Lista rozliczeń kasowych/bankowych kontrahenta

Funkcja rozliczeń automatycznych jest dostępna w menu Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu. Lista rozliczeń kasowych/bankowych to miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego podmiotu (kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku lub urzędu). Z tego miejsca można również uzgadniać stan należności i zobowiązań z kontami księgowymi.

Wyświetlone na niej dokumenty to zapisy kasowe/bankowe oraz zdarzenia z Preliminarza, które mają status (N) Nierozliczonych lub (C) – Rozliczonych częściowo. Zdarzenia, które zostały wysłane do banku, wyświetlane są na liście w kolorze niebieskim.

Na formularzu dostępne są następujące parametry:

Kontrahent – służy do wyboru podmiotu, dla którego wyświetlona zostanie lista.

Waluta – wybór określonej waluty spowoduje, iż na liście pojawią się zapisy tylko w danej walucie. Po wybraniu opcji –wszystkie- w kolumnach z kwotą dokumentu widoczna jest wartość w przeliczeniu na PLN. Na zakładce [Nierozliczone] przy wybranej walucie -wszystkie- nie ma możliwości rozliczania zapisów (ikona pioruna jest nieaktywna), blokowana jest również możliwość zaznaczenia parametrów Należne odsetki i Odsetki od zobowiązań.

Zakres dat – za który lista zostanie wyświetlona. Zakres dotyczy dat wyświetlanych w kolumnie Termin. Dla zdarzeń z Preliminarza termin to termin płatności, dla zapisów – data wystawienia dokumentu.

Należne odsetki – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) typu należność.

Odsetki od zobowiązań – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) typu zobowiązanie.

Ustawowe od zaległości/ Od zaległości w transakcjach handlowych/ Podatkowe – parametry te są aktywne jeżeli zostanie zaznaczony jeden z parametrów: Należne odsetki albo Odsetki od zobowiązań. Domyślne zaznaczenie konkretnego rodzaju odsetek zależy od rodzaju i statusu podmiotu wybranego w filtrze:

  • Ustawowe od zaległości dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz pracowników, wspólników oraz urzędów.
  • Od zaległości w transakcjach handlowych dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz banków.

Dokumenty źródłowe – przychodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury sprzedaży oraz korekty do nich (zarówno z modułu Faktury jak również z Rejestru VAT), Wydania Kaucji, Tax Free, Ewidencja dodatkowa przychodów, Noty odsetkowe, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Wn niezależnie od tego, czy kwota takiego dokumentu jest ujemna czy dodatnia, a także zdarzenia ręcznie wprowadzone do Preliminarza o typie przychód i zapisy kasowe/bankowe przychodowe.

Dokumenty źródłowe – rozchodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury zakupu oraz korekty do nich, Przyjęcia kaucji, Ewidencja dodatkowa kosztów, Wypłaty pracowników, płatności do deklaracji, zdarzenia ręcznie wprowadzone do Preliminarza o typie rozchód, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Ma oraz zapisy kasowe/bankowe rozchodowe.

Znajdź – funkcja wyszukiwania, która znajduje się pod ikoną . Możliwość wyszukiwania jest po każdej kolumnie.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu,

– lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności.

Kolejne kolumny wyświetlane na liście to:

Numer dokumentu – dla zapisów kasowych/bankowych wyświetlany jest numer obcy, jeżeli został on uzupełniony, natomiast jeżeli nie ma numeru obcego wyświetlany jest numer wewnętrzny. Natomiast dla zdarzeń z Preliminarza wyświetlany jest:

Numer obcy wpisany na formularzu zdarzenia.

Jeśli pole Numer obcy jest puste – wyświetlony jest numer dokumentu (jeśli zdarzenie zostało zapisane automatycznie przez program jako planowana płatność do dokumentu wystawionego w systemie Comarch ERP Optima).

Jeśli zarówno numer obcy jak i numer dokumentu są puste – w kolumnie Numer wyświetlana jest pierwsza linia opisu.

Termin – dla zdarzeń z Preliminarza to termin płatności, dla zapisów kasowych/bankowych to data ich wprowadzenia.

Odsetki – wartość symulowanych odsetek dla dokumentów zapłaconych po terminie płatności.

Po terminie – ilość dni, która minęła od terminu płatności. Ilość dni po terminie wyliczana jest tylko dla zdarzeń z Preliminarza.

Kwota dokumentu – kwota, na którą był wystawiony dokument.

Kwota należności – kwota, która powinniśmy otrzymać po realizacji płatności.

Kwota zobowiązania – kwota, którą musimy zapłacić by płatność zrealizować.

Uwaga
Na zapisach kasowych/bankowych i na zdarzeniach z Preliminarza wprowadzamy kwoty przychodu lub rozchodu (dla zdarzeń są to zaplanowane na przyszłość przychody i rozchody). Na liście rozliczeń kwoty te wyświetlane są po stronie zobowiązań i należności wg schematu podanego poniżej

Zapisy kasowe/bankowe - strona na liście rozliczeń
Przychód ZobowiązanieNierozliczona wpłata oznacza konieczność uregulowania długu. Otrzymaliśmy pieniądze i zobowiązaliśmy się do ich zwrotu (rozliczenia). Np. kontrahent wpłaca zaliczkę na konto zakupu towarów. Zaliczka jest naszym zobowiązaniem – albo rozliczymy ją z wystawioną Fakturą Sprzedaży, albo musimy ją zwrócić.
Rozchód NależnośćNierozliczona wypłata oznacza, że spodziewamy się jej uregulowania, czyli zwrotu należności. Np. zaliczka wypłacona pracownikowi jest naszą należnością. Powinna zostać zwrócona przez pracownika np. w rozliczeniu z jego wypłatą.

Zdarzenia w Preliminarzu - strona na liście rozliczeń
Przychód NależnośćPlanowany w Preliminarzu przychód oznacza, że spodziewamy się uregulowania należności. Np. wystawiona z odroczoną płatnością Faktura Sprzedaży zapisuje do Preliminarza planowaną spłatę należności przez kontrahenta
Rozchód ZobowiązaniePlanowany w Preliminarzu rozchód oznacza, że powinniśmy uregulować zobowiązanie. Np. Faktura Zakupu z odroczoną płatnością wprowadza do Preliminarza planowaną zapłatę, czyli uregulowanie naszego zobowiązania.

 




Rozliczanie dokumentów

Rozliczanie polega na kojarzeniu w pary dokumentów, z których jeden ma niezerową kwotę zobowiązań, drugi należności. Rozliczenie ze sobą dwóch dokumentów może być:

  • Kompensatą, jeśli są to dokumenty tego samego rodzaju. Kompensować ze sobą możemy dwa zapisy kasowe/bankowe, z których jeden jest należnością, drugi zobowiązaniem lub dwa planowane zdarzenia z Preliminarza (również jeden z nich musi być należnością, drugi zobowiązaniem). Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony został parametr Kompensaty z datą bieżącą, kompensaty są tworzone z datą bieżącą. Domyślnie parametr ten jest odznaczony.
  • Rozliczeniem, jeśli są to dokumenty różnych rodzajów. Rozliczać ze sobą możemy np. zdarzenie z Preliminarza, które jest zobowiązaniem, z zapisem kasowym, który jest należnością lub odwrotnie.

Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.

Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

Przyklad
Z kompensatą będziemy mieli do czynienia w przypadku dwóch zapisów kasowych, z których jeden oznacza wypłatę zaliczki pracownikowi (należność), a drugi zwrot tej zaliczki przez pracownika (zobowiązanie).

Przyklad
Skompensować można dwa zdarzenia z Preliminarza, z których jedno jest planowaną zapłatą kontrahenta za Fakturę Sprzedaży (należność), a drugie naszym zobowiązaniem w stosunku do kontrahenta wynikającym z faktury korygującej na podstawie, której sprzedany wcześniej towar został zwrócony.

Przyklad
Rozliczyć ze sobą można zdarzenie w Preliminarzu, które jest planowaną zapłatą kontrahenta za Fakturę Sprzedaży (należność) z pozycją z wyciągu bankowego, potwierdzającą wpływ pieniędzy od kontrahenta na nasze konto (zobowiązanie).

Uwaga
Rozliczane ze sobą mogą być dokumenty wystawione w takiej samej walucie. 

Przed rozliczeniem dokumentów należy najpierw wybrać walutę jakiej ma dotyczyć rozliczenie.

Aby rozliczyć ze sobą dwa dokumenty należy:

  • Zaznaczyć je na liście.
  • Wykonać rozliczenie poprzez użycie ikony pioruna. Warto pamiętać, że rozliczenia można dokonać wywołując funkcję z menu kontekstowego, dostępnego po wciśnięciu na liście prawego klawisza myszy.

Zaznaczanie pozycji na liście można wykonać klawiszem spacji lub klikając lewym klawiszem myszki na kwadraciku w pierwszej kolumnie listy. Szybkie zaznaczanie lub odznaczanie całej listy można wykonać wybierając odpowiednią opcję z kontekstowego menu listy (prawy klawisz myszki lub kombinacja <Shift> + <F10> na liście).

Lista rozliczeń kontrahenta

Jeśli zaznaczamy dwa dokumenty, z których jeden ma niezerową kwotę zobowiązań, natomiast drugi należności i uruchomimy rozliczanie, na ekranie pojawi się dodatkowe okno informujące o przebiegu rozliczenia. Można w nim sprawdzić, jakie dokumenty i na jakie kwoty zostały rozliczone. Jeśli podczas rozliczania pojawią się jakieś problemy – informacja o błędach również pojawi się na ekranie. Raport ten może zostać zapisany do pliku – służy do tego przycisk . Zamknięcie okna informacyjnego kończy proces rozliczania.

Jeśli wybrane dokumenty miały takie same kwoty po stronie zobowiązań i należności – po zakończeniu rozliczenia obydwa znikną z listy.

Jeśli kwoty na wybranych dokumentach nie były równe, po rozliczeniu na liście pozostanie ten dokument, którego kwota zobowiązania lub należności była większa. Do rozliczenia pozostanie różnica pomiędzy początkowymi kwotami.

Przyklad
Rozliczając dwa dokumenty, z których jeden jest planowaną w Preliminarzu wpłatą do Faktury Sprzedaży (należność) na kwotę 1000 zł, a drugi zapisem potwierdzającym wpłatę od kontrahenta na kwotę 800 zł (zobowiązanie), po wykonaniu operacji na liście rozliczeń pozostanie nierozliczona do końca należność o wartości 200 zł. Zdarzenie w Preliminarzu oznaczające tę należność otrzyma status (C) – częściowo rozliczone.

Rozliczanie wielu dokumentów jednocześnie

Jeśli planujemy rozliczenie więcej niż dwóch dokumentów – zaznaczamy je wszystkie na liście. W szczególności można zaznaczyć wszystkie pozycje listy.

Funkcja rozliczająca zapisy zadziała wówczas wg następującego algorytmu:

  • Najpierw wyszukiwane są dokumenty, które po stronie zobowiązań i należności mają takie same kwoty. Jeśli program znajdzie takie pary – one rozliczane są w pierwszej kolejności.
  • Jeśli kwoty po stronach zobowiązań i należności są różne – dokumenty są rozliczane w kolejności chronologicznej.

Przyklad
W Preliminarzu płatności znajduje się zdarzenie na kwotę 100 zł, które jest planowaną wpłatą za fakturę. Natomiast w zapisach kasowych znajdują się dwa zapisy: pierwszy na kwotę 50 zł, drugi na kwotę 100 zł. Jeśli podczas rozliczania dokumentów zaznaczone będą wszystkie trzy pozycje, to program rozliczy fakturę z drugim zapisem kasowym – ze względu na zgodność kwot. Zapis na kwotę 50 zł nadal będzie widoczny na liście rozliczeń. Natomiast planowana wpłata za fakturę w Preliminarzu płatności oraz zapis kasowy w raporcie otrzymają status Rozliczone.

Przyklad
W Preliminarzu płatności zarejestrowane są trzy zdarzenia: planowane zapłaty za faktury: FA/000001/2010 o wartości 100 zł, FA/000002/2010 o wartości 40 zł i FA/000003/2010 o wartości 30 zł. Natomiast na liście zapisów bankowych wpisane zostały dwie wpłaty – KP/00001/11/2010/PKO o wartości 50 zł i KP/00002/11/2010/PKO o wartości 100 zł. W momencie rozliczania faktura o wartości 100 zł zostanie rozliczona z  drugim zapisem kasowym o wartości 100 zł – ze względu na zgodność kwot. Natomiast FA/000002/2010 oraz FA/000003/2010 zostaną rozliczone z zapisem kasowym o numerze KP/00001/11/2010/PKO – przy czym FA/000002/2010 zostanie rozliczona całkowicie, natomiast FA/000003/2010 – częściowo (pozostanie do zapłaty 20 zł).

Kasowanie rozliczeń

Jeżeli chcemy skasować rozliczenie między dokumentami, jednym z możliwych scenariuszy jest skorzystanie z opcji Rozliczenia podmiotu w module Kasa/Bank. W tym celu należy wejść w Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu/ zakładka Rozliczone, wybrać kontrahenta i podać zakres dat.

Po odnalezieniu danego zapisu, aby skasować rozliczenie, należy się na nim ustawić i nacisnąć Usuń . Po potwierdzeniu operacji rozliczenie jest usunięte i można dane dokumenty jeszcze raz rozliczyć.

Lista rozliczeń kasowych/bankowych kontrahenta, zakładka Rozliczone

Na zakładce [Rozliczone] znajdują się zapisy, które zostały już rozliczone. Podmiot, dla którego wyświetlona zostaje lista wybieramy w lewym dolnym rogu okna. Poniżej można wybrać zakres dat, za który lista zostanie wyświetlona. Zakres dat dotyczy dat wyświetlanych w kolumnie Data rozliczenia. Istnieje również możliwość ustalenia waluty, według której ma być wykonane filtrowanie listy rozliczeń.

Na formularzu dostępne są również następujące parametry:

Należne odsetki – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) o typie przychód rozliczonych po terminie.

Odsetki od zobowiązań – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) o typie rozchód rozliczonych po terminie.

Ustawowe od zaległości/ Od zaległości w transakcjach handlowych/ Podatkowe – parametry te są aktywne jeżeli zostanie zaznaczony jeden z parametrów: Należne odsetki albo Odsetki od zobowiązań. Domyślne zaznaczenie konkretnego rodzaju odsetek zależy od rodzaju i statusu podmiotu wybranego w filtrze:

  • Ustawowe od zaległości dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz pracowników, wspólników oraz urzędów.
  • Od zaległości w transakcjach handlowych dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz banków

Kolejne kolumny wyświetlane na liście to:

Dok. rozliczany, Dok. rozliczający – numery dokumentów: rozliczanego i rozliczającego.

Kwota dok. rozliczanego, Kwota dok. rozliczającego – kwoty z dokumentów: rozliczanego i rozliczającego.

Kwota rozliczenia – kwota, która została rozliczona na danym zapisie (zdarzeniu).

Zwłoka – ilość dni, jaka upłynęła od wyznaczonego terminu rozliczenia do dnia faktycznego wykonania rozliczenia.

Odsetki – kwota odsetek, wyliczona dla dokumentów rozliczonych po terminie (kolumna widoczna gdy zaznaczony jest parametr Należne odsetki i/lub Odsetki od zobowiązań).

Uwaga
W przypadku kompensat nie jest wyliczana ani ilość dni zwłoki, ani kwota odsetek.

Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu,

– lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności.