Faktury Zakupu (np. zbiorcze dla kilku PZ).

• kontrahent wpisany jako Dostawca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
• kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany jako Nadawca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.

Typ – dokumentu skojarzonego z PZ. Pole to może przyjmować wartość:

• FZ – Faktura Zakupu skojarzona z PZ,
• KOR – Korekta do dokumentu PZ,
• PKA – Przyjęcie Kaucji,
• DEK – Dekret Księgowy.