Istnieje możliwość przekształcania dokumentów magazynowych WZ i PZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednego dokumentu handlowego (Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu). Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy kontrahent wydaje kontrahentowi towar z różnych magazynów, a wystawia tylko jedną Fakturę Sprzedaży.

Podczas tworzenia dokumentu handlowego (FA, FZ) nie jest blokowana możliwość przekształcania WZ i PZ z różnych magazynów do jednego dokumentu.
W takim przypadku na dokumencie handlowym wpisywany jest magazyn z WZ lub PZ zaznaczonego na liście do przekształcenia w pierwszej kolejności.

Na FS i FZ nie są agregowane pozycje pobierane z różnych magazynów, nawet jeśli mają taką samą cenę, kategorię itp. (agregacja pozycji pochodzących z tego samego magazynu działa jak dotychczas).

W module Handel, w przypadku konwersji dokumentów WZ/ PZ z różnych magazynów – na dokumencie handlowym FA/FZ blokowana jest możliwość dodawania nowych pozycji.

W module Handel Plus w przypadku konwersji dokumentów WZ/ PZ z różnych magazynów, na dokumencie handlowym FA/FZ można dodać nowe pozycje, w oknie formularza elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu) należy wybrać magazyn dla pozycji (domyślnie ustawiany jest magazyn z nagłówka dokumentu). Podczas zatwierdzania FA/FZ utworzone zostaną WZ/PZ dla dodanych pozycji w podziale na poszczególne magazyny.

Jeśli na dokumencie FA/ FZ znajdują się pozycje pochodzące z różnych magazynów – informacja o magazynie jest widoczna na formularzu elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu) oraz w kolumnie Magazyn na liście pozycji dokumentu.

W przypadku korygowania dokumentów FA/ FZ – skojarzone korekty WZ/ PZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie.

Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych.

Wszystkie powiązania Faktury sprzedaży z paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce Dokumenty.

Przy generowaniu Faktury Sprzedaży z wielu paragonów możliwe jest:

Powyższe opcje dostępne są na Liście paragonów pod przyciskiem:

Paragony przekształcane do jednej Faktury Sprzedaży muszą spełniać poniższe warunki:

Schemat tworzenia Faktury Zaliczkowej Zakupu (Faktura Zakupu na 1000 zł, Faktura Zaliczkowa na 100 zł).

1. Ręcznie w Rejestrze VAT zakupu dodajemy Fakturę Zaliczkową na 100 zł (menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zak./ ikona plusa).

Jeśli FZ wystawiona zostanie z formą płatności gotówka i w konfiguracji (menu System/ Konfiguracja/ Kasa/Bank/ Parametry) zaznaczony został parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT, wówczas FZ zostanie od razu rozliczona. Jeśli FZ wystawiona zostanie na przelew należy ją ręcznie rozliczyć (Jak rozliczać dokumenty w programie Comarch ERP Optima?).

2. Po otrzymaniu faktury i towaru na kwotę 1000 zł, do Rejestru VAT (menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zak./ ikona plusa) wprowadzamy Fakturę Zakupu na różnicę 900 zł. Towar przyjmujemy na magazyn dokumentem PZ na pełną wartość 1000 zł (menu Handel/ Przyjęcia zewnętrzne, ikona plusa).

3. Jeśli istnieje potrzeba wystawienia dodatkowo FZ w module Handel, wówczas należy:

a) PZ przekształcić do FZ, a w Preliminarzu płatności (menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności) na zdarzeniu do FZ zaznaczyć status Nie podlega (w ten sposób płatność za FZ nie zostanie zdublowana).

b) Na liście FZ (menu Handel/ Faktury zakupu) wystawić fakturę pierwotną, opcja dostępna po wybraniu strzałki obok plusa pod listą . Do takiej faktury nie tworzy się zdarzenie w Preliminarzu płatności.

Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej nie zarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.

Wystawianie korekty do dokumentu nieistniejącego w programie Comarch ERP Optima na przykładzie Faktury Sprzedaży.

Z poziomu listy faktur dodajemy „dokument pierwotny”. Należy rozwinąć menu obok przycisku zielonego plusa i wybrać dokument pierwotny.

Podniesie się formularz dokumentu pierwotnego. Na zakładce Ogólne uzupełniamy Nr pierwotny (opcja jest dostępna w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument). Nr pierwotny to numer dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę. Numer ten musi być uzupełniony w przeciwnym wypadku na wydruku korekty nie będzie odwołania do dokumentu, który korygujemy.

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych zostały szeroko opisane tutaj.

Kiedy dokument pierwotny został już zatwierdzony na stałe (jest w kolorze czarnym na liście) można do niego wystawić korektę, która może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.
Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie. Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego, aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

1. Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument Przyjęcia Wewnętrznego (menu Handel/Inne(Magazyn)) i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
2. Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy – wystawić dokument Rozchodu Wewnętrznego zdejmujący towar z magazynu lub wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
3. W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.

Ogólnie zasady obiegu dokumentów dla Faktur Zaliczkowych można przedstawić w następujący sposób:

Klient składa zamówienie lub podpisuje umowę na towary i usługi.
Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy w Comarch ERP Optima jest Faktura Pro Forma. Dokument ten wystawiamy z poziomu menu Handel/Faktury Pro Forma.

Klient wpłaca zaliczkę.

Na podstawie wpłacanych zaliczek, które dotyczą zamówionych towarów lub usług, zleceniobiorca wystawia fakturę zaliczkową (nie później niż 7 dni od daty wpłynięcia zaliczki).
Zaliczek związanych z danym zamówieniem może być więcej. Do każdej z nich musi być wystawiona oddzielna Faktura Zaliczkowa.

Warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej w programie Comarch ERP Optima jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma. Faktury Zaliczkowe są zawsze wystawiane w powiązaniu z konkretną Fakturą Pro Forma
Żeby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić kursor na liście na Fakturze Pro Forma, do której wystawiamy zaliczkę. Następnie rozwinąć strzałkę obok przycisku „FS” i wybrać opcję „Faktura Zaliczkowa”

Do jednej faktury Pro Forma można wystawić kilka Faktur Zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.

W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości) do Faktury Zaliczkowej. W tym celu należy odnaleźć Fakturę Zaliczkową na liście Faktur Sprzedaży i skorygować wartość.

Generujemy Fakturę Sprzedaży
Po dostarczeniu towarów lub po wykonaniu usług, na podstawie jednego lub większej ilości zamówień (umów) może być wygenerowana Faktura Sprzedaży.
Faktura Finalna jest tworzona poprzez przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży. Na utworzonej Fakturze Sprzedaży wykazywane są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma, jednak wartość końcowa faktury (w tabeli VAT) jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Wartości netto, brutto i VAT na Fakturze Finalnej są pomniejszane o sumę wartości netto, brutto i VAT-u z wystawionych do tej pory Faktur Zaliczkowych.

Na zakładce Płatności na Fakturze Sprzedaży widoczna jest lista Faktur Zaliczkowych. Użytkownik może zdecydować, którą zaliczkę chce rozliczyć na Fakturze Sprzedaży (pole Użyj: Tak/Nie) i w jakiej wysokości.

Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić wiele Faktur Sprzedaży. Na kolejne Faktury Sprzedaży zostaną przeniesione pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.

Na Fakturach Sprzedaży można modyfikować pozycje przeniesione z Faktury Pro Forma (usuwać, dodawać, zmieniać ceny).

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego, pokazującego jak zaewidencjonować zaliczki od kontrahenta. Film znajduje się tutaj.

Należy otworzyć fakturę na liście Faktur Sprzedaży, a następnie wybrać wydruk Duplikat:

Na podstawie Ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym z dnia 8 stycznia 1993 roku oraz rozporządzenia MF z 22 grudnia 1999 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów w/w ustawy, dopuszczone jest wystawianie dwóch rodzajów faktur VAT:

Faktury VAT – algorytm „od netto”
Podstawą do obliczeń jest cena jednostkowa netto towaru. Podatek VAT obliczany jest od sumy wartości netto towarów w poszczególnych stawkach. Wszystkie obliczenia odbywają się więc w tabeli podsumowującej fakturę wg kolejnych stawek podatku. Całkowita wartość brutto faktury liczona jest jako suma wartości brutto uzyskanych w poszczególnych stawkach. Na fakturze umieszczana jest cena jednostkowa towaru netto (bez podatku VAT), wartość netto każdej sprzedawanej pozycji oraz stawka podatku VAT. Nie jest wymagane umieszczenie kwoty podatku VAT oraz wartości brutto wyliczonych na pozycji faktury. Taki sposób liczenia (oraz pominięcie na wydruku faktury kwot podatku wyliczonych na pozycjach) pozwala na uniknięcie niezgodności wynikających z zaokrągleń naliczonych kwot.

Faktury VAT – algorytm „od brutto”
Jeśli sprzedawca stosuje jako ceny sprzedaży ceny brutto, może wystawiać faktury, na których podstawą wszelkich obliczeń jest cena jednostkowa brutto towaru.
Na takich fakturach podatek VAT liczony jest od sumy wartości brutto w poszczególnych stawkach, wg wzoru:
KP = (WB x SP)/(100 + SP),
gdzie: KP – kwota podatku, WB – wartość brutto w danej stawce, a SP to stawka podatku.

I tutaj więc obliczenia podatku odbywają się w tabeli zawierającej podsumowanie faktury wg poszczególnych stawek.
Wystawianie faktur „liczonych od brutto” pozwala uniknąć sytuacji, w których klient końcowy kupując ten sam towar „w detalu” (w cenach detalicznych) i na podstawie faktury liczonej algorytmem „od netto” zapłaciłby różne kwoty.

Jak ustalić domyślny algorytm liczenia podatku na fakturze?

Domyślny algorytm definiuje się na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe pod opcją Dokument liczony od, dokonując wyboru pomiędzy netto i brutto. Jeśli natomiast przy tworzeniu nowego kontrahenta (zakładka Handlowe) określimy dwa warunki:

wówczas algorytm ustawi się od brutto. Po jego ustawieniu, ręczna zmiana na karcie kontrahenta jego rodzaju (podmiot gospodarczy/ osoba fizyczna) lub typu ceny nie wpłynie na zmianę algorytmu.

O możliwości zmiany algorytmu na dokumentach handlowo-magazynowych decyduje fakt, czy dokument, na którym zmieniany jest kontrahent, posiada pozycje czy nie: